Analyser les risques pour une reprise en toute sécurité

Même si le secteur est encore paralysé par les mesures sanitaires relatives au coronavirus, le monde événementiel se prépare pour une possible reprise. Ces dernières semaines, l’Alliance des Fédérations belges de l’événementiel (ACC, Febelux, BESA & BECAS), Toerisme Vlaanderen et EventFlanders ont travaillé sur l’Event Risk Model, un outil permettant d’analyser les risques liés à un événement, petit ou grand, et de les gérer. L’initiateur de cet outil, Hans Perquy de l’agence MeetMarcel, nous en parle plus en détail.

«D epuis le début de la problématique du COVID19, l’ACC a été très active, notamment en s’alliant avec d’autres fédérations», déclare Hans Perquy. «Ils se sont d’abord évidemment intéressés aux mesures de soutien, comme les primes de nuisance et le chômage technique. Mais il fallait aussi dans le même temps plancher sur la relance, élaborer une sorte de stratégie de sortie pour notre secteur. Tout le monde sait que les événements seront les derniers à reprendre. Un événement sans le moindre risque lié au COVID19 ne pourra peut-être pas s’envisager avant un an, quand tout le monde aura été vacciné. Mais entretemps, il nous faut un moyen d’organiser tout de même des événements. Dans ce genre de situation, il faut penser en termes de ‘risque acceptable’. C’est pourquoi il faut répertorier et analyser les risques. Et c’est dans ce but que nous avons développé cet outil.»

Solidement étay é

L’actuel Event Risk Model est le fruit d’un travail de réflexion auquel ont participé plusieurs intervenants. «Nous sommes partis d’une feuille blanche et nous avons réfléchi aux risques d’un large spectre d’événements, afin de les intégrer dans un modèle. À partir d’un moment, il a fallu envisager un appui scientifique à cette démarche, indépendamment de notre expérience événementielle, et c’est là que la cellule Publieke Impact de la Haute-Ecole Karel de Grote est entrée en jeu. Cela nous a permis de peaufiner notre modèle, qui fonctionne par cercles concentriques - l’événement au centre, entouré par quatre quadrants: place, people, programme et planning.»

«En fait, un événement est le meilleur outil pour mettre en place une vie publique contrôlée.»

Param et secondaires ètres principau x

Au total, l’Event Risk Model compte 18 paramètres principaux. «Ce sont les paramètres importants qui déterminent le niveau de risque d’un événement. Pensez par exemple à la différence entre en événement extérieur et intérieur, ce dernier étant naturellement davantage porteur de risques. Au sein des paramètres principaux, on distingue

Hans Perquy

différents paramètres secondaires. Ce sont des mesures d’atténuation, qui font baisser le risque. Nous commençons donc par mesurer le risque sur base du paramètre principal, puis nous définissons les mesures d’atténuation sur base du paramètre secondaire.»

Code de conduite

Au final, c’est un document double qui a été lancé. Car l’Event Risk Model s’accompagne d’un Code de conduite. «Ce manuel fournit des explications sur les mesures, ainsi qu’une foule de conseils et astuces. Il débute par la communication et s’achève par le suivi de l’événement. Comment organiser le check-in? Comment gérer le vestiaire? Quelles sont les bonnes mesures de protection? Que faut-il inclure dans la communication? Quid des boissons et de la nourriture? Toutes ces recommandations sont présentées de manière claire et intelligible. Élaborées avec bon sens et scientifiquement étayées. Par ailleurs, l’objectif est que la partie générique du document soit complétée par des contributions des secteurs voisins.»

«Avec l’Event Risk Model, les visiteurs ont la garantie que tout a été pensé dans les moindres détails et que toutes les mesures possibles ont été prises pour réduire les risques.»

Vie publique contr ôl ée

L’Event Risk Model montre que le secteur veut surmonter la crise de manière active. «Un événement est un fantastique outil pour permettre à un groupe de personnes de vivre une expérience exclusive, dans un cadre contrôlé, étudié et modélisé. Pour parler un peu du point de vue de MeetMarcel, pour beaucoup de nos événements, nous partons d’une salle vide où nous déterminons ensuite les flux de visiteurs, les lignes de circulation, l’emplacement du matériel... Nous savons parfaitement combien de personnes il y aura, nous déterminons où se trouvent les entrées et les sorties. La règle essentielle est toujours de garder ses distances et d’éviter les contacts. C’est quelque chose que nous pouvons parfaitement gérer. En fait, un événement est le meilleur outil pour mettre en place une vie publique contrôlée. De plus, il y a énormément de personnes d’expérience dans notre secteur, qui savent comment gérer les foules et leurs déplacements.»

La balle du Conseil est dans le de sécurit camp é

Entretemps, l’Event Risk Model a déjà été mis sur la table lors de discussions auxquelles ont participé, entre autres, la ministre Zuhal Demir et le virologue Marc Van Ranst. «Ils ont très bien accueilli ce modèle. Le dossier a maintenant été confié au GEES, le groupe chargé de conseiller le gouvernement au niveau de la stratégie de déconfinement. Ils devraient s’en servir pour alléger les mesures liées aux événements. Mais la décision finale appartient bien sûr au Conseil national de sécurité. Il s’agit d’un modèle de référence, c’est aux instances politiques de déterminer ce qu’elles vont en faire. Les décisions par rapport aux événements se font au cas par cas et relèvent de la compétence locale. Nous aimerions que ce modèle soit implémenté au niveau local, comme guide pour l’organisation d’événements.»

Perspectives

Ce que l’Alliance souhaite avant tout, ce sont des perspectives. «Nous ne demandons de pouvoir réorganiser des événements dès le 1er juin. Ce ne serait pas une bonne chose. Mais nous avons réussi à faire prendre conscience au gouvernement de l’inertie propre à notre secteur. Du fait que nous avons besoin de 2 à 3 mois pour informer notre client, élaborer une proposition, obtenir une approbation, lancer la communication, etc. C’est pourquoi il est important de pouvoir nous donner une certaine perspective dans le temps, même si elle reste conditionnelle, à la lumière de l’évolution de l’épidémie. C’est un signal fort que nous envoyons en tant que secteur, en arrivant avec un modèle bénéficiant d’un large soutien. Nous sommes conscients qu’un événement – comme n’importe quel aspect de la vie – comportera toujours des risques. Mais nous les analysons et nous prenons toutes les mesures possibles pour les minimiser. C’est ce qu’on appelle un risque acceptable. Avec l’Event Risk Model, les visiteurs ont la garantie que tout a été pensé dans les moindres détails et que toutes les mesures possibles ont été prises pour réduire les risques. Grâce à cette approche, nous démontrons qu’un événement peut être gérable, en identifiant et en encadrant correctement une série de paramètres clairs», conclut Hans Perquy.