Ces dernières semaines, l’Alliance des Fédérations belges de l’événementiel (ACC, Febelux, BESA & BECAS), Toerisme Vlaanderen et EventFlanders ont développé l’Event Risk Model, un outil permettant d’analyser les risques liés aux événements, petits ou grands

«Investir dans notre propre organisation et notre secteur»

Tom Bellens, directeur de l’agence Push To Talk, vit cette crise du coronavirus sous un triple angle unique. En plus de sa propre entreprise, il soutient quotidiennement le centre de crise du gouvernement fédéral et est chargé de cours à la Haute Ecole Charlemagne qui, dans le cadre de cette crise, a inventorié le secteur événementiel. Avec lui, nous examinons les leçons que le secteur pourra tirer de cette période difficile.

«L e Pukkelpop en 2011, les attentats de 2016... A chaque crise, je constate tout de même que nous apprenons toujours relativement peu», déclare Tom Bellens. «Mais cette crise a un tel impact... De nombreux collègues sont proches de la noyade. La question que nous devons nous poser est la suivante: comment devons-nous nous organiser? Une partie du secteur continue en effet de s’investir dans l’organisation d’événements mariant fun et plaisir. Mais le fun et le plaisir ne pèsent pas bien lourd face à la santé publique. Nous constatons par exemple que les gens sont prêts à se passer des festivals pendant un an. Et qu’ils ne partiront pas nécessairement en voyage cette année. Le fun et le plaisir sont donc la première chose qui passe à la trappe dans une telle situation de crise. En tant qu’agence, il faut donc veiller à faire davantage que procurer du fun et du plaisir. Les clients veulent en effet encore et toujours continuer à communiquer du contenu. Les clients nous demandent d’organiser leur communication de manière à pouvoir continuer à dialoguer avec les parties prenantes. Ils ne voient donc pas Push To Talk purement comme une agence événementielle, mais bien comme un organisateur de leur communication et de leurs défis. La majorité de mes clients sont restés clients durant cette période. Peut-être avec un débit plus faible, mais ils savent qu’ils peuvent frapper à notre porte, dans les bons moments comme dans les moins bons. Et donc pas uniquement pour les fêtes.»

Gérer les risques

Depuis des années, Tom Bellens insiste sur la mise en place d’une vaste politique de prévention pour les événements. «Vous ne pouvez pas cocher la prévention comme un point de l’événement. Elle est partout. Chez Push To Talk, la prévention est devenue un état d’esprit. Elle fait partie de notre ADN. C’est pourquoi nous sommes en adéquation avec les clients qui sont concernés par le bien-être, les soins et la sécurité: les hôpi

Tom Bellens

«Je plaide depuis des années pour une professionnalisation accrue du secteur, y compris en matière d’analyse des risques et de prévention.»

«On ne peut pas s’autocongratuler quand les choses vont bien et se tourner vers les pouvoirs publics quand ça va mal.»

taux, les autorités, etc. Je plaide depuis des années pour une professionnalisation accrue du secteur, y compris en matière d’analyse des risques et de prévention. Il y a longtemps que cela n’a plus rien à voir avec la simple prévention d’un incendie. Il s’agit là de la prévention purement de base. Cela comprend aussi l’inventorisation des risques et de la communication de crise. Vous allez organiser correctement votre événement, mais comment allez-vous communiquer cela? Tout est devenu beaucoup plus complexe. Je le remarque aussi au centre de crise, où j’aide bénévolement au sein de l’équipe de communication de crise, et où j’apprends tous les jours. Car, en tant qu’entrepreneurs, nous pouvons apprendre énormément des autorités. Les autorités ont au moins autant de défis à relever que nous, les entrepreneurs. Vous pouvez donc y apprendre et trouver des idées, pour mieux encadrer vos propres clients. En fait, nous pourrions et devrions tous apprendre les uns des autres: les entrepreneurs, les autorités, les établissements scolaires et même les citoyens.»

«Ça va aller »

Mais pourquoi est-il dès lors si difficile d’installer cette culture de prévention? «Les collègues se posent généralement en premier lieu la question suivante: qui va payer cela? Et oui, il y a un prix à payer. Je suis l’un des plus gros clients de l’assureur. Je prévois un défibrillateur DEA sur chaque événement et j’ai reçu une formation à cet effet. Ce genre de choses coûte de l’argent. Mais mon client ne paie pas de supplément pour cela. Nous y allons de notre poche. Cela fait partie de notre métier. Un médecin a également dû investir dans ses années de formation. Mais cette culture n’est pas présente dans notre secteur. De nombreux collègues ont commencé par organiser une petite fête, puis ont ainsi grandi. Et ce n’est même pas un reproche. Mais parce que les choses n’ont jamais mal tourné, les gens continuent de poursuivre sur la même voie. Nous partons beaucoup trop du principe qu’un événement se passera bien. Et si jamais cela tourne mal, nous faisons tout pour le cacher. Les collègues ne doivent surtout pas l’apprendre. Alors qu’ils pourraient précisément en tirer des leçons. Dans le monde de la sécurité, la donne est totalement différente. Des congrès sont organisés sur ce qui a mal tourné, sur ce que cela permet d’apprendre et sur les solutions avancées. Ce serait également très intéressant pour notre secteur. Nous devons nous regarder dans un miroir au lieu de tout ressasser et d’attendre simplement que tout reprenne son cours normal.»

Investir dans la cr édibilit é

Selon Tom Bellens, le secteur de l’événementiel se trouve à un carrefour important. «Nous devons mieux nous organiser. Par exemple, avec des formations. Partager les connaissances. Je vois apparaître des webinaires partout. Fantastique! Mais pourquoi ne pas l’avoir fait avant? Lorsque j’ai suivi mes formations de gestion des catastrophes et conseiller en prévention, mes collègues me regardaient souvent d’un air étrange. «La créativité n’est-elle pas la chose la plus importante?», demandaient-ils. Mais pour moi, la chose la plus importante, c’est la sécurité. La sécurité, c’est se poser en permanence la question: «et si?» Et s’il fait beau? Et s’il pleut? Et si je ne vends pas assez d’entrées? Ce sont encore des situations que l’on connaît. Mais il faut aller plus loin. Et s’il y avait une crise sanitaire? Et s’il y avait une menace terroriste? Nombre d’organisateurs disent que c’est le problème des autorités. Mais vous ne pouvez pas vous autocongratuler quand les choses vont bien, et vous tourner vers les autorités quand les choses tournent mal. Il doit y avoir un plan d’action. Sur tous les événements B2B, 10% procèdent à une inventorisa

«Je suis convaincu qu’avec le temps, nous reviendrons à des événements où les gens seront à nouveau proches. Ma is nous allons, espéronsle, nous organiser différemment»

tion des risques. Si les grandes entreprises, qui travaillent avec un risk manager, voient cela, elles ne nous prendront jamais au sérieux. Elles nous considéreront comme des cow-boys. Je pense que nous devons investir nous-mêmes dans un certain nombre de choses qui amélioreront notre crédibilité. Sinon, la prochaine fois, nous serons à nouveau les premiers à fermer boutique et les derniers à reprendre le travail.»

Fournir un r écit clair

Tom Bellens estime que le secteur événementiel ne doit pas attendre que le gouvernement impose quelque chose, mais qu’il doit apporter lui-même une vision, en tant qu’organisation mature. «Les autorités ne proposeront pas les règles que nous voulons. Nous devons aller les voir nous-mêmes avec un récit. Un récit clair, avec un plan pour quand les choses tournent mal. L’événementiel est un monde chaotique qu’elles ne connaissent pas. C’est pourquoi nous devons nous organiser avec des formations, des agréments reconnus, afin de rendre notre impact visible et mesurable, de manière fondée et structurée. Nous devons approcher les autorités avec un plan d’action. Vous pourrez ainsi obtenir de meilleures avancées et plus rapidement. Je plaide donc pour que nous nous regroupions et nous nous professionnalisions en matière de prévention. Lorsque je donne un exposé sur la sécurité, j’ai, avec un peu de chance, cinq personnes issues du secteur événementiel devant moi. Je crains donc que notre secteur investisse encore trop peu dans ces principes «et si?». Nous devons d’abord investir dans notre propre organisation et notre secteur. C’est aussi la raison pour laquelle j’investis autant de temps dans mon travail pour la Haute École Charlemagne et pour le centre de crise. Je suis heureux de pouvoir faire la différence en coulisses, également en cette période.»

L’événement du futur

Reste à savoir à quoi ressemblera un événement B2B à l’avenir. «Avec le temps, le Covid-19 va évoluer vers un virus grippal. Mais quelqu’un a-t-il déjà écrit quelque chose sur la grippe dans son dossier de sécurité? Non, pour la majorité. Alors que les maladies constituent pourtant un risque évident. Je ne pense pas que les événements changeront beaucoup si nous pouvons installer cette culture de la sécurité. Je suis convaincu qu’avec le temps, nous reviendrons à des événements où les gens seront à nouveau proches. Mais nous allons, espérons-le, nous organiser différemment. Par exemple, en mentionnant sur l’invitation: ‘si vous êtes malade, veuillez annuler votre présence, même en dernière minute.’ Nous disons toujours que les no-shows sont scandaleux. Mais en fait, nous devrions nous réjouir que les personnes malades restent chez elles. Il est également possible que les masques deviennent une habitude pour le personnel du catering, tout comme le casque et les chaussures de sécurité pour l’équipe de montage. Avant, on se moquait de vous quand vous portiez un casque. Mais il s’agit d’un facteur de protection contre un grand danger. Je pense qu’un certain nombre de choses vont devenir très courantes. Mesurer la température, renvoyer chez eux les gens ayant de la fièvre. On peut comparer cela à la campagne Bob: celle-ci revient en fait aussi à éviter que les gens ne provoquent un accident. Je suis sûr que nous allons refaire des événements, mais dans un cadre différent. La créativité restera importante, mais pas dans le sens que tout est possible. Avant, notre secteur pensait comme suit: moins il y a de règles, mieux c’est. C’est terminé. Il faudra être créatif dans le cadre que vous recevrez: budget, santé... Si vous sortez de ce cadre, il faudra pouvoir accepter de parfois prendre des coups», conclut Tom Bellens.

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