Un premier pas vers la réouverture du secteur événementiel

UN PREMIER PAS VERS LA RÉOUVERTURE DU SECTEUR ÉVÉNEMENTIEL

Dès que le comité de concertation du 14 avril a donné son feu vert au développement de projets tests dans le monde de la culture, de l’événementiel et du sport, Toerisme Vlaanderen et la ministre compétente Zuhal Demir sont directement passés à l’action. Ils ont demandé d’élaborer un premier congrès test, destiné aux acteurs du secteur de l’événementiel et du tourisme. En un temps record, l’événement ‘De l’écran au CERM’ a été créé en collaboration avec Event Masters et les chercheurs de l’Université d’Anvers ainsi que du centre d’expertise Public Impact de la Haute Ecole Karel de Grote.

Trois raisons importantes ont motivé l’élaboration de ce congrès test”, explique Peter Decuypere d’Event Flanders. “Tout d’abord, il s’agissait de mettre en œuvre la recommandation ‘practice what you preach’. Lorsque vous affirmez, en tant qu’autorité, qu’il est possible d’organiser des événements tests, vous devez vous-même montrer que c’est possible et donner le bon exemple. L’événement test s’appuyait sur des études scientifiques, notamment pour répertorier la précision des différentes méthodes de comptage. Ce qui s’avèrera aussi pertinent pour les futurs événements. Deuxièmement, nous venions de développer un nouveau Covid Event Risk Model, que nous pouvions ainsi directement mettre en pratique. Enfin, ce congrès constituait l’occasion de partager de nombreuses informations pertinentes avec l’ensemble du secteur.”

ORGANISATION EN UN TEMPS RECORD

L’agence Event Masters a été chargée d’organiser le congrès au Flanders Meeting and Convention Centre Antwerp. “Le plus gros défi consistait à reconfigurer totalement un lieu que l’on connaît très bien, conformément aux directives que nous avions reçues”, explique Jan Van den Broeck, Head of PCO & DMC chez Event Masters. “Nous pouvions accueillir 200 personnes dans une salle en fait prévue pour 800 personnes. De plus, tout a dû être organisé en à peine 10 jours.” ENTRÉE UNIQUEMENT AVEC UN TEST NÉGATIF

L’une des exigences était que les 200 participants et l’ensemble du personnel devaient subir un test rapide au préalable. “Nous avons commencé à tester les gens à partir de sept heures du matin, dès l’arrivée de l’équipe technique”, explique Jan Van den Broeck. “Les 200 participants ont été répartis en 4 créneaux de 50, afin qu’il n’y ait pas de file d’attente à l’entrée. Nous n’avons dû refuser personne, et lors du deuxième test une semaine plus tard, tout le monde était négatif. Nous avions cependant prévu des scénarios au cas où une personne serait testée positive, afin de l’accompagner vers la sortie en toute sécurité. Mais heureusement, nous n’avons pas eu à recourir à ces scénarios. Ces tests rapides nous ont tout de même fourni certains enseignements. La génération des codes pour le test de suivi, notamment, était un peu trop lente. Cela aurait pu être plus fluide. Ces connaissances nous serviront pour les organisations futures.” NETWORKING AVEC RÈGLES STRICTES

L’événement lui-même consistait en une session plénière et une session de networking dans le Foyer. “Il va sans dire que procéder à du networking n’est pas évident par les temps qui courent”, déclare Peter Decuypere. “Nous trouvions toutefois qu’il était important de trouver une solution dans ce domaine. Nous avons travaillé en étroite concertation avec le Commissariat Corona qui a évalué et adapté nos propositions. Finalement, nous sommes parvenus à un système avec quatre zones et quatre couleurs. Les participants étaient autorisés à changer de table dans leur zone, mais uniquement sous l’encadrement d’une hôtesse.”

“Naturellement, le networking ne s’est pas déroulé comme avant”, a déclaré Jan Van den Broeck. “Les participants revoyaient soudainement des visages

« IL VA SANS DIRE QUE PROCÉDER À DU NETWORKING N’EST PAS ÉVIDENT PAR LES TEMPS QUI COURENT. NOUS TROUVIONS TOUTEFOIS QU’IL ÉTAIT IMPORTANT DE TROUVER UNE SOLUTION DANS CE DOMAINE. »

familiers qu’ils n’avaient pas vus depuis plus d’un an, mais ils étaient alors assis dans une couleur différente, de telle sorte qu’ils ne pouvaient pas aller s’asseoir à côté d’eux. Cela s’apparentait parfois un peu à une double peine. Mais l’accord avec le Commissariat était clair: une seule zone, une seule couleur.

UN CONTENU SOLIDE

Après le networking, il était temps de passer à la partie congrès de l’événement. Ce fut l’occasion de donner de nombreuses informations précieuses aux participants issus du secteur événementiel. “Pour l’event manager, il n’est pas toujours facile de s’y retrouver. C’est pourquoi nous avons essayé de présenter les informations disponibles aussi clairement que possible. Nous avons, entre autres, expliqué les règles pour l’organisation d’un événement test. En outre, nous avons également présenté le CERM 2021 adapté. Et Maarten Schram de FieldLab est venu présenter les résultats des événements tests organisés aux Pays-Bas.” ÉTUDE RELATIVE À LA MÉTHODE DE COMPTAGE

Des chercheurs d’IDLab (Université d’Anvers et imec) ainsi que du centre d’expertise Public Impact (Haute École Karel de Grote) ont profité de l’événement pour réaliser une étude comparative des méthodes de comptage. “En raison du corona, il est plus important que jamais de connaître le nombre exact de visiteurs présents à votre événement, en vue du contrôle et de la gestion des foules”, explique Christine Merckx du centre d’expertise Public Impact de la Haute École Karel de Grote. “Il existe sur le marché différentes méthodes de comptage: par exemple par caméras, par les signaux wifi, par les données mobiles, par les ondes radio ou manuellement via un comptage par clic ou par quadrant. Mais aucune étude comparative de la précision et des marges d’erreur de ces méthodes n’avait jamais été réalisée auparavant d’une manière aussi systématique. Durant le congrès, nous avons surveillé six allées, ce qui nous a fourni de nombreux enseignements, par exemple sur l’installation idéale des caméras ou sur la position du matériel pour mesurer les signaux WiFi ou les ondes radio. Au cours de l’été, nous procèderons encore davantage à de telles opérations de crowd counting, et nous serons alors en mesure de présenter nos conclusions.”

UN SENTIMENT D’INCONFORT MAIS DE SÉCURITÉ

Le congrès test a constitué un premier pas important vers la réouverture du secteur événementiel. Il a fallu quelque peu s’habituer, non seulement pour les organisateurs, mais aussi pour les participants. “J’ai tout de même remarqué un certain malaise”, précise Jan Van den Broeck. “Pour nombre de gens, cela 

« POUR NOMBRE DE GENS, CELA FAISAIT DES MOIS QU’ILS N’AVAIENT PAS RENCONTRÉ PLUS DE QUATRE PERSONNES. »

faisait des mois qu’ils n’avaient pas rencontré plus de quatre personnes.” Peter Decuypere ajoute: “j’ai aussi remarqué que les gens avaient oublié comment applaudir. Lorsque Ozark Henry – qui a assuré l’interlude musical – a eu terminé sa première chanson, on pouvait voir les gens se regarder les uns les autres, dubitatifs.”

“D’un autre côté, c’était la première fois depuis longtemps que je me retrouvais dans un environnement où il n’y avait que des personnes testées négatives”, a déclaré Christine Merckx. “Dans un supermarché, vous n’avez pas cette garantie. Cette configuration procurait donc un sentiment de sécurité particulier.”

“Nous avons sondé les participants après coup, et leurs réactions étaient très positives. Ils auraient naturellement préféré qu’il n’y ait aucune restriction, mais ils étaient très satisfaits tant de l’organisation et du sentiment de sécurité que du contenu”, conclut Peter Decuypere. COLLABORATION ENTRE LE SECTEUR ÉVÉNEMENTIEL, LES AUTORITÉS ET LA SCIENCE

Pour ce projet, des professionnels de l’événement, des scientifiques et les autorités ont uni leurs forces. Il est frappant de constater que ces trois groupes se sont rapprochés au cours de la période de crise que nous venons de vivre. “Au cours de l’année écoulée, le secteur de l’événementiel s’est rapproché”, affirme Peter Decuypere. “Comme en témoigne joliment la création de l’Event Confederation. La collaboration entre le secteur de l’événementiel et les autorités a vraiment commencé à bien fonctionner.”

“Il en va de même pour le lien entre le secteur événementiel et le monde scientifique”, ajoute Christine Merckx. “Il y a plus que jamais une prise de conscience que les données sont très importantes. Au niveau tant micro que macro. Les données relatives à la taille du secteur ont permis d’aller frapper à la porte des autorités pour des mesures de soutien. On constate aussi que les entreprises ont commencé à réfléchir de manière plus stratégique à leur positionnement actuel, au positionnement qu’elles souhaitent atteindre d’ici deux ans, à la manière dont elles veulent se repositionner, etc. Alors qu’avant la crise du corona, elles se préoccupaient surtout de l’aspect opérationnel et des tracas quotidiens. S’il y a, malgré toutes les difficultés, une chose positive à retenir de la période que nous avons vécue, c’est bien cette évolution.”