INFORME DE GESTIÓN CONJUNTO RESIDENCIAL EL RECREO 2 0 1 6 - 2 0 1 7
Contenido
INFORME DE GESTIÓN CONJUNTO RESIDENCIAL EL RECREO
CARTA DEL PRESIDENTE 1. RETOS ESTRATÉGICOS 1.1 FORTALECIMIENTO DE SERVICIOS DIFERENCIADOS A LA OFERTA DE VALOR
2 GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA 2.1 SATISFACCIÓN GRUPOS DE INTERÉS 2.1.1 Agrupación Residencial
1.1.1 Medición y diagnóstico de percepción de grupos de interés. 1.1.2 Proceso de transformación – “Caminando Juntos Hacia la Excelencia”.
2.2. OFERTA DE VALOR
1.2 MEJORA EN INFRAESTRUCTURA PARA EQUIPO DE COLABORADORES
2.3.1 Infraestructura hídrica 2.3.2 Aguas servidas servicio de alcantarillado 2.3.3 Manejo forestal sostenible 2.3.4 Manejo fauna silvestre y doméstica 2.3.5 Recurso energético 2.3.6 Recuperación y protección del impacto ambiental 2.3.7 Feria de la sostenibilidad
1.2.1 Proyecto oficinas y bienestar para el equipo de colaboradores.
1. 3 Gobernabilidad 1.3.1 Modificación de estatutos, reglamentos y código de buen gobierno corporativo. 1.3.2 Unificación órganos de dirección
1.4 GESTIÓN REGIONAL 1.4.1 Fortalecimiento esquemas de seguridad 1.4.2 Perimetral de oriente y su impacto en la movilidad
2.2.1 Mantenimiento Infraestructura
2.3 IMPACTO AMBIENTAL
2.4 SEGURIDAD Y CONVIVENCIA 2.5 EFICIENCIA FINANCIERA 2.5.1 Inversiones
2.6 MEJORA CONTINUA Y TRANSFORMACIÓN 2.6.1 Gestión del Talento Humano 2.6.2 Comunicaciones 2.6.3 Tecnologías de la información
3. RESULTADOS FINANCIEROS (NIF) 3.1 Opinión del revisor fiscal 3.2 Estado de situación financiera 3.3 Estado de resultado
Carta del presidente Apreciados copropietarios, Reciban un cordial saludo en nombre de todos los miembros del Consejo de Administración, queremos agradecerles la confianza depositada en cada uno de nosotros. Como presidente del Consejo de Administración me complace presentar el informe de la gestión integral realizada durante el año 2016. Como representante del Conjunto Residencial El Recreo ante el Consejo de la gran copropiedad, he tenido la oportunidad de participar en diferentes espacios en donde hemos trabajado arduamente para la satisfacción de nuestros copropietarios y la calidad de los servicios en linea con los propósitos estratégicos. En primera instancia, para armonizar y generar un plan de acción conjunto con los diferentes órganos directivos, se llevó a cabo un ejercicio de actualización estratégica definiendo los pilares que se vienen desarrollando, destacando la importancia de generar un plan integral de intervención en temas de la región para asegurar que se dinamice el acuerdo interadministrativo suscrito entre los municipios de La Calera, Guasca y Sopó; con el ánimo de mejorar la propuesta del desarrollo de la construcción de la vía Perimetral de Oriente de Bogotá y la participación de otros temas de interés regional como la recuperación ambiental de la cuenca del río Teusacá. Específicamente para El Recreo, se culminarón las obras de mantenimiento de las fachadas de las casas para dar uniformidad a la copropiedad, proyecto que ha sido ejemplo para La Agrupación, el cual se realizó con recursos de una cuota extraordinaria, aprobada en La Asamblea Extraordinaria de Copropietarios realizada el día 25 de junio de 2015. Por otro lado, se instaló un domo y cinco cámaras en cada uno de los sectores de El Recreo con el animo de preservar la tranquilidad y la seguridad de las familias residentes en este sector. Sea esta la oportunidad para invitarlos a preservar los valores que nos identifican como comunidad Pradera, basandonos en el respeto, la tolerancia y la honestidad, en virtud de generar un ambiente propicio entre vecinos, y así lograr que el sector de El Recreo sea un ejemplo de convivencia para la agrupación.
En otros aspectos informamos que se reestructurarón los equipos de jardinería para realizar en simultanea la poda, limpieza y recolección de prados con el fin de minimizar tiempos de mantenimiento, centralizar y volver mas eficiente el trabajo de la maquinaria y reducir los tiempos de limpieza y recolección de residuos. Se realizó la siembra de más de 200 especies arbóreas entre acacias y jardines con el fin de mitigar los impactos negativos que genere la intervención de la vía del corredor Perimetral de Oriente de Bogotá. Se realizaron controles y limpiezas en las diferentes fuentes hídricas (quebradas El Asilo, La Pradera y Río Teusacá). Durante la temporada invernal se activó el protocolo de atención invernal haciendo seguimiento a los caudales de los ríos y control a los 25 lagos que hacen parte del paisajismo de LPCR. En el año 2016 se inicio con el Plan Integral de Residuos Sólidos en toda la copropiedad, generando un total de residuos aprovechables de 6,1 toneladas, lo que permitió minimizar los costos por disposición y reducción de la contaminación del medioambiente. Adicional a esto, resaltamos que la Administración ha realizado seguimientos en cuanto a la construcción de las obras de La Agrupación, teniendo como apoyo el área de Infraestructura para dar cumplimiento al Reglamento Arquitectónico en las casas nuevas, e involucrando personal idóneo para desarrollar la supervisión de las construcciones. En cuanto a la Seguridad interna y externa, se implantarón diferentes estrategías para garantizar la tranquilidad de los copropietarios; se sostuvieron reuniones regionales con los alcaldes municipales de La Calera, Guasca y Sopó, con el acompañamiento del ejército, conjuntos vecinos, empresas de seguridad y la comunidad; para tratar temas de mejoramiento en seguridad vial y establecer un plan estratégico de seguridad para los tres municipios. Hoy se presentará la propuesta de cuota de Administración para el 2017, teniendo en cuenta la ejecución del año anterior y el presupuesto de gastos del presente año. Finalmente, agradezco a los miembros del Consejo de Administración del Conjunto Residencial El Recreo, a los copropietarios y a todo el equipo de Administración por su gestión y compromiso durante este año, en el cual se han desarrollado grandes logros para la consolidación de la gestión. Cordial saludo, CATALINA GAVIRIA Presidente Consejo de Administración El Recreo
Bienvenidos En las Asambleas Generales celebradas en el mes de marzo de 2016 se presentarón las conclusiones del ejercicio de planeación estratégica, en línea con los pilares definidos para ser implementados en el desarrollo de la gestión del año, y se definierón cuatro propósitos retadores así:
3. Gobernabilidad: modificación de estatutos, reglamentos y código de buen gobierno corporativo a. Modificación al código de buen gobierno corporativo. b. Realización del código de ética. c. Unificación órganos de dirección
1. Fortalecimiento de servicios diferenciados a la oferta de valor a. Ejecución eficiente del presupuesto b. Evaluación de los grupos de interés realizada por la empresa Metaconsulting. c. Auditoría a los procesos y a la estructura organizacional realizada de la empresa K/valor.
4. Gestión de región a. Fortalecimiento esquema de seguridad b. Perimetral de oriente y su impacto en movilidad. c. Recuperación y protección del impacto ambiental.
2. Mejora en infraestructura para equipo de colaboradores a. Radicación de la licencia en la oficina de planeación. b. Cronograma inicial de obra
Estos temas se resumen en la parte inicial del informe y posteriormente se amplían dentro de la gestión administrativa y operativa, y abarcan la gestión integral para La Pradera de Potosí Club Residencial.
RETOS ESTRATÉGICOS A continuación, se resumen los principales logros en cada uno de los retos estratégicos definidos por los órganos de dirección para la gestión de la organización y que fueron socializados en la asamblea del año anterior.
1
1.1
FORTALECIMIENTO DE SERVICIOS DIFERENCIADOS A LA OFERTA DE VALOR Para cumplir con los retos de mejorar la oferta de valor a nuestros grupos de interés, presentamos a continuación el resultado del trabajo desarrollado por metaconsulting para la medición de la percepción y los hallazgos de la auditoria realizada por la firma k/valor, que propuso oportunidades de mejora en procesos administrativos y operacionales.
1.1.1 Medición y diagnóstico de percepción de grupos de interés En febrero, con el apoyo del comité de Desarrollo Organizacional, se contrató a la firma Metaconsulting para dar curso a un proceso de medición, cuyo objetivo se centró en definir los atributos que hacen memorable la experiencia de cada uno de los actores que conforman la comunidad Pradera: socios, colaboradores, proveedores, comunidades vecinas y autoridades locales, para posteriormente medir su percepción y definir unos indicadores que permiten controlar y mejorar el “Estilo de Vida Pradera”. La metodología empleada en la medición contó con encuestas online, entrevistas personales y talleres desarrollados a la siguiente muestra:
Como conclusiรณn del estudio, se detectaron puntos altos, medios y bajos a trabajar para mantener y mejorar la experiencia Pradera:
a. Puntos Altos -
Alta educación y respeto de los colaboradores. La operación general (Club y Copropiedades) funciona adecuadamente. Existe seguridad integral. Se caracteriza por ambiente sano, “gente buena”. Las instalaciones son excelentes. Hay confianza en un mejor futuro y estabilidad en el largo plazo integral.
b. Puntos medios - Falta de profundización en aspectos sociales y ambientales. - Existe una minoría de socios que no actúan acorde al “Estilo Pradera”. - Falta de disponibilidad de espacios y servicios. - Ausencia de profundización en aspectos críticos para la proyección de la visión en La Pradera.
c. Puntos bajos - Carencia de estrategias de comunicación entre actores y con actores. - Percepción de vacíos en procesos de gestión humana: perfiles, salarios, formación, plan de carrera. - Falta de claridad y comunicación de procesos empresariales. Con base en los anteriores resultados se desarrollaron programas y actividades para mejorar los aspectos medios y bajos, así como también potencializar lo favorable de la “Experiencia Pradera”, las cuales se verán en detalle en el informe de seguimiento a la gestión.
1.1.2 Proceso de transformación “Caminando Juntos Hacia la Excelencia” En el mes de mayo de 2016, se contrató a la firma K/valor para llevar a cabo un proceso de diagnóstico organizacional, que nos permitió identificar oportunidades de mejora en procesos administrativos y operacionales. Como resultado de este proceso se definió un plan de trabajo con cuatro pilares principales de transformación:
Gente Revisión Roles y Competencias. 100% Construcción área de servicios para empleados. 10% Implementación Código de Ética. 100%
Excelencia Operativa
Excelencia en el servicio
Gobierno Corporativo
Implementación del Sistema de control de riesgos. 100% Nuevo contrato estación de servicio. 100%
Reforzamiento A&B, Deportes, Casa Club y Copropiedad. 80% Plan de acción encuesta de percepción. 100%
Actualización Estatutos, Reglamentos y Régimen disciplinario. 90% Nuevo dimensionamiento E.S.P. 90%
Segregación de funciones en Mantenimiento. 100%
Homologación de procesos. 90%
Gestión del cambio y Campaña de Valores Pradera
Los resultados obtenidos en cada uno de los pilares estratégicos son:
a. Colaboradores Se revisaron los principales procesos de cada una de las áreas del club, como punto de partida para la construcción de nuevos perfiles de cargo, roles, objetivos y un plan de adecuación puesto - perfil, como parte de la gestión de carrera de nuestra gente. En este aspecto relacionado con el equipo humano se hizo énfasis en la recordación y actualización de criterios que garanticen una gestión fundamentada en las buenas prácticas. En el primer trimestre de 2016 se inició la construcción de una nueva herramienta de evaluación de desempeño que nos permitirá plantear un modelo de compensación variable según cargo y cumplimiento de objetivos más preciso.
b. Excelencia operativa Dentro de los hallazgos identificados se encontraron tres aspectos principales sobre los cuales se diseñó un plan de acción estructurado bajo los principios Pradera, que trascienda en el tiempo y con alcance transversal:
- Ahorro de combustibles: Se implementó un sistema de control de abastecimiento de combustible y hojas de vida de maquinaria y equipo que nos permitió alcanzar un ahorro de $22 millones en 2016 frente al 2015. - Optimización en control de horas extras: Se realizó un diagnóstico por cada una de las áreas generadoras de horas extras y se implantó un proceso de planeación y control más estricto, que permitió un ahorro frente al 2015 de $21 millones. - Viáticos, mensajería y control de diligencias: Se redefinió el proceso de mensajería y diligencias buscando optimizar los recursos, se establecieron políticas y procedimientos para el pago de viáticos a los funcionarios que prestan sus servicios fuera de las instalaciones del Club, las cuales permitieron generar un ahorro de $24 millones de pesos frente al año anterior.
Avance Plan de Trabajo Mantenimiento Planeación Maquinaria y abastecimiento
Gestión Humana 100% Planeación de Personal
Admistrativo y Financiero 90%
Definición estructura área
100%
Planeación mantenimiento 100% Horas extras (control y preventivo permiso Ministerio)
100% Planeación de compras Comité
100%
Análisis de consumos históricos
100% Perfiles de Cargo
100% Control de diligencias
100%
Control de desechos y materiales orgánicos
100% Diagnóstico Adecuación puesto-perfil
100% Asignación camioneta compras
100%
Proceso de desvinculación
100% Control de viáticos
100%
Proceso evaluación desempeño
30%
100%
Política de compensación
40%
Plan estratégico Gestión Humana
50%
Avance del 100%
Avance del 76%
Avance total del proyecto del 92%
Informes Gerenciales
Avance del 100%
c. Excelencia en el servicio Como parte del proceso de transformación y bajo el enfoque de la mejora continua se realizaron ajustes a la estructura organizacional que permitirán elevar los estándares de la gestión y responder a las expectativas y nuevos retos que la dinámica y crecimiento de La Pradera de Potosí trae consigo.
Nuevo cargo
Responsable
Dirección de Gestión Humana
Carolina Restrepo Falla
Jefe de Seguridad
Martín Amaya Torres
Dirección de Servicios (antes Casa Club)
Teresa María Cadena Mantilla
Director área de Golf
Jorge Mesa Hincapié
Paralelamente se ha venido enriqueciendo el proceso de comunicaciones buscando una experiencia más enriquecedora para la membresía y para nuestros colaboradores.
d. Gobierno Corporativo Buscando formalizar las buenas prácticas empresariales se emitió el Código de Buen Gobierno Corporativo y el Manual de Ética, como herramientas para garantizar la conservación de la filosofía institucional.
1.2 MEJORA EN INFRAESTRUCTURA PARA EL EQUIPO DE COLABORADORES
1.2.1 Proyecto oficinas y bienestar para el equipo de colaboradores Se dio inicio a los estudios técnicos para la implementación del proyecto de infraestructura que contempla el mejoramiento integral de las áreas de operación del Club, e incluye –entre otros- espacios de entretenimiento, nuevas oficinas para la reorganización y mejoramiento de espacios, buscando contribuir con el bienestar y calidad de vida de los caddies y colaboradores. El proyecto planteado, la remodelación de un área de 700m2 y la ampliación de 400m2, este se implementará en la actual sede de mantenimiento y fundación, la cual se estima con un área total construida de 2.000m2. El resumen de las actividades desarrolladas es el siguiente:
Actividades
Fecha
Estado
Elaboración de Diseño Arquitectónico
07 de diciembre de 2016
Ejecutado
Obtención de Licencia de construcción
15 de febrero de 2017
Ejecutado
Diseños constructivos de detalle
En Proceso
Presupuesto y Programación de obra
En Proceso
Proyecto bienestar para empleados fachada
Proyecto bienestar para empleados primera planta
Proyecto bienestar para empleados segunda planta
1.3
GOBERNABILIDAD
1.3.1 Modificación de estatutos, reglamentos y código de buen gobierno corporativo Como parte del proceso de mejora continua y definición de lineamientos estratégicos de alto impacto y trascendencia para la organización, se llevó a cabo el ajuste en los estatutos de acuerdo con la aprobación dada en la asamblea del año anterior y se actualizaron los reglamentos incluyendo las nuevas áreas de servicio y el régimen disciplinario en el Club. Se generarón el Código de Buen Gobierno Corporativo y el Manual de Ética y Conducta, documentos que están a disposición en nuestra página Web y APP, y resumen los siguientes aspectos:
A. ESTATUTOS
B. REGLAMENTO
Se ajusta la redacción de los Estatutos a lo presentado y aprobado en las asambleas 2015 y 2016, que fundamentalmente se relaciona con los siguientes aspectos:
a. Se suprimen los horarios de operación, los cuales se manejarán como un anexo al documento, con el fin de facilitar su actualización.
a. Igualdad de género en la normatividad relacionada con el registro y las membresías para los hijos de socio. b. Se actualiza el número de derechos de hijos de miembro a 100 y el límite de edad para adquirirlas hasta los 35 años. c. En los beneficiarios del miembro se habilita la opción de que el titular escoja si registra a su padre o madre como beneficiario de la membresía y se suprime el registro para las hermanas solteras. d. Ajustes de redacción dando mayor claridad a ciertas atribuciones de la Junta Directiva. e. Otros ajustes de redacción - Se actualiza la normatividad para los miembros ausentes, de acuerdo con lo aprobado en las Asambleas ordinaria de marzo de 2003 y extraordinaria de abril de 2003.
b. En los capítulos correspondientes a las disciplinas deportivas, se actualizaron algunas normas de acuerdo con la legislación deportiva y con la operación actual del Club. Cada comité revisó las modificaciones realizadas. c. Se actualiza todo lo contenido en la reforma estatutaria en los artículos de hijos de socio y beneficiarios. d. Se incluye la reciente modificación al reglamento para cesión temporal de membresías y para visitantes temporales. e. Se incluyeron las normas de uso de las nuevas instalaciones: Sala de proyecciones, squash y bolos.
C. RÉGIMEN DISCIPLINARIO a. Se simplifica la clasificación de las faltas. b. Se corrige redacción para dar claridad a los tiempos de sanción para cada caso simplificando su interpretación y facilitando la aplicación de estas disposiciones.
Como parte del proceso de mejora continua y definición de lineamientos estratégicos de alto impacto y trascendencia para la Organización, se implementaron el Código de Buen Gobierno Corporativo y el Manual de Ética y Conducta:
A. CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO Regula las diversas relaciones de los grupos de interés (socios, copropietarios, visitantes, colaboradores, contratistas, proveedores y la comunidad en general), con énfasis en garantizar el logro de los objetivos corporativos, el cumplimiento de la misión y la visión institucional, de manera clara y transparente, definiendo los roles y responsabilidades de la administración y dirección de La Pradera de Potosí.
B. MANUAL DE ÉTICA Y CONDUCTA Define los parámetros y regula las actuaciones de todos los grupos de interés (socios, colaboradores, proveedores, autoridades regionales, comunidad y contratistas), con el fin de preservar la identidad corporativa, la transparencia y la correcta actuación individual y colectiva en todas las actividades de la organización.
1.3.2 Unificación órganos de dirección
Con el fin de simplificar los procesos y optimizar la gestión, se continuaron desarrollando reuniones conjuntas de los órganos de dirección, logrando avances importantes y cohesionados como legado para el futuro de La Pradera.
1.4
GESTIÓN REGIONAL
1.4.1 Fortalecimiento esquemas de seguridad Seguridad Interna Durante el último semestre de 2016 se presentaron eventos que afectaron la tranquilidad y bienestar de nuestros residentes, uno de ellos a través del esquema de llamada millonaria y otros mediante el hurto de bicicletas en algunas garajes de viviendas ubicadas en el sector sur oriental de La Pradera ocasionados por personas externas. Ante esta situación se llevó a cabo un plan de contingencia que generó la aprehensión de dos individuos que habían ingresado por el lindero sur del Club, quienes fueron puestos a disposición de las autoridades judiciales. Dentro del Plan de acción se contrató la empresa CONSULTORÍA EN SEGURIDAD 2535 quienes propusieron una serie de acciones de mejoramiento en los esquemas de seguridad para minimizar los riesgos y prever afectaciones ante los cambios del entorno (posconflicto), y se adelantarón una serie de actividades complementarias así: • Análisis y estudio externo de seguridad para identificar zonas de riesgo. • Pruebas de polígrafìa al personal de seguridad y vigilancia, operadores y conserjes. • Auditoria al área de seguridad. • Mejoramiento en procedimientos y procesos, cambios en el esquema de seguridad. • Se reforzó la seguridad física, reforzando el cercado perimetral con la instalación de 274 metros lineales concertina y ciclópeo en la base y en los muros del sector occidental y oriental se
instaló cercado eléctrico. • Instalación de iluminación en el lindero sur que colinda en el oriente con la quebrada La Pradera y en el occidente con la finca de la familia Venegas. • Fortalecimiento de la estructura organizacional con la vinculación del Jefe de seguridad, Mayor Martín Amaya. • Verificación periódica de antecedentes judiciales y policivos. Adicionalmente, se trabajará en la implementación de nuevas actividades internas y externas de seguridad preventiva.
Seguridad regional Siendo consientes que la seguridad es una responsabilidad de todos y que debemos ser promotores de un entorno sano, se llevaron a cabo las siguientes actividades: • Realización de consejos de seguridad regional con participación de los alcaldes de La Calera, Sopó y Guasca, autoridades regionales y la comunidad. • Se sostuvieron varias reuniones con el nuevo comandante del Grupo Mecanizado Nª10 Tequendama Teniente Coronel Manuel Enrique Zafra, para reforzar presencia en la zona del Valle de Teusacá.
• Incremento de visitas de la policía y ejercito en la zona perimetral. • Apoyo a nuestros vecinos con personal de seguridad y con autoridades locales para lograr la aprehensión de cuatro personas que se encontraron en el conjunto Bosques de Granada y Cayundá y que hacen parte de una banda del sector de chapinero alto y pretendían robar en el sector.
Creación de alianza estratégica con el fin de implementar un proyecto de Circuito Cerrado de televisión CCTV, para monitoreo de puntos clave del perímetro de los proyectos residenciales vecinos (La Pradera de Potosí, Conjunto Residencial La Reserva de Potosí, Conjunto Residencial Refugio del Valle y Conjunto Residencial Bosques de Granada y Cayundá.)
1.4.2 Perimetral de oriente y su impacto en la movilidad Como es de conocimiento público, se está construyendo la vía perimetral de Oriente de Bogotá (POB) que conectará a los Llanos Orientales con el centro del país; carretera 4G (de cuarta generación), que pasará por los municipios de La Calera, Sopó, Guasca, Choachí y Cáqueza. Las actividades a destacar en este aspecto son: • Estudio técnico y jurídico: Bajo el liderazgo de la empresa de acueducto regional “Progresar E.S.P”, se realizó la contratación de las firmas “Camilo Santamaría Arquitectura y Urbanismo”, especialistas en planificación urbana; Steer Davies Gleave, reconocida por sus importantes estudios en movilidad; y a Pinilla, González & Prieto, abogados expertos en temas urbanísticos, derecho ambiental y solución de conflictos para analizar el proyecto concesionado por la Agencia Nacional de Infraestructura para la POB en el tramo de Sopó a La Calera, con espíritu propositivo y buscando alternativas de mejoramiento. • A nombre de la comunidad, se radicaron los resultados de los estudios ante la Agencia Nacional de Infraestructura (ANI), la Gobernación de Cundinamarca, las alcaldías municipales de La Calera, Guasca y Sopó, el concejo del municipio
de La Calera; el despacho del Alcalde de Bogotá, Enrique Peñalosa y la Concesión de la Perimetral Oriental de Bogotá POB. • Se adelantaron reuniones con las autoridades locales, regionales y nacionales donde se ha socializado la propuesta de mejoramiento. • Se suscribió acuerdo de apoyo e integración regional entre los municipios de La Calera, Sopó y Guasca, bajo el inciso segundo del artículo 40, de la ley 80 de 1993, con el propósito de estar alineados con el desarrollo regional y paralelamente integrar otros aspectos relevantes como la seguridad en el Valle de Teusacá.
Puntualmente la intervención del tramo de la vía frente a la Pradera inició desde el mes de noviembre y el resumen es el siguiente: • Las obras que se están realizando por parte del sub contratista (Constructora Colpatria) en este sector, son de mejoramiento del actual trazado de la vía, es decir que sigue siendo una vía bidireccional de dos carriles, con berma a cada lado de 1.80 m., más la cuneta en los dos sentidos de aproximadamente 1 m., adicional. • El cronograma de intervención del tramo frente a La Pradera se ha realizado sin mayores contratiempos, sin embargo se ha realizado seguimiento al control de tránsito en este tramo para evitar - en la mayor medida posible- el impacto en el acceso a La Pradera.
• La concesión cuenta con el permiso de Aprovechamiento Forestal expedido por la Corporación Autónoma Regional CAR, por lo cual podrán disponer de los árboles que se encuentren sobre el lindero y realizar la reposición de los mismos. • Como aspecto a destacar se firmó un acuerdo con el consorcio constructor POB para la reconstrucción de las bahías y los carriles de aceleración y desaceleración en la entrada principal de La Pradera, en busca de preservar la seguridad vial, el cual está siendo gestionado por el concesionario.
Esquema de acceso proyectado para La Pradera
Dentro de los procesos de gestión regional, también se tienen contemplados los temas de medio ambiente, los cuales serán explicados detalladamente en la gestión administrativa y operativa, en el punto 2.3 de impacto ambiental.
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA 2016 En línea con las prioridades y objetivos comunes que definieron los órganos de dirección y que se explicaron anteriormente, se logró realizar una gestión administrativa que agrega valor y que se fundamenta en los principios y valores de nuestra comunidad.
2
2.1
SATISFACCIÓN GRUPOS DE INTERÉS
2.1.1 Agrupación Residencial
Viviendas construidas por sector y sub – agrupación
Sector
Obras Nuevas
Lotes
Viviendas Construidas
Familias Residentes
Total
Agua clara
0
0
4
4
0
Altamira
4
1
18
24
10
Arcadia
3
1
19
23
11
Balmoral
8
1
20
29
13
Granada
8
0
15
24
6
Molino
9
2
11
22
5
Potosí
4
0
17
22
7
Recodo
10
2
20
32
4
Victoria
0
1
13
14
8
Zaragoza
13
1
23
37
12
Subtotales
59
9
160
231
76
Villas de agua clara
0
0
30
30
4
Recreo
0
0
30
30
11
Villas de Márquez
0
0
38
38
18
TOTAL
59
9
258
329
109 A enero de 2017
De las 258 viviendas construidas a la fecha, actualmente tenemos 109 familias residiendo permanentemente en La Pradera, de las cuales 11 residen en el conjunto el Recreo.
2.2
OFERTA DE VALOR
2.2.1 Mantenimiento infraestructura
Continuando con el programa de mantenimiento resumimos las actividades desarrolladas durante el aĂąo. Mantenimiento de jardines y zonas comunes Cumpliendo con el cronograma establecido, se realizĂł mantenimiento a los jardines el cual consta de desyerba, fertilizaciĂłn, control de plagas y enfermedades tanto a las zonas comunes como a los predios privados.
Se reestructuró el sistema de poda de prados con el fin de minimizar tiempos de mantenimiento y centralizar el trabajo de la maquinaria de tracción y maquinas manuales, así como el de generar residuos por sectores mejorando los procesos
Un solo frente de trabajo conformado por: 5 guadañadoras 3 maquinas de corte ventral 1 maquina de corte tipo molinete 2 sopladoras Los residuos de la poda se centralizaron los cuales permitieron optimizar los tiempos de limpieza facilitando la recolección del material a través de los tractores.
Mantenimiento de las fachadas El Recreo En la Asamblea General de Copropietarios realizada el día 08 de marzo de 2016 se presentó la propuesta de mantenimiento de fachadas con la que se pretendió dar uniformidad al conjunto. Dicho mantenimiento empezó con las casas mas deterioradas, se realizaron actividades de mantenimiento externo en las casas 1, 3, 4, 5, 6, 8, 10, 11, 12 ,17, 18 y 21; las cuales comprendierón de pintura de fachadas, pintura de estructura metálica, mantenimiento y pintura de puerta principal, mantenimiento de pérgolas, limpieza de vidrios, marcos y aplicación de silicona, limpieza de salados, impermeabilización de muros de adobe, limpieza de canales y cubiertas, mantenimiento de cajas de aguas lluvias y aguas servidas. Adicionalmente, con el animo de mejorar la estética del conjunto, se realizó la pintura color chocolate para los muros divisorios de las viviendas, aspecto que no se había acogido al proyecto. A continuación resumimos el costo del proyecto:
Mantenimiento Fachadas Ingresos
66,939,980
Gastos
56,718,774
Saldo
10,221,206
El costo por unidad de vivienda fue de $ 4’726.564 Se recaudó para este proyecto un total de $67 millones de los cuales se utilizaron $57 millones dando como resultado $10 millones de excedente. La Administración procederá a reembolsar a cada Copropietario que participó en el proyecto la suma de $851.767 vía cuota de Administración, que se verá reflejado en el mes de abril.
Servicio de energía fluido eléctrico Codensa
El 26 de febrero y el 30 de septiembre se presentaron fallas en la red externa de Codensa ocasionando cortes de energía al interior de La Pradera, originando que la planta eléctrica detectara un corto interno por lo cual no generó la suplencia de energía. Daños que fueron arreglados por el personal de Codensa. La administración ha realizado gestión de Codensa con el fin de exigir las adecuaciones pertinentes en las redes internas y externas de La Pradera. Reposición de maquinaria Dentro del plan de reposición de maquinaria realizamos el cambio de un remolque para la recolección de basuras de la copropiedad, una maquina Corta Césped Kubota ZD 221.
Mantenimiento de la infraestructura Mantenimiento locativo y de vías Se efectuó la reparación de 611m2 de la vía del sector de Granada la cual comprendió de la demolición del asfalto deteriorado, excavación, aplicación y compactación de recebo, imprimación con emulsión asfáltica, construcción de cunetas, adecuación de sobre ancho, aplicación de asfalto y slurry para dar uniformidad. Adicional a esto se realizó la intervención de micro fisuras de las vías del sector occidental (Granada, Victoria, Recreo, Zaragoza y Altamira). Para la vía de Márquez se realizo la aplicación de slurry con el fin de mejorar la estructura del asfalto y dar un mantenimiento optimo.
Mantenimiento iluminación Se realizó la instalación de reflectores Led en los sectores de Potosí, Recodo y en las subestaciones eléctricas con el fin de mejorar la iluminación en sitios de mayor oscuridad. Así mismo la limpieza, reposición y nivelación de los 421 postes persianas de las zonas comunes.
Reconstrucción y nivelación de andenes De acuerdo con el cronograma de mantenimiento se procedió a nivelar y reconstruir 116 m2 de andenes en los sectores de Granada, Altamira, Balmoral y Victoria. También realizamos mantenimiento al puente vehicular, limpieza de las zonas de adoquín y algunos andenes de la vía principal.
Mantenimiento infraestructura Porterías, Administración, PTAR Mantenimiento general de pintura interna y externa en la Administración, portería, sede de mantenimiento y planta de tratamiento de aguas residuales PTAR.
Infraestructura El Recreo Mantenimiento shut de basuras, cuartos de bombas, tanques de agua potable, ingresos en gravilla, rejillas, sumideros, vías, andenes, redes de aguas, redes eléctricas y alumbrado publico. • Limpieza de sumideros, rejillas y filtros de los accesos • Aplicación de gravilla en accesos • Mantenimiento y pintura de shuts de basuras, cuarto de bombas y reposición de canecas • Mantenimiento de equipos hidroneumáticos y tableros eléctricos • Mantenimiento a tanques de agua potable y sub estaciones eléctricas
Bahía Ambulancia Se construyó una bahía en adoquín para la ubicación de la ambulancia.
Servicio de ambulancia 24 horas
Este servicio atendiรณ 1825 consultas de las cuales 25 requirieron traslado, 21 fueron de complejidad media y el restante consultas de atenciรณn bรกsica, evidenciando la importancia de este servicio ante situaciones de emergencia. Servicio de transporte externo Se llevรณ a cabo el mejoramiento de horario para prestar un mejor servicio a los socios residentes y tener mejor cobertura. Servicio de transporte interno Se realizรณ mejoramiento de horario y cumplimiento en el esquema del transporte interno, brindando comodidad a los socios, residentes, visitantes, familiares y personal de servicio de las casas.
2.3
IMPACTO AMBIENTAL
2.3.1 Infraestructura hĂdrica
Mantenimiento lagos e instalaciĂłn de regletas Realizamos mantenimiento preventivo y correctivo a los 25 lagos de acuerdo a los protocolos establecidos.
Limpieza e inspección de pozos y chapaletas De acuerdo con el cronograma de trabajo realizamos la revisión y lavado de los pozos de inspección de aguas servidas de toda la copropiedad, así mismo la limpieza de las 30 chapaletas ubicadas en la Quebrada La Pradera, Quebrada el Asilo, Rio Teusacá y vallado Altamira. Adicional a esto se realizó la limpieza de redes de alcantarillado en los sectores de Márquez, Balmoral, Altamira y Molino.
Estructura Concesión Quebrada la Granada, la Pradera, el Asilo –Vallado Altamira Realizamos limpieza de la estructura de Concesión de la Quebrada la Granada, la Pradera, el Asilo, mantenimiento a la reja metálica y acondicionamiento de barandas de protección, siembra de seto perimetral y mantenimiento en el vallado del sector de Altamira.
Limpieza De Afluentes De acuerdo al cronograma de trabajo se efectuaron actividades de limpieza del rio Teusacá y las quebradas el Asilo y la Pradera; así mismo realizamos un recorrido de 1 kilometro aguas arriba de estos afluentes en el cual retiramos ramas y palos que afectaban el cauce.
Atención Invernal Durante la temporada de lluvias la cual se presentó en el segundo y cuarto trimestre del año se realizó la activación de las 3 bombas fijas ubicadas en los lagos del Hoyo 7 y Esquí con el fin de mitigar los volúmenes de agua.
La Pradera de Potosí SA E.S.P. distribuye un promedio anual de 128.450m3 de agua de pozo profundo que es transportada hasta la planta de tratamiento de agua potable que es utilizada para el consumo de las viviendas, áreas sociales y deportivas.
Acciones implementadas:
• Facturación mensual
• Seguimiento al estado de medidores y válvulas reguladoras de presión.
• Reporte trimestral a autoridades como la CAR de las características físicoquímicas y microbiológicas de la calidad de agua potable.
• Toma de datos de consumo mensual • Visitas por alto consumo en unidades de vivienda. • Reparaciones en tuberías de las redes de agua potable.
• Seguimiento calidad de agua. • Se realizó la inclusión del servicio de alcantarillado en la facturación mensual de acueducto por disposición legal.
A continuación, reflejamos los consumos de agua en los dos años de operación del Acueducto, el cual tuvo un incremento del 7,3 %, sin embargo, en lo transcurrido del año se dispuso el programa de ahorro y uso eficiente de agua con el que se atendió las reparaciones de fugas, se realizó el cambio a tecnología ahorradora y educación ambiental.
2.3.2 Aguas servidas Servicio de alcantarillado La Pradera de Potosí SA E.S.P., tiene un vertimiento de aguas residuales domesticas que descarga en el cauce del río Teusacá, luego de ser tratada en la Planta de Tratamiento de Aguas Residuales que se encuentra equipada con tecnología de lodos activados con una eficiencia por encima del 90% en carga orgánica. Como se aprecia en la tabla de resultados de caracterización, La Planta de Tratamiento de Aguas Residuales funciona con una eficiencia en remoción de materia orgánica superior al 97% en parámetros de control y vigilancia como DBO5 y SST, objetos de reporte a los entes reguladores.
2.3.3 Manejo forestal sostenible
Durante el año 2016 se realizó el inventario total de especies arbóreas, arbustos y jardines con los que cuenta La copropiedad, determinando su estado fitosanitario y el debido manejo ambiental para su preservación asegurando en todo momento la seguridad de las personas, y estructuras.
Después de analizar la información del inventario forestal, se determinó que 524 especies superan altura máxima recomendada para zonas comunes y vivienda familiar, para lo cual se realiza seguimiento y tratamiento forestal.
Especie
Cantidad
Porcentaje
Hiedra Miami
34,133
16%
Hiedra UĂąa De Gato
23,822
11%
Penisetum
18,685
9%
Vergenea
13,234
6%
Acanthus
10,999
5%
Hebes Verde
7,793
4%
Agapanto
6,098
3%
Papiro Comun
5,410
2%
Helecho
4,880
2%
Eugenias
4,674
2%
Suculenta
4,556
2%
Las especies mĂĄs abundantes son los arbustivos que se encuentran distribuidos en los jardines y zonas comunes, estos prestan un importante ambiente a especies de aves e insectos que enriquecen la fauna, embellece el paisaje y mantiene el balance en el ecosistema.
Mantenimiento sendero ecolรณgico Se realizรณ mantenimiento al sendero ecolรณgico del sector de Balmoral el cual comprendiรณ de poda de los รกrboles y lavado de andenes.
Reposición de plantas nativas y capacitación de jardineros Se realizó la siembra de más de 200 especies arbóreas entre acacias y jazmines en los sectores orientales (Villas de Aguaclara) y occidental (Villas de Márquez), con el fin de mitigar los impactos negativos que genere la intervención de la vía del corredor perimetral de oriente. Realizamos renovación de 50 carrizos, 300 penisetum y adecuación del suelo en jardines de las zonas comunes.
Se desarrollan capacitaciones permanentes al personal de jardinería, en temas de mejoramiento, desempeño y calidad del mantenimiento de jardines de las zonas comunes de La Copropiedad.
Poda de eucaliptos Se inició con el programa de control de riesgo de los arboles de gran envergadura que puedan ocasionar daños a viviendas, infraestructura y/o personas, se gestionó con los copropietarios de los sectores de Potosí, Victoria y algunos del campo de golf.
2.3.4 Manejo fauna silvestre y doméstica
• Control biológico de especies silvestres • Plan de manejo de Garzas
Censo mascotas Gatos
6
Perros
99
Total mascotas
105
Total viviendas con mascota
77
Durante el año 2016 se realizó el censo de mascotas, iniciando el año con 84 y culminándolo con 105. Esta actualización contempló los siguientes requerimientos: Nombre del propietario, nombre de la mascota, lugar de residencia, edad, raza, color, carné de vacunas actualizado, sistema de control de la mascota, foto, antecedentes por agresión y nombre del paseador.
2.3.5 Recurso energético
Mediante campañas de educación ambiental se logró la optimización del uso de los recursos dando prioridad al ahorro debido a los fuertes fenómenos climáticos, especialmente el fenómeno del niño que vivió el país, por tal motivo realizamos el cambio a bombilleria LED en las zonas comunes, administración, sede social e instalaciones deportivas.
En la gráfica se puede evidenciar que en el año 2016 La Copropiedad consumió en promedio 14.400 kw/mes. Un 42.8% menos que el año 2015. El consumo promedio realizado por el Club fue de 50.000 kw/mes en 2016. Un 16.5% menos energía que el año 2015.
2.3.6 Recuperación y protección del impacto ambiental En conjunto con el Consejo de Administración y el Comité Ambiental se ha enfatizado en el uso racional de los recursos y el mejoramiento de las prácticas ambientales amigables: Plan de manejo de residuos sólidos: Este plan se diseñó e implementó con el objetivo de optimizar la generación, recolección y almacenamiento de los residuos e incluye: •Diagnóstico de generación de residuos sólidos. • Caracterización de residuos por zonas.
• Rutas de recolección de residuos • Programa de separación y clasificación de residuos (Manejo de residuos Peligrosos). • Plan de capacitación ambiental al personal de las viviendas, copropietarios y colaboradores.
La separación de residuos iniciada en el primer semestre de 2016, generó un total de residuos aprovechables de 6,1 toneladas, los cuales permitieron minimizar los costos por disposición y reducir la contaminación del medio ambiente.
Centro de acopio: Se realizó la construcción de este espacio para la selección de material aprovechable y se modificó el sistema de recolección separando los desechos reciclables y los residuos no aprovechables que son retirados una vez a la semana por la empresa de servicios públicos ESPUCAL E.S.P. Los avances en estos aspectos transversales y de alto impacto para la Comunidad Pradera, son una base importante para la gestión que la nueva Junta Directiva inicie y desarrolle durante los próximos años.
Disposiciรณn de material no aprovechable
En el grรกfico se puede evidenciar la disminuciรณn del volumen retirado, lo que genera un ahorro en el cobro del servicio prestado por la empresa Espucal.
2.3.7 Feria de la sostenibilidad
Se llev贸 a cabo la II Feria de la Sostenibilidad Ambiental para lo cual contamos con la presencia de 14 expositores, contando con la participaci贸n especial de Parques Nacionales Chingaza y la Fundaci贸n de Protecci贸n de Fauna Bio-Andina. Este tipo de eventos acerca a los Socios y Copropietarios con la importancia del medioambiente.
2.4
SEGURIDAD Y CONVIVENCIA
Convivencia
En el año 2016 se desarrollaron campañas las cuales van en línea con la filosofía de La Pradera, las cuales se enfocan en mantener la sana convivencia: Las actividades que se desarrollaron durante el año anterior fueron las siguientes: • Entrega de adhesivos para el vehículo tanto a socios como a invitados recordando el lÍmite de velocidad de 30 km/h y el no uso de celular. • Contratación de dos auxiliares de convivencia para quienes realizan supervisión, control y seguimiento al cumplimiento del reglamento de convivencia.
• Instalación de señalización de no permanencia de mascotas en sede deportiva y terraza comedor principal. • Acompañamiento a los niños inscritos en el Day camp dándoles a conocer la importancia de las normas de convivencia y seguridad.
Gracias al acompaĂąamiento del comitĂŠ de convivencia y el desarrollo de las actividades desarrolladas durante el aĂąo anterior se evidencia la disminuciĂłn de los comparendos, generando impactos positivos en la comunidad Pradera. Seguimos comprometidos con esta labor para el mejoramiento de las normas que se establecen en el Reglamento de Convivencia.
Seguridad
• Instalación de cinco cámaras fijas en el sector de El Recreo y un domo.
• Mejoramiento de equipos y enlaces en las porterías oriental y occidental.
• Adecuación de espacios Portería Occidental.
• Refuerzo y mejoramiento en los procedimientos y protocolos de seguridad en la portería occidental.
Seguridad interna Como medidas preventivas se envía información a los socios residentes y se realizan charlas sobre los siguientes temas:
• Modalidad llamada Millonaria. • Central de monitoreo de alarmas para viviendas. • Contratación de personal. • Recomendaciones temporada de vacaciones y fin de año.
• Capacitación dirigida a empleadas del servicio doméstico y conductores sobre la modalidad llamada millonaria. • Capacitaciones dirigidas al personal de seguridad y vigilantes de la empresa de seguridad en manejo de crisis y seguridad de la información.
Recomendaciones generales en temporada de vacaciones:
Llamada Millonaria
Central de Alarmas
Contratación de Personal
Para que usted o su familia no sean víctimas de esta modalidad tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:
Como medida preventiva, de seguridad y protección, recomendamos a todos los copropietarios instalar un sistema de alarma y/o circuito cerrado de televisión en sus viviendas, que contemple como mínimo las siguientes especificaciones:
Para garantizar que su personal sea confiable y disminuir cualquier tipo de riesgo o amenaza, se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:
No deje que personas del servicio
doméstico, conductores o menores de edad, conozcan la ubicación de sus joyas, dinero en efectivo o títulos de valores negociables.
Entérelos de la existencia de esta
modalidad y prepárelos sobre qué hacer, para que cuando reciban esta llamada no se dejen engañar.
sistema de alarma debe estar conectado con la Sala de Control del Club.
El
Puede
contar además con estroboscópica hacia el exterior.
luz
personas de confianza que permanezcan en la vivienda, deben conocer sus números de celular, teléfono fijo de la oficina y el de su secretaria, para que puedan comunicarse con usted en caso de recibir una llamada de este tipo.
Compruebe las referencias laborales y las recomendaciones personales.
Realice siempre una entrevista personal, para medir el nivel de confianza que esta persona le pueda generar.
Evite contratar personal que haya pertenecido a organizaciones al margen de la ley.
El departamento de Seguridad podrá asesorarlo en este proceso.
Ante cualquier actividad sospechosa
Sistema para accionarse estando o no
habitada en la vivienda. En caso de instalar un sistema de
circuito cerrado de televisión, esta señal debe ser remitida directamente al teléfono celular del propietario.
Informe al área de Seguridad, para que su vivienda sea monitoreada por el personal de vigilancia.
Suministre al área de Seguridad un número de contacto en caso de emergencia.
Verifique y asegure todas las puertas y ventanas de acceso a su vivienda.
Si cuenta con sistema de circuito cerrado de televisión y/o alarma, v er if iqu e qu e s e en c u en t re funcionando correctamente.
Verifique los antecedentes de la persona ante las entidades de seguridad pública como: la Policía, Contraloría y Procuraduría.
Las
recuerde que nuestro equipo de seguridad esta disponible las 24 horas del día.
Realice al aspirante un estudio de seguridad completo, el cual contemple poligrafía y visita domiciliaria.
Cierre las llaves de paso de agua y gas para evitar fugas y posibles incidentes.
Desconecte los electrodomésticos y conexiones navideñas que puedan causar cortos circuitos.
No permita la permanencia en su vivienda de empleadas de servicio, conductores y/o contratistas, ya que esto la hace vulnerable durante su ausencia.
No informe a personal extraño sobre su viaje.
Directorio de emergencias Sala de Control Celular Movistar Celular Claro Avantel ID Avantel Extensiones
318 287 0754 313 851 0187 350 558 3051 18*3270 113-160
Avantel Policía La Calera 18*505
Celular 321 246 3516
Policía de Carreteras Sijin La Calera Ejercito Bomberos La Calera Defensa Civil POB
322 348 7331
13*7409 2108*1 2108*11
322 348 7388 316 232 0786
2108*34
313 319 9800
2108*24 #762
313 310 5329 310 239 9451
Recomendaciones de Seguridad 2016
Mayor información: En el área de Seguridad PBX 875 7777 EXT. 113 o 160 Correo electrónico: seguridad@clublapradera.com saladecontrol@clublapradera.com
Existe opción de instalar una alarma
inalámbrica o alámbrica de acuerdo con el gusto y las necesidades personales.
Recomendaciones de seguridad 2016
Apreciados socios, continuando con el Plan Estratégico de Seguridad, queremos brindarles información importante de prevención para esta temporada de vacaciones. Recuerde ¡La seguridad es un compromiso de todos!
Concertina costado sur
Muro oriental
Concertina costado norte
Muro occidental
Empresa de seguridad y vigilancia En el mes de febrero se presentaron al comité de seguridad las ofertas comerciales de Seguridad y Vigilancia donde se realizó un análisis detallado de cada una de las empresas licitantes, ratificando la renovación del contrato con la empresa Securitas Colombia por 4 años con las siguientes apreciaciones: 1. Garantiza bienestar a los vigilantes 2. Baja rotación de personal 3. Incremento solo del 5 % en la facturación con base al año anterior 4. Cobertura en la región 5. Satisfacción del servicio prestado 6. Amplia experiencia en el sector residencial 7. Garantía y respaldo a la operación del Club • Se realiza cambio de los radios de comunicación interna con el personal de Vigilancia y Seguridad, mejorando los procedimientos y manejo de la información. • Cambio de la dotación de las vigilantes de la Porteria Peatonal. • Actualización de poligrafías y documentación de todo personal de seguridad y Vigilancia.
2.5
EFICIENCIA FINANCIERA
Los logros alcanzados en el año 2016 en materia administrativa y financiera estuvieron acompañados de ajustes al modelo de gestión, encaminados a la consolidación de una cultura organizacional orientada a la excelencia en el servicio, el trabajo en equipo, la innovación, control integral de los procesos financieros y de compras y medición de gestión con indicadores. Hoy día El Conjunto Residencial El Recreo Propiedad Horizontal cuenta con un equipo de trabajo cada vez más experto y comprometido, gracias a un proceso continuo de capacitación que se ha venido realizando y se seguirá ejecutando. A continuación presentamos un resumen de los ingresos y egresos de la copropiedad: El año 2016 finalizó con un total de ingresos de $266 millones contra unos egresos totales de $274 millones, arrojando una pérdida operacional de $8 millones, que al sumarle los ingresos financieros de $3 millones nos arroja una pérdida del ejercicio de $5. Se tiene una inversión en el Fondo Común Ordinario en Fiduciaria Skandia S.A. por $47 millones con una tasa de interés promedio de 6,819% efectivo anual; en este fondo, se encuentra incluida la apropiación para el Fondo de Imprevistos equivalente al 1% del presupuesto de gastos, de conformidad con lo estipulado en la Ley 675 de 2001, como efectivo restringido. Lo anterior denota un manejo responsable de los recursos para una entidad sin ánimo de lucro regida por la ley 675 de 2001 como es El Conjunto Residencial El Recreo Propiedad Horizontal. La propuesta de incremento en el valor de la cuota va en línea con lo observado en la operación y se presentará en la Asamblea.
2.5.1 Inversiones
Se elaboró y aprobó la política financiera, documento que define los criterios para la aplicación de los recursos, bajo el cumplimiento de estándares y debidos procedimientos, estableciendo tres tipos de inversiones: • Mandatorios • De plataforma • Estratégicos Bajo esta herramienta en el 2017 se realizarón mejoras de infraestructura y se adquirió nueva maquinaria y equipos, para responder a las nuevas necesidades de servicio en todas las áreas del Club y la agrupación, buscando siempre el equilibrio.
2.6
MEJORA CONTINUA Y TRANSFORMACIÓN
2.6.1 Gestión del Talento Humano
En línea con el objetivo estratégico de compromiso y responsabilidad social con la Región, a continuación se describe la composición del equipo humano del Club y la Agrupación con contrato directo y su lugar de residencia. Es importante resaltar que dentro de las políticas establecidas el salario mínimo de la Pradera está un 5% por encima del salario mínimo legal. El total de personas que prestan sus servicios mediante vinculación directa o a través de concesiones es de 512 distribuidos de la siguiente manera:
Grupo
Número de colaboradores
Fijos Club
234
Fijos Agrupación
97
Temporales
64
Peluquería, estética y masajes y almacén deportivo 29 Aseo
20
Vigilancia
25
Línea Médica
6
Servihoteles (Proveedor servicio de Alimentación)
13
Fundación
7
Turestur (Servicio de transporte)
4
Aprendices SENA
13
Total personas
512
El equipo de colaboradores representa uno de nuestros principales grupos de interés, por esta razón se implementan programas de bienestar, capacitación y plan de carrera para su fortalecimiento y desarrollo.
a. Capacitación - Primera promoción Diplomado Gerencia de Proyectos: Inició en noviembre de 2015 y finalizó en marzo de 2016 con la graduación de 20 colaboradores, quienes adquirieron herramientas y fortalecieron sus conocimientos en esta materia.
- Plan de Capacitación: Con el ánimo de generar espacios de conocimiento y desarrollo de habilidades se ejecutaron alrededor de 17 encuentros de capacitación con todo el equipo de trabajo Pradera b. Promociones internas En línea con el objetivo de contribuir al desarrollo laboral y profesional, durante el año 2016 se realizarón 15 promociones de cargo. c. Seguridad y Salud en el Trabajo Se realizó la contratación del Coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo, con énfasis en alinear el programa de Salud ocupacional con la normatividad vigente y dar cumplimiento a las disposiciones en esta materia antes del 1 de junio de 2017 (Decreto 1072 de 2015) • Implementación el Programa “Para, reporta, analiza actos y condiciones inseguras – PRAACI”. • Instalación de doce (12) botiquines para primeros auxilios. • Desarrollo de doce (12) Capacitaciones a la Brigada de Emergencias conformada por 27 trabajadores y treinta y nueve (39) capacitaciones en aspectos de SST para control de riesgos. El registro histórico de accidentalidad refleja una tendencia positiva, pero que sigue representando un reto importante:
Afiliados expuestos
Año
Accidentes laborales
Tasa accidentalidad
2013
307
34
11.07%
2014
316
38
12.03%
2015
324
32
9.88%
2016
339
17
5.01%
d. Implementación plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias Se llevó a cabo el plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias, con el acompañamiento y asesoría del GRUPO SIE; incluyendo simulacros de evacuación por las diferentes áreas de trabajo. e. Bienestar • Aniversario 20 años La Pradera: Gracias al aporte de la membresía los colaboradores de La Pradera disfrutaron de un almuerzo y actividades de esparcimiento en compañía de un miembro de su familia. En reconocimiento al compromiso de cada uno de los integrantes del equipo Pradera se les otorgó un bono especial equivalente a una semana de salario. • Actividades fechas especiales: Se desarrollaron las tradicionales celebración del día del padre, de la madre, del asistente y día de integración fin de año.
Ajustes Estructura Organizacional
2.6.2 Comunicaciones
El área de Comunicaciones enfocó su gestión en fortalecer la Estrategia Organizacional. Para lograrlo, se realizaron las siguientes actividades: • Actualización integral de la base de datos y la clasificación de sus públicos, para conocer e identificar claramente a los grupos de interés y segmentarlos para planear y promover sistemas de comunicación claros, trasparentes y oportunos. • Elaboración del Plan Estratégico de Comunicación, con el objetivo de fortalecer la imagen institucional, posicionar la oferta de servicios del Club y materializar la comunicación interna y externa. • Cambio de imagen del boletín semanal de socios, aumentando la interacción en un 31.06% frente al año anterior. • Creación de nuevos remitentes como estrategia de comunicación para las áreas de Golf, Gimnasio y Esquí, y de acuerdo a su buena acogida se pretende extender esta iniciativa a las demás áreas. • Creación y divulgación de campañas para el fortalecimiento de la seguridad y la sana convivencia. • Campaña de comunicación interna “La Pradera 20 años, caminando juntos hacia la excelencia” para sensibilizar los procesos de gestión del cambio y transformación.
A continuación un resumen del comportamiento de los medios de comunicación:
Año
Boletines electrónicos NotiPradera
E-mails
Mensajes de texto
Informes
Campañas gráficas
2015
52
340
59
12
490
2016
51
380
95
10
766
2.6.3 Tecnologías de la información
Con el acompañamiento del comité de sistemas se desarrolló un software para la planeación, seguimiento y control de activos de la operación de mantenimiento, se implementó una mesa de ayuda para el registro de las solicitudes al área de tecnología que permite un mejor control y seguimiento a las actividades realizadas. Se diseñó y se encuentra en etapa de implementación un modelo de continuidad de negocio y recuperación de información en caso de desastres, que busca mitigar los riesgos inherentes al fallo de la operación relacionada con los sistemas de información. En fase de pruebas se está evaluando la actualización de la aplicación para dispositivos móviles (APP), con opciones adicionales de consulta y trámites en línea (reservas deportivas, verificación de consumos, registro de PQRS, consulta de documentos, entre otros.), que estará disponible en el segundo trimestre de 2017.
3
RESULTADOS FINANCIEROS (NIF)
3.1
3.2
3.3
“SOMOS PRADERA” POR EL RESPETO Y LA SANA CONVIVENCIA