Sobre la Mesa – Por Lili Anciola

detalles para meJorar los recesos de café de un evento

Por lo general, en la mayoría de los eventos ya sean congresos, convenciones, seminarios, o simplemente una pequeña reunión de trabajo, usualmente existe un servicio de alimentos, aunque sea únicamente un pequeño servicio de café. Probablemente seas un experto en la materia, así que nos encantaría recibir cualquier propuesta.

En este artículo incursionaremos un poco más en los detalles que van relacionados al servicio de alimentos dentro de los recesos de café. Recuerda que aunque es algo supuestamente sencillo, es una de las partes a las que usualmente no le damos la importancia debida y puede llegar a ser tanto una cereza en tu pastel, como un dolor de cabeza.

Para comprender este tema, quisiera comentarles algunos puntos que les pueden servir de apoyo para darles un beneficio adicional a sus clientes:

• Programa diario del evento Es importante preguntar cuál será el programa que tendrán, de esta manera conoceremos el tiempo de llegada de los invitados, lo que nos servirá para ver si podemos ofrecer un pequeño receso de café, o bien, un desayuno continental, ofreciéndole a nuestro cliente como beneficio el que sus invitados lleguen y en lugar de que estén únicamente registrándose, tengan la oportunidad de convivir con los participantes aumentando sus redes de contacto.

Después de las palabras de bienvenida y de la primera sesión debemos preguntar exactamente a qué hora se dará el primer receso. Por supuesto, no debemos sugerir un segundo receso de café antes de que hayan pasado dos horas del primer receso o desayuno continental. tal, y posiblemente el pan dulce, y sustituirlo por algo diferente. Incluso, podemos sugerirles o crear diferentes recesos de café tema y complementarlos con una actividad rápida que los haga moverse, estirar su cuerpo y por qué no divertirse un momento, ésto no solamente hay que pensarlo cuando llevan mucho tiempo en el salón. (Por qué no hablar a un instructor de yoga y que les den 10 minutos de relajación).

Para el receso de café programado en la tarde, déjenme comentarles lo que me pasó en un curso que fui a impartir la semana pasada. El curso duró dos días, de los cuales fueron cuatro recesos de café, no me puedo quejar, ya que la presentación y el lugar eran magníficos, sin embargo, los cuatros recesos de café fueron exactamente iguales en cuestión de panecitos dulces.

Estoy segura que para cuando llegue el momento del receso de café de la tarde, todos los participantes se sentirán todavía satisfechos por la comida, por lo que debemos pensar en algo más ligero y con mayor razón si este receso es a pocas horas de haber comido. Si no fuera así, podemos dar otra opción tanto de algo dulce, como de algo salado, y así, abarcar todos los gustos.

• Presupuesto Nunca debemos pensar que si no hay un presupuesto amplio, la presentación se verá afectada. Ahora es el momento de utilizar todos nuestros recursos con nuestra creatividad. Cuando hablamos de creatividad, es hablar de cómo podemos decorar un receso de café sin aumentar el precio para nuestros clientes. Les sugiero que antes de tirar todo lo que los clientes que ya tuvieron su evento no se quieran llevar (bases, cajas de vinos, envases, latas, floreros, etc.), lo revisen ya que les puede ayudar y se asombrarán de ver cómo se puede mejorar un simple receso de café. También se pueden colocar desniveles para la presentación tanto de alimentos, como de bebidas, utilizando cajas de refrescos envueltas en los mismos

manteles blancos. Si queremos agregar movimiento, lo único que hay que hacer es esparcir granos de café, espigas de trigo, arroz, avena, etc.

• Antecedentes de las compañías involucradas en el evento. Es divertido y creativo añadir alguna especialidad relacionada con la etnia de la compañía para darles valor a nuestros clientes. Con esto me refiero a conocer el origen e historia de las compañías involucradas, sus logotipos, sus colores de marcas, e incluso, las empresas que forman el mismo grupo.

• Perfil de los participantes ¿Son personas que disfrutarán de los recesos de café montados en una sola mesa o por separado? Es decir, en una mesa los diferentes cafés y tés, en otra todos los jugos y/o refrescos, y en otra los alimentos como galletas, pastas, etc. para que todos los invitados puedan convivir un poco más, o se sentirán mejor con el ya tradicional receso de café montado todo en una mesa. O bien, pensar que los anfitriones no quieren que los invitados se salgan del salón, y entonces les podemos presentar la opción de un receso individual montado en su misma mesa de trabajo, todo en una charola mexicana para resaltar la artesanía mexicana. ¿Qué edad tiene la mayoría de los invitados?

• Estilo de vida ¿Podrán apreciar el menú de degustación que se les preparará?, ¿Tienen conocimiento sobre la gastronomía y los vinos?, ¿Tendremos que pensar en algo bajo en calorías? O ¿por qué no pensamos en un receso “verde“, donde utilicemos productos orgánicos y material reciclable para presentar el receso?

• Equipo de operaciones Para concluir, les puedo comentar que aunque todo lo que hemos venido platicando se lleve de manera adecuada, un receso de café puede venirse abajo si no cuidamos perfectamente el estado del equipo en donde estemos presentando nuestro receso. Me refiero a que las azucareras estén con manchas amarillas por falta de limpieza, que los termos estén desportillados, el chefindish sin brillo y golpeado, y que encontremos tazas o vasos sucios o rotos.

No quisiera terminar este artículo sin mencionarles otros detalles importantes a considerar. Es necesario que al montar el receso de café, dependiendo del número de personas, una o varias mesitas de cóctel se instalen para que las personas puedan dejar sus platos y tazas cuando ya no los utilicen.

Y también ver cuál es la mejor opción de acuerdo a las necesidades del evento, si montar el receso de café adentro del salón o afuera. Esto es un detalle muy simple pero que nos ayuda a hacer la vida más fácil al capitán y a su equipo de montajes si lo especificamos y evitamos que al momento se tenga que mover todo el receso a otro lugar.

Para concluir, quisiera invitarlos a que organicen una junta de trabajo con todo su equipo tanto de ventas, como operativo, para poder crear nuevos recesos de café con temas nuevos y elementos de decoración, así como alimentos y bebidas. A parte de pasar un momento divertido, saldrán con nuevas opciones para sus clientes y por qué no, con un poco más de ingreso.

por favor envía tus sugerencias y comentarios a:

sobrelamesa@masexpos.com