Viestintä taloyhtiössä

Viestintä taloyhtiössä

Moikkasitko aamulla naapuriasi? Vaihdoitteko samalla pikaiset kuulumiset? Jos näin tapahtui, olet läpäissyt taloyhtiöviestinnän alkeiskurssin.

Kirjoittajat: Annakaisa Pirilä viestintäpäällikkö Suomen Kiinteistöliitto ja Piia Moilanen toiminnanjohtaja Kiinteistöliitto Itä-Suomi

Kun taloyhtiössä vallitsee naapurusten kesken hyvä henki, ja tapana on vähintäänkin tervehtiä toisiaan, on ikävienkin asioiden käsittely helpompaa kuin ventovieraiden kesken. Jostakin syystä esimerkiksi naapurista kantautuvia ääniä on helpompaa sietää, kun tietää, kuka lapsi seinän takana juosta tömistää.

Vaikka naapurin tervehtiminen on ainakin Itä-Suomessa itsestäänselvyys, on monessa taloyhtiössä tavoitetila viestinnän suhteen huomattavasti korkeammalla. Taloyhtiöltä kaivataan kunnollista viestintää eli sitä, että tieto yhteisistä asioista kulkee muidenkin kuin hallituksen jäsenten ja isännöitsijän välillä.

Vähäinen viestintä ei aina ole isännöitsijän vika

Usein moitteet vähäisestä viestinnästä kohdistuvat isännöitsijään. Isännöitsijää ei kuitenkaan kannata syytellä asioista, joista hänen kanssaan ei ole isännöintisopimuksessa sovittu. Hyvä käytäntö olisikin, että yhtiökokouksessa valittu uusi hallitus kävisi ensi töikseen isännöitsijän johdolla läpi kaikki taloyhtiön keskeiset sopimukset: ainakin siis isännöintisopimuksen, mutta mahdollisesti muitakin, kuten huoltoyhtiön kanssa solmitun sopimuksen.

Osakkaiden tyytyväisyys kasvaa, kun he saavat säännöllisesti tietoa asumistaan koskevista asioista. Tiedonkululla voi olla myös suoria kustannusvaikutuksia: kun esimerkiksi energiankulutusta koskevista lukemista viestitään osakkaille ja asukkaille säännöllisesti, se ohjaa sammuttamaan hanan hampaidenpesun ajaksi tai tekemään ilmoituksen hiljalleen vuotavasta vessanpöntöstä.

Yhtiökokouksen ajankohta tiedoksi hyvissä ajoin

Yhtiökokoukseen liittyvä viestintä täyttää lain vaatimukset, kun kokouskutsu toimitetaan viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta. Huomaavainen hallitus voi toimia kuitenkin paremmin. Kun isännöitsijä ja hallitus ovat päättäneet yhtiökokouksen ajankohdan, päivämäärästä kannattaa informoida koko taloyhtiötä mahdollisimman pian. Virallinen postitus isännöintitoimistosta ei ole tarpeen, vaan päivämäärän voi laittaa tiedoksi esimerkiksi rappukäytävän ilmoitustaululle tai taloyhtiön WhatsApp-ryhmään.

Selvitä, millaista viestintää osakkaat toivovat

Viestintään vakavasti suhtautuva hallitus on kiinnostunut siitä, minkälaista viestintää taloyhtiön osakkaat toivovat. Helpoiten tästä pääsee perille järjestämällä asiasta kyselyn. Näin osakkaat pääsevät kertomaan, mistä asioista he toivoisivat viestittävän ja miten. Toivovatko he tietoa paperilla postiluukusta, vai voisiko heidät tavoittaa esimerkiksi sähköpostitse tai jonkin digitaalisen sovelluksen avulla. Tulosten perusteella hallitus ja isännöitsijä voivat räätälöidä viestintää palvelemaan parhaalla mahdollisella tavalla juuri tämän taloyhtiön tarpeita.

Viestinnän keinoja ja kanavia valikoidessa on tärkeää muistaa, että tiedon on tavoitettava kaikki osakkaat

– myös ne, jotka eivät itse asu taloyhtiössä sekä ne, jotka eivät voi tai halua käyttää minkäänlaisia sähköisiä sovelluksia. Näistä syistä harva taloyhtiö pääsee tilanteeseen, jossa viestiä voitaisiin välittää vain yhtä kanavaa käyttämällä.