XP 113 FR

L e m a g a z i n e d e l a c o m m u n i c a t i o n l i ve e t d e l ’ eve n t m a r ke t i n g

113 Trimestriel Juillet - Août 2021

E.R.: Jean-Paul Talbot Bureau de dépôt : Gent X – erkenning: P904117

UN RETOUR DES ÉVÉNEMENTS EN LIGNE AUX ÉVÉNEMENTS PHYSIQUES... OU PAS TOUT À FAIT? AGENCIES

BEA AWARDS

SUPPLIES

EVENT DESTINATIONS

BUTIK ET FAST FORWARD S’ASSOCIENT UNE PLATEFORME POUR UNE COLLABORATION EFFICIENTE ENTRE LES FOURNISSEURS AUDIOVISUELS

REPRISE DE LA COMPÉTITION

BRUXELLES MISE SUR DES SITES ÉVÉNEMENTIELS SÛRS

www.act-events.com

#connectingthedots

L’édito de…

Bartel Van Iseghem

CHERS LECTEURS, “On a dû nous couper les ailes avant de réaliser combien nous aimions voler.” C’est au cours d’une de ces sombres nuits de confinement, ou quelque part dans l’intervalle, qu’Ilja Leonard Pfeijffer a écrit ces mots. Rien que pour son chef-d’œuvre Grand Hotel Europa, on devrait lire chaque phrase de cet écrivain. Son éditorial n’est rien d’autre qu’une ode à la vie et à tous les agréments de cette vie qui la rendent si précieuse.

Après avoir lu cette phrase, je sors, dans la rue, dans la nuit... Je refuse de mettre mon masque en centre-ville. Quelque part, cela doit être à ce moment-là mon propre petit acte de résistance. Parce que tout semblait si injuste. Parce que notre secteur aimait voler et voler haut et combien il était irréel que ce ne soit soudainement plus possible. Au cours de l’année écoulée, nous avons indubitablement tous dû affronter nos frustrations. Chacun aura eu son opinion sur ce que nous aurions dû faire ou ne pas faire. Notre secteur a essayé. Mais dans un monde dirigé par quelques médecins et des décideurs qui suivent ceux-ci craintivement, c’est presque impossible. Un establishment politique qui monte sur les freins sans trop réfléchir, puis qui relâche ceux-ci tout aussi vite, du moins pour certaines choses. Soutenu en théorie par des ‘chiffres’, en pratique par ses propres intérêts économiques ou électoraux.

Mais l’homme n’est pas fait pour être enfermé ou pour vivre en solitaire. Un simple signe de tête ne remplacera jamais une poignée de main ou un baiser. La webcam est une fenêtre trop petite sur le monde infini qui se cache derrière elle. En tant que secteur, nous sommes soutenus par ce qui fait que la vie vaut la peine d’être vécue. Des pistes de danse bondées, des fêtes bien trop tardives, des coulisses en sueur, des visages souriants et des discours motivants... Rien ni personne ne pourra nous ôter le désir de vivre pleinement notre vie. “Sans fioritures, il n’y a plus de plaisir”, dirait Pfeijffer.

Nous serons donc capables de nous relever nous-mêmes. Heureusement, nos ailes n’ont pas été coupées. Tout au plus sont-elles un peu engourdies après plus d’un an de survie dans le coma. Nous réalisons plus que jamais à quel point nous aimons voler, quelles altitudes nous n’avons pas encore pu explorer. Faisons à nouveau beaucoup de bruit là-haut, montrons à quel point notre secteur est propre et, si possible, formons de temps en temps un essaim... Cela ne pourra que nous aider lors des crises futures.

(Pour les intéressés, l’éditorial de Pfeijffer est paru dans De Standaard le soir du 23 février 2021; il pourrait faire votre journée).

Bartel Van Iseghem MeetMarcel

Colophon COUVERTURE - Event Lounge EXPERIENCE MAGAZINE Experience, le magazine Benelux de l’organisateur d’événements et du marketing événementiel.

TIRAGE 7.000 exemplaires DIFFUSION Belgique, France, Luxembourg, et Pays-Bas (Nederlandse versie op aanvraag) FREQUENCE Trimestriel EDITEUR LEO BVBA Rue du Thier 8, 4122 Neupré Tel.: +32 (0)486 13 13 08 E-mail: jp@eventbox.be REDACTEUR EN CHEF Jean-Paul Talbot jp@eventbox.be EQUIPE REDACTIONELLE Jacques Legros, Jeroen Coteur, Wim Vander Haegen,

Ruud Van De Locht, Jesse Van Daele ART DIRECTOR Bert Wagemans ABONNEMENTS Valérie Laforgia val@eventbox.be L’abonnement à Experience coûte € 130 par ans (hors TVA). S’ajoutent à cela des frais de port pour les envois en dehors du Benelux et de la France.

L’abonnement étudiants coûte € 70 par an (TVA comprise). Pour obtenir un tel abonnement, une copie de la carte d’étudiant est obligatoire. Les demandes d’abonnement peuvent s’effectuer par écrit avec mention de votre nom, de votre fonction, du nom de votre société et de l’adresse d’expédition. Les abonnements sont souscrits pour un an et prolongés jusqu’à révocation. La révocation des abonnements doit être introduite par écrit deux mois avant l’expiration de la période d’abonnement.

PRODUCT MANAGER Christophe De Clercq GSM: +32 (0) 477 46 31 05 E-mail: cdc@eventbox.be DIFFUSION Hilde De Ridder E-mail: Traffic.leo@telenet.be IMPRESSION Drukkerij Hendrix (Geel) COPYRIGHT Aucun élément de cette publication ne peut être repris, multiplié ou copié sans autorisation explicite de l’éditeur. Outre Experience, LEO édite également le guide Belgian Event Manager Guide.

ISSN Expédition Belgique Parution 4 x par an dans le BeNeLux et en France.

Bureau de Dépôt: Gand X, Agrément: P904117.

E.L.: Jean-Paul Talbot, Rue du Thier 8, BE 4122 Neupré

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Sommaire INSIDE NEWS

EVENT MANAGEMENT

006 EventNews L’actu de la scène événementielle belge

028 Un premier pas vers la réouverture du secteur événementiel En un temps record, l’événement ‘De l’écran au CERM’ a été créé en collaboration avec Event Masters et les chercheurs de l’Université d’Anvers ainsi que du centre d’expertise Public Impact de la Haute Ecole Karel de Grote.

016 Événements hybrides : une valeur ajoutée dans le mix de communication Dans sa chronique, Tom Bellens nous explique pourquoi les événements en ligne et hybrides ne disparaîtront pas, même après la crise du coronavirus.

AGENCIES 018 Balthazar Events repousse les limites avec un événement hybride pour DEME Sous le slogan ‘Breaking boundaries’, Balthazar Events a organisé pour le ‘Spartacus’ un baptême hybride.

021 “L’automne 2021, début du printemps événementiel…”

Pour Alexandre Velleuer, Managing Director de VO Event & VO Citizen, la recette d’une reprise réussie s’appuiera sur plusieurs ingrédients, comme le présentiel, le digital, la reconnexion, le plaisir et la créativité.

024 “Regrouper des expertises pour offrir une meilleure solution au client” Sous l’appellation ‘neXt’, Fast Forward et Butik ont uni leurs forces pour offrir à leurs clients une palette de solutions plus large et plus complète.

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032 “Accorder de l’attention à l’humain qui se cache derrière le travailleur” Sophie Van Ham, HR Manager chez Eurofins Digital Testing, une entreprise spécialisée dans l’IT, nous parle des défis de sa profession et donne également son avis sur certains problèmes actuels au niveau RH dans le secteur événementiel.

036 “Comment marquer les esprits sans être ostentatoire…”

Alexandra Dankelman (51 ans) peut s’appuyer sur un solide bagage acquis dans des agences de publicité de premier plan comme Air, Grey, BBDO ou Publicis. A travers nos questions, elle nous présente sa fonction d’Head of Event chez bpost…

BEA AWARDS 038 Les BEA sont de retour!

Aujourd’hui, plus d’un an après, la compétition est de retour.

Le 1er décembre, le secteur organisera à nouveau sa soirée de remise de prix et de networking habituelle et très attendue.

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Sommaire

SUPPLIES

VENUES & DESTINATIONS

042 “Un outil qui simplifie notre travail et qui génère plus de business” AV-KLOUD veut donner un coup de pouce au secteur audiovisuel. Cette toute nouvelle plateforme – qui s’inspire notamment d’Uber, TripAdvisor et Booking.com – veut aider les fournisseurs audiovisuels à partager plus facilement leur matériel et à déployer celui-ci d’une manière plus efficiente.

048 “Aucune limite à la créativité” Studio 100 et CityCubes se sont associés et ont investi dans un lieu événementiel immersif de haute technologie où les visiteurs sont amenés à vivre une expérience audiovisuelle impressionnante à 360°.

044 “Investir et grandir, malgré le corona” Au cours de l’année, de nombreux fournisseurs événementiels ont été contraints de ronger leur frein. Ce ne fut pas le cas de PFL Group de Beerse. La société a vu son concept pour événements virtuels Multihub connaître un véritable boom, a repris le site événementiel WIMEC et a commencé à écrire un nouveau chapitre à international avec PFLiberia.

050 Bruxelles est à nouveau prête à vous recevoir À Bruxelles, on travaille dur depuis plusieurs mois afin de préparer la relance des événements et meetings. Divers labels ont été développés pour désigner les lieux sûrs, d’importants investissements ont été réalisés dans l’infrastructure digitale et hybride et la durabilité est plus importante que jamais.

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Spectacle dans les airs : Art of Confusion et 7theaven lancent des shows de drones

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rt of Confusion et 7theaven accueillent un nouveau département au sein de leur groupe : Matrix Droneshows, spécialisé dans les spectacles de swarm drones, des essaims de drones lumineux ayant chacun leur formation de vol et pilotés depuis une unité centrale. Avec ce produit, ils souhaitent proposer à leurs clients une alternative spectaculaire aux feux d’artifice.

Malgré le professionnalisme de sociétés comme 7theaven, les feux d’artifice sont sous le feu des autorités depuis quelques années. “Ils avance divers arguments, comme la sécurité incendie, les nuisances sonores et l’environnement”, explique Tom Winkelmans. “Avec Matrix Droneshows, nous essayons d’y apporter une réponse. Nos drones peuvent être équipés de modules pyrotechniques pour faire un mix entre lumière, drones et feux d’artifice, entièrement selon les protocoles de sécurité nécessaires. Dans l’après-corona, la relance des grands événements va restimuler les demandes de spectacles.

Avec les shows lumineux de nos swarm drones, nous pourrons assurément y contribuer.”

Sécurité avant tout Les shows lumineux de swarm drones sont de véritables prouesses techniques, avec 150 à 200 drones dans les airs. À l’instar d’un feu d’artifice traditionnel, la priorité absolue est la sécurité. “Avec ‘Geofence’, nous établissons une goulotte virtuelle sur le site ”, raconte Tom Van Landeghem. “Tout autour, il y a encore un deuxième périmètre de sécurité, le ‘cercle mort’. Lorsqu’un drone en sort, il s’écrase irrévocablement au sol. Nous travaillons toujours avec une double radiocommunication sur différentes fréquences, et il est possible d’intervenir n’importe quand en cas de défaillance. Les drones fonctionnant mal peuvent être corrigés ou récupérés via un kill switch.

Deux collaborateurs s’occupent en permanence de l’activité, à avoir un opérateur et un observateur qui surveille toutes les données de chaque drone. Tous deux ont suivi une formation poussée.”

Nouveau en Belgique Avec l’introduction de Matrix Droneshows, Art of Confusion et 7theaven endossent un rôle de pionniers en Belgique. “C’est tout nouveau pour notre pays et nous sommes en train d’établir les protocoles nécessaires, en collaboration avec les instances compétentes. Actuellement, on ne peut opérer que sur des terrains clos et autorisés. Il y a énormément de facteurs à prendre en compte, ce qui nécessite une analyse détaillée.”

Drones compacts aux multiples possibilités Les drones de Matrix Droneshows sont de top niveau, ce qui offre d’énormes avantages. “Vu que nos drones sont petits, ils n’ont besoin que d’une zone de décollage réduite”, commente Tom Winkelmans.

“Ils peuvent décoller à 9 par mètre carré. Sur 65 m², on peut donc faire décoller et atterrir 100 drones en toute sécurité. Les autres ty-

pes de drones exigent au moins 2 mètres de distance entre chaque appareil. Par ailleurs, nos modèles résistent aux éclaboussures, nous pouvons donc continuer à opérer en cas de bruine ou de brouillard.

Au niveau éclairage aussi, nos drones sortent du lot. Tout le bas de la coque est éclairé, ce n’est pas juste une petite lampe sur le dessous.

Pour terminer, les drones peuvent être équipés de cartouches de fumigènes. On peut donc s’en servir aussi en journée.”

Show sur mesure Maintenant que le secteur aperçoit une lueur au bout du tunnel corona, Tom Winkelmans et Tom Van Landeghem espèrent pouvoir bientôt recourir à Matrix Droneshows pour de grands événements.

“Je pense à des événements publics ou privés, aux villes et communes qui cherchent une alternative à leur feu d’artifice classique. Ou un feu d’artifice combiné à un spectacle de drones ou un show de lumières. Mais aussi au secteur B2B ou particulier, comme par exemple des annonces avec le logo de l’entreprise ou une déclaration d’amour personnalisée. Les possibilités sont très variées. En fonction du budget, on peut partir sur des shows préprogrammés ou sur mesure. Le coût d’un tel spectacle ne réside pas tant dans le drone mais dans la programmation, qui exige parfois un long temps de préparation.”

www.matrixdroneshows.be

a next chapter

TECHNIQUE AUDIOVISUELLE SANS SOUCI PEUT ÉGALEMENT ÊTRE FAITE POUR VOUS !

Le service est notre produit le plus important.

Nous respectons nos engagements et livrons à tout moment ce que nous promettons.

1400 productions l'année dernière est la preuve de cela.

SON LUMIÈRE VIDEO PFL bvba, Rouwbergskens 8, 2340 Beerse www.PFL.be │ info@PFL.be │ +32 14 44 08 70

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À (re)découvrir après rénovation à Anvers : The Market

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he Market à Anvers a profité des circonstances exceptionnelles de ces derniers mois pour faire peau neuve et être fin prêt pour la réouverture. Les attentes sont élevées et The Market ambitionne de devenir un lieu événementiel haut de gamme dans le centre-ville d’Anvers.

The Market se situe sur le site historique dans l’ancienne criée aux poissons d’Anvers. Après une série de rénovations conséquentes, le bâtiment a retrouvé toute sa gloire et se profile comme un cadre unique et inspirateur pour toutes sortes d’événements. Idéal pour les événements professionnels, les réunions ou les séminaires.

The Market possède plusieurs salles avec de nombreuses possibilités pour un large choix d’activités et événements. The Dome est un espace flexible avec d’élégantes baies vitrées pour accueillir les invités avec style. Il est équipé d’une zone lounge et d’un bar. Il a une capacité adaptée aux cocktails dînatoires, lancements de produit, réceptions de networking et autres. The Square est un espace configurable pour différents types d’événements : des team offsites aux fêtes d’anniversaire ou à de passionnants séminaires. The Arena abrite un auditoire pouvant accueillir jusqu’à 60 personnes pour des présentations et des séminaires.

www.themarket.co

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he Market espère bien devenir le numéro 1 des lieux événementiels haut de gamme à Anvers. Le site peut compter sur une équipe expérimentée, tant au niveau hospitality que culinaire et storytelling. Ces experts s’associent à divers partenaires spécialisés dans la mode, le design, la gastronomie... afin d’offrir à leurs clients une expérience événementielle ultime.

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Les inscriptions pour les BEA World Best Event Awards 2021 sont ouvertes !

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a 16ème édition de la compétition annuelle des BEA World Best Event Awards redémarre. Le 17 décembre, nous découvrirons quels événements ont fait la plus forte impression lors de la difficile période 2020-2021. Les inscriptions sont désormais ouvertes.

Si vous inscrivez vos projets avant le 31 juillet, vous bénéficierez d’un tarif Super Early Bird très intéressant. À partir du 1er août, le tarif d’inscription sera plus élevé. Inscrivez-vous maintenant et prenez part à l’expérience unique du Bea World Festival !

Il y a de nouvelles catégories et récompenses mais la mission reste la même : récompenser les prestations exceptionnelles en communication live, inspirer à travers les meilleurs exemples et offrir de formidables opportunités pour booster les activités. Comme la crise sanitaire reste d’actualité, cette année encore, le festival sera entièrement organisé en ligne.

La participation est ouverte à tous les événements organisés entre le 1er novembre 2020 et le 5 novembre 2021.

www.beaworldfestival.com/enter-awards

Ecco La Luna encourage les parcours de développement durables pour les équipes et les entreprises

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aintenant que les nouvelles mesures permettent quelques assouplissements, les entreprises sont demandeuses de teambuildings. Mais ce type d’activités n’est réellement profitable que si elles s’inscrivent intelligemment dans un parcours plus vaste, stimulant l’équipe de la bonne façon et au bon moment. Geert Debusschere d’Ecco La Luna nous donne sa vie de ce genre de programmes durables.

La durabilité et la responsabilité sociale des entreprises sont des valeurs extrêmement importantes pour Ecco La Luna. “Nous avons donc mis au point des programmes de teambuilding sur ces thèmes, qui plaisent beaucoup aux entreprises”, contextualise Geert Debusschere. “Mais les entreprises qui veulent entreprendre de manière durable doivent aussi veiller à investir durablement leur argent. Chez de nombreuses entreprises, on constate que les budgets à investir dans les volets team development, coaching et learning sont très dispersés. Nous encourageons les entreprises à nous consulter, afin de déterminer où se trouvent ces budgets et ainsi les investir avec plus d’impact. L’investissement a dès lors un effet qui perdure et s’inscrit dans une démarche durable.”

Le bon stimulant au bon moment L’objectif est donc de définir ensemble un parcours et d’examiner quelle intervention serait nécessaire et à quel moment. “Ça peut être du fun ou du coaching ou autre chose encore... Je compare ça à la préparation d’un athlète olympique. Si un athlète pratique trop peu ou ne stimule pas assez son corps, il ne tirera aucun bénéfice de son entraînement. D’un autre côté, s’il travaille trop, il sera surentraîné et cela risque aussi de nuire à ses performances. Tout l’art consiste donc

à fournir le bon stimulant au bon moment pour obtenir un double effet de performance, ce qu’on appelle la surcompensation dans le domaine sportif.”

Partenaire fiable Ecco La Luna veut tracer un parcours similaire pour les entreprises.

“Nous élaborons un parcours de coaching, en prévoyant l’étape suivante au bout d’un laps de temps défini. Nous veillons à ce que les apprentissages précédents ne soient pas perdus et permettent de progresser encore plus loin. Bien sûr, Ecco La Luna espère se profiler comme un partenaire fiable car nous pouvons proposer l’ensemble du parcours en interne. Nous pouvons prendre en charge le côté fun mais aussi le côté coaching, learning et development”, conclut Geert Debusschere.

www.eccolaluna.be

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Rent-Event allie 25 ans d’expérience à l’enthousiasme de la jeunesse

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l y a quelques années, Rent-Event – une valeur sûre dans le secteur de la location depuis 25 ans – était repris par la famille Everaert.

Pouvant s’appuyer sur une grande expérience dans le monde de la construction de stands et de l’événementiel, Luc Everaert est assisté dans la gestion de l’entreprise par ses fils Thibaut (28 ans) et Sébastien (29 ans). Ce mélange de nombreuses années d’expérience et d’enthousiasme juvénile se traduit par un service rapide, ponctuel, flexible et fiable.

Avec l’essor du Fine Dining, créer des concepts revêt une importance capitale pour les fêtes ou événements. Depuis le dressage de belles assiettes jusqu’au mobilier original ou stylé, en passant par l’art de créer de jolies tables. En tant qu’entreprise familiale, Rent-Event opte ici pour une approche personnelle et orientée client. Sa philosophie est que chaque commande doit être traitée “comme s’il s’agissait de notre propre fête”.

Pour transposer ce slogan dans la réalité, l’entreprise a fortement investi ces dernières années dans des produits et marques de qualité comme Serax, Degrenne, Jars, Cutipol, Rational, etc. La gamme de mobilier est elle aussi complétée et renouvelée en permanence. De plus, la qualité rime également ici avec la quantité, car Rent-Event achète toujours ce matériel en gros volumes. De telle sorte que même les grandes fêtes ne posent aucun problème pour l’entreprise d’Asse. De plus, son département logistique expérimenté garantit toujours la livraison correcte et ponctuelle du matériel commandé. www.rentevent.be

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Whisk, créateur d’expériences live pour les entreprises

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algré la période troublée que traverse actuellement le secteur événementiel, de nouveaux noms font leur apparition – comme Whisk, qui rejoint la scène des agences événementielles B2B. Le nom est peut-être neuf mais il est porté par un solide savoir-faire. Les ‘Chief Whiskers’ Evita Janssens et Jelle Leplae totalisent ensemble plus de 25 ans d’expérience professionnelle dans la réalisation d’événements de différentes ampleurs. Après avoir été collègues auprès du même employeur, où ils se sont rencontrés, ils estimaient le moment venu de se lancer dans leur propre aventure.

Avec la toute nouvelle startup Whisk, Evita et Jelle veulent créer pour chaque projet une expérience complète, pour leurs clients mais aussi avec eux. Et l’expérience commence dès les premiers préparatifs, pour ne s’achever que bien après l’événement lui-même. “Pour cela, un contact personnel étroit avec le client est crucial”, affirme Jelle Leplae.

“Lors des rencontres préliminaires, nous approfondissons vraiment le pourquoi. Quel objectif les clients veulent-ils atteindre avec cet événement, à court, moyen et long terme ?

En nous servant de ces éléments, nous élaborons pour eux l’expérience live adaptée.”

Faire la différence Evita et Jelle sont passionnés, ambitieux et confiants.

“Nous savons très bien ce que nous faisons, où nous en sommes et comment faire la différence avec Whisk”, ajoute Evita Janssens. “Aider les entreprises à faire le bon choix pour leur événement d’entreprise, du personnel ou de lancement est aujourd’hui crucial.

Avec nos Expériences Live, nous pouvons épauler les marques de différentes façons.”

Toutes les formes de ‘live’ Cette expérience live peut se manifester de différentes manières. ‘Live’, ça peut aussi bien vouloir dire un événement où les participants se rassemblent physiquement qu’un concept recourant à des solutions en ligne ou hybrides. Qu’il s’agisse d’une organisation avec des centaines de personnes sur place, d’une alternative digitale avec participation en ligne ou d’un mélange des deux, Whisk a les connaissances et le réseau nécessaires pour créer une expérience pertinente et adaptée à n’importe quel scénario.

We create live experiences www.whisk.be

COM MUNI CA TION

Media Services | Corporate Communications | Press Conferences PR & Public Affairs Projects Cultural Programs

t +32 2 673 81 86 info@eleven-intl.com www.eleven-intl.com

CON SUL TANCY

Product Launches & Shows Staff Events & Parties Conferences & Seminars | Special Events Fairs & Displays | Roadshows Internal Meetings | Team Building Events

Chaussée de Louvain 972 Leuvensesteenweg 1140 Brussels· Belgium

Situation Analysis Strategic Consulting Issue & Crisis Management Brand & Reputation Management Corporate Social Responsibility Project Management

EVENT B to B & B to C

We’ll take you to the next level of show experience

Imagine a whole new way of displaying an emotion, a message, …

Create a moving light-matrix in the sky… yes! the sky is not the limit here…

www.matrixdroneshows.be - info@artofconfusion.be - T : 0032 (3)411.28.75

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EU Green Week 2021 – Conférence Virtuelle à l’Event Lounge

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rganisé par l’agence Team Work, l’édition 2021 de la Green Week sous format 100% digital s’est déroulé à l’Event Lounge. Cette année les organisateurs étaient à la recherche d’un lieu engagé à la fois sur le plan environnemental mais également rodé aux techniques de streaming professionnelles.

Le choix du lieu s’est tourné vers l’Event Lounge qui allie ses deux atouts majeurs, et ce en plus de son expérience d’organisation événementielle. Ce lieu dispose de 2 labels écologique (Clé verte et Eco Dynamique**) et met à disposition son studio de 1.250m² équipé.

Encadré par une équipe technique (GSP2 & ManyThink), le client final a pu réaliser son évènement en toute confiance. Pour cet événement, 5 studios ont pu être créés afin de permettre aux 194 speakers de s’exprimer et ce répartir sur 4 jours de conférence.

La Green Week 2021 a été consacrée à « l’ambition zéro pollution ».

La Green Week 2021 de l’UE est l’occasion de discuter avec toutes les parties prenantes et les citoyens intéressés de la manière dont nous pouvons travailler ensemble pour faire de l’ambition d’un environnement sans pollution et sans substances toxiques une réalité.

Il examinera également d’autres initiatives européennes pertinentes du Green Deal, telles que les initiatives climatiques, la prochaine stratégie sur les produits chimiques, ainsi que des initiatives dans les domaines de l’énergie, de l’industrie, de la mobilité, de l’agriculture, de la pêche, de la santé et de la biodiversité. www.eventlounge.be

H R B us iness Pa r t ner

Pro j ec t M a na ger Ev ent s & B ra nd A c t i va t i on F R/N L Fr eel a nc e Event M a na ger ( + 5 j er va r i ng) M a na gem ent A ss ist a nt

Interested? Let’s talk!

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FlyAway lance sa plateforme de streaming Vizual

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endant la crise sanitaire, les événements en ligne ont offert une solution bienvenue. Mais même après cette période difficile, les événements en ligne et hybrides vont conserver une place sur le marché. FlyAway a développé une plateforme baptisée Vizual. Très accessible, elle va permettre aux organisateurs de mettre en place des événements en ligne ou hybrides d’un tout autre niveau.

En mars 2020, le secteur événementiel a été contraint de passer d’un coup au numérique et on a vu fleurir un peu partout des studios d’événements en ligne. D’emblée, FlyAway a fait le choix de ne pas se profiler comme un ‘one stop show’ mais de continuer à soutenir ses clients actuels avec son expertise et ses équipements.

“Initialement, nous avons démarré cette plateforme pour héberger nos propres productions”, explique Kenzo Van Cotthem de FlyAway.

“Mais au cours de l’année, elle s’est tellement bien développée que nous avons décidé de la lancer sur le marché, sous le nom de Vizual.”

Plateforme modulaire Vizual est une plateforme ultra modulaire avec un large éventail de fonctionnalités. “Nous proposons les fonctions de base, telles que Q&R, sondage/vote et chat, qu’on retrouve sur la plupart des autres plateformes. Mais nous allons encore plus loin. FlyAway fait principalement des captations et sur les plateformes existantes, il nous manquait certaines choses. Comme par exemple l’intégration des réponses du Q&R dans le feed vidéo. Ce que nous avons résolu avec Vizual.”

Nouvelles fonctions en permanence Vizual est en outre un produit qui évolue constamment et intègre de nouvelles fonctionnalités. “Hébergement de sessions à la demande, enregistrement, rapports de données... Tout y est. Par ailleurs, nous voulions garder la fonctionnalité ouverte aux plateformes des clients.

On peut intégrer tout ce qu’on veut. Et les clients arrivent toujours avec de nouvelles demandes et des suggestions, ce qui donne lieu à de nouvelles fonctions. Pour terminer, tout est parfaitement (re)dimensionnable : d’un streaming live unique d’une heure aux énormes congrès avec plusieurs salles virtuelles.”

www.vizual.be

EXPERIENCE THE DIFFERENCE

Soundfield nv

© Act!events

Atomveldstraat 8 bus 5 l 9450 Denderhoutem l Belgium T +32 53 805 850 l F +32 53 809 088 info@soundfield.be l www.soundfield.be

chronique

ÉVÉNEMENTS HYBRIDES : UNE VALEUR AJOUTÉE DANS LE MIX DE COMMUNICATION “Le 13 mars 2020, la Belgique entrait en confinement. Entraînant notamment un arrêt abrupt et complet du secteur événementiel.

D’abord reportés, les événements ont ensuite été annulés en masse. Mais pour nous, il était hors de question de s’en tenir là. En mai 2020, nous organisions le premier événement en ligne pour nos clients.

Certains doutaient. Aujourd’hui, ils sont tous convaincus. Même une fois la crise sanitaire terminée, ils continueront à organiser des événements en ligne et hybrides”. Tom Bellens, PDG de Push To Talk, nous explique pourquoi.

«UN ÉVÉNEMENT DOIT OFFRIR PLUS QU’UNE FÊTE SYMPA. IL DOIT CONTRIBUER AUX OBJECTIFS STRATÉGIQUES ET CONSOLIDER LA CULTURE. » RENCONTRES EN LIGNE PENDANT LE CORONAVIRUS Tom : “Pour nous, annuler ou reporter à long terme les événements était une mauvaise idée. C’est précisément pendant la crise que les gens avaient besoin de se retrouver, d’échanger et de partager leurs émotions. C’est quelque chose qui n’a pas de prix. Les histoires rassemblent les gens et renforcent les liens. Elles entretiennent la flamme. Elles donnent vie aux valeurs et aux ambitions d’une entreprise, d’une organisation ou d’une marque.

Le coronavirus a poussé de nombreuses entreprises vers le changement. Les travailleurs doutent de l’avenir de leur entreprise ou de leur job. Les actionnaires veulent une vue sur l’impact financier de la crise du coronavirus. Les entreprises veulent partager les informations et connaissances dont elles disposent et en discuter avec les actionnaires. Elles veulent restaurer la confiance dans l’avenir et entretenir l’interaction et le lien entre collègues.

En tant qu’agence de communication live, nous coachons les entreprises à travers ce contenu complexe et nous les accompag-

nons dans leur parcours de changement managérial ou leur reprofilage stratégique. Nous stimulons la conversation, nous transposons la stratégie et la culture de l’entreprise en émotions et nous donnons vie à la culture.”

LES ÉVÉNEMENTS HYBRIDES EXIGENT UNE APPROCHE PROFESSIONNELLE La conversion des événements physiques aux événements en ligne n’a été qu’un petit pas à franchir pour Tom et son équipe. Dès les années ‘90 avec l’agence de communication ‘Compane’, Tom mettait le public en relation avec des orateurs à l’autre bout de la planète grâce à une connexion satellite live. C’était coûteux et exclusif à l’époque.

Aujourd’hui, tout le monde peut organiser une réunion live de chez soi ou sur son lieu de travail via internet avec des outils bien moins chers.

Tom : “La qualité des événements en ligne autoorganisés laisse souvent à désirer. Les entreprises trouvent compliqués d’impliquer leur public ou de réseauter. D’autre part, c’est tout un défi d’offrir une expérience unique et mémorable aux participants.

Organiser un événement digital est un travail de spécialiste. Push To Talk organise depuis des années des événements qui véhiculent un message. Parfois petits, parfois grands voire même très grands. Un événement doit offrir plus qu’une fête sympa. Il doit contribuer aux objectifs stratégiques et consolider la culture.”

LES ÉVÉNEMENTS EN LIGNE CONSOLIDENT LA CULTURE “Nous mettons toujours la barre très haut.

Stratégie, régie, contenu, travail de caméra, streaming live et plateforme digitale, tout converge pour offrir aux visiteurs virtuels une expérience remarquable. L’événement en ligne vise le même ressenti qu’un événement physique prestigieux, avec un contenu solide.

L’histoire prend vie sous forme de show télévisé interactif, complété par un contenu en ligne, des interviews, des appels téléphoniques live, des reportages, des intermèdes musicaux, un intervenant spécialisé, des séances spéciales, des débats interactifs, des chats, des sondages... Dynamique, varié et pertinent. De belles histoires écrites pour et par les gens, et qui consolident la culture.”

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chronique

«ON NE PERD AINSI PAS DE TEMPS EN DÉPLACEMENTS. LES ORATEURS ET CONGRESSISTES INTERNATIONAUX OU AVEC UN EMPLOI DU TEMPS CHARGÉ SONT PLUS FACILES À CONVAINCRE DE PARTICIPER. » LES ÉVÉNEMENTS HYBRIDES ONT UNE PLUS GRANDE PORTÉE Les événements en ligne et hybrides ont souvent une plus large portée que les éditions physiques des années précédentes.

Ils rassemblent des collaborateurs qui se rencontrent rarement en personne.

Pensez aux institutions de soins ou aux services de sécurité qui travaillent 24h/24 ou en équipes. Ou aux entreprises avec des filiales ou des chantiers partout dans le pays ou dans le monde. Même les collaborateurs avec un handicap physique se connectent facilement moyennant quelques petites adaptations techniques.

Le lieu est accessible à tous avec une connexion internet. On ne perd ainsi pas de temps en déplacements. Les orateurs et congressistes internationaux ou avec un emploi du temps chargé sont plus faciles à convaincre de participer. De plus, il n’y a pas de limite au nombre de participants.

Et pourtant, vous gardez ce sentiment unique de live. Grâce au streaming live, tous les participants partagent une expérience unique au même moment. La présentation a une énergie, une profondeur, une dynamique. Les interviews live s’enchaînent avec des interviews préenregistrées, des vidéos ou des intermèdes musicaux sans affecter le caractère live. La conversation et le networking live se font via divers outils, tels que chats en ligne, votes... Les possibilités sont infinies.

Et l’effet perdure après l’événement. Un événement en ligne ou hybride donne des vidéos, photos, récits et interventions intéressantes à partager dans l’intranet, sur le site web ou dans un magazine papier.

La conversation continue donc au-delà de l’événement, et la portée s’élargit de jour en jour.

Organiser un événement digital professionnel a son prix, mais est généralement moins coûteux qu’un événement phy-

sique. Les coûts de location de salle, de traiteur, d’accueil, d’hôtesses disparaissent, de même que les dépenses techniques et les frais de transport. Un studio d’enregistrement professionnel dispose d’un équipement avancé et de ses propres techniciens pour réaliser facilement vos enregistrements. Comparé à un événement physique, l’éclairage, le son et les enregistrements sont généralement de très bonne qualité pour un prix moins élevé.

Bref, les événements en ligne et hybrides ne sont pas près de disparaître. Ils offrent un complément idéal aux événements physiques. Une fois la crise sanitaire derrière nous, le secteur événementiel sera plus dynamique que jamais.

Tom Bellens www.pushtotalk.be

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BALTHAZAR EVENTS REPOUSSE LES LIMITES AVEC UN ÉVÉNEMENT HYBRIDE POUR DEME

L

e 21 mai dernier, DEME a baptisé une nouvelle drague.

Portant bien son nom, ‘Spartacus’ est la drague la plus puissante du monde. La cérémonie de baptême d’un navire se déroule selon une tradition séculaire que les compagnies maritimes entretiennent avec beaucoup de fierté. Après le discours officiel, une bouteille de champagne est fracassée contre la proue. Pour les armateurs, le baptême d’un navire s’avère un événement important qu’ils veulent célébrer avec le plus grand nombre de personnes possible.

Mais comment faire en cette période de mesures Covid strictes? Sous le slogan ‘Breaking boundaries’, Balthazar Events a organisé pour le ‘Spartacus’ un baptême hybride. L’événement en live pour un public limité a bénéficié d’un prolongement digital à grande portée.

Vicky Cosemans (Head of Communications DEME): “Ce format hybride s’avérait le moyen idéal de faire vivre à un large public la capacité de DEME à repousser les limites en termes de durabilité, d’innovation et de valeurs humaines.”

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SUR SCÈNE ET À L’ÉCRAN Le baptême physique a eu lieu dans le port de Flessingue. Dans un studio d’enregistrement en verre, des orateurs de premier plan ont pu prononcer leur discours dans des conditions ‘coronasafe’. Annik Penders, l’épouse du Premier Ministre Alexander De Croo, a ensuite accompli sa tâche de marraine de baptême. Tout a été capté sur vidéo.

Le groupe électro belge ‘The Compact Disk Dummies’ a notamment créé une bande son envoûtante pour la vidéo du baptême. Mais le prolongement digital ne s’est pas limité à

un aftermovie. Les clients et les parties prenantes de DEME ont reçu une gift box ‘Spartacus’ renfermant un modèle réduit du bateau imprimé en 3D et un lien vers une page de vidéo à la demande personnalisée. Sur laquelle ils pouvaient accéder à différentes vidéos d’ambiance ainsi qu’à du contenu vidéo informatif sur la présentation complète et les capacités du ‘Spartacus’. Avec, dans le premier rôle, les collaborateurs de DEME et leur métier innovant. Conférant ainsi un visage contemporain et humain à ce bateau emblématique.

It’s time to rethink our approach, it’s time to go for circularity.

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VO Event

“L’AUTOMNE 2021, DÉBUT DU PRINTEMPS ÉVÉNEMENTIEL…” A l’instar de votre magazine favori, le secteur événementiel à l’arrêt forcé depuis mars 2020 reprend peu à peu ses activités. Après avoir profité de cette mise en quarantaine pour se réinventer et surtout réinventer leur métier, les agences événementielles peaufinent leur plan de relance. Pour Alexandre Velleuer, Managing Director de VO Event & VO Citizen, la recette d’une reprise réussie s’appuiera sur plusieurs ingrédients, comme le présentiel, le digital, la reconnexion, le plaisir et la créativité. Le tout agrémenté d’une bonne dose de durabilité et d’innovation, comme il nous l’explique ci-après…

« TOUT LE WOW EFFECT QUI A FAIT LE MYTHE DE NOTRE MÉTIER EST BEAUCOUP PLUS FACILE À CRÉER AU NIVEAU PRÉSENTIEL. ON NE POURRA PAS S’EN PASSER. LE PRÉSENTIEL EST DONC LOIN D’ÊTRE MORT. »

LE RÉVEIL ‘HÉDONISTE’ La reprise du secteur événementiel est clairement attendue pour septembreoctobre avec la réapparition du présentiel. “Comme en attestent les nombreuses demandes pour des événements de networking se cristallisant fortement autour d’anniversaires, les événements au cours des quatre ou cinq premiers mois seront principalement placés sous le signe du networking, de la reconnexion et du plaisir festif. Ce sera la reprise,

on aura envie de faire comme avant.

Tout le monde a besoin de se retrouver et de profiter. On va essayer de recréer ce lien qui s’est un peu perdu à travers le télétravail. Les entreprises organiseront donc des événements pour faire en sorte que leurs collaborateurs se reconnectent entre eux, qu’ils recréent un lien social et qu’ils puissent se retrouver ou se refédérer derrière le projet de l’entreprise. Elles voudront aussi se reconnecter avec leurs clients, avec leurs stakeholders, avec leur secteur…”, estime Alexandre.

ÉVÉNEME NTS HYBRIDES “Si le retour du présentiel sera dignement célébré, il est évident que le digital a pris une place ultra importante dans les activités de nos clients ces derniers mois avec l’organisation par exemple de webinaires, de présentations. Les événements purement digitaux et fortement liés à du contenu ont ainsi démontré un certain nombre d’avantages et ne disparaîtront donc nullement.

Les clients semblent cependant avoir

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« NON SEULEMENT LA DIGITALISATION OFFRIRA UNE NOUVELLE DIMENSION À NOTRE MÉTIER AU NIVEAU DE LA CRÉATIVITÉ, MAIS ELLE FAVORISERA AUSSI L’INCLUSION ET LA DIVERSITÉ.»

la volonté de combiner les avantages du présentiel et du digital. Tout l’enjeu ou le défi pour l’agence événementielle consistera donc à réussir à combiner ces deux dimensions. A savoir la dimension présentielle avec ses avantages évidents, comme l’expérience émotionnelle forte, une vraie rencontre, un vrai networking, une interconnexion entre les invités qui créera un vrai souvenir ou un vrai sentiment, une chouette expérience gustative ou culinaire... Le présentiel permet en effet de créer, émotionnellement, un véritable momentum, il fédère davantage les gens, il favorise le sentiment d’unité, il crée quelque chose de mémorable, une relation différente et extrêmement engageante. Ces qualités du présentiel, il faudra les exploiter, mais maintenant aussi réussir à les combiner avec une expérience digitale reprenant tous les avantages qu’offre le digital. A savoir l’accès au contenu, l’ouverture à être présent sans être présent physiquement et donc la possibilité de toucher un public beaucoup plus large. Bref, on se dirige vers des événements hybrides.”

DEUX DIMENSIONS, UN SEUL MESSAGE “La digitalisation offrira une nouvelle dimension à notre métier qui, au niveau créativité, va pouvoir se traduire de façon

assez incroyable. On pourra par exemple faire des événements en présentiel sur les 5 continents, qui seront totalement interconnectés et qui pourront offrir des expériences assez uniques aux gens qui y participeront. Tout l’enjeu de ces événements hybrides consistera à faire passer un seul et même message, mais à travers deux expériences différentes, une présentielle et l’autre digitale. L’expérience que vivront les deux publics devra procurer le même sentiment, faire passer le même message, avoir la même signature, revendiquer les mêmes valeurs, etc.”

INCLUSION ET DIVERSITÉ La digitalisation favorisera aussi l’inclusion et la diversité. “Si les invités en présentiel bénéficieront toujours de cet aspect très exclusif, l’expérience digitale permettra d’être inclusif par rapport à d’autres personnes qui, habituellement, n’auraient pas pu être invitées ou se rendre à ces événements.

Ce qui s’avère intéressant parce que la lutte pour l’acceptation de la diversité ou l’inclusion est aujourd’hui omniprésente. C’est un sujet clef qui va aussi s’immiscer dans notre façon d’organiser des événements. Pour moi, cela s’inscrit dans l’optique des événements durables.

Il ne s’agit pas juste d’organiser des événements écologiques, il faut aussi

progresser au niveau social et être inclusif dans la façon d’organiser les événements. Que ce soit par les personnes que nous employons ou par les concepts que nous proposons, nous nous devons de toujours garder cela en tête. Et le digital apporte certaines pistes de solutions. “, ajoute Alexandre.

NO-TECH “En réponse aux événements hybrides, il y aura aussi assurément une tendance ultra forte à organiser des événements no-tech, c’est-à-dire sans technologies et totalement déconnectés. Un peu comme le slow food a répondu à l’avènement du fast food, je pense que le no-tech va répondre à la digitalisation. Cette organisation d’expériences totalement déconnectées, où l’on n’a aucun écran et où l’on va se concentrer sur l’essentiel d’une vraie relation humaine, dans un cadre absolument magique, va accompagner l’évolution de notre métier. Les gens ont envie de revenir à l’essence même du plaisir d’être ensemble. Et cela passe par une connexion moins présente.”

DURABILITÉ “L’autre volet qui, selon moi, va jouer un rôle énorme lors de la reprise des événements et on le sent dans la volonté

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« UN PEU COMME LE SLOW FOOD A RÉPONDU À L’AVÈNEMENT DU FAST FOOD, LE NO-TECH VA RÉPONDRE À LA DIGITALISATION.»

des entreprises, c’est l’aspect durable.

C’est l’intégration de la durabilité dans la conception de nos événements. Il s’agit d’une (r)évolution incontournable, qui était déjà en marche au moment de la crise et que cette dernière a même accélérée. Il y a une prise de conscience du secteur et des annonceurs par rapport à la crise climatique encore amplifiée par le désastre écologique du Covid. Nous ressentons très fort que nos clients ont une véritable attente. Et je pense que nous devons, en tant qu’agence événementielle, posséder l’expertise pour offrir à nos clients des solutions permettant de contribuer à atteindre leurs objectifs RSE et réussir à créer le lien avec les Objectifs de Développement Durable.

C’est un axe vraiment stratégique: Faire des événements plus durables et circulaires requiert une expertise supplémentaire, une expertise que les acteurs du secteur peuvent par exemple acquérir ou affiner par le biais de notre Circular Event Toolkit. Chacun de nous doit aller plus loin et être capable d’innover en la matière. Le deuxième axe capital dans ce domaine, c’est de réussir à intégrer cette durabilité de façon systématique.

Je pense qu’il y a aussi une véritable prise de conscience des agences par rapport à

cela, une vraie volonté d’être en phase avec ces différentes valeurs. Le secteur et toutes les parties prenantes se bougent.

C’est comme cela que la transition réussira à prendre et que l’on aidera à révolutionner le secteur.”

un outil de mesure de l’impact des événements sur la biodiversité sur lequel nous travaillons actuellement).”

INNOVATION

“Nous essayons également d’être innovants au niveau de l’intelligence collective parce que nous sommes convaincus que la collaboration et le partage sont aussi des valeurs clefs du secteur.

Beaucoup de projets vont se mener à travers des partenariats et collaborations, entre des acteurs qui par moments étaient peut-être des concurrents, mais qui, en fait, vont collaborer et s’entraider.

La crise ayant entraîné un grand élan d’empathie, le secteur est lui aussi plus ouvert à créer de tels partenariats et collaborations qui vont créer de la valeur, mais aussi apporter de l’expertise et de l’ouverture. Je trouve cela très enthousiasmant. C’est le principe de l’innovation ouverte”, conclut Alexandre Velleuer.

Comme vous l’aurez constaté, un mot revient continuellement à travers les différentes phases ou différents ingrédients qui sous-tendront à la reprise de l’événementiel: l’innovation. “La crise du Covid a eu le mérite de faire en sorte que chaque secteur, et le secteur événementiel tout particulièrement, a dû totalement se réinventer. Le fait de s’être réinventé nous a rendus un peu plus agiles et nous avons maintenant la capacité de venir avec des solutions plus innovantes et plus en phase avec ce que demandent nos clients. L’innovation forme clairement une valeur clef à intégrer dans nos modes de fonctionnement. Comme nous essayons de le faire chez VO, en investissant dans l’innovation au niveau du digital (avec de la veille de solutions digitales innovantes et des workshops en interne tous les 6 semaines pour se familiariser à celles-ci), mais aussi au niveau de la durabilité (comme l’illustre le Circular Event Toolkit, mais aussi via

PARTENARIATS ET COLLABORATIONS

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Nico Ruell & Pascal Cauwelier

neXt

“REGROUPER DES EXPERTISES POUR OFFRIR UNE MEILLEURE SOLUTION AU CLIENT” De nombreuses entreprises du secteur événementiel ont profité de l’année de crise écoulée pour procéder à une introspection et se redéfinir. Les résultats de cet exercice de réflexion sont désormais visibles ci et là. La nouvelle collaboration entre les agences Fast Forward et Butik en constitue un bel exemple. Sous l’appellation ‘neXt’, elles ont uni leurs forces pour offrir à leurs clients une palette de solutions plus large et plus complète. Les directeurs Pascal Cauwelier (Fast Forward Events) et Nico Ruell (Butik Agency) nous expliquent ce partenariat marquant.

A

vant l’arrivée de la pandémie, nous réfléchissions déjà, chez Fast Forward, à l’étape suivante de notre développement”, déclare Pascal Cauwelier de Fast Forward. “Nous sommes très forts dans le domaine événementiel, mais d’autres expertises sont également de plus en plus demandées.

La question était de savoir ce que nous

voulions faire de ces demandes. Soit essayer d’acquérir ces expertises en interne, soit trouver un ou plusieurs partenaires afin de tout de même pouvoir proposer celles-ci.”

Nico Ruell de Butik ajoute: “Nous aussi, nous avons constaté que la collaboration pouvait servir de levier pour parvenir à

de meilleures solutions pour les clients.

Avec Butik, nous recevions de plus en plus souvent des demandes au niveau événementiel. Mais nous sommes surtout spécialisés dans les consumer experiences. Proposer ces corporate experiences par l’intermédiaire d’un partenaire constituait donc un choix logique. Par ce partenariat, nous voulons en fait devenir

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«JE PENSE QUE NOUS AVONS TOUJOURS NOURRI UNE SAINE JALOUSIE L’UN ENVERS L’AUTRE. NOUS REGARDIONS LES PROJETS L’UN DE L’AUTRE ET NOUS NOUS DISIONS: ‘C’EST TOUT DE MÊME BIEN FAIT »

plus polyvalents pour mieux servir le client.”

QUALITÉS COMPLÉMENTAIRES Le fait que Butik et Fast Forward se soient ici trouvés est tout sauf une coïncidence. “Nous nous connaissons depuis de nombreuses années”, explique Nico Ruell. “Nous savons très bien ce que nous avons à offrir l’un à l’autre, et quelles sont les forces de chacun. Il ne s’agit donc pas d’un cold match. Nous sommes convaincus que nous pouvons construire un très bon partenariat.”

Pascal Cauwelier: “Nous sommes très complémentaires en tant qu’entreprises.

Butik est davantage axé sur la consumer experience, et nous sur la corporate experience. De plus, nous avons le même esprit, la même façon de travailler. Cela nous permet également de former à ce niveau une très belle association.”

Nico Ruell: “Nous nous retrouvons dans la créativité et le niveau d’exécution.

C’est ce qui caractérise les deux sociétés.

Nous mettons, l’un et l’autre, tout en œuvre afin de soigner l’exécution jusque dans les moindres détails, comme nous l’avons proposé au client. Je pense que, de par le passé, nous avons toujours nourri une saine jalousie l’un envers l’autre. Nous regardions les projets l’un de l’autre et nous nous disions: ‘c’est tout de même bien fait’.”

PLUTÔT UN PARTENARIAT AVEC LE CLIENT QU’UN ONE-SHOT Le savoir-faire des deux entreprises est également complété par d’autres partenaires du groupe BRANDBLOXX. Pascal Cauwelier: “Ce groupe comprend également d’autres agences de communication, spécialisées par exemple dans les solutions digitales, l’employee engagement ou l’employer branding.

Autant d’atouts supplémentaires que

nous pouvons mettre à profit pour créer un récit complet pour le client.”

Nico Ruell: “Avec toute cette expertise, vous pouvez aussi, par exemple, communiquer de manière beaucoup plus large autour d’un événement ou d’un teambuilding, afin de proposer aux participants une expérience totale dès l’invitation. Vous obtenez ainsi un cheminement vers l’activité ou l’événement, une meilleure conclusion. L’ajout de tels éléments rend non seulement l’ensemble plus fort, mais aussi plus intéressant pour le client. Celui-ci demande un événement, mais il obtient en fait beaucoup plus: un processus complet pour le participant, avec lequel vous pouvez créer beaucoup plus de ressenti, sur une période beaucoup plus longue.

Bref, une meilleure solution.”

Pascal Cauwelier: “Avant, les clients frappaient à la porte de Fast Forward pour un événement, un teambuilding, etc.

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« NOUS NE VOULONS PAS TRAVAILLER SUR UN SEUL ÉVÉNEMENT, MAIS ESSAYONS DE CONVAINCRE LE CLIENT DE VOIR PLUS LARGE. COMME UN VÉRITABLE PARTENAIRE. » Mais il s’agissait souvent d’organisations isolées. Maintenant, nous voulons également pouvoir répondre aux autres demandes du client. Nous ne voulons pas travailler sur un seul événement, mais essayons de convaincre le client de voir plus large. Comme un véritable partenaire.”

Mais nous travaillerons d’une manière contemporaine et plus flexible. Les collaborateurs de Butik pourront par exemple aller travailler à Gand s’ils y ont une réunion. Cela rendra le tout beaucoup plus agréable. Personne n’aime perdre du temps en voiture ni dans les embouteillages.”

LES AGENCES CONSERVENT LEUR IDENTITÉ

PRÊT À RELEVER LES NOUVEAUX DÉFIS

Malgré cette collaboration intense, Fast Forward et Butik continueront de travailler en tant qu’agences distinctes.

Pascal Cauwelier: “Les deux entreprises garderont leur propre identité et continueront de travailler à leur propre manière, mais avec un back-office commun. Nous allons regrouper et fusionner les aspects RH, finances, logistique et planning. Ce sera intéressant pour nous, mais aussi pour les clients. Au niveau logistique, par exemple, cela nous permettra de travailler mieux et plus grand.”

Avec ce nouveau partenariat, Fast Forward et Butik semblent totalement prêts pour l’avenir.

Nico Ruell: “Nous conserverons également nos deux sites, Butik à Hemiksem près d’Anvers, et Fast Forward à Gand.

Pascal Cauwelier: “Je pense que notre secteur va se relancer, mais que les défis pour les clients seront nombreux.

L’utilisation d’Internet, les commandes en ligne, le digital, le télétravail... Nous sommes entrés dans une énorme évolution, qui affectera les personnes, les entreprises et la société de nombreuses manières différentes. Je pense qu’avec nos agences, nous pouvons aider les clients dans cette évolution. Pas avec un événement ou une activation ponctuelle, mais avec un récit beaucoup plus

en profondeur. Notre rôle consiste à chercher des solutions avec les clients.”

Nico Ruell poursuit: “Le défi pour les entreprises est de taille. Mais nous voulons le relever avec elles. Ces derniers mois, nous avons démontré que nous pouvons proposer des solutions créatives. Fast Forward a été une des premières agences à proposer des solutions digitales – Digital Meets Live – et est devenu un véritable expert en la matière. Avec Butik également, nous avons commencé à proposer davantage d’expériences en digital. Avant, nous procédions avec des actions en live, que nous amplifiions en ligne. Maintenant, nous entamons l’expérience à partir du digital, que nous déclinons ensuite en live. En tant qu’entreprise, nous avons ainsi proposé des bonnes solutions au cours de la période écoulée. Nous avons fait la démonstration de notre créativité, et voulons continuer à le faire à l’avenir.

Nous voulons donc continuer à relever le défi qui se pose à nos clients, mais à partir d’un récit beaucoup plus fort.”

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event Management

UN PREMIER PAS VERS LA RÉOUVERTURE DU SECTEUR ÉVÉNEMENTIEL Dès que le comité de concertation du 14 avril a donné son feu vert au développement de projets tests dans le monde de la culture, de l’événementiel et du sport, Toerisme Vlaanderen et la ministre compétente Zuhal Demir sont directement passés à l’action. Ils ont demandé d’élaborer un premier congrès test, destiné aux acteurs du secteur de l’événementiel et du tourisme. En un temps record, l’événement ‘De l’écran au CERM’ a été créé en collaboration avec Event Masters et les chercheurs de l’Université d’Anvers ainsi que du centre d’expertise Public Impact de la Haute Ecole Karel de Grote.

T

rois raisons importantes ont motivé l’élaboration de ce congrès test”, explique Peter Decuypere d’Event Flanders. “Tout d’abord, il s’agissait de mettre en œuvre la recommandation ‘practice what you preach’. Lorsque vous affirmez, en tant qu’autorité, qu’il est possible d’organiser des événements tests, vous devez vous-même montrer que c’est possible et donner le bon exemple. L’événement test s’appuyait sur des études scientifiques, notamment pour répertorier la précision des différentes méthodes de comptage. Ce qui s’avèrera aussi pertinent pour les futurs événements. Deuxièmement, nous venions de développer un nouveau Covid Event Risk Model, que nous pouvions ainsi directement mettre en pratique. Enfin, ce congrès constituait l’occasion de partager de nombreuses informations pertinentes avec l’ensemble du secteur.”

ORGANISATION EN UN TEMPS RECORD L’agence Event Masters a été chargée d’organiser le congrès au Flanders Meeting and Convention Centre Antwerp. “Le plus gros défi consistait à reconfigurer totalement un lieu que

l’on connaît très bien, conformément aux directives que nous avions reçues”, explique Jan Van den Broeck, Head of PCO & DMC chez Event Masters. “Nous pouvions accueillir 200 personnes dans une salle en fait prévue pour 800 personnes. De plus, tout a dû être organisé en à peine 10 jours.”

nements. La génération des codes pour le test de suivi, notamment, était un peu trop lente. Cela aurait pu être plus fluide. Ces connaissances nous serviront pour les organisations futures.”

ENTRÉE UNIQUEMENT AVEC UN TEST NÉGATIF

L’événement lui-même consistait en une session plénière et une session de networking dans le Foyer. “Il va sans dire que procéder à du networking n’est pas évident par les temps qui courent”, déclare Peter Decuypere. “Nous trouvions toutefois qu’il était important de trouver une solution dans ce domaine.

Nous avons travaillé en étroite concertation avec le Commissariat Corona qui a évalué et adapté nos propositions.

Finalement, nous sommes parvenus à un système avec quatre zones et quatre couleurs. Les participants étaient autorisés à changer de table dans leur zone, mais uniquement sous l’encadrement d’une hôtesse.”

L’une des exigences était que les 200 participants et l’ensemble du personnel devaient subir un test rapide au préalable.

“Nous avons commencé à tester les gens à partir de sept heures du matin, dès l’arrivée de l’équipe technique”, explique Jan Van den Broeck. “Les 200 participants ont été répartis en 4 créneaux de 50, afin qu’il n’y ait pas de file d’attente à l’entrée. Nous n’avons dû refuser personne, et lors du deuxième test une semaine plus tard, tout le monde était négatif.

Nous avions cependant prévu des scénarios au cas où une personne serait testée positive, afin de l’accompagner vers la sortie en toute sécurité. Mais heureusement, nous n’avons pas eu à recourir à ces scénarios. Ces tests rapides nous ont tout de même fourni certains enseig-

NETWORKING AVEC RÈGLES STRICTES

“Naturellement, le networking ne s’est pas déroulé comme avant”, a déclaré Jan Van den Broeck. “Les participants revoyaient soudainement des visages

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« IL VA SANS DIRE QUE PROCÉDER À DU NETWORKING N’EST PAS ÉVIDENT PAR LES TEMPS QUI COURENT. NOUS TROUVIONS TOUTEFOIS QU’IL ÉTAIT IMPORTANT DE TROUVER UNE SOLUTION DANS CE DOMAINE. »

familiers qu’ils n’avaient pas vus depuis plus d’un an, mais ils étaient alors assis dans une couleur différente, de telle sorte qu’ils ne pouvaient pas aller s’asseoir à côté d’eux. Cela s’apparentait parfois un peu à une double peine. Mais l’accord avec le Commissariat était clair: une seule zone, une seule couleur.

UN CONTENU SOLIDE Après le networking, il était temps de passer à la partie congrès de l’événement. Ce fut l’occasion de donner de nombreuses informations précieuses aux participants issus du secteur événementiel. “Pour l’event manager, il n’est pas toujours facile de s’y retrouver. C’est pourquoi nous avons essayé de présenter les informations disponibles aussi clairement que possible. Nous avons, entre autres, expliqué les règles pour l’organisation d’un événement test. En outre, nous avons également présenté le CERM 2021 adapté. Et Maarten Schram de FieldLab est venu présenter les résultats des événements tests organisés aux Pays-Bas.”

ÉTUDE RELATIVE À LA MÉTHODE DE COMPTAGE Des chercheurs d’IDLab (Université d’Anvers et imec) ainsi que du centre d’expertise Public Impact (Haute École Karel de Grote) ont profité de l’événement pour réaliser une étude comparative des méthodes de comptage.

“En raison du corona, il est plus important que jamais de connaître le nombre exact de visiteurs présents à votre événement, en vue du contrôle et de la gestion

des foules”, explique Christine Merckx du centre d’expertise Public Impact de la Haute École Karel de Grote. “Il existe sur le marché différentes méthodes de comptage: par exemple par caméras, par les signaux wifi, par les données mobiles, par les ondes radio ou manuellement via un comptage par clic ou par quadrant.

Mais aucune étude comparative de la précision et des marges d’erreur de ces méthodes n’avait jamais été réalisée auparavant d’une manière aussi systématique. Durant le congrès, nous avons surveillé six allées, ce qui nous a fourni de nombreux enseignements, par exemple sur l’installation idéale des caméras ou sur la position du matériel pour mesurer les signaux WiFi ou les ondes radio. Au cours de l’été, nous procèderons encore davantage à de telles opérations de crowd counting, et nous serons alors en mesure de présenter nos conclusions.”

UN SENTIMENT D’INCONFORT MAIS DE SÉCURITÉ Le congrès test a constitué un premier pas important vers la réouverture du secteur événementiel. Il a fallu quelque peu s’habituer, non seulement pour les organisateurs, mais aussi pour les participants. “J’ai tout de même remarqué un certain malaise”, précise Jan Van den Broeck. “Pour nombre de gens, cela



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event Management

« POUR NOMBRE DE GENS, CELA FAISAIT DES MOIS QU’ILS N’AVAIENT PAS RENCONTRÉ PLUS DE QUATRE PERSONNES. » faisait des mois qu’ils n’avaient pas rencontré plus de quatre personnes.”

Peter Decuypere ajoute: “j’ai aussi remarqué que les gens avaient oublié comment applaudir. Lorsque Ozark Henry – qui a assuré l’interlude musical – a eu terminé sa première chanson, on pouvait voir les gens se regarder les uns les autres, dubitatifs.”

“D’un autre côté, c’était la première fois depuis longtemps que je me retrouvais dans un environnement où il n’y avait que des personnes testées négatives”, a déclaré Christine Merckx. “Dans un supermarché, vous n’avez pas cette garantie. Cette configuration procurait donc un sentiment de sécurité particulier.”

“Nous avons sondé les participants après coup, et leurs réactions étaient très positives. Ils auraient naturellement préféré qu’il n’y ait aucune restriction, mais ils étaient très satisfaits tant de l’organisation et du sentiment de sécurité que du contenu”, conclut Peter Decuypere.

COLLABORATION ENTRE LE SECTEUR ÉVÉNEMENTIEL, LES AUTORITÉS ET LA SCIENCE Pour ce projet, des professionnels de l’événement, des scientifiques et les autorités ont uni leurs forces. Il est frappant de constater que ces trois groupes se sont rapprochés au cours de la période de crise que nous venons de vivre.

“Au cours de l’année écoulée, le secteur de l’événementiel s’est rapproché”, af-

firme Peter Decuypere. “Comme en témoigne joliment la création de l’Event Confederation. La collaboration entre le secteur de l’événementiel et les autorités a vraiment commencé à bien fonctionner.”

“Il en va de même pour le lien entre le secteur événementiel et le monde scientifique”, ajoute Christine Merckx. “Il y a plus que jamais une prise de conscience que les données sont très importantes.

Au niveau tant micro que macro. Les données relatives à la taille du secteur

ont permis d’aller frapper à la porte des autorités pour des mesures de soutien.

On constate aussi que les entreprises ont commencé à réfléchir de manière plus stratégique à leur positionnement actuel, au positionnement qu’elles souhaitent atteindre d’ici deux ans, à la manière dont elles veulent se repositionner, etc.

Alors qu’avant la crise du corona, elles se préoccupaient surtout de l’aspect opérationnel et des tracas quotidiens. S’il y a, malgré toutes les difficultés, une chose positive à retenir de la période que nous avons vécue, c’est bien cette évolution.”

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event Management

“ACCORDER DE L’ATTENTION À L’HUMAIN QUI SE CACHE DERRIÈRE LE TRAVAILLEUR” Trouver, garder et motiver les bons profils. En raison de la ‘War for Talent’, voilà qui devient tout sauf évident pour les sociétés en 2021. Les événements et les teambuildings peuvent-ils ici jouer un rôle?

Nous avons donné la parole à Sophie Van Ham, HR Manager d’Eurofins Digital Testing, une entreprise spécialisée dans l’IT. Elle nous parle des défis de sa profession et donne également son avis sur certains problèmes actuels au niveau RH dans le secteur événementiel.

D

epuis six ans, Sophie Van Ham est HR Manager au département digital du vaste groupe Eurofins.

“Eurofins Digital Testing & Cyber Security teste des applications digitales”, explique Sophie Van Ham. “Nous aidons nos clients à assurer la qualité et la sécurité des applications, des sites web, des applications digitales et de leur matériel.

En d’autres termes, nous procédons donc à de la ‘quality assurance’. Mon rôle

en tant que HR Manager – responsable des marchés Benelux et Allemagne, soit quelque 220 collaborateurs – est vaste.

L’aspect le plus important consiste à déterminer quelle stratégie appliquer en matière de personnel. Mais nous nous penchons aussi sur l’aspect business, et réfléchissons à la manière d’y contribuer au niveau RH. Recrutement, talent management, performance management, etc., tout y passe.

SONDAGE AUPRÈS DES COLLABORATEURS La crise du Covid a aussi fortement perturbé le travail de la HR Manager. “Avant tout et surtout sur le plan personnel.

Naturellement, j’ai moi aussi commencé à faire du télétravail, avec des réunions à distance et tout en digital. Ne plus travailler directement avec l’équipe et ne plus voir les collaborateurs en personne

event Management 33

« DURANT LA CRISE DU CORONA, NOUS AVONS DÛ FAIRE PREUVE DE CRÉATIVITÉ. NOUS AVONS AINSI CÉLÉBRÉ LES ANNIVERSAIRES SOUS FORME DE DRIVE-IN, LES COLLABORATEURS RECEVANT UN PETIT CADEAU DANS LEUR VOITURE. »

fut un énorme changement. Du point de vue RH, il s’agit d’un bouleversement très important. Mais nous avons directement commencé à sonder nos collaborateurs en mars de l’année dernière. Nous leur avons posé dix brèves questions dans plusieurs domaines. Cela nous a permis de voir quels étaient alors les besoins au sein de la société. Nous avons ainsi pu nous faire une bonne idée, au sein des RH, de ce sur quoi nous pouvions travailler.”

DIFFÉRENTES PHASES Tout au long de la période corona, l’équipe de Sophie a rencontré divers défis. “Lors du premier confinement, il s’agissait surtout de soucis pratiques.

Chacun dispose-t-il de l’équipement nécessaire pour télétravailler? Tout le monde arrive-t-il à contacter tout le monde? Mais au bout d’un certain temps, les préoccupations pratiques ont cédé la place à la question ‘comment chacun se sent-il?’. Parce que le travail à distance et toute la situation liée au corona en général commençaient évidemment à peser. Quid de l’ambiance dans l’équipe? Comment se passe la relation avec le manager? Pour anticiper cela, nous avons dès lors commencé à programmer des discussions régulières.

Lors d’un sondage suivant, nous avons directement constaté l’effet positif de ces interventions. Nous sommes maintenant dans une nouvelle phase, qui vise à motiver les gens à revenir au bureau.”

INVESTIR DANS LE BIENÊTRE AU TRAVAIL Au cours des 18 derniers mois, l’équipe RH d’Eurofins Digital Testing & Cyber Security a également élaboré un pro-

gramme dédié au bien-être au travail.

“Nos sondages ont montré que celui-ci était mis sous pression. Nous avons fait appel à une société externe et avons examiné quels sujets étaient importants.

D’abord de façon très accessible, avec des séminaires informant les gens sur des sujets comme une alimentation saine, une bonne hygiène de sommeil, l’exercice physique, la gestion du digital – par exemple, comment clôturer une journée de télétravail? Un large éventail de sujets, parmi lesquels les collaborateurs pouvaient choisir ce qui les intéressait. En plus d’informer, nous avons également approfondi certains thèmes par le biais de workshops. Enfin, nous avions également prévu un troisième niveau, chaque collaborateur recevant deux bons pour des séances de coaching individuel. Nous avons ainsi essayé de répondre aux besoins de manière individuelle. Que les choses soient claires, le bien-être de nos collaborateurs revêt une très grande importance pour nous, même hors période corona. Surtout pour les retenir. Nous voulons accorder de l’attention à l’humain qui se cache derrière le travailleur. Mais aussi pour son épanouissement. Quelle est l’ambition de tel ou tel collaborateur, et comment l’aider à atteindre celle-ci?”

APPROCHE CRÉATIVE À côté de cela, réussir à connecter des personnes qui travaillaient à distance constituait aussi un solide défi. “Il était important de maintenir cette connexion mutuelle ainsi que la connexion avec la société. Pour ce faire, nous avons régulièrement organisé des moments de contact, mais avons aussi eu recours à de petites attentions, parfois inattendues.

Les possibilités d’avoir des contacts

physiques étaient évidemment rares, mais nous avons essayé de faire de notre mieux. Il fallait être créatif avec ce qui était possible. Par exemple, nous avons célébré les anniversaires sous forme de drive-in, les collaborateurs recevant un petit cadeau dans leur voiture. Ces moments ont signifié beaucoup. Vu que davantage de choses sont désormais à nouveau possibles, nous prenons plus d’initiatives, comme par exemple faire venir une baraque à frites. Vous entendez alors les collaborateurs affirmer qu’il redevient agréable de venir au bureau.

Ils ont besoin de cette connexion.”

TRAVAIL À DISTANCE VS. PRÉSENCE PHYSIQUE Depuis un an et demi, de nombreuses activités se déroulent en ligne plutôt qu’en ‘face-to-face’. “Nous avons beaucoup appris au cours de cette période. Pendant un petit temps par exemple, nous avons également organisé des ‘afterwork drinks’ à distance le vendredi, mais ce n’est pas pareil. Maintenant que c’est à nouveau possible, nous le refaisons physiquement. Pour de telles activités, nous préférons tout de même la présence physique. L’alternative en ligne ne peut pas remplacer entièrement celle-ci. Même s’il a évidemment été amusant de faire un quiz, par exemple. Nous continuerons à faire de telles choses. Mais lorsqu’il s’agit vraiment de rencontrer les gens, la présence physique revêt alors de même de l’importance. Même s’il est vrai que nous continuerons, au sein de l’entreprise, à tenir régulièrement des réunions de mise à jour à distance. Avec des collègues éparpillés – collaborateurs en télétravail, en visite chez un client ou à l’étranger –, les réunions à distance forment un atout que nous continuerons à exploiter.”

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event Management

Sales meeting ‘coronaproof’ chez Eurofins Digital Testing & Cyber Security

« LA PASSION ET L’ÉNERGIE SONT TRÈS PRÉSENTES DANS LE SECTEUR ÉVÉNEMENTIEL. ET CELA FORME UN ATOUT CONSIDÉRABLE POUR ATTIRER DES COLLABORATEURS. » CONTENU ET FUN Une vingtaine d’événements et d’activités de teambuilding sont organisés chaque année au sein d’Eurofins Digital Testing.

“En temps normal, nous organisons chaque année une fête de Nouvel An et un événement estival avec toute l’entreprise. À côté de cela, il est également possible d’organiser des activités par équipe. Cela peut aller du lasergame à la voile. Les équipes peuvent prendre elles-mêmes des initiatives. Il s’agit généralement d’une combinaison de divers éléments. Nous trouvons important que ces activités comportent toujours un volet contenu. Que l’on discute du département, des chiffres, des principales mises à jour, etc. Bref, une combinaison de contenu et d’aspect fun.”

DES ACTIVITÉS QUI ONT UN IMPACT “Pour moi, les événements les plus chouettes sont les réunions stratégiques encadrées par un partenaire externe, où l’on vous sort de votre environnement familier. Où vous pouvez prendre du recul et parvenir à de nouvelles idées. Et lorsque vous pouvez coupler cela à une activité sympa, comme une randonnée en Vespa par exemple, vous avez alors pour moi un teambuilding très réussi.

Nous suivons tout de près, et constatons que ce genre d’activités a un impact. Ce suivi constant nous permet de mesurer nos performances dans certains domai-

nes. Mais il est naturellement difficile de déterminer le retour sur investissement exact d’une telle activité.”

ATTIRER ET GARDER LES PROFILS INTÉRESSANTS Depuis le début de la crise du corona, le secteur événementiel a vu de nombreux profils intéressants partir vers d’autres secteurs. Sophie donne son avis sur la manière dont notre secteur peut s’attaquer à ce problème. “Il règne également une pénurie au sein du secteur IT et il est difficile d’attirer des bons éléments.

Nous essayons d’y remédier en mettant l’accent sur les points forts de notre entreprise. Quels sont les USP? Qu’estce qui rend notre entreprise spéciale?

Pourquoi quelqu’un voudrait-il venir y travailler? À côté de cela, il est également très intéressant d’être à l’écoute des collaborateurs. Pourquoi aiment-ils travailler chez nous? Surtout dans le secteur événementiel, il est possible de jouer cette carte. Je travaille moi-même comme bénévole dans un festival en été... Et il y a toujours une certaine motivation, une certaine fierté. La passion et l’énergie sont très présentes dans le secteur événementiel. Et cela forme un atout considérable pour attirer des collaborateurs. D’autre part, il importe aussi d’accorder de l’attention aux personnes qui sont encore présentes et de travailler à les retenir. Comment les garder à bord et comment faire en sorte qu’elles soient

heureuses? Et comment leur permettre de continuer à s’épanouir? Il faut donc à la fois attirer de nouveaux talents et chérir les talents présents.”

ÉCOUTE ET SOUTIEN Autre problème dans le secteur événementiel: de nombreux collaborateurs sont restés inactifs pendant un an.

Comment les réactiver? “Dans le secteur événementiel, de nombreuses personnes sont évidemment restées longtemps sans travail. Je pense donc qu’il faut accorder une certaine attention au bienêtre. Nous avons par exemple demandé à nos collaborateurs s’il leur restait encore de l’énergie après une journée de travail. Et à un moment donné, nous avons tout de même perçu des signaux inquiétants. Je peux imaginer que cela a assurément aussi été le cas dans le secteur événementiel. En tant qu’employeur, vous pourriez apporter certaines formes de soutien accessibles, comme un séminaire sur des thèmes comme le bien-être... Cela ne doit pas s’avérer coûteux, mais peut faire la différence. Cela permettra de détecter des éléments qui pourraient nécessiter une aide supplémentaire. Mais l’employeur pourra bel et bien faire le premier pas.

Pour réactiver les collaborateurs, il faut donc les écouter attentivement: quelles sont leurs préoccupations, quels sont leurs soucis, etc. Pour ensuite pouvoir les anticiper”, conclut Sophie Van Ham.

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event Management CORPORATE EVENT MANAGER

“COMMENT MARQUER LES ESPRITS SANS ÊTRE OSTENTATOIRE…”” Alexandra Dankelman (51 ans) peut s’appuyer sur un solide bagage acquis dans des agences de publicité de premier plan comme Air, Grey, BBDO ou Publicis. Diplômée en communication en Serbie – la patrie de sa maman – ainsi qu’en Arts de la parole au Conservatoire royal de Bruxelles, cette comédienne a d’abord été attachée de presse. Mais ce qui l’a créée professionnellement, ce sont davantage les rencontres avec de nombreux créatifs au potentiel énorme, comme par exemple Eric Hollander, dont le père, Emmanuel, a donné à Alexandra la passion de la communication et de la publicité. A travers nos questions, elle nous présente ci-après sa fonction d’Head of Event chez bpost…

En quoi consiste votre fonction chez bpost?

BESOIN DE CONTACTS SOCIAUX

Alexandra Dankelman: “Il y a 16 ans, bpost qui s’appelait encore La Poste est venu me chercher pour mettre en place toute l’équipe communication. Puis j’ai été affectée au B2B pendant 6-7 ans avant de rejoindre la Business Unit Mail . Ce qui m’a permis d’être très proche des équipes commerciales.

Je pense d’ailleurs qu’aujourd’hui, les chargés de communication ne font plus de la communication pure, mais doivent aussi avoir un rôle marketing & sales. En tant qu’Head of Event dans la division Mail, je m’occupe aujourd’hui de tout le volet B2B, mais aussi de tout ce qui est ‘content’: sites, blogs... Et l’un ne va plus sans l’autre. Les événements, ce n’est pas seulement permettre aux gens de prendre un verre ensemble, c’est surtout leur apporter ou leur transmettre quelque chose. Je me charge aussi de campagnes de positionnement pour notre département, et donc de la communication en général. J’ai dès lors une casquette assez large: comment penser un événement et comment créer du contenu pour notre site, pour inspirer les annonceurs? Car le but ultime est de positionner la boîte aux lettres pour les annonceurs B2B.”

Quels objectifs poursuivez-vous avec ces événements?

Quelle place les événements occupent-ils dans le mix marketing de Bpost?

“Ils représentent 1/3 de notre mix marketing. Ces événements couvrent toute la Belgique, mais en B2B. Nous nous adressons donc aux 500 plus grosses entreprises de Belgique, mais aussi aux plus petites. En fonction de l’objectif, nous allons vers des événements soit plus éducationnels, soit plus ‘inspirationnels’.”

“L’objectif final est clairement de ‘générer du lead’, des occasions de contact pour nos commerciaux. Je ne recherche pas nécessairement une large visibilité puisque je suis en B2B, sur une cible assez pointue. Je veux avant tout pouvoir créer de l’awareness autour des solutions hybrides de bpost et du rôle de la boîte aux lettres. Montrer comment celle-ci peut rapprocher les annonceurs du consommateur, pourquoi il faut penser à inclure la boîte aux lettres dans leur mix marketing.”

Quels sont les derniers événements que vous avez organisés?

“Avec le Covid, l’année écoulée a été plutôt difficile. En septembre 2020, l’UBA avait décidé d’organiser son Trends Day annuel (la grand-messe des dernières tendances en matière de communication, de connaissance du consommateur, de marques et de médias) en virtuel. Vu que nous sortions du premier confinement et que c’était autorisé, j’ai organisé avec l’UBA un événement hybride durant lequel certains de nos clients ont pu suivre, en présentiel, ce Trends Day virtuel. Cela a été pratiquement un des seuls événements B2B où les gens ont pu se revoir. Et il n’y a rien à faire, le présentiel reste et restera très important car nous avons besoin de contacts sociaux. Evidemment, nous avons aussi organisé quelques événements en virtuel, des événements plus éducationnels et des tables rondes par exemple. Mais le virtuel ne remplacera jamais le présentiel car il y a des choses qui sont non-palpables en virtuel. Le virtuel n’offre pas la même vibration.”

event Management 37

«LE VIRTUEL NE REMPLACERA JAMAIS LE PRÉSENTIEL CAR IL Y A DES CHOSES QUI SONT NONPALPABLES EN VIRTUEL.»

Alexandra Dankelman

Quel est l’événement dont vous êtes la plus fière et pourquoi?

“Le lancement en 2017 de la marque Welcome Media, une régie du In-Home Advertising. Avec Pierre Bertrand, aujourd’hui chez Cofidis, nous avons réussi à faire de Welcome Media une marque, et ce avec peu de budget. Notre positionnement était la force du courrier, parce qu’il arrive au cœur des foyers. Nous voulions montrer cette expérience aux annonceurs, aux agences créatives et médias, et cet événement a eu énormément de succès de par l’endroit que nous avions trouvé – une villa de Rhode-Saint-Genèse – et ce que nous avons partagé à ce moment-là, qui relevait un peu de l’inattendu. Nous avons également utilisé la boîte aux lettres pour l’invitation. Créer de l’impact ne se fait pas qu’au moment de l’événement, cela doit aussi se faire avant, via l’invitation, pendant et après. Pour l’invitation, nous avons envoyé une boîte renfermant un ballon gonflé à l’hélium qui s’envolait avec l’invitation quand on l’ouvrait. Après l’événement, nous avons envoyé une carte postale de remerciement avec une puce supportant un film de l’événement. Nous voulions aussi montrer que le papier peut être innovant en menant à Internet et qu’il permet dès lors une excellente combinaison online/offline. Bref, comment marquer les esprits sans être ostentatoire…”

DONNER DE LA PASSION Quelles sont, selon vous, les qualités essentielles d’un bon event manager?

“Il doit être visionnaire et créatif. Il doit bien comprendre l’univers de la marque et doit connaître un peu tous les médias pour pouvoir les exploiter comme il se doit. Il doit aussi réfléchir: combien investir, comment mesurer réellement l’impact... Mais aussi pouvoir coordonner. En fait, il faut donner de la passion. Il faut donner de la passion aux équipes, il faut ne former qu’un avec l’équipe pour pouvoir tous avancer vers le même objectif. Et je pense qu’il faut aussi beaucoup de flexibilité.”

Comment voyez-vous les événements de demain?

“J’espère qu’ils seront présentiels, même si les événements hybrides gagneront du terrain. Je pense qu’ils offriront toujours plus d’expérience. Afin que cela apporte quelque chose à l’individu. Il faudra donc privilégier la qualité à la quantité. Et être moins conventionnel. Je pense qu’on se dirige aussi, en B2B, vers des événements plus petits avec des formules plus intimistes. Ce qui ne sera pas plus mal, en fait. Car on en revient à l’essence même des événements, à savoir la relation one-to-one”, conclut Alexandra.

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BEA Awards

LES BEA SONT DE RETOUR! En mars 2020, la cérémonie des BEA a été l’un des premiers événements à être mis au frigo suite à l’apparition du coronavirus. Aujourd’hui, plus d’un an après, la compétition est de retour. Le 1er décembre, le secteur organisera à nouveau sa soirée de remise de prix et de networking habituelle et très attendue.

L

es Belgian Event Awards reviendront cet automne avec une double édition. Pour les organisateurs, il importait en effet que les efforts déployés par les agences participantes pour l’édition annulée ne soient pas perdus.

Les 26 ‘cases’ qui avaient passé le premier tour avec succès en 2020, et qui avaient donc en poche leur ticket pour la finale, garderont celui-ci et pourront – enfin – venir défendre leur projet en live devant le jury le 1er décembre. En plus de ces ‘cases’ déjà qualifiés, le premier volet du concours sera également ouvert à de ‘nouveaux cases’ s’étant déroulés entre le 8 décembre 2019 (la date de fin de l’édition reportée) et le 13 mars 2020.

Ces nouveaux ‘cases’ inscrits devront, bien évidemment, passer par le premier tour, à savoir une évaluation en ligne par le jury au cours du mois de septembre.

Les ‘cases’ qui atteignent la limite de points requis seront ajoutés aux ‘cases’ finalistes préalablement sélectionnés.

DEUX PÉRIODES Dès mars 2020, la réalité événementielle a totalement changé. Les événements physiques sont devenus pratiquement impossibles en raison des nombreuses restrictions, de telle sorte que les entre-

prises et les agences ont dû chercher des alternatives – essentiellement digitales.

En raison de cette nouvelle donne, il a été décidé de retenir la date du 13 mars 2020 – le début du premier confinement dans notre pays – comme début de la seconde période du concours. Cela permet de s’assurer que tous les ‘cases’ de chaque période pourront se battre à armes égales. Pour cette seconde période – jusqu’au 30 juin 2021 –, c’est simple: tous les ‘cases’ inscrits seront soumis au jury pour une évaluation en ligne en septembre. Les agences ont jusqu’au 30 août pour inscrire leur ‘case’ (pour la période 1 ou la période 2), via www.bea-awards.eu.

QUATRE CATÉGORIES Comme d’habitude, les ‘cases’ seront à nouveau divisés en 4 catégories différentes, à savoir les événements BtoB (pour les partenaires commerciaux), les Événements BtoC (pour les consommateurs finaux), les Événements BtoE (pour les collaborateurs) et les Événements Institutionnels (par les organisations publiques). Dans chaque catégorie sera décerné un Golden Award pour la période 1 et pour la période 2, soit un total de huit Golden Awards. En outre, le jury

aura également la possibilité de décerner des Prix Spéciaux aux projets qui se sont distingués dans un domaine spécifique.

PRÉSENTATIONS EN LIVE À L’ANCIENNE BRASSERIE LAMOT En octobre seront dévoilés les ‘cases’ ayant obtenu un score suffisamment élevé lors du premier tour en ligne pour passer au tour final. Les agences sélectionnées sont attendues le 1er décembre au Centre de Congrès et du Patrimoine Lamot, où elles tenteront de convaincre le jury lors d’une présentation en live. Comme en 2019, ces présentations des ‘cases’ finalistes seront à nouveau accessibles au public. Pour tout responsable marketing, professionnel de l’événementiel et étudiant, ce sera une occasion unique de jeter un coup d’œil dans les coulisses des meilleures agences événementielles du pays. Mieux même, après chaque présentation, les participants présents pourront utiliser une application pour attribuer eux-mêmes des points aux ‘cases’, et ces scores compteront comme une voix lors de la délibération finale du jury. Si vous voulez vous inscrire gratuitement pour assister à ces présentations, surfez sur www.bea-awards.eu à partir du 15 juillet 2021.

BEA Awards 39

Jan de Wieuw – JADA events

JADA EVENTS À LA BARRE

ROARING 2020’S

Pendant que le jury délibèrera au Centre de Congrès et du Patrimoine Lamot s’ouvriront à quelques kilomètres de là les portes du Nekkerhal, où sera organisée l’apothéose de ces BEA: la remise des prix. Après avoir organisé avec succès l’édition ‘Share The Spotlight’ en 2019, Event Masters passera le flambeau à l’agence anversoise JADA events. “Nous avons accepté cette opportunité à bras ouverts”, explique Jan de Wieuw, directeur. “Les BEA sont un événement de prestige, et il est agréable de pouvoir y associer notre nom. Mais c’est aussi un défi passionnant. En tant qu’agence, vous avez souvent des partenaires privilégiés auxquels vous êtes habitués. Pour les BEA cependant, nous collaborerons aussi avec des partenaires que nous connaissons moins bien, mais qui sont évidemment aussi des professionnels.

Nous nous inspirerons mutuellement pour donner forme au concept. Les BEA peuvent donc engendrer de nouvelles collaborations, ce qui constitue tout de même une valeur ajoutée. Enfin, nous voulions également contribuer à cet événement car c’est pour nous une façon de soutenir le secteur en cette année difficile.”

Naturellement, tout le monde est impatient de découvrir le concept que JADA events sortira de son chapeau le 1er décembre. “Bien évidemment, il est encore beaucoup trop tôt pour donner des détails à ce sujet. Je peux cependant d’ores et déjà vous annoncer que nous proposerons comme thème ‘The Roaring 2020’s’. L’année écoulée a été particulièrement turbulente, et cela perdurera encore pendant un certain temps, car la tempête ne s’est toujours pas totalement calmée. Le siècle dernier avait lui aussi été marqué par une grande dépression, mais celle-ci avait été suivie d’une fête gigantesque. Tel est l’objectif que nous poursuivons. Nous voudrons pouvoir dire en décembre: notre secteur est encore bien là. Nous avons traversé une période difficile, mais voyons surtout le côté positif. D’où le lien avec les folles années ‘20 du siècle dernier. Et il y a des chouettes trucs à faire sur ce thème.”

“ESSAYER DE TOUCHER LES PARTICIPANTS” Pour chaque agence organisatrice, les BEA Awards forment une expérience particulière. Vous effectuez en effet

votre travail sous le nez de tous vos collègues concurrents. “Cela créera certainement une tension supplémentaire. J’ai naturellement déjà assisté à plusieurs éditions, et il arrive évidemment que des collègues fassent des commentaires et pointent du doigt certaines choses qu’ils auraient faites différemment. Mais je remarque que la crise nous a peut-être rendus un peu plus ‘tendres’ les uns envers les autres. On peut aspirer à la perfection, mais il peut toujours y avoir un petit couac. Restons donc humains et concentrons-nous sur le côté positif des choses. Notre approche sera très professionnelle. Je serai satisfait lorsque tout se sera bien passé au niveau de la production et que les invités auront passé un bon moment. Ou mieux: lorsqu’ils auront vécu quelque chose. Un sourire, une larme, une émotion... Pour moi, un événement est réussi lorsque vous parvenez à toucher les gens du point de vue émotionnel. Et plus nous pourrons toucher de gens, plus je serai heureux”, conclut Jan de Wieuw.

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BEA Awards BEA, BOA ET BOCA Cette année, les BEA Awards partageront la scène avec deux autres concours du secteur de la communication. Le 1er décembre seront également décernés à Malines les BOA et les BOCA. Les Best of Activation Awards sont une initiative de l’Expert Center Brand Activation de l’acc, et récompensent les meilleures campagnes d’activation de l’année écoulée. Les Best of Content Awards sont organisés par Custo, l’association professionnelle des agences de Content Marketing, et récompensent les meilleurs content marketeers. En réunissant ces trois concours, les trois parties franchiront un nouveau cap dans la promotion et la récompense des différentes spécialités au sein du métier de la communication.

Enfin, pour rompre définitivement avec la période corona, cette collaboration donnera lieu à une cérémonie de remise de prix détonante. Un moment idéal pour procéder à du networking et apprendre à connaître le savoir-faire de chacun.

UN GRAND ÉVÉNEMENT DE NETWORKING Cette soirée de remise des prix sera le moment que tout le secteur attend depuis plus d’un an: un dîner (assis), proposé par certains des meilleurs traiteurs du pays, un spectacle prenant et, naturellement, l’occasion de procéder largement à du networking avec les collègues, les fournisseurs, les clients et les prospects. Bref, un rendez-vous à ne pas manquer pour tout professionnel de l’événementiel. Ne tardez donc pas à réserver votre place pour cet événement via www.bea-awards.eu. Remarque importante: les billets déjà achetés pour la cérémonie annulée en mars 2020 restent valables pour l’édition du 1er décembre 2021.

Le calendrier des BEA 30 août 2021 : date limite d’inscription des ‘cases’ pour la période 1 (08/12/19 - 12/03/20) et la période 2 (13/03/20 - 30/06/21).

Septembre 2021 : évaluation en ligne des ‘cases’ inscrits par le jury professionnel.

Octobre 2021 : annonce des finalistes des BEA 2020-2021 1er décembre 2021 - en journée : présentation en live des ‘cases’ finalistes au Centre de Congrès et du Patrimoine Lamot (Van Beethovenstraat 8-10, Malines), accessible gratuitement au public (après inscription via www.bea-awards.eu).

1er décembre 2021 - en soirée : remise des BEA Awards 2020-2021 et networking au Nekkerhal Brussels North (Plattebeekstraat 1, 2800 Malines). Billets via www.bea-awards.eu.

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supplies AV-KLOUD

”UN OUTIL QUI SIMPLIFIE NOTRE TRAVAIL ET QUI GÉNÈRE PLUS DE BUSINESS”

COÛTS DE TRANSPORT ÉLEVÉS Après plus d’un an dans l’entrepôt, le matériel des fournisseurs audiovisuels européens recommence peu à peu à être utilisé plus souvent. Il faudra cependant encore du temps avant que ce secteur ne soit complètement remis sur pied. AV-KLOUD veut donner un coup de pouce au secteur audiovisuel. Cette toute nouvelle plateforme – qui s’inspire notamment d’Uber, TripAdvisor et Booking. com – veut aider les fournisseurs audiovisuels à partager plus facilement leur matériel et à déployer celui-ci d’une manière plus efficiente.

Jo Van den Wijngaerde, le père spirituel de cette initiative, nous explique.

J

o Van den Wijngaerde est un professionnel qui peut se targuer de pratiquement 25 années d’expérience au niveau des productions audiovisuelles, et ce dans toute l’Europe. “Au début de cette carrière, Internet était pratiquement inexistant.

Lorsque nous devions effectuer une mission à l’étranger depuis la Belgique, nous devions tout préparer dans les moindres détails. Oublier quelque chose aurait été fatal. Lorsqu’on tombait à court de tel ou tel matériel, il était presque impossible d’encore en trouver sur place. Les temps changent évidemment et, grâce à Google, vous pouvez également essayer de trouver tel ou tel matériel au niveau local. Mais il reste encore et toujours de nombreuses incertitudes. Car ce n’est pas parce que vous atterrissez sur un chouette site Internet qu’il s’agit d’un partenaire fiable.”

Au fil des ans, les raisons de travailler avec des fournisseurs locaux se sont toutefois multipliées. “Avant, tout le matériel de qualité était concentré ici, dans la zone Benelux-AllemagneFrance. Désormais, les grandes marques sont présentes aux quatre coins de l’Europe. Il est donc illogique de transporter son propre matériel à travers l’Europe en camion, alors que le même matériel est également disponible sur place. De plus, depuis la crise bancaire de 2008, les budgets sont davantage mis sous pression et les gens n’acceptent plus qu’on leur facture des coûts pour la période où le matériel est sur la route. Il faut donc être plus créatif.”

UNE PLATEFORME EN LIGNE COMME SOLUTION Ces grands déplacements de matériel à travers l’Europe ne sont plus justifiables, du point de vue tant économique qu’écologique.

“C’est ainsi que nous avons eu l’idée de développer une sorte de combinaison de Google, Uber, TripAdvisor et Booking.com pour faciliter la vie des fournisseurs audiovisuels. D’une part pour les productions lointaines mais aussi, d’autre part, pour solutionner les pénuries locales. Les fournisseurs disposant du matériel que vous recherchez sont peut-être situés tout près de chez vous. Il y a trois ans, j’ai trouvé à Prague les bonnes personnes disposant des bonnes connaissances informatiques pour réaliser ce projet.

Après plus d’un an de programmation, nous étions prêts à effectuer un bêta-test au début 2020, mais la crise du corona a sévi et le lancement a été reporté. Entre-temps, nous avons continué de tout perfectionner et peaufiner, et tout est maintenant prêt à être lancé sur le marché. Cet outil pourrait s’avérer utile pour relancer notre secteur.”

COMMENT FONCTIONNE-T-IL? AV-KLOUD est une plateforme sur laquelle les entreprises du secteur audiovisuel peuvent s’inscrire pour placer ou recevoir

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«AV-KLOUD EST UN OUTIL PERMETTANT DE METTRE EN CONTACT LES ENTREPRISES, DE RELIER LES DEMANDES ET OFFRES DE MATÉRIEL, ET D’ÉVITER LES TRANSPORTS ET LES COÛTS INUTILES.» des demandes mutuelles de matériel. “Lorsque vous allez faire un événement avec un client en Espagne, par exemple, vous pouvez soit partir de Belgique avec six remorques de matériel, soit vous mettre en quête d’entreprises de location audiovisuelle locales. Vous indiquez ensuite dans la plateforme les dates de votre production et le matériel dont vous avez besoin. Les entreprises situées à proximité de l’événement recevront alors une notification de votre demande et pourront ensuite faire une offre pour l’ensemble du projet ou partie de celui-ci. Si, auparavant, il fallait téléphoner et envoyer des courriels à gauche et à droite pendant des heures pour trouver tel ou tel matériel, il suffit désormais de placer votre demande sur la plateforme, et quelques heures plus tard, vous pourrez consulter les disponibilités. Vous pourrez ensuite faire votre choix sur la base du prix proposé ou de la notation de l’entreprise proposant le matériel.

Parce que, à l’instar de TripAdvisor et Booking.com, nous fonctionnons également avec un système de notation. Et ce, tant pour la partie qui propose du matériel (le matériel a-t-il été livré en ordre, à temps, etc.) que pour la partie demanderesse (dans quel état le matériel a-t-il été rendu, le démontage a-t-il été terminé à temps).”

FONCTIONNALITÉS ÉTENDUES Outre le système de notation, AV-KLOUD comporte encore de nombreuses autres fonctionnalités visant à faciliter la location mutuelle entre les sociétés audiovisuelles. “Lorsque les techniciens sont sur place, ils voient dans leur application quel matériel ils peuvent escompter et par quelles parties celui-ci sera livré. Il existe également un système très simple pour vérifier et compter le matériel. En cas de problème, vous pouvez prendre une photo et l’envoyer via la plateforme. À terme, il sera également possible de fonctionner avec des paiements en séquestre, ce qui offrira une sécurité supplémentaire lorsque les deux parties ne se connaissent pas encore. Et pour les demandes de dernière minute,

la plateforme propose même une option ‘demande d’urgence’, ce qui signifie que votre demande sera traitée en urgence.”

ÉLARGIR LA COMMUNAUTÉ Tout acteur du secteur audiovisuel peut s’inscrire sur la plateforme AV-KLOUD. “Pour le moment, c’est même gratuit, pour aider le secteur à se relancer. À terme, ce système évoluera vers un système de jetons. Mais plus nous pourrons générer de trafic, plus la plateforme pourra fonctionner à moindre coût, car nous pourrons alors compter sur le soutien des fabricants. Le défi consiste donc à élargir notre communauté le plus rapidement possible. Cela permettra de créer une pollinisation croisée entre les parties qui recherchent du matériel et celles qui en proposent. Mais cela ne pourra fonctionner que si suffisamment d’entreprises y adhèrent dans tous les pays européens.”

UNE PLATEFORME INDÉPENDANTE POUR L’ENSEMBLE DU SECTEUR AV-KLOUD est une initiative indépendante, distincte de tout fournisseur audiovisuel individuel. “L’idée consiste à permettre aux entreprises et à notre secteur en général de travailler de manière plus efficiente. Si je dois transporter mon matériel depuis la Belgique jusqu’en Espagne et que je ne peux facturer celui-ci que pour trois jours, je perdrai donc 14 jours. Si je peux le louer en Espagne auprès d’un partenaire fiable pour les trois jours où j’en aurai besoin, j’aurai la possibilité d’également proposer mon matériel en Belgique pendant ces 14 jours. AV-KLOUD est donc un outil permettant de mettre en contact les entreprises – au niveau international, mais aussi dans notre pays –, de relier les demandes et offres de matériel, et d’éviter les transports et les coûts inutiles. Cette plateforme est appelée à faciliter le travail dans notre secteur et à générer davantage de business, afin de profiter à tous”, conclut Jo Van den Wijngaerde.

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“INVESTIR ET GRANDIR, MALGRÉ LE CORONA ” «NOUS AVONS ÉLABORÉ UN PLAN EN CINQ ANS POUR DEVENIR LE FOURNISSEUR ÉVÉNEMENTIEL LE PLUS DURABLE D’EUROPE.»

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our nous aussi, le corona a été un coup dur”, déclare Dominic De Gruyter. “Surtout au début, lorsque le secteur événementiel a été confiné et que nous avons vu en un rien de temps des commandes pour 1,6 million d’euros disparaître de notre agenda. Notre équipe allait se retrouver au chômage technique. Avec la direction, nous avons

Au cours de l’année, de nombreux fournisseurs événementiels ont été contraints de ronger leur frein. Ce ne fut pas le cas de PFL Group de Beerse. La société a vu son concept pour événements virtuels Multihub connaître un véritable boom, a repris le site événementiel WIMEC et a commencé à écrire un nouveau chapitre à international avec PFL-iberia.

Dominic De Gruyter, CEO, revient pour nous sur cette année mouvementée, mais néanmoins réussie.

commencé à examiner les possibilités restantes et les besoins de nos clients dans ces nouvelles circonstances.”

MULTIHUB Il s’est avéré que PFL possédait déjà la réponse à cette dernière question en interne. “En fait, nous pouvons déjà nous

appuyer sur deux décennies d’expérience dans l’organisation d’événements virtuels et hybrides. Le concept Multihub de notre filiale Abbit, par exemple, constitue un excellent outil pour permettre aux gens de tenir des réunions ou vivre ensemble un événement à partir de lieux différents. Nous avions déjà écrit un livre il y a cinq ans sur cette solution,

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qui s’avère selon nous beaucoup plus efficiente et plus durable. Mais à l’époque, le message n’était pas passé partout.

Naturellement, la crise du corona a permis à ce concept de toucher un public beaucoup plus large.

PFL ACADEMY L’équipe de PFL est dès lors passée sans problème des événements physiques aux événements virtuels/hybrides. “Nous n’avions pas de gros camions de matériel qui sortaient, mais bien des techniciens avec des ordinateurs portables, des antennes 4G et du matériel de back-up. Nous avons également investi dans le capital humain. Via notre propre PFL Academy, nous avons perfectionné et formé nos collaborateurs afin qu’ils soient prêts à relever ce nouveau défi virtuel/hybride, qui ne constituait pas encore un terrain de jeu familier pour tous.”

PROPRE SITE ÉVÉNEMENTIEL L’an dernier, PFL Group a également repris le site événementiel WIMEC à Turnhout. “Tout le monde pensait que nous étions fous de reprendre un site déficitaire, qui plus est dans une telle période. Mais en fait, cela faisait déjà un petit temps que nous cherchions à posséder notre propre site événementiel pour y accueillir nos clients corporate.

Nous y avons immédiatement aménagé trois studios virtuels, qui ont directement connu un succès incroyable. Les studios affichent en effet déjà complet jusqu’à la fin de l’année. D’abord avec des événements virtuels, mais une série d’événements hybrides y sont également déjà prévus dès la fin de l’été.”

DES STUDIOS DANS TOUT LE PAYS Le succès du WIMEC a été le signal pour étendre cette recette ailleurs.

“Nous avons également aménagé de

nouveaux studios à Bruxelles, à Anvers et dans le Limbourg, de telle sorte que nous disposons désormais d’un total de 13 studios. Nous sommes donc ainsi présents dans tout le pays et toujours à proximité de nos clients. De plus, en raison de la tendance aux réunions en ligne, nos clients ont également investi dans leurs propres infrastructures. Nous avons ainsi pu, pour de nombreuses entreprises, aménager et/ou améliorer leurs salles de réunion et boardrooms avec des systèmes en ligne. Et ces derniers mois, nous avons également mis en place de nouvelles installations dans des centres culturels, des salles polyvalentes et même des stades de football.”

ZOOM SUR LA DURABILITÉ Dominic De Gruyter et PFL croient énormément en l’avenir avec des événements plus efficients et surtout plus durables. “Avant l’apparition de la pandémie, nous nous étions vu confier l’organisation d’un gros événement pour une multinationale, qui devait normalement avoir lieu à Taïwan. Nous avons alors convaincu celle-ci de travailler avec le concept Multihub. Les participants n’ont ainsi pas dû se déplacer jusqu’à Taïwan, mais se sont réunis avec 40 à 80 personnes dans un site événementiel dans leur propre région. En tout, nous avons connecté 18 hubs. Les résultats ont été étonnants. L’événement a pu compter sur 800 participants au lieu de 500, et a permis d’économiser pas moins de 400.000 euros en frais de voyage et d’hôtel, soit l’équivalent de 107 tonnes d’émissions de CO2 en moins.”

DÉVELOPPEMENT À L’INTERNATIONAL Mais les ambitions de PFL vont encore plus loin. “Dans la situation décrite ciavant, nos techniciens devaient cependant encore et toujours prendre l’avion

pour se rendre dans les différents hubs.

C’est pourquoi nous voulons aller plus loin et avons l’ambition de posséder notre propre antenne dans chaque grande ville de congrès. Le premier pas dans cette direction a été la création de PFL-iberia à Barcelone, une filiale qui est en train de démarrer. Les grandes conférences sont pour l’instant encore orchestrées depuis la Belgique, mais nous commençons à y travailler de plus en plus souvent pour des entreprises locales. C’est formidable de voir cette croissance. Entre-temps, nous sommes également en négociation pour faire de même à Milan, Londres, Amsterdam et Riga. Nous avons élaboré un plan en cinq ans pour devenir le fournisseur événementiel le plus durable d’Europe.

En tout cas, c’est un très bel objectif sur lequel travailler.”

“RECONNAISSANT POUR MON ÉQUIPE” L’extension du complexe de PFL bat actuellement son plein à Beerse. “Nous y construisons un studio de télévision permanent, des salles de montage supplémentaires, une salle de réunion hightech mais aussi un espace d’entreposage supplémentaire. Nous sommes très heureux d’avoir continué de grandir et d’investir, même au cours de cette année inhabituelle. Au final, notre chiffre d’affaires n’a même pas baissé par rapport à 2019. Une belle performance. Je suis peut-être celui qui tient la barre, mais je ne serais rien sans mes collaborateurs. Nous avons une équipe incroyablement chouette et motivée, qui se coupe en quatre pour fournir de la qualité et décharger les clients. Je leur en suis très reconnaissant et je prévois – dès que cela sera à nouveau autorisé – au minimum une petite fête pour les remercier!”, conclut Dominic De Gruyter.

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“AUCUNE LIMITE À LA CRÉATIVITÉ”

C

hez CityCubes, nous avons profité de la crise du corona pour redessiner notre entreprise”, explique Dieter Veulemans, directeur. “De manière positive, nous avons élaboré un nouveau modèle économique. Nous resterons une agence d’activation et nous continuerons également à organiser des événements, mais nous prendrons beaucoup plus d’initiatives et organiserons beaucoup plus d’expositions en gestion propre. Comme Smile Safari, par exemple, le musée Instagram que nous avons lancé avec Hurae fin 2019.

Un véritable coup dans le mille, même en cette période difficile due au coronavirus. Cette expo a affiché complet en permanence et nous recevons également des demandes pour décliner ce concept dans d’autres villes en Belgique et à l’étranger. Nous avons toujours été forts dans la mise en place d’installations éphémères et la création d’expériences. Au début, nous faisions cela dans des complexes commerciaux, mais entre-temps, l’éventail s’est fortement élargi.”

INTRODUCTION CHEZ STUDIO 100 Dans l’intervalle, CityCubes a également aménagé des expositions pour la VRT. L’an dernier, un autre grand nom est venu s’ajouter. “Lorsque CityCubes a démarré ses activités, nous avons adhéré à Netwerk Ondernemen, une organisation qui aide les jeunes entreprises à se développer. Quelques fois par an, elle organise l’initiative “Pitching for the CEO”. Via laquelle vous pouvez, à travers un pitch en vidéo, présenter une idée au CEO d’une entreprise connue. Trois candidats sélectionnés peuvent ensuite présenter leur idée en live. J’ai ainsi eu

Depuis fin mai, le Meir, l’artère commerciale la plus prestigieuse d’Anvers, vous plonge totalement dans le monde de l’Atlantide. Studio 100 et CityCubes se sont associés et ont investi dans un lieu événementiel immersif de haute technologie où les visiteurs sont amenés à vivre une expérience audiovisuelle impressionnante à 360°. Mais en plus de ses propres spectacles destinés au grand public, ce lieu événementiel est également ouvert aux entreprises et organisations qui souhaitent offrir une expérience particulière à leurs clients, prospects et personnel.

l’occasion l’année dernière, exactement le lendemain de la naissance de mon fils, de présenter notre idée d’espaces expérientiels à Hans Bourlon de Studio 100.

J’ai alors non seulement pu repartir avec un Bumba géant pour mon fils, mais il a aussi été convenu d’examiner comment aider Studio 100 grâce à nos connaissances en matière de technologie et d’innovation.

ENTRÉE IMMERSIVE Très vite ont germé des projets de collaboration concrets. “En vue de la réouverture ‘covidsafe’ du Pop-up Theatre à Puurs, l’idée était de prévoir une entrée différente pour chacune des huit tribunes. Mais il fallait alors passer par le parking, un espace nu et dépourvu de ressenti. C’est pourquoi nous avons élaboré un concept par lequel les gens traversent une boîte noire, dans laquelle des images sont projetées à 360°. On obtient ainsi une entrée totalement

immersive, où le public bénéficie d’une animation pendant qu’il entre et fait éventuellement la file.”

EXPÉRIENCE AUDIOVISUELLE À 360° La réouverture du Pop-up Theatre n’a cependant pas eu lieu en raison du maintien des mesures strictes. “Mais l’idée immersive était bel et bien prête.

De plus, nous avions déjà trouvé les partenaires nécessaires pour la mettre en œuvre. C’est pourquoi nous avons décidé de ne pas attendre et de lancer le concept ailleurs. Nous avons trouvé un magnifique bâtiment sur le Meir à Anvers. Une superficie de 2500 m² avec des hauts plafonds, divisée en deux étages et cinq salles. Ces espaces ont été remplis de 60 projecteurs en tout, qui projettent des images sur les sols, les murs et les plafonds. Ce faisant, le visiteur traverse littéralement un film pendant une heure.

Je compare parfois cela à une expérience de réalité virtuelle, mais sans lunettes

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RV. En prime, nous avons également prévu une section de Smile Safari à la fin, avec 12 cabines colorées pour prendre de chouettes photos.”

ESPACE POUR ÉVÉNEMENTS B2B Au total, Studio 100 et CityCubes disposeront de ce lieu, baptisé Studio 100 Story Studio, pendant 300 jours. “200 jours sont prévus pour les spectacles, comme actuellement Destination Atlantis, et plus tard par exemple, Maya l’Abeille.

Les 100 jours restants, le Story Studio sera disponible pour des événements.

Les entreprises pourront alors louer l’endroit pour une fête du personnel ou un lancement de produit. Il n’y a aucune limite en matière de créativité. Nous disposons d’un énorme arsenal technologique grâce auquel nous pouvons projeter tout ce qu’on veut. Au niveau B2B, je m’attends encore à un été assez calme, mais j’espère assister en septembre à un pic d’entreprises désireuses d’organiser à nouveau des événements et des lancements de produits. Et, espérons-le, dans notre Story Studio.”

CRÉER SA PROPRE HISTOIRE IMMERSIVE Les entreprises pourront utiliser ce site événementiel de deux manières. “D’une part, elles pourront venir assister aux spectacles existants, et vivre une sorte d’expérience de parc thématique. Mais

d’autre part, il pourra aussi être utilisé pour créer sa propre ‘story’. Avec des films en 3D, des présentations et des modèles en 3D. Pour le traditionnel discours du CEO pourra être créé un monde en 3D. Pour un événement sur l’architecture, nous pourrons amener les visiteurs à se promener dans des modèles de bâtiments en 3D. Ou que diriez-vous d’une fête du personnel au milieu d’un monde sous-marin. Il n’y a aucune limite à la créativité. Tout cela peut sembler très cher, mais en fait, cela reste acceptable.

Nous avons développé des technologies qui nous permettent également de créer du contenu 3D de façon économique à partir d’images existantes. Nous pouvons déjà faire des choses plutôt cool pour des budgets standard ‘normaux’.”

LES COLLÈGUES SONT PLUS QUE BIENVENUS Bien que CityCubes soit partenaire de cette initiative, l’agence ne considère pas le Story Studio comme son lieu exclusif pour autant. “Nous tendons la main à tous nos collègues-concurrents.

Nous voulons leur donner la possibilité d’écrire leur propre spectacle pour leurs clients et, donc, de tout simplement louer le studio comme un lieu de spectacle, sans la moindre ingérence de notre part.

Notre secteur a connu une année terriblement difficile. C’est pourquoi nous devons aller fortement de l’avant et ne

pas nous poignarder dans le dos. Cela ne profitera à personne. En tant qu’agences événementielles, nous devons nous profiler comme un groupe. C’est pourquoi je souhaite aussi que chaque agence puisse utiliser le Story Studio pour des événements.”

UN PARTENARIAT PRÉCIEUX “Pour une jeune entreprise, c’est fantastique de pouvoir collaborer avec une institution comme Studio 100.

D’autant plus que nous ne le faisons pas à sa demande, mais bien en tant que partenaires à parts égales. Nous avons notre expérience dans le domaine des activations, des événements et du Smile Safari, ils ont leur expertise en tant que conteurs d’histoires. Et Studio 100 constitue aussi un nom qui ouvre des portes à l’étranger. Nous sommes dès lors très fiers de pouvoir collaborer avec eux sur le Story Studio. Parce qu’il n’a jamais été proposé de vivre cette expérience à un tel niveau en Europe”, conclut Dieter Veulemans.

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BRUXELLES EST À NOUVEAU PRÊTE À VOUS RECEVOIR À Bruxelles, on travaille dur depuis plusieurs mois afin de préparer la relance des événements et meetings. Divers labels ont été développés pour désigner les lieux sûrs, d’importants investissements ont été réalisés dans l’infrastructure digitale et hybride et la durabilité est plus importante que jamais. Grâce à tous ces efforts, la ville est en mesure d’accueillir à nouveau dès cet été de nombreuses entreprises, organisations et associations dans des conditions de sécurité et de confort optimales.

I

l va de soi que la sécurité est la priorité absolue de cette relance. L’année dernière, visit.brussels et la Région de BruxellesCapitale ont lancé le nouveau Brussels Health & Safety Label.

Ce label a été mis au point en collaboration avec l’entreprise de certification mondiale SOCOTEC et a pour but de rassurer les visiteurs nationaux et internationaux quant à la qualité et la sécurité de l’infrastructure touristique, événementielle et de congrès bruxelloise. Les objectifs de ce label sont d’informer sur les mesures prises par les bâtiments et les sites et de veiller à l’application de toutes les mesures en vigueur.

NOUVEAUX LIEUX Les entreprises et organisateurs qui souhaitent revenir à Bruxelles en 2021 pourront y découvrir plusieurs nouveaux lieux remarquables. Le Skyhall de Brussels Airport, entièrement rénové et inauguré l’année dernière, peut accueillir plus de 2000 visiteurs. Le bâtiment historique de la Gare Maritime sur le site de Tour & Taxis offre un cadre parfait pour toutes sortes d’événements, salons et lancements et a déjà reçu plusieurs récompenses. Comet Louise - The Great Escape propose 29 salles de réunion sur huit étages. Et les nouveautés ne s’arrêtent pas là. En septembre le nouvel hôtel DoubleTree by Hilton va ouvrir sur la place Rogier (sur l’ancien site du Crowne Plaza). Ça bouge aussi du côté du Bois de la Cambre, avec l’Abbaye de la Cambre qui va se doter d’un nouvel espace de conférence.

Pour un aperçu plus complet des sites neufs et rénovés, suivez le guide avec ‘Let’s Meet in Brussels’.

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Qu’il s’agisse d’accueillir le Roi Philippe chez Elia ou d’emmener un groupe de couvreurs Etex en voyage. Qu’il s’agisse d’organiser un family day pour ALDI ou un événement public pour Mediafin. Nous générons toujours des expériences magnifiques. Envie de savoir ce que peut vous apporter notre service événementiel ?

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«MALGRÉ LA REPRISE DES RENCONTRES LIVE, LES ALTERNATIVES DIGITALES VONT CONSERVER UNE PLACE SUR LE MARCHÉ. BON NOMBRE DE SITES ÉVÉNEMENTIELS BRUXELLOIS SE SONT ADAPTÉS À CETTE ÉVOLUTION. » ÉVÉNEMENTS EN LIGNE ET HYBRIDES L’année dernière, le public s’est familiarisé en masse avec les événements en ligne et hybrides. Et malgré la reprise des rencontres live, ces alternatives digitales vont conserver une place sur le marché. Bon nombre de sites événementiels bruxellois se sont adaptés à cette évolution et proposent des options de partenariat internes ou audiovisuels pour vos événements hybrides. Le SQUARE Brussels Convention Centre met à votre disposition une plateforme virtuelle pour organiser vos événements en 100% digital. D’autres lieux, comme par exemple Tour

& Taxis, SILO Brussel, le Brussels44Center, le Birmingham Event Center, le stade Constant Vanden Stock, La Tricoterie et Bluepoint, ont eux aussi tout l’équipement nécessaire pour ce type d’événements. Outre ces infrastructures clé sur porte, Bruxelles compte évidemment aussi une foule d’entreprises spécialisées dans l’audiovisuel, qui sont prêtes à vous aider à organiser un événement digital ou hybride ailleurs à Bruxelles.

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DURABILITÉ Depuis longtemps déjà, la durabilité trône en tête des priorités de la Région de Bruxelles-Capitale. Cet engagement a d’ailleurs été récompensé d’une place dans le top 10 du Global Destination Sustainability Index (à consulter via www.gds. earth). Le nombre de salles bruxelloises titulaires du label international Green Key est en constante augmentation, avec notamment cinq nouveaux venus récents. Bruxelles applique également des labels durables aux hôtels, salles, traiteurs et organisateurs de l’industrie MICE. Par ailleurs, la Région bruxelloise a lancé le label Good Food, afin de promouvoir l’utilisation de produits alimentaires durables et locaux dans les restaurants.

ACTIVITÉS ANNEXES Les organisateurs de conférences et congrès désirent évidemment avant tout que le contenu de leur événement soit parfaitement au point. Cependant, ils veulent aussi pouvoir offrir une expérience unique à leurs participants en dehors de l’espace de congrès. Au niveau loisirs et distractions, Bruxelles ne manque pas d’atouts. Outre les curiosités typiques et autres attractions, vous trouvez à Bruxelles une offre variée d’activités de groupe, programmes sociaux, incentives et activités de teambuilding.

Un bel exemple est le MOVE Congress 2021 de l’International Sport and Culture Association (ISCA) qui fera halte à Bruxelles en novembre. Leurs congressistes pourront en effet participer à une activité de danse, organisée en collaboration avec une série d’écoles de danse bruxelloises.

SOUTIEN PROFESSIONNEL Si vous souhaitez organiser un événement à Bruxelles, vous pouvez faire appel au Convention & Association Bureau de visit.brussels. Son équipe a toute l’expertise nécessaire pour vous accompagner dans votre organisation. Le Convention Bureau fait office de point de contact unique et de lien entre vous et la ville. Ils peuvent vous proposer un service ‘à la carte’, un soutien complet et bien plus encore, tout cela gratuitement. À commencer par votre dossier de candidature - le ‘bidbook’ qui s’applique pour tout événement à Bruxelles et qu’ils peuvent vous aider à composer. En parallèle, le Convention & Association Bureau vous met en contact avec les bons partenaires en ville, les bonnes institutions, les salles les mieux adaptées… Le Growth Support Programme donne un coup de pouce aux événements, afin d’attirer plus de participants.

Et grâce à l’Attendees Welcome Support, les organisateurs bénéficient d’un soutien supplémentaire pour accueillir leurs participants internationaux à Bruxelles.

À BIENTÔT À BRUXELLES !

Avec son large choix d’événements et activités, Bruxelles a tout ce qu’il faut pour faire de votre événement une expérience unique. Envie d’une balade culturelle à travers la ville sur le thème de l’Art nouveau/Art déco, d’un atelier de brassage de bière ou de faire flotter sur le canal un bateau en carton construit de vos mains ? Vous retrouvez une foule d’activités de teambuilding et de détente dans la dernière rubrique de la brochure Let’s meet in Brussels 2021 (www.bitly.com/MeetinBxl2021). Vous pouvez aussi contacter le Convention & Association Bureau de visit brussels (meetings@visit.brussels) pour vous assister dans l’organisation de votre événement.

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