JOSÉ BENDORAYTES
Como proteger sua empresa contra a fraude contábil, a apropriação de ativos e a corrupção
Copyright© José Bendoraytes, 2018 Todos os direitos reservados e protegidos pela Lei nº 9.610, de 19/02/1998. Nenhuma parte deste livro pode ser reproduzida ou transmitida, sejam quais forem os meios empregados, sem a autorização prévia e expressa do autor.
Editor João Baptista Pinto
Revisão Do autor
Projeto Gráfico Luiz Guimarães
Capa Luiz Guimarães Contatos com autor jose.bendoraytes@crowehorwath.com.br
CIP-BRASIL. CATALOGAÇÃO NA PUBLICAÇÃO SINDICATO NACIONAL DOS EDITORES DE LIVROS, RJ
B397c Bendoraytes, José, 1928 Como proteger sua empresa contra a fraude contábil, a apropriação de ativos e a corrupção / José Bendoraytes. - 1. ed. - Rio de Janeiro : Letra Capital, 2018. 92 p. ; 14x21 cm.
Apêndice ISBN 978-85-7785-581-0
1. Fraude contábil - Brasil. 2. Contabilidade - Normas - Brasil. I. Título.
18-47495 CDD: 657.450981 CDU: 657.6(81)
Letra Capital Editora Tels: (21) 3553-2236 / 2215-3781 vendas@letracapital.com.br
Prefácio
O
s preceitos aqui expostos não constituem elementos
completos
ou
detalhados
que
já possam ser utilizados como organismos ou procedimentos de segurança prontos para serem aplicados como normas em uma empresa. A finalidade desta obra é mostrar, em síntese, quais departamentos de controle patrimonial, estrutura de organização administrativa e procedimentos de controle interno mínimos que uma empresa deve possuir. Serve também como advertência a responsável por governança corporativa que mesmo acreditando que sua empresa já esteja munida das ferramentas necessárias à sua proteção patrimonial, deve rever alguns preceitos aqui inseridos que, mesmo estando sendo utilizados, podem ser melhorados como forma de reforçar a proteção patrimonial de sua empresa contra riscos de fraude, de apropriação de ativos e até de corrupção. O autor JOSÉ BENDORAYTES 3
Introdução
A
través da minha empresa de auditoria externa independente e de consultoria, que fundei há
mais de meio século, tive oportunidade de criar e melhorar controles internos de empresas-cliente visando a proteção de seu patrimônio contra pessoas inescrupulosas. Não era a minha atividade principal “a auditoria”, mas no exercício dela, nós auditores, deparamos muitas vezes com fraquezas de segurança na organização dos controles internos de nossos clientes e, quando isso ocorre, temos obrigação de mostrar os pontos fracos quando ela não oferece o mínimo de segurança contra distorções, mesmo que irrelevantes, nas demonstrações financeiras. Foram inúmeras as vezes que a empresa-cliente, posteriormente à execução da auditoria, contratou minha empresa para melhorar seus sistemas de controle interno ou criá-los, quando inexistentes ou completamente obsoletos. Baseado nessa experiência, tomei a liberdade de elaborar esta obra no sentido de dividir com aqueles a
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quem interessar possa, um pouco de meus conhecimentos de como manter uma empresa livre de certos riscos que possam lhe causar danos. Rio de Janeiro, janeiro de 2018
JosĂŠ Bendoraytes Contador - CRC 1SP009582 Auditor - CNAI SP nÂş 8
Índice 1.
Departamentos de Controle Patrimonial.....................9 a) Integração tecnológica............................................10 I. Departamento contábil independente.....................10 II. Departamento de compras......................................11 III. Setor de controle de ingresso de ativos.................13 IV. Departamento de controle de bens de uso............14 V. Supervisão física de bens vendidos.........................16
2. Organismos..................................................................17 I. Organograma funcional bem definido......................17 II. Função de Compliance.............................................18 III. Código de honestidade e ética...............................19 IV. Canal de denúncia..................................................23 V. Auditoria interna.....................................................24 VI. Comitê de auditoria...............................................25 3. Procedimentos de Controle Interno............................25 I. Seccionamento de funções.......................................26 II. Assinatura dupla em cheques..................................27 III. Fundo fixo de caixa.................................................27 IV. Blindagem de acesso..............................................28 V. Limitação do uso de senhas.....................................28 VI. Revista aleatória.....................................................29 4. Conluio – Um risco desafiador....................................31 5. Entrave.........................................................................33 6. Conclusão....................................................................35 Adendo - Minha experiência com ilícitos........................37
1 Departamentos de Controle Patrimonial São muitos os serviços administrativos, financeiros e operacionais de uma empresa que compõem a estrutura de seus controles internos, todavia, quando se trata de proteção contra riscos de fraudes e apropriação de ativos, existem departamentos que não sendo adequadamente organizados, ou até inexistentes, deixam uma brecha propiciando a apropriação de ativos da empresa, inserção de material adulterado que pode gerar fraude, e até atos de corrupção por parte de seus colaboradores. A estrutura e o nome desses departamentos podem variar segundo a opção de seu criador, mas não posso deixar de aqui citá-los e apresentar uma sugestão de como devem funcionar na sua forma mínima, para oferecer adequada segurança contra atos desonestos visando benefício alheio. São os seguintes esses departamentos: I Departamento contábil independente; II Departamento de compras; III Setor de controle de ingresso de ativos; IV Departamento de controle de bens de uso; e V Supervisão física de bens vendidos.
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