Time management Questione di efficacia, ma anche di leadership
Premessa Quando gestisci il tuo tempo stai anche comunicando agli altri come gestire il loro La gestione del tempo è innanzitutto una questione di efficacia personale, che ha a che vedere con la capacità di orientare le proprie azioni verso la massima efficienza e verso il raggiungimento dei propri obiettivi. Si tratta, quindi, di efficacia operativa. Ma non solo. Se sei un teamleader, il tuo modo di gestire il tempo influenza i comportamenti dei membri del tuo team. Lo dimostrano molte ricerche. Che cosa dovrebbe comunicare, allora, un teamleader per massimizzare l’efficacia non soltanto sua, ma di tutti i collaboratori?
Primo messaggio Costruire un linguaggio condiviso che distingua tra urgenza e importanza Spesso nella comunicazione dei teamleader questa distinzione non è chiara, i compiti vengono trasmessi senza precisare se l'enfasi posta su un compito sia dovuta: 1. al fatto che il compito stesso ha un impatto rilevante sugli obiettivi del singolo o del gruppo (fattore “importanza”) 2. ai tempi stretti nei quali si deve svolgere il compito (fattore “urgenza”) 3. alla combinazione di questi due fattori. Distinguere in maniera chiara questi fattori è fondamentale.
Secondo Messaggio La condivisione di un obiettivo comune circa il time management individuale e di gruppo: ridurre il più possibile le attività che, pur avendo un alto impatto sugli obiettivi, devono essere svolte sotto la pressione del fattore tempo. Le attività importanti, per loro natura, devono essere svolte al meglio. L’urgenza, invece, impatta sulla qualità degli output. Per questo un team leader si deve porre e deve comunicare chiaramente l'obiettivo di ridurre al minimo le attività importanti e urgenti. Le idee creative hanno bisogno di una sorta di incubazione, che permetta loro di emergere. E spesso la pressione sul tempo (specie se correlata a frequenti distrazioni) influisce negativamente su questo processo di interiorizzazione e creazione di nuove soluzioni.
Terzo messaggio La condivisione ed il presidio delle quattro strategie che portano verso questo obiettivo Le strategie di time management sono di quattro tipologie principali: • pianificazione dei compiti • delega • assunzione di un atteggiamento proattivo nei singoli e nel gruppo • la gestione strategica delle relazioni. Il team leader deve stimolare il gruppo a lavorare su tutte queste aree.
Per concludere… Un team leader deve mantenere alto il grado di attenzione su ciascuna di questi tre messaggi, perché proprio dalla loro combinazione si genera la cultura organizzativa del gruppo, ed il loro mancato presidio genera nel team comportamenti non in linea con la cultura dell'organizzazione e con gli obiettivi condivisi. (Che cosa c’entra Sindrome de “Gli Incredibili” in tutto questo? Lo scoprirete nel corso sul Time Management…)