Por Jesús Franco

las ventas, un reto para los reCintos

Por: Jesús Franco Abascal La experiencia de vender es por si fascinante, pero más aún la experiencia de vender los espacios de un recinto”. Siempre he dicho que ya estando cara a cara con un prospecto traigo muy buen rating de batero, es decir, que si el prospecto llega con una necesidad real es muy probable que le venda. El proceso de la venta no inicia en esa parte, normalmente inicia con la difícil tarea de prospectar en el mercado local, regional, nacional e internacional los eventos que podríamos atraer a nuestro recinto. En forma simplista dividiremos la tarea de prospectarían para un Centro de Convenciones y Exposiciones precisamente en dos áreas que son: Exposiciones una y Convenciones otra. Aunque sabemos que hay exposiciones con convenciones, convenciones con exposiciones, congresos, seminarios, eventos sociales, eventos educativos, eventos de gobierno etcétera, etcétera. Empezando por el área de Exposiciones lo primero que sugiero es analizar los calendarios de otros recintos sobre todo en otras ciudades, y ver qué eventos tienen que nuestra ciudad o recinto no tiene y pudiera tener. Es importante mencionar en esta etapa, que en toda prospectiva debemos tener muy claro y presente la capacidad y estructura de la ciudad y la región. Tomando en cuenta el número de habitaciones, vuelos regionales, nacionales e internacionales, empresas proveedoras de servicio para los eventos, tamaño de la ciudad, infraestructura turística y de recreación, así como la situación de industria y comercio local. Otra fuente de información que también debe tomarse en cuenta para ideas de eventos que no tenemos y pudiéramos tener buscando un organizador profesional que lo lleve a cabo o que el mismo recinto pueda realizarlo es el “DATA BOOK” publicado por Tradeshow Week en los E.U.A. Resulta de gran utilidad revisar periódicamente las secciones especializadas de las cámaras de industria, comercio, artes gráficas, vestido, etcétera, y de ahí igualmente encontrar áreas de industria o de comercio que pudieran soportar una exposición en nuestra ciudad. Existen en nuestro país algunas publicaciones como Piso de Exhibición y el directorio Megaexpo en donde ambos publican las expos que se realizan en el país. Igual para el tema de exposiciones es interesante asistir a los eventos de la Asociación Mexicana de Profesionales en Ferias y Convenciones (AMPROFEC) y la International Asociation of Expositions and Events (IAEE) en los E.U.A. En ambas puede uno hacer buenos contactos, educarse y sacar buenas ideas. En el terreno de las convenciones seguiremos con nuestro enfoque simplista pero muy efectivo de ver que hacen otros recintos y sobre todo escoger los eventos que son itinerantes y pudieran tener cabida en nuestro recinto y en nuestra ciudad. No dejaría un servidor de conseguir los directorios telefónicos de al menos DF, Monterrey y Guadalajara, y buscaría todas las asociaciones, colegios y similares y les llamaría para preguntarles si tienen eventos periódicos, o al menos anuales, de que tamaño son y si hubiera posibilidades de que vinieran a nuestra ciudad. Al menos por un tiempo me suscribiría a un periódico de los más importantes de estas ciudades mencionadas y asignaría a una persona del área comercial a que los hojeara diariamente para ver los eventos que ahí se anuncian. En la misma línea de asistir a eventos profesionales tanto nacionales como extranjeros existen varios organismos a los que conviene asociarse y asistir a sus eventos y capitalizar la información que ahí se obtiene. Como ejemplo podemos mencionar a MPI, ICCA, etcétera. Existen muchos eventos en el país que son de lo que podríamos llamar de “empresa”, por ejemplo un fabricante de refrescos hace su convención anual y su reunión con los vendedores, una empresa comercial igualmente realiza su evento anual y/o de su área comercial y estos dos ejemplos anteriores y muchos más son buenos prospectos para buscarlos y que utilicen nuestro recinto para sus eventos. Para aquellos recintos que albergan eventos sociales tipo bodas, XV años y graduaciones existen eventos de cada una de estas especialidades en donde podemos asistir y a través de atender un stand y ver cara a cara al o los prospectos. En caso de las graduaciones acercarse a las preparatorias y a las diferentes facultades de las universidades buscando con mucha anticipación a los organizadores del festejo de graduación. Todo lo anterior que he mencionado no es solo un buen comienzo de nuestro proceso de ventas si no que conforme lo vamos trabajando vamos encontrando que nos da frutos palpables como son contratos firmados en nuestras manos. Seguiremos en otros números de esta publicación con otras facetas del proceso de la venta y quizás valga la pena en el siguiente hablar del paquete de información con el que debemos contar y el cual utilizaremos con los prospectos.