Personalmanagement: Wandel muss gestaltet werden

Wandel muss gestaltet werden!

Demographieorientierte Verwaltungspolitik als Basis der Sicherung der Leistungsfähigkeit einer Kommune. Gastbeitrag von Lea Eggenreich, MSc.

Der demographische Wandel stellt die österreichischen Gemeinden auch in ihrer Personalpolitik vor große Herausforderungen (Wissensverlust beim Weggang einer großen Zahl an Beschäftigten, Nachbesetzung mit geeigneten Personen); er eröffnet aber gleichzeitig auch neue Chancen für das Personalmanagement. Damit die österreichischen Gemeinden diese bevorstehenden Entwicklungen gut meistern und die Chancen auch nutzen können, braucht es eine klare Handlungsstrategie im Personalmanagement. Im nachstehenden Beitrag werden die Ergebnisse meiner auf die Steiermark fokussierten Masterarbeit referiert. Gezeigt werden einige ausgewählte und als besonders relevant angesehene Ansatzpunkte einer zukunftsgerichteten, demographieorientierten Verwaltungspolitik.

Demographieorientiertes Verwaltungsmanagement

Im Rahmen einer qualitativen Befragung in elf steirischen Gemeinden wurden im Zuge der Forschung Maßnahmen identifiziert, welche von steirischen Gemeinden angewandt wurden, um sich den veränderten Bedingungen anzupassen. Die Maßnahmen können in vier Kategorien unterteilt werden: Personalwesen, Sicherung und Vermittlung von Wissen, Anpassung von Art und Umfang der Leistungserstellung und institutionelle Anpassungen. Die Maßnahmen zielen allesamt auf Veränderungen auf operativ-administrativer Ebene ab und sollen neben Kosten einsparungen bei Struktur, Aufgaben und Personal zu Synergieeffekten, Wissenserhalt und einer gestiegenen Professionalisierung innerhalb der Verwaltung führen. Vor allem Gemeinden, die von der Gemeindestrukturreform 2015 betroffen waren, nutzen die anstehende Strukturreform als Chance, um großflächige Änderungen innerhalb der Verwaltung vorzunehmen und diese auf zukünftige Gegebenheiten anzupassen.

Neue Möglichkeiten durch Verwaltungsorganisation

Für die befragten Gemeinden zeigte sich, dass die Reformierung der Aufbau- und Ablauforganisation einige Vorteile mit sich bringen kann. Diese liegen vor allem in

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Lea Eggenreich studierte internationale Betriebswirtschaftslehre (Bachelor) und Management (Master) auf der Wirtschaftsuniversität Wien. Sie spezialisierte sich auf das Forschungsfeld Public Management and Governance. Ihr derzeitiger Forschungsschwerpunkt liegt auf der Gebietskörperschaftsebene Gemeinde. Nach mehreren Auslandsaufenthalten in Asien und Lateinamerika zog es Lea Eggenreich schlussendlich wieder zurück nach Wien.

gesunkenen Struktur- und Personalkosten durch Abschaffung von Doppelgleisigkeiten, funktionierende Stellvertretungssysteme und Harmonisierungen des Gehaltsschemas. Auch konnte eine professionalisierte Personalplanung in einer neuen Struktur vereinfachter umgesetzt werden und die Einführung von computerbasierten Wissensmanagementsystemen scheint durch den Fokus auf die Ablauforganisation erleichtert zu werden, da die Systeme auf die Prozesse und Ab läufe angepasst werden.

Konkurrenz statt Resignation

Trotz des restriktiven Gehaltsschemas müssen Gemeinden auf die gestiegene Konkurrenz am Arbeitsmarkt reagieren. Vielerorts werden im Rahmen von Personalmarketingmaßnahmen die Vorteile des Gemeindedienstes hervorgehoben. Zusätzlich wurden durch die Einführung von Arbeitszeitflexibilisierungsmaßnahmen und einem Nachwuchskräfte-Programm die Attraktivität des Gemeindedienstes erhöht. Ein transparentes Zulagensystem konnte außerdem helfen, auf die privatwirtschaftliche Konkurrenz zu reagieren. Weitere Maßnahmen zu generationssensiblem Personalmanagement wie Employer Branding, Positionierung und Recruiting wurden bereits im Fachausschuss Personal des Österreichischen Städtebundes mit dem KDZ diskutiert und decken sich in vielerlei Hinsicht mit den Ergebnissen dieser Forschung im Bereich demographieorientiertes Personalwesen. 1

Wissen ist Macht

Besonders Wert zu legen ist auf Wissensmanagement und den Erhalt von ExpertInnenwissen innerhalb der Verwaltung. Spezialwissen in Schlüsselpositionen und besonders spezialisierten Bereichen kann häufig schwer verschriftlicht werden. Hier bieten sich Learning by Doing-Maßnahmen im Rahmen überlappender Einschulungsphasen, Teilzeitregelungen und koordiniertem Einschulen an. Dahinter sollte ein gut durchdachtes Konzept stehen, das klar festlegt, welches Wissen in welcher Position unentbehrlich ist und welche Möglichkeiten zur Weitergabe bestehen. Außerdem bietet sich ein funktionierendes Stellvertretungssystem an, um (Schlüssel-) Positionen intern nachzubesetzen und gleichzeitig Wissen in der Verwaltung zu halten.

„Dahinter sollte ein gut durchdachtes Konzept stehen, das klar festlegt, welches Wissen in welcher Position unentbehrlich ist.“

Gemeindestrategie als Basis

Der Einbezug von Managementinstrumenten und -konzepten sowie eine gesamtstrategische Ausrichtung der Verwaltung (z.B. durch Verwaltungsleitbilder) sollten die Basis solcher Reformen sein. Professionalisiertes Verwaltungshandeln führt zu einer Stärkung der Handlungs- und Entscheidungsfähigkeit der verantwortlichen Personen. Ein intensives Zusammenwirken des Gemeinderates und der Verwaltung, eine strategische Personalplanung (> 5 Jahre) und entsprechende Personalanalyseinstrumente (z.B. Altersstrukturanalyse) können nicht nur große personelle Veränderungen antizipieren, sondern auch einen besseren Überblick über den aktuellen Personalbestand geben. Professionelle Personalführung und eine entsprechende Kommunikationskultur können ebenfalls einer exakteren Planung von anstehenden Veränderungen zugutekommen. Besonders wichtig ist hier vor allem die interne Evaluation der eingeführten Maßnahmen, um auf zukünftige Veränderungen frühzeitig reagieren zu können. >

1 Wirth, Klaus (2018): Generationensensibles Personalmanagement: Toolbox – Ergebnisse aus der gemeinsamen Diskussion im FA Personal des Österreichischen Städtebundes. Wien, aufrufbar unter: https://www.kdz.eu/de/Generationensensibles-Personalmanagement.

Wandel gestalten

Wer weiterhin erfolgreich in Richtung Zukunft gehen will, muss sich den Herausforderungen mit langfristigen Konzepten des demographischen Wandels entgegenstellen und die daraus entstehenden Chancen nutzen. Das Ziel dieser wissenschaftlichen Untersuchung war es, herauszufinden, welche Maßnahmen steirische Gemeinden vor dem Hintergrund des stattfindenden demographischen Wandels ergreifen, um die kommunale Leistungsfähigkeit bei einem zunehmend alternden und sinkenden Personalstand zu sichern. Die in dieser Forschung identifizierten Maßnahmen bieten aber nicht

„Professionalisiertes Verwaltungshandeln führt zu einer Stärkung der Handlungs- und Entscheidungsfähigkeit der verantwortlichen Personen.“

nur steirischen Gemeinden eine Hilfestellung. Sie können auch länderübergreifend von allen österreichischen Gemeinden als Maßnahmenkatalog bzw. Handlungsempfehlungen genutzt werden, um auch zukünftig verwaltungs- und personalpolitisch gerüstet zu sein. Eine Universalstrategie, die für alle Gemeinden gleichermaßen angewandt werden kann, gibt es jedoch nicht. Daher bleibt es die Aufgabe jeder einzelnen Gemeinde, zunächst die Auswirkungen des demographischen Wandels zu analysieren, deren Folgen abzuschätzen und im Anschluss im Rahmen eines offenen Diskurses mit allen beteiligten AkteurInnen jene Maßnahmen auszuwählen, die sich in einem langfristigen Konzept als Gesamtstrategie niederschlagen. Denn so kann auch der demographische Wandel aktiv von den Gemeinden mitge staltet werden. <

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Ergebnisse aus den Befragungen: Maßnahmenkategorien im Rahmen eines demographieorientierten Verwaltungsmanagements und deren (LQÀXVVIDNWRUHQ

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