Medellín, Colombia
Noviembre/Diciembre 2006
Vol 1 • No.2 • 4 Páginas • 1 Cuadernillo
ASISTA AL FUTURO DE LOS VIAJES Y REUNIONES CORPORATIVOS EN COLOMBIA VIAJES DE INCENTIVOS ............... 3A © 2006 LATIN PRESS, INC
EN ESTA EDICIÓN: Avanza preparación de Viajescorp Colombia 2007 ..... 1A
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Avanza preparación de Viajescorp Colombia 2007
Familia viaja más rápido ................... 1A Carta de la editora .................. 2A Ahorros en programas de gestión de viajes................ 2A Viaje de incentivos: la motivación también requiere equipaje................ 3A Qué buscar en un programa de asistencia al viajero .................. 4A
Gracias a la alianza entre ACTE, la Asociación de Ejecutivos de Viajes Corporativos, AMADEUS, el proveedor de soluciones tecnológicas para el sector de viajes, y Gerencia de Viajes, la revista para gerenciamiento de viajes de Latinoamérica, la segunda versión de Viajescorp Colombia promete ser un espacio enriquecedor para la gestión de los viajes corporativos en Colombia y el área andina.
Con la alianza entre ACTE, Amadeus y Gerencia de Viajes, el evento se adelanta a las necesidades del mercado. En proceso, acreditación para sesiones académicas. Evento se traslada a Bogotá.
“Teniendo en cuenta los resultados de la encuesta realizada entre los asistentes a la primera versión del evento, los temas sugeridos y el comportamiento del mercado a nivel latinoamericano, estamos trabajando conjuntamente para ofrecer una programación académica acorde a las necesidades del mercado”, afirmó Lyda Durango, editora de la revista Gerencia de Viajes. Inicialmente el evento pretende abarcar los viajes individuales de negocios y los viajes grupales, en sesiones paralelas. En cuando al primer segmento, temas como la evolución y transición de los pro-
cesos de distribución y la relación costo/beneficio entre agencias de viajes y clientes corporativos son algunos de los temas propuestos, para los que se contará con la experiencia que ACTE ha adquirido en sus eventos internacionales, específicamente en sus foros académicos en Sao Pablo y Ciudad de México.
Eventos corporativos, en la mira Las reuniones y eventos corporativos representan un segmento creciente, que Viajescorp 2007 no quiere dejar por fuera. Un ejemplo de ello serán los viajes de incentivo como un evento corporativo que impacta directamente en la productividad de los empleados y la rentabilidad de la empresa. Para Viajescorp es importante destacarse como un evento académico que impulsa la formación y especialización profesional del sector de viajes corporativos, por eso, está en proceso la búsqueda de la certificación para las sesiones académicas del evento como parte de un programa de educación continua. “En la actualidad, estamos procesando esta solicitud ante el Convention Industry Council con su programa CMP – Profesionales Certificados en Reuniones – y esperamos tener buenas noticias para nuestro evento”, afirmó Max Jaramillo, director de Viajescorp y de la revista Gerencia de Viajes.
PRIMERA EMPRESA PAPELERA DE COLOMBIA IMPLEMENTA OBT
Familia viaja más rápido por Lyda Durango
Productos Familia está cambiando la historia de los viajes corporativos en Colombia. Por primera vez una empresa de
este país adopta una herramienta de reserva en línea (OBT) para la gestión de sus viajes. Lo que hace un par de años era una meta más por cumplir dentro de un proceso de
La campaña de expectativa para la implementación del sitio web autotravel.familia.com.co estuvo conformada por varias piezas publicitarias.
optimización de costos de la primera empresa papelera de Colombia es ahora una realidad que tiene a más de uno con el rostro sonriente. Y no es para menos. Los 130 empleados de la compañía que constantemente realizan viajes tendrán ahora la posibilidad de efectuar la reserva aérea desde su escritorio. De esta forma el proceso, que en promedio podía tardar hasta cinco horas, podrá ser realizado en un tiempo récord de hasta dos minutos. Todo esto gracias al sitio autotravel.familia.com.co , el sueño cumplido de Juan Guillermo Restrepo, director de recursos estratégicos de Productos Familia y responsable del rubro de viajes de la compañía desde hace dos años.
Del teléfono al sitio web Productos Familia reserva anualmente alrededor de 4.500 tiquetes aéreos, entre nacionales e internacionales. Hasta hace un mes esto se hacía manualmente, con la intervención, en una primera instancia, del gestor de viajes (la secretaria), el autorizador (el jefe del viajero) y el viajero. En una etapa siguiente intervenía la agencia de viajes y al final entraban otras áreas de la compañía, como tesorería, administración documental y archivo. “Necesitábamos hacer de éste un proceso más directo”, cuenta el señor Restrepo. En el 2004 se dieron los primeros pasos tendientes a automatizar el proceso de viajes y después de dedicar al-
rededor de cuatro meses a entender el intrincado mundo de los viajes corporativos, Juan Guillermo Restrepo implementó el e-ticket de Avianca y el tiquete y el checkin electrónicos en la compañía. Pero aún había mucho camino por recorrer: “necesitábamos además optimizar el rubro de viajes y lograr el entendimiento de la política de viajes entre los empleados”, recuerda Juan Guillermo. El aliado perfecto para el cumplimiento de esa meta fue su agencia de viajes: Carlson Wagonlit Travel. Como distribuidor a nivel mundial de GetThere, empresa de Sabre Holdings, CWT Continúa en la página 3A...
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Coordinadora evento: Loyda Duque lduque@latinpressinc.com • Ejecutiva Comercial: Marcela Mejía mmejia@latinpressinc.com Coordinación Editorial: Lyda Durango ldurango@latinpressinc.com • Diseño y Producción: Fabio Franco ffranco@latinpressinc.com Para mayor información, suscripción al seminario o datos de la exposición, vaya a www.viajescorpcolombia.com o llámenos al (574) 4166644, Ext. 102 ó 104 en Medellín
Carta de la editora
NOTICIAS
La evolución del mercado nos da la razón: para Colombia, el 2006 ha sido un año rico en avances hacia la consolidación del segmento de viajes corporativos. Y parte de esa realidad está siendo plasmada en estas páginas. La entrada en vigencia de un nuevo esquema de negocios para las agencias de viajes, donde las comisiones desaparecen poco a poco y se implementa un cargo por servicios, es un modelo que ya venía siendo utilizado por las compañías de gerenciamiento de viajes en este país y por agencias de viajes alrededor de la región latinoamericana. Colombia era casi el último bastión de resistencia. La puesta en marcha por primera vez por parte de una empresa colombiana de una herramienta de reserva en línea para la gestión de sus viajes corporativos, es un hecho digno de destacar. No solo por el reto a nivel tecnológico sino porque este hecho marca un antes y un después en la cultura de los viajes corporativos en la empresa colombiana. Por último, la realización exitosa de Viajescorp Colombia y la preparación de la segunda versión del evento, son hechos que se suman a la realidad colombiana que, de paso, jalona el desarrollo de este segmento en la región andina, a donde buscamos llegar con nuestra propuesta de capacitación para este sector. Lyda Durango Editora de GERENCIA DE VIAJES ldurango@latinpressinc.com
Ahorros en programas de gestión de viajes Los programas internacionales de gestión de viajes están ayudando a las empresas a ahorrar hasta el 45% de sus gastos totales de viaje. Así lo ha puesto de manifiesto un nuevo estudio sobre estos programas realizado por la Asociación de Ejecuti-
De las empresas que han puesto en marcha programas internacionales de gestión de viajes, el 41% ha conseguido ahorros de entre el 16 y el 30%, mientras que el 11% consiguió ahorrar entre el 31 y el 45% de sus gastos y el 4% redujo su fac-
vos de Viajes Corporativos - tura de viajes más del 45%. ACTE-, y Amadeus, el proveeUna de las conclusiones redor de soluciones tecnológicas y de distribución para el sector flejó el esfuerzo por encontrar soluciones que se puedan utilide viajes y turismo. zar en múltiples mercados: acEl estudio define un progra- tualmente, sólo el 18% de los ma internacional de gestión de encuestados utiliza un único viajes como aquel que abarca sistema de gestión de gastos en varios países y crea una estruc- todas las regiones, mientras que tura o política homogénea que otro 10% cuenta con uno en alpermite al gestor de viajes de la gunas regiones y el 28% no emempresa contratar proveedores plea ninguno. y reunir los datos para gestioNo obstante, la integranar su cumplimiento.
ción de soluciones de auto-reserva como parte de un programa internacional de gestión de viajes ha obtenido mejores resultados. De hecho, la mayoría de las empresas (68%) ya está utilizando una. Otra conclusión interesante es que cuanto más gasta en viajes una empresa, más probabilidades tiene de implantar estas herramientas. Así, el 96% de las empresas que gastan más de 100 millones de dólares en viajes ya están usando una solución de auto-reserva. El estudio se realizó en el tercer trimestre de 2006 y en él participaron 240 gestores de viajes de empresa. Por regiones, el 61% de los encuestados trabajaban en EE.UU., el 24% en Europa, el 6% en Canadá, el 5% en Asia-Pacífico y el 3% en Sudáfrica. El informe completo de este estudio se encuentra en www. amadeus.com/globaltravel
Se abre camino modelo de fees en Colombia Con la entrada en vigencia el pasado primero de noviembre de la resolución que dispone el desmonte gradual del modelo de comisiones entre aerolíneas y agencias de viajes en Colombia, se abre paso el modelo de fees entre usuario final y agencia. Este es uno de los principales resultados de la negociación a la que llegaron de forma concertada agencias de viajes y aerolíneas. “…de acuerdo a la regulación, sobre todo en los temas de competencia desleal, queda claro que de ahora en adelante las agencias de viajes entre sí deberán competir principalmente ofreciendo servicios antes que descuentos”, comentó a la revista Gerencia de Viajes Juan Carlos Vélez, nuevo presidente de ANATO. La reacción del mercado será paulatina y aunque el segmento de viajes corporativos ya estaba familiarizado con el nuevo modelo, algunos pronostican un impacto mayor al interior de las empresas y sus programas de viajes corporativos. “El hecho de que el servicio de administración de viajes que las agencias tradicionalmente habían prestado gratis ahora tenga un costo hará que las gerencias financieras de las empresas se vuelquen hacia esta área para controlar más de cerca este ‘nuevo costo’ en búsqueda de oportunidades de ahorro y de más generación de valor para sus viajeros (mejor relación peso gastado/servicio obtenido)”, comentó Juan Carlos Hernández, director de cuentas estratégicas de Amadeus para Colombia Desde ya, las agencias del sector corporativo están pensando en cómo mejorar sus márgenes de ingresos, sin depender ya, de una comisión sobre la venta. “Estamos trabajando en un proyecto de sinergias para reducir costos administrativos, seguros, sistemas, software y otros”, expresó Carlos Moreno, gerente de Tourexito, agencia del mercado corporativo de Colombia. “También estamos evaluando dejar algunos procesos outsourcing, y desarrollar nuevos productos que generen mejores márgenes para la empresa, al final creo que en muchas agencias se tendrán niveles muy altos de especialización por destinos y esto se traducirá en rentabilidad para cada empresa”, concluyó.
COSTO DE VIAJES CORPORATIVOS, AL ALZA EN EL 2007 El aumento en la demanda de viajes corporativos sin una oferta acorde parece ser una de las principales razones al interpretar los resultados del Pronóstico Mundial de Viajes de Negocios de American Express para el 2007. Según el estudio, las tarifas en clase económica para vuelos domésticos registrarán un aumento entre el 3 y 5%, mientras que la clase ejecutiva en viajes internacionales registrará un incremento del 6 al 7%. El aumento en la ocupación, un crecimiento limitado en la oferta y la competencia entre viajes de negocio y de placer, dejará a los hoteles con la confianza para incrementar tarifas temporales, dando como resultado que Latino-américa y el Caribe registrarán un incremento del 2 al 4% en los hoteles de rango medio y del 4 al 7% en los hoteles de una categoría más alta. Mientras que Norteamérica registrará un aumento del 2 al 6% y del 3 al 8%, respectivamente. En algunos países como Argentina se espera que las tarifas hoteleras suban entre un 4 y 6% en las propiedades de categoría media y de 4 a 7% en aquellas de categoría más alta. La tendencia alcista se extiende a todos los segmentos, pues la renta de autos se espera que crezca del 1 al 3% en promedio anual en general. NUEVOS SERVICIOS PARA COBRO DE FEES EN COLOMBIA Amadeus y Sabre están ofreciendo al mercado colombiano de agencias de viajes soluciones para procesar el cobro de la tasa administrativa sobre los boletos aéreos, decretada por la Aeronáutica Civil mediante la resolución 03596 del 1 de Septiembre del 2006, de manera concertada con los gremios de las aerolíneas y las agencias de viajes. En el caso de Amadeus, las agencias podrán usar los servicios TASF (Travel Agent Service Fee), mediante un proceso automático que integra al sistema contable del operador la información de la reserva. De igual modo, las agencias pueden aprovechar el sistema de reservas de Amadeus y su alianza con el módulo de pagos de Visa, para captar estas tarifas. La herramienta tiene habilitado también un módulo de pago en efectivo, consignando automáticamente al back office de Amadeus. Los nuevos servicios tienen pendiente la certificación de IATA. Sabre Travel Network Colombia, por su parte, ofrece a partir del pasado primero de noviembre la solución Revenue Management para que las aerolíneas y las agencias de viajes puedan procesar los cargos por servicio y realizar la liquidación a través de BSP utilizando formatos sencillos del sistema Sabre. Revenue Advantage permite aplicar fácilmente el valor predeterminado de cargo por servicio a cada reserva o cambiar el monto por PNR (Registro de Nombre Pasajero), según la necesidad. Adicionalmente, permite realizar la liquidación de los cargos por la nueva tarifa administrativa con tarjeta de crédito a través del BSP local. INVESTIGACIÓN DE INCENTIVOS Y MOTIVACIÓN AV Business & Communication, la primera compañía de marketing y servicios de incentivos de la Argentina, está desarrollando una nueva investigación sobre incentivos y motivación correspondiente al año 2006, entre las principales empresas latinoamericanas. La encuesta permitirá conocer cuáles son las herramientas de motivación que las empresas utilizan habitualmente, cómo está organizada la tarea en la compañía, cuáles son las experiencias más destacables, entre otras inquietudes. En agradecimiento al tiempo invertido entre todos los que respondan la encuesta, AV Business estará sorteando un set de perfume Vetiver para hombre y un set de per fume Alegria de Adolfo Dominguez para mujer. Los ganadores serán contactados por AV por medio de los datos que hayan suministrado en la misma encuesta. Los resultados de este estudio serán compartidos por medio de una edición especial del newsletter electrónico “Incentivos News”. Pa r a s u s c r i b i r s e a l m i s m o e n v í e s u s d a t o s a : i n f o @ a v buscom.com.ar . Quienes deseen participar en la encuesta pueden acceder a www.surveyz.com/TakeSurvey?id=56430 antes del 17 de noviembre. LATINOAMÉRICA TENDRÁ MÁS ATENCIÓN CON CONFERENCIA GLOBAL DE ACTE ACTE, la Asociación de Ejecutivos de Viajes Corporativos, agregará cuatro sesiones educacionales dedicadas a Latino America en la Conferencia Global de Miami, a realizarse los días 6, 7 y 8 de mayo del 2007. El hecho refleja el crecimiento de la demanda de una comunidad en rápida expansión en México, Brasil, Colombia, y Argentina. De acuerdo a un anuncio realizado por la Directora Ejecutiva Susan Gurley, esta situación es parte del desarrollo y aumento de foco en América Latina, que comenzó con la designación de la representante de ACTE para la región, Patricia Rasore.
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3A Familia viaja más rápido ... viene de la página 1A tenía en sus manos la solución, no sólo a nivel tecnológico sino también administrativo. “Nosotros estamos buscando lo que el cliente nos está pidiendo: agilidad, eficacia y flexibilidad”, comenta José Manuel Mejía, gerente para Colombia de CWT. “Aquí tienes todo esto en línea, todo el tiempo y es más económico”, agrega. GetThere nació en 1995 y desarrolló el primer sistema de reservas en línea. En la actualidad es utilizado por más de 3.000 empresas, en 40 países de todo el mundo, siete de ellos en Latinoamérica. “Nuestro objetivo es ayudar a que las empresas puedan tener un mayor control sobre la administración de sus viajes y que les permitan lograr eficiencias que se traduzcan en ahorros”, explica Rodolfo Silva, director de GetThere
para Latinoamérica. “Una de las propuestas de valor es que los empleados dediquen menos tiempo a la planeación de viajes”, comenta. “Y más tiempo a actividades más productivas para sus empresas”, agrega el señor Silva.
Transparencia significa ahorros La inversión que Productos Familia hizo en la OBT fue de varios miles de dólares, pero Juan Guillermo Restrepo está convencido del rápido retorno sobre la inversión: cuatro meses, a partir de octubre del 2006. Mientras eso ocurre se siente complacido por el paso dado y por los ahorros palpables: “El ahorro en el fee de la agencia es del 30%”, comenta. “El ahorro en tiquetes lo estimamos en el 5%, ya que la planeación actual es buena”, agrega.
Para el mes de febrero, Juan Guillermo Restrepo espera que la tecnología de GetThere esté implementada en su totalidad.
Adaptación entre empresa y herramienta Uno de los logros que ya había obtenido Juan Guillermo Restrepo al frente del área de recursos estratégicos, en conjunto con la gerencia de la división institucional de Productos Familia, era el intercambio comercial de sus productos con Avianca en la compra de los tiquetes aéreos de la compañía. Esto, sumado a una mejor planeación de los viajes, a la optimización de los convenios corporativos con las diferentes aerolíneas (antes volaban con 14, ahora lo hacen con siete) dio como resultado una reducción en un 25% anual en el gasto de tiquetes aéreos para el 2005.
NOTICIAS ACTE Y GERENCIA DE VIAJES FIRMAN ACUERDO DE COOPERACIÓN Gerencia de Viajes y la Asociación de Ejecutivos de Viajes Corporativos –ACTE– han establecido una alianza estratégica para
“Tenemos nuestros productos en el puente aéreo, terminal internacional y en los aviones. Eso es una gran vitrina para nosotros”, comenta. Al ser un ahorro tan significativo para la empresa, este canje de productos por tiquetes era un rubro fundamental que debía ser tenido en cuenta a la hora de implementar la OBT. “Convenimos que la herramienta pudiera hacer la reserva sin incluir el costo del canje”, comenta Juan Guillermo Restrepo. Una vez cubierta esta particularidad y convencido de que éste era el camino que debía seguir, se toma la decisión, seguida de una importante campaña de expectativa dentro de la compañía tendiente a suavizar la puesta en marcha del nuevo mecanismo de reserva de los tiquetes. La “gente reaccionó muy bien”, comenta el señor Restrepo.
Una parte importante de este ahorro es la capacidad de GetThere de acceder a la información de viajes de diferentes canales. “Esa es una de nuestras estrategias de contenido hoy en día”, cuenta Rodolfo Silva, director de esta marca para Latinoamérica. Y ésta es una de las funciones que más atrae a Juan Guillermo Restrepo. “La funcionalidad Web Connect permite que en ciertas rutas podamos tener acceso a tarifas de internet”, explica el señor Restrepo. “Para nuestros clientes y para nosotros, la forma más eficiente de acceder al contenido aéreo es por medio del GDS”, cuenta Rodolfo. “Si la OBT también incluya tarifas web es más fácil y es lo más transparente para el usuario y la
empresa”, acota el señor Silva, de GetThere. De transparencia también habla CWT, empresa de gerenciamiento de viajes que con una larga experiencia en el manejo de fees, ve en el devenir del sector una confirmación de que su modelo nunca ha estado equivocado. “Los fees de las agencias no son otra cosa que un esquema claro y transparente con el cliente”, comenta José Manuel Mejía. Y en este caso, son un elemento más en la filosofía de ahorros que propone la adopción de una OBT. “Hay una conciencia natural del ahorro que reside en el Continúa en la página 4A...
ofrecer mayores beneficios en capacitación a la comunidad latinoamericana de viajes corporativos. Las áreas de cooperación incluyen el apoyo a los eventos para el sector organizados por ambas organizaciones, es decir: Gerencia de Viajes patrocinará eventos y promoverá entre los ejecutivos latinoamericanos el Global Forum que ACTE organiza en Miami, EE.UU., mientras que ACTE apoyará el seminario Viajescorp, que organiza la revista en Colombia, ofreciendo apoyo académico y de mercadeo. ACUERDO DE COMERCIALIZACIÓN ENTRE AMADEUS Y CARLSON WAGONLIT T R AV E L Amadeus y Carlson Wagonlit Travel (CWT), la segunda mayor empresa de gestión de viajes de negocios del mundo, han firmado un acuerdo por el que ésta última se convierte en reseller mundial autorizado de Amadeus e-Travel Management, la solución de reserva online para la gestión global de viajes corporativos. Disponible en 12 idiomas, esta plataforma se adapta fácilmente a las necesidades de cada merca-
Viaje de incentivos: la motivación también requiere equipaje ben ser experiencias imborrables. Deben ser recuerdos duraderos, vivencias que con un bien material no se logran. El programa de actividades deberá ser totalmente innovador, único, creativo, es decir, que produzca en el participante la sensación de que está disfrutando de un destino turístico por un valor que no tiene compensación económica.
por Alejandro Verzoub*
Los programas de incentivos son herramientas modernas de marketing que permiten estimular a diversos canales comerciales para alcanzar o superar metas diversas: volumen de ventas, mejorar mix de productos, estimular la exhibición en punto de venta, reducir accidentes en la flota de distribución, entre otras. Entre las diversas alternativas que se usan para premiar a los participantes de estos programas, los viajes se constituyen en la opción premium, basicamente por la esencia de estos viajes de incentivos.
nes que le va enviando la empresa organizadora para inducirlo a cumplir las metas fijadas.
mover los vínculos entre compañeros, lo que puede redundar en una mejora del ambiente laboral o de comunicación interna de la empresa organizadora.
El pasajero deberá sentir que su experiencia es única e irrepetible, gracias a haber conseguido alcanzar la meta que se le ha impuesto. Los viajes de incentivos son exclusivos, deben estar hechos a medida y deben ser personalizados. Y lo mejor de todo: los viajes de incentivos normalmente tienden a autofinanciarse con el beneficio adicional generado por el propio plan de motivación.
•Otro tipo de incentivos, •El viaje de incentivo se discomo, un reloj, un electrodomésAlgunas ventajas de tico o una computadora son más fruta aun después del regreso a los viajes de incentivos fáciles de cuantificar su costo real través de los recuerdos, regalos, •Los viajes de incentivos que un viaje de incentivos. fotografías o videos creando una tienen un fuerte ingrediente vinculación muy positiva entre de fantasía e imaginación en el •Un bien tangible como pre- la empresa organizadora y el gru*Presidente de AV BUSINESS participante. El disfrute co- mio de incentivos es individual, po premiado. & COMMUNICATION, casa de mienza mucho antes de produ- directo hacia el participante. Un incentivos y marketing de Argencirse a través de las motivacio- viaje de Incentivos ayuda a proLos viajes de incentivos de- tina.
do y se conecta a varios sistemas mundiales de distribución (GDS) para realizar reservas de vuelos, coche de alquiler y hotel, además de acceder a la oferta de trenes y de aerolíneas de bajo costo. Sus funciones de búsqueda de tarifas reducidas garantizan una amplia gama de alternativas para los viajeros de empresa. Los clientes de CWT se beneficiarán de la integración total entre Amadeus e-Travel Management y las aplicaciones propias de CWT, como CWT Travel Portal, CWT Portrait (herramienta de gestión de perfiles) y CWT Harp (base de datos centralizada sobre hoteles). Los clientes que contacten directamente con CWT y elijan Amadeus e-Travel Management también disfrutarán de las ventajas de un único contrato, así como tarifas especiales.
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4A Qué buscar en un programa de asistencia al viajero por David Perilla*
Un nuevo panorama se abre para los programas de asistencia al viajero. La disponibilidad de estos programas en los sistemas de distribución es una realidad que marca un antes y un después en el sector de viajes corporativos. Esto, gracias a una nueva herramienta tecnológica que está siendo implementada en Colombia entre ASSIST-CARD y los dos sistemas de distribución de viajes corporativos presentes en el país. Ambas soluciones tecnológicas están soportadas por ASSIST-CARD.NET, sistema único de emisión de tarjetas de asistencia en línea.
El momento de la elección Para cuentas corporativas se recomienda realizar previamente un diagnóstico detallado del comportamiento de viajes en términos de destinos y cantidad de viajeros de cada empresa con el fin de obtener el producto adecuado en las cantidades adecuadas y lograr así tener la tranquilidad de saber qué tanto los ejecutivos que viajan como los que
coordinan los viajes en una empresa siempre tendrán a quien acudir fuera de su país de residencia. Empiece por imaginar posibles situaciones imprevistas durante el viaje, pues aunque se espera tener un viaje fantástico y libre de problemas, no siempre es así. Se presentan situaciones como pérdida del equipaje o de documentos importantes o una urgencia médica o legal al sufrir un accidente de tránsito. Lo más problemático en estos casos es no poder acceder a la ayuda local adecuada, en el idioma familiar y en cualquier momento del día. En caso de accidentes la compañía de asistencia debe tener la capacidad de brindar los traslados médicos necesarios, inclusive si el ejecutivo requiere del regreso al país con acompañamiento médico y bajo los cuidados intensivos de alta complejidad durante el vuelo y adicionalmente asumir y coordinar su reemplazo a cargo de la misma. En casos de pérdida del equipaje es importante contar con un
seguro que lo ampare pero también de una compensación por la demora, que es quizá el hecho más frecuente. Conociendo la escena local, la compañía de asistencia debería brindarle a cualquier funcionario fuera de su país ayuda en casos de retrasos de vuelo, cancelación de reservas hoteleras, como también poder ser capaz de evacuar funcionarios en zonas de conflicto. En el exterior el valor de las asistencias pueden representar gastos muy altos, pero indiscutiblemente la red a la que se puede acudir es lo más trascendental como percepción final del servi-
Familia viaja más rápido ... viene de la página 3A hecho de que el usuario final tiene acceso a todas las tarifas y debe elegir la más apropiada”, explica José Manuel Mejía. “Desde ese momento se empieza a optimizar el presupuesto; ése ya de por sí es un ahorro y quizás el más importante de todos”, agrega. Para determinar la tarifa a elegir se toman como base dos criterios: itinerario y precio. “La herramienta parte de la necesidad corporativa del viajero; a partir de ahí busca las opc i o n e s ” , c o m e n t a J u a n Guillermo Restrepo. “Siempre está predeterminado el precio pero si debe primar una de las dos, será el itinerario”, agrega. En este punto, la herramienta asegura el cumplimiento de las políticas de viaje de la compañía. “El proceso de control de las políticas de viaje se hace antes y durante el proceso de reservación. La agencia, por medio de la herramienta, puede informar a la empresa qué viajes o viajeros no acatan la política de viajes, quién no
Se trata de un proceso de cambio y adaptación en el que con seguridad habrá muchos ojos puestos. “Tenemos muchos clientes que están en fila esperando a ver que esto se implementara”, comenta José
*Gerente Nacional Corporativo de ASSIST-CARD para Colombia. Email: dperilla@assist-card.com.co
La agencia y su nuevo rol Carlson Wagonlit Travel ha sido la empresa encargada de gestionar los viajes corporativos de Productos Familia desde el 2002. Han sido cuatro años de cambios y nuevas funciones para todos los involucrados en la cadena de la gestión de viajes. Contrario a lo que se podría pensar, con la incorporación de la herramienta de reserva en línea, CWT continúa al frente aportando valor a la cadena, además del soporte técnico para la herramienta.
cumple y por qué”, afirma Rodolfo Silva. Con la información a la mano que le proporciona la OBT el papel de la compañía de gerenciamiento de viajes – TMC– se vuelve fundamental. “La agencia podrá proporcionar información de viajes inteligente a la empresa, que le permita tomar las mejores decisiones en el manejo de su presupuesto de viajes”, explica Rodolfo Silva, de GetThere. Para José Manuel Mejía es, además, el inicio de otro gran negocio para la agencia: “es la posibilidad de que la TMC se encargue de los viajes personales de los empleados, de las reuniones y congresos de la empresa; ahí es donde nuestro asesor jamás podrá ser reemplazado”, comenta.
cio. Por ejemplo, las aseguradoras para sus pólizas de salud y las compañías de medicina prepagada han logrado acuerdos de este tipo para sus clientes buscando que sus servicios puedan trascender las fronteras donde ya no son reconocidos y además brindar valores agregados en atención de imprevistos en general durante un viaje, pero si bien podemos decir que un buen aliado puede resultar exitoso en términos de complementación de producto, las características del mismo están generalmente limitadas a servicios de salud, pues finalmente esa es su promesa de venta.
Para complementar o contar con un producto integral que brinde toda la tranquilidad a los ejecutivos de su empresa cuando viajen al exterior, el mercado empresarial puede acceder a planes corporativos diseñados para sus necesidades, con tarifas preferenciales y flexibilidad en su administración. Es por ello que las compañías de gerenciamiento de viajes (TMC´S por sus siglas en inglés) están llamadas a presentar alternativas de asistencia al viajero a sus clientes dentro de sus propuestas de licitación como una muestra más de especialización en este mercado y cumplir así con su filosofía de brindar beneficios a sus cuentas corporativas. De otro lado, los travel managers deben exigir a sus TMC´s asesoría en este sentido pues es su responsabilidad planear y administrar todos los servicios necesarios para un viaje corporativo.
En una etapa inicial se instalaron módulos para que los empleados se familiarizaran con el nuevo proceso.
Manuel Mejía. “Faltaba quien diera el primer paso y aquí el valiente fue Productos Familia”, agrega. Para Juan Guillermo Restrepo el haber sido pionero le genera un poco de temor que parece pequeño al lado de su convencimiento de las bondades de esta nueva forma de gestión: “el reto es interesantísimo porque creemos que de esta manera podemos aportar a la maduración del mercado de viajes colombiano”, concluye.
“En el 2002, Productos Familia era totalmente nuevo en entender que la agencia podría hacer más que reservas aéreas, de hotel y de auto”, recuerda José Manuel Mejía, gerente para Colombia de CWT. “Finalmente pudo entender que podía encontrar un socio estratégico para asesorarlo en la ejecución de políticas, planeación y reserva”, agrega el señor Mejía. Pero llegar a este punto no fue tarea fácil para su cliente: “Nuestra inquietud era: ¿necesitamos o no a la agencia de viajes?”, comenta Juan Guillermo. “En estos dos años hemos logrado visualizar que sí la necesitamos pero de una forma diferente”, agrega. CWT es actualmente responsable de alimentar y mantener la herramienta de reserva en línea. Entre las labores de mantenimiento de la herramienta se cuentan la facturación, la información en línea, el cargo a la tarjeta de crédito y la información de ahorros ganados o perdidos. “Aquí no hay intermediarios ni del lado de Productos Familia ni del lado de CWT, se trata de una reserva no tocada”, acota el señor Mejía. En este proceso de reserva dejaron de participar el gestor de viajes de la empresa y el agente por parte de CWT, lo que para ambas compañías se traduce en eficiencia. Mientras es el usuario final el que accede a la herramienta para hacer su reserva, el personal que antes estaba a cargo de esta labor se está concentrando en otras funciones. “Se trata de que nuestro personal no dedique tiempo a tareas repetitivas”, comenta José Manuel Mejía.