Circulaţia documentelor 1. Secretariat Nr. Simbol crt. document 1
2
3
4
Document
Departamente destinatar/expeditor
Cerere de ofertă - primită
Vânzări (R.V)
COF-T
Cerere de ofertă - trimisă
Achiziţii (R.A)
OF-P
Ofertă primită
Achiziţii (R.A)
COF-P
OF-T
Ofertă trimisă
Vânzări (R.V)
COM-P
Comandă primită
Vânzări (R.V)
COM-T
Comandă trimisă
Achiziţii (R.A)
CCOM-P
Confirmare de comandă primită Confirmare de comandă trimisă Factură primită
Vânzări (R.V)
CCOM-T 5
6
F-P
Factură trimisă
Vânzări (R.V)
AVIM-P
Aviz de însoţire a mărfii primit
Achiziţii (R.A)
Aviz de însoţire a mărfii trimis Extras de cont încasări
Vânzări (R.V)
EXC-I EXC-P
2. Personal Nr. Simbol crt. document
Extras de cont plăţi
Observaţii
Registru intrări-ieşiri (RIE)
Registru intrări-ieşiri (RIE)
Registru intrări-ieşiri (RIE)
Registru intrări-ieşiri (RIE)
Achiziţii (R.A)
F-T
AVIM-T 7
Achiziţii (R.A)
Denumire dosar pt. arhivare
Finanţe-contabilitate (F.C)
Document
Departamente destinatar/expeditor
1
SI
Scrisoare de intenţie
Candidaţi
2
CV
Curiculum vitae
Candidaţi
Registru intrări-ieşiri (RIE)
Registru intrări-ieşiri (RIE)
Registru intrări-ieşiri (RIE)
Denumire dosar pt. arhivare Registrul personal (RPER) + dosar personal (DPERS) RPER + DPERS
Observaţii
3
CIM
Contract individual de muncă Fişa postului
Candidaţi + depart. de resurse umane
4
FP
5
FIPM
Fişa individuală de protecţie a muncii
Candidaţi + depart. de resurse umane
6
CPREZ
Condica de prezenţă
Depart. de resurse umane
7
STPL
Statul de plată al salariilor
Biroul de contabilitate
Document
Departamente destinatar/expeditor
Denumire dosar pt. arhivare Registrul de cereri de ofertă (RCOF) Dosar de ofertă (DOF)
3. Achiziţii Nr. crt. Simbol document
Candidaţi + depart. de resurse umane
Dosar personal (DPERS) Dosar personal (DPERS) Registrul fişelor de protecţia muncii (RFPM) + DPERS Dosarul fişelor de prezenţă (DFPREZ) Dosar state de salarii (DSL)
1
COF-T
Cerere de ofertă trimisă
Secretariat
2
OF-P
Ofertă primită
Secretariat
3
COM-T
Comandă trimisă
Secretariat
Registrul de comenzi (RC)
4
CCOM-P
Confirmare de comandă primită
Secretariat
5
F-P
Factură primită
Secretariat + contabilitate
Dosarul confirmare de comandă (DCCOM) Registrul de comenzi (RC)
AVIM-P
Aviz de însoţire a mărfii primite
Secretariat
NIR
Notă de intrarerecepţie
Magazie
Document
Departamente destinatar/expeditor
Denumire dosar pt. arhivare Registrul cu cereri de ofertă (RCOF) Dosar de ofertă (DOF)
6
4. Vânzări Nr. crt. Simbol document 1
COF-T
Cerere de ofertă trimisă
Secretariat
2
OF-P
Ofertă primită
Secretariat
Observaţii
Dosar facturi primite (DFP)
Observaţii
3
COM-T
Comandă trimisă
Secretariat
Registrul de comenzi (RC)
4
CCOM-P
Confirmare de comandă primită
Secretariat
5
F-P
Factură primită
Secretariat + contabilitate
Dosarul confirmare de comandă (DCCOM) Registrul de comenzi (RC)
AVIM-P
Aviz de însoţire a mărfii primite
Secretariat
5.
Dosar facturi primite (DFP)
Financiar-contabil
Nr. crt.
Simbol document
Document
Departamente destinatar/expeditor
1
FP
Factură primită
Achiziţii
FT
Factură trimisă
Vânzări
Dosar facturi trimise (DFT)
2
STPL
Stat de plată al salariilor
Personal
Dosar stat de plată (DSPL)
3
EXCI
Extras de cont -încasări
EXCP
Extras de cont - plăţi
OPP
Ordine de plată primite
Achiziţii
OPT
Ordine de plată trimise
Vânzări
FCCL
Fişă de cont clienţi
FCF
Fişă de cont furnizori
6
FCOF
7
RJ
Fişă de cont obligaţii fiscale Registrul jurnal
8
B + CPP
Secretariat
4
5
Balanţă + cont de profit şi pierdere
Denumire dosar pt. arhivare Dosar facturi primite (DFP)
Dosar extras de cont încasări (DEXCI) Dosar extras de cont plăţi (DEXCP) Dosar ordine de plată primite (DOPP) Dosar ordine de plată trimise (DOPT) Dosar fişă de cont clienţi (DFCCL) Dosar fişă de cont furnizori (DFCF) Dosar obligaţii fiscale (DOF) Dosar registrul jurnal (DRJ) Dosar balanţă (DB) – Dosar cont de profit şi pierdere (DCPP)
Observaţii
6.
Marketing Nr. Simbol crt. document
1
CHE-T CHE-RP
2
SV PREV
3
STV SPOL
Document
Departamente destinatar/expeditor
Chestionare trimise Chestionare reprimite completate Situatii vânzări Previziunea vânzărilor Statistici cu vânzările
Secretariat + vânzări Secretariat
Situaţii fundamentale / Politica promoţională Bugetul pt. activităţi promoţionale
Vânzări + director Director + manager de marketing
4
BUGPOL
5
COFPUB
Cereri de ofertă pt. acţiuni publicitare
Secretariat
6
OFPUB
Oferte publicitare
Furnizori
7
COMPUB
Comenzi publicitare
Secretariat
8
MP CP P
Materiale publicitare Cataloage cu produse Prospecte
Secretariat + vânzări
Denumire dosar pt. arhivare
Observaţii
Dosar chestionare (DCHE) Registrul clienţi (RCL) Dosar pt. statistici (DSTV) Dosar politici de promovare (DPOLPR)
Director
Stabileşte canalele, mediile şi mesajele publicitare Registrul cererilor de ofertă publicitară (RCOFPUB) Dosarul cu oferte publicitare (DOFPUB) Registrul comenzilor publicitare (RCOMPUB) Dosar mat. pub. (DMP) Dosar cataloage (DCP) Dosar prospecte (DP)