INFORME DE GESTIÓN AGRUPACIÓN 2 0 1 6 - 2 0 1 7
IDENTIDAD CORPORATIVA MISIร N Construir bienestar para nuestra comunidad dentro de su entorno natural, comprometidos con altos estรกndares de excelencia, bajo principios de respeto y convivencia.
Contenido
INFORME DE GESTIÓN AGRUPACIÓN
CARTA DEL PRESIDENTE 1. RETOS ESTRATÉGICOS 1.1 FORTALECIMIENTO DE LOS NIVELES DE SERVICIOS DIFERENCIADOS EN LA OFERTA DE VALOR 1.1.1 Medición y diagnóstico de percepción de grupos de interés. 1.1.2 Proceso de transformación – “Caminando Juntos Hacia la Excelencia”.
1.2 INFRAESTRUCTURA COMPLEMENTARIA PARA ROBUSTECER LA OFERTA DE VALOR 1.2.1 Colaboradores - Proyecto “La Pradera, un lugar para todos”
1.2.2 Infraestructura para mejorar la oferta de valor a la membresía
2 GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA 2.1 MEJORA EN LOS NIVELES DE SATISFACCIÓN DE LOS GRUPOS DE INTERÉS 2.1.1 Agrupación Residencial
2.2. MATERIALIZACIÓN DE LA OFERTA DE VALOR 2.2.1 Mantenimiento Infraestructura agrupación 2.2.2 Servicio de energía fluido eléctrico CODENSA 2.2.3 Reposición de maquinaria 2.2.4 Mantenimiento de la infraestructura 2.2.5 Mantenimiento infraestructura porterías, administración y PTAR. 2.2.6 Comunicaciones 2.2.7 Tecnologías de la información
2.3 SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL
- Modificación de estatutos, reglamentos y código de buen gobierno corporativo.
2.3.1 Prácticas ambientales amigables 2.3.2 Recurso energético 2.3.3 Infraestructura hídrica 2.3.4 Manejo forestal sostenible 2.3.5 Disposición de material no aprovechable 2.3.6 Manejo fauna silvestre y doméstica 2.3.7 Feria de la sostenibilidad
1.4 ENTORNO REGIONAL
2.4 SEGURIDAD Y CONVIVENCIA
1.4.1 Perimetral de Oriente de Bogotá (POB)
2.4.1 Convivencia 2.4.2 Seguridad interna 2.4.3 Seguridad regional
1. 3 GOBERNABILIDAD ACTUALIZACIÓN DE REGLAMENTACIÓN CORPORATIVA Y SIMPLIFICACIÓN
2.5 EFICIENCIA FINANCIERA 2.6 TRANSFORMACIÓN ORGANIZACIONAL - Mejoramiento integral de la Gestión
3. RESULTADOS FINANCIEROS (NIF) 4. OTROS ASPECTOS DE INTERÉS 5.1 Lote destinado al edificio para locales comerciales y oficinas 5.2 Conformación consejo de adminisración 2016-2017 5.3 Agradecimientos
Carta del presidente Estimados copropietarios, Reciban un cordial saludo en nombre de todos los miembros del Consejo de Administración, como presidente del mismo, me complace presentar el informe de la gestión realizada durante el año 2016, la cual obedece a la estrategia planteada en la Asamblea General del año anterior y a las directrices impartidas por el Consejo de Administración de la copropiedad, en donde tenemos representatividad de las copropiedades del Villas de Márquez, El Recreo, Aguaclara, el Club y el lote para futuro desarrollo aún en propiedad de Arias, Serna y Saravia. En primera instancia, para armonizar y generar un plan de acción conjunto con la Junta Directiva del Club, se llevó a cabo un ejercicio de actualización estratégica definiendo los pilares que se han venido desarrollando y se proyectan a futuro, destacando la importancia de generar una intervención en temas de la región para asegurar que se dinamice el acuerdo interadministrativo suscrito entre los municipios de La Calera, Guasca y Sopó; con el ánimo de mejorar la propuesta del desarrollo de la construcción de la vía Perimetral de Oriente de Bogotá la cual inició operaciones en el mes de noviembre de 2016 y que a futuro tiene proyectado integrar temas como seguridad regional y medio ambiente. Como agrupación residencial firmamos un acuerdo con el consorcio constructor Perimetral de Oriente de Bogotá (POB), para la reconstrucción y mejoramiento de las bahías y los carriles de aceleración y desaceleración en la entrada principal de La Pradera, buscando preservar la seguridad vial y proyectando un acceso peatonal por el costado norte. Durante el desarrollo de la asamblea general conjunta, se presentarán los detalles de la propuesta. Siguiendo las recomendaciones de la auditoria, se llevó a cabo una revisión de integral de procesos y se optó por la segregación de funciones en la copropiedad, para el área de mmantenimiento se redefinió el alcance, roles, responsabilidades y mecanismos de control interno; dentro de los cuales se encuentra la elaboración de las hojas de vida de maquinaria y equipos, con el fin de implementar un sistema de control de abastecimiento de combustible generando un ahorro y mejorando la eficiencia financiera. la administración del surtidor de combustible fue delegada a la nueva Dirección de Servicios.
Así mismo, se dio un nivel de relevancia al proceso de seguridad dándole un mayor dimensionamiento, generando la jefatura del área de seguridad quien velará por el cumplimiento de protocolos y ejercerá auditoría a la empresa de vigilancia. En cuanto a la Seguridad interna y externa se implementaron diferentes estrategias para garantizar la tranquilidad de los copropietarios, se sostuvieron reuniones regionales con los alcaldes municipales de La Calera, Guasca y Sopó; con el acompañamiento del ejercito, conjuntos vecinos, empresas de seguridad y la comunidad para tratar temas de mejoramiento en seguridad vial y establecer un plan estratégico de seguridad para los tres municipios. Durante la Asamblea se presentará la propuesta de mejoramiento en infraestructura y equipos del actual esquema de seguridad de La Pradera. El Consejo de Administración le ha hecho seguimiento detallado a las labores administrativas de la agrupación, el mantenimiento de zonas comunes, maquinaria y equipos, aspectos generales y de convivencia; al igual que el monitoreo de la operación de la empresa de acueducto y alcantarillado. Con Ingetec (Empresa asesora en temas hídricos), se hizo revisión integral de los protocolos de atención invernal, se realizaron controles y limpiezas en las diferentes fuentes hídricas, tales como las quebradas El Asilo y La Pradera, la Granada y Río Teusacá. Llevando a cabo el seguimiento a los caudales y haciendo control a los 25 lagos que hacen parte del paisajismo de LPCR. En línea con lo anterior, se presentará la propuesta de presupuesto y cuota de administración para el año 2017, que refleja para el mejoramiento en infraestructura, los gastos propios de los procesos de soportan la operación, la actualización salarial, y el nuevo dimensionamiento del área de seguridad, teniendo como base las condiciones de inflación, el uso adecuado de recursos. Finalmente, en nombre de todos los miembros del Consejo y de los comités de trabajo, damos un especial agradecimiento a cada uno de ustedes por su apoyo en el desarrollo de todos proyectos anteriormente mencionados y su participación constructiva en procura del mejoramiento permanente. Cordial saludo,
HERNANDO MOTTA CRUZ. Presidente, Consejo de Administración Agrupación La Pradera de Potosí
RETOS ESTRATÉGICOS La Gestión adelantada en el año 2016, estuvo orientada por un Plan Estratégico formulado por la Junta Directiva, en respuesta a los siguientes retos principales: 1. Fortalecimiento de los niveles de servicio diferenciados en la oferta de valor. 2. Infraestructura complementaria para robustecer la oferta de valor. 3. Gobernabilidad: Actualización y simplificación de reglamentación corporativa. 4. Entorno regional. 4.1 Perimetral de Oriente de Bogotá.
1
1.1
FORTALECIMIENTO DE SERVICIOS DIFERENCIADOS A LA OFERTA DE VALOR Los ร rganos de Direcciรณn dieron prioridad a dos iniciativas de alto impacto y transversalidad que con el apoyo de firmas especializadas independientes, permitieron diagnosticar procesos, detectar oportunidades de mejora y consolidar planes de acciรณn orientados a la excelencia.
1.1.1 Medición y diagnóstico de percepción de grupos de interés El primero de ellos se inició en el mes de febrero con el apoyo del comité de Desarrollo Organizacional y bajo la asesoría profesional de la firma Metaconsulting, cuyo objetivo fue dar curso a un proceso de medición y diagnóstico de percepción, centrado en definir los atributos que hacen memorable la experiencia de cada uno de los actores que conforman la comunidad Pradera: Socios, Colaboradores, Proveedores, Comunidades Vecinas y Autoridades Locales, para posteriormente medir su percepción y definir unos indicadores que permiten controlar y mejorar el “Estilo de Vida Pradera”. La metodología empleada en la medición contó con encuestas online, entrevistas personales y talleres desarrollados a la siguiente muestra:
Como conclusiรณn del estudio se detectaron puntos altos, medios y bajos a trabajar para mantener y mejorar la experiencia Pradera:
Resumen de la percepción de los diferentes grupos de interés en el 2016 Fuente: Metaconsulting
a. Puntos altos
b. Puntos medios
c. Puntos bajos
- Alta educación y respeto de los - Falta de profundización en - Carencia de estrategias de comunicación entre actores y con aspectos sociales y ambientales. colaboradores. actores. - La operación general (Club - Existe una minoría de socios que y Copropiedades) funciona no actúan acorde al “Estilo Pradera”. - Percepción de vacíos en procesos de gestión humana: adecuadamente. - Falta de disponibilidad de espacios perfiles, salarios, formación, plan y servicios. - Existe seguridad integral. de carrera. - Se caracteriza por ambiente - Ausencia de profundización en - Falta de claridad y comunicación aspectos críticos para la proyección sano, “gente buena”. de procesos empresariales. de la visión en La Pradera. - Las instalaciones son excelentes - Hay confianza en un mejor futuro y estabilidad en el largo plazo integral .
Con base en los anteriores resultados se desarrollaron programas y actividades para mejorar los aspectos medios y bajos, así como también potencializar lo favorable de la “Experiencia Pradera”, las cuales se verán en detalle en el punto del informe de la Gestión Administrativa y Operativa.
1.1.2 Proceso de Transformación “Caminando juntos hacia la excelencia” El segundo, fue la realización de un proceso de Diagnóstico Organizacional en las siete entidades que conforman La Pradera de Potosí Club Residencial: El Club, la Agrupación Residencial, Villas de Márquez, Villas de Aguaclara, El Recreo, la Fundación y la ESP La Pradera. Esta iniciativa fue adelantada con el apoyo y metodología de una firma independiente e incluyó los siguientes aspectos transversales: • Control de Presupuestos • Control de Riesgos • Estructura Organizacional • Mapeo de Procesos Operativos • Gestión del Cambio
Gente
Excelencia Operativa
Este estudio nos permitió identificar oportunidades de mejora en procesos administrativos y operacionales las cuales se consolidaron en un plan de trabajo con cuatro pilares principales de transformación, en los que se tiene el siguiente avance: Excelencia en el servicio
Gobierno Corporativo
Revisión roles y competencias. Ej: Control Interno y Compras 100%
Implementación del sistema de control de riesgos. Ej: Horas Extras 100%
Reforzamiento A&B, Deportes, Casa Club y Copropiedad. 80%
Actualización de estatutos, reglamentos y régimen disciplinario. 90%
Construcción área de servicios para empleados. 10%
Nuevo contrato estación de servicio. 100%
Plan de acción encuesta de percepción. 100%
Nuevo dimensionamiento E.S.P. 90%
Implementación del Código de Ética. 100%
Segregación de funciones en Mantenimiento. 100%
Homologación de procesos. 90%
Gestión del cambio y Campaña de Valores Pradera (92%)
Los resultados obtenidos en cada uno de los pilares estratégicos son:
a. Gente - Se logró desarrollar una segregación de funciones en los cargos de alto impacto, entre ellos en mantenimiento, definiendo el alcance, roles, responsabilidades y mecanismos de control interno. - Revisión de los principales procesos de cada una de las áreas del club, como punto de partida para la elaboración de nuevos perfiles de cargos, roles, objetivos y un plan de capacitación y desarrollo de competencias, dentro de la gestión de carrera de nuestra gente. - Se hizo énfasis en la medición de resultados y actualización de criterios, que garanticen una gestión fundamentada en las buenas prácticas. - En el primer trimestre del 2016 se inició la construcción de una nueva herramienta de evaluación de desempeño que plantea un modelo de compensación variable según el cargo y el cumplimiento de objetivos de forma metódica y precisa.
b. Excelencia operativa Se identificaron y materializaron las siguientes oportunidades de eficiencia y ahorros de gastos y costos operacionales:
- Ahorro de combustibles: Se implementó un sistema de control de abastecimiento de combustible y hojas de vida de maquinaria y equipo alcanzando un ahorro de septiembre a diciembre de $22 millones en 2016 frente al 2015. - Optimización en control de horas extras: Se realizó un diagnóstico en cada una de las áreas generadoras de horas extras y se implementó un proceso de planeación y control en la programación de personal más estricto, que permitió generar bienestar y tiempo en familia para los colaboradores y un ahorro de septiembre a diciembre frente al 2015 de $21millones. - Viáticos, mensajería y control de diligencias: Se establecieron políticas y procedimientos para el pago de viáticos a los funcionarios que prestan sus servicios fuera de las instalaciones del Club, las cuales permitieron generar un ahorro de septiembre a diciembre de $24 millones de pesos frente al año anterior. - Implementación de Comité de compras: Se conformó y elaboró un procedimiento para la validación de asignación de recursos financieros a través de este comité de control.
c. Excelencia en el servicio Como parte del proceso de transformación y bajo el enfoque de mejora continua se realizaron ajustes a la estructura organizacional con el propósito de elevar los estándares de la gestión y responder a las expectativas y nuevos retos que la dinámica y crecimiento de La Pradera de Potosí generan. • La administración de las Copropiedades siguirán siendo responsabilidad de la Gerencia General, lo anterior, dando cumplimiento a la ley 675 de 2001. • La Copropiedad fue sujeta a una revisisón de roles y responsabilidades, dando un dimensionamiento mayor al área de seguridad con la incorporación de un nuevo jefe, que tendrá un rol de interacción con las autoridades regionales y ejercerá auditoria permaente a la empresa de vigilacia y seguridad. • Redimensionamiento de la Dirección de Servicios y Dirección de Infraestructura y Mantenimiento.
• Creación del área de Aseguramiento de la calidad a cargo de los procesos de: Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad Alimentaria y Medio Ambiente. • Cambio en la estructura del área Contable bajo la Dirección del área Administrativa y Financiera. • Ajuste en los perfiles y contratación de nuevos líderes que se incorporaron al equipo con grandes retos y planes de acción a desarrollar:
Nuevo cargo
Responsable
Dirección de Servicios (antes Relaciones públicas y Casa Club)
Teresa María Cadena Mantilla
Dirección de Gestión del Talento Humano
Carolina Restrepo Falla
Jefe de Seguridad
Martín Amaya Torres
Paralelamente se ha venido enriqueciendo el proceso de comunicaciones buscando una experiencia más enriquecedora para la membresía y para nuestros colaboradores.
d. Gobierno Corporativo Se generó el Manual de Ética y el Código de Buen Gobierno Corporativo como se describe más adelante y se redimensionó la Empresa de Servicios Públicos La Pradera de Potosí E.S.P. y se actualizaron los procesos de reportes a órganos de Dirección.
1.2 INFRAESTRUCTURA COMPLEMENTARIA PARA ROBUSTECER LA OFERTA DE VALOR
1.2.1 Colaboradores - Proyecto “La Pradera, un lugar para todos” Se dio inicio a los estudios técnicos y diseños para la implementación de este proyecto de infraestructura que contempla el mejoramiento integral de las áreas de operación del Club, e incluye –entre otros- espacios de entretenimiento, nuevas oficinas para reorganización y mejoramiento general de espacios, buscando contribuir con el bienestar y calidad de vida de los caddies y colaboradores. El proyecto incluye la remodelación de un área de 700 mts2 y la ampliación de 400 mts2 y se implementará en la sede actual de Mantenimiento y Fundación, la cual quedará con un área total de 2.000 mts2. De acuerdo al cronograma la fase 1 iniciará en mayo de 2016 y finalizará en noviembre de 2017. El resumen de las actividades desarrolladas es el siguiente:
Actividades
Fecha
Estado
Elaboración de diseños arquitectónicos
07 de diciembre de 2016
Ejecutado
Obtención de licencia de construcción
15 de febrero de 2017
Ejecutado
Diseños constructivos de detalle
En Proceso
Presupuesto y programación de obra
En Proceso
Proyecto bienestar para empleados fachada
Proyecto bienestar para empleados primera planta
Proyecto bienestar para empleados segunda planta
1.3 GOBERNABILIDAD ACTUALIZACIÓN DE REGLAMENTACIÓN CORPORATIVA Y SIMPLIFICACIÓN
Modificación de estatutos, reglamentos y código de buen gobierno corporativo Paralelo al proceso de transformación y como mecanismo de formalización de las buenas prácticas empresariales, se implementó el Código de Buen Gobierno Corporativo y el Manual de Ética. Igualmente se actualizó la reglamentación ya existente que abarca la modificación de Estatutos (aprobados en la pasada Asamblea), actualización de Reglamentos y Régimen Disciplinario, como herramientas para garantizar la conservación de la filosofía institucional.
ESTATUTOS
REGLAMENTOS
Se ajusta la redacción de los Estatutos a lo presentado y aprobado en las asambleas 2015 y 2016, en relación con los siguientes aspectos:
a. Se suprimen los horarios de operación, los cuales se manejarán como un anexo al documento, con el fin de facilitar su actualización.
a. Igualdad de género en la normatividad relacionada con el registro y las membresías para los hijos de socio. b. Se actualiza el número de derechos de hijos de miembro a 100 y el límite de edad para adquirirlas hasta los 35 años. c. En los beneficiarios del miembro se habilita la opción de que el titular escoja si registra a su padre o madre como beneficiario de la membresía y se suprime el registro para las hermanas solteras. d. Ajustes de redacción dando mayor claridad a ciertas atribuciones de la Junta Directiva. e. Otros ajustes de redacción - Se actualiza la normatividad para los miembros ausentes, de acuerdo con lo aprobado en las asambleas ordinaria de marzo de 2003 y extraordinaria de abril de 2003.
b. En los capítulos correspondientes a las disciplinas deportivas, se actualizaron algunas normas de acuerdo con la legislación deportiva y con la operación actual del Club. Cada comité revisó las modificaciones realizadas. c. Se actualiza todo lo contenido en la reforma estatutaria en los artículos de hijos de socio y beneficiarios. d. Se incluye la reciente modificación al reglamento para cesión temporal de membresías y para visitantes temporales. e. Se incluyeron las normas de uso de las nuevas instalaciones: Sala de proyecciones, squash y bolos.
RÉGIMEN DISCIPLINARIO a. Se simplifica la clasificación de las faltas. b. Se corrige redacción para dar claridad a los tiempos de sanción para cada caso simplificando su interpretación y facilitando la aplicación de estas disposiciones.
CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO Regula las diversas relaciones de los grupos de interés (socios, copropietarios, visitantes, colaboradores, contratistas, proveedores y la comunidad en general), con énfasis en garantizar el logro de los objetivos corporativos, el cumplimiento de la misión y la visión institucional, de manera clara y transparente, definiendo los roles y responsabilidades de la administración y dirección de La Pradera de Potosí.
MANUAL DE ÉTICA Y CONDUCTA Define los parámetros y regula las actuaciones de todos los grupos de interés (socios, colaboradores, proveedores, autoridades regionales, comunidad y contratistas), con el fin de preservar la identidad corporativa, la transparencia y la correcta actuación individual y colectiva en todas las actividades de la organización. Define canales para reportar situaciones y conductas que se salgan de los parámetros establecidos y que puedan afectar los principios y valores de la Comunidad Pradera.
Adicionalmente con el fin de simplificar los procesos y optimizar la gestión, se continuarón desarrollando reuniones conjuntas de los órganos de dirección, logrando avances importantes y cohesión estratégica como reto para el futuro de La Pradera.
1.4
ENTORNO REGIONAL
1.4.1 Perimetral de oriente de Bogotá (POB)
Como es de conocimiento público, se está construyendo la vía perimetral de Oriente de Bogotá (POB) que conectará a los Llanos Orientales con el centro del país; carretera 4G (de cuarta generación), que pasará por los municipios de La Calera, Sopó, Guasca, Choachí y Cáqueza.
Las actividades a destacar en este aspecto son: • Estudio técnico y jurídico: Bajo el liderazgo de la empresa de acueducto regional “Progresar E.S.P”, se realizó la contratación de las firmas “Camilo Santamaría Arquitectura y Urbanismo”, especialistas en planificación urbana; Steer Davies Gleave, reconocida por sus importantes estudios en movilidad; y Pinilla, González & Prieto, abogados expertos en temas urbanísticos, derecho ambiental y solución de conflictos para analizar el proyecto concesionado por la Agencia Nacional de Infraestructura para la POB en el tramo de Sopó a La Calera, con espíritu propositivo y buscando alternativas de mejoramiento. • A nombre de la comunidad, se radicaron los resultados de los estudios y propuestas de mejora ante la Agencia Nacional de Infraestructura -ANI-, la Gobernación de Cundinamarca, las alcaldías municipales de La Calera, Guasca y Sopó, el concejo del municipio de La Calera; el despacho del Alcalde de Bogotá, Enrique Peñalosa y la Concesión de la Perimetral Oriental de Bogotá POB. • Se adelantaron reuniones con las autoridades locales, regionales y nacionales donde se ha socializado la propuesta de mejoramiento. • Se suscribió acuerdo de apoyo e integración regional entre los municipios de La Calera, Sopó y Guasca, bajo el inciso segundo del artículo 40, de la ley 80 de 1993, con el propósito de estar alineados con el desarrollo regional y paralelamente integrar otros aspectos relevantes como medio ambiente y la seguridad en el Valle de Teusacá.
Acceso modificado para La Pradera de Potosí Puntualmente la intervención del tramo de la vía frente a la Pradera inició desde el mes de noviembre y el resumen es el siguiente: • Las obras que se están realizando por parte del sub contratista (Constructora Colpatria) en este sector, son de mejoramiento del actual trazado de la vía, es decir que sigue siendo una vía bidireccional de dos carriles, con berma a cada lado de 1.80 m., más la cuneta en los dos sentidos de aproximadamente 1 m., adicional. • El cronograma de intervención del tramo frente a La Pradera se ha realizado sin mayores contratiempos, sin embargo se ha realizado seguimiento al control de tránsito en este tramo para evitar - en la mayor medida posible- el impacto en el acceso a La Pradera. • La concesión cuenta con el permiso de Aprovechamiento Forestal expedido por la Corporación Autónoma Regional CAR, por lo cual podrán disponer de los árboles que se encuentren sobre el lindero y realizar la reposición de los mismos. • Como aspecto a destacar se firmó un acuerdo con el consorcio constructor POB para la reconstrucción y el mejoramiento de las bahías y los carriles de aceleración y desaceleración en la entrada principal de La Pradera, en busca de preservar la seguridad vial, el cual está siendo gestionado por el concesionario. • El transito peatonal se proyecta trasladarlo al costado norte de la portería actual, generando una nueva caseta de ingreso.
Esquema de acceso proyectado para La Pradera
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA 2016 La Gestión Administrativa y Operativa de la organización se centró en las siguientes prioridades: 1. Mejora en los niveles de satisfacción de los grupos de interés. 2. Materialización de la oferta de valor. 3. Sostenibilidad ambiental. 4. Convivencia y seguridad. 5. Eficiencia financiera. 6. Transformación organizacional.
2
El enfoque de la gestión Administrativa y Operativa cuenta con seis indicadores de seguimiento, los cuales son mapa de ruta para todos los procesos internos en cada uno de los niveles de la organización y son monitoreados y validados por el comité de desarrollo organizacional y de los Órganos de Dirección (Junta Directiva y Consejo de Administración), a continuación se presenta el resultado consolidado para el año 2016.
2.1
MEJORA EN LOS NIVELES DE SATISFACCIÓN DE LOS GRUPOS DE INTERÉS
2.1.1 Agrupación Residencial
Viviendas construidas por sector y sub – agrupación
2017
Fuente: Dirección de Infraestructura y Mantenimiento - A enero de 2017
Desarrollo Urbanístico Casas Construidas
262
Obras nuevas
8
Lotes sin construir
59
Total Proyecto
329
Sector Agua clara Altamira Arcadia Balmoral Granada Molino PotosĂ Recodo Victoria Zaragoza Subtotales Villas de Aguaclara Recreo Villas de MĂĄrquez TOTAL
Obras Nuevas
Lotes 0 5 2 7 10 9 4 9 0 13 59 0 0 0 59
0 1 1 1 0 1 0 2 1 1 8 0 0 0 8
Viviendas Construidas 4 18 20 21 14 12 18 21 13 23 164 30 30 38 262
Total 4 24 23 29 24 22 22 32 14 37 231 30 30 38 329
Familias Residentes 0 10 11 13 6 5 7 4 8 12 76 4 11 18 109 A enero de 2017
De las 262 viviendas construidas a la fecha, actualmente tenemos 109 familias residiendo permanentemente en La Pradera.
2.2
MATERIALIZACIÓN DE LA OFERTA DE VALOR
2.2.1 Mantenimiento Infraestructura AgrupaciĂłn Continuando con el programa de mantenimiento resumimos las actividades desarrolladas durante el aĂąo. Mantenimiento de jardines y zonas comunes Cumpliendo con el cronograma establecido, se realizĂł mantenimiento a los jardines el cual consta de desyerba, fertilizaciĂłn, control de plagas y enfermedades tanto a las zonas comunes como a los predios privados.
Recurso humano disponible PERSONAL MANTENIMIENTO AGRUPACIÓN CARGOS
CANTIDAD
Jardineros
51
Operarios
12
Operario Cerramiento Eléctrico
1
Operario PTAR
1
Oficial Locativo
1
Oficial Eléctrico
1
Auxiliar Eléctrico
1
Oficiales
2
Auxiliares Mantenimiento Locativo
6
Plomero
1
Jefe de Taller
1
Auxiliares de Taller
2
Total personal operativo mantenimiento Agrupación
80
A continuación, relacionamos la frecuencia con la cual se realiza mantenimiento de jardinería tanto a los predios privados como a las zonas comunes de La Copropiedad
INFORMACIÓN DEL MANTENIMIENTO Descripción
Frecuencia
Poda de Prados
20 días hábiles
Poda de Setos
4 meses
Desyerba de Jardines
20 días hábiles
Fertilización
Bimensual
Control de Plagas
Bimensual
Control de Malezas
Mensual
Para dar cubrimiento a las necesidades adicionales que presentan los Copropietarios, se reestructuro el sistema de poda de prados con el fin de minimizar tiempos de mantenimiento y centralizar el trabajo de la maquinaria de tracción y maquinas manuales, así como el de generar residuos por sectores mejorando los procesos, el cual se encuentra conformado por un solo frente de trabajo: 5 guadañadoras 3 maquinas de corte ventral 1 maquina de corte tipo molinete 2 sopladoras Los residuos de la poda se centralizaron los cuales permitieron optimizar los tiempos de limpieza facilitando la recolección del material a través de los tractores.
2.2.2 Servicio de energía CODENSA
- Gracias al soporte de la planta eléctrica se han podido sortear las fallas en el servicio de energía suministrado por la empresa CODENSA, la cual ha presentado caídas en el servicio por la intervención regional de la red externa. - Se continuó con los cambios en la red de media tensión de las zonas comunes de la copropiedad, para soportar el creciente desarrollo urbanístico de la misma. - Para este año se tiene contemplado realizar el mantenimiento de la transferencia de la planta electrica pra garantizar la continuadidad del servicio. - Continuando con la estrategia de responsabilidad ambiental, se implementó el cambio de bombillos ahorradores en las vías de las zonas comunes de la agrupación, generando un ahorro del 42,8% que se vió reflejado a partir de la facturación del mes de enero de 2016. Para este año se tiene contemplado realizar el cambio de bombillería en los postes elevados, reemplandolos por tecnología LED.
Mantenimiento iluminación Se realizó la instalación de reflectores LED en los sectores de Potosí, Recodo y en las subestaciones eléctricas con el fin de mejorar la iluminación en sitios de mayor oscuridad. Así mismo se realizó la limpieza, reposición y nivelación de los 421 postes persianas de las zonas comunes.
2.2.3 Reposición de maquinaria
Dentro del plan de reposición y modernización de maquinaria y equipos en busca de mejorar las labores de corte en jardinería se adquirió una maquina Corta Césped Kubota ZD 221. Adicionalemnte, se realizó el cambio del remolque para para la recolección de basuras de la copropiedad, teniendo en cuenta, que el anterior fue heredado de la antigua finca ganadera La Pradera y despues de 25 años cumplió con su vida util.
2.2.4 Mantenimiento de la infraestructura
Mantenimiento locativo y de vías Se efectuó la reparación de 611m2 de la vía del sector de Granada la cual comprendió de la demolición del asfalto deteriorado, excavación, aplicación y compactación de recebo, imprimación con emulsión asfáltica, construcción de cunetas, adecuación de sobre ancho, aplicación de asfalto y slurry para dar uniformidad. Adicional a esto, se realizó la intervención de micro fisuras de las vías del sector occidental (Granada, Victoria, Recreo, Zaragoza y Altamira). Para este año 2017, continuaremos con el plan de mantenimiento de la infraestructuta víal de la copropiedad.
Reconstrucción y nivelación de andenes De acuerdo al cronograma de mantenimiento se procedió a nivelar y reconstruir 116 mt2 de andenes en los sectores de Granada, Altamira, Balmoral y Victoria. También se realizó el mantenimiento al puente vehicular, limpieza de las zonas de adoquín y algunos andenes de la vía principal.
2.2.5 Mantenimiento infraestructura Porterías, Administració y PTAR Mantenimiento general de pintura interna y externa en la administración, porterías, sede de mantenimiento y planta de tratamiento de aguas residuales PTAR.
Bahia Ambuelancia Se realizó la construcción de una bahía exclusiva para la unidad médica móvil facilitando su deslazamiento en casos de emergencia. El área construida fue de 15.68 m2.
Servicio de ambulancia 24 horas Este servicio atendiรณ 1.082 consultas de las cuales 25 requirieron traslado, 21 fueron de complejidad media y el restante de atenciรณn bรกsica, evidenciando la importancia de contar con esta alternativa ante situaciones de emergencia, mejorando la oferta de valor a los copropietarios de La Pradera.
Servicio de transporte externo Se llevรณ a cabo el mejoramiento de horario para prestar un mejor servicio a los socios residentes y tener mejor cobertura y cubrimiento de riesgos en caso de accidente, pudiendo hacer monitoreo del desplazamiento mediante un sistema de GPS. Servicio de transporte interno Se realizรณ mejoramiento de horarios y cumplimiento en el esquema del transporte interno, brindando comodidad a los socios, residentes, visitantes, familiares y personal de servicio de las casas.
Comunicaciones
2.2.6
El área de Comunicaciones enfocó su gestión en fortalecer la Estrategia Organizacional, realizando entre otras, las siguientes actividades: • Actualización integral de la base de datos y la segmentación de sus públicos para planear y promover sistemas de comunicación claros, trasparentes y oportunos. • Elaboración del Plan Estratégico de Comunicación, con el objetivo de fortalecer la imagen institucional, posicionar la oferta de servicios del Club y materializar la comunicación interna y externa. • Cambio de imagen del boletín semanal de socios, aumentando la interacción en un 31.06% frente al 2015. • Creación de nuevos remitentes de correo como estrategia de comunicación para las áreas de Golf, Gimnasio y Esquí, la cual se pretende extender esta iniciativa a las demás áreas. • Creación y divulgación de campañas para el fortalecimiento de la seguridad y la sana convivencia. • Campaña de comunicación interna “La Pradera 20 años, caminando juntos hacia la excelencia” para sensibilizar los procesos de gestión del cambio y transformación. A continuación un resumen del comportamiento de los medios de comunicación:
Año
Boletines electrónicos NotiPradera
E-mails
Mensajes de texto
Informes
Campañas gráficas
2015
52
340
59
12
490
2016
51
380
95
10
766
2.2.5
2.2.7 Tecnologías de la información
Con el acompañamiento del comité de sistemas se desarrolló un software para la planeación, seguimiento y control de activos de la operación de mantenimiento, se implementó una mesa de ayuda para el registro de las solicitudes al área de tecnología que permite un mejor control y seguimiento a las actividades realizadas. Se diseñó y se encuentra en etapa de implementación un modelo de continuidad de negocio y recuperación de información en caso de desastres, que busca mitigar los riesgos inherentes al fallo de la operación relacionada con los sistemas de información. En fase de pruebas se está evaluando la actualización de la aplicación para dispositivos móviles (APP), con opciones adicionales de consulta y trámites en línea (reservas deportivas, verificación de consumos, registro de PQRS, consulta de documentos, entre otros.), que estará disponible en el segundo trimestre de 2017.
2.3
SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL
2.3.1 Prácticas ambientales amigables
Plan de manejo de residuos sólidos Este plan se diseñó e implementó con el objetivo de optimizar la generación, recolección y almacenamiento de los residuos e incluye: • Diagnóstico de generación de residuos sólidos.
de residuos peligrosos).
• Caracterización de residuos por zonas.
• Plan de capacitación ambiental al personal de las viviendas, copropietarios y colaboradores.
• Rutas de recolección de residuos • Programa de separación y clasificación
(Manejo
de
residuos
La separación de residuos iniciada en el primer semestre de 2016, generó un total de residuos aprovechables de 6,1 toneladas, los cuales permitieron minimizar los costos por disposición y reducir la contaminación del medio ambiente.
Centro de acopio Se realizó la construcción de este espacio para la selección de material aprovechable y se modificó el sistema de recolección separando los desechos reciclables y los residuos no aprovechables que son retirados una vez a la semana por la empresa de servicios públicos ESPUCAL E.S.P.
2.3.2 Recurso energético Mediante campañas de educación ambiental se logró la optimización del uso de los recursos dando prioridad al ahorro de los recursos, lo anterior, debido a los fuertes fenómenos climáticos, especialmente el fenómeno del niño que vivió el país, motivo po el cual se realizó el cambio a bombilleria LED en las zonas comunes, administración, sede social e instalaciones deportivas.
En la gráfica se puede evidenciar que en el año 2016 la copropiedad consumió en promedio 14.400 kw/mes. Un 42.8% menos que el año 2015.
2.3.3 Infraestructura hĂdrica
Mantenimiento lagos e instalaciĂłn de regletas Realizamos mantenimiento preventivo y correctivo a los 25 lagos de acuerdo a los protocolos establecidos.
Limpieza e inspección de pozos y chapaletas De acuerdo al cronograma de trabajo realizamos la revisión y lavado de los pozos de inspección de aguas servidas de toda la copropiedad, así mismo la limpieza de las 30 chapaletas ubicadas en la Quebrada La Pradera, Quebrada el Asilo, Rio Teusacá y Vallado Altamira. Adicional a esto se realizó la limpieza de redes de alcantarillado en los sectores de Márquez, Balmoral, Altamira y Molino.
Estructura Concesión Quebrada la Granada, la Pradera, el Asilo –Vallado Altamira Realizamos limpieza de la estructura de Concesión de la Quebrada la Granada, la Pradera, el Asilo, mantenimiento a la reja metálica y acondicionamiento de barandas de protección, siembra de seto perimetral y mantenimiento en el vallado del sector de Altamira.
Limpieza de Afluentes De acuerdo al cronograma de trabajo se efectuaron actividades de limpieza del rio Teusacá y las quebradas el Asilo y la Pradera; así mismo realizamos un recorrido de 1 kilometro aguas arriba de estos afluentes en el cual retiramos ramas y palos que afectaban el cauce.
Atención Invernal Durante la temporada de lluvias la cual se presentó en el segundo y cuarto trimestre del año se realizó la activación de las 3 bombas fijas ubicadas en los lagos del Hoyo 7 y Esquí con el fin de mitigar los volúmenes de agua.
Ingetec Se contrató a la empresa INGETEC para validar y actualizar las obras de protección hidrica que se desarrollaron hace unos años en La Pradera, teniendo en cuenta los efectos del cambio climático, el cambio en el uso del suelo a nivel regional, la afectación que pudiese generar la contrucción de la Perimetral de Oriente de Bogotá sobre las fuentes hídricas que bordean La Pradera. En donde se concluyé que el sistema hídrico actual está en la capacidad de atender eventos invernales con un periodo de retorno de 200 años; sin embargo, de acuerdo con los análisis de cambio climático, que pueden ser variables, se recomienda continuar con las actividades establecidas en los protocolos de operación y mantenimiento, y hacer seguimiento a los posibles cambios de uso del suelo en los predios de las cuencas aferentes. Programa Gran Cuenca del Río Teusacá La Pradera de Potosí Club Residencial se encuentra vinculada con el programa La Gran Cuenca del Río Teusacá, que busca a través de diferentes mecanismos la descontaminación del Río Teusacá, este programa es liderado por el acueducto de PROGRESAR SA – E.S.P. y cuenta con la participación de un importante número personas en el municipio de La Calera. Actualmente, La Pradera de Potosí participa en encuentros regionales para hacer seguimiento a los acuerdos colectivos, en cuanto a las buenas prácticas de conservación y protección de las fuentes hídricas, a través de actividades como: - Arborización en las rondas del Río Teusacá y cuerpos hídricos como la quebrada el Asilo, La Pradera y La Granada. - Aforo de niveles y caudales para conocer el balance de los recursos. - Socialización de las buenas practicas ambientales y de responsabilidad social, tomando como ejemplo el tratamiento de nuestras aguas servidas, (Planta de Tratamiento de Aguas Residuales - PTAR). - Generador de información validada y frecuente del comportamiento de nuestras fuentes hídricas en variables como: niveles, caudales, pH, entres otros. Apoyando estas iniciativas, La Pradera contribuye con el proceso de sostenibilidad ambiental regional.
Manejo sostenible de los cuerpos hídricos de La Pradera a través de La Biorremediación La Pradera de Potosí Club Residencial, es pionera en la utilización de procesos de descontaminación con microorganismos y enzimas; esta técnica es empleada para controlar agentes contaminantes como: hidrocarburos en la estación de servicio, materia orgánica de las trampas de grasa y el manejo de algas en los cuerpos hídricos ornamentales del Club. - Los resultados más sobresalientes se ven en el vertimiento de la PTAR, donde evidencia un efluente más transparente y con menos carga orgánica, dando cumplimiento a la norma de vertimientos.
Empresa de servicios públicos La Pradera de Potosí S.A - E.S.P. • La Pradera de Potosí S.A - E.S.P., es una empresa privada de servicios públicos domiciliarios creada como sociedad anónima, conforme a la Ley 12 de 1994, está inscrita y regulada por la Superintendencia de servicios públicos domiciliarios (SSP) . • En octubre de 2016 se actualizó el estudio de costos y tarifas incluyendo el servicio de alcantarillado dentro de la facturación mensual de acuerdo, con la metodología exigida por la Comisión de regulación de Agua Potable (CRA.) • La Pradera de Potosí S.A - E.S.P., distribuye un promedio anual de 128.450 m3 de agua. • Se reportaron trimestralmente las características físico-químicas y microbiológicas de la calidad de agua potable a cuatro autoridades: Entidad
Tipo de reporte/control
a. Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca CAR
Ambiental, permiso de concesión y vertimentos
b. Secretaría de Salud de Cundinamarca
Certificado y control sanitario
c. Superintendencia de servicios Públicos domiciliarios d. Comisión de regulación de Agua Potable (CRA.)
Aspectos administrativos de la ESP, reporte SUI (Sistema único de Información) Metodología y estudio tarifario
Acciones implementadas:
• Facturación mensual
• Seguimiento al estado de medidores y válvulas reguladoras de presión.
• Reporte trimestral a autoridades como la CAR de las características físico-químicas y microbiológicas de la calidad de agua potable.
• Toma de datos de consumo mensual • Visitas por alto consumo en unidades de vivienda. • Reparaciones en tuberías de las redes de agua potable.
• Seguimiento calidad de agua. • Se realizó la inclusión del servicio de alcantarillado en la facturación mensual de acueducto por disposición legal.
A continuación, reflejamos los consumos de agua en los dos años de operación del Acueducto, el cual tuvo un incremento del 7,3%, sin embargo en lo transcurrido del año se dispuso el programa de ahorro y uso eficiente de agua con el que se atendió las reparaciones de fugas, se realizó el cambio a tecnología ahorradora y educación ambiental.
Aguas servidas – servicio de alcantarillado LaPradera de Potosí S.A. ESP tiene un vertimiento de aguas residuales domesticas que descarga en el cauce del río Teusacá, luego de ser tratada en la Planta de Tratamiento de Aguas Residuales que se encuentra equipada con tecnología de lodos activados con una eficiencia por encima del 90% en carga orgánica. Como se aprecia en la tabla de resultados de caracterización, La Planta de Tratamiento de Aguas Residuales funciona con una eficiencia en remocion de materia organica superior al 97% en parametros de control y vigilancia como DBO5 y SST, objetos de reporte a los entes reguladores.
2.3.4 Manejo forestal sostenible
Mantenimiento sendero ecolรณgico Se realizรณ mantenimiento al sendero ecolรณgico del sector de Balmoral, el cual comprendiรณ de poda de los รกrboles y lavado de andenes.
Reposición de plantas nativas y capacitación de jardineros Se realizó la siembra de más de 200 especies arbóreas entre acacias y jazmines en los sectores oriental (Villas de Aguaclara) y occidental (Villas de Márquez), con el fin de mitigar los impactos negativos que genere la intervención de la vía del corredor perimetral de oriente. Se desarrollan capacitaciones permanentes al personal de jardinería, en temas de mejoramiento, desempeño y calidad del mantenimiento de jardines de las zonas comunes de La Copropiedad.
Inventario de especies forestales Durante el año 2016, se realizó el inventario total de especies arbóreas, arbustos y jardines con los que cuenta la agrupación, determinando su estado fitosanitario en procura del debido manejo ambiental. A continuación, se resume el rango de los 7.876 individuos arboreos contabilizados en la copropiedad.
Después de analizar la información del inventario forestal, se determinó que 524 individuos superan la altura máxima recomendada para zonas comunes y vivienda familiar, actividad a la cual se le está realizando seguimiento y control para evitar algún riesgo.
Los individuos mรกs abundantes son los arbustivos que se encuentran distribuidos en los jardines y zonas comunes, generando un ambiente propicio a especies de aves e insectos que enriquecen la fauna, embellecen el paisaje y mantienen el balance en el ecosistema. Especie
Cantidad
Porcentaje
HIEDRA MIAMI
34133
16%
HIEDRA Uร A DE GATO
23822
11%
PENISETUM
18685
9%
VERGENEA
13234
6%
ACANTHUS
10999
5%
HEBES VERDE
7793
4%
AGAPANTO
6098
3%
PAPIRO COMUN
5410
2%
HELECHO
4880
2%
EUGENIAS
4674
2%
SUCULENTA
4556
2%
134.284
100%
TOTAL INDIVIDUOS ARBUSTIVOS
Poda de eucaliptos Se inició con el programa de control de riesgo de los arboles de gran envergadura que puedan ocasionar daños a viviendas, infraestructura y/o personas, se gestionó con los copropietarios de los sectores de Potosí, Victoria y algunos del campo de golf.
2.3.5 Disposiciรณn de material no aprovechable En el grรกfico se puede evidenciar la disminuciรณn del volumen retirado, lo que genera un ahorro en el cobro del servicio prestado por la empresa Espucal.
2.3.6 Manejo fauna silvestre y doméstica
• Control biológico de especies silvestres • Plan de manejo de Garzas
Censo mascotas Gatos
6
Perros
99
Total mascotas
105
Total viviendas con mascota
77
Durante el año 2016 se realizó el censo de mascotas, iniciando el año con 84 y culminando con 105. Esta actualización contempló los siguientes requerimientos: Nombre del propietario, nombre de la mascota, lugar de residencia, edad, raza, color, carné de vacunas actualizado, sistema de control de la mascota, foto, antecedentes por agresión y nombre del paseador.
2.3.7 Feria de la sostenibilidad
Se llevo a cabo la II Feria de la Sostenibilidad Ambiental para lo cual contamos con la presencia de 14 expositores, contando con la participación especial de Parques Nacionales Chingaza y la Fundación de Protección de Fauna Bio – Andina. Este tipo de eventos acerca a los Socios y Copropietarios con la importancia del medio ambiente.
2.4
SEGURIDAD Y CONVIVENCIA
2.4.1 Convivencia
En el año 2016 se desarrollaron campañas las cuales van en línea con la filosofía de La Pradera, las cuales se enfocan en mantener la sana convivencia: Las actividades que se desarrollaron durante el año anterior fueron las siguientes: • Entrega de adhesivos para el vehículo tanto a socios como a invitados recordando el limite de velocidad de 30 km/h y el no uso de celular. • Contratación de dos auxiliares de convivencia para quienes realizan supervisión, control y seguimiento al cumplimiento del reglamento de convivencia. • Instalación de señalización de no permanencia de mascotas en sede deportiva y terraza comedor principal. • Acompañamiento a los niños inscritos en el Day camp dándoles a conocer la importancia de las normas de convivencia y seguridad.
Gracias al acompaĂąamiento del comitĂŠ de convivencia y el desarrollo de las actividades desarrolladas durante el aĂąo anterior se evidencia la disminuciĂłn de los comparendos, generando impactos positivos en la comunidad Pradera. Seguimos comprometidos con esta labor para el mejoramiento de las normas que se establecen en el Reglamento de Convivencia.
2.4.2 Seguridad interna
Durante el último semestre de 2016 se presentaron eventos que afectaron la tranquilidad y bienestar de nuestros residentes, uno de ellos a través del esquema de llamada millonaria y otros mediante el hurto de bicicletas en algunas garajes de viviendas ubicadas en el sector sur oriental de La Pradera ocasionados por personas externas. Ante esta situación se llevó a cabo un plan de contingencia que generó la aprehensión de dos individuos que habían ingresado por el lindero sur de La Pradera, quienes fueron puestos a disposición de las autoridades judiciales. Dentro del Plan de acción que se estableció con la asesoría del comité de seguridad para minimizar los riesgos y evitar incidentes similares se realizaron las siguientes actividades: • Análisis y estudio externo de seguridad para identificar zonas de riesgo. • Pruebas de poligrafía al personal de seguridad y vigilancia, operadores y conserjes. • Auditoria al área de seguridad, realizada por la empresa CONSULTORÍA EN SEGURIDAD 2535 • Mejoramiento en procedimientos y procesos, cambios en el esquema de seguridad.
• Se reforzó la seguridad física perimetral con la instalación de 290 metros lineales concertina y ciclópeo en la base y en los muros del sector occidental y oriental y se instaló cercado eléctrico. • Fortalecimiento de la estructura organizacional con la vinculación del Jefe de seguridad, Mayor Martín Amaya.
Tal como se informará en la reunión de Asamblea, se tiene estructurado un Plan de Inversiones en seguridad, el cual será cubierto proporcional a los coeficientes de copropiedad y cuyo alcance será ampliado en un punto específico del orden del día. Adicionalmente se trabajará en la implementación de nuevas actividades internas y externas de seguridad preventiva. Acciones internas Como medidas preventivas se envió información a los socios residentes y se realizan charlas sobre los siguientes temas: • Modalidad llamada Millonaria • Central de monitoreo de alarmas par viviendas • Contratación de personal • Recomendaciones temporada de vacaciones y fin de año • Capacitación dirigida a empleadas del servicio domestico y conductores sobre la modalidad llamada millonaria • Capacitaciones dirigidas al personal de seguridad y vigilantes de la empresa de seguridad en manejo de crisis y seguridad de la información • Instalación de cinco cámaras fijas en el sector de El Recreo y un domo • Adecuación de espacios Portería Occidental • Mejoramiento de equipos y enlaces en las porterías oriental y occidental • Refuerzo y mejoramiento en los procedimientos y protocolos de seguridad en la Portería occidental
2.4.3 Seguridad regional
Como promotores de un entorno sano, se llevaron a cabo las siguientes actividades: • Realización de consejos de seguridad regional con participaron los alcaldes de La Calera, Sopó y Guasca, autoridades regionales y la comunidad. • Se sostuvieron varias reniones con el nuevo comandante del Grupo Mecanizado Nª10 Tequendama Teniente Coronel Manue Enrique Zafra, para reforzar presencia en la zona del Valle de Teusacá. • Incremento de visitas de la policía y ejercito en la zona perimetral. • Apoyo a nuestros vecinos con personal de seguridad y con autoridades locales
para lograr la aprehensión de cuatro delincuentes que se encontraron en el conjunto Bosques de Granada y Cayundá y que hacen parte de una banda del sector de chapinero alto y pretendían robar en el sector. • Creación de alianza estratégica con el fin de implementar un proyecto de CCTV para monitoreo de puntos clave del perímetro de los proyectos residenciales vecinos (La Pradera de Potosí, Conjunto Residencial La Reserva de Potosí, Conjunto Residencial Refugio del Valle y Conjunto Residencial Bosques de Granada y Cayundá.)
Empresa de seguridad y vigilancia En el mes de febrero se presentaron al comité de seguridad las ofertas comerciales de Seguridad y Vigilancia donde se realizó un análisis detallado de cada una de las empresas licitantes, ratificando la renovación del contrato con la empresa Securitas Colombia por 4 años con las siguientes apreciaciones: 1. Garantiza bienestar a los vigilantes 2. Baja rotación de personal 3. Incremento solo del 5% en la facturación con base al año anterior 4. Cobertura en la región 5. Satisfacción del servicio prestado 6. Amplia experiencia en el sector residencial 7. Garantía y respaldo a la operación del Club • Se realiza cambio de los radios de comunicación interna con el personal de Vigilancia y Seguridad, mejorando los procedimientos y manejo de la información. • Cambio de la dotación de las vigilantes de la Portería Peatonal • Actualización de poligrafías y documentación de todo personal de seguridad y Vigilancia.
2.5
EFICIENCIA FINANCIERA
Los logros alcanzados en el año 2016 en materia administrativa y financiera estuvieron acompañados de ajustes al modelo de gestión, encaminados a la consolidación de una cultura organizacional orientada a la excelencia en el servicio, el trabajo en equipo, la innovación, control integral de los procesos financieros y de compras y medición de gestión con indicadores. Hoy día La Agrupación La Pradera de Potosí Club Residencial cuenta con un equipo de trabajo cada vez más experto y comprometido, gracias a un proceso continuo de capacitación que se ha venido realizando y se seguirá ejecutando. A continuación, presentamos un resumen del ejercicio presupuestal de la copropiedad: El año 2016 finalizó con un total de ingresos operacionales de $5,002 millones contra unos egresos operacionales de $4,896 millones, arrojando un excedente operacional antes de apropiaciones y depreciaciones de $106 millones. El consejo de administración presentará durante la asamblea una propuesta de apropiación de recursos por $102 millones que corresponden a $49 millones para el fondo de imprevistos correspondientes al 1% del presupuesto de gastos dando cumplimiento a la ley 675 de 2001, $37 millones para el fondo de reposición de equipos y $16 millones para el fondo de seguridad; dejando como resultado del ejercicio presupuestal antes de depreciaciones $4 millones.
Para el 2016 se contabilizaron unas depreciaciones por $59 millones, arrojando como resultado final del ejercicio presupuestal un déficit neto de $54 millones. El Consejo de Administración aprobó los siguientes gastos extraordinarios:
Gastos extraordinarios Inversión de seguridad
$ 81 millones
Reparación de la via de Granada
$ 80 millones
Alianza regional Perimetral Oriente Bogotá
$ 55 millones
Estudio de percepción de clima
$ 18 millones
Estudio Hídrico
$ 17 millones
Proceso de transformación
$ 13 millones
Total
$ 264 millones
Se tienen dos inversiones en Fondo Común Ordinario, una en Fiduciaria Skandia S.A. por $432 millones con una tasa de interés promedio de 6,819% efectivo anual y otra en Fiduciaria Davivienda por $123 millones con una tasa de interés promedio de 7,002%; en estos fondos, se encuentra incluido la apropiación para el Fondo de Imprevistos equivalente al 1% del presupuesto de gastos, de conformidad con lo estipulado en la Ley 675 de 2001. Lo anterior, denota un manejo responsable de los recursos para una entidad sin ánimo de lucro como es la Agrupación La Pradera de Potosí Club Residencial regida por la ley 675 de 2001. La propuesta de incremento en el valor de la cuota va en línea con lo observado en la dinamica de la operación y se presentará en la Asamblea de la copropiedad.
2.6
TRANSFORMACIÓN ORGANIZACIONAL
Mejoramiento integral de la gestión
Este proceso que tuvo gran trascendencia para el mejoramiento integral de la Gestión Operativa y Administrativa como se mencionó en detalle al comienzo de este informe en los Retos Estratégicos, logrando en resumen la optimización en los siguientes aspectos: 1. Ajuste a la Estructura Organizacional • Segregación de funciones • Ajuste a la estructura contable • Centro de abastecimiento – almacenes 2. Controles • Surtidor de combustible • Administración de maquinaria y equipos • Toma de pedidos en restaurantes • Horas Extras • Control de Desechos 3. Políticas • Sistema de reportes • Política de viáticos • Ajuste de costos y recetas • Código de Buen Gobierno Corporativo • Manual de Ética y Conducta
RESULTADOS FINANCIEROS (NIF)
3
3.1
AGRUPACIÓN LA PRADERA DE POTOSÍ CLUB RESIDENCIAL P.H. Estados Financieros A 31 de diciembre de 2016, 31 de diciembre de 2015 y Estado de Situación Financiera de Apertura a 1° de enero de 2015 bajo Normas de Contabilidad y de Información Financiera – NCIF– Junto con el informe del Revisor Fiscal.
OTROS ASPECTOS DE INTERÉS
4
4.1
LOTE DESTINADO AL EDIFICIO PARA LOCALES COMERCIALES Y OFICINAS
La Junta Directiva del Club y el Consejo de Copropiedad de la Agrupación La Pradera de Potosí Club Residencial, han estado en contacto con representantes de la sociedad Potosí La Pradera S.A., quien es propietaria del lote destinado al edificio para locales comerciales y oficinas dentro de la mencionada Agrupación. Como se sabe, las unidades de propiedad privada que conforman la Agrupación La Pradera de Potosi Club Residencial se denominan “lotes” y se clasifican en unifamiliares, multifamiliares, para la Sede Social del Club La Pradera de Potosi Club Residencial y para un edificio de oficinas y comercio. Según lo dispuesto en el reglamento de copropiedad, en el lote destinado al edificio para oficinas y comercio está previsto, como su nombre lo indica, la construcción de unos locales comerciales y de unas oficinas, estas últimas, para el ofrecimiento de servicios correspondientes a profesiones liberales o de asesoría incluyendo consultorios de profesiones paramédicas. Los contactos con la sociedad propietaria de dicho lote han tenido por objeto analizar las intenciones que existen de desarrollar ese lote y el impacto que tendría para la membresía del Club y los propietarios de la Agrupación, desde el punto de vista de la seguridad y el paisajismo, entre muchos otros. Los contactos y conversaciones continúan y se espera alcanzar un acuerdo que, de una parte, tenga en cuenta lo establecido en el mencionado reglamento y, de la otra, consulte el mejor interés de los miembros del Club y de los propietarios de la Agrupación.
4.2 CONFORMACIÓN CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN 2016-2017
Conformación Consejo de Administración 2016 -2017 ÁREA
PRINCIPALES
SUPLENTES
GABRIEL REMOLINA ORDOÑEZ
ALBERTO ESPINOSA LÓPEZ
MARÍA JOSE IRAGORRI CASAS
NELSON ECHEVERRIA LÓPEZ
EDUARDO CALERO ARCILA
JAVIER DENNIS SANCLEMENTE
CAROLYN MONDRAGON ROJAS
SERGIO URIBE ARBOLEDA
GABRIEL LAMUS SUÁREZ
FERNANDO APARICIO DE NARVÁEZ
Comercio y Oficinas
EDUARDO SARAVIA CALDERON
LUIS FERNANDO SERNA LONDOÑO
Villas de Aguaclara
ÁLVARO CADAVID MÁRQUEZ
ALBERTO LOZANO VILA
El Recreo
CATALINA GAVIRIA GONZÁLEZ
JUAN MANUEL FAWCET VÉLEZ
Villas de Márquez
HERNANDO MOTTA CRUZ
OMAR DUQUE TOBÓN
Lotes
Club
Presidente Consejo de Administración HERNANDO MOTTA CRUZ
Comité de Convivencia JOSÉ FRANCISCO CHALELA MARÍA JOSÉ IRAGORRI CASAS GLORIA MARÍA AGUDELO MARTÍNEZ JUAN DIEGO CORREA LEÓN
Comité de Infraestructura ALICIA NARANJO URIBE JAIME HERNÁNDEZ CASTILLO JUAN MANUEL PEÑA POSADA GABRIEL LAMUS SUÁREZ LUIS FERNANDO SERNA LONDOÑO
4.3
AGRADECIMIENTOS
Reiteramos nuestro agradecimiento a todos los copropietarios, Comités de trabajo, miembros del Consejo de Administración y al equipo del colaboradores; por su constante respaldo a nuestra gestión.
Cordialmente,
Miembros del Consejo de Administración
Hernando Motta Cruz Presidente
Juan Carlos Beltrán Cruz Administrador Agupación la Pradera de Potosí
“SOMOS PRADERA” POR EL RESPETO Y LA SANA CONVIVENCIA