28
event Management
UN PREMIER PAS VERS LA RÉOUVERTURE DU SECTEUR ÉVÉNEMENTIEL Dès que le comité de concertation du 14 avril a donné son feu vert au développement de projets tests dans le monde de la culture, de l’événementiel et du sport, Toerisme Vlaanderen et la ministre compétente Zuhal Demir sont directement passés à l’action. Ils ont demandé d’élaborer un premier congrès test, destiné aux acteurs du secteur de l’événementiel et du tourisme. En un temps record, l’événement ‘De l’écran au CERM’ a été créé en collaboration avec Event Masters et les chercheurs de l’Université d’Anvers ainsi que du centre d’expertise Public Impact de la Haute Ecole Karel de Grote.
T
rois raisons importantes ont motivé l’élaboration de ce congrès test”, explique Peter Decuypere d’Event Flanders. “Tout d’abord, il s’agissait de mettre en œuvre la recommandation ‘practice what you preach’. Lorsque vous affirmez, en tant qu’autorité, qu’il est possible d’organiser des événements tests, vous devez vous-même montrer que c’est possible et donner le bon exemple. L’événement test s’appuyait sur des études scientifiques, notamment pour répertorier la précision des différentes méthodes de comptage. Ce qui s’avèrera aussi pertinent pour les futurs événements. Deuxièmement, nous venions de développer un nouveau Covid Event Risk Model, que nous pouvions ainsi directement mettre en pratique. Enfin, ce congrès constituait l’occasion de partager de nombreuses informations pertinentes avec l’ensemble du secteur.”
ORGANISATION EN UN TEMPS RECORD L’agence Event Masters a été chargée d’organiser le congrès au Flanders Meeting and Convention Centre Antwerp. “Le plus gros défi consistait à reconfigurer totalement un lieu que
l’on connaît très bien, conformément aux directives que nous avions reçues”, explique Jan Van den Broeck, Head of PCO & DMC chez Event Masters. “Nous pouvions accueillir 200 personnes dans une salle en fait prévue pour 800 personnes. De plus, tout a dû être organisé en à peine 10 jours.”
nements. La génération des codes pour le test de suivi, notamment, était un peu trop lente. Cela aurait pu être plus fluide. Ces connaissances nous serviront pour les organisations futures.”
ENTRÉE UNIQUEMENT AVEC UN TEST NÉGATIF
L’événement lui-même consistait en une session plénière et une session de networking dans le Foyer. “Il va sans dire que procéder à du networking n’est pas évident par les temps qui courent”, déclare Peter Decuypere. “Nous trouvions toutefois qu’il était important de trouver une solution dans ce domaine. Nous avons travaillé en étroite concertation avec le Commissariat Corona qui a évalué et adapté nos propositions. Finalement, nous sommes parvenus à un système avec quatre zones et quatre couleurs. Les participants étaient autorisés à changer de table dans leur zone, mais uniquement sous l’encadrement d’une hôtesse.”
L’une des exigences était que les 200 participants et l’ensemble du personnel devaient subir un test rapide au préalable. “Nous avons commencé à tester les gens à partir de sept heures du matin, dès l’arrivée de l’équipe technique”, explique Jan Van den Broeck. “Les 200 participants ont été répartis en 4 créneaux de 50, afin qu’il n’y ait pas de file d’attente à l’entrée. Nous n’avons dû refuser personne, et lors du deuxième test une semaine plus tard, tout le monde était négatif. Nous avions cependant prévu des scénarios au cas où une personne serait testée positive, afin de l’accompagner vers la sortie en toute sécurité. Mais heureusement, nous n’avons pas eu à recourir à ces scénarios. Ces tests rapides nous ont tout de même fourni certains enseig-
NETWORKING AVEC RÈGLES STRICTES
“Naturellement, le networking ne s’est pas déroulé comme avant”, a déclaré Jan Van den Broeck. “Les participants revoyaient soudainement des visages
