Módulo 4

APLICACIONES INFORMÁTICAS DE HOJAS DE CÁLCULO

Aplicaciones informรกticas de hojas de cรกlculo

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Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo

o UNIDAD 13: Trabajo con datos. .................................................................................................... 4 Validación de datos. .................................................................................................................. 5 Esquemas ................................................................................................................................ 10 Creación de tablas o lista de datos ......................................................................................... 14 Ordenación de lista de datos, por uno o varios campos. ........................................................ 22 Uso de filtros ........................................................................................................................... 30 UNIDAD 14: Utilización de las herramientas de revisión y trabajo con libros compartidos. ...... 35 Inserción de comentarios ........................................................................................................ 36 Control de cambios de la hoja de cálculo. .............................................................................. 42 Protección de una hoja de cálculo. ......................................................................................... 45 Protección de un libro. ............................................................................................................ 47 UNIDAD 15: Importación desde otras aplicaciones del paquete ofimático. ............................... 53 Con bases de datos. ................................................................................................................ 54 Con presentaciones. ................................................................................................................ 57 Con documentos de texto. ...................................................................................................... 61 UNIDAD 16: Plantillas y macros .................................................................................................. 67 Creación y uso de plantillas. .................................................................................................... 68 Grabadora de macros. ............................................................................................................. 73 Utilización de macros. ............................................................................................................. 77

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UNIDAD 13: Trabajo con datos.

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En ésta lección profundizaremos un poco más en el trabajo con datos en Microsoft Excel. Empezaremos con algunas herramientas sencillas que presenta la aplicación para validar datos y posteriormente crearemos tablas y formularios para insertar datos en la hoja de cálculo de forma más sencilla para los usuarios.

Además aprenderemos las funciones añadidas de las tablas en Excel y los beneficios que aporta trabajar con ellas.

Validación de datos.

La validación de datos es muy similar al formato condicional que trabajamos en lecciones anteriores. A diferencia del formato condicional, la validación de datos tiene una función muy concreta y es la de validar el contenido de una celda, pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso.

Vamos a trabajar en base a la actividad 1 del módulo 2.

En este caso podemos aplicar la validación de datos. En éste caso el usuario introducirá el valor de las notas de cada una de las asignaturas y Excel calculará la nota media automáticamente. Pero además, podemos definir que Excel valide los datos de cada una de las notas. Es decir, las notas de los exámenes siempre deberá ser un valor numérico comprendido entre 0 y 10. En caso de que el usuario introduzca un valor mayor o menor al rango especificado se le mostrará un mensaje de información.

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Para aplicar una validación a una celda seleccionamos la celda que queremos validar.

Empecemos por la celda B9 que es la que hace referencia a la asignatura “Matematicas”.

Accedemos ahora a la pestaña “Datos” y pulsamos “Validación de datos”.

Nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones.

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En la sección Criterio de validación indicamos la condición para que el datos sea correcto.

Dentro de “Permitir” podemos encontrar: -

Cualquier valor.

-

Número entero.

-

Decimal.

-

Lista.

-

Fecha

-

Hora.

-

Longitud de texto.

-

Personalizada.

Por ejemplo si elegimos Número entero, Excel sólo permitirá números enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un número decimal, se producirá un error. En

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nuestro caso concreto seleccionamos “Decimal” ya que los valores de las notas son valores decimales.

Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con la opción Datos:, donde, por ejemplo, podemos indicar que los valores estén entre 0 y 10 tal y como deseamos en nuestro caso.

En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados válidos para esa celda.

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En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.

Configurada la validación de datos pulsar sobre Aceptar.

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A partir de ese momento, al seleccionar la celda configurada aparecerá el mensaje informativo que hemos establecido para informar al usuario.

Si el usuario al introducir un valor no cumple con los criterios que hemos establecido le aparecerá el siguiente mensaje.

Esquemas Excel nos permite crear esquemas a modo de resumen preciso que refleja los conceptos más importantes o de mayor trascendencia del documento.

Así, un esquema puede ser todos los puntos tratados en el libro.

Antes de crear un esquema es importante tener en cuenta ciertos aspectos: - Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un esquema.

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- En una hoja solo podemos incluir un esquema, para tener más de un esquema sobre los mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja.

Visto estos conceptos vamos a partir del siguiente ejemplo para crear un esquema.

Supongamos ahora que no deseamos ver los datos de ésta forma si no que de forma esquematizada y resumida. Deseamos ver en un principio solo el nombre de las provincias. Y si nosotros lo deseamos ver los datos correspondientes a cada una de las provincias. El resultado sería algo similar a lo que se muestra en la figura.

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Pueden observar que tan solo se ven las provincias y el símbolo “+” a la izquierda. Si se pulsa sobre cada uno de ellos se mostrarán los datos que se encuentran en el interior de cada provincia.

Veamos cómo realizarlo.

Empecemos por los datos de la provincia de Las Palmas. En primer lugar seleccionar el rango de celdas que deseamos esquematizar.

Seleccionado el rango de celdas pulsar sobre la solapa “Datos” y seleccionar la opción “Agrupar”

Tras pulsar en dicha opción se nos preguntará si deseamos agrupar las filas o las columnas.

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En nuestro caso seleccionar “Filas” ya que deseamos esquematizar las filas de la hoja de cálculo.

El resultado será el siguiente.

Pueden observar que pulsando sobre el sigo “-“ que se encuentra a la izquierda se ocultan los datos. Mostrando el trabajo de una forma más esquematizada.

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Para realizar lo mismo pero con la provincia de Santa Cruz de Tenerife basta con repetir los pasos explicados. Mostrándose finalmente la información de forma más esquematizada y viendo el usuario final la información que le interese.

Creación de tablas o lista de datos Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene los nombres de los campos, y las demás filas que componen la tabla contienen datos. En principio sería algo similar a lo que realizamos en la actividad del módulo anterior.

Podríamos plantearnos la siguiente pregunta: ¿Para qué crear una tabla si puedo insertar los datos directamente en las celdas?

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Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información como hemos hecho anteriormente, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda y que no podríamos hacer tal y como hemos hecho en casos anteriores. Por tanto en ciertos casos habrá que decidir si es necesario crear una tabla dentro de Excel o bien trabajar directamente con las celdas.

Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las tablar tenemos: - Ordenar la los registros.

- Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.

- Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.

- Crear un resumen de los datos.

- Aplicar formatos a todos los datos.

En éste aspecto veremos los aspectos fundamentales de las tablas.

Crear una tabla Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos: - Seleccionar “Tabla” en la pestaña “Insertar”.

Aparecerá a continuación un cuadro de diálogo donde deberemos introducir el rango de celdas donde deseamos insertar la tabla.

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Seleccionemos en nuestro caso el rango de celdas A1:F6.

- Al finalizar la selección hacer clic en Aceptar.

Podemos apreciar que al Aceptar y crear la tabla aparece la pestaña “Diseño” correspondiente a la tabla que hemos creado.

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Además, en la hoja de cálculo aparece la tabla que hemos creado en el rango seleccionado.

Modificación de los datos de una tabla o lista.

Para introducir un dato en la lista basta con seleccionar la celda deseada e introducir los datos deseados. En primer lugar vamos a variar los elementos de la primera fila que son los que van a definir cada uno de los campos de la tabla.

Para variar los elementos de la primera fila basta con seleccionar la celda deseada y modificar el nombre a través de la barra de fórmulas.

Rellenemos todos los campos con los datos que se indican en la imagen.

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Para introducir datos en la tabla tenemos dos opciones: introducirlos manualmente o insertarlos a través de un formulario.

Introducir datos manualmente Para introducir datos manualmente basta con seleccionar la celda deseada e introducir los datos a través de teclado.

Introducir datos a través de un formulario Microsoft Excel nos da la opción de introducir datos a través de un formulario. Siendo un proceso para el usuario que debe introducir los datos un proceso mucho más cómodo.

Por defecto, Excel no tiene habilitada la opción de formularios, por tanto debemos habilitar dicha opción para poder trabajar con formularios.

Para habilitarlo seguir los siguientes pasos: -

Ir al botón de Office y acceder a las opciones de Excel.

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Se abrirá una ventana con las opciones de Excel.

-

Pulsar sobre “Personalizar”

-

En el apartado “Comandos disponibles en:” desplegar la lista y seleccionar “Todos los comandos”.

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-

En el listado que se muestra a continuación se muestran todos los comandos que se pueden añadir en Excel. En nuestro caso concreto seleccionar “Formulario..”.

Seguidamente pulsar sobre “Agregar” y para finalizar pulsar “Aceptar”.

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En ese momento aparecerá un nuevo icono junto al botón de office que será el formulario.

Si deseamos insertar datos a través del formulario debemos colocarnos en la primera celda de la fila donde deseemos insertar los datos.

Situados en la celda pulsar sobre el icono “formulario” que hemos insertado.

En ese momento aparecerá una nueva ventana con un formulario con los campos que hemos definido. Pudiendo completar los campos desde dicho formulario.

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Para insertar los datos en la tabla basta con pulsar “Nuevo”. En ese momento podremos introducir más datos en la tabla o bien cerrar el formulario si hemos terminado pulsando sobre “Cerrar”.

Ordenación de lista de datos, por uno o varios campos.

Una de las ventajas que presenta la realización de tablas en Excel es la posibilidad de ordenar los elementos de la tabla según el criterio que definamos.

Para una mejor comprensión de éste apartado se recomienda completar los campos de la tabla anterior con los siguientes datos.

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Ordenación de la lista de datos por un campo.

Supongamos que deseamos ordenar alfabéticamente la lista a partir del campo “Nombre”. Para ello debemos pulsar sobre el icono que se muestra junto al campo deseado para que se despliegue la lista de opciones.

Pueden observar cómo podemos ordenar de la A a la Z o al revés. En nuestro pulsamos sobre la opción “Ordenar de A a Z”.

Tras pulsar pueden observar como la lista queda ordenada alfabéticamente por el campo nombre.

Además pueden observar que el resto de datos se organizan respetando la organización que hemos establecido.

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Supongamos ahora que deseamos ordenar de forma ascendente según la edad de la persona. Para ello pulsar sobre el icono que aparece junto al campo “Edad” para que se despliegue la lista de opciones.

En nuestro caso pulsar sobre “Ordenar de menor a mayor” y pueden ver como se ordena la lista en función del criterio que hemos establecido.

Ordenación de la lista de datos por varios campos.

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Supongamos ahora que deseamos ordenar la tabla en función de dos criterios a la vez: en primer lugar por el campo “Provincia” y en segundo lugar por el campo “Deuda”. El campo “Provincia” lo ordenaremos de la Z a la A y el campo “Deuda” de menor a mayor.

Veamos cómo realizar dicha ordenación.

Situarse sobre cualquier celda de la tabla que hemos creado y pulsar sobre “Ordenar y Filtrar” que se encuentra en la pestaña “Inicio”.

En la lista que se despliega pulsar sobre “Orden personalizado”.

A continuación se abrirá una ventana como la que se muestra en la figura donde deberemos introducir los criterios de ordenación.

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Para introducir un criterio de ordenación pulsar sobre “Agregar nivel”.

En la lista que aparece más abajo se muestran los criterios que debemos definir para la primera ordenación.

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En el primer recuadro debemos elegir la columna por la que deseamos realizar la ordenación.

En el siguiente recuadro debemos seleccionar el tipo de ordenación que deseamos realizar.

Para finalizar en el último recuadro debemos seleccionar el criterio de ordenación.

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Explicado esto definamos la ordenación que comentamos al comienzo de éste apartado. Ordenemos la tabla de la Z a la A a partir del campo “Provincia”.

Si deseamos insertar otro criterio de ordenación pulsar nuevamente sobre “Agregar nivel”. En nuestro caso debemos hacerlo ya que deseamos ordenar por el campo “Deuda” de menor a mayor. Quedando el listado de la siguiente forma.

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Comprendamos los criterios establecidos: Excel en primer lugar ordenará la tabla por el campo “Provincia” con el criterio seleccionado y posteriormente ordenará la tabla por el campo “Deuda”. Si deseamos modificar el orden de los elementos que hemos introducido para la ordenación basta con utilizar las flechas que se indican en la siguiente figura.

Comprendido este apartado pulsar sobre “Aceptar”. Podemos apreciar cómo la tabla queda ordenada con los criterios definidos.

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Uso de filtros Además de ordenar las tablas por los criterios que establezca el usuario, Excel permite utilizar filtros con el fin de hacer búsquedas de forma más rápida.

Supongamos que tenemos una tabla con gran cantidad de datos. Imagínense que la tabla que hemos creado en el punto anterior tuviese 3000 personas distintas, todas ellas pertenecientes a países distintos. Si quisiésemos buscar sólo a las personas que son de España viendo el campo ”País” en un primer momento podríamos realizar una ordenación como hicimos anteriormente, pero al haber tantos datos en la tabla puede que sea un poco incómodo identificar los datos que deseamos. Es por ello que utilizando las opciones de filtrado que presenta Excel podemos filtrar de la forma que deseemos y ver los datos que nos interesan. En éste caso las personas que son de “España”.

Utilicemos el ejemplo anterior para explicar el funcionamiento de los filtros.

Para introducir un filtro haga clic en la solapa de inicio

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Y en el área de Modificar pulse el botón Ordenar y filtrar Al pulsar sobre el botón se le desplegará un conjunto de opciones. Pulse en filtro

Suponga el siguiente caso que le detallamos a continuación.

Requiere de la tabla aquellas personas cuya Provincia sea Córdoba.

En la cabecera donde esta Provincia pulse en la flecha descendente y se le mostrará las siguiente opciones.

Como lo que requiere es aquellas personas que su provincia sea Córdoba desmarque resto de provincias.

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Pulse aceptar.

Observe que los datos que no cumplan la condición de ser de la provincia de Córdoba quedan ocultos.

Si mira con más detenimiento en la columna de Provincia le aparecerá una imagen de un filtro indicándole que por esa columna se está filtrando la información.

Excel permite filtrar por varias columnas a la vez.

Ahora imagine que además de ser la persona de la provincia de Córdoba requiere que sean de país España. Entonces pulse en la flecha de la columna país

.

Desmarque país Venezuela.

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Pulse aceptar.

Ahora Excel le mostrará las personas cuyo país sea España y su provincia sea Córdoba.

Quitar filtro.

Cuando se crean filtros la información como hemos visto va ocultándose pero eso no significa que no podamos volver al estado inicial de cuando empezamos a filtrar.

Para quitar los filtros introducidos haga clic en la solapa de inicio.

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Y en el área de Modificar pulse el botón Ordenar y filtrar Al pulsar sobre el botón se le desplegará un conjunto de opciones. Pulse en Borrar.

Recuperamos de esta manera todos los datos.

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UNIDAD 14: Utilizaci贸n de las herramientas de revisi贸n y trabajo con libros compartidos.

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Excel permite revisar los trabajos en las hojas de cálculo a través de diversas herramientas. Por ejemplo podemos utilizar herramientas para que Excel nos informe de cuándo se ha realizado un cambio en una celda determinado y quién ha hecho el cambio. Además nos puede informar qué tipo de cambio se ha realizado.

También presenta ciertas herramientas para compartir los libros con otros usuarios que pertenezcan a la misma red de trabajo o compartan un puesto de trabajo para que puedan trabajar en un mismo archivo.

De éste último punto, la compartición de un libro, surge un aspecto bastante importante que trataremos en ésta unidad: la seguridad. Aprenderemos a hacer nuestro archivos más seguros para que usuarios externos no puedan modificar celdas, hojas de cálculos o libros.

Inserción de comentarios En Microsoft Excel tenemos la oportunidad de insertar comentarios aclaratorios en las celdas que deseemos. Este comentario se mostrará como una pequeña ventana emergente donde aportará información al usuario que esté trabajando con la hoja de cálculo. Veamos un ejemplo.

Pueden observar cómo a la hora de posicionarse encima de la celda aparece un mensaje aclaratorio. Veamos cómo crear éste tipo de mensajes.

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Para crear comentarios en una celda determinada vamos a seguir los siguientes pasos: -

En primer lugar seleccionar la celda donde deseamos insertar el comentario y pulsar con el botón derecho sobre ella.

-

Hacer clic sobre “Insertar comentario”. En ese momento aparecerá un cuadro de diálogo junto a la celda donde podremos escribir el contenido del mensaje que deseemos.

Modificar formato del comentario Para modificar el formato del comentario de una celda hacer clic con el botón derecho sobre la celda que tiene un comentario añadido y seleccionar “Modificar comentario”

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Al pulsar sobre dicha opción el recuadro donde se incluye el comentario queda marcado. En ese momento podemos modificar tanto el contenido del comentario como el formato.

Para modificar el formato situarnos con el puntero del ratón sobre el borde del recuadro que contiene el comentario.

Hacer clic con el botón derecho del ratón en dicha zona. En la lista que se despliega seleccionar “Formato de comentario”.

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Aparecerá una nueva ventana como la que se muestra a continuación.

En dicha ventana podemos variar la fuente del texto, la alineación, colores y líneas del recuadro, el tamaño del recuadro, las propiedades y los márgenes a través de las solapas que aparecen en la parte superior de la ventana.

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A modo de ejemplo vamos a variar el color y el grosor de las líneas del recuadro que almacena el comentario con el fin de destacarlo un poco más. Para ello acudimos a la solapa “Colores y líneas”.

Aquí podemos variar tanto el color de relleno del cuadro que contiene el comentario como las líneas que delimitan dicho recuadro.

Vamos a variar el color de relleno del recuadro. Para ello pulsar sobre el icono con un triángulo hacia abajo para seleccionar un color.

Seleccionar un color.

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Además podemos variar la transparencia del color con la opción “Transparencia”.

Vamos a establecer una transparencia del 50%

En el apartado “Línea” podemos variar: color, grosor, tipo de línea y el estilo a través de las opciones que se nos presentan.

Elegido todos los parámetros pulsar sobre “Aceptar”. Para ver los cambios que hemos realizado basta con colocarse sobre la celda para ver el aspecto final del comentario.

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Control de cambios de la hoja de cálculo.

Excel viene provisto con una herramienta que nos permite controlar los cambios que vamos haciendo en una hoja de cálculo. Es decir, un registro de los distintos cambios que hemos ido efectuando en cada una de las celdas con la intención de informarnos qué dato había anteriormente en una celda determinada y conocer los cambios efectuados.

Esta funcionalidad existe para los libros compartidos, pero podemos aplicarla también a libros no compartidos tal y como veremos en éste apartado.

Esta herramienta no es más que un comentario informativo que nos indica los cambios realizados en una celda. Para ejemplificarlo vamos a tomar el siguiente ejemplo.

En éste ejemplo se muestra el presupuesto disponible para cada uno de los departamentos de una empresa y el gasto que lleva cada uno de los departamentos. La columna “Gasto” irá variando a medida que cada uno de los departamentos realice mayor gastos.

Supongamos que queremos que en dichas celdas se nos informe de los cambios en dicha columna cuando un usuario realice algún cambio tal y como se muestra en la siguiente imagen.

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Observen como la celda C2 anteriormente tenía el valor 289 y ahora 500. Al producirse un cambio vemos como Excel nos informa a través de un comentario el usuario que ha realizado el cambio, la fecha exacta en la que la realizó y el cambio realizado.

Veamos paso a paso como activar el control de cambios en una hoja de cálculo.

Para activar el control de cambios en una hoja de cálculo ir a la pestaña “Revisar”, seleccionar “Control de cambios” y seleccionar nuevamente “Resaltar cambios…”

Se abrirá una nueva ventana con las opciones para resaltar los cambios en la hoja de cálculo.

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En la opción “Cuándo” podemos seleccionar a partir de cuándo queremos que nos informe de los cambios realizados. Incluso podemos definir una fecha establecida por nosotros mismos con la opción “Desde la fecha…”

En la opción “Quién” podemos seleccionar los usuarios que deseamos ver cuando realicen una modificación en la hoja de cálculo. Es muy útil en el caso de libros compartidos.

En la opción “Dónde” podemos seleccionar si queremos que nos informe de los cambios realizados en la hoja de cálculo, en una celda determinada o en un rango de celdas. En nuestro caso solo vamos a seleccionar una celda.

Para finalizar pulsar “Aceptar”. Nos pedirá guardar los cambios del libro.

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Ahora si modifican el valor de la celda C2. Cuando pasen por encima de dicha celda les informará del cambio que se ha realizado.

Protección de una hoja de cálculo.

Entre sus opciones, Excel cuenta con la posibilidad de proteger las hojas de cálculo con la finalidad de que otros usuarios no puedan modificar los datos. Además podemos establecer qué acciones pueden realizar ante la hoja protegida.

Para que los datos existentes en una determinada hoja del libro de cálculo queden protegidos en su totalidad y así nadie pueda realizar cambios sobre ellos, simplemente pueda consultarlos pero sin realizar modificaciones debemos seguir los siguientes pasos: Pulsar en la pestaña “Revisar”, en la zona superior, después dentro del grupo Cambios pulsa en “Proteger hoja”.

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Se abrirá una ventana nueva. En primer lugar deberemos escribir una contraseña para poder desbloquear la hoja. Seguidamente se muestra una lista de permisos que serán las acciones que pueden realizar los usuarios que no tengan la contraseña. Por defecto están seleccionadas las opciones para que los usuarios solo puedan ver los datos sin poder realizar ninguna modificación.

Para finalizar pulsar sobre “Aceptar”. Se abrirá otra ventana solicitándoles que inserten nuevamente la contraseña para confirmarla.

Introducir la contraseña nuevamente y pulsar sobre “Aceptar”.

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Si prueban a introducir datos en la hoja verán que les aparecerá un mensaje indicándoles que la hoja es de solo lectura y que no puedes modificarla.

· Para desproteger la hoja basta con pulsar en el icono Desproteger hoja.

Deberán introducir la contraseña establecida para desbloquear la hoja y ya podrán modificar los datos.

Protección de un libro.

En el caso anterior protegimos una hoja de cálculo, pero puede ocurrir que nos interese proteger el libro entero. Para proteger el libro entero seleccionar “Proteger libro” en la solapa “Revisar”.

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Al pulsar se abrirá una nueva ventana donde debemos seleccionar las partes a bloquear. Además se solicita una contraseña para un futuro desbloqueo del libro.

Tras pulsar “Aceptar” se nos pedirá que confirmemos nuevamente la contraseña. Tras realizar éste paso pueden comprobar que no pueden modificar los datos de cualquier hoja del libro.

Para volver a desbloquear el libro basta con seleccionar “Desproteger libro” e introducir la contraseña.

Libros compartidos.

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En el mundo laboral es muy importante poder trabajar varios usuarios simultáneamente sobre el mismo libro de Excel, es decir, compartir un libro de Excel.

Sin duda esta utilidad gana fuerza cuando diferentes personas necesitan trabajar al mismo tiempo sobre un mismo libro, que suele estar en una ubicación en la red compartida de trabajo.

Los pasos para emplear esta herramienta, que tiene algunas limitaciones, como veremos a continuación, son: -

Acceder a la pestaña “Revisar” y seleccionar “Compartir libro”. Esto nos abrirá la ventana diálogo siguiente:

Marcar la opción “Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros”.

Seleccionada dicha opción podemos acudir a la pestaña “Uso avanzado”.

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Tras “Aceptar” nos pedirá guardar el documento. Una vez completado este paso, podemos ver en la barra superior el nombre del fichero y entre corchetes la notación '[Compartido]'.

Esta herramienta presenta algunos inconvenientes. Y es que algunas de las funcionalidades que se describirán a continuación no son compatibles con dicha opción de compartir el libro. Si queremos incluir alguna de las características del siguiente listado que se detalla a continuación, deberemos agregarlas antes de guardar el libro como un libro compartido, ya que no podremos realizar cambios en éstas después de compartir el libro: -

Agregar o cambiar formatos condicionales.

-

Agregar o cambiar la validación de datos.

-

Agrupar o esquematizar datos.

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-

Asignar, cambiar o quitar contraseñas.

-

Combinar celdas o dividir celdas combinadas.

-

Crear o cambiar gráficos o informes de gráfico dinámico.

-

Crear tablas de datos.

-

Eliminar hojas de cálculo.

-

Insertar o cambiar imágenes u otros objetos.

-

Proteger o desproteger hojas de cálculo o el libro.

-

Usar un formulario de datos para agregar nuevos datos.

Cualquier usuario que esté compartiendo el libro podrá, desde la pestaña “Revisar” y pulsando sobre “Compartir libro”, acceder y ver qué usuarios están trabajando sobre él.

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En el ejemplo tan solo aparece un usuario ya que es el único que está trabajando actualmente con el libro.

Si se desea expulsar a algún usuario basta con seleccionarlo en la lista y pulsar sobre “Quitar usuario”.

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UNIDAD 15: Importaci贸n desde otras aplicaciones del paquete ofim谩tico.

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Una de las funciones que hacen una de las mejores herramientas para trabajar con Microsoft Excel es la compatibilidad con otras aplicaciones ofimáticas. Tenemos la posibilidad de importar otros documentos con otros formatos totalmente distintos para integrarlos en nuestros trabajos.

En éste capítulo aprenderemos a importar documentos desde otras aplicaciones ofimáticas.

En el apartado “Recursos” de la plataforma tienen una serie de archivos con los que iremos trabajando a medida que avancemos en la lección, por tanto es aconsejable que los descarguen para una mejor comprensión de los conceptos.

Con bases de datos.

Microsoft Office presenta una aplicación específica para trabajar con bases de datos.

Dicha aplicación se llama Microsoft Access.

El importar desde Access a Excel es una propiedad interesante que se puede realizar con la finalidad de llevar a cabo cálculos y aplicar otra serie de utilidades de la hoja de cálculo Excel como por ejemplo gráficos.

En éste capítulo utilizaremos el archivo “Ventas.mdb” para ejemplificar los pasos a seguir.

Para importar datos de una base de datos debemos seguir los siguientes pasos: En primer lugar acudir a la pestaña “Datos”, en el apartado “Obtener datos externos” seleccionar la opción “Desde Access”

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A continuación se les presentará un cuadro de diálogo donde tendremos que buscar el archivo que deseamos importar. En éste caso es una base de datos creada previamente en Microsoft Access cuyo nombre es “Ventas.mdb”.

Localizado el archivo pulsar sobre “Aceptar”.

Seguidamente se mostrará una ventana como la siguiente.

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En ésta ventana se muestran todas las bases de datos que se encuentran en la base de datos creada en Microsoft Access.

Para exportar una base de datos deberemos elegirla en dicho listado y pulsar “Aceptar”. En nuestro caso vamos a seleccionar la base de datos “Ventas Vendedores ordenadas por fechas”.

Para finalizar se mostrará una ventana donde deberemos definir cómo deseamos ver los datos en la hoja de cálculo y dónde deseamos situar los datos.

Por defecto aparecen marcadas las opciones de ver los datos en forma de tabla y que dichos datos los coloque a partir de la celda A1. Obviamente podemos variar ambos parámetros a través de dicha ventana diálogo.

Para finalizar pulsar sobre “Aceptar” y tendremos los datos de la base de datos en una hoja de cálculo de Microsoft Excel.

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A partir de aquí podemos trabajar con herramientas que no disponemos en Access como comentamos anteriormente.

Con presentaciones.

La siguiente importación que vamos a realizar va a ser con presentaciones multimedia.

Una de las aplicaciones más utilizadas para realizar presentaciones multimedia es Microsoft PowerPoint.

Excel también permite incorporar presentaciones PowerPoint a las hojas de cálculo con la finalidad de mostrar las diapositivas en una hoja de cálculo. La presentación se verá como una imagen y al hacer doble clic sobre ella se abrirá la presentación en pantalla completa.

Veamos los pasos a seguir para incorporar las presentaciones a nuestras hojas de cálculo. En éste caso trabajaremos con el archivo “Diapositiva de prueba”.

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En primer lugar acudir a la pestaña “Insertar” y en la categoría “Texto” seleccionar la opción “Objeto”.

Se abrirá una nueva ventana como la que se muestra en la siguiente imagen.

Pueden apreciar que en la parte superior tenemos dos pestañas: Crear nuevo y Crear de un archivo.

Con la primera opción podemos crear un archivo con formato que deseemos eligiéndolo de la lista “Tipo de objeto”. En cambio con la segunda opción insertaremos un archivo ya creado.

En nuestro caso elegiremos la segunda opción ya que deseamos importar un archivo de PowerPoint ya creado previamente.

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Para seleccionar el archivo que deseamos importar pulsar sobre “Examinar”. Se abrirá una nueva ventana donde debemos seleccionar el archivo que deseemos importar, en nuestro caso “Diapositiva de prueba”.

Encontrado el archivo pulsar sobre “Aceptar”.

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Pueden observar que Excel ha tomado la ruta de ubicación del archivo que le hemos indicado.

Para finalizar pulsar “Aceptar” y podrán ver en formato de imagen la primera diapositiva de la presentación.

Si se desea ver la presentación completa basta con hacer doble clic sobre la imagen y se abrirá la presentación a pantalla completa.

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Puede ocurrir que la imagen que se muestra en la hoja de cálculo de la diapositiva sea demasiado grande. Evidentemente podemos reducir el tamaño de la imagen situando el puntero del ratón en cualquiera de sus esquinas y desplazándola hacia el interior.

Con documentos de texto.

Antes de continuar con éste apartado debemos tener en cuenta la diferencia entre texto plano y texto con formato: Un archivo de texto plano es un archivo compuesto únicamente por texto sin formato, sólo caracteres. Es decir, no aceptan formatos: negritas, subrayado, cursivas, tamaño, etc. Ni tipos de letra.

En cambio los textos con formato son archivos compuestos por textos con formatos. A través de los editores de texto podemos dar formato al texto y cambiar el tipo de letra.

Este tipo de texto es el que se consigue trabajando con el editor de texto Microsoft Word entre otros.

Conocidas las diferencias vamos a importar documentos de texto plano ya que los textos con formatos presentan problemas a la hora de importarlos a Excel.

Los archivos de texto plano tiene el formato “.txt”. Descargar el archivo “Texto plano.txt” del apartado “Recursos” para comprender la lección.

Para importar el archivo a Excel vamos a seguir los siguientes pasos:

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- Acceder a la pestaña Datos y seleccionar “Desde texto”.

Nos aparece un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo a importar.

Buscar el archivo y seleccionar “Importar”.

Una vez seleccionado el archivo de texto aparecerá un asistente que nos guiará en tres pasos para importar texto.

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Paso 1:

En la primera ventana del asistente aparecen varias opciones: 

Podemos indicar si el texto importado tiene los Campos delimitados o de ancho fijo para que Excel sepa dónde empieza un campo y dónde acaba. Observen que seleccionando la opción “Delimitados” Excel es capaz de interpretar bien los datos. Muestra de ello es el resultado que podemos ver en la vista previa del archivo en la parte baja de dicha ventana.



Podemos indicar a partir de qué fila queremos importar por si queremos descartar títulos, por ejemplo. En la vista previa del archivo podemos apreciar que a la izquierda de cada palabra hay un número. Cada número corresponde con una fila. Con ésta fila podemos obviar algunas filas si así lo deseamos.

Pulsamos sobre “Siguiente”.

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Paso 2:

En la segunda pantalla del asistente podemos elegir los separadores de los datos que se encuentran el archivo de texto plano.

Por defecto viene marcado el separador de Tabulación. Con ésta opción Excel colocará cada dato en una celda distinta.

Si deseamos utilizar la opción “Espacio” (en éste caso si en una misma línea hay varias palabras, como es el caso de “Recursos humanos”, colocará cada palabra en una celda de la misma fila) es conveniente marcar la opción “Considerar separadores consecutivos como uno solo” para que no incluya más columnas de las debidas producidos por un uso excesivo de espacios para darle cierta estética al texto.

Paso 3: En ésta última ventana indicaremos qué tipo de formato tienen los datos a exportar.

En éste caso sabemos que son datos de texto. Por tanto seleccionamos la opción “Texto”.

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En el botón “Avanzadas” podemos completar ciertas características para los números como los separadores de decimales y millares y la posición del signo en los negativos.

Configurado todos los parámetros para la importación pulsar sobre “Finalizar”.

A continuación Excel nos preguntará a partir de qué celda deseamos insertar los datos que vamos a importar. También tenemos la opción de importar los datos en una nueva hoja de cálculo.

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Tras pulsar aceptar se insertarรกn los datos con la configuraciรณn que hemos establecido.

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UNIDAD 16: Plantillas y macros

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Excel ofrece la posibilidad de crear plantillas y macros con el fin de optimizar el trabajo de los usuarios que utilizan la aplicación.

Al finalizar la lección los alumnos sabrán qué son las plantillas y los macros y sabrán además aplicarlos en las hojas de cálculo.

Creación y uso de plantillas.

Supongamos que en nuestro trabajo o en nuestras labores fuera del trabajo realizamos un trabajo con Excel de forma periódica: diaria, semanal, mensual, trimestral… Sería bastante tedioso cada vez que vamos a realizar dicho trabajo en Excel tener que estar creando tablas, insertando textos, dar aspectos a las filas y a las columnas, configurar celdas para que hagan cálculos de forma automática…

Lo ideal sería crear una plantilla que estuviese siempre configurada y que cada vez que tengamos que realizar dicha tarea sea tan solo abrir la plantilla e insertar los datos.

Excel dispone de una herramienta para crear plantillas personalizadas. En éste capítulo veremos cómo crearlas.

Supongamos que trabajamos en una empresa y que todos los meses debemos rellenar una tabla donde especificar el nombre de nuestros trabajadores, el día que acudió al trabajo, la hora de entrada, la de salida y calcular cuántas horas ha trabajado ese día cada trabajador. El resultado sería similar al siguiente.

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La columna “Horas totales” está configurada para que calcule automáticamente las horas trabajadas.

Como comentamos anteriormente, si esta labor la realizamos a diario puede ser bastante tedioso estar todos los días creando la tabla y configurándola. Es por ello que crearemos una plantilla.

Para crear una plantilla crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que serán comunes a todos los libros de trabajo creados a partir de esta plantilla. En nuestro caso que estamos tratando sería algo similar a lo que se muestra en la siguiente imagen.

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Además habría que configurar la columna “Horas Totales” para que realice la resta de: “Hora de salida” – “Hora de entrada” como hemos explicado en lecciones anteriores.

Además de dar formatos a cada una de las celdas.

Creado todos los datos comunes vamos a almacenarlo como plantilla. Para ello ir al botón Office y seleccionar “Guardar como…”

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Tras pulsar en dicha opciรณn se nos abrirรก una ventana de diรกlogo donde debemos especificar el nombre de la plantilla y especificar claramente a Excel que lo que vamos a almacenar es una plantilla y no un documento.

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Automáticamente Excel acudirá a la carpeta específica donde se almacenan las plantillas. Para finalizar pulsar sobre “Guardar”.

Ya hemos creado la plantilla. La siguiente vez que deseemos utilizar la plantilla para crear un documento debemos abrir Excel, acudir al botón Office y seleccionar “Nuevo”.

A continuación seleccionar la opción “Mis plantillas” que aparece en el listado de la izquierda.

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Se abrirá una nueva ventana donde aparecerán todas las plantillas que hemos creado (en nuestro caso una).

Seleccionar la plantilla y pulsar sobre “Aceptar”. Ya tendremos nuestra plantilla disponible y configurada para trabajar con ella.

Grabadora de macros.

En este apartado estudiaremos qué son las Macros, en qué nos pueden ayudar y cómo crear macros automáticamente. Esta unidad tratará de manera muy sencilla el

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tema de macros sin entrar en profundidad con el lenguaje de programación utilizado ya que esto sale de los objetivos del curso y nos llevaría mucho tiempo. ¿Qué son los macros?

Cuando trabajamos con un libro de Excel personalizado, por ejemplo en el caso que hemos creado en el apartado anterior, hemos creado una plantilla que puede ahorrarnos mucho trabajo. Pero nuevamente a la hora de introducir los datos de los trabajadores diariamente podemos perder bastante tiempo si empezamos a dar estilos a las celdas, formatos…

Con la opción de macros que nos ofrece Excel lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, añadiendo por ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice todas esas tareas.

Vamos a crear un macro. Supongamos que en la plantilla que creamos anteriormente hemos aplicado formatos y rellenos de celdas.

Si deseamos quitar los rellenos de celdas y los datos podemos estar cierto tiempo para realizar la tarea. Por ello crearemos un macro que automatice estas tareas.

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Para crear un macro acudir a la pestaña “Vista” y seleccionar la opción “Macros”. Se abrirá una lista desplegable donde debemos seleccionar “Grabar macro…”

Se abrirá una nueva ventana como la que se muestra a continuación

En primer lugar debemos dar un nombre a la macro (no está permitido insertar espacios en blanco).

Podemos asignarle un método abreviado mediante la combinación de las teclas CTRL + "una tecla del teclado". El problema está en encontrar una combinación que no utilice Excel.

En “Guardar macro en:” podemos seleccionar guardar la macro en: el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro.

En “Descripción:” podemos escribir un pequeño comentario que describa las funciones que se van a realizar con la finalidad de saber qué hace la macro en un futuro.

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Tras pulsar “Aceptar” comenzará la grabación de las acciones. En nuestro caso vamos a quitarle el relleno a las celdas y eliminar los datos. Para ello empecemos eliminando el relleno de las celdas: Seleccionarlas y quitarles dicha propiedad.

Seguidamente seleccionar todas las celdas de la tabla y pulsar suprimir.

Para finalizar la grabación de la macro volvemos a la pestaña “Vista”, a la opción “Macro” y en éste caso “Detener grabación”.

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Ya hemos grabado las acciones para que se ejecuten automáticamente.

Utilización de macros.

En el punto anterior hemos creado un macro, en éste apartado vamos a ejecutarlo.

Para ejecutarlo vamos a llenar algunas celdas con datos y con rellenos.

Para ejecutar las acciones que almacenamos en la macro que creamos acudir a la pestaña “Vista” y seleccionar “Macro”. En concreto la opción “Ver macros”.

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Se abrirá una nueva ventana con los macros existentes en forma de listado.

Para ejecutarlo seleccionarlo en la lista y pulsar sobre “Ejecutar”. Podrán apreciar que las acciones que grabamos en el apartado anterior se ejecutan.

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