Kiinteistöliitto Itä-Suomen Kiinteistöviesti 3/2022

Päiväni ammatti-isännöitsijänä osa 3

KIRJOITTAJA Piia Moilanen toiminnanjohtaja, Kiinteistöliitto Itä-Suomi

Päiväni ammatti-isännöitsijänä -juttusarjan kolmannessa osassa seuraamme mikkeliläisen kirjanpitäjä/isännöitsijä Ulla Mattilan työpäivää M3 Isännöinnin toimistolla Mikkelin Maaherrankadulla.

Saavun M3 Isännöinnin toimistolle Mikkeliin hieman klo 10 jälkeen. Ulla on työpisteellään jo täydessä vauhdissa, mutta keskeyttää työnteon, kun saavun paikalle. Kysyn, mitä Ullan työpäivä on jo pitänyt sisällään. Aiemmista juttusarjan kohteista poiketen Ulla kertoo laskeneensa aamutunteina taloyhtiöiden palkkalistoilla olevien henkilöiden palkat sekä hoitanut muita palkanmaksuun liittyviä rutiinitöitä.

– Työajastani noin 90 prosenttia pitää sisällään erilaisia taloushallinnon ja kirjanpidon töitä ja vain 10 prosenttia on varsinaisia isännöitsijän töitä. Suoritan parhaillani isännöinnin perustutkintoa Etelä-Savon ammattiopistossa, Ulla kertoo. Sosiaaliselle ja asiakaspalvelusta pitävälle Ullalle harppaus isännöinnin pariin oli mieluinen haaste työelämässä. – Itse taisin olla aktiivinen työnkuvan laajentamisessa, ja aktiivisuus on kannattanut. Isännöinnin työt tuovat kaivattua haastetta ja monipuolisuutta työnkuvaani, Ulla muistelee reilu vuosi sitten muuttunutta työnkuvaansa.

Ja haasteitahan riittää

Ullalla on työpöydällään selvitettävänä uudehkon taloyhtiön ilmanvaihtokoneen reistailu. Taloyhtiössä on hallinnonjakosopimuksella jaettu vastuita toisen taloyhtiön kanssa. Hallinnonjakosopimuksesta johtuen taloyhtiöiden hallitukset ovat tiiviisti tekemisissä keskenään. Myös hallituksen kokoukset on hyvä sopia mahdollisimman lähekkäin, jotta yhteisiä asioita päästään edistämään jouhevasti.

Pöydällä on myös sähköauton latausasia. Osakas on hankkinut itselleen sähköhybridiauton ja haluaisi nyt ladata sitä yhtiön pihassa. Yhtiön sähköinfra ei mahdollista tällä hetkellä turvallista lataamista, mutta yhtiöissä ei ole asiasta tehty virallista päätöstä. Ulla suunnittelee ottavansa asian seuraavaan hallituksen kokoukseen käsittelyyn. Ulla isännöintisalkussa on myös yksi pienehkö taloyhtiö, joka ostaa isännöitsijältä käytännössä kirjanpidon, vastikeseurannan ja kokousten dokumentoinnin. Pieni omatoiminen taloyhtiö on varmasti osakkailleen ja asukkailleen yhtei-

söllinen ympäristö monine talkoineen ja yhdessä tekemisineen, mutta toisinaan Ulla miettii, että pystyisi ehkä tarjoamaan talolle enemmän taustatukea päätösten ja korjaushankkeiden edistämiseksi.

Taloyhtiöiden lisäksi Ulla isännöin myös jätekimppoja. Kimppa-astiat sijaitsevat alueella, jossa kaikkien kiinteistöjen tulee liittyä yhteisten keräyspisteiden käyttäjäksi. Ulla hoitaa keräyspisteiden kiinteistökohtaisen laskutuksen sekä huolehtii siitä, että syväkeräyssäiliöt ovat ehjiä ja turvallisia käyttää.

Valtaosa Ullan työajasta kuluu taloushallinnon ja kirjanpidon työtehtävissä omalla työpisteellä M3 Isännöinnin toimistolla.

Sosiaaliselle ja asiakaspalvelusta pitävälle Ullalle harppaus isännöinnin pariin oli mieluinen haaste työelämässä.

Mitä kirjanpitäjä tekee?

Kirjanpitäjän ja isännöitsijän työt risteävät monessa kohtaa keskenään. Muun muassa lainaosuuslaskelmat sekä muut erilaisiin vastikkeisiin ja käyttökorvauksiin liittyvät selvitykset ja seurannat hoitaa tyypillisesti kirjanpitäjä. Hän yleensä tiliöi taloyhtiöiden ostolaskut valmiiksi isännöitsijän hyväksyttäväksi. M3 Isännöinnissä ostolaskujen tiliöinti on viikoittain keskitetty yhdelle kirjanpitäjälle. Tämä tehostaa laskujen kierron nopeutta. Kirjanpitäjä hoitaa myös korjaushankkeisiin liittyvien urakkailmoituksien tekemisen verottajalle. Hän avaa kirjanpidolliset korjaushankkeen seurantatilit, nostaa lainan pankista sekä laatii lainaosuuslaskelmat osakkaille. Kun kaikki korjaushankkeeseen liittyvät kululaskut on maksettu lähettää hän osakkaille kertasuorituksia varten laskut. Mikäli lasku maksetaan eräpäivänä, on kyseinen korjaushanke osakkaan osalta kunnossa.

Jos laskua ei eräpäivänä ole maksettu, muutetaan kertaosuus rahoitusvastikkeeksi ja osakas maksaa korjaushankkeen vastikkeen muodossa pois. – Tähän on varmasti toimistokohtaisia erilaisia käytänteitä, mutta meillä tämä on todettu yksinkertaisimmaksi ja nopeimmaksi tavaksi selvittää se, kuka haluaa maksaa korjaushankkeen milläkin tavalla pois. Totta kai lainaosuudet ja rahoitusvastikkeiden suuruudet on käyty etukäteen osakkaiden kanssa yhtiökokouksessa läpi, Ulla täsmentää.

Korjaushankkeista keskusteltaessa kysyn Ullalta, mikä hänen mielestään olisi hyvä puskuri taloyhtiön taloudessa, eli paljonko yhtiön pankkitilillä olisi hyvä olla rahaa äkillisiä menoja varten. – Kyllä me ollaan ajateltu, että kolmen kuukauden vastikekertymä olisi hyvä tililtä löytyä, ja aika monelta tämä löytyykin, Ulla kertoo. Aika ajoin varsinkin pienemmät taloyhtiöt kuitenkin ajautuvat tilanteeseen, jolloin kaikkia laskuja ei saadakaan maksettua. – Tällöin ei

auta muu kuin soittaa laskun toimittajalle ja pyytää maksuaikaa, Ulla kertoo. – Pitää kuitenkin muistaa, että maksuajasta huolimatta useat laskuttajat lisäävät laskulle viivästys- ja muistutuskulut, joten maksuaika ei ole juuri koskaan taloyhtiölle ilmaista, Ulla jatkaa.

Vastikeseuranta on kirjanpitäjän arkipäivää

Vastikeseuranta on kirjanpitäjälle arkipäivää. Vastikerästeistä lähtee M3 Isännöinniltä kolme muistutusta kirjanpitäjän toimesta. Kolmannen muistutuksen jälkeen kirjanpitäjä on asiasta isännöitsijään yhteydessä, joka usein soittaa osakkaalle asiasta. - Onneksi asia lähtee usein tässä vaiheessa etenemään, ja osakas saa rästinsä maksettua. Aika harvoin taloyhtiön täytyy käynnistää hallintaanottoprosessi, Ulla kertoo.

Ullan sähköpostissa odottaa selvityspyyntö edellisellä viikolla hänen laittamastaan vastikemuistutuksesta. Osakas on sitä mieltä, että kaikki vastikkeet on maksettu eikä mitään rästejä ole. Ulla alkaa selvittää saatavaa, mistä siinä on kyse. Osakas omistaa samasta talosta useita huoneistoja ja selvittämiseen menee tovi ennen kuin virhe löytyy. Ulla selaa reskontraa kuukausi kerrallaan – Onko e-lasku lähtenyt, onko laskuissa olleet summat oikein, Ulla täsmää asioita järjestelmällisesti. – Jos samalla omistajalla on useita huoneistoja samasta talosta, muodostaa meidän järjestelmämme tästä vain yhden yhteisen e-laskun yhdellä viitenumerolla, joskus näiden täsmääminen osakkeittain on hidasta, Ulla kertoo. Mutta niin kuin aina, tämäkin sotku selviää. Vika löytyy e-laskujen muodostumisesta ja suoritusten kohdistumisesta. Varsinaista vastikerästiä osakkaalla ei ollut.

No nyt on kyllä kohtuuton sähkölasku

Ullan puhelin soi. Soittajana on osakas, joka kauhistelee suurta sähkölaskuaan. Kyseessä on taloyhtiö, jossa myös huoneistosähköt kulkevat yhtiön kautta. Osakas ihmettelee sekä suurta sähkön kulutustaan että sen myötä tullutta ennakoitua suurempaa sähkölaskua. Ulla kaivaa järjestelmistään osakkaan tiedot ylös ja syy suureen laskuun selviää. – Teidän muutama aiempi vuosi on laskutettu arvion perusteella, kun sähkömittaria ei ole päästy lukemaan. Nyt kun mittari luettiin, saatiin kiinni todellinen kulutus, tässä on siis mukana myös edellisten vuosien kulutettua sähköä, Ulla lohduttaa osakasta.

Maksumuistutus taloyhtiölle

Kiinteistösihteeri tuo Ullalle soittopyynnön. Soittopyyntö koskee maksumuistutusta, jonka taloyhtiö on saanut maksamattomasta laskusta. Ulla muistaa tapauksen. Kyseessä oli tilanne, jossa kiinteistöhuolto oli hakenut huoneistoon tarvikkeita, jotka eivät kuuluneetkaan yhtiön kunnossapitovastuulle. Tavarantoimittajalta oli pyydetty hyvityslasku ja se oli jo saatukin. Ulla soittaa laskun lähettäjälle, ja tilanne selviää puhelimessa.

Haasteet parasta ja pahinta

Päivän lopuksi kysyn Ullalta mikä hänen työssään on parasta? – Ehdottomasti vaihtelevuus. Mikään päivä ei ole täysin samanlainen, ja uusia haasteitakin olen saanut mukavasti, Ulla vastaa. Entä mikä työssä on vaikeinta? – Ehkä juuri uudet haasteet, Ulla sanoo nauraen. - Taloyhtiöiden korjaushankkeet ja tekniset asiat ovat monesti monimutkaisia, joihin ei vielä omat taidot aina riitä. Onneksi meitä on täällä tosi hyvä porukka tekemässä töitä ja toisia autetaan aina, apu on kirjaimellisesti lähellä, Ulla sanoo selvästi tyytyväisenä työpaikkaansa. Kysyn vielä, mitä töitä Ulla tekisi, jos hän ei olisi nykyisessä työssään. – Varmasti taloushallinnon tehtäviä jossain toisaalla. Mutta olen kyllä niin sosiaalinen ja tykkään asiakaspalvelutyöstä, että pelkkä kirjanpito ei minua palkitsisi. Tarvitsen työhöni ihmiskontakteja, Ulla sanoo.

Lähden ajamaan Mikkelistä koti Kuopiota. Kotimatkalla mietin, että kirjanpitäjä/isännöitsijä yhdistelmä ei varmasti ole hassumpi kokonaisuus. Voisiko tässä olla alan uusi nouseva trendi; kouluttaa toimiston kirjanpitäjistä ja kiinteistösihteereistä isännöinnin ammattilaisia. Ainakin elämä taloyhtiössä on näillä henkilöillä valmiiksi hallussa.

M3 Isännöinnin toimistolla vallitsee rento ja ystävällinen ilmapiiri. Saman käytävän varrelta työkaverit ja apu löytyy helposti.