Gentofte Ejendomme har fundet den optimale kontrakthåndteringsmodel

GENTOFTE EJENDOMME HAR FUNDET

DEN OPTIMALE KONTRAKTHÅNDTERINGSMODEL

Gentofte Ejendomme har udviklet en kontrakthåndteringsmodel, der optimerer udbudsproces og serviceaftaler. Der tages ikke kun hensyn til pris, men i høj grad lokale kontraktbrugeres ønsker og behov til kvaliteten samt administrationen, driften og fremtidige udbud.

TEKST /

MIKAEL ESMANN

Ledelseskonsulent, Gentofte Ejendomme Tidligere har ansvaret for service- og vedligeholdelseskontrakter ligget hos de enkelte tekniske servicemedarbejdere (TSM). Denne placering var oplagt, ud fra en idé om, at man lokalt bedst vidste og havde fornemmelse for, hvilke servicebehov, der var på den enkelte ejendom. Gentofte Ejendomme (GE), som varetager kommunens servicekontrakter, erfarede dog, at der var en række uhensigtsmæssigheder ved denne løsning, da der ofte opstod complianceproblemer ift. kommunens udbuds- og indkøbsstrategi. De mange servicekontrakter medførte derudover en udfordring med at skabe overblik over økonomien på tværs, og der gik meget tid med at indgå aftaler ude på ejendommene.

LØSNING AF DILEMMAER

Dette dilemma ville Chef for Gentofte Ejendomme, Claus Roikjer, gerne gøre op med og finde en organisatorisk løsning på. -Vi var i nogle tilfælde bundet af servicekontrakter, der selvfølgelig tog tilstrækkeligt hensyn til pris og kvalitet i det, som kontrakterne omfattede. Udfordringen var, at vi havde flere servicekontrakter, der dækkede de samme serviceområder. Dette resulterede

nemt i et utilfredsstillende overblik over den samlede økonomi. Derfor valgte jeg at placere det ansvarsområde centralt i Gentofte Ejendomme.

Der fulgte nogle udfordringer med, da ejendomsafdelingen gennemførte denne øvelse. På den ene side handlede det om hele tiden at holde sig opdateret med et lokalt detail-kendskab til forskellige kontraktområder - dvs. få indhentet erfaringer fra TSM’erne om, hvordan kontrakterne kunne bruges.

Ved at lade TSM’erne indgå aftalerne sikrede man, at den enkelte TSM’ers præferencer blev opfyldt alle steder. For at tage højde for det behov i det nye centraliserede kontraktstyrings-setup sørgede GE for et tæt samarbejde fra starten af processen på tværs, hvor udbudsafdelingen og driften skaber udbuddene i fællesskab. På den måde bevarer vi hele tiden fokus på både compliance og på at opfylde TSM’ernes ønsker og behov.

GOVERNANCESTRUKTUR OG SKABELON

Tobias Øhrgaard Laursen, Kontraktspecialist og projektleder, Gentofte Ejendomme, siger: -Overordnet var der et behov for at formulere en governancestruktur, der favnede bredt. Denne struktur skulle omfatte fire områder. For det første, skulle det give et samlet overblik over alle ejendomsafdelingens servicekontrakter og samtidig tilgodese den kommunale indkøbspolitik. For det andet, skulle overblikket gøre GE i stand til løbende at opdatere detailkendskabet til de forskellige kontraktområder.

Udfordringen var, at vi havde flere servicekontrakter, der dækkede de samme serviceområder. Dette resulterede nemt i et utilfredsstillende overblik over den samlede økonomi

- Claus Roikjer

”Indtil videre ser vi lovende resultater for vores nye model, og jeg forventer væsentligt større besparelser, når vi har fået rullet kontrakthåndteringsmodellen helt ud.” Chef for Gentofte Ejendomme; Claus Roikjer

GENTOFTE EJENDOMME HAR FUNDET KONTRAKTHÅNDTERINGSMODEL

Kravspecifikationer blev formuleret på baggrund af vores samlede kendskab til fordyrende delelementer i nuværende servicekontrakter og brugt til at imødegå disse udgifter

- Tobias Øhrgaard Laursen

For det tredje, skulle det give et samlet overblik over kontraktperioder, og sidst ville vi minimere udgifterne på fremtidige servicekontrakter.

Mens governancestrukturen blev implementeret, arbejdede vi også på at finde en metode til at reducere fremtidige serviceudgifter. Derfor formulerede vi en skabelon til tekniske kravspecifikationer til brug ved fremtidige etableringer på f.eks. fedtudskillere og andre tekniske installationer. Disse kravspecifikationer blev formuleret på baggrund af vores samlede kendskab til fordyrende delelementer i nuværende servicekontrakter og brugt til at imødegå disse udgifter. Som eksempel beskriver vi en minimumskvalitet på et anlæg, en max-afstand fra vej til en brønd, forberedelse for tilslutning af CTS mv. Alt sammen for at sikre en ensartet og driftsbar kvalitet på vores udstyr og anlæg.

LØSNINGSMODEL

Konkrete dokumenter: 1. Contract Governance-dokumentet beskriver, hvordan udbudsproces og drift skal styres og giver et overblik over opgave- og rollefordeling internt i GE ifm. udarbejdelse og håndtering af servicekontrakterne. 2. Contract Management Manualen beskriver i detaljer, hvordan servicekontrakter bydes ud, indgås og driftes, samt hvad de skal indeholde. 3. Kontrakt Drejebogen bruges af TSM’erne og beskriver de vigtigste operationelle elementer fra kontrakten f.eks. leverandør, serviceinterval, krav til modtager af leverancen samt enhedspriser, fordi det er TSM’eren, der har den daglige drift af kontrakten og kontakt til leverandørerne. 4. Beskrivelse af Tekniske kravspecifikationer. I det omfang det er relevant for kontraktområdet, indeholder dette dokument en teknisk kravspecifikation, som byggeafdelingen skal bruge til at orientere sig i ift., hvilke krav der stilles til etablering og ændring af tekniske anlæg. Dokumentet indeholder information om projektering, etablering og vedligehold.

”Overordnet var der et behov for at formulere en governancestruktur, der favnede bredt. Denne struktur skulle omfatte fire områder. For det første, skulle det give et samlet overblik over alle ejendomsafdelingens servicekontrakter og samtidig tilgodese den kommunale indkøbspolitik. For det andet, skulle overblikket gøre GE i stand til løbende at opdatere detailkendskabet til de forskellige kontraktområder. For det tredje, skulle det give et samlet overblik over kontraktperioder, og sidst ville vi minimere udgifterne på fremtidige servicekontrakter.” Kontraktspecialist, Tobias Øhrgaard Laursen, Gentofte Ejendomme

TVÆRGÅENDE SAMARBEJDE

For at sikre at udbudsafdelingen (UKK), som ikke er en del af ejendomsafdelingen, forstår behovene i driften, er der etableret et tværgående samarbejde mellem UKK, ejendomsafdelingen og en gruppe TSM’ere. Her bliver der indsamlet gode og dårlige erfaringer, ønsker og behov. Samtidig diskuteres og aftales kommunikationsveje mellem driften og UKK.

Chef for Gentofte Ejendomme; Claus Roikjer, siger: -Indtil videre ser vi lovende resultater for vores nye model, og jeg forventer væsentligt større besparelser, når vi har fået rullet kontrakthåndteringsmodellen helt ud.

FORELØBIGT RESULTAT

De første udbud og kontraktindgåelser, som blev kørt efter den nye struktur, har givet gode resultater. På grund af kravene vi stiller til fakturering i udbuddene, er det nemt at lave stikprøveudtræk af fakturering. Disse udtræk fungerer både som værktøj til at give ros til leverandørerne, når alting stemmer med det aftalte, og det giver mulighed for at sikre, at vi ikke betaler mere, end hvad aftalen forudsætter. Vi har f.eks. fundet overfakturering for ca. 70.000 kr. på en periode på et år på en enkelt kontrakt ved hjælp af udtrækkene. Derudover kan vi dokumentere en besparelse på ca. 110.000 kr. pr. år på tømning af fedtudskillere n