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Felipe Reyes Barragán, Asesor en protocolo y relaciones públicas
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Asesor en protocolo y relaciones publicas I www. felipereyesbarragan.com I felipereyesb@outlook.com Felipe Reyes Barragán
PROTOCOLO
Durante los años que tengo de experiencia en el tema de protocolo, he tenido la fortuna de trabajar en lugares verdaderamente impresionantes, coordinando nuevos proyectos, investigando y sustentando exposiciones que estuvieran acordes al mercado y a la región, entre muchas otras actividades que me hicieron también tener mis primeros acercamientos con este apasionante tema.
LA FORMA DE HACER EVENTOS MEMORABLES
La palabra “protocolo” engloba habilidades, conocimientos, experiencias y prácticas que en conjunto facilitan el desarrollo de cualquiera de las actividades que día a día realizamos. Y digo que empecé a tener contacto con el protocolo cuando me refiero a que tenía que mandar cartas con el titulo y tratamiento correspondiente, cuando organizaba ruedas de prensa y debía cuidar la imagen del recinto -en se momento trabajaba en Poliforum León- de las empresas participantes, de los patrocinadores y de los mismos medios de comunicación. O qué decir cuando tenía que preparar los discursos en las inauguraciones o cuando sufría porque no sabía el orden en que acomodaba al empresario, al gerente, al director, ¡a todos! Años después formé parte del Forum Cultural donde era el responsable de las relaciones publicas del complejo y donde tenía que tratar con funcionarios de los 3 niveles así como con la iniciativa privada y público en general, fue ahí donde ya con conocimientos entendí el poder que tiene el protocolo en el desarrollo de todo, y de los eventos ni se diga, es más, puedo decir que cuando contemplamos, con conocimiento y sustento el protocolo, el ceremonial y la etiqueta en la organización y desarrollo de eventos, podemos crear y hacer eventos que trasciendan y generen emociones y experiencias, si no, ¿para qué organizarlos?
Seguramente ahora que leíste esa combinación de palabras a tu mente llegaron imágenes que poco o nada tiene que ver con el concepto real, casi siempre pensamos que es algo aburrido, pasado de moda o que solo se da en quince años y en actos de gobierno. La realidad es que día a día lo aplicamos en nuestro ámbito personal, social y laboral, es decir, es algo “cotidiano”. ¿Cotidiano? Si, más de lo que te imaginas, es más, quizá hoy mismo cuando estabas en el trabajo aplicaste normas de etiqueta para dirigirte a tus compañeros, a tus jefes y a tus clientes. Lo que traes puesto (el tipo de vestimenta) que usaste también tiene que ver (aunque traigas puesto jeans y playera o traje o vestido). En tu casa seguro aplicas el protocolo de forma inconsciente, cuando a la hora de comer te sientas en la cabecera o bien en los laterales y los demás lugares para tus hijos o familiares. O cuando vayas a una boda religiosa, estarás en contacto con el ceremonial que no es nada más que la relación entre
todos los actos y “procesos” que se dan en un evento o acto, desde que, por ejemplo, llega la novia a la iglesia (la impuntualidad no cuenta) hasta que la ceremonia religiosa termina y la ahora esposa, minutos antes en su papel de novia, sale junto con el ahora esposo; las intervenciones, las palabras, todo, absolutamente todo es ceremonial, etiqueta y protocolo.
Entender todo esto puede sonar tan amplio como ambiguo pero es una gran realidad, todo lo que hacemos comunica y cuando nos apoyamos en el protocolo tendremos una mayor certeza de que los objetivos y mensajes lleguen como deben llegar y sean percibidos como lo hemos planteado.
Y sí, quizás se hable más de la relación protocolo – eventos, porque es precisamente en este binomio donde encontramos una área compleja, donde tratas con diferentes públicos, desde tu staff o equipo, personal contratado para realizar alguna función, proveedores, socios, invitados y medios de comunicación, teniendo una sola oportunidad para crear las condiciones necesarias para que los eventos transcurran en orden, de forma segura y organizada, dando el lugar a los invitados, al anfitrión y cuidando que el objetivo del evento se cumpla.
Y suena fácil, pero hacer que eso suceda es lo complejo, por eso José Antonio de Urbina, en el Gran Libro del Protocolo, define este concepto de la siguiente manera: “Es aquella disciplina que, con realismo, técnica y arte determina las estructuras o formas bajo las cuales se desarrolla una actividad humana pluripersonal e importante; con el objeto de su eficaz realización y, en último lugar, de mejorar la convivencia”.
Me gusta pensar que es disciplina pues día a día hay que practicar, conocer, leer, entender; técnica, porque con el tiempo se perfecciona, los imprevistos disminuyen y los tiempos también y arte, porque hay que entender también que cada quien, desde su perspectiva, puede ver cosas diferentes, el reto, lograr que esas visiones lleguen a un mismo objetivo.
Por ello, el protocolo es comunicación con todo lo que eso implique y lo cierto, el protocolo NO es RIGOR ni IMPOSICIÓN, es negociación en directo, en tiempo real, es decir el protocolo y su aplicación es INFORMACIÓN y CONOCIMIENTO.
Y el protocolo es comunicación porque no todo está dicho, es más “Ni todo lo que se sabe de protocolo está en los libros, ni todo lo que se dice en ellos se aplica de forma rigurosa”.
Siempre he creído que un responsable de protocolo debe crear las condiciones necesarias para que los eventos transcurran en orden, de forma segura y organizada y sobre todo, que abonen a la consecución de los objetivos… y ahora agregaría que también debe hacer que los eventos y actos… se sientan naturales, cálidos, HUMANOS.
Aplicar las reglas de protocolo implica conocimiento, pero también sensibilidad, flexibilidad y adaptabilidad y estas habilidades se aprenden en la práctica, en el día a día, en el campo, por ello el protocolo es comunicación, porque todos los días aprendemos algo nuevo, mejoramos y cambiamos.
Hablaré en las siguientes entregas sobre aspectos que podemos aplicar en nuestros eventos para reforzar la imagen de todos los involucrados y alcanzar los objetivos que nos hemos planteado, recordemos que todo comunica y es justamente donde el protocolo interviene, para ser un aliado y no un lastre.
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