¿Cómo se elabora un plan de contingencia?

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¿Cómo se elabora un

plan de contingencia?

Por Fernando Ramírez Cajicá*

Fotos: Shutterstock

Entérese de cuáles son los procedimientos generales necesarios para elaborar uno de los documentos más importantes para la copropiedad: el plan de contingencia.

Dicho plan permitirá enfrentar de manera oportuna y eficiente situaciones de riesgo y desastre al interior de la copropiedad.

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Preparar a la copropiedad y a sus habitantes para una posible situación de riesgo es una obligación del administrador, quien debe coordinar la elaboración de un plan de contingencia que responda a cualquier tipo de siniestro y que se articule con las operaciones de los servicios de emergencia. El objetivo es reducir los accidentes y daños materiales que pueden ser causados por eventos que afecten las actividades cotidianas de la edificación.

Este artículo pretende ser una guía para que las edificaciones elaboren o actualicen sus planes y emprendan las acciones necesarias para garantizar la seguridad.

El primer paso

Identificar los peligros que afectan la zona, los que se desprenden de la actividad que se desarrolla en la copropiedad o los que dependen del estado de las instalaciones es una de las primeras tareas por realizar para enfocar el plan de contingencia. Esta actividad incluye el registro de los elementos físicos, financieros y humanos con los que se dispone. Saber cuáles son las personas que están capacitadas para dar los primeros auxilios y conocer la ubicación de los hidrantes, extintores, centros de salud, estaciones de bomberos y de policía, así como las rutas de evacuación y los puntos de encuentro, hacen parte de este proceso.

Tras recopilar los datos del inmueble, que incluyen planos y mapas de cada una de las secciones del edificio, y características del lugar donde se encuentra ubicado, es necesario analizar los riesgos para estimar la probabilidad de ocurrencia y el nivel de impacto. Las metodologías para calcular las contingencias son diversas y su elección depende de la disponibilidad de la información y los detalles que se quieran incluir en el plan.

Los resultados indican cuáles son los escenarios que se deben intervenir y cuáles tienen prioridad por el tipo de vulnerabilidad. Esta información debe incluirse en el documento, al igual que las medidas de prevención, mitigación y control que se tomen durante la elaboración del proyecto, las cuales deben comunicarse a todos los copropietarios.

El uso de un plano facilita la localización y la lectura de estas referencias, que deben ir acompañadas

de una tabla de convenciones. Además, se recomienda demarcar las calles, carreras y los puntos cardinales, y señalar las amenazas con color rojo, las vulnerabilidades con azul y los recursos con verde.

Como resultado de un exitoso trabajo de reconocimiento y preparación, la copropiedad podrá aplicar estrategias que reduzcan los riesgos de siniestros y los efectos de una eventual emergencia.

Niveles de actuación o respuesta Existen tres niveles de actuación, según la magnitud de la emergencia.

Nivel I - Respuesta local Situación que no afecta la seguridad de las personas ni el servicio de la edificación, es decir, que puede ser controlada con mínimos recursos por el personal que trabaja en el área.

Ejemplos: • Conato de incendio en una oficina.

• Un escape de gas incendiado y que se puede controlar fácilmente mediante una acción operacional como el cierre de válvulas.

• Conato en un aula o laboratorio.

• Urgencia médica leve.

Nivel II - Intervención de grupos de apoyo Situación que afecta la seguridad de las personas; el control de la emergencia sale del alcance del personal del área y requiere la participación de grupos de apoyo.

Ejemplos: • Accidentado por atrapamiento.

• Conato de incendio en un vehículo o tablero eléctrico.

• Accidente por caída de un nivel superior con posibilidad de lesión.

Nivel III - Ayuda externa Comprende las emergencias generales (incendio, amenaza de bomba, escapes de gas, entre otras) que por su magnitud sobrepasan la capacidad de respuesta de los grupos de apoyo, y demandan la intervención de personal y equipos externos (Bomberos, Policía, Defensa Civil, etcétera).

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AMENAZAS

RECuRSoS

A B C D

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X

E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z

Incendio Inundación, encharcamiento Deslizamiento Amenaza tecnológica (explosión, fuga de gas, incendio, derrame de químicos) Árbol que amenaza caer Poste inclinado o en mal estado Transformador en mal estado Falta de alumbrado público Elementos que pueden caer a la calle Muro o construcción en mal estado Alcantarilla o caja sin tapa Sumideros taponados o sin rejilla Escombros y basuras acumulados Roedores Perros callejeros Predio abandonado Vía en mal estado Lugar de alta accidentalidad vial Inseguridad, atraco Atentados terroristas Desagües de las terrazas sin canalizar Tubería rota o expuesta Mezcla de uso en las edificaciones Cambio de uso de la edificación Obras de construcción en ejecución Otros

Alarma comunitaria Hidrante Estación de policía o CAI Droguería Punto de encuentro Parque o plazoleta Iglesia Hospital Centro médico Centro odontológico Salón comunal Sede Junta de Acción Comunal Estación de bomberos Sede Defensa Civil Personal experto en atención de emergencias Teléfono público o cabinas Ferretería Supermercado o plaza de mercado Puente peatonal o paso peatonal seguro Institución educativa Entidad pública Comercio Banco o cajero Otros

vuLNERABiLiDADES A B C D E F

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Jardín infantil Niños Adultos mayores de 60 años Personas discapacitadas Mujeres embarazadas Otros

Estructura organizacional

El siguiente paso es asignar las funciones y responsabilidades de quienes liderarán los planes de acción y controlarán el escenario durante la emergencia. El esquema se construye a partir de los resultados del análisis de riesgos y debe ajustarse al tipo de copropiedad, al tamaño y al número de personas que residen o trabajan en ella, y a aquellas que quieran participar en el proyecto.

Las acciones preventivas, de preparación, de respuesta, recuperación y mitigación son las que

necesitan una dirección individual que trabaje en coordinación con las instituciones públicas.

Para lograr un adecuado manejo de la escena es necesario definir la estructura de la operación y orientarla a estandarizar procedimientos y prácticas rutinarias que puedan implementarse en todos los incidentes. Sin un sistema consolidado, se malgastan los recursos y se pone en peligro la salud del personal de respuesta.

Este es un esquema sobre el que se puede construir el organigrama para la atención de una emergencia.

Comandante de incidente

Seguridad Información pública

Staff comando

Enlace

Grupo de planificación

Grupo de operaciones

Situacional Documentación

Grupo de logística

Grupo de administración y finanzas

Aprovisionamiento Planes de acción

Recursos

Es fundamental que el administrador y el equipo líder den a conocer el plan de Emergencia y Contingencia ante el Comité Local de Emergencias, para recibir el apoyo adecuado y oportuno cuando se requiera.

Distribución

Costos y presupuesto

Servicios

Definir los niveles de emergencia es clave en este punto, pues esto facilita y agiliza la respuesta de las entidades operativas. De esta forma, a través de una escala ascendente, se clasifican los niveles de acuerdo con su complejidad y se activa el plan de emergencia y contingencia. Este proceso resulta especialmente valioso para organizar los sistemas internos de respuesta y, posteriormente, los planes de acción.

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Planes de acción

Son actividades que definen los objetivos y los procedimientos que se deben desarrollar en un incidente específico durante un periodo de tiempo en particular.

Los recursos, suministros y servicios también se incluyen aquí.

1

Plan general Es el que incluye los aspectos generales del plan de emergencia y contingencia. Este debe entregársele a todos los copropietarios a través de cualquier canal de comunicación, para que estén informados de los protocolos establecidos para su edificio.

2

Plan de seguridad Coordina la seguridad de las entradas y salidas, y de todos los bienes de la edificación.

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Plan de atención médica y primeros auxilios Está orientado a la atención de víctimas del incidente y su remisión a centros de atención especializada, si es necesario. Este plan sirve de apoyo mientras los organismos institucionales acuden al lugar de la emergencia.

4

Plan contraincendios Se crea una brigada entrenada y equipada que apoya las labores del cuerpo de bomberos y responde internamente por el control de incendios.

5

Plan de evacuación Las personas a cargo de este plan deben alertar sobre riesgos que amenacen la integridad de las personas, comunicar oportunamente la evacuación e indicar la dirección de los lugares seguros. Es importante contar con un plano en el que se señalen los recursos, las rutas de evacuación, los puntos de encuentro, y demás aspectos. El mapa debe estar en todos los lugares visibles de la copropiedad para asegurar su divulgación.

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Plan de información pública Se realiza para centralizar la información que se les da a las personas antes, durante y después del suceso. También se ocupa de las personas extraviadas y entrega información a familiares, afectados y medios de comunicación de manera oportuna.

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Plan de atención temporal de los afectados (refugio) Se crea para designar un área para la asistencia de personas que lo requieren debido a una situación de emergencia.

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Plan de manejo de tránsito Aquí se consignan las estrategias para evitar el impacto del evento sobre las vías públicas o zonas aledañas, con el propósito de brindar un ambiente seguro, limpio, ágil y cómodo a los conductores, pasajeros, peatones, visitantes de la organización y vecinos de las zonas afectadas del lugar, bajo el cumplimiento de las normas establecidas para la regulación del tránsito.

Recursos, servicios y suministros

Realizar un inventario de estos elementos permite determinar el nivel de vulnerabilidad y equipar la copropiedad de acuerdo con las amenazas y necesidades identificadas previamente.

Los suministros (productos, materiales y equipos), los servicios (medios de transporte, medios de comunicación, instalaciones y personal) y los recursos (financieros, técnicos y humanos) permiten mejorar la autosuficiencia y capacidad de reacción a nivel interno; mientras que a nivel externo facilitan las acciones de control de emergencia por parte de las organizaciones que conforman el comité de atención mutua.

Para la administración óptima de los recursos en la atención de emergencias, se recomienda implementar un proceso interno de manejo logístico de suministros, personal y servicios de apoyo.

Nivel III - Alerta naranja

Se desarrollan las acciones de alarma y respuesta programada cuando ya se han concretado las condiciones necesarias para que se presente el incidente y solo es cuestión de minutos u horas su manifestación.

Nivel IV - Alerta roja

Sistemas de alerta

Están a cargo del personal que coordina y toma las decisiones durante las emergencias y es responsabilidad de ellos activarlos oportunamente para dar paso a los planes de acción correspondientes.

Las alertas deben tener las siguientes características: • Deben ser concretas y entregar información clara sobre el riesgo potencial.

• Deben promover respuestas ágiles e inmediatas del personal interno y externo.

• Deben aclarar las consecuencias que representan no atender a la alerta.

Para lograr una mayor eficiencia al poner en práctica el plan, las alertas se clasifican en niveles, así:

Nivel I - Alerta verde

Se definen las acciones de prevención y vigilancia y se declara cuando existe la posibilidad de que ocurra un fenómeno que afecte la seguridad de la comunidad. Se aplica a situaciones controladas que no perturban las condiciones normales de la comunidad.

Nivel II - Alerta amarilla

Se definen las acciones de preparación y seguimiento.

En este nivel se aíslan los recursos, suministros y servicios, y se identifican las rutas de evacuación que intervienen en la evolución de un incidente, suponiendo que la situación no podrá ser controlada con los recursos habituales.

Se desarrollan las acciones de respuesta inmediata cuando ya se manifestó o es inminente el incidente, y sus consecuentes efectos negativos en personas, bienes, propiedad o ambiente.

Implementación y evaluación

Tras consolidar el plan de emergencia y contingencia, es hora de programar las actividades que probarán si es efectivo y adecuado para la copropiedad. La planeación de simulacros, entonces, debe hacerse a corto, mediano o largo plazo, de acuerdo con los costos y medios disponibles para su realización.

Entre las tareas que se recomiendan para la implementación se incluyen: • Acciones de divulgación del plan que se extienda a todos los miembros de la edificación.

• Desarrollo de ejercicios de simulación y simulacros, periódicamente.

• Adquisición de recursos y elementos complementarios.

• Elaboración de la base de datos y actualización periódica de la misma.

• Actividades de seguimiento, evaluación y ajustes.

Después de la implementación, es necesario hacer una auditoría que arroje evidencias que determinen si se están cumpliendo las políticas y procedimientos establecidos en el plan. Dependiendo de los resultados, se debe hacer una actualización que modifique los procesos que no fueron útiles en el ejercicio. Estos cambios deben realizarse periódicamente o cuando se presente una variación significativa que exija un reajuste del documento, que debe ser divulgado entre todos los residentes.

*Country Manager, ALB Colombia S.A.S.

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