Styrning och uppföljning av den kommunala verksamheten

En kommun styrs av politiker som valts direkt av medborgarna. Medborgarna väljer politiker till kommunfullmäktige som är det högst beslutade organet i Landskrona stad.

Kommunfullmäktige antar årligen stadens budget. Budgeten heter fullmäktigeplan och innehåller bland annat:

• prioriterade områden och fullmäktigemål • budgetramar på nämndsnivå • resultatbudget • driftsbudget • balansräkning • kassaflödesbudget • investeringsbudget • exploateringsbudget.

En budgetprocess sträcker sig över fyra år:

Fullmäktigeplanen är stadens budget med mål och ramar för nästkommande år med en plan för två år.

Fullmäktigeplanen bryts sedan ner till nämndsplaner och bygger på den budgetram och de mål som beslutats i fullmäktigeplanen. Nämndsplanen ska innehålla verksamhetsindelad budget samt nämndsmål med indikatorer. Nämndsmålen är av två slag, dels sådana som ska utformas så att de bidrar till att uppfylla de fullmäktigemål som destinerats till nämnderna, dels sådana som nämnden behöver för att styra de delar av verksamheten som inte omfattas av fullmäktigemålen. Nämndsplanerna ska ses som nämndens uppdrag till förvaltningschefen.

Den budget som fullmäktige (fullmäktigeplan) har antagit följs kontinuerligt upp under året. Uppföljningarnas omfång varierar under året från de enklaste månadsuppföljningarna till bokslut. Vid uppföljningstillfällena är det inte bara ekonomi som följs upp, det är även en uppföljning av den budget och dess olika delar som fullmäktige har antagit såsom mål, uppdrag, nyckeltal och statistik.

Uppföljningarna görs efter månadens slut, det vill säga februari följs upp i början av mars månad. För delårsbokslut och bokslut skickas separata tidsplaner ut. Uppföljningarna görs i stadens styr- och ledningssystem Stratsys.

MÅ NADSUPPFÖLJNING Fem månadsuppföljningar görs under året (februari, april, maj, augusti och oktober). Månadsuppföljningarna fokuserar på det ekonomiska med uppföljning av driftoch investeringsbudget.

KVARTALSUPPFÖLJNING Kvartalsuppföljning görs två gånger om året (mars och september). Kvartalsuppföljningarna innehåller förutom ekonomi även uppföljningen av beslutade uppdrag och verksamhetsstatistik.

DELÅRSBOKSLUT Delårsbokslutet är en lagstadgad uppföljning och är en förenklad version av bokslutet. Delårsbokslutet granskas av externa revisorer. Delårsbokslutet innehåller förutom ekonomi, uppföljning av uppdrag, verksamhetsstatistik och uppföljning av de politiska målen. Delårsbokslutets uppföljning görs per den sista juni men ska vara färdigställd i augusti.

ÅRSBOKSLUT Bokslutet är en lagstadgad uppföljning och granskas av externa revisorer. Bokslutet innehåller liksom delårsbokslutet ekonomi, uppdrag, verksamhetsstatistik, uppföljning av mål med mera. Bokslutets uppföljning görs per den 31 december men nämnderna förväntas ha sina bokslut färdiga någon gång i februari.

INTERN KONTROLL Internkontrollreglementet är fastställt av kommunfullmäktige. Reglementet reglerar bland annat att nämnderna årligen ska göra en samlad bedömning i form av en bruttolista av den interna kontrollen som värderas med hjälp av väsentlighets- och riskanalyser. Den interna kontrollen ingår i fullmäktigeplanen som är kommunens styrmodell.

BOLAGENS STYRNING Styrningen av bolagen i koncernen görs med hjälp av utformade ägardirektiv, bolagsordning samt andra lagar och policys i samspel med kommunstyrelsen. I ägardirektivet fastställs att ägare, styrelse, och vd har samma målbild, värderingar och förväntningar. Det är ett kortfattat gemensamt arbetsdokument som pekar ut företagets riktning och är ett verktyg för ägarstyrning. Bolagen ska följa upp ägardirektiven i samband med sina uppföljningar till staden. Bolagsordningen är ett aktiebolags regelverk, som tillsammans med lagstiftning, anger ramarna för verksamheten.

FULLMÄKTIGES SÄRSKILDA UPPDRAG TILL NÄMNDERNA Fullmäktige har för budgetåret 2019 beslutat om fyra särskilda uppdrag till nämnderna. Nämnderna har kontinuerligt under året redovisat uppdragen i kvartalsrapporterna. Samtliga nämnder har även följt upp och rapporterat uppdragen i sina nämndsrapporter och denna rapportering finns i sin helhet som bilaga till årsredovisningen.

Nämnderna har bedömt och beslutat att två av de särskilda uppdragen är genomförda och resterande två uppdrag bedöms som pågående.

INTERN KONTROLL 2019 Arbetet med intern kontroll är en viktig förutsättning för uppföljning samt utveckling av rutiner och processer. Internkontrollreglementet som är fastställt av kommunfullmäktige, reglerar bland annat att nämnderna årligen ska göra en samlad bedömning i form av en bruttolista av den interna kontrollen som värderas med hjälp av väsentlighets- och riskanalyser. Den interna kontrollen ingår i fullmäktigeplanen som är kommunens styrmodell. Nämndernas planer inför kommande år och uppföljning av innevarande år ska vara nämndsbehandlade i november månad. Därefter görs en sammanställning av alla nämnders uppföljning och planer till kommunstyrelsen och vidare till kommunfullmäktige. För 2019 har uppföljning gjorts i enlighet med reglementet och planer för 2020 är framtagna för respektive nämnd.

Den kommunövergripande risken som alla nämnder har granskat under 2019 är att det finns en upprättad kompetensförsörjningsplan utifrån centrala direktiv och att kompetensbehovet för 1–5 år är identifierat.

Under sommaren och hösten 2019 genomfördes en utbildning i framtagandet av kompetensförsörjningsplaner. Uppföljningen görs i stadens ledningssystem.

Därutöver gör nämnderna granskning på nämndspecifika risker som ingår i den sammanställda rapporten till kommunstyrelsen.