Isännöitsijän valintaan kannattaa satsata

Isännöitsijän valintaan kannattaa satsata

Isännöitsijän valinta on taloyhtiön hallituksen yksi tärkeimpiä tehtäviä.

- Isännöitsijää valitessa taloyhtiön kannattaa miettiä, millaista isännöitsijää kaivataan ja mitä tehtäviä hänen halutaan hoitavan, ohjeistaa Suomen Kiinteistöliiton apulaispäälakimies Kristel Pynnönen. Taloyhtiöllä tulee olla isännöitsijä, jos yhtiöjärjestyksessä niin määrätään tai yhtiökokous niin päättää. Yhtiöjärjestyksessä on yleensä maininta, että yhtiöllä on isännöitsijä. Vaikka kilpailutuslainsäädäntö ei velvoita kilpailuttamaan isännöintiä, huolellisesti toimiva hallitus kilpailuttaa, jotta pystyy vertailemaan vaihtoehtoja ja hintaa. Kilpailuttaa kannattaa vain todellisesta tarpeesta, sillä perehtynyt, talonsa tunteva ja huolellisesti toimiva isännöitsijä on taloyhtiön etu. Laissa isännöitsijän tehtävät on mainittu hyvin yleisellä tasolla. - Jos taloyhtiö kaipaa apua tehtävämäärittelyssä, on Isännöitsijän tehtäväluettelo oiva työkalu tähän, Pynnönen kertoo. Luettelossa tehtävät on jaoteltu taloushallintoon, ylläpitoon ja korjauksiin, hallintoon sekä korjaus- ja perusparannushankkeissa erityisesti huomioitaviin tehtäviin. Luetteloa voi ostaa Kiinteistömedian verkkokaupasta. - Kun poimii luettelosta juuri oman taloyhtiön tarvitsemat asiat, varmistaa, ettei tarjouspyynnöstä jää mitään pois. Tehtäväluettelo auttaa hahmottamaan, miten laajasti isännöitsijän ammattitaitoa voi hyödyntää. Se raamittaa selkeästi tehtävät, jotka yhtiö isännöitsijältä tilaa.

Älkää tuijottako pelkkää hintaa

Tarjousten saavuttua hallituksen kannattaa haastatella kiinnostavat isännöitsijäehdokkaat. Näin selvinnee, sopiiko isännöitsijä osaamiseltaan ja persoonaltaan taloyhtiölle. - Haastattelut ovat aikaa vieviä, mutta siihen kannattaa satsata, koska isännöitsijän valinta on yksi tärkeimmistä hallituksen tehtävistä. Sen työ myös jatkossa helpottuu, jos tukena on isännöitsijä, joka hoitaa tehtävät tehokkaasti ja asiantuntevasti. - Kun valinta tehdään, ei kannata tuijottaa pelkästään hintaa. Laadusta pitää olla valmis maksamaan. Huonosta laadusta voi syntyä haittaa ja jopa vahinkoa yhtiölle, korostaa Pynnönen. Jos hallitus kokee, että isännöitsijä ei hoida kaikkia tehtäviään, on hyvä tarkistaa, kuuluuko tehtävä isännöintisopimukseen. Jos kuuluu, tehtävän suorittamista saa ja pitääkin vaatia. - Isännöinnin vaihtamiseen ja kilpailutukseen saattaa olla syynä tyytymättömyys nykyiseen isännöintiin. Isännöitsijän pitää hoitaa sopimuksen mukaiset tehtävänsä asianmukaisesti, huolellisesti ja taloyhtiön edut huomioiden. Kun osakkeenomistaja suunnittelee hanketta, niin isännöitsijän ammattilaisena pitää olla tukena ja huolehtia, että tilaajan velvollisuudet tulevat tehdyiksi.

Isännöitsijän on hyvä olla lähellä

Isännöintiyrityksen sijainnista lähellä on hyötyä, jotta isännöitsijä on helposti tavoitettavissa ja tuntee paikkakunnan. Yrityksiä voi kartoittaa verkosta tai jututtamalla muita taloyhtiöitä. ISA-auktorisoidun toimiston tai henkilön valitseminen varmistaa, että isännöitsijöillä on alan koulutus ja riittävä ammattitaito. Isoilla toimistoilla voi olla omia lisäpalveluja, kuten teknisiä isännöitsijöitä ja lakimiehiä. Ne voivat olla hyvä tuki omalle isännöitsijälle. Jos päätetään valita pieni toimisto, kannattaa tarkistaa, että isännöitsijällä on varahenkilö.

Valitse isännöitsijä näin

mieti ensin tarkkaan taloyhtiösi tarpeet

kartoita ehdokkaat ja päätä keneltä heistä pyydät tarjousta

mieti mitä tarjouspyyntöön sisällytät, käytä apuna esimerkiksi isännöinnin tehtäväluetteloa

haastattele kiinnostavat ehdokkaat, älä tuijota vain hintaa, vaan myös laatua ja ammattitaitoa

Kirjoittaja Anna-Liisa Pekkarinen

ISA on merkki hyvästä maineesta

Isännöinnin Auktorisointi ISA ry auktorisoi isännöitsijöitä ja isännöintiyrityksiä ja valvoo niiden toimintaa. Yhdistys edistää ammattimaista ja kehittyvää isännöintiä sekä pitkäjänteistä kiinteistöjen ylläpitoa. Se kehittää isännöintialan laatua ja rakentaa luottamusta alaan. Auktorisoinnista kertoo yrityksen tai henkilön nimen yhteydessä oleva ISA-merkki. Sen haltijat sitoutuvat noudattamaan isännöinnin eettisiä ohjeita ja käytäntöjä. - Auktorisointi on kilpailuvaltti isännöintialalla, jossa menestyminen perustuu hyvään maineeseen ja luotettavuuteen. Auktorisointi voi myös toimia tarjouskilpailujen kriteerinä, kertoo tämän vuoden alussa ensimmäisenä päätoimisena ISA-asiamiehenä aloittanut Antti Kumpulainen.

Vaikea saada, varmistaa laadun

Auktorisoinnin saaminen edellyttää yritykseltä runsaasti aikaa ja paneutumista. Laatu varmistetaan joka kolmas vuosi toistuvalla auditoinnilla. ISA-tunnus kertoo taloyhtiölle, että isännöinti on luotettavissa ja osaavissa käsissä. Yksi konkreettisimpia auktorisoinnin etuja on Kumpulaisen mukaan se, että se edellyttää yritykseltä

kaksinkertaista laskujen hyväksyntää. - Kun laskuja ei voi kukaan yksin hyväksyä, väärinkäytöksien mahdollisuus pienenee. Myös sijaisjärjestelyt, it-järjestelmät, kokouskäytännöt, sopimustekniikka ja asiakirjahallinta noudattavat alan hyväksi havaittuja käytäntöjä. ISA-auktorisoinnin voi myös menettää, jos ei läpäise auditointeja. Yrityksen on tehtävä myös itsearviointiin perustuvaa sisäistä auditointia.

Jotta auktorisointi säilyy, isännöitsijän on toimitettava vuosittain todistus osaamisestaan ISA:lle sekä suoritettava täydennyskoulutusta vähintään 3 koulutuspäivää vuodessa. Kumpulainen peräänkuuluttaa taloyhtiöiden laadukkaampaa isännöintiä. - Haluan kehittää isännöitsijöille laatupolun, jota käyttäen he oppivat tekemään oikeita asioita oikealla tavalla. Kentällä on jo raikkaita ajatuksia siitä, mihin suuntaan kannattaa mennä.

Henkilökin voi auktorisoitua

Isännöitsijäkin voi auktorisoitua, kun täyttää pätevyysvaatimukset ja läpäisee tentin. Henkilöllä on oltava vähintään kolme vuotta kokemusta päätoimisesta isännöinnistä viimeisten 10 vuoden aikana, sekä jokin ammattitutkinto suoritettuna. - ISA-tentin läpäisseen isännöitsijän osaaminen on tunnustettu. Se tuo henkilölle mahdollisuuden hakeutua yhä vaativampiin tehtäviin.

Kirjoittaja Anna-Liisa Pekkarinen