MANUAL PRÁTICO DE FISCALIZAÇÃO DOS CONTRATOS 2019
Prefeita Municipal M Márcia de Figueiredo Lucena Lira Secretária da Controladoria Geral do Município Girlene Melo Silva Roque Equipe da Controladoria Geral do Município Chefe do Departamento de Controle Juliane Da Silva Heman Chefe do Departamento de Processo Antônio Sálvio de Azêvedo Neto
Contato:cgm@conde.pb.gov.b cgm@conde.pb.gov.br
Sumário 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.
Apresentação................................. ................................................................................................................ ............................... fl. 4; Definições corriqueiras......................................................................................................... corriqueiras.............................................................................................................................fl.5; Atuação do Fiscal e Gestor do Contrato...................................................................................... Contrato.................................................................................................fl.11; A Importância da Fiscalização dos Contratos Administrativos................................................... Administrati .................................fl.12; Responsabilidade aplicáveis........................... veis...................................................................................................... ........................................................................................fl.13; Atribuições do Fiscal e do Gestor Gesto do Contrato......................................................................... ....................................................fl.13; O que se espera do responsável pela fiscalização contratual?................................................. contratual?...............................................................fl.15; Designação do Fiscal e Gestor - Ato formal.............................................................................. formal............................................................................................fl.15; Recebimento do Objeto........................................................................................................ Objeto..........................................................................................................................fl.16; Rotina de acompanhamento daa execução contratual?............................................................... contratual?..........................................................................fl.17; Deveres do Responsável pela Fiscalização?............................................................................... Fiscalização?............................................................................................fl.18; Documentos imprescindíveis para o desempenho da fiscalização........................................... fiscalização.........................................................fl.19; Extinção do Contrato................................................................................................................. ................................................................................................................. ............................................................................................................................. fl.20; Comportamentos que resultam na aplicação de penalidades.................................................... penalidades...............................................................fl.21; Previsão legal das penalidades............................................................................................... penalidades...............................................................................................................fl.22; Legislação Básica a ser utilizada na rotina de fiscalização............................................... fiscalização......................................................................fl.22; Anexos....................................................................................................................................................fl.23; Anexos....................................................................................................................................... 17.1 17.2 17.3 17.4 17.5 17.6 17.7 17.8 17.9 17.10
Anexo I - Portaria de designação de Fiscal de Contrato................................... Contrato......................................................fl.24; Anexo II - Termo de Aceite de fiscalização Do Contrato.................................. Contrato......................................................fl.25; Anexo III - Check Listpara List Ateste de Notas Fiscais...............................................................fl. ...........................................fl.26; Anexo IV - Termo de Recebimento de Materiais....................................................... Materiais.................................................................fl.27; Anexo V - Registro de Ocorrências............................................................... Ocorrências......................................................................................fl.28; Anexo VI - Relatório de Fiscalização - Tipo I....................................................... ...............................................fl.29; Anexo VII - Relatório de Fiscalização - Tipo II............................................... II......................................................................fl.30; Anexo VIII - Relatório de Medição de Serviços em Gerais...................................................fl. Gerais...................................................fl.31; Anexo IX - Relatório de Medição de Serviços de Engenharia........................................... Engenharia..............................................fl.33; Anexo X - Solicitação de Esclarecimentos e Providências............................................. Providências....................................................fl.34;
18. Anexo XI - Fluxograma de Formalização e Execução dos Contratos........................................ Contratos.......................................................fl.35;
1. Apresentação
Controlar no setor público significa, de um modo geral, fiscalizar as atividades de pessoas, órgãos e departamentos, para que não ocorram desvios das normas preestabelecidas, mantendo assim o equilíbrio nas relações entre Estado e sociedade.Neste sociedade.Neste sentido, exalta exalta-se a atuação dos fiscais de contrato como instrumento de extrema importância no alcance do controle dos gastos públicos e proteção ao erário Municipal, sendo ele em primeira instância o responsável em defender o interesse público. A fiscalização fiscalização efetiva e eficiente é a garantia da qualidade na execução do contrato. Este Manual Prático de Fiscalização de Contratos tem por objeto prestar orientações e subsídios a todos aqueles designados a fiscalizar e acompanhar a execução dos contra contratos administrativos efetivados pela Administração Pública Municipal, nivelando os entendimentos e procedimentos, respeitando os princípios Constitucionais e Administrativos, permitindo a evidenciação e transparência dos atos de fiscalização executados. Tendo a certeza de que ações preventivas serão sempre mais eficazes no controle da Gestão Pública, elaboramos este manual, para auxílio dos Fiscais/Gestores ao longo da execução contratual. Não se pretende inibir ou inviabilizar a utilização pela opção d de formas e estilos particulares, mas sim complementar o trabalho garantindo o melhor desempenho de suas funções junto ao contrato e de suas responsabilidades diante da Administração Pública. Há uma instrução normativa, a IN SCC 001 de 2017,regulamentando ,regulamentando esta atuação no âmbito municipal, entretanto, com o propósito de facilitar a atuação de Fiscais e Gestores dos Contratos Administrativos no âmbito do Município de CondeConde PBeste manual foi instituído. “A administração é a arte de aplicar as leis sem lesar o os interesses. ”
4
Honoré de Balzac
2.
Definições corriqueiras
2.1 - Contrato Todo e qualquer ajuste entre órgãos ou entidades da Administração Pública e particulares, em que haja um acordo de vontades para a formação de vínculo e a estipulação de obrigações recíprocas, seja qual for a denominação utilizada (Lei nº 8.666/93, Art. 2º, Parágrafo Único). 2.2 -Serviço Toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para a Administração, tais como: demolição, conserto, instalação, montagem, operação, operação, conservação, reparação, adaptação, manutenção, transporte, locação de bens, publicidade, seguro ou trabalhos técnico técnicoprofissionais (Lei nº 8.666/93, art. 6º, IncisoII). 2.3 - Obra Toda construção, reforma, fabricação, recuperação ou ampliação, realizada por execução direta ou indireta (Lei nº 8.666/93, art. 6º, Inciso I). 2.4 - Compra Toda aquisição remunerada de bens para fornecimento de uma só vez ou parceladamente (Lei nº 8.666/93, art. 6º, Inciso III). 2.5 - ProjetoBásico Conjunto de elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar a obra ou serviço, ou complexo de obras ou serviços objeto da licitação, elaborado com base nas indicações dos estudos técnicos preliminares, que assegurem a viabilidade técnica e o adequado tratamento do impacto ambiental do empreendimento, e que possibilite a avaliação do custo da obra e a definição dos métodos e do prazo de execução (art. 6º, inciso IX da Lei nº 8.666/93).
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Nota: A elaboração do Projeto Básico deverá ocorrer nas contratações realizadas nas modalidades de licitação pertinentes a Lei nº 8.666/93 (Convite / Tomada de Preços eConcorrência).
2.6 - Termo deReferência É o documento que deverá conter elementos capazes de propiciar avaliação de custo pela administração diante iante de orçamento detalhado, definição de métodos, estratégia de suprimento, valor estimado em planilhas de acordo com o preço de mercado, cronograma físico físico-financeiro, se for o caso critério de aceitação do objeto, deveres do contratado e do contratante, procedimentos de fiscalização e gerenciamento do contrato, prazo de execução e sanções, de forma clara, concisa e objetiva. (art. 9º, §2º, do Decreto nº 5.450/05). Nota: Do ponto de vista técnico, a nomenclatura “Termo de Referência” deverá ser utilizada na modalidade Pregão. 2.7
- ProjetoExecutivo
Conjunto de elementos necessários e suficientes à execução completa da obra, de acordo com as normas pertinentes da Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT (Lei nº 8.666/93, art. 6º, Inciso X). Nota 1: Projeto Executivo é exigido nas licitações para contratação de obras. Nota 2: Observar as definições apresentadas pelo Instituto Brasileiro de Auditoria de Obras Públicas – IBRAOP OT na sua IBR 002/2009. 2.8 - Fiscal doContrato Representante da Administração, especialmente designado, na forma dos artigos 67 e 73 da Lei nº 8.666/93, para exercer o acompanhamento e a fiscalização da execução contratual, devendo informar a Administração sobre eventuais vícios, irregularidades ou baixa qualidade dos serviços prestados ados pela contratada, propor as soluções e as sanções que entender cabíveis para regularização das faltas e defeitos observados. 2.9
- FiscalSubstituto 6
Servidor indicado para atuar como fiscal do contrato na ausência e impedimentos do titular.
2.10 - Ordenador de Despesa ou Gestor deContrato Autoridade competente para produzir atos, distribuir decisões e execuções administrativas, autorizar despesas, assinar contratos, acordos, convênios e outros instrumentos congêneres, emitir e assinar ordem de pagamento e autorizar autorizar suprimento, observado as normas pertinentes à matéria. 2.11 -Preposto Representante da empresa contratada, na execução do contrato, sem ônus para Administração. 2.12 - ÁreaRequisitante Unidade administrativa solicitante, usuária ou responsável pelos serviços/pr serviços/produtos objeto da contratação celebrada. 2.13 -Objeto Objeto doContrato Descrição resumida indicadora da finalidade do contrato suficientemente caracterizado. Em linhas gerais, seria a aquisição, a obra ou a prestação do serviço, suficientemente caracterizado. 2.14 - Registros deOcorrências Documento no qual serão anotadas todas as ocorrências relacionadas com a execução docontrato. 2.15- Serviços Contínuos ouContinuados Aqueles serviços cuja interrupção possa comprometer a continuidade das atividades da Administração tração e cuja necessidade de contratação deva estender-se estender se por mais de um exercício financeiro. “São aqueles que não podem sofrer solução de continuidade ou os que não podem ser, 7
na sua execução, interrompidos. Dessa natureza são os serviços de vigilância, manutenção e limpeza. (GASPARINI, Diógenes. Direito Administrativo. 5 ed. São Paulo: Saraiva, 2000, p.181). 2.16 - Vigência doContrato O prazo de vigência é o lapso de tempo compreendido entre a data do início e o termo final de uma relação jurídica. É o tempo que vigora ocontrato. 2.17 - Prazo deExecução É o intervalo de tempo necessário para adimplemento do contrato. Nota: Recomenda-se se que o prazo de vigência do contrato seja sempre superior ao prazo necessário para a execução do objeto contratado, pois deve abranger as fases dos recebimentos provisório e definitivo e o cumprimento de outras obrigações das partes contratante contratantes. 2.18 - Adimplemento doContrato Cumprimento de todas as obrigações ajustadas pelas partes contratantes. 2.19 - Inexecução ou Inadimplência doContrato Descumprimento total ou parcial das cláusulas e condições ajustadas, devido à ação ou omissão de qualquer das partes. tes. 2.20 -Rescisão Encerramento ou cessação da eficácia do contrato antes do encerramento de seu prazo de vigência. 2.21 -Fiscalização Atividade exercida de modo sistemático pelo Contratante e seus representantes, objetivando a verificação do cumprimento das disposições disposições contratuais, técnicas e administrativas, em todos os seus aspectos. É a atividade de maior responsabilidadenos procedimentos de Gestão contratual, em que o Fiscal deve exercer um acompanhamento zeloso e diário sobre as etapas/fases da execução contratual, tual, tendo por finalidade verificar se a Contratada vem respeitando a legislação vigente e cumprindo fielmente suas obrigações contratuais comqualidade. 8
2.22 -Glosa É a eventual observação quanto ao cancelamento, parcial ou total, de parcelas ou valores, por ilegais ouindevidos.
2.23 -Apostila Apostila ( ou apostilamento) é a anotação ou registro administrativo que não caracterize alteração contratual. Conforme o art. 65, § 8º da Lei nº 8.666/93. Pode ser utilizado nos casos de: a) variação do valor contratual decorrente de reajuste previsto no contrato; b) compensações ou penalizações financeiras decorrentes das condições de pagamentos; e c) empenho de dotações orçamentárias suplementares até o limite do seu valor corrigido. 2.24 - TermoAditivo Os contratos administrativos podem ser modificados nos casos permitidos em lei. Essas modificações são formalizadas por meio de instrumento usualmente denominado term termo de aditamento, comumente denominado termo aditivo.. aditivo. Pode ser usado para efetuar acréscimos ou supressões no objeto, prorrogações, repactuações, além de outras modificações admitidas em lei que possam ser caracterizadas como alterações do contrato. Sua fo formalização deve, obrigatoriamente, ocorrer durante o período de vigência do instrumento de Contrato, destacamos que é vedada a alteração da natureza do objeto aprovado. aprovado Os termos aditivos deverão ser numeradosseqüencialmente. 2.25 - EquilíbrioEconômico Econômico - Financeiro A equação econômico-financeira financeira do contrato é a relação de equivalência formada entre o encargo definido pela Administração (objeto) e o preço (proposta) ofertado pelo licitante. A manutenção da condição de equilíbrio da equação econômicoeconômico financeira durante urante todo o contrato tem fundamento constitucional, de acordo com o disposto no art. 37, inciso XXI da Constituição daRepública.O reequilíbrio econômico-financeiro econômico financeiro pode ser concedido a qualquer tempo, independentemente de previsão contratual, desde que verificadas verificadas as circunstâncias elencadas na alínea “d” do inciso II do art. 65, da Lei nº 8.666/93. 2.26 -Empenho 9
É ato formal emanado de autoridade competente, que cria para o Município obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição. É privativo do ordenador de despesa que determina deduzir de dotação orçamentária própria o valor de despesa a serexecutada.
2.27 - Ordem de serviço/Autorização defornecimento As ordens de fornecimento ou serviço são comandos formais expedidos pelaAdministração para que o contratado realize os fornecimentos em quantidade, prazo e local definidos, em razão das demandas efetivas que precisam ser satisfeitas, marcando o inicio da fase deexecução. 2.28 -Liquidação A liquidação da despesa consiste na verificação do direito direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito. Essa verificação tem por fim apurar, a origem e o objeto, o valor exato e a quem se deve pagar a importância, para extinguir aobrigação. 2.29 - Ordem depagamento depagament Despacho exarado por autoridade competente, determinando que a despesa seja paga. 2.30 - Pagamento Consiste na entrega de numerário ao credor, com extinção da obrigação. Somente poderá ser efetuado após regular liquidação. 2.31 -Medição A medição dos serviços significa a aferição do que foi efetivamente realizado em determinado período de tempo e também a comparação desse dado com o teor da fatura e documento fiscal do contratado. 2.32 -Atesto Assinatura do Fiscal no verso da nota fiscal após realização das medições e correta comprovação da execução do contrato. O art. 23 da IN SCC 001/ 2017 estebelece um Checkilist a ser seguido para o procedimento de ateste em notas fiscais. 10
2.33 - Termo de RecebimentoProvisório Constitui um exame prévio, que deve levar em conta se o objeto objeto está de acordo com as condições exigidas no contrato, projetos, especificações técnicas, deve ser emitido observando o disposto no art. 73, inciso I, alínea “a” da Lei nº 8.666/1993. 2.34 - Termo de RecebimentoDefinitivo Termo Circunstanciado emitido na forma forma do art. 73, inciso I, alínea “b” da Lei nº 8.666/1993. A providência deste termo deve ser respeitar o prazo estabelecido no § 3º do referido artigo.
3.
Atuação do Fiscal e Gestor do Contrato
A Administração tem o poder-dever poder de fiscalizar o contrato e,, p para tanto, deve ser nomeado formalmente um fiscal para verificar a sua correta execução. A Atuação será pautada na atividade de controle e de inspeção do objeto contratado (aquisição de bens, prestação de serviços ou execução de obras) pela Administração de modo sistemático, sempre com finalidade de examinar ou verificar se sua execução obedece às especificações previstas noContrato. Trata-se do acompanhamento do Contrato, no curso do qual o fiscalizador examina se tudo foi executado como a Administraçãoestabeleceu, Administraçãoestabeleceu, nos termos do art 67, da Lei nº 8.666/93: Art. 67. A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado, permitida a contratação de terceiros para assisti-lo assisti e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição. § 1º O representante da Administração anotará em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados. § 2º As decisões e providências que ultrapassarem a competência do representante deverão ser solicitadas a seus superiores em tempo hábil para a adoção das medidas convenientes.
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Envolve, portanto, responsabilidade com o mérito técnico do que está sendo ex executado, observadas as condições convencionadas. O responsável
pela fiscalização do contrato deve reunir o conhecimento técnico
relacionado ao objeto do contrato fiscalizado, para o fim de realizar ou propor ao gestor as intervenções necessárias à sua perfeita execução. A anotação de fatos relevantes ocorridos durante a execução, de fatos externos xternos que venham a prejudicaá-la, prejudicaá la, ou sobre a presença ou a ausência de culpa por parte do contratado por eventuais falhas técnicas na execução, entre outros inciden incidentes, ministrará ao gestor do contrato importantes subsídios no momento de decidir sobre possíveis alterações contratuais. 4.
A importância da Fiscalização F dos Contratos Administrativos
A fiscalização dos contratos contrato é um dos pricipais instrumentos de controle à disposição da Administração Pública contra possíveis irregularidades que possam surgir, assim como também para verificação do cumprimento contratual, contratual entretanto, não podemos deixar de mencionar outros aspectos que são indispensáveis, os quais listamos como principais:
• materializar os objetivos da licitação, quais sejam, isonomia, proposta mais vantajosa para a Administração e promoção do desenvolvimento nacionalsustentável;
• observar a correta execução do contrato, contrato, em consonância com a especificação do objeto e com a proposta da contratada, tanto em relação à qualidade quanto à quantidade dos bens, serviços ouobras;
• corrigir proativamente possíveis falhas, desvios, fraudes e vícios na execução contratual, bem como como propiciar que essas impropriedades não se repitam em contrataçõesfuturas;
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• validar o processo de liquidação da despesa pública advinda da execução do contrato e legitimar o pagamento aocontratado;
• garantir
que
o
objeto
contratado
seja
eficiente
para
a
AdministraçãoPública; inistraçãoPública;
• contribuir com a melhoria dos futuros processos de aquisições governamentais,
sugerindo
otimizações
nos
procedimentos
de
especificações dos objetos, de modelagem da contratação mais eficiente e de melhores práticas fiscalizatórias doscontratos. dos 5.
Responsabilidade aplicáveis ao Fiscal e Gestor Responsabilidades
O servidor público, no exercício das atribuições de fiscal de contratos, deve, obrigatoriamente, cumprir a Lei, respeitar as normas procedimentais aplicáveis e o teor do contrato, a fim de evitar eventuais ventuais responsabilizações. O Fiscal de Contrato, assim como todo servidor, deve ser leal à Administração, cumprindo suas funções com urbanidade, probidade e eficiência, executando suas atribuições sem envolvimento pessoal. Condutas incompatíveis com as funções funções de fiscalização podem ensejar aplicação de sanções. Nota: Lembramos que as sanções civis, penais e administrativas são cumulativas e independentes entre si. A responsabilização surge, portanto, em razão do descumprimento da lei, do contrato, ou ainda de uma execução irregular, conforme dispõe a Lei nº 8.666/93 (Lei Lei Licitações e Contratos Administrativos) e a Lei nº 8.429/02 (Lei (L de Improbidade Administrativa). 6.
Atribuições do Fiscal e do Gestor de Contratos
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O Fiscal/Gestor de Contrato tem as seguintes atribuições,, nos termos da IN SCC 001/2017, art. 11: •
Assinar o Termo de Aceite de Fiscalização do Contrato;
•
Ler minuciosamente o Contrato/ARP, principalmente quanto à especificação do
objeto e ao prazo de execução; •
Ler atentamente o Termo de Referência/Projeto Básico e seus anexos, conhecer seu
objeto e anotar em registro próprio todas as ocorrências relacionadas à sua execução; •
Verificar se foi emitido empenho referente ao contrato, e se o extrato do contrato foi
devidamente publicado; •
Conferir ir se foi designado um representante da empresa (preposto) para atuar junto à
administração; •
Apurar se o prazo de entrega, especificações e quantidades, ou a prestação de
serviço, encontram-se se de acordo com o estabelecido no instrumento contratual; •
Confrontar tar os preços e quantidades constantes da Nota Fiscal com os estabelecidos
no Contrato/ARP; •
Manter atualizada planilha de execução do contrato, acompanhando sua execução
físico-financeira; •
Cumprir suas funções com urbanidade, probidade e eficiência, atuand atuando de forma
dinâmica, prática e objetiva, visando sempre à qualidade nos serviços e produtos contratados; •
Exercer o acompanhamento e observação periódica e sistemática da execução do
Contrato/ARP sob sua responsabilidade, com o fim de aferir a regularidade no cumprimento das obrigações contratuais, técnicas e administrativas, em todos os seus aspectos; verificando se a execução obedece às especificações, projetos e prazos estabelecidos, e demais obrigações previstas no Contrato/ARP, como condição para a certificação certificação das despesas e seu pagamento; •
Verificar necessidade de alteração, providenciando justificativa da alteração e
encaminhamento da mesma solicitando a formalização do aditivo do contrato; 14
•
Esclarecer dúvidas com o representante da Contratada, encaminhando os problemas
que surgirem, quando lhe faltar competência, à autoridade superior; •
Juntar aos autos toda documentação relativa à fiscalização e ao acompanhamento da
execução contratual, arquivando a que se fizer necessária; •
Atestar a execução dos dos serviços ou entrega de bens realizando a medição dos
mesmos, quando couber.
7.
O que se espera do responsável pela fiscalização contratual?
A Lei Federal nº 8.666/1993 não faz referência expressa ao perfil do fiscal do contrato. Todavia, em face da relevância ncia da atividade, é importante que o servidor designado detenha certas qualificações. Espera-se, portanto, portanto que o servidor possa: •
Goz de boa reputação ética e profissional; Gozar
•
Possu habilidades, competências técnicas e conhecimentos sobre o Possua
objeto a ser fiscalizado; •
Não esteja est respondendo a processo de sindicância ou processo
administrativo disciplinar; •
Não possua possu em seus registros funcionais punições em decorrência da
prática de atos atos lesivos ao patrimônio público, em qualquer esfera do governo; •
Não tenha sido responsabilizado por irregularidades junto aos órgãos
de controle externo e interno (Ministério Público, Tribunal de Contas e Controladoria Geral da União ou do Estado); e •
Não tenha t sido condenado em processo criminal por crimes contra a
Administração Pública ou atos de improbidade administrativa. 15
8.
Designação do Fiscal scal e Gestor - Ato formal
O ato de designação das funções deverá atender as seguintes formalidades: • O fiscal deve ser formalmente cientificado, preferencialmente com aposição de ciência em documento a ser posteriormente juntado aos autos. O procedimento formal de nomeação se dará através da assinat assinatura do Termo de Aceite, nos termos ter do art. 11, I, Da IN SCC 001/2017. • A Portaria de designação do fiscal (ou ato normativo específico) deve definir, expressamente, as atribuições de cada um dos responsáveis pela fiscalização do contrato. •
Deve ser identificado um fiscal substituto para as ausências ou
impedimentos do fiscal titular. ti Nota: Não pode ser designado fiscal de contrato: em homenagem ao princípio da segregação de funções, não podem ser indicados para fiscalizar, os servidores responsáveis pela execução do próprio contrato. Desta forma está impedido o pregoeiro, ou os membros da comissão de licitação. Também as situações de conflitos de interesses importam em óbice à designação como fiscal de contrato. 9.
Recebimento do objeto
Nos termos do art. 73 da Lei nº 8.666/1993, Executado o contrato, o seu objeto será recebido: I - Em se tratando de obras e serviços: a) provisoriamente, pelo responsável por seu acompanhamento e fiscalização, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes em até 15 (quinze) dias da comunicação escrita do contratado; b) definitivamente, por servidor servidor ou comissão designada pela autoridade competente, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes, após o decurso do prazo de
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observação, ou vistoria que comprove a adequação do objeto aos termos contratuais, observado o disposto no art. 69 desta d Lei; II - Em se tratando de compras ou de locação de equipamentos: a) provisoriamente, para efeito de posterior verificação da conformidade do material com a especificação; b) definitivamente, após a verificação da qualidade e quantidade do material e consequente aceitação. § 1o Nos casos de aquisição de equipamentos de grande vulto, o recebimento far far-se-á mediante termo circunstanciado e, nos demais, mediante recibo. § 2o O recebimento provisório ou definitivo não exclui a responsabilidade civil pela solidez e segurança da obra ou do serviço, nem ético-profissional ético profissional pela perfeita execução do contrato, dentro dos limites estabelecidos pela lei ou pelo contrato. § 3o O prazo a que se refere a alínea b do inciso I deste artigo não poderá ser superior a 90 (noventa) dias, salvo em casos excepcionais, devidamente justificados e previstos no edital. § 4o Na hipótese de o termo circunstanciado ou a verificação a que se refere este artigo não serem, respectivamente, lavrado ou procedida dentro dos prazos fixados, reputar-seão como realizados, desde que comunicados à Administração nos 15 (quinze) dias anteriores à exaustão dos mesmos.
10.
Rotina de acompanhamento da execução contratual
As fases que integram a rotina de acompanhamento da execução do contrato pelo representante da Administração são compreendidas pela fiscalização, pela orientação, pela interdição, a intervenção e pela aplicação de penalidades contratuais.
Orientação: Estabelecer normas e diretrizes, dar e receber informações sobre a
execução do contrato.
Fiscalização: Verificar o material utilizado e a forma de execução do objeto do
contrato, confirmar o cumprimento das obrigações tanto no aspecto técnico quanto nos prazos de realização.
Interdição: Paralisar a execução do contrato por estar em desacordo com o
pactuado. 17
Intervenção: Assumir a execução do contrato.
Aplicação de penalidades contratuais: É dever da Administração quando verifica a
inadimplência do contratado na realização do objeto, no cumprimento de prazos ou qualquer outra obrigação. Nota:Ressaltamos Ressaltamos que nem todas as fases listadas podem ocorrer.
11.
Deveres do responsável pela fiscalização
São deveres do responsável pela fiscalização dos contratos da Administração Pública Municipal: •
Exercer a fiscalização tendo como fundamento fundame a Lei nº 8.666/93;
•
Ler er minuciosamente o contrato, conhecer o objeto, bem como sobre todas as
ocorrências relacionadas à sua execução; •
Assinar o Termo de Fiscalização deContrato;
•
Zelar pela execução exata do objeto docontrato;
•
Manter registro da fiscalização, conforme con prescreve a IN SCC 01/2017;
•
Informar o Secretário ou Superior sobre quaisquer irregularidades verificadas na
execução do contrato, imediatamente após aconstatação; •
Observar o fiel cumprimento de todos os prazos previamente estipulados, bem
como, as normas e práticas complementares tais como: normas federais, estaduais e municipais; •
Receber e dar quitação do recebimento dos serviços prestados e/ou materiais
entregues conforme objeto do contrato sobre suaresponsabilidade; •
Conferir a documentação que tornam to a empresa apta ao recebimento conforme
cláusula “Do Pagamento” existente noscontratos; •
Solicitar a nota fiscal ao prestador deserviço; 18
•
Assinar e carimbar a nota fiscal como fiscal doserviço, doserviço, conforme estabele o Checklist
(anexo III); •
Encaminhar por escrito escrito questões relativas à prorrogação de cont contrato, anexando
parecer técnico e/ou justificativas, conforme ocaso; •
Quando houver necessidade de pedido de aditivo de valor e de prazo no mesmo
período, fazer a solicitação formal de formal, devidamente justificado e de forma antecipada; •
Diante de qualquer irregularidade, irregularidade, ou descumprimento de clá cláusula contratual, é
dever do fiscal a notificação da contratada, inclusive aplicando multa, se for o caso, sob pena de respondersolidariamente.
12.
Documentos imprescindíveis cindíveis para o desempenho da fiscalização
A primeira ação importante e essencial que deve ter o Fiscal do Contrato é a certificação da existência de alguns documentos imprescindíveis para o seu controle controle e para a gestão efetiva, que são: •
Emissão da nota deempenho; de
•
Assinatura do contrato e de outros instrumentoshábeis; instrumentos
•
Publicação do extrato docontrato; do
•
Emissão e publicação da ordem deserviço; de
•
Publicação da portaria o nomeando comoFiscal; como
•
Verificação das exigências contratuais e legais para início da execução do doobjeto;
•
Relação do pessoal que irá executar o serviço e a respectiva comprovação da
regularidade ade da documentação apresentada; •
Relação de materiais, máquinas e equipamentos necessários à execução execuçãocontratual;
19
•
Deverá, ainda, manter em pasta específica específi cópia dos documentos abaixo
identificados, para que possa dirimir suas dúvidas originárias do cumprimento das obrigações assumidas pelacontratada; •
Instrumentoconvocatórioda Instrumentoconvocatóriodalicitação (edital);
•
Termo de referência ou projetobásico; projeto
•
Orçamento e planilha decustos; de
•
Cronogramafísico físico-financeiro;
•
Necessidade aser atendida eresultados esperados com ocontrato ocontrato;
•
Conhecimento da realidade do mercado respectivo;
•
Proposta dacontratada; contratada;
•
Documento coletivo de trabalho da categoria envolvida na prestação dos serviços
(convenção, acordo ou dissídio coletivo de trabalho); •
Instrumento decontrato; contrato;
•
Documento de designação designa do preposto pela contratada;
Livro diário com registro de ocorrências, de preferência, assinado pelo preposto da
contratada. Cópia de atas de reuniões realizadas realizadas com o preposto da contratada, a fim de discutir a qualidade dacontratação.
Nota 1: Nos contratos que envolvam prestação de serviços, serviços, antes de efetivar o
pagamento ao contratado, é recomendável a reunião de documentos de comprovação do recolhimento dos encargos fiscais, trabalhistas e previdenciários. Nota 2: Recomendamos que o Fiscal/Gestor possua uma cópia de todos os documentos listados, tanto em arquivo digital como físico. Tal medida é indispensável paragarantir a transparência dos atos praticados. 13.
Extinção do Contrato
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O fim esperado do contrato é a sua extinção pela conclusão ou execução do seu objeto, também chamado de adimplemento, que ocorre quando as partes contratantes cumprem perfeitamente as cláusulas docontrato contrato e este vem a termo. De acordo com o artigo 79 da Lei nº 8.666/93, a rescisão do contrato administrativo poderá ocorrer da seguinte forma:
Unilateralmente: por ato escrito daAdministração.
A rescisão unilateral, por sua vez, poderá ocorrer por:“culpa” por:“culpa” do contratado – incisos I ao XI e XVIII do artigo 79 da Lei nº 8.666/93 - inadimplemento ou inexecução do contrato ou; “por interesse público” – inciso XII do artigo 79 da Lei nº 8.666/93 – pela ocorrência de caso fortuito ou forçamaior – inciso XVII II do artigo 79 da Lei nº 8.666/93.
Amigavelmente, migavelmente, por acordo entre as partes, reduzida a termo no processo da
licitação, desde que haja conveniência para aAdministração;
Judicial, udicial, nos termos dalegislação.
O art. 78 da mesma Lei, por seu turno, fixa 18 (dezoito) (dezoito) hipóteses de rescisão contratual, algumas por ato ou fato imputável ao contratado (incs. I a XI e XVIII), outras por ato ou fato alheios à vontade deste último (incs. XII a XVII). 14.
Comportamentos que resultamna resultam aplicação de penalidades A Lei nº 8.666, de 1993, impõe ao administrador públicoo dever de aplicar as sanções
decorrentes de comportamentos que violem a lei ou o contrato, cuja base legal está disposta nos seguintes artigos, dentreoutros:
Art. 41. A administração não pode descumprir as normas normas e condições do edital, ao
qual se acha estritamente vinculada; 21
Art. 76. A Administração rejeitará, no todo ou em parte, obra, serviço ou
fornecimento executado em desacordo com oContrato;
Art. 77.A inexecução total ou parcial do Contrato enseja a sua rrescisão, com as
consequências contratuais e as previstas em lei ouregulamento;
Art. 81.A recusa injustificada do adjudicatário em assinar o Contrato, aceitar ou
retirar o instrumento equivalente, dentro do prazo estabelecido pela Administração, caracteriza o descumprimento total da obrigação assumida, sujeitando-o sujeitando o às penalidades legalmente estabelecidas. Assim, esclarecemos que não existe discricionariedade por parte do Gestor Público na aplicação da penalidade, uma vez constatada a irregularidade na execução execução contratual, devendo ele instaurar o processo administrativo competente. 15.
Previsão legal das penalidades As sanções impostas ao contratado em caso de inadimplemento contratual, que conforme
artigo 87 da Lei nº 8.666/1993, deverão ser: •
Advertência;
•
Multa;
•
Suspensão temporária de participar de licitação e impedimento de contratar com a
Administração pelo prazo de até 02 (dois) anos; •
Declaração de inidoneidade para contratar com a Administração Pública enquanto
perdurarem os motivos determinantes da punição ou o até quee seja promovida a reabilitação. 16.
Legislação Básica a ser utilizada na rotina de fiscalização •
Constituição Federal de 1988;
•
Lei Federal nº. 8.666/1993; 22
•
Lei Federal nº. 10.520/2002;
•
IN SCC nº 001/2017 (Dispõe sobre procedimentos do setor de contratos e designação de fiscais);
•
Demais legislações pertinentes ao assunto.
ANEXOS 23
Anexo I (Anexo I da IN SCC nº 001/2017) Portaria de designação de Fiscal de Contrato
24
PORTARIA GAB Nº xxxxxxx, xxxxxx, DE xxx DE xxxxxx/ Ano A PREFEITA DO MUNICIPIO DE CONDE, Estado da Paraíba,, no uso de suas atribuições legais, que lhe são conferidas pela Lei Orgânica,RESOLVE: Orgânica, Art. 1º Designar o Senhor ______________________________, ______________________________ servidor ocupante do cargo ___________________________________,, matrícula nº _____________, lotado na Secretaria Municipal ___________________________________ de _____________________________, CPF nº. _____________, para fiscalizar a execução do Contrato nº _____/Ano decorrente do Processo nº _________/Ano, _________/ , que versa sobre a (descrever o objeto do Contrato/Ata). Parágrafo único. As atribuições do Fiscal/Gestor do Contrato estão elencadas no art. 11 da Instrução Normativa SCC nº 001/2017. Art. 2º Designar o Senhor _________________________, _________________________ servidor ocupante do cargo ___________________________________, matricula nº __________, lotado na Secretaria Municipal de _______________________, CPF nº_____________, como suplente. Art. 3º Revoga-se se a Portaria nº ______, de ________ (Quando se tratar de substituição).
Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na presente present data. Prefeitura Municipal de Conde, Estado da Paraíba, em ____ de ___________/Ano. ___________/Ano.
MÁRCIA FIGUEIREDO LUCENA LIRA Prefeita Municipal
Anexo II (Anexo II da IN SCC nº 001/2017) TERMO DE ACEITE DE FISCALIZAÇÃO DE CONTRATO 25
Processo nº: ____________________ Portaria nº:_____________________ Objeto:______________________________________ TERMO DE ACEITE DE FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO Declaramos que seremos responsáveis pela fiscalização do contrato originado por este processo e esta portaria, acompanhando sua execução e adotando os procedimentos que se fizerem necessários para exigir seu fiel cumprimento, de acordo com as cláusulas do instrumento e disposição legais que regulam a matéria. FISCAL: UNIDADE: SERVIDOR RESPONSÁVEL: CARGO/FUNÇÃO: SETOR DE LOTAÇÃO: FONE DE CONTATO: E-MAIL:
Conde-PB, ___ de _______ de 20__.. _____________________________ _____________________________. Assinatura SUPLENTE: CARGO/FUNÇÃO/SETOR SETOR DE LOTAÇÃO: CONTATO:
MÁRCIA FIGUEIREDO LUCENA LIRA Prefeita Municipal
Anexo III (Anexo III da IN SCC nº 001/2017) CHECKLIST PARA ATESTE DE NOTAS FISCAIS 26
Anexo -IV TERMO DE RECEBIMENTO DE MATERIAIS 27
DADOS Fornecedor:
CNPJ:
Nota Fiscal nº:
Data Emissão:
Empenho:
Processo:
Contrato/AF:
Transportadora:
CNPJ:
Observação:
MATERIAIS Cód Prod.
Descrição do Produto
Cód Prod.
Unid.
Quanti
LAUDO
DESCRIÇÃO DE NÃO CONFORMIDADE
OBSERVAÇÕES
:
- Somente os Produtos não conforme deve-se deve descrever a causa dessa inconsistência, para as futuras providencias. - Produtos não conforme devem ser devolvidos e informados aos setores competentes. - A este relatório pode ser acrescentado fotos e outros documentos.
Conde-PB, PB, ___ de __________ /Ano (Assinatura do fiscal)
Anexo – V REGISTRO DE OCORRÊNCIA 28
REGISTRO DE OCORRÊNCIA nº xx/Ano Processo Nº: Contrato nº: Contratada: Ocorrência nº: Nesta data, registro que, em diligência ________________ onde é prestado o serviço objeto do contrato ora fiscalizado, constatei que a empresa, embora descrito no projeto básico (ou na proposta, ou no contrato, dependendo da situação) que desempenharia a tarefa _________________ da maneira _______________, não vem cumprindo suas obrigações contratuais, infringindo os dispositivos _________ ___ (relacionar os dispositivos violados na proposta, projeto básico ou contrato). Sendo assim, através Solicitação De Esclarecimentos e Providências nº _______, notifiquei ao preposto as irregularidades cometidas, fixando o prazo de ____ __________ dias para a sua correção.
Conde Conde-PB, ___ de __________ de 20/Ano ____________ _________________________. Assinatura
Anexo - VI RELATÓRIO DE FISCALIZAÇÃO - Tipo I 29
Contratonº /anoObjetodocontrato: Local:
Data dafiscalização: Horário:
1. DasConstatações: Nesse espaço o fiscal deve descrever como está o andamento da fiscalização nesta data, se detectou qualquer problema ou se a execução está fluindo dentro da normalidade:
Nesse espaço o fiscal pode incluir fotografias, mapas, plantas, anexos etc, ou seja, quaisquer informações que contribuam para a perfeita análise da execução do contrato:
Nesse espaço o fiscal deve sintetizar objetivamente se o contrato está sendo cumprido dentro da normalidade.
2. Do Resultado dafiscalização:
Nesse espaço o fiscal deve recomendar a continuidade do contrato ou a adoção de providências para sua regularização.
3. DaRecomendação:
Conde- PB, Fiscal doContrato: Matrícula:
30
de
de
__.
OBSERVAÇÃO: Esse relatório deve ser emitido em duas vias, uma delas deve ser encaminhada ao Secretário titular da Pasta para conhecimento, através de memorando protocolado, a outra deve ser arquivada, conforme prescreve o Manual para Fiscais de Contratos Administrativos.
31
Anexo VII RELATÓRIO ELATÓRIO DE FISCALIZAÇÃO - Tipo II Contratonº /anoFiscal Fiscal do Contrato: nome
Objetodocontrato: Data dafiscalização: Local:
Horário:
Condições da Prestação Excelente – atendidas todas as condições do contrato e do edital, com bens e serviços de ótima qualidade. Ótima – atendidas as condições do contrato e do edital com bens e serviços que atendam as exigênciasbásicas da legislação. Boa – atendida a parte essencial do contrato, havendo necessidade de observar os critérios colocados, noprazo de 30 (trinta) dias, sob pena de apontamento para penalidade. Ruim – não foram atendidas as necessidades essenciais ou não foram atendidos os critérios colocados noprazo definido. Quanto à documentação A empresa apresentou Certidão Negativa de Débitos Municipais? ( A empresa apresentou Certidão de Regularidade quanto ao FGTS? ( A empresa apresentou Certidão Negativa Previdenciária? ( A empresa apresentou Certidão Negativa de Tributos Estaduais? ( A empresa apresentou Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas? ( A empresa apresentou Certidão Negativa de Tributos Federais? ( A empresa apresentou por escrito rol de pessoas que trabalham na execução do ( serviço? (*) A empresa apresentou quadro de horário de empregados? (*) ( A empresa apresentou os contratos que mantém com outras empresas em caso de ( serpermitida total ou em parte a terceirização dos serviços? A empresa apresentou comprovante de recolhimento recolhimen de encargos sociais contendoo o( nomedos empregados que prestam serviços relativos ao contrato com o Município? A empresa apresentou comprovante de retenção/pagamento de IR e INSS relativo ( aocontrato dos terceirizados
)SIM () NÃO ) SIM( )NÃO ) SIM( )NÃO ) SIM( )NÃO ) SIM( )NÃO ) SIM( )NÃO ) SIM( )NÃO ) SIM( )NÃO ) SIM( )NÃO ) SIM( )NÃO ) SIM( ) NÃO
(*) obrigatório apenas para Contrato de Prestação de Serviços.
Condições dos Produtos Excelente – supera os padrões estabelecidos pelas normas técnicas e de fiscalização. Ótima – de acordo com os padrões estabelecidos pelas normas técnicas. Regular – não existem padrões específicos, todavia, os produtos aparentam ter qualidade. Irregular – os produtos não estão de acordo com as normas técnicas e apresentam falhas ou defeitos que não recomendam o uso (*) (*) neste caso tirar foto do produto anexando ao processo, ou pegar amostra certificando o entregador e pegando assinatura de duas testemunhas no local. (No caso de serem produtos alimentícios, envolver em plástico, e acondicionar em freezer, para eventualperícia).
Condições dos Serviços 32
Excelente – supera os padrões estabelecidos pelas normas técnicas e de fiscalização. Ótima – de acordo com os padrões estabelecidos pelas normas técnicas. Regular – não existem padrões específicos, todavia, os produtos aparentam ter qualidade. Irregular – os serviços não estão sendo prestados em conformidade com o desejado pela AdministraçãoPública ou pelos usuários (*) (*) neste caso relatar a situação, por exemplo: falta de pessoal, falta de material, falta de urbanidade no atendimento, etc. Situações não atendidas Os prestadores de serviço da contratada não estão registrados corretamente Os prestadores de serviço da contratada não estão ligados à empresa por meio de contrato de prestação deserviços. Há irregularidade nos pagamentos aos contratados. Não há recolhimento de encargos sobre a prestação de serviços dos contratados. Não estão sendo cumpridas regras básicas trabalhistas (fornecimento de uniforme, pagamento de horasextras, pagamento de adicional de insalubridade, etc. – neste caso especificar detalhar a falta ocorrida). Está ocorrendo terceirização de serviços ou sub contratação não havendo permissão neste sentido nocontrato. Observações Gerais a)Quanto Quanto à necessidade de notificação para regularização de itemapontado: b) Alertas sobre necessidade de prorrogação do contrato, no caso do serviço ou bem ser considerado de qualidade e necessário ao serviço público: c) Alerta sobre a necessidade de se iniciar estudos para nova contratação uma vez que o contratante não está atendendo as necessidades da AdministraçãoPública: d) Alerta sobre necessidade de averiguação de quantitativos para mais ou menos para atender as necessidades do poderpúblico: e) Alerta quanto a necessidade de recomposição do equilíbrio econômico financeiro (neste caso o Departamento Administrativo de cada órgão deverá fazer planilha comparando os preços do mercado na data de contratação, os preços contratados e os preços praticados pelo menos por 03 (três) empresas em face dos mesmos serviços, demonstrando que o preço não está de acordo com o mercado, sendo necessário o ajuste. Informar ainda que o motivo excepcional, não passível de previsão por ocasião da contratação gerou o aumento que impossibilita a regular continuidade docontrato). f) Outros ( relatar por escrito suas observações sobre o cumprimento do contrato, tendo como premissa que a Administração Municipal pretende sempre o melhorserviço/produto).
Conde- PB,___________de _____________ _____________de_____.
33
Anexo - VIII Relatório de Medição de Serviços Serviço em Geral DADOS DO PROCESSO Prestador do serviço:
CNPJ:
Processo:
Contrato/AF: Empenho: Medição nº:
Item
Empenho:
Período da Execução:
Descrição
Valor da Medição:
Local
Data
Total Executado
CROQUI/FOTO
FOTO 01
FOTO 02
Legenda
Legenda
Conde- PB,
/
/
Nome e assinatura do Representante da Contratada
Assinatura do Fiscal PortariaNº
Anexo - IX 34
Relatório de Medição de Serviços de Engenharia DADOS DO PROCESSO Contratado:
CNPJ:
Processo:
Contrato:
Empenho:
Medição nº:
Período da Execução:
Valor da Medição:
Período de Execução:
Obra:
Valor do Contrato:
Quant. ITEM
Serviços Executados
Saldo Anterior:
Medição Atual:
QUANTIDADES EXECUTADAS
VALORES
Prevista No Período (Cronogramade Execução)
Unid. Anterior
No período
FOTO 01
Saldo:
Valor Unit.
No acumulado período
Acumulado
FOTO 02
Legenda
Legenda
Conde- PB
/
/
Assinatura do Fiscal PortariaNº Nome e assinatura do Representante da Contratada
Anexo - X 35
Solicitação de Esclarecimentos e Providências Solicitação nº:
Data:
Processo Nº:
Vigência do Contrato:
Contrato nº:
Contratada:
Nome do Representante da Contratada: (Identificação do contratado), contratado) Pelo presente, concedo-lhe lhe o prazo de ....... (......) dias úteis para a correção de irregularidade e para manifestar-se se a respeito das pendências elencadas abaixo abaixo, sob pena de aplicação de penalidades nos termos do contrato pactuado pactuado:
Pendência:
Referência Contratual (Cláusula/Alínea)
Observações: Conde- PB
Assinatura do Fiscal Portaria nº
36
/
/
Anexo – XIFluxograma de Formalizaçao e Execução dos Contratos(Conforme Contratos Conforme anexo IV da IN 001 SCC/2017)
FORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS DEPTO DE CONTRATOS
REQUISITANTE
PROCURADORIA
COORDENADORIA ADMINISTRATIVA
INÍCIO
Receber o processo
Solicitar indicação do Gestor/Fiscal
Elaborar a Portaria de designação do Gestor/ Gestor Fiscal do Contrato Contrato, colhendo a assinatura da Prefeita
Finalizar o contrato
Há exigência de garantia?
Providenciar a comprovação do recolhimento da garantia e anexar cópia ao contrato
Sim
Não
Sim
Imprimir o contrato em 04 vias
Convocar o fornecedor para assinatura
Colher as assinaturas das partes
Providenciar/entregar ao Providenciar gestor gestor/fiscal do contrato o Livro de Ocorrências, Ocorrências no caso de contratação referente a obras e serviços de engenharia engenharia.
Atualizar Planilha de Controle de contratos
Emitir e juntar o Termo de Aceite de Fiscalização do Contrato assinado pelo fiscal do Contrato e seu respectivo suplente
Gerar a Autorização de Fornecimento ou Ordem de Serviço
2
1/3
1
37
38
ANEXO IV IN SCC nº 001/2017 Continuação
FORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS DEPTO DE CONTRATOS
PROCURADORIA
FISCAL/GESTOR CONTRATO
Acompanhamento da execução do contrato
NOTA 1. O processo de pagamento é um subprocesso deste processo e se dá na Secretaria da Fazenda Fazenda. Para simplificar o fluxo não foi incluído
COORDENADORIA ADMINISTRATIVA
1
Há necessidade de alterar contrato? Sim
Fazer justificativa
Solicitar aditivo de contrato
Documentação correta?
De acordo?
Corrigir pendências
Não
Sim
Sim
Não
Solicitar parecer da procuradoria Não
Sim
Elaborar parecer
Correção pendências
4 NOTA 2. Segue as mesmas observações fei tas na N OTA 1
Solicitar parecer da Controladoria
Continuação do acompanhamento da execução do contrato
3 Finalização da execução do contrato
2/3
FIM
39
NOTA 3. Os subprocessos de Recebimento Pr Provisório ovisór io (pelo fiscal) e Definitiv o (pode ser por com issão), Pagamentos Pagam entos e Devolução das garant ias fazem parte pa rte deste processo Não for am incluídos para processo. simplificar o fluxo fluxo.
ANEXO IV IN SCC nº 001/2017 Continuação...
FORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS CPL
DEPTO DE CONTRATOS
FISCAL/GESTOR CONTRATO
CONTROLADORIA
2
3
Providenciar publicação do extrato do contrato
Analisar aditivo
Correção pendências
Não
Providenciar assinatura do Termo aditivo
Providenciar publicação do extrato do aditivo
Sim
Sim
Tramitar o processo via eletrônica no Portal do Gestor do TCE.
De acordo?
4
3/3
FIM
40
41