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CAF-Kommunal: Rasche Ergebnisse mit hoher Umsetzungkraft
CAF-Kommunal in der Praxis
Rasche Ergebnisse mit hoher Umsetzungskraft.
von Philip Parzer und Thomas Prorok
Philip Parzer
Thomas Prorok
CAF ist ein Leitfaden zur Weiterentwicklung europäischer öffentlicher Verwaltungen und stellt dabei die Qualität für die BürgerInnen in den Mittelpunkt. Das KDZ hat das seit dem Jahr 2000 bestehende Qualitätsmanagement instrument Common Assessment Framework (CAF) speziell für Städte und Gemeinden weiterentwickelt.
Hinter dem CAF-Kommunal steht ein Bewertungsraster mit rund 200 konkreten Beispielen und Standards für gutes Management in Gemeindeverwaltungen. Dabei werden Führung, Management und Struktur der Gemeinde genauso wie ihre Ergebnisse für die MitarbeiterInnen, die BürgerInnen, die Gesellschaft sowie wichtige Leistungs- und Wirkungsergebnisse der Gemeinde analysiert und bewertet. CAF-Kommunal unterstützt somit Städte und Gemeinden in der qualifizierten Standortbestimmung und laufenden Organisationsentwicklung.
Mit CAF Veränderungen auf den Weg bringen
Gemeinsam mit der Kommunalakademie Niederösterreich und vier niederösterreichischen Pilotgemeinden hat das KDZ die CAFKommunal-Methode speziell für Gemeinden praktisch erprobt. Dass CAF in den Gemeinden wirkt, bestätigen die Ergebnisse: Mit der CAF Umsetzung konnten je Gemeinde
Die gemeinsame Bewertung und Erarbeitung hat das Teamgefühl in unserer Gemeinde bestärkt und alle sind sehr motiviert die Maßnahmen gemeinsam “ umzusetzen.
BGM Marion Török Marktgemeinde Zwentendorf an der Donau
zwischen 30 und 60 konkrete kurz- und mittelfristige Maßnahmen definiert werden, die die Effizienz und Qualität der Gemeindearbeit weiter verbessern und nachhaltig stärken. Durch die gemeinsame Erarbeitung der Aktionspläne mit den Führungskräften und MitarbeiterInnen, die die Maßnahmen dann auch umsetzen, konnten rasch Ergebnisse mit hoher Umsetzungskraft erzielt werden (Auszug):
Strategiearbeit: Entwickeln von Gemeinde- und V erwaltungsleitbildern, Verbesserung der Arbeitsplanung zwischen Politik und V erwaltung etc.
Organisationsgestaltung: Schärfen der sachlichen Zuständigkeiten und Aufgabenzuteilung, Anpassen der Öffnungszeiten, Evaluierung und Neustrukturierung zentraler Aufgabenbereiche etc.
Controlling: Weiterentwickeln des Budgetcontrollings, Kalkulation von Nutzungsentgelten, strukturiertes Kennzahlenset etc.
Personalentwicklung: Einführung des strukturierten Mitarbeitergespräches, Aktualisierung Stellenbeschreibungen etc.
Prozessoptimierung: Digitalisierung zentraler Geschäftsprozesse, elektronische Antragstellung, Optimierung zentraler Verwaltungsabläufe und Zusammenarbeit zwischen Abteilungen etc.
Servicequalität: Durchführen von Kundenbefragungen und Zufriedenheitsmessungen, mobiles Bürgerservice, Einsatz digitaler Lösungen und Informationsangebote etc. >
CAF-Kommunal richtig einsetzen
Die Entscheidung für den Einsatz von CAFKommunal bedarf zu Beginn eines Checks, inwieweit dieser Projektansatz die Zielsetzungen der Gemeinde unterstützen kann und auch zur Organisationskultur selbst passt. In der Gemeinde sollte eine grundsätzlich of fene und von gegenseitiger Wertschätzung geprägte Gesprächskultur zum Selbstverständnis gehören, als auch die grundsätz
Ich möchte allen Gemeinden den CAF empfehlen, da es ein wirklich sehr gutes Instrument ist, um eine Selbstbewertung durchzuführen und daraus die notwendigen “ Maßnahmen für V erbesserungen besser herausarbeiten zu können. Der CAF ist ein lebendiger Prozess, welcher immer wieder im Vordergrund stehen sollte.
Stadtamtsdirektorin Andrea Hajek Stadtgemeinde Pressbaum
liche Bereitschaft der MitarbeiterInnen einen kritischen Blick auf die eigenen Organisationsstrukturen, Abläufe usw. zu richten vorhanden sein. Auch kann CAF-Kommunal nur in Teilbereichen der Gemeindeverwaltung mit geringem Anpassungsaufwand zum Einsatz kommen (z.B. Wirtschaftshof, einzelne Abteilungen und Dienststellen usw.).
Vier aufeinander abgestimmte Projektphasen
CAF-Kommunal gibt nicht nur einen inhaltlichen Leitfaden zur V erwaltungsentwicklung, sondern auch eine klare Methode zur Projektumsetzung vor und baut dabei auf folgenden vier aufeinander abgestimmten Projektphasen auf:
Die vier Projektphasen des CAF-Kommunal.
Dokument Titel (in der Kopfzeile zu bearbeiten)
Phase 1
Phase 2
Phase 3
CAF-Programmstrukturen schaffen
Information der MitarbeiterInnen CAF-Programmrollen definieren Kommunikationsplan festlegen
Selbstbewertung
CAF-Selbstbewertungsteam auswählen CAF-Schulung durchführen Start individuelle Bewertungsphase CAF-Konsensworkshop CAF-Selbstbewertungsbericht
Aktionsplan
CAF-Aktionsplanworkshop CAF-Aktionsplanbericht
Phase 4
Umsetzung
Aktionen umsetzen Laufendes Projektcontrolling durchführen
Phase 1
Phase 2
CAF-Programmstrukturen schaffen
Start des CAF-Programms ist ein Projekt-Kick-Off, in dem die grundsätzlichen Zielsetzungen sowie Programmstrukturen wie Projektleitung, Zusammensetzung des CAF Selbstbewertungsteams, Zeitachse für die Umsetzung, Information der MitarbeiterInnen und ein begleitender Kommunikationsplan für die Projekt umsetzung definiert werden.
Selbstbewertung
7 bis max.15 Mitglieder der Gemeindeverwaltung definieren zunächst selbst Stärken, Verbesserungspotenziale und Maßnahmen zur Weiterentwicklung der Gemeinde. Hierbei unterstützt ein vom KDZ entwickeltes Online-Tool, in dem jedes Teammitglied vollautomatisch durch den Bewertungsprozess geführt wird. Nach Abschluss der Bewertungsphase werden die Ergebnisse in anonymisierter Form an den externen Moderator übermittelt. Auf dieser Grundlage werden die Ergebnisse durch den externen Moderator zusammengefasst und geordnet und somit die Grundlage für einen raschen Einstieg in die Erarbeitung von Verbesserungsmaßnahmen gebildet.
Danach werden in einem 2-tägigen Konsensworkshop die Ergebnisse diskutiert und bewertet. Der Fokus wird auf umsetzbare und aus Sicht des Bewertungsteams wichtige Reformbaustellen gelenkt. Ergebnis der zwei Tage ist ein gemeinsamer Blick auf die Ausgangssituation (Wo sind wir gut? Wo sehen wir Verbesserungspotenziale? Wie können wir diese heben?) und den konkreten Weiterentwicklungsbedarf. Das wichtige gemeinsame Verständnis für den notwendigen Veränderungsbedarf und der dafür erforderlichen Maßnahmen ist geschaffen.
Phase 3
Aktionsplan
Auf Grundlage der Ergebnisse des Konsensworkshops werden in einem 1-tägigen Aktionsplanworkshop die Maßnahmen, Termine und Verantwortlichkeiten festgelegt. In Kleingruppen werden dabei vor Ort konkrete Projektpläne erstellt, vorgestellt und verabschiedet.
Phase 4
Umsetzung
Nach durchschnittlich nur 6 Monaten Durchlaufzeit liegt ein gemeinsam erarbeiteter und umsetzungsreifer Aktionsplan der Gemeinde für die nächsten 2 Jahre auf dem Tisch. Dieser Aktionsplan ist die Grund lage für die weitere Projektplanung und das laufende Projektcontrolling in der Umsetzungsphase.
Die Anstrengungen werden auch belohnt – aktuell befinden sich alle vier Pilotgemeinden im CAF-Gütesiegelprozess – ein auf europäischer Ebene anerkanntes Qualitätszertifikat für exzellente öffentliche Organisationen.
Mehr zu den Ergebnissen und der CAFKommunal Methode für Gemeinden wird bald in einem Leitfaden der Kommunalakademie Niederösterreich zu lesen sein.
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Alle haben eine neue „Gesamtsicht“ über die Gemeindearbeit erfahren, wie die einzelnen Bereiche als „Gesamträderwerk“ zu sehen sind. Auch die Erkenntnis die “ eigenen Bereiche selbst organisieren zu müssen – was auch zur Eigenverantwortung gehört.
