Entre Corporativos – Roberto Rodríguez González, Gerente de Compras de Servicios de Grupo Wal Mart

Roberto Rodríguez González

Gerente de compras de servicios de viajes de Grupo Wal Mart Presidente de la National Business Travel Association (NBTA)

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ENTRE CORPORATIVOS Un gigante con agencia propia

“En Grupo Wal Mart mi área se hace cargo de todos los viajes a nivel nacional que realiza el grupo, ya sean para Wal Mart, Suburbia, Bodega Aurrera, Sam’s, Vips, El Portón o Banco Wal Mart. Contamos con nuestra propia agencia de viajes, lo cual no es una modalidad muy común en México, pues únicamente he conocido a dos empresas que se rijan así, Cemex y nosotros.”

Desde hace 5 años el grupo cuenta con su propia agencia de viajes, pues se trata de una modalidad que tiene Wal Mart a nivel mundial, anteriormente los viajes se manejaban a través de American Express con Corporate Travel, sin embargo decidieron cambiar de esquema, con una agencia interna que no da servicio de venta al público en general.

Grupo Wal Mart es el empleador más grande en México, contando con 170,000 asociados, sin embargo únicamente unas 3,000 personas son las que realizan viajes. Lo anterior se traduce en aproximadamente 15,000 vuelos anuales y cerca de 60,000 cuartos noche reservados al año, de acuerdo con Roberto Rodríguez.

La situación en México

Como presidente de NBTA, asociación que agrupa a los compradores de viajes dentro de las empresas, Roberto Rodríguez se ha dado cuenta que muchas empresas en México requieren de travel managers para realizar las negociaciones respecto a los viajes y poder gozar de aquellos que mejor se ajusten a sus presupuestos o necesidades.

“En México la mayoría de las empresas no tienen a una persona responsable al 100% de los viajes, normalmente tiene otras funciones además de la organización de viajes. Entonces lamentablemente realizar todas las negociaciones con los proveedores de servicios, puede llegar a ser un problema y lo delegan a una agencia de viajes, sin embargo no toman en cuanta que nadie va a hacer más por tu empresa que tú mismo, por lo que en ocasiones no se cuentan con las mejores tarifas. Aunque muchas veces las agencias quieran ponerse la camiseta de la empresa, cuando se llega a tener un volumen de negociación importante, le conviene a la empresa realizar la negociación directamente o de manera conjunta con la agencia.”

De acuerdo con el Gerente de compras de servicios de viajes de Grupo Wal Mart, no importa el tamaño de la empresa, siempre se debe recurrir a una agencia de viajes, sin embargo, menciona que la empresa no debe deslindarse al 100% de la responsabilidad, pues sólo la gente de la empresa conoce cuáles son sus necesidades y puede involucrarse en las negociaciones.

En el caso de Wal Mart, Roberto Rodríguez lleva a cabo tanto la función de negociación como la operación de los viajes.

De acuerdo con el presidente de NBTA, las sobrecomisiones que pagan los proveedores a las agencias pueden llegar a ser un problema, pues en ocasiones “pueden conseguir muy buenas tarifas por el volumen de la empresa, pero reciben algo adicional, y si yo a ti agencia de viajes te estoy dando la oportunidad de brindarme tus servicios, se supone que no deberías de recibir ninguna otra gratificación por parte de los proveedores por mis viajes. Lamentablemente, muchos travel managers no conocen esta y otras muchas situaciones que son muy comunes en esta industria

...lo más importante es cuidar las necesidades de los viajeros,

pero también se debe de ligar con una buena política de viajes por parte de la empresa, que cuente con el respaldo de la dirección general,

lo cual representará el éxito, sobre todo

para lograr ahorros.

“El principal reto de un travel manager corporativo es proteger las políticas de viajes para conseguir ahorros, cumpliendo las necesidades de los viajeros. Sin embargo, no es una tarea sencilla, principalmente en México, en donde no se le da mucha importancia como tal al travel manager, no es una persona que esté dedicada 100% a los viajes, y al estar hablando de una industria complicada y cambiante, pues obviamente estas personas no van a tener los conocimientos necesarios. Lo que se está buscando en NBTA es generar conocimiento, proporcionarles una capacitación, que conozcan tips para tener mejores negociaciones, que sepan cómo hay que llegarle a los proveedores. Para ello hemos generado una serie de foros de networking y benchmarking, donde se comparten tips básicos sobre la industria, para que sepan cómo se puede ahorrar en las negociaciones.”

Con todo esto, lo que se busca es que el área de Finanzas de las empresas comience a darse cuenta, que la gente dedicada a los viajes en sus empresas está capacitadas y que por ello está generando ahorro, lo cual los hará pensar en la importancia de tener a una persona dedicada al 100% a este tipo de actividades.

“Hay tres rubros en los que generalmente las empresas gastan mucho dinero, en primer lugar lógicamente se encuentra la nómina, la segunda es la tecnología, y el tercero es el rubro de viajes, pero es el gasto más controlable y en el que más se puede ahorrar.”

Usando tecnología en los viajes

“Definitivamente la tecnología es una tendencia, nosotros ya estamos utilizando una online booking tool, de Sabre. Es una tendencia mundial, inclusive muchas agencias de viajes las utilizan y se pueden obtener descuentos importantes, en ocasiones es más barato hacer una reservación utilizando un online booking tool que de manera física. Estos descuentos los hacen precisamente para invitar a las empresas a que utilicen estas tecnologías, además reducen el número de personas que puedes llegar a tener en el inplant.”

Además de estas herramientas, también hay algunas de back office, las cuales permiten generar reportes para tener información precisamente para que las direcciones generales tengan conocimiento de lo que se está ahorrando.

El viajero de Wal Mart

“Lo que nuestros viajeros necesitan es que los hoteles se encuentren a una corta distancia del lugar al que tengan que ir. Muchas veces lo que nos ha tocado es que tenemos excelentes negociaciones con alguna cadena que ofrece una buena tarifa, pero que se encuentra a 10 km y el traslado ya va a implicar un gasto, que puedes compensarlo si te quedas en un hotel que esté a 100 metros y cueste 100 pesos más. Lo que se tiene que hacer es definir bien las prioridades del viajero, pues en ocasiones nos piden que haya alberca y otros servicios que realmente no van a utilizar pues el tiempo que están ahí es poco, por lo que buscamos otras cosas.”

“Siempre buscamos y seleccionamos lo más cercano. En segundo lugar está el precio, el tercer punto

son los valores agregados, por ejemplo que los hoteles nos den tarifas que incluyan el desayuno, el transporte o el internet; sabemos que el año pasado la hotelería se vio muy golpeada, por lo que estamos conscientes que no les podemos pedir que sigan bajando las tarifas por ello negociamos con los proveedores este tipo de valores, que a final de cuentas si los sumas a la tarifa terminas ahorrando entre un 20 y 30% de los gastos de viaje.”

Creando políticas para viajeros

De acuerdo con Roberto Rodríguez lo más importante es cuidar las necesidades de los viajeros, pero también se debe de ligar con una buena política de viajes por parte de la empresa, la cual “no necesita ser algo complicado, simplemente tiene que respetarse, conocerse y publicarse, para que todos estén informados de ella, por ejemplo, en Wal Mart nuestra política es de una página, en donde se expresan los puntos importantes, como los montos, lo que se puede utilizar y lo que no, etc., y esto es lo que te va a llevar al éxito en los viajes”, finaliza.