10 Taloyhtiö.Nyt • Anna ohjeita joulunajan ja uuden vuoden paloturvallisuudesta. • Ohjeista joulunajan jätteiden oikeaoppisesta lajittelusta (joulukuuset, paistorasvat, lahjapakkaukset).
LOKAKU U
U KU
KUU KESÄ
HEINÄK UU
ELO
• Loma-aikana myös tiedottamisessa voidaan pitää taukoa.
TOU K
• Tiedota osakkaille syksyn hallituksen kokouksen jälkeen taloyhtiön taloudellinen tilanne ja tarvittaessa yhtiökokouksessa päätettyjen asioiden toimeenpano.
UU OK
KUU SY YS
TALOYHTIÖN VUOSIKELLO
HUHTIK UU
• Pelastussuunnitelmasta on hyvä muistuttaa säännöllisesti.
HE LM
• 112-päivä, muistuta asukkaita paloturvallisuudesta ja yhtiön pelastussuunnitelmasta. • Jos yhtiö suunnittelee pyöräkellarin siivousta keväällä, kannattaa tiedottaminen aloittaa nyt.
LISKUU MAA
• Valtakunnallinen Energiansäästöviikko, muistuta asukkaita energiatehokkuudesta.
UU SK
TAMMIK UU
UU IIK
MA RR A
• Muistuta palovaroittimien toiminnan säännöllisestä tarkastamisesta.
UKUU JOUL
• Tiedota osakkaita lähestyvästä yhtiökokouksesta ja taloustilanteesta. • Osakkaalla on oikeus saada yhtiökokouksessa käsiteltäväksi asioita, kunhan nämä esitetään riittävän ajoissa hallitukselle.
• Aurinko alkaa lämmittää, muistuta asukkaita lämmön säädöistä ja oikeista sisälämpötiloista. • Muistutus myös lukkoturvallisuudesta ja asunnon pidosta asutun näköisenä murtojen välttämiseksi hiihtoloman aikana.
• Yhtiökokouksen jälkeen tiedota kokouksen päätöksistä ja niiden toteutuksen aikataulusta. • Ilmoita hallituksen jäsenten yhteystiedot ja miten toivotte yhteyttä pidettävän.
• Ulkoilu lisääntyy, kerro taloyhtiön pelisäännöt (mm. parvekegrillaus, leikkipaikat).
• Tiedota isännöinnin ja kiinteistöhuollon kesän palveluajat. • Kerro, miten hallituksen tavoittaa kesälomien aikana tarvittaessa.
VIESTINNÄN VUOSIKELLO auttaa taloyhtiön toiminnan suunnittelussa. Vuosikello on tarkoitettu ohjeelliseksi malliksi, jota hallitus voi käyttää pohjana suunnitellessaan omaa viestintäänsä. Valmis vuosikello on hyvä lähettää myös osakkaille tiedoksi. KATSO TARKEMPI VUOSIKELLO: kiinteistoliitto.fi/taloyhtionvuosi/vuosikello
Viestintä taloyhtiössä Moikkasitko aamulla naapuriasi? Vaihdoitteko samalla pikaiset kuulumiset? Jos näin tapahtui, olet läpäissyt taloyhtiöviestinnän alkeiskurssin. Kirjoittajat: Annakaisa Pirilä viestintäpäällikkö Suomen Kiinteistöliitto ja Piia Moilanen toiminnanjohtaja Kiinteistöliitto Itä-Suomi Kun taloyhtiössä vallitsee naapurusten kesken hyvä henki, ja tapana on vähintäänkin tervehtiä toisiaan, on ikävienkin asioiden käsittely helpompaa kuin ventovieraiden kesken. Jostakin syystä esimerkiksi naapurista kantautuvia ääniä on helpompaa sietää, kun tietää, kuka lapsi seinän takana juosta tömistää. Vaikka naapurin tervehtiminen on ainakin Itä-Suomessa itsestäänselvyys, on monessa taloyhtiössä tavoitetila viestinnän suhteen huomattavasti korkeammalla. Taloyhtiöltä kaivataan kunnollista viestintää eli sitä, että tieto yhteisistä asioista kulkee muidenkin kuin hallituksen jäsenten ja isännöitsijän välillä.
Vähäinen viestintä ei aina ole isännöitsijän vika Usein moitteet vähäisestä viestinnästä kohdistuvat isännöitsijään. Isännöitsijää ei kuitenkaan kannata syytellä asioista, joista hänen kanssaan ei ole isännöintisopimuksessa sovittu. Hyvä käytäntö olisikin, että yhtiökokouksessa valittu uusi hallitus kävisi ensi töikseen isännöitsijän johdolla läpi kaikki taloyhtiön keskeiset sopimukset: ainakin siis isännöintisopimuksen, mutta mahdollisesti muitakin, kuten huoltoyhtiön kanssa solmitun sopimuksen.
Osakkaiden tyytyväisyys kasvaa, kun he saavat säännöllisesti tietoa asumistaan koskevista asioista. Tiedonkululla voi olla myös suoria kustannusvaikutuksia: kun esimerkiksi energiankulutusta koskevista lukemista viestitään osakkaille ja asukkaille säännöllisesti, se ohjaa sammuttamaan hanan hampaidenpesun ajaksi tai tekemään ilmoituksen hiljalleen vuotavasta vessanpöntöstä.
Yhtiökokouksen ajankohta tiedoksi hyvissä ajoin Yhtiökokoukseen liittyvä viestintä täyttää lain vaatimukset, kun kokouskutsu toimitetaan viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta. Huomaavainen hallitus voi toimia kuitenkin paremmin. Kun isännöitsijä ja hallitus ovat päättäneet yhtiökokouksen ajankohdan, päivämäärästä kannattaa informoida koko taloyhtiötä mahdollisimman pian. Virallinen postitus isännöintitoimistosta ei ole tarpeen, vaan päivämäärän voi laittaa tiedoksi esimerkiksi rappukäytävän ilmoitustaululle tai taloyhtiön WhatsApp-ryhmään.
Selvitä, millaista viestintää osakkaat toivovat Viestintään vakavasti suhtautuva hallitus on kiinnostunut siitä, minkälaista viestintää taloyhtiön osakkaat toivovat. Helpoiten tästä pääsee perille järjestämällä asiasta kyselyn. Näin osakkaat pääsevät kertomaan, mistä asioista he toivoisivat viestittävän ja miten. Toivovatko he tietoa paperilla postiluukusta, vai voisiko heidät tavoittaa esimerkiksi sähköpostitse tai jonkin digitaalisen sovelluksen avulla. Tulosten perusteella hallitus ja isännöitsijä voivat räätälöidä viestintää palvelemaan parhaalla mahdollisella tavalla juuri tämän taloyhtiön tarpeita. Viestinnän keinoja ja kanavia valikoidessa on tärkeää muistaa, että tiedon on tavoitettava kaikki osakkaat – myös ne, jotka eivät itse asu taloyhtiössä sekä ne, jotka eivät voi tai halua käyttää minkäänlaisia sähköisiä sovelluksia. Näistä syistä harva taloyhtiö pääsee tilanteeseen, jossa viestiä voitaisiin välittää vain yhtä kanavaa käyttämällä.
