Modelos en la nube y teletrabajo

Sothis, LLYC y el salto a SAP S/4HANA Cloud La desvinculación del trabajo y los entornos físicos ha dado paso a un nuevo workplace híbrido (tanto digital como presencial), más disperso y localizado. Algunos meses antes de la pandemia originada por la COVID-19, la consultora de comunicación LLYC inició un ambicioso proceso de transformación. Junto con Sothis abordó el salto a la nube y a SAP S/4HANA Cloud, lo que le ha permitido afrontar con mayores garantías el actual escenario.

El teletrabajo no es un concepto surgido a raíz del confinamiento. De hecho, Sothis ya comenzó a implementarlo con anterioridad en algunas empresas, como es el caso de LLYC, una consultora de comunicación española con presencia global. En cualquier caso, sí es evidente que este tipo de prácticas no estaban muy extendidas en España. Según datos de la Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo (Eurofound), antes de marzo de 2020, apenas un 8% de los profesionales españoles gozaba de este tipo de flexibilidad laboral. La crisis sanitaria ha actuado como un catalizador para este modelo de trabajo: tal y como ha concluido la propia Eurofound, en la actualidad, uno de cada tres españoles ha trabajado telemáticamente. Con la llegada de la pandemia, muchas empresas se han visto obligadas a abordar, en semanas, sus procesos de transformación digital relacionados con esta tendencia, cuando lo normal habría sido dedicarle meses. En este contexto, más del 63% de las compañías del tejido empresarial español tratará de implantar el teletrabajo, en la medida de lo posible, en los próximos meses. Pero, hay una realidad: no se entiende el teletrabajo sin el uso de herramientas colaborativas, de sistemas de videoconferencia, aplicaciones de gestión en la nube o sistemas de ciberseguridad… A lo que hay que sumar un conjunto de buenas prácticas y conocimiento en torno a ellas.

/ NO SOLO TECNOLOGÍA Las empresas han tenido que acelerar sus planes de transformación digital e integrar la tecnología adecuada para poder gestionar la información y el conocimiento sin que el negocio se vea afectado. Aquellas que ya disponían de sus aplicaciones de gestión corporativas en forma de servicios cloud, se han visto beneficiadas y han sacado el máximo rendimiento del teletrabajo. Para implementar medidas de trabajo en remoto es fundamental disponer de un modelo de trabajo basado en la nube, pero también se han de tener en cuenta otros ámbitos, como la ciberseguridad o la aplicación de buenas prácticas y conocimiento que permita sacar todo el partido a este sistema de trabajo. Siguiendo esta línea, LLYC, con más de quince oficinas en catorce países distintos, se planteó en 2019 adoptar distintas herramientas que les permitiesen sacar el máximo partido a los datos de sus empleados, de manera integral y unificada, y dotar de mayor eficiencia y agilidad a un equipo de casi 700 consultores repartidos entre España, Portugal y distintos países de América Latina. Gestionar una empresa basada —internamente— en la venta de horas de trabajo de consultores a terceros no es una tarea fácil. Menos aún si pensamos en las diferentes normativas, sistemas de organización e incluso monedas de cada uno de los países en los que trabajan. Teniendo en cuenta todo esto, llegaron a la conclusión de que, para seguir creciendo con orden, era necesario invertir en la nube, lo que les permitiría llevar sus procesos de contabilidad y finanzas y recursos humanos a otro nivel. Tal y como reconoce Daniel Fernández Trejo, director sénior de Tecnología de LLYC: “La compañía contaba con sistemas muy bien estructurados antes, pero las herramientas y tecnologías se habían quedado obsoletas”. En

Gonzalo Terrasa

Director Comercial de la Unidad de Negocio SAP

SOTHIS

sothis.tech

este contexto, Sothis se presentó como el aliado clave en la evolución de su infraestructura. La experiencia de la compañía, con la autoimplantación pionera del último ERP de SAP, resultó clave en la toma de esta decisión.

/ EL POTENCIAL DE LA NUBE La propuesta de Sothis se dividió en dos soluciones: la implantación del ERP en la nube SAP S/4HANA Cloud para el control de los servicios profesionales en las áreas de contabilidad y finanzas; y la puesta en marcha de Success Factors para la gestión de recursos humanos. El resultado fue un proyecto innovador y ambicioso que en todo momento tuvo en cuenta las variables y exigencias de las decenas de compañías y marcas con las que la consultora trabaja cada día. Facilitar la gestión diaria, asegurar el control de la información y permitir a los equipos de trabajo abordar el negocio de una forma mucho más digital: estas fueron las premisas de un proceso que, tras una implementación de veinte semanas, finalizó en enero de 2020. Desde entonces, LLYC ha podido disponer de una infraestructura orientada a la nube, o tener la certeza de que todos sus equipos están protegidos frente a cualquier ataque cibernético. Estos han sido aspectos clave que les han permitido trabajar de una forma más rápida, dinámica y orientada a tomar las mejores decisiones de cualquier compañía. En lo que respecta a la gestión de los recursos humanos, siempre plantea un reto, pero cuando se trata de implementar el teletrabajo, su complejidad y profundidad cambian. En este ámbito, la solución se centró en aprovechar el potencial de la nube (en este caso, a partir del despliegue de SAP S/4HANA), un salto que cada vez será más común. Los beneficios de la apuesta por la nube para LLYC han sido varios. Por un lado, se han integrado y automatizado muchas de las tareas que hasta entonces se realizaban de forma manual, lo que ha permitido eliminar las repetitivas o de poco valor añadido que requieren mucho tiempo. Además, se ha logrado mejorar la comunicación interna y se han eliminado posibles silos de información, ya que ahora se cuenta con una plataforma integral para todos los procesos de RRHH. Por ejemplo, ahora los directivos de la compañía pueden disponer de una serie de informes actualizados en tiempo real, lo que facilita y agiliza la toma de decisiones.

*LLYC ha logrado mejorar la comunicación interna y se han eliminado posibles silos de información

/ IMPROVISACIÓN Teniendo en cuenta las fechas de finalización del proyecto, LLYC logró evitar algo que, por desgracia, muchas empresas han sufrido durante este último año: enfrentarse, sin un plan a largo plazo definido previamente, al establecimiento de prácticas de teletrabajo y medidas de contingencia ante una situación de emergencia sin precedentes. En muchos casos, el resultado ha sido la improvisación, actuando sobre unos sistemas de gestión corporativos que no estaban preparados para dicho escenario. Abordar proyectos sin la adecuada planificación es siempre poco recomendable. Más allá de no contar con las herramientas adecuadas para continuar con la actividad en remoto, este tipo de prácticas improvisadas puede acarrear graves problemas a las compañías en ámbitos tan críticos como la seguridad y protección de los equipos y redes.