GÉREZ VOTRE TEMPS EFFICACEMENT EN TANT QUE GÉRANTE

«Je n’ai pas le temps», «Je manque de temps», «Je cours sans cesse après le temps» : autant de phrases que la plupart des gérantes d’institut de beauté prononcent de façon quasi quotidienne. Voici une méthode en cinq étapes pour mieux gérer votre temps. Et votre vie va changer…

Le temps est une ressource limitée. Et sur ce point, nous sommes absolument tous égaux : nous disposons chacun de 24 heures dans une journée. La difficulté principale que l’on ressent par rapport au temps, en tant que chef d’entreprise, c’est cette frustration du “pas assez”, ou bien ce débordement du “Je n’ai pas le temps de m’occuper de ça”. Pour comprendre ce phénomène, plongeons 24h dans la vie d’une gérante.

24H DANS LA VIE D’UNE GÉRANTE

Émilie est gérante d’un institut de beauté. Maman de deux enfants de trois et six ans, sa vie est bien remplie.

5h : Émilie se réveille afin de profiter d’un peu de temps seule.

Elle fait un point sur sa to do list et prépare ses publications pour les réseaux sociaux en prenant son thé.

7h : lever des enfants, préparations pour un départ à l’école à 7h45. Émilie vit à 30 min de l’école qui se trouve dans la ville de son institut. À 8h15, elle dépose ses enfants puis repart cinq minutes plus tard, en direction de son centre.

8h20 : elle reçoit un SMS de Julie, l’une de ses esthéticiennes : “Je ne suis pas bien aujourd’hui, je vais chez le médecin. Je ne pourrai pas venir travailler”. Le stress et la panique envahissent Émilie.

En arrivant à l’institut, elle se précipite sur le planning de la journée pour jouer à “Tétris” et essayer de maintenir un maximum de rendez-vous. Force est de constater qu’Émilie va devoir assurer doublement en cabine. Sa to do list attendra.

9h : ouverture des portes. Alors que les premières clientes sont déjà là, Camille, l’une de ses esthéticiennes, passe discrètement derrière elles pour aller se changer et préparer sa cabine.

9h05 : tout le monde est en soin. Émilie enchaîne les rendez-vous et, entre deux clientes, essaye de surveiller sa boîte mail : son graphiste devait lui envoyer les nouveaux visuels pour son événement de la semaine prochaine.

Apprenez G Rer Votre Temps

Gérer son temps est une compétence douce (soft skills) qu’un chef d’entreprise doit savoir développer. Cela s’apprend car ce ne sont pas des notions que l’on vous apprend à l’école. Voici une méthode en 5 étapes pour mieux gérer votre temps :

Il Faut Arriver Distinguer Et Classer

14h23 : Camille vient de toute urgence chercher Émilie, occupée avec une cliente : “Il y a une énorme fuite dans la douche de la cabine 3 !”.

Émilie constate les dégâts et gère la situation. Sa cliente attend dans l’autre cabine…

19h03 : tout le monde rentre chez soi.

Émilie prend quelques minutes pour faire la caisse, vérifier que l’eau est bien coupée et tout fermer. Puis elle prend sa voiture pour rentrer chez elle retrouver le deuxième rôle de sa vie.

20h : arrivée à la maison. Émilie retrouve ses enfants, qui crient et sautent dans tous les sens, et son mari. Elle partage un petit moment avec les enfants avant de les coucher. Elle se pose pour manger quelque chose avec son mari. Mais pas trop longtemps car elle doit se remettre sur ses tâches administratives qu’elle gère le soir.

21h : Émilie travaille sur son ordinateur pour essayer d’avancer au maximum.

Minuit : Émilie sent la fatigue prendre le dessus malgré sa lutte.

Elle se résigne et referme son P.C. : “Je reprendrai demain matin”. 5h de sommeil c’est déjà du grand luxe. Pourvu que les enfants n’aient pas de réveil nocturne…

Ce rythme effréné n’est pas une fatalité !

Ce rythme effréné dure depuis des années. Émilie aspire à plus d’espace et plus de sérénité pour arriver à son équilibre. Mais la fatigue, le débordement et la frustration font partie de son lot d’émotions quotidiennes. L’histoire d’Émilie est une histoire bien connue de nombreuses gérantes. Pour qu’Émilie accède à cet équilibre tant recherché et à plus de sérénité malgré une vie bien remplie, elle doit revoir complètement sa gestion du temps.

Changez votre rapport au temps

Le “problème” principal avec le temps, c’est le rapport que vous entretenez avec lui. Comme si les “autres” avaient plus de temps que vous. Comme s’il vous en manquait toujours. Or, je vous rappelle que nous avons tous le même crédit temps dans une journée. Accepter cela est une première étape. Si progressivement vous arrivez à réorienter vos pensées par défaut du “Je n’ai pas assez de temps” en “J’ai suffisamment de temps pour avancer progressivement dans l’organisation de ma journée anniversaire de l’institut”, vous pourrez constater que votre climat émotionnel évolue.

Faites une seule to do list

Le secret de la to do list efficace est de n’avoir qu’une seule to do list. En tant que gérante, il vous arrive sans doute d’avoir une “idée-à-laminute”. Alors, vous vous retrouvez à noter vos idées sur ce qui vous passe par la main : un post-it, dans les notes de votre téléphone, dans un carnet (que vous ne savez plus retrouver quand vous en avez besoin…) …

Une seule to do list = un seul support

Si vous avez tendance à vous disperser dans vos supports, arrêtez ça tout de suite ! Adoptez une seule et même to do list sur laquelle vous notez vos idées et les tâches qui se présentent à votre esprit, que ce soit pour votre vie pro ou perso : un seul et même support. Cela peut être sur votre téléphone ou dans un petit carnet que vous portez toujours sur vous. Mais gardez ce support comme seul et unique “lieu” pour vider votre tête.

Définissez vos priorités

Choisir les tâches prioritaires est une vraie difficulté quand vous vous sentez débordée. Vous avez l’impression que tout est absolument urgent.

Pourtant, il faut arriver à distinguer et classer vos tâches en 3 catégories : - ce qui est important, - ce qui est urgent, - ce qui est secondaire.

• Les tâches importantes sont celles qui vous font avancer dans votre vision. Ce sont les missions que vous souhaitez accomplir et réaliser. Celles qui vous tiennent vraiment à cœur et qui sont indispensables au développement de votre institut. Ce sont, par exemple, les tâches liées au management, au suivi et au développement de votre équipe.

• Les tâches urgentes sont les tâches pour lesquelles vous avez une date butoir. Ce sont également les tâches qu’il vous faut effectuer pour préserver la sécurité de vos locaux et des personnes (du feu, du sang, des larmes, …).

• Les tâches secondaires sont toutes les tâches que vous pensez devoir faire mais qui, en y regardant de plus près, peuvent soit être abandonnées, soit être déléguées.

Planifiez, planifiez, planifiez

Une fois votre to do list triée et épurée, il vous faut planifier leur exécution. Pour cela, l’agenda est votre meilleur atout. Plus vous planifiez vos tâches, plus vous permettez que cela soit réalisé. Bien souvent, les gérantes d’institut ne prennent pas le temps de planifier. Vous vous dites “C’est dans ma to do list, je vais le faire” mais vous ne programmez pas l’exécution des tâches dans un planning. Résultat, vous vous retrouvez à faire votre marketing à la dernière minute, à ne pas prendre le temps de communiquer avec votre équipe, et à faire les choses à la va-vite, un peu comme elles se présentent dans votre esprit. La planification est pourtant LE secret des personnes qui accomplissent beaucoup. En inscrivant dans votre agenda : “30 minutes pour gérer mes emails de 9h à 9h30”, “2h pour travailler sur ma communication pour le mois prochain”, “1h pour mon entretien individuel avec mon esthéticienne”, vous vous donnez les moyens de les réaliser.

Tenez vos engagements : luttez contre la procrastination et l’éparpillement Être la reine de la planification des tâches est une chose, tenir ses engagements en est une autre. Beaucoup d’esthéticiennes que j’accompagne sur différents programmes me disent : “J’ai bien planifié ce que je devais faire, mais je n’arrive pas à m’y tenir”. Et c’est la partie la plus difficile dans la gestion de votre temps : tenir vos engagements notés dans votre agenda.

Pourquoi est-ce si difficile de tenir vos engagements ?

La Planification Est Le Secret Des Personnes Qui Accomplissent Beaucoup

Créez-vous les conditions de réussite

Si vous devez vous concentrer mais que vous êtes constamment dérangée, allez ailleurs. Enfermez-vous dans une cabine avec interdiction stricte et formelle de vous solliciter pendant la prochaine heure. Si cela ne fonctionne pas, sortez de votre institut : allez dans un café ou chez vous si c’est calme. Observez dans quel cadre vous travaillez et si ce cadre est propice à la tâche que vous souhaitez accomplir.

Êtes-vous victime de procrastination ?

- Vous trouvez la tâche ennuyeuse, et donc votre cerveau vous invite à trouver du plaisir immédiat : surfez sur les réseaux, ouvrez vos emails,

- vous ne savez pas par où commencer ou comment faire pour mettre à exécution votre plan.

La procrastination peut paraître comme un vrai fléau puisque lorsque vous procrastinez, vous n’avancez pas et vous êtes frustrée et découragée : “Je n’y arriverai jamais, j’abandonne”. En observant ce phénomène et en redirigeant votre esprit, vous pouvez lutter contre la procrastination : est-ce que cette tâche est finalement très importante ? Quelle serait la première étape à mener pour vous faire avancer les choses ? La concentration et l’engagement sont donc des carburants émotionnels les plus utiles pour vous faire avancer dans vos tâches.

Les Solutions Pour Milie

Émilie ne peut pas faire plus dans ses journées : elles font 24 heures. Mais elle peut apprendre ces 5 clés dans la gestion de son temps et surtout revoir ses habitudes. Car trouver son équilibre, et la sérénité qui va avec, implique de changer son fonctionnement habituel. Par exemple :

- en arrêtant de travailler sur ses tâches administratives après sa journée en cabine et programmant à la place une à deux journées pleines et entières par mois (ou par semaine en fonction de la taille de son entreprise),

- en apprenant à déléguer à son équipe, - en instaurant plus de cadre et de procédures, …

Changez Vos Habitudes

Afin de vous y aider, nous vous proposons de nous rejoindre sur le prochain Défi d’E.S.B.E. 100 % Gratuit “Le Défi Gestion du Temps” réservé aux professionnels spa et esthétique qui veulent réussir. En 5 semaines, vous pourrez mettre en pratique ces 5 clés pour vous permettre de changer vos habitudes et devenir une pro de la gestion du temps afin de retrouver sérénité et équilibre.

- Soit parce que vous êtes souvent dérangée par votre équipe, vos clientes, le téléphone qui sonne, votre chien, votre mari, vos enfants… aux moments où vous avez prévu de vous concentrer sur des tâches importantes.

- Soit parce que vous êtes victime de procrastination.