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- una Mirada al Mundo corPorativo

Sin lugar a duda el Turismo de Reuniones mexicano es una industria con un largo camino por recorrer. Este 2009 presenta grandes retos, no sólo por la recesión económica que se vive a nivel mundial, sino porque todo momento de crisis, es también un momento de análisis.

Hoy más que nunca se hace indispensable conocer las ventajas, desventajas y oportunidades que ofrece nuestra industria de reuniones. Es por eso que Másexpos Congresos & Convenciones se dio a la tarea de entrevistar a cinco meeting planners y travel managers corporativos para conocer un poco más acerca de su experiencia, su visión y las ventajas y desventajas que observan a la hora de organizar un evento para su empresa.

Uno de los temas de mayor preocupación es la crisis económica y su repercusión en la organización de eventos, particularmente de convenciones, ya que en muchos países este segmento ha sido uno de los más afectados. Al respecto, el Director General de Distribuidores Toyota México A.C., Alejandro del Hoyo, explica: “En México estamos tomando una línea de ahorro y de responsabilidad en este año complicado. Definitivamente para nuestra convención estamos buscando la mejor opción en cuanto a costos, si bien es un año difícil, no podemos perder de vista que sí tenemos que tener una convención, tal vez mucho más pequeña y a un menor costo, pero sí tenemos que organizarla”. Por su parte, Roberto Rodríguez, Gerente de Viajes de una de las empresas trasnacionales más importantes de México, explica: “Las compañías, desde mi punto de vista, se estarán nivelando en un par de años si las condiciones siguen como hasta el momento y no existen más sorpresas”.

Sin duda, uno de los factores que condicionan actualmente la elección de una sede es el costo, y claro está, la oferta con la que cuente el destino para buscar el mejor precio y una excelente calidad, Roberto Rodriguez, argumenta: “Definitivamente el costo es un punto muy importante ya que se tiene que considerar todo el evento, no sólo una parte, se tiene que conjuntar transportación, hospedaje, recinto, comidas, eventos, etc., y entonces, con base en esto tomar la decisión”.

Otro de los factores a considerar son las instalaciones que un destino puede ofrecer, en muchos casos, la elección de una sede depende de la capacidad e infraestructura que tenga para albergar eventos: “Para los eventos grandes no existen muchos recintos que se puedan adaptar a nuestras necesidades, por lo tanto se tienen que seleccionar ciudades con una gran infraestructura, en el caso del recinto, buscamos que cuente con los metros cuadrados necesarios, que tenga los suficientes salones para hacer reuniones

Nombre: Alejandro del Hoyo Nombre del puesto: Director General de Distribuidores Toyota México A.C.

otros cargos que ha ocupado: Gerencia General de Distribuidoras

Número estimado de eveNtos que realiza su em-

presa al año: Una convención anual

“A pesar de que ésta, es una época difícil, es muy importante hacer nuestra convención, nos tenemos que reunir, son momentos donde todos estamos nerviosos, necesitamos saber qué va a pasar mes a mes, pero lo que sí sabemos es que te-nemos que estar juntos, tenemos que planear y darnos fuerzas mutuamente” Alejandro del Hoyo, Director General Distribuidores Toyota México, A.C.

Nombre: Roberto Rodríguez González Cuenta con una amplia experiencia en la industria de viajes, desde el punto. Actualmente labora en una de las empresas transnacionales más importantes priNcipales actividades: Negociación y operación de todos los viajes a nivel nacional para el grupo.

años de experieNcia eN viajes: Más de 15 años Otros cargos que ha ocupado: Gerente Mercadotecnia Viajes de Negocios (American Express); Director de Ventas y Mercadotecnia (Corporate Travel Services); Director Comercial (Marben Operadora Mayorista) carrera estudiada: Ingeniero Industrial. Maestría Administración

Número estimado de eveNtos que realiza su empresa al año: Dos eventos grandes (más de 3,000 personas), 20 eventos medianos (100 a 300 personas) y 50 pequeños (10 a 20 personas)

Roberto Rodríguez González

simultáneas más pequeñas, además de tener las instalaciones necesarias para montar los alimentos. En el caso de eventos medianos, buscamos un lugar con fácil acceso, ya que el desplazamiento es de un aeropuerto a dicho destino y se deben evitar, en la manera de lo posible, muchas conexiones”, puntualiza Roberto Rodríguez.

Sin duda, las instalaciones son un factor determinante, la Gerente de Eventos de Jansen – Cilag, Ivette Gómez, comenta: “Para iniciar el proceso de planeación de un evento es indispensable conocer los requerimientos y necesidades del mismo, éstos deben estar alineados a las políticas y procedimientos de la compañía, en estos requerimientos están incluidos el determinar la sede o sedes a cotizar, mismas que deben brindar instalaciones adecuadas para la realización de las sesiones académicas, conectividad y por supuesto, que el costo esté apegado a los límites ya preestablecidos y autorizados por la compañía, así como que se adecue al presupuesto asignado.”

Por supuesto la conectividad y la variedad en la oferta de los proveedores son un factor fundamental en la elección de una sede, tal es el caso de Distribuidores Toyota México, quienes este año llevarán a cabo su convención en la Ciudad de México por la conectividad y la oferta en servicios, Alejandro del Hoyo, explica: “En el 2009 tendremos la convención en el Distrito Federal, ya que los costos son mucho más accesibles, igual que los boletos de avión. La Ciudad de México nos permite tener márgenes importantes en donde podemos estar recortando”

retos

Muchos son los retos que se enfrentan a la hora de organizar una convención, la Gerente de Servicios Generales y Gestión de Viajes de México y Centroamérica de Telefónica Móviles México, Ana Esther Díez, nos platica: “He tenido inconvenientes con traslados y horarios. Algunos destinos nos obligan a trasladar a nuestros ejecutivos con un día de anticipación y regresar un día después. Es fundamental minimizar los gastos del evento y uno de los ahorros es tener buenas conexiones y horarios razonables (primer vuelo en la mañana, último en la noche). Por otro lado, otro de los problemas que he tenido que enfrentar es no conocer el destino. Para mí es fundamental conocer el lugar del evento, visitar el hotel, realizar los traslados que harán nuestros invitados, comprobar el servicio, etc.”

Una de las dificultades más recurrentes con la que se han topado los meetings planners, es el servicio que ofrecen los proveedores mexicanos en algunos destinos, según Roberto Rodriguez, esto sucede cuando la convención se lleva a cabo en destinos poco explorados, ya que es difícil encontrar proveedores con servicios de calidad, y muchas veces el costo de los eventos en estos destinos se incrementa debido al traslado de todo lo que se necesita desde la Ciudad de México. Sobre este mismo punto, Jessica Ordaz reafirma: “Yo me he topado algunas veces con la falta de cumplimiento de algunos proveedores”.

Nombre: Jessica Ordaz Sánchez puesto: Travel Manager HSBC México priNcipales actividades: Relación y negociación con proveedores de la industria y administración del programa de viajes corporativos individuales, congresos y convenciones.

años de experieNcia eN viajes: Más de 10 años carrera estudiada: Administración de Empresas Turísticas, Diplomado en Compras a nivel internacional, Diplomado en inversiones y Comercio internacional

“Las necesidades de mi cliente interno, la oferta del mercado y las propuestas innovadoras son elementos que yo tomo en consideración a la hora de organizar un evento” Jessica Ordaz, Travel Manager de HSBC

Jessica Ordaz Sánchez

Pero los retos no siempre tienen que ver con las facilidades y la oferta de un destino en particular, muchos de ellos empiezan desde la planeación, y por supuesto, están relacionados con las necesidades de los clientes: “El reto principal es satisfacer al 100% a los distribuidores, cualquier asociado que levante la mano para cualquier tema o sugerencia tiene que tener una respuesta inmediata, esto es muy importante. Cuando realizamos la convención, para mí el elemento principal es el detalle. Si nosotros nos enfocamos en los detalles ya tenemos una convención con éxito. Si nosotros recibimos a nuestros asociados desde que llegan con una sonrisa, con una recepción rápida, con un buen bufete y hacemos que nada les cueste, todo eso se va sumando y hace que el evento sea fructífero. Para mí el detalle es todo, es la clave del éxito”, relata Alejandro del Hoyo.

“He detectado que el principal problema para realizar un evento es que normalmente a los clientes les es difícil transmitir y comunicar sus necesidades, por lo que es nuestra responsabilidad como asesores de eventos, sentarnos con ellos para aterrizar lo que realmente necesitan.” Ivette Gómez, Gerente de Eventos de Jansen – Cilag

Parte del éxito de una convención tiene que ver con la información y apoyo que los organismos gubernamentales puedan ofrecer a los meeting planners. Específicamente en el caso de las OCV’s, Roberto Rodríguez, relata: Las OCV’s definitivamente son un gran apoyo para la realización de eventos en diferentes destinos, porque se ‘supone’ que son los que más saben acerca de su ciudad y lo que se puede y no se puede hacer. En lo personal, puedo decir que nos han ayudado con algunas cotizaciones y sugerencias de lugares y recintos. Pero me preocupa mucho que éstas puedan ser un poco tendenciosas con ciertos proveedores, hasta el momento no me ha ocurrido, pero es algo que se tiene que cuidar mucho”.

En cuanto al apoyo que las OCV’s han brindado a los meeting planners, la Travel Manager de HSBC, relata: “Conozco las funciones que desempeñan las OCV’s, en mi caso, he recibido apoyo de estos organismos en temas de logística, seguridad y propuesta de proveedores locales a la hora de organizar mi convención”

“He participado en la presentación de alguna OCV, sin embargo, no hemos tenido la oportunidad de solicitar su apoyo” Ana Esther Díez, Gerente de Gestión de Viajes de México y Centroamérica de Telefónica Móviles México

Parte de la labor de difusión de un destino y de la atracción de eventos, también tiene que ver con las Secretarías de Turismo de cada entidad, Roberto Rodriguez, sugiere a estos organismos: “Deben tener conocimiento de su destino a la perfección y hablo de lo muy comercial, y de lo no muy comercial, deben también buscar diferenciadores importantes de cada uno de sus destinos para competir contra otros, cuidar mucho la imagen y trabajar con el gobierno para la accesibilidad a ciertos lugares. Hay que cuidar algo tan sencillo como la limpieza, ellos venden imagen y muchas veces no ponen mucha atención al respecto”. Una de las peticiones más frecuentes es el apoyo cuando muchos de los convencionistas o ponentes son extranjeros y necesitan agilizar el trámite para entrar al país. Ana Díez Rodríguez profundiza: “Muchas veces necesitamos ayuda con el trámite de visas para invitados extranjeros, por lo que la orientación y apoyo por parte del gobierno es fundamental, por otro lado, creo que también se necesitan dispositivos de seguridad en las áreas del evento y para los traslados del aeropuerto al hotel, y a la sede del evento y viceversa”.

“Las Secretarías de Turismo deben cambiar muchos de sus procesos, ya que no nos facilitan la operación de nuestros eventos por ser trámites burocráticos, nosotros buscamos procesos accesibles y que tengan una respuesta rápida” Jessica Ordaz, Travel Manager de HSBC

Definitivamente se requiere del trabajo en conjunto de todos los actores que conforman la industria de reuniones para elevar la calidad de los servicios en todos los aspectos que abarca la planeación, organización y operación de un recinto. Uno de los puntos sobre los que se necesita trabajar es la difusión de las acciones que buscan hacer de México un verdadero destino de reuniones. Tal es el caso del incentivo fiscal de Tasa O% de IVA para la realización de eventos internacionales en suelo mexicano. Ana Díez comenta: “Tuve conocimiento de este incentivo en la presentación que hizo alguna OCV, sin embargo aún no sé cómo podemos acceder a dicho incentivo y mucho menos a quién solicitarlo”.

Por su parte, Roberto Rodríguez, profundiza: “Conozco este incentivo fiscal, pienso que es un primer paso importante para atraer más convenciones del extranjero a México, pero todavía la burocracia que se tiene que seguir es mucha, falta una buena revisión a los procesos para hacerlo más accesible y que realmente sea un incentivo para dichas convenciones”.

Sin lugar a duda, el camino que tiene por recorrer la industria de reuniones es aún largo y requiere del trabajo, compromiso y profesionalismo de todos los actores involucrados. Por lo pronto, a la hora de organizar convenciones se deben tomar en cuenta diversos factores, entre ellos una excelente planeación y programación de tiempos, Ivette Gómez comenta: “El éxito de un evento es la planeación que se tenga del mismo, se necesita plasmar en papel paso a paso el evento para poder definir exactamente las necesidades y requisitos; cuidando

Ana Esther Díez Nombre: Ana Esther Díez Puesto: Gerente de SSGG y Gestión de Viajes México y Centroamérica PriNciPales actividades: Gestionar viajes y mantener contacto con aerolíneas y hoteles

años de exPerieNcia eN viajes: 5 años carrera estudiada: Economía Número estimado de eveNtos que realiza su emPresa al año: Un evento anual en México para unas 300 personas y uno mensual en cualquiera de los países de Centroamérica para unas 50 personas.

siempre las políticas y procedimientos de la empresa, así como el código de conducta interno de la compañía”.

Nunca deber perderse de vista la necesidad del cliente, una vez que ha sido detectada, se debe hacer un análisis del evento y realizar un concentrado de los conceptos a cotizar, continúa Ivette, “debemos considerar todos los aspectos del día a día y tratar de anticipar cualquier situación extraordinaria, por ejemplo, carpas en caso de lluvia, pernoctas por no alcanzar conexiones, alimentos extras, etc., todos estos conceptos adicionales deben contemplarse en la cotización, ya que es recomendable presentar el escenario más completo a nuestro cliente”, finaliza la Gerente de Eventos de Jansen –Cilag.

Por su parte, Roberto Rodríguez recomienda a los organizadores de eventos corporativos: “Hay que tener muy claro el objetivo de la reunión, a partir de esto entonces podemos realizar un anteproyecto de actividades a realizar, fijar un costo máximo de la reunión, y finalmente, compartir esta información con varios posibles destinos a través de sus OCV’s, licitar el evento y hacer un análisis de costos con beneficios y someterlo a votación. Así, seguramente su evento será todo un éxito”.

“Yo creo que este año va a ser un año complicado para todos, este año muchas convenciones se han cancelado. Creo que tenemos que medir cada gasto y cada peso, sin embargo, la situación tendría que levantarse a finales de este año, o mediados del próximo para ir reactivando algunos eventos y convenciones. Nosotros somos de la idea que sí tenemos que tener una convención, muy pequeña, pero que realmente valga la pena”. Alejandro del Hoyo, Director General de Distribuidores Toyota México A.C.,

En cuanto a las recomendaciones para una mejor organización, Jessica Ordaz finaliza: “Tenemos que estar actualizados en tendencias, conocer a fondo las propuestas presentadas por los proveedores y analizar el objetivo y estructura de la solicitud de cada evento”. Las convenciones y los eventos corporativos son sin duda una de las vertientes más enriquecedoras dentro del Turismo de Reuniones, en la medida en las que los profesionales involucrados aporten ideas y trasmitan su visión sobre el panorama actual de este segmento, la industria de reuniones se verá beneficiada.

Nombre: Ivette Gómez Puesto: Gerente de Eventos de Educación Médica Continua de anssen Cilag PriNciPales actividades: Planeación, organización y coordinación de eventos

años de exPerieNcia eN viajes: 14 años otros cargos que ha ocuPado: Coordinadora de Congresos y Coordinadora de Talleres carrera estudiada: Relaciones Comerciales

Número estimado de eveNtos que realiza su emPresa al año: Aproximadamente 22 eventos de educación médica continua organizados por Janssen Cilag y otros apoyos independientes.

Ivette Gómez