Een goed begin is het halve werk, introductieboekje voor nieuwe medewerkers - Jonx Autisme

Een goed begin is het halve werk

Introductieboekje voor nieuwe medewerkers

Welkom bij Jonx Autisme Jonx Autisme wil optimale zorg verlenen aan mensen met ASS, waarbij de zorg uit begeleiding en behandeling kan bestaan.

Jonx Autisme bestaat uit: › Drie ATN afdelingen verdeeld over de drie noordelijke provincies.

De afdelingen werken nauw met elkaar samen. › Twee afdelingen begeleid wonen voor jeugd en jongvolwassenen in de stad Groningen (ATLASS) › Een woon- en werkafdeling volwassenen met ASS (WWA).

ATN Het Autisme Team Noord-Nederland (ATN) biedt specialistisch ambulante diagnostiek en behandeling aan kinderen en volwassenen met ASS, hun gezinsleden en andere betrokkenen.

Daarnaast vervult het ATN taken op het gebied van voorlichting, consultatie en deskundigheidsbevordering. Het ATN is sterk gericht op vernieuwing van behandelvormen, samenwerking met andere instellingen en wetenschappelijk onderzoek. Het ATN Groningen heeft het keurmerk TOPGGz.

ATLASS ATLASS is een afdeling voor (jong)volwassenen (18 tot 30 jaar) met een Autismespectrumstoornis.

Binnen de Afdeling Trainen en Leren gaan (jong)volwassenen hun zelfstandigheid op diverse levensgebieden trainen. Met als doel om zo zelfstandig mogelijk te kunnen functioneren in hun verdere leven.

Dit trainen gebeurt op locaties in de stad Groningen.

W WA De WWA staat voor Wonen en Werken voor volwassenen met een Autismespectrumstoornis. De WWA biedt specialistische behandeling, woonbegeleiding en werken aan volwassenen met een Autismespectrumstoornis. De overzichtelijk, voorspelbare en gestructureerde omgeving op de WWA draagt bij aan een zo optimaal mogelijk functioneren en optimale kwaliteit van leven.

De WWA ziet het als haar taak om kennis en expertise verder te ontwikkelen en te delen op landelijk niveau aan zowel volwassenen met een Autismespectrumstoornis als aan professionals in de zorg.

Missie Jonx Autisme Jonx Autisme is specialist in diagnostiek, behandeling, begeleiding, advies en kennisoverdracht als het gaat om autisme.

Visie Jonx Autisme Samen met de cliënt, zijn systeem, netwerk en ketenpartners werken we aan een zo optimaal mogelijke kwaliteit van leven.

Uitgaand van eigen kracht van cliënten en aansluitend bij de hulpvraag in die specifieke levensfase waarin iemand zich bevindt.

Ons aanbod benut de best mogelijke methodieken, een sector overstijgende aanpak, de beste medewerkers, onze passie en geïntegreerd praktijkgericht wetenschappelijk onderzoek.

3

Aan de slag Vooraf Voordat je van start kunt gaan, worden er achter de schermen een aantal processen in gang gezet. Zo zal je teamleider een Lentisaccount aanvragen bij de afdeling Automatisering, zodat je kan inloggen op het systeem van Lentis. Wanneer je veel onderweg bent, wordt er een telefoon en/of laptop voor je aangevraagd.

Inwerkperiode We vinden het belangrijk dat je goed van start kunt gaan. Gedurende je inwerkperiode van vier weken krijg je een werkbegeleider en ligt er een inwerkprogramma voor je klaar. Op je eerste dag ga je met hem/haar kennismaken, maar natuurlijk ook met de rest van je team.

Tevens zal er een gesprek plaatsvinden met je teamleider, die het een en ander zal uitleggen en toelichten. Deze eerste periode ga je ook starten met het opbouwen van je caseload. Hieronder tref je een beschrijving van de belangrijkste systemen en applicaties waarmee je gaat werken.

Werkproces Jonx Autisme Het primaire werkproces van Jonx Autisme is schematisch weergegeven in een stroomschema. Deze vind je op Lentisnet.

Ver wijzingen Voor het verlenen van zorg door Jonx Autisme aan zowel jeugdigen als volwassenen is een geldige verwijzing nodig.

Beschikkingen (jeugd) Een beschikking is een beslissing van de gemeente voor het aantal te verlenen uren van zorg (door Jonx Autisme). Vanuit deze beschikking ontvangen wij onze financiering. Jonx Autisme kan alleen zorg leveren als er een beschikking is voor de desbetreffende cliënt. Het is uiterst belangrijk om na te kijken of er voor jouw cliënt een geldige beschikking is en om te kijken of de juiste productcode is aangevraagd in het programma ‘Zorgcontrol’ (zie uitleg Zorgcontrol).

4

Je bent als behandelaar verantwoordelijk voor het behandelen binnen de afgegeven beschikking. Dit betekent dat je regelmatig Zorgcontrol moet raadplegen om te checken hoeveel uren je nog hebt voor de behandeling en om te zien wat de einddatum van de beschikking is.

Het is belangrijk om tijdens de behandeling te evalueren en te kijken wat de mogelijkheden zijn om af te schalen, op te schalen of de zorg te stoppen binnen de beschikking. Het beleid is dat wanneer een beschikking is afgelopen de zorg stopt bij Jonx Autisme.

Op Lentisnet is een lijst met alle productcodes te vinden waarbij ook de uitleg staat over de verschillende productcodes.

Beleid NO SHOW Wanneer een cliënt niet verschijnt op zijn of haar afspraak dan moet dit geregistreerd worden als ‘No show met factuur’. In uitzonderlijke gevallen kan je met je teamleider overleggen waarom je vindt dat deze cliënt geen factuur zou moeten krijgen. Wanneer de cliënt twee keer niet verschenen is op een afspraak en geen reactie geeft bij het opnemen van contact, is het van belang dat je je teamleider inlicht en dat je het secretariaat vraagt om een brief te sturen. Is er na 14 dagen geen reactie gekomen op de verstuurde brief, dan zijn we genoodzaakt de zorg te stoppen.

Registreren In mijnQuarant staat je agenda, die gekoppeld is aan je registratie. Dit vraagt extra aandacht. Daarom geeft de Zorgregistratiedeskundige, in je eerste maand, een uitgebreide uitleg. Binnen Lentis gaan we uit van 85% productie, gebaseerd op 1240 uur per fte (36 uur) op jaarbasis. Gebaseerd op het aantal uren wat je werkzaam bent wordt er een specifieke taakstelling voor jou berekend.

5

mijnQuarant Binnen Lentis werken we met mijnQuarant. Dit is het elektronische patiënten dossier (EPD) waarin alle medische gegevens van de (GGZ) cliënt/patiënt geregistreerd en opgeslagen worden. Daarnaast is het een administratief, zorgregistratie- en declaratiesysteem. Op je eerste dag ontvang je je gebruikersnaam en wachtwoord, zodat je daadwerkelijk kunt inloggen. mijnQuarant is een groot systeem met veel mogelijkheden. Omdat je dagelijks met dit systeem werkt, is het van belang dat je je hier goed in verdiept. Handleidingen voor mijnQuarant zijn te vinden op Lentisnet.

Groupwise Groupwise is het programma dat de mail binnen Lentis verzorgt. Er zit ook een agenda functie op, maar deze wordt niet gebruikt door behandelaars, omdat deze niet gekoppeld is aan mijnQuarant.

Belangrijk om te weten is dat wij in e-mails geen cliëntnamen gebruiken, hierin mag alleen worden verwezen naar cliëntnummers.

Dit heeft te maken met privacy, zodat alle cliëntgegevens gewaarborgd blijven. Meer informatie is te vinden op Lentisnet.

Zorgcontrol Op je bureaublad vind je het icoon voor het ‘Zorgcontrol Medewerker Dashboard’. Deze is er voor medewerkers die tijd registreren in mijnQuarant, een productienorm hebben, hoofdbehandelaar zijn en/of een actuele behandelrelatie hebben. In het Medewerker Dashboard vind je je persoonlijke productiviteit en caseloadinformatie. Per cliënt zie je wie de betrokken behandelaars zijn en daarnaast kan je onder andere zien, per cliënt, welke administratieve handelingen gedaan moeten worden m.b.t. DBC/ Beschikking. Meer informatie over Zorgcontrol vind je op Lentisnet.

Value care Dit programma geeft inzicht in de administratieve taken die je nog moet verrichten met betrekking tot je caseload. Dit programma geeft een duidelijk inzicht in de administratieve taken die moeten worden uitgevoerd zodat het cliëntdossier volledig en op orde is. Op Lentisnet staat een duidelijke handleiding over Value care.

6

Smile Op je bureaublad staat een icoontje dat toegang geeft tot Smile.

Smile heeft verschillende doelen, namelijk een zelfaudit programma Smile waarin je halfjaarlijks samen met je team en teamleider een kwaliteitsmeting doet. Hierdoor ontstaat er inzicht en/of verbeteracties in speerpunten die je terug ziet in een verbeterplan.

Daarnaast moet je in dit programma incidenten melden. Het gaat hierbij om: › Incident Zorg: ieder incident in de zorg waarbij de cliënt schade heeft opgelopen of had kunnen oplopen. › Incident Medewerker: ieder voorval waarbij één of meerdere medewerkers schade (fysiek, materialistisch, psychisch) hebben opgelopen tijdens werk of op hun werkplek. Dit gaat ook om bedrijfsongevallen. › Risico & Gevaar: hieronder wordt de kans verstaan op een ongewenst effect en de grootte van dat effect, voortvloeiend uit gevaar. Het gaat om ieder potentieel gevaar of dreiging in de zorg of tijdens werkzaamheden, waar schade uit zou kunnen voortvloeien voor zowel cliënten als medewerkers. Het kunnen ook manco’s zijn, gevaarlijke situaties, onvolledige procedures, etc. › (Tentamen) suïcides: Zowel geslaagde als tentamen suïcides moeten gemeld worden in Smile.

Er staat op Lentisnet een duidelijke handleiding over Smile.

Groepenschijf Op de groepenschijf op je computer heb je onder andere toegang tot de Digitale Kast van Jonx Autisme. Hierin staan allerlei belangrijke en interessante documenten. Zo is er van elk zorgprogramma een map met daarin de relevante informatie voor het betreffende zorgprogramma.

Kwaliteitshandboek

Alle protocollen en kwaliteitsstatuten zijn opgenomen in het kwaliteitshandboek. Het is belangrijk dat je goed op de hoogte bent van de geldende protocollen en kwaliteitsstatuten en ze in elk geval goed weet te vinden. Kijk hiervoor regelmatig op Lentisnet, aangezien hier regelmatig aanpassingen in worden gedaan. Deze zullen ook worden vermeld in de Jonx Autisme groepen waarvoor je je op Lentisnet kunt aanmelden.

7

Minddistrict / online behandelen Binnen Lentis werken we met online en blended behandelingen.

Dat betekent dat we naast de traditionele behandeling ook online behandelen. Dit doet Lentis via het programma Minddistrict. Dit is een beveiligde online omgeving, waarin je, middels verschillende modules, je behandeling kunt aanbieden. Elk team heeft kartrekkers die je wegwijs maken in het online behandelen, die een consulterende functie hebben. Van deze kartrekker ontvang je een account met uitleg over Minddistrict.

Als behandelaar van Jonx Autisme verwachten we van jou dat je 10% van je behandelcontacten online gaat aanbieden.

Naast Minddistrict is er ook de optie om te beeldbellen. Op elke behandelkamer is een webcam aanwezig waarmee je online met een cliënt kunt beeldbellen. Mailen met je cliënt kan uitsluitend via Minddistrict vanwege privacy.

Klanttevredenheid / ROM De afkorting ROM staat voor Routine Outcome Monitoring: activiteiten waardoor op het niveau van de individuele cliënt onderzoek gedaan kan worden gedaan naar het effect van de behandeling en de tevredenheid daarmee. We meten voorafgaand aan de behandeling, tijdens de behandeling en na afloop van de behandeling, zodat we goed kunnen zien wat het effect en de tevredenheid van onze behandelingen is.

De bedoeling van ROM ROM stelt Lentis – de organisatie, de afdeling, de behandelaar – in staat het nuttig effect van het (be)handelen aan te tonen, objectief en zoals de cliënt het ervaart. Daardoor wordt inzichtelijk waar verbetering nodig of mogelijk is en waar verandering daadwerkelijk tot de gewenste verbetering leidt. Professionals krijgen belangrijke informatie over het effect van hun handelen en vinden aangrijpingspunten voor verbetering.

De vier functies van ROM ›

›

8

Behandelen en begeleiden. Door structureel de uitkomsten van een behandeling of begeleiding te meten kunnen behandelaar en cliënt, indien nodig, tijdig bijsturen in de behandeling of begeleiding.

Leren. De uitkomsten worden landelijk verzameld om zicht te krijgen op de kwaliteit van zorg in de GGz.

›

›

Verantwoorden. Instellingen kunnen de geaggregeerde uitkomsten gebruiken ter verantwoording aan toezichthouders en financiers over de kwaliteit en effectiviteit van de geleverde zorg.

Onderzoek. Het systematisch verzamelen van ROM gegevens stelt onderzoekers in staat op termijn de gegevens te gebruiken voor wetenschappelijk onderzoek.

ORTEC ESS ORTEC ESS is het roosterpakket, waar binnen Lentis gebruik van wordt gemaakt. ORTEC geeft exact weer hoeveel een medewerker moet werken volgens het dienstverband (taakstelling) en wat de opbouw van de vakantie-uren is. Voor GGz-medewerkers betreft het ook nog de LFB-uren (leeftijdsgebonden uren). Binnen de afdelingen van Jonx Autisme werken we met een planner die jouw uren voor je in ORTEC zet. Het is belangrijk om afwijkende uren door te geven.

Je uren in ORTEC zijn gekoppeld aan Zorgcontrol en hebben invloed op je productie. Afwijkende uren maak je alleen in overleg met je teamleider.

Youforce (Raet) Youforce is één van de grote projecten binnen Lentis op het gebied van de Human Resource dienstverlening en is een applicatie voor medewerkers en leidinggevenden binnen Lentis. Hier vind je je digitale personeelsdossier, met daarin je persoonlijke gegevens, salarisgegevens en overige persoonlijke informatie. Daarnaast kun je hier je (reis)declaraties indienen. Kijk voor meer informatie en veel gestelde vragen in de handleiding van Youforce op Lentisnet.

Lentisnet Lentisnet is het intranet van Lentis en het medium waarop je alle belangrijke informatie kunt vinden over Jonx Autisme en Lentis. Op Lentisnet vind je verschillende interactieve groepen die je voorzien van nieuws, informatie en achtergronden. In deze groepen wordt continu belangrijke informatie aangedragen. Lentisnet is een zeer uitgebreid programma. Neem je tijd om je dit goed eigen te maken, zodat je weet waar je wat kunt vinden!

9

LentisLeren LentisLeren is de digitale leeromgeving van Lentis. De wereld om ons heen is constant in beweging. Als je goed op de hoogte wilt blijven, zijn kennis en ontwikkeling van groot belang. Lentis speelt hierop in door verschillende modules aan te bieden in een digitale leeromgeving. Het is belangrijk om de verschillende speerpunten en protocollen die worden aangeboden in dit programma te doorlopen.

Wij verwachten dat je hiervan op de hoogte bent en blijft.

LentisLeren kan je hierbij helpen.

Op je bureaublad staat een icoontje van LentisLeren. Als je je hebt aangemeld kun je allerlei cursussen volgen. Verplichte trainingen staan vermeld in het inwerkprotocol.

Opleiding Binnen Jonx Autisme werken we met een expliciete zorgvisie voor mensen met Autismespectrumstoornissen (ASS). Vanuit deze zorgvisie dienen medewerkers van Jonx Autisme specialistische kennis te hebben over onder andere ontwikkelingsprofielen, sensoriek, informatieverwerking, co-morbiditeit, ontwikkelingsfasen en communicatieondersteuning bij ASS, naast meer generalistische kennis over co-morbiditeit en behandelinterventies en methodieken bijvoorbeeld.

Om specialistische autisme kennis te behouden en te ontwikkelen is een nauw afgestemd en specifiek opleidingsplan. Het opleidingsplan kent verschillende niveaus van trainingen en opleidingen. Namelijk basisopleidingen, vervolgopleidingen en specialistische opleidingen. Het opleidingsplan is gekoppeld aan de inwerkprogramma’s op de afdelingen, maar ook aan het inhoudelijk teamleidersoverleg (ITLO), onderzoeksoverleg (META) en de expertteams vanuit het zorgprogramma.

10

Algemene zaken Ziekmelden Ziekmelden gebeurt bij de teamleider. Dit kan alleen telefonisch en niet via de mail. Daarnaast is het belangrijk dat je je afmeldt bij het secretariaat en je je afwezigheid doorgeeft aan de planner. Het is belangrijk om af te stemmen wie ervoor zorgdraagt dat je afspraken worden afgezegd en uit je agenda worden gehaald.

Vakantie Vakantie vraag je aan bij de planner/teamleider en overleg je met het team. Elk jaar zal een vakantierooster worden gemaakt waarin staat opgenomen wie wanneer op vakantie gaat. Het goedkeuren van dit vakantierooster zal worden gedaan door de teamleider. Als je drie weken of langer op vakantie wilt, is hiervoor eerst toestemming nodig van de teamleider. Geef dit dan ook tijdig aan bij je teamleider.

11

Belangrijke telefoonnummers Op Lentisnet vind je alle telefoonnummers die relevant kunnen zijn.

Vragen?

Heb je vragen over de inhoud van de bovenstaande informatie?

Dan kan je altijd contact opnemen met je collega’s en je teamleider.

J 0079 | 03-2020

Š Jonx|Lentis, 2020 Aan deze uitgave kunnen geen rechten worden ontleend.

dXb.studio