Entre Corporativos – Entrevista a Verónica Crespo

Verónica Crespo

Presidenta y Miembro Fundador de la National Business Travel Association Capítulo México (NBTA). Hewlett Packard México – Imaging & Printing Group

Estudios y experiencia:

comercio Internacional por el Itesm y maestría en administración de negocios (mba) por thunderbird, the american graduate school for International management. cinco años como gerente de viajes en méxico y américa latina y dos años de experiencia como gerente de viajes para américas (canadá, estados Unidos y países de américa latina) de hP.

“La selección del destino sede en HP incluye dos criterios: Ubicación de los hoteles preferentes (esto nos permite cubrir estándares de servicio, costos, etc. previamente evaluados durante el proceso de selección global anual), así como información de destinos alternos que nos permitan alcanzar el objetivo deseado, mejor de lo que lo haríamos con lo que tenemos.”

“Creo que la Tasa 0% de IVA es un excelente incentivo fiscal que podría interesar a nuestros headquarters para traer su evento internacional, sin embargo, desafortunadamente para México hay otros factores en la selección de destinos en juego que hoy en día no le favorecen, hablo del clima de violencia e inseguridad que envuelven al país.”

Verónica Crespo, Presidenta de una de las asociaciones de Turismo de Negocios más reconocidas en México: NBTA y una de las mujeres líderes en la organización de eventos y viajes corporativos, con amplia experiencia en HP, comparte con nosotros, Másexpos Congresos & Convenciones, sus visiones, sus inquietudes y su experiencia en este segmento.

Uno de los temas primordiales a la hora de organizar un evento es la elección de la sede, Verónica comenta al respecto: “Uno de los retos que he encontrado en la planeación y organización de un evento es que el destino cubra los estándares de servicio, calidad, seguridad y precio buscados. Muchas veces ha sido difícil encontrar las cuatro variables en un mismo destino”.

Por otro lado, a la hora de tomar una decisión sobre el destino sede, también influye un factor muy importante: que el destino cuente con las cadenas hoteleras con las que se tienen firmados acuerdos corporativos. La Travel Manager de HP explica: “Las tarifas que podemos obtener a cambio de un volumen global en individuales y eventos, son mucho más atractivas que las logradas para un evento en particular. Adicional a esto, el proceso de selección de hoteles contempla criterios como la estructura del hotel para convenciones, su ubicación, conservación, servicios, calidad de habitaciones y áreas de convivencia social y placer. La lista de hoteles preferentes es la misma para viajes de negocios individuales y para eventos, su uso es reforzado por la política de viajes de la corporación, aunque esto no implica que no podamos seleccionar otras alternativas, si el destino en cuestión (donde no tengamos propiedades preferentes) permite alcanzar mejor los objetivos del evento”. próxima convención o evento, sí tenemos un proceso para contratar a nuestros proveedores que son agencias de viaje, casas de incentivo y hoteles sede, entre otros. Ahora bien, explica la Presidenta de NBTA, nosotros tenemos la responsabilidad de seleccionar la mejor propuesta de destino que nos hagan nuestros proveedores basada en que se cumpla el objetivo específico que buscamos para ese evento en particular, que esté alineada con nuestro presupuesto y que tenga la calidad que buscamos.

Parte fundamental de esta búsqueda de destinos idóneos tiene que ver con el buen trabajo que las OCV’s desarrollen a la hora de brindar información. Verónica explica: “Fue hace poco que conocí la labor de las OCV’s y fue gracias a foros educativos como NBTA México y Expo Meetings México, que han invitado a expertos en el tema de las Oficinas de Convenciones y Visitantes para educar a la comunidad de gerentes de viajes y proveedores de servicios de la industria de viajes corporativos en México”.

“Hoy en día, HP toma la decisión sobre el destino sede con base en las propuestas de las casas de incentivo o agencias organizadoras de eventos, acorde a lo anterior, sugiero a las OCV´s estar más cerca de estas figuras para hacernos llegar información adecuada sobre el destino, en el momento en que las empresas estamos planeando convenciones y/o eventos. […]. Mi recomendación es hacerlo a través de nuestros proveedores, pues así maximizamos los tiempos de evaluación y selección interna centralizando información. Por otro lado, la participación que las OCV´s realizan en foros educativos como NBTA, permite que llegue de manera directa la información sobre sus Estados a un amplio número de usuarios corporativos, incluidos los proveedores de la industria”.

Una de las recomendaciones que me gustaría compartir con mis homólogos, explica Verónica Crespo, es que incorporen tecnología (de terceros o propia) en los procesos de planeación y selección de proveedores para la realización de convenciones y eventos. “Esto es crucial para establecer un programa estratégico que aporte métricos adecuados, control de costos, alto uso de proveedores preferentes y cumplimiento en política de viajes”.

Para finalizar, Verónica Crespo habla sobre uno de los temas obligados, la crisis económica y su repercusión en las convenciones y viajes corporativos: “La afectación de las convenciones y eventos debido a la crisis está ya latente, no sólo en HP, sino en un gran número de empresas en el país. Los eventos y convenciones son uno de los primeros gastos que suelen eliminarse en las empresas al llegar periodos de austeridad; en particular, todos aquellos eventos no relacionados con la generación de ingresos y/o relacionados directamente con clientes. Esta situación mejorará a la par de la recuperación económica mundial, expertos en la materia nos han indicado que no será, sino hasta el año 2010, que el periodo de estabilización llegará”, concluye la actual Presidenta de la NBTA.