La scrittura è un’impresa? No, con la scrittura d’impresa Scrivere meglio per lavorare meglio, per vivere meglio. Alessandro Zaltron
Comunicazione:
- Verbale - Paraverbale - Non verbale
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“Il contenuto verbale conta per il
7% ai fini della comprensione del messaggio”.
La comunicazione più importante sarebbe quella che passa attraverso la gestualità.
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MA scrivere è il modo piÚ frequente con cui ogni giorno, tutti noi, al lavoro e per lavoro, comunichiamo. In azienda il 90% della comunicazione passa attraverso parole scritte.
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La scrittura costruisce la reputazione
“Un messaggio con refusi ed errori parla di trascuratezza e poca serietà: una lettera in più o in meno fa la differenza quando presentiamo l’accuratezza dei nostri servizi e chiediamo fiducia”. Luisa Carrada
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Scrivere bene vi preserva salute e buonumore Tre leggi della comunicazione: 1) chi non ha le idee chiare emette indicazioni confuse 2) raccogliete effetti conseguenti alle vostre parole 3) quando l’interlocutore non capisce, la “colpa” è vostra
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Scrivete solo se necessario 1) Ogni discorso inutile è proibito. 2) Si definisce per legge come inutile ogni discorso che non trasmette informazioni o che trasmette informazioni già note. 3) Chi fa discorsi inutili è punito con sei mesi di carcere duro. (Roberto Vacca, La proibizione dei discorsi inutili)
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Il vangelo degli scriventi 1) Tenete a portata di mano il dizionario 2) Leggete appena potete 3) Le parole devono essere quelle giuste 4) La posizione corretta 5) Ammazzate i luoghi comuni 6) La revisione 7) Leggete ad alta voce i testi
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I 7 comandamenti 1) Tenete a portata di mano un dizionario (e un taccuino) http://www.treccani.it/vocabolario
Correttore di Word: al rosso fermatevi
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I 7 comandamenti 2) Leggete ogni volta che potete
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I 7 comandamenti 3) Le parole siano quelle giuste
- interessante (perché?) - grande (rispetto a chi?) - ampia gamma (quanto?) - monitorizzare - «fare» -…
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I 7 comandamenti 4) La posizione corretta «Ho visto Giuseppe mangiare» «Ho visto mangiare Giuseppe» La lingua non è un’operazione matematica in cui, girando l’ordine dei fattori, il risultato non cambia «Appello per il disarmo del Papa»
I 7 comandamenti 6) La revisione Non è mai buona la prima: cancellate, modificate, riscrivete Rileggete i singoli paragrafi, random Controllate i nessi causali fra l’uno e l’altro paragrafo Fate leggere il testo ad almeno un’altra persona
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Come si scrive un’email
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Avvertenze per una comunicazione efficace Regola delle 3 S: short, sweet, strong Traduzione: 3 C, concisa, cortese, convincente -
scrivete solo se serve schematizzate “sarò breve” (massimo 20 righe), dritti al sodo sia chiaro (no a sigle, abbreviazioni) usate bene il P.S. priorità alta la mail sostituisce il telefono! Non abusate della pazienza altrui www.alessandrozaltron.com
Oggetto Senza, il messaggio diventa anonimo
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Mettete il cuore della comunicazione Evitate espressioni generiche Non superate le 70 battute Una domanda aiuta a vendere No stampatello No troppi segni di inoltro (R: R: R:)
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Saluti -
Caro o gentile Buongiorno o ciao all’inizio Si può usare il nome di battesimo Nel dubbio, date del lei; se la persona risponde col tu, allineatevi
- Ringraziate sempre - Formule di commiato: a presto, buon lavoro, buona giornata - I saluti siano cordiali, non distinti
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Il tono -
Colloquiale o formale, sintonizzatevi Cortesia commisurata ai rapporti nella vita “reale” “Baci e abbracci”: con moderazione! Emoticon: solo se c’è confidenza o una situazione da sdrammatizzare. Quando si è di fretta e si teme di essere bruschi, usate
☺
;-)
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La firma -
Mettete il nome, specie se scrivete da account info Pacchetto omogeneo, no carnevale di font, corpi e colori Nome prima, seguito dal cognome SÏ qualifica aziendale, no titoli di studio: dott., rag., p.i. Aboliti i titoli onorifici: cav., comm., grand. uff., lup. mann. Contatti telefonici e link al sito aziendale Una foto è efficace
Da evitare, a pena di fucilazione, la barbara usanza: cognome-titolo-nome (Rossi geom. Carlo)
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Allegati - No documenti troppo pesanti (non piÚ di 6 mega) - Versione piÚ recente dell’allegato - Nome del file corrispondente al contenuto - Inserite il numero di pagina - Convertite in pdf - Due righe accompagnatorie Indirizzi di siti: - Controllate dopo il copia e incolla - Non spezzate la stringa
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Destinatari
A > il destinatario (una o piÚ persone) del messaggio CC > i destinatari secondari: chi deve conoscere il contenuto del messaggio CCN > il destinatario nascosto: colui che non è visto da chi riceve il messaggio - Le comunicazioni generali a persone che non si conoscono fra loro vanno in copia nascosta - Il Ccn NON deve rispondere a tutti
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Destinatari
RISPONDI A TUTTI: se il dibattito è collettivo, altrimenti solo al mittente INOLTRA: togliete le parti scomode non inoltrate a chi non era stato messo in copia
Aggiungete alla fine i destinatari
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Prima dell’invio
- Controllate i destinatari (tutti e non troppi) - Verificate mille volte i nomi - Domandatevi: è tutto chiaro, ho raggiunto l’obiettivo di comunicazione che mi proponevo? - Togliete refusi ed errori di battitura - Cestinate se ci sono elementi sarcastici o di duro attacco - Non rispondete a caldo; contate fino a 24 (ore) - Leggete e rileggete
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Ultimo controllo
Ho detto tutto? Sì. È chiaro? Sì. Ci sono dati da verificare e affermazioni inopportune o offensive? No. Potrei levare qualche parola senza impoverire il messaggio? Sì. Spedisco.
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Archiviazione - Salvate le mail in cartelle del programma di posta suddivise per argomento o destinatario - Salvate gli allegati importanti nel disco rigido - Copiate periodicamente il tutto nell’hard disk o in un disco esterno o masterizzatelo su dvd - Fate il backup almeno con cadenza settimanale
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Il galateo delle mail -
Rispondete, se la mail è pertinente Non inoltrate comunicazioni a soggetti non interessati La mail non è uno scaricabarile Non scavalcate le persone Non usate formati strani o di difficile/dubbia lettura No alle catene di sant’Antonio
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