Gestão Moderna de Projetos (8.ª Ed. At.) by Grupo Lidel

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ÍNDICE Índice de Figuras....................................................................................................... XV Índice de Tabelas e Quadros.................................................................................... XIX O Autor....................................................................................................................... XXI Introdução.................................................................................................................. XXIII PARTE I – CONTEXTO DA GESTÃO DE PROJETOS E NORMAS DO MERCADO 1. Enquadramento da Gestão de Projetos........................................................... 3 1.1

Definição de Projeto.................................................................................. 3

1.2

Partes Interessadas do Projeto................................................................. 5

1.3

Projetos e Operações Correntes............................................................... 8 1.3.1

Gestão de Operações................................................................. 9

1.3.2

Ligação entre Gestão de Projetos e Gestão de Operações....... 9

1.3.3

Inclusão nos Projetos de Partes Interessadas Pertencentes às Operações............................................................................. 9

1.4

Organização e Governo do Projeto.......................................................... 10

1.5

As Restrições/Constrangimentos do Projeto............................................ 12

1.6

Pressupostos/Premissas do Projeto......................................................... 14

1.7

Gestão de Projetos, Programas e Portefólios........................................... 15

1.8

1.7.1

Gestão de Projetos Organizacional............................................ 15

1.7.2

Gestão de Programas................................................................. 16

1.7.3

Gestão de Portefólios................................................................. 16

Influências Organizacionais nos Projetos................................................. 19 1.8.1

Culturas e Estilos Organizacionais............................................. 19

1.8.2

Estrutura Organizacional............................................................ 19

Cenário Real ...................................................................................................... 20 1.9

Project Management Office (PMO)........................................................... 21

2. Fatores de Sucesso dos Projetos..................................................................... 23 © FCA

2.1

Sucesso e Insucesso dos Projetos........................................................... 23 2.1.1

Fatores de Sucesso.................................................................... 23

2.1.2

Fatores Conducentes ao Insucesso........................................... 25

Gestão Moderna de Projetos

2.1.3 2.2

Curva do Esforço........................................................................ 26

Papel e Responsabilidades do Moderno Gestor de Projetos................... 27 2.2.1

Esfera de Influência.................................................................... 27

2.2.2

Competências Necessárias........................................................ 28

2.2.3

Garantir a Integração do Projeto................................................ 31

3. Ética e Responsabilidade dos Gestores de Projetos...................................... 33 3.1 Enquadramento........................................................................................ 33 3.2

Assegurar Integridade e Profissionalismo................................................ 33 3.2.1

Lucro Pessoal............................................................................. 33

3.2.2

Conflitos de Interesses............................................................... 34

Cenário Real....................................................................................................... 34 3.3

Aplicar o Conhecimento Profissional........................................................ 35

3.4

Equilibrar os Interesses das Partes Interessadas..................................... 35

Cenário Real....................................................................................................... 36 3.5

Respeitar Diferenças Culturais.................................................................. 37

3.6

Ética e Legalidade..................................................................................... 37

4. Ciclo de Vida dos Produtos e dos Projetos..................................................... 39 4.1

Ciclo de Vida dos Produtos...................................................................... 39

4.2

Ciclo de Vida dos Projetos........................................................................ 41 4.2.1 Características............................................................................ 41 4.2.2

Características das Fases dos Projetos..................................... 45

4.2.3

Pontos de Controlo/Decisão...................................................... 46

4.2.4

Relações entre as Fases............................................................. 47

4.2.5

Ciclo de Vida do Projeto e Ciclo de Vida do Produto................. 48

4.2.6

Governo do Projeto ao Longo do Ciclo de Vida......................... 49

4.2.7

Ciclo de Vida do Desenvolvimento de Sistemas e Produtos..... 49

5. Normalização da Gestão de Projetos.............................................................. 51 5.1 Introdução................................................................................................. 51 5.2

Project Management Institute................................................................... 51

5.3 O PMBOK® Guide..................................................................................... 52 5.3.1

Processos da Gestão de Projetos.............................................. 53

5.3.2

Áreas de Conhecimento da Gestão de Projetos........................ 64

5.3.3

Mapeamento dos Processos de Gestão de Projetos................. 68

5.4

ISO 21500/2012 – Guia para a Gestão de Projetos.................................. 70

5.5

IPMA Competence Baseline..................................................................... 72

6. Gestão da Integração do Projeto..................................................................... 75 6.1 Enquadramento........................................................................................ 75

Índice

6.2 Processos................................................................................................. 76 PARTE II – INICIAÇÃO DO PROJETO 7. Iniciar o Projeto.................................................................................................. 81 7.1

Como Nasce um Projeto........................................................................... 81

Estudo de Caso.................................................................................................. 82 7.2

Processos da Iniciação............................................................................. 85

7.3

Desenvolver o Termo de Abertura............................................................ 85

Cenário Real....................................................................................................... 85 7.3.1

Objetivos do Projeto................................................................... 86

7.3.2

Requisitos do Projeto................................................................. 87

7.3.3

Entregáveis do Projeto............................................................... 87

7.3.4

Restrições/Constrangimentos do Projeto.................................. 87

7.3.5

Pressupostos/Premissas do Projeto.......................................... 88

Cenário Real....................................................................................................... 88 7.3.6

Inputs do Termo de Abertura...................................................... 89

7.3.7

Métodos de Seleção de Projetos............................................... 90

7.4

Identificar as Partes Interessadas do Projeto........................................... 93

7.5

Formalizar e Publicar o Termo de Abertura.............................................. 95

7.6

Necessidade de um Termo de Abertura................................................... 95

Estudo de Caso.................................................................................................. 96 PARTE III – PLANEAMENTO DO PROJETO 8. Planear e Definir o Âmbito do Projeto............................................................. 101 8.1 Introdução................................................................................................. 101 8.2

8.3

Planear a Gestão do Âmbito..................................................................... 102 8.2.1

Inputs e Técnicas a Utilizar......................................................... 102

8.2.2

Outputs do Processo.................................................................. 103

Recolher os Requisitos............................................................................. 103 8.3.1

Inputs e Técnicas a Utilizar......................................................... 103

8.3.2

Documentos de Output.............................................................. 104

8.4

Definir o Âmbito........................................................................................ 105

8.5

Criar a Estrutura de Decomposição do Trabalho (EDT)............................ 107 8.5.1

Definição de EDT........................................................................ 107

8.5.2

Construção da EDT.................................................................... 108

Cenário Real....................................................................................................... 119 8.6

Outras Estruturas de Decomposição........................................................ 121 8.6.1

Estrutura de Decomposição Organizacional.............................. 121

Gestão Moderna de Projetos

8.6.2

Estrutura de Decomposição dos Riscos.................................... 122

8.6.3

Estrutura de Decomposição dos Recursos................................ 122

8.6.4

Bill of Materials........................................................................... 122

Estudo de Caso.................................................................................................. 123 9. Planear a Gestão da Qualidade do Projeto..................................................... 125 9.1 Enquadramento........................................................................................ 125 9.2

Ferramentas e Técnicas Utilizadas........................................................... 126 9.2.1

Análise Custo-Benefício............................................................. 126

9.2.2 Benchmarking............................................................................. 127 9.2.3

Outras Ferramentas de Planeamento......................................... 127

9.2.4

Custos da Qualidade.................................................................. 127

9.2.5

Planeamento de Testes e Inspeções.......................................... 129

9.3 Entregáveis/Resultados............................................................................ 129 9.3.1

Plano de Gestão da Qualidade................................................... 129

9.3.2

Métricas da Qualidade................................................................ 130

9.3.3

Atualização do Plano de Gestão do Projeto............................... 130

9.3.4

Atualização de Documentos do Projeto..................................... 130

10. Planear as Comunicações no Projeto.............................................................. 131 10.1 Enquadramento........................................................................................ 131 10.2 Inputs do Processo................................................................................... 132 10.3 Ferramentas e Técnicas Utilizadas........................................................... 132 10.3.1 Análise dos Requisitos da Comunicação................................... 132 10.3.2 Análise das Necessidades em Tecnologias de Comunicação... 133 10.3.3 Métodos de Comunicação......................................................... 134 10.3.4 Modelos de Comunicação.......................................................... 135 10.4 Entregáveis/Resultados............................................................................ 141 10.4.1 Plano de Gestão das Comunicações......................................... 141 10.4.2 Atualizações aos Documentos do Projeto.................................. 142 10.4.3 Atualizações ao Plano de Gestão do Projeto............................. 142 11. Planear as Aquisições para o Projeto.............................................................. 143 11.1 Enquadramento........................................................................................ 143 11.2 Processo de Planeamento........................................................................ 145 11.2.1 Ferramentas e Técnicas Utilizadas............................................. 146 11.2.2 Entregáveis/Resultados.............................................................. 149 12. Planear a Gestão das Partes Interessadas...................................................... 153 12.1 Enquadramento........................................................................................ 153 12.2 Objetivos................................................................................................... 154

Índice

VII

12.3 Ciclo de Gestão das Partes Interessadas................................................. 154 12.4 Inputs e Outputs do Processo.................................................................. 154 12.5 Ferramentas e Técnicas Utilizadas........................................................... 155 12.5.1 Técnicas Analíticas..................................................................... 155 12.5.2 Análise das Partes Interessadas................................................. 156 12.6 Entregáveis/Resultados do Processo....................................................... 157 13. Planear e Estimar os Recursos do Projeto...................................................... 159 13.1 Objetivos................................................................................................... 159 13.2 Enquadramento........................................................................................ 159 13.3 Processos................................................................................................. 160 13.3.1 Planear a Gestão dos Recursos................................................. 161 13.4 Estimar os Recursos para as Atividades.................................................. 165 13.4.1 Inputs do Processo..................................................................... 165 13.4.2 Ferramentas e Técnicas Utilizadas............................................. 165 13.4.3 Entregáveis/Resultados.............................................................. 166 Estudo de Caso.................................................................................................. 167 14. Planear, Estimar e Orçamentar os Custos do Projeto.................................... 169 14.1 Enquadramento........................................................................................ 169 14.2 Planear a Gestão do Custo do Projeto..................................................... 170 14.2.1 Inputs do Processo..................................................................... 171 14.2.2 Ferramentas e Técnicas.............................................................. 171 14.2.3 Entregáveis/Resultados.............................................................. 171 14.3 Estimar os Custos..................................................................................... 172 14.3.1 Inputs do Processo..................................................................... 172 14.3.2 Ferramentas e Técnicas do Processo......................................... 172 14.3.3 Entregáveis/Resultados.............................................................. 176 14.3.4 Perigos Ocultos das Estimativas................................................ 176 14.3.5 Custos versus Qualidade............................................................ 177 14.4 Determinar o Orçamento.......................................................................... 178 14.5 Necessidades de Financiamento do Projeto............................................ 179 15. Planear e Definir o Cronograma do Projeto.................................................... 181 15.1 Objetivos................................................................................................... 181 15.2 Planear a Gestão do Cronograma............................................................ 182 15.2.1 Inputs.......................................................................................... 182 © FCA

15.2.2 Entregáveis/Resultados.............................................................. 182 15.3 Definir e Sequenciar as Atividades do Projeto.......................................... 183 15.3.1 Definir as Atividades................................................................... 183

VIII

Gestão Moderna de Projetos

15.3.2 Sequenciar as Atividades........................................................... 185 15.3.3 Análise da Rede Inicial do Projeto.............................................. 198 15.4 Estimar a Duração das Atividades............................................................ 200 15.4.1 Ferramentas e Técnicas Utilizadas............................................. 201 15.4.2 Entregáveis/Resultados.............................................................. 205 15.5 Otimizar o Plano do Projeto...................................................................... 205 15.5.1 Otimização do Prazo.................................................................. 206 15.5.2 Otimização do Prazo e do Custo................................................ 207 15.5.3 Otimização do Prazo, Custo e Recursos.................................... 208 15.6 Desenvolver o Cronograma do Projeto..................................................... 209 15.6.1 Inputs do Processo..................................................................... 209 15.6.2 Ferramentas e Técnicas do Processo......................................... 210 Cenário Real....................................................................................................... 214 15.6.3 Entregáveis/Resultados.............................................................. 215 Estudo de Caso.................................................................................................. 218 16. Planear a Gestão do Risco................................................................................ 221 16.1 Enquadramento........................................................................................ 221 16.2 Planear a Gestão do Risco....................................................................... 223 16.2.1 Ferramentas e Técnicas Utilizadas............................................. 224 16.2.2 Entregáveis/Resultados.............................................................. 224 16.3 Identificar os Riscos.................................................................................. 228 16.3.1 Inputs do Processo..................................................................... 228 16.3.2 Ferramentas e Técnicas Utilizadas............................................. 229 16.3.3 O Registo dos Riscos................................................................. 230 16.4 Realizar a Análise Qualitativa dos Riscos................................................. 231 16.4.1 Ferramentas e Técnicas Utilizadas............................................. 232 16.4.2 Entregáveis/Resultados.............................................................. 233 Cenário Real....................................................................................................... 234 16.5 Realizar a Análise Quantitativa dos Riscos............................................... 236 16.5.1 Técnicas e Ferramentas Utilizadas............................................. 236 16.5.2 Entregáveis/Resultados.............................................................. 244 16.6 Planear as Respostas aos Riscos............................................................. 245 16.6.1 Inputs do Processo..................................................................... 246 16.6.2 Ferramentas e Técnicas.............................................................. 246 16.6.3 Entregáveis/Resultados.............................................................. 248 Estudo de Caso.................................................................................................. 249

Índice

PARTE IV – EXECUÇÃO E CONTROLO DO PROJETO 17. Adquirir Recursos, Gerir e Desenvolver a Equipa de Projeto........................ 255 17.1 Enquadramento........................................................................................ 255 17.2 Adquirir os Recursos para o Projeto......................................................... 256 17.2.1 Inputs do Processo..................................................................... 257 17.2.2 Ferramentas e Técnicas Utilizadas............................................. 258 17.2.3 Entregáveis/Resultados.............................................................. 259 17.3 Gerir a Equipa de Projeto.......................................................................... 259 17.3.1 Ferramentas e Técnicas Utilizadas............................................. 260 Cenário Real....................................................................................................... 260 17.3.2 Entregáveis/Resultados.............................................................. 261 17.4 Desenvolver a Equipa de Projeto.............................................................. 261 17.4.1 Ferramentas e Técnicas Utilizadas............................................. 262 18. Controlar as Alterações ao Projeto.................................................................. 263 18.1 Controlo Integrado de Alterações............................................................. 263 18.1.1 Como Ocorrem as Alterações.................................................... 264 18.1.2 Visão do PMBOK® Guide............................................................ 264 18.1.3 Ferramentas e Técnicas Utilizadas............................................. 266 18.1.4 Entregáveis/Resultados.............................................................. 268 Cenário Real....................................................................................................... 268 18.2 Controlar as Alterações ao Âmbito........................................................... 269 18.2.1 Objetivos..................................................................................... 269 18.2.2 Ferramentas e Técnicas Utilizadas............................................. 270 18.2.3 Entregáveis/Resultados.............................................................. 271 18.3 Controlar as Alterações ao Cronograma.................................................. 271 18.3.1 Ferramentas e Técnicas Utilizadas............................................. 272 18.3.2 Entregáveis/Resultados.............................................................. 272 18.4 Controlar as Alterações aos Custos......................................................... 273 18.4.1 Objetivos..................................................................................... 273 18.4.2 Ferramentas e Técnicas Utilizadas............................................. 273 18.4.3 Entregáveis/Resultados.............................................................. 274 19. Gerir e Controlar a Qualidade do Projeto........................................................ 277 19.1 Processo de Gestão da Qualidade........................................................... 277 19.1.1 Ferramentas e Técnicas Utilizadas............................................. 278 © FCA

19.1.2 Entregáveis/Resultados.............................................................. 278 19.2 Processo de Controlo da Qualidade......................................................... 279 19.2.1 Ferramentas e Técnicas Utilizadas............................................. 280

Gestão Moderna de Projetos

19.2.2 Entregáveis/Resultados.............................................................. 290 Cenário Real....................................................................................................... 291 19.3 Melhoria Contínua e Kaizen...................................................................... 291 20. Realizar e Controlar as Aquisições para o Projeto......................................... 293 20.1 Enquadramento........................................................................................ 293 20.2 Realizar as Aquisições.............................................................................. 294 20.2.1 Ferramentas e Técnicas Utilizadas............................................. 295 Cenário Real....................................................................................................... 297 20.2.2 Entregáveis/Resultados.............................................................. 298 20.3 Controlar as Aquisições............................................................................ 299 20.3.1 Ferramentas e Técnicas Utilizadas............................................. 301 20.3.2 Entregáveis/Resultados.............................................................. 302 21. Implementar Respostas e Monitorizar os Riscos .......................................... 303 21.1 Implementar Respostas aos Riscos......................................................... 303 21.2 Monitorizar os Riscos............................................................................... 304 21.2.1 Inputs do Processo..................................................................... 305 21.2.2 Ferramentas e Técnicas Utilizadas............................................. 305 21.2.3 Entregáveis/Resultados.............................................................. 306 Estudo de Caso.................................................................................................. 306 22. Gerir e Monitorizar as Comunicações e as Partes Interessadas.................. 309 22.1 Gerir as Comunicações............................................................................ 309 22.1.1 Objetivos..................................................................................... 309 22.1.2 Inputs do Processo..................................................................... 310 22.1.3 Técnicas e Ferramentas Utilizadas............................................. 310 22.1.4 Entregáveis/Resultados.............................................................. 312 22.2 Monitorizar as Comunicações.................................................................. 312 22.2.1 Inputs do processo..................................................................... 313 22.2.2 Técnicas e Ferramentas Utilizadas............................................. 313 22.2.3 Entregáveis/Resultados.............................................................. 313 22.3 Gerir o Comprometimento das Partes Interessadas................................ 313 22.3.1 Objetivos..................................................................................... 313 22.3.2 Inputs do Processo..................................................................... 315 22.3.3 Ferramentas e Técnicas Utilizadas............................................. 315 22.4 Monitorizar o Comprometimento das Partes Interessadas...................... 316 22.4.1 Objetivos..................................................................................... 316 22.4.2 Ferramentas e Técnicas a Utilizar............................................... 316

Índice

23. Relatar o Desempenho do Projeto................................................................... 317 23.1 Enquadramento........................................................................................ 317 23.2 Ferramentas e Técnicas Utilizadas........................................................... 317 23.2.1 Revisões do Desempenho.......................................................... 317 23.2.2 Análise de Desvios..................................................................... 318 23.2.3 Análise de Tendências................................................................ 318 23.2.4 Gestão do Valor Realizado......................................................... 318 23.3 Entregáveis/Resultados............................................................................ 319 23.3.1 Relatórios de Desempenho........................................................ 319 23.3.2 Previsões.................................................................................... 320 23.3.3 Pedidos de Alteração................................................................. 321 Estudo de Caso.................................................................................................. 321 PARTE V – ENCERRAMENTO DO PROJETO 24. Encerrar o Projeto.............................................................................................. 325 24.1 Enquadramento........................................................................................ 325 24.2 Atividades de Encerramento..................................................................... 326 24.2.1 Encerramento Administrativo do Projeto.................................... 326 24.2.2 Encerramento de Contratos....................................................... 326 24.2.3 Recolha e Registo das Lições Aprendidas................................. 326 24.3 Tipos de Encerramentos........................................................................... 327 24.3.1 Encerramento por Adição........................................................... 327 24.3.2 Encerramento por Inanição........................................................ 328 24.3.3 Encerramento por Integração..................................................... 328 24.3.4 Encerramento por Extinção........................................................ 329 Cenário Real....................................................................................................... 329 24.4 Encerramento do Projeto ou Fase............................................................ 330 24.4.1 Inputs do Processo..................................................................... 330 24.4.2 Ferramentas e Técnicas Utilizadas............................................. 330 24.4.3 Outputs do Processo.................................................................. 331 24.5 Encerramento das Aquisições.................................................................. 332 Estudo de Caso.................................................................................................. 333 PARTE VI – MÉTODOS ÁGEIS DE GESTÃO DE PROJETOS 25. Abordagem Ágil.................................................................................................. 337 © FCA

25.1 Características Gerais da Abordagem Ágil............................................... 337 25.2 Modelo de Desenvolvimento dos Projetos Ágeis..................................... 341 25.3 Estabelecimento dos Fundamentos do Projeto........................................ 342

XII

Gestão Moderna de Projetos

25.4 Priorização dos Requisitos/Funcionalidades............................................ 343 25.5 Ciclo do Desenvolvimento........................................................................ 344 25.6 Modelo de Gestão de Projetos Ágeis....................................................... 345 25.6.1 Visão Orientadora....................................................................... 345 25.6.2 Trabalho em Equipa e Colaboração........................................... 345 25.6.3 Unidades de Tempo Fixo............................................................ 345 25.6.4 Regras Simples........................................................................... 346 25.6.5 Informação Aberta...................................................................... 346 25.6.6 Toque Leve................................................................................. 346 25.6.7 Vigilância Ágil.............................................................................. 346 25.7 Solução Evolutiva...................................................................................... 347 25.7.1 Modelo de Negócio.................................................................... 347 25.7.2 Modelo do Desenho................................................................... 347 25.7.3 Protótipos................................................................................... 348 25.7.4 Documentação do Utilizador...................................................... 348 25.7.5 Documentação de Suporte........................................................ 348 25.7.6 Solução Implementável.............................................................. 348 25.8 Gestão do Risco....................................................................................... 348 25.9 Equipa de Projeto e Respetiva Motivação................................................ 349 25.9.1 Equipa de Projeto DSDM............................................................ 350 25.9.2 Equipa de Projeto Scrum............................................................ 351 25.9.3 Motivação da Equipa.................................................................. 352 25.10 Monitorização do Progresso..................................................................... 352 25.10.1 Requisitos e Sua Priorização...................................................... 353 25.10.2 Gráficos Burndown..................................................................... 353 25.11 Comunicação............................................................................................ 354 25.12 Reuniões Diárias de Progresso................................................................. 354 25.13 Relato do Progresso................................................................................. 355 25.13.1 Folhas de Registo de Horas....................................................... 355 25.13.2 Relatórios de Progresso............................................................. 356 25.13.3 Relatórios de Situação................................................................ 356 25.13.4 Procedimentos de Escalada....................................................... 357 25.13.5 Relatórios de Exceção................................................................ 357 25.14 Revisão das Timeboxes............................................................................ 358 25.14.1 Aceitação do Produto................................................................. 358 25.14.2 Trabalho Incompleto................................................................... 358 25.14.3 Lições Aprendidas...................................................................... 358 25.14.4 Relatório da Revisão................................................................... 358

Índice

XIII

25.15 Plano de Realização de Benefícios........................................................... 358 25.15.1 Informação a Ser Usada............................................................. 359 25.15.2 Estabelecimento da Base de Referência.................................... 359 25.15.3 Novos Procedimentos de Trabalho............................................ 359 25.15.4 Avaliação dos Benefícios............................................................ 360 25.16 Plano de Implementação.......................................................................... 360 25.16.1 Objetivos..................................................................................... 360 25.16.2 Conteúdo.................................................................................... 360 25.16.3 Tarefas Técnicas......................................................................... 360 25.16.4 Tarefas Organizacionais.............................................................. 361 25.16.5 Critérios de Qualidade................................................................ 361 25.17 Revisão do Projeto.................................................................................... 361 25.17.1 Registo da Revisão dos Incrementos......................................... 361 25.17.2 Resumo da Habilitação dos Benefícios...................................... 362 25.17.3 Avaliação Final do Projeto.......................................................... 363 25.18 Encerramento do Projeto.......................................................................... 363 25.18.1 Entregáveis do Projeto............................................................... 363 25.18.2 Acordos de Suporte.................................................................... 364 25.18.3 Lições Aprendidas...................................................................... 364 25.18.4 Avaliação de Benefícios.............................................................. 364 25.18.5 Fecho do Centro de Custos....................................................... 364 25.18.6 Tarefas do Encerramento............................................................ 364 25.19 Avaliação de Benefícios............................................................................ 365 25.19.1 Processo de Avaliação............................................................... 365 25.19.2 Conteúdo da Avaliação.............................................................. 365 25.19.3 Benefícios Inesperados.............................................................. 365 25.19.4 Produção e Aceitação................................................................ 366

26. Abordagem Tradicional versus Abordagem Ágil............................................. 367 26.1 Diferenças entre Abordagens................................................................... 367 26.2 Qual a Abordagem a Adotar?................................................................... 371 26.3 Como Selecionar a Abordagem no Início do Projeto............................... 374 26.4 Como Ajustar a Abordagem a Meio do Projeto se Necessário................ 375 Glossário.................................................................................................................... 377 Glossário de Termos Português Europeu/Português do Brasil/Inglês................ 401 Bibliografia................................................................................................................. 405 Índice Remissivo....................................................................................................... 411

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1.1 – Partes interessadas do projeto................................................................ 7 Figura 1.2 – Triângulo de restrições do projeto........................................................... 12 Figura 1.3 – Restrições do projeto: visão abrangente................................................ 13 Figura 1.4 – Análise dos pressupostos do projeto...................................................... 15 Figura 1.5 – Gestão de projetos organizacional.......................................................... 16 Figura 1.6 – Relação entre projetos, programas e portefólios.................................... 17 Figura 1.7 – Síndrome do icebergue na gestão de projetos....................................... 21 Figura 1.8 – Project management office: um fornecedor integral de serviços............ 22 Figura 2.1 – Componentes do insucesso dos projetos............................................... 25 Figura 2.2 – Curva do esforço do ciclo de vida da gestão de projetos...................... 26 Figura 2.3 – Esfera de influência do moderno gestor de projetos.............................. 28 Figura 2.4 – Triângulo de talentos do gestor de projetos............................................ 28 Figura 4.1 – Ciclo de vida de um produto e seu impacto no cash flow...................... 39 Figura 4.2 – Tipos de custos do desenvolvimento de um projeto ou sistema............ 40 Figura 4.3 – Fases genéricas de um projeto típico..................................................... 44 Figura 4.4 – Influência das partes interessadas e custo das alterações ao projeto... 44 Figura 4.5 – Fases do ciclo de vida de um projeto..................................................... 45 Figura 4.6 – Revisões de fim de fase: opções em aberto........................................... 47 Figura 4.7 – Ciclo de vida do produto e ciclo de vida do projeto............................... 48 Figura 4.8 – Relação entre os diversos ciclos de vida................................................ 50 Figura 5.1 – Domínios de conhecimento necessários à equipa de projeto................ 53 Figura 5.2 – Grupos de processos da gestão de projetos.......................................... 55 Figura 5.3 – Interações entre os grupos de processos............................................... 57 Figura 5.4 – Fronteiras do projeto............................................................................... 58 Figura 5.5 – Fluxograma geral dos processos de iniciação........................................ 58 Figura 5.6 – Fluxograma geral dos processos de planeamento................................. 60 Figura 5.7 – Fluxograma parcial dos processos de execução.................................... 61 © FCA

Figura 5.8 – Fluxograma parcial dos processos de monitorização e controlo........... 62 Figura 5.9 – Fluxograma parcial dos processos de encerramento............................. 64 Figura 5.10 – Áreas de conhecimento da gestão de projetos.................................... 64

XVI

Gestão Moderna de Projetos

Figura 5.11 – “Olho da competência” da ICB............................................................. 73 Figura 6.1 – Fluxograma parcial dos processos da gestão da integração................. 77

Figura 7.2 – Fluxograma parcial do processo de identificação das partes interessadas............................................................................................ 94 Figura 7.3 – Matriz de partes interessadas: dimensões de poder e suporte ao projeto..................................................................................................... 94 Figura 8.1 – Fluxograma parcial dos processos de gestão do âmbito do projeto...... 102 Figura 8.2 – Exemplo simples de um documento de descrição do âmbito de um projeto..................................................................................................... 107 Figura 8.3 – Estrutura genérica de decomposição do trabalho.................................. 109 Figura 8.4 – Exemplo de EDT de um serviço: projeto de conferência internacional.. 110 Figura 8.5 – EDT de resultados: projeto de implementação de HACCP.................... 111 Figura 8.6 – EDT com elemento integrativo................................................................ 113 Figura 8.7 – EDT com elemento analítico.................................................................... 113 Figura 8.8 – EDT com elemento de processo............................................................. 114 Figura 8.9 – Relação entre EDT, pacote de trabalho e atividade................................ 116 Figura 8.10 – Diferentes níveis de decomposição...................................................... 117 Figura 8.11 – EDT típica de um projeto de software................................................... 118 Figura 8.12 – Exemplo de estrutura de decomposição dos riscos............................. 122 Figura 8.13 – Visão parcial da EDT do estudo de caso.............................................. 124 Figura 9.1 – Fluxograma parcial do processo de gestão da qualidade do projeto..... 126 Figura 9.2 – Diagrama clássico de causa e efeito (diagrama de Ishikawa)................. 127 Figura 9.3 – Custos da qualidade............................................................................... 129 Figura 10.1 – Fluxograma parcial dos processos de gestão das comunicações....... 132 Figura 10.2 – Número de linhas de comunicação numa rede com seis participantes.......................................................................................... 133 Figura 10.3 – Modelo de comunicação....................................................................... 135 Figura 11.1 – Fluxograma parcial dos processos da gestão das aquisições para o projeto................................................................................................... 144 Figura 12.1 – Fluxograma parcial dos processos de gestão das partes interessadas.......................................................................................... 153 Figura 12.2 – Ciclo da gestão das partes interessadas.............................................. 154 Figura 13.1 – Fluxograma simplificado dos processos de gestão dos recursos........ 160 Figura 13.2 – Formatos de definição de papéis e responsabilidades......................... 161 Figura 13.3 – Histograma de recursos........................................................................ 163 Figura 13.4 – Exemplo de estrutura de decomposição de recursos.......................... 167 Figura 14.1 – Fluxograma parcial dos processos de gestão dos custos.................... 170

Índice de Figuras

XVII

Figura 14.2 – Agregação dos custos dos diversos níveis da EDT na construção do orçamento do projeto....................................................................... 179 Figura 14.3 – Relação entre base de referência, financiamento e cash flow do projeto................................................................................................... 180 Figura 15.1 – Fluxograma parcial dos processos de construção do cronograma...... 182 Figura 15.2 – Diagrama de rede de um projeto em formato PDM.............................. 187 Figura 15.3 – Informação constante no nó de atividade............................................. 188 Figura 15.4 – Relações de dependência entre atividades.......................................... 189 Figura 15.5 – Cálculo das ES e EF.............................................................................. 193 Figura 15.6 – Cálculo das EF e LF.............................................................................. 194 Figura 15.7 – Rede de precedência do exemplo da Tabela 15.1................................ 195 Figura 15.8 – Caminho crítico da rede da Figura 15.6................................................ 195 Figura 15.9 – Caminho crítico da rede da Figura 15.7................................................ 196 Figura 15.10 – Janela de uma atividade (LF−ES)........................................................ 196 Figura 15.11 – Método do Diagrama de Seta............................................................. 198 Figura 15.12 – Ciclo de modelação matemática paramétrica.................................... 203 Figura 15.13 – Técnica PERT de estimativa de durações de atividades..................... 204 Figura 15.14 – Dimensões do projeto......................................................................... 205 Figura 15.15 – Dimensões da otimização do prazo.................................................... 207 Figura 15.16 – Dimensões da otimização do prazo e do custo.................................. 207 Figura 15.17 – Dimensões da otimização do prazo, do custo e dos recursos........... 208 Figura 15.18 – Cronograma do projeto-exemplo........................................................ 212 Figura 15.19 – Cronograma do projeto após o uso da técnica de fast tracking......... 212 Figura 15.20 – Cronograma detalhado com ligações lógicas entre as atividades...... 216 Figura 15.21 – Gráfico de marcos............................................................................... 217 Figura 15.22 – Gráfico de Gantt do projeto da nova loja da cadeia........................... 218 Figura 15.23 – Detalhe parcial das atividades do projeto da nova loja da cadeia...... 219 Figura 15.24 – Alterações ao cronograma do projeto da nova loja da cadeia............ 220 Figura 16.1 – Fluxograma parcial dos processos de gestão do risco do projeto....... 222 Figura 16.2 – Iteratividade dos processos da gestão do risco................................... 223 Figura 16.3 – Matriz de probabilidade e impacto contemplando apenas ameaças... 227 Figura 16.4 – Matriz de exposição ao risco contemplando ameaças e oportunidades....................................................................................... 227 Figura 16.5 – Exemplo de agrupamento de riscos por categorias............................. 234 Figura 16.6 – Matriz de probabilidade e impacto do exemplo.................................... 235

Figura 16.7 – Distribuições de probabilidade Beta e Triangular.................................. 238 Figura 16.8 – Árvore de decisão para uma situação de projeto em condições de risco.................................................................................................. 242 Figura 16.9 – Simulação Monte Carlo para o projeto-exemplo da Tabela 16.8.......... 244

XVIII

Gestão Moderna de Projetos

Figura 17.1 – Fluxograma parcial dos processos de gestão dos recursos do projeto................................................................................................... 256 Figura 18.1 – Elementos da gestão da configuração.................................................. 268 Figura 19.1 – As sete ferramentas básicas do controlo da qualidade........................ 281 Figura 19.2 – Diagrama de causa e efeito completo................................................... 283 Figura 19.3 – Identificação da ação corretiva............................................................. 283 Figura 19.4 – Histograma de variáveis........................................................................ 284 Figura 19.5 – Diagrama básico de Pareto (dados da Tabela 19.1).............................. 285 Figura 19.6 – Tipos de correlações em diagramas de dispersão............................... 286 Figura 19.7 – Exemplo de diagrama de dispersão...................................................... 286 Figura 19.8 – A curva normal e o gráfico de controlo................................................. 287 Figura 19.9 – Gráfico de controlo do desempenho do prazo de um projeto.............. 289 Figura 20.1 – Fluxograma parcial do processo de realização e controlo das aquisições............................................................................................. 295 Figura 21.1 – Fluxograma parcial do processo de implementação das respostas aos riscos.............................................................................................. 303 Figura 21.2 – Fluxograma parcial do processo de monitorização dos riscos............. 305 Figura 22.1 – Fluxograma parcial dos processos de gestão e controlo das comunicações....................................................................................... 309 Figura 22.2 – Fluxograma parcial dos processos de gestão e monitorização das partes interessadas............................................................................... 314 Figura 23.1 – Exemplo de relatório mensal de situação do projeto............................ 320 Figura 24.1 – Fluxograma parcial dos processos de encerramento de projetos........ 327 Figura 25.1 – Mudança de paradigma no tratamento das restrições......................... 338 Figura 25.2 – Fluxo genérico dos processos das metodologias ágeis....................... 339 Figura 25.3 – Ciclo de desenvolvimento do paradigma ágil....................................... 342 Figura 25.4 – Repartição dos requisitos a desenvolver pela regra MuSCoW............. 344 Figura 25.5 – Estrutura de decomposição de funcionalidades dos modelos ágeis... 344 Figura 25.6 – Redução do risco nos projetos que seguem uma abordagem ágil...... 349 Figura 25.7 – Composição da equipa num projeto DSDM......................................... 350 Figura 25.8 – Distribuição da equipa num projeto DSDM........................................... 351 Figura 25.9 – Composição de uma equipa de projeto Scrum.................................... 352 Figura 25.10 – Exemplo de gráfico de burndown....................................................... 353 Figura 25.11 – Exemplo de uma folha de registo de horas num projeto ágil.............. 356 Figura 26.1 – Ciclos de trabalho nas abordagens tradicional e ágil........................... 369 Figura 26.2 – Aplicabilidade das metodologias ágil e tradicional .............................. 371

ÍNDICE DE TABELAS E QUADROS

Tabela 1.1 – Influências das estruturas organizacionais nos projetos........................ 18 Tabela 5.1 – M apeamento das áreas de conhecimento, processos e grupos de processos do PMBOK® Guide................................................................ 68 Tabela 5.2 – M apeamento dos grupos de processos e grupos temáticos na ISO 21500/2012............................................................................................. 71 Tabela 7.1 – Modelo de classificação ponderada....................................................... 91 Tabela 7.2 – Exemplo de quadro de análise custo-benefício...................................... 92 Tabela 7.3 – Exemplo de tabela de registo das partes interessadas do projeto......... 95 Tabela 8.1 – Decomposição do elemento transversal de gestão do projeto da EDT. 115 Tabela 12.1 – Tipos de resistência ao projeto e estratégias de combate................... 158 Tabela 13.1 – Exemplo de matriz de responsabilidades............................................. 162 Tabela 14.1 – Tipos de estimativas de projetos.......................................................... 173 Tabela 14.2 – Tipos de custos de um projeto............................................................. 175 Tabela 15.1 – Dados do projeto de reengenharia: exemplo........................................ 194 Tabela 15.2 – Alguns modelos de parametrização existentes no mercado................ 203 Tabela 16.1 – Exemplo de escalas de impacto para quatro objetivos do projeto...... 226 Tabela 16.2 – Classificação do risco global de um projeto......................................... 233 Tabela 16.3 – Resultados da análise qualitativa dos riscos do cenário real............... 236 Tabela 16.4 – Exemplo de estimativa de duração usando a técnica PERT................ 237

Tabela 16.5 – Média e desvio-padrão das distribuições Beta e Triangular................. 238 Tabela 16.6 – Valor monetário esperado dos riscos do exemplo............................... 239 Tabela 16.7 – Cenários possíveis para o exemplo...................................................... 240 Tabela 16.8 – Estimativas para o projeto-exemplo..................................................... 243 Tabela 16.9 – Níveis de confiança e de contingência................................................ 245 Tabela 19.1 – Registo de situações anómalas............................................................ 285 Tabela 20.1 – Tabela de seleção de fornecedores do cenário real............................. 298 Tabela 25.1 – Diferenças entre equipas nos projetos tradicionais e ágeis.................. 349 Tabela 26.1 – Diferenças entre as abordagens tradicional e ágil................................ 369 Tabela 26.2 – Pontos fortes e fracos das abordagens tradicional e ágil..................... 374

Gestão Moderna de Projetos

Quadro 2.1 – Fatores de sucesso primários e secundários........................................ 24 Quadro 2.2 – Competências exigidas ao moderno gestor de projetos...................... 29 Quadro 4.1 – Definições de ciclos de vida em diversas indústrias............................. 41 Quadro 4.2 – Tipos de ciclos de vida do desenvolvimento........................................ 43 Quadro 5.1 – Processos da gestão do âmbito............................................................ 65 Quadro 5.2 – Processos da gestão do cronograma................................................... 65 Quadro 5.3 – Processos da gestão dos custos.......................................................... 65 Quadro 5.4 – Processos da gestão da qualidade....................................................... 66 Quadro 5.5 – Processos da gestão dos recursos....................................................... 66 Quadro 5.6 – Processos da gestão das comunicações.............................................. 66 Quadro 5.7 – Processos da gestão do risco............................................................... 67 Quadro 5.8 – Processos da gestão das aquisições.................................................... 67 Quadro 5.9 – Processos da gestão das partes interessadas...................................... 68 Quadro 5.10 – Processos da gestão da integração.................................................... 68 Quadro 8.1 – Linguagem da EDT................................................................................ 121 Quadro 10.1 – Fatores internos e externos que afetam as comunicações num projeto................................................................................................. 137 Quadro 12.1 – Tabela para gestão das partes interessadas do projeto..................... 156 Quadro 12.2 – Fontes de poder das partes interessadas do projeto......................... 157 Quadro 14.1 – Relação entre custo, prazo e qualidade do projeto............................ 177 Quadro 16.1 – Exemplo de escalas possíveis para probabilidades de riscos............ 225 Quadro 19.1 – Tipos de gráficos de controlo e respetivas aplicações....................... 288 Quadro 25.1 – Motivação da equipa de projeto nas abordagens tradicional e ágil.... 352 Quadro 26.1 – Pontos fortes e fracos da abordagem tradicional à gestão de projetos................................................................................................ 368

O AUTOR

Doutorado em Tecnologias e Sistemas de Informação, MBA e Engenheiro Eletrotécnico. Certificado pelo PMI como PMP® e RMP®, pelo Institute of Risk Management em Gestão do Risco Organizacional e pelo Prosci Institute em Gestão da Mudança Organizacional. Professor universitário, consultor e formador internacional em gestão de projetos, gestão do risco e gestão da mudança. Mais de 30 anos de experiência em empresas nacionais e multinacionais nos domínios da gestão de projetos e programas, planeamento estratégico, marketing e gestão da qualidade.

Autor dos livros Gestão Emocional de Equipas – Em Ambiente de Projeto (em coautoria), Gestão de Projetos de Software, Avaliação Financeira de Projetos e Gestão do Risco e da Qualidade no Desenvolvimento de Software, igualmente editados pela FCA.

INTRODUÇÃO

A primeira década do século XXI foi marcada por um aumento das pressões competitivas e por mudanças políticas, sociais e económicas sem precedentes, a nível global. As organizações e as empresas lutam para criar produtos e serviços de qualidade num período de tempo cada vez mais curto, a um preço cada vez mais competitivo. Por outro lado, tornou-se imperativo de negócio o desenvolvimento de relações duradoiras de confiança com os clientes e o estabelecimento de redes de parcerias com outras organizações que competem nos mesmos mercados. Isto deu origem a uma nova filosofia de negócio, cunhada pela palavra “coopetição” – relações mistas de cooperação e/ou competição, dependendo das circunstâncias e do mercado. A segunda década veio confirmar e aprofundar essas tendências. A desregulação dos mercados acentuou-se com a intensificação do fenómeno das startups que vieram por em causa muitas das indústrias estabelecidas. O setor financeiro é um dos exemplos, com o surgimento das fintechs, que está a causar tremendas dores de cabeça à banca tradicional, bem como a emergência das moedas virtuais – Bitcoin, Ether, Litecoin, WorldCoin, Feathercoin, etc. – que preocupam os bancos centrais e as autoridades tributárias. A mudança organizacional deixou de ser encarada como algo a evitar e passou a ser considerada como algo inevitável e que se tem de gerir de forma eficaz e eficiente, sob o risco de não se conseguir acompanhar o ritmo das mudanças nos outros setores da atividade humana. Os conflitos perderam o anterior cariz de nocividade, considerando-se hoje que, se forem bem geridos, podem ser benéficos. A boa gestão de projetos passou a ser considerada como uma arma competitiva que proporciona níveis mais elevados de eficiência, qualidade e valor acrescentado para os clientes. Muitas empresas e organizações encetaram esforços no sentido de introduzir as boas práticas de gestão de projetos em toda a cadeia de valor, encarando os projetos como investimentos reprodutivos e procurando realizar uma eficaz gestão do portefólio de investimentos.

Doze anos se passaram desde a primeira edição deste livro, que visou colmatar uma lacuna no panorama nacional da literatura técnica em gestão de projetos. O facto de esta ser a 8.ª edição prova cabalmente a sua aceitação pelos profissionais, académicos e estudantes da gestão de projetos. Esta edição, embora tenha a mesma estrutura geral das edições anteriores, introduz atualizações aos temas anteriormente tratados e discute um tema novo: a gestão ágil de projetos. Âmbito do projeto, conceitos, processos, metodologias, ferramentas e práticas aqui expostos estão inteiramente alinhados com as recomendações da International

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Gestão Moderna de Projetos

Standards Organization expressas na norma ISO 21500/2012 – Guidance on Project Management (ISO, 2012) e do Project Management Institute expressas no PMBOK® Guide Sixth Edition (PMI, 2017). Ao longo deste livro, sempre que aparecer a referência a PMBOK® Guide, trata-se do PMBOK® Guide Sixth Edition (PMI, 2017). As referências ao longo do livro sobre este standard de facto e respetivas recomendações e melhores práticas, são efetuadas com autorização do Project Management Institute (PMI®)1. Nesta edição é introduzido pela primeira vez o tema das metodologias ágeis de gestão de projetos, em que se detalham as principais características dos modelos ágeis, em consonância com os principais standards relevantes do mercado: SBOKTM Guide – Scrum Body of Knowledge (SCRUMstudy, 2016) e a metodologia da AgilePM® – Agile Project Management International (www.apmg-international.com). É igualmente efetuada uma análise comparativa das duas abordagens e discriminadas as situações em que qualquer uma delas é de utilização mais conveniente, em detrimento da outra. Este livro destina-se a todos aqueles que estão interessados na profissão da gestão de projetos:

Gestores de projetos; Gestores de programas e de portefólios de projetos; Executivos e administradores de empresas; Elementos de Project Management Offices; Gestores de equipa e elementos de equipas de projeto; Clientes de projetos; Gestores funcionais que têm funcionários seus atribuídos a equipas de projeto; Professores, investigadores e formadores de gestão de projetos; Alunos de licenciaturas e pós-graduações que tenham disciplinas de Gestão de Projetos; Consultores e outros especialistas em gestão de projetos. O livro está organizado em sete partes, conforme se descreve de seguida. PARTE I – Contexto da Gestão de Projetos e Normas do Mercado Nesta parte analisam-se as características dos projetos e da gestão de projetos nos dias de hoje, bem como as respetivas condições de sucesso, enquadra-se a profissão de gestor de projetos nas suas vertentes ética e de qualificações e apresenta-se a visão da ISO 21500/2012 (ISO, 2012) e do PMBOK® Guide, no respeitante aos processos e áreas de conhecimento/grupos temáticos da gestão de projetos. Há um enfoque acentuado nos cinco grupos de processos: Iniciação; Planeamento; Execução; 1

PMI® e PMBOK® Guide são marcas registadas do Project Management Institute.

Introdução

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Monitorização e Controlo; Encerramento. As partes II a V do livro centram-se na descrição detalhada dos inputs, metodologias, ferramentas, métodos e entregáveis/resultados desses grupos de processos. PARTE II – Iniciação do Projeto Nesta parte descrevem-se detalhadamente as características, os inputs, as ferramentas e os entregáveis/resultados dos processos que integram a iniciação do projeto, isto é, os processos que conduzem à autorização formal de um novo projeto, ou da passagem de um projeto existente para a fase seguinte. PARTE III – Planeamento do Projeto Nesta parte do livro são descritas as características, os inputs, as ferramentas e os entregáveis/resultados dos processos que constituem a etapa de planeamento detalhado de um projeto. Analisam-se e descrevem-se detalhadamente aqui as partes relevantes das áreas de conhecimento da gestão de projetos:

Gestão da integração; Gestão do âmbito; Gestão do prazo; Gestão do custo; Gestão do risco; Gestão da qualidade; Gestão dos recursos; Gestão da comunicação; Gestão das aquisições.

PARTE IV – Execução e Controlo do Projeto Esta parte do livro descreve os processos e respetivos inputs, ferramentas e entregáveis/ /resultados, que constituem as fases de execução e controlo de um projeto. São detalhadamente analisadas as partes relevantes das áreas de conhecimento da gestão de projetos. PARTE V – Encerramento do Projeto O encerramento de um projeto constitui uma componente fundamental de qualquer projeto. Nesta parte são descritos e analisados os processos e respetivos inputs, ferramentas e entregáveis/resultados, que constituem a etapa de encerramento de um projeto. É dada uma relevância especial ao conceito de “lições aprendidas” e à gestão do conhecimento (knowledge management).

PARTE VI – Métodos Ágeis de Gestão de Projetos Esta parte desenvolve, de uma forma não exaustiva, a metodologia de gestão de projetos denominada “ágil” e estabelece as diferenças entre esta metodologia e a designada como “tradicional”, que foi objeto das partes I a V.

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Gestão Moderna de Projetos

PARTE VII – Glossário, Bibliografia e Índice Remissivo Nesta parte apresenta-se um glossário com os principais termos técnicos empregues ao longo do livro, bem como um conjunto de obras que serviram como bibliografia para o tratamento dos temas e um índice remissivo. Os temas tratados são acompanhados por uma profusão de figuras, tabelas e quadros exemplificativos. Para além disso, a quase totalidade dos capítulos inclui uma descrição de uma situação real, denominada Cenário Real, destinada a ilustrar os diversos pontos referidos nesses capítulos. No entanto, este livro não se esgota aqui. O autor apresenta um conjunto de documentos fundamentais para a gestão de projetos, como Complementos na Web. Estes complementos incluem os seguintes tópicos que não se encontram detalhados neste livro:

Maturidade organizacional e gestão da mudança; Métodos de avaliação financeira de projetos; Gestão e desenvolvimento da equipa de projeto (inclui a gestão de equipas virtuais); Gestão do valor realizado.

Estes complementos encontram-se no site da FCA em www.fca.pt. CONSTRUÇÃO DE UM ESTUDO DE CASO Um estudo de caso de um projeto – Implementação de uma Nova Loja para a Cadeia Casa de Sonho – vai sendo construído ao longo dos diversos capítulos do livro, acompanhando o processo de construção do projeto. Cada tema é encerrado com uma atualização do estudo de caso. Este caso foi desenhado com o objetivo de mostrar o modo como um gestor de projetos pode aplicar o material abrangido em cada tema tratado, num projeto real. Como acontece na vida real, nem todos os detalhes de todos os processos são seguidos durante todos os projetos. É importante recordar que o PMBOK® Guide contém linhas de orientação para a gestão de projetos. Durante os projetos reais, muitas vezes combinam-se processos, o que possibilita a execução de diversos passos em simultâneo. O estudo de caso apresenta situações ou processos que é normal encontrar nos projetos reais e descreve o modo como o gestor de projetos os resolve.

PARTE I CONTEXTO DA GESTÃO DE PROJETOS E NORMAS DO MERCADO

ENQUADRAMENTO DA GESTÃO DE PROJETOS

1.1 Definição de Projeto Segundo o PMBOK® Guide, um projeto é “um empreendimento temporário levado a efeito com o objetivo de produzir um produto, serviço ou resultado único” (PMI, 2017, p. 4). Já a NP ISO 21500/2012 define projeto como “um conjunto único de processos consistindo em atividades coordenadas e controladas com datas de início e de fim, desenvolvidas para alcançar um objetivo” (NP ISO 21500/2012, p. 9). Apesar de muitos projetos poderem ser semelhantes, cada projeto é único. As diferenças podem ocorrer nos seguintes aspetos:

Entregáveis1 fornecidos pelo projeto; Influência das partes interessadas; Recursos utilizados; Restrições/constrangimentos; Forma como os processos são adaptados para criar os resultados intermédios.

A prossecução dos objetivos do projeto requer a produção de entregáveis em conformidade com requisitos especificados. Se alargarmos um pouco mais essa definição, podemos definir o “empreendimento” como uma sequência de atividades únicas, complexas e interligadas, que têm um objetivo ou propósito e que devem ser concluídas num determinado período de tempo, dentro de um dado orçamento e de acordo com uma certa especificação. Vamos olhar para cada uma das partes desta definição:

SEQUÊNCIA DE ATIVIDADES

Um projeto compreende um conjunto de atividades que devem ser realizadas numa determinada sequência. A sequência de atividades é baseada em requisitos técnicos, não em prerrogativas de gestão. Para determinar a sequência, é útil pensar em termos de inputs e entregáveis/resultados, levantando-se questões como: “O que é necessário como input para começar a trabalhar nesta atividade?; Que atividades produzem aquelas outras como resultado?”. O resultado/entregável de uma atividade, ou conjunto de atividades, torna-se o input de outra atividade ou conjunto de atividades.

Termo adotado pela norma NP ISO 21500/2012, como tradução do termo inglês deliverables. Por esse motivo, empregaremos sempre, nesta obra, o termo em português.

Gestão Moderna de Projetos

ATIVIDADES ÚNICAS

As circunstâncias de um determinado projeto nunca aconteceram antes e não sucederão mais. Cada vez que as atividades de um projeto se repetem, há sempre algo de diferente que as torna únicas. Regra geral, estas variações são aleatórias por natureza – por exemplo, quando há um atraso na entrega de um determinado produto, alguém demora mais tempo a realizar a sua tarefa ou ocorre uma falha de eletricidade.

ATIVIDADES INTERLIGADAS

A interligação implica a existência de relações lógicas ou técnicas entre atividades. Existe uma ordem para a sequência de realização das atividades que constituem o projeto. Elas são consideradas interligadas porque o output de uma atividade é o input de outra – por exemplo, temos de edificar os alicerces de uma casa antes de começar a levantar as paredes.

UM OBJETIVO

Os projetos podem ter um único objetivo – por exemplo, desenvolver um site na Internet, para efetuar negócios. Os projetos maiores e mais complexos podem ser divididos em subprojetos, em que cada um é um projeto por direito próprio.

PRODUTO OU SERVIÇO ÚNICO

O produto ou serviço-alvo do projeto pode ser único, embora a categoria a que pertence seja ampla. Por exemplo, milhares e milhares de sistemas de software, de edifícios ou de máquinas têm sido desenvolvidos, mas cada um deles é individual e único – diferente mercado-alvo, diferente desenho, diferentes materiais, diferente localização, etc. Como o produto de cada projeto é único, as características que o distinguem devem ser elaboradas progressivamente, isto é, por passos. Isto implica que a elaboração das características do produto deve ser cuidadosamente coordenada com o adequado âmbito do projeto, em especial se este for realizado sob um contrato.

NUM DADO PERÍODO DE TEMPO

Os projetos têm uma data de conclusão, que pode ser imposta internamente pela gestão ou externamente por um cliente. A data limite está, regra geral, fora do controlo de quem trabalha no projeto. Um projeto atinge o seu término quando os seus objetivos são alcançados ou quando se torna claro que os objetivos não podem ser alcançados e o projeto é cancelado. A natureza temporária dos projetos pode aplicar-se igualmente a outros aspetos do ambiente: A oportunidade/janela de mercado é normalmente temporária – a maioria dos projetos tem um intervalo de tempo limitado para produzir o respetivo produto ou serviço; A equipa de projeto raramente sobrevive ao projeto, enquanto equipa – a maioria dos projetos é implementada por uma equipa criada com o objetivo único de realizar o projeto. Logo que este termina, a equipa é desmembrada e os elementos são atribuídos a outros projetos.

COM UM DADO ORÇAMENTO

Os projetos têm sempre recursos limitados – pessoas, dinheiro, equipamentos, etc. Embora esses recursos possam ser ajustados por excesso ou por defeito pela gestão, para o gestor de projetos eles são considerados recursos fixos.

Enquadramento da Gestão de Projetos

DE ACORDO COM UMA ESPECIFICAÇÃO

O cliente, ou o recetor dos resultados do projeto, espera um certo nível de funcionalidade e qualidade para o projeto. Embora o gestor de projetos trate as especificações como fixas, a realidade da situação é que existem muitos fatores que podem provocar alterações nas especificações. EXEMPLO O cliente pode não ter definido exaustivamente os requisitos ou a situação do mercado pode ter-se alterado. Não é realista esperar que a especificação permaneça inalterável durante toda a vida do projeto. Isto levanta desafios especiais para o gestor de projetos.

1.2 Partes Interessadas do Projeto Uma das tarefas mais importantes da gestão de qualquer projeto é a identificação oportuna daquilo que os anglo-saxónicos designam por stakeholders e que, na norma portuguesa de gestão de projetos NP ISO 21500/2012, é traduzido por partes interessadas. De acordo com a norma NP 4519/2013 – Vocabulário de Gestão de Projetos, as partes interessadas de um projeto são qualquer “pessoa, grupo ou organização que tem interesses em ou pode afetar, ou ser afetado, ou ter a perceção de ser afetado por qualquer aspeto do projeto” (NP 4519/2013, p. 17). A definição do PMBOK® Guide é um pouco mais abrangente – as partes interessadas incluem qualquer “indivíduo, grupo ou organização que pode afetar, ser afetado, ou ter a perceção de que é afetado por uma decisão, atividade ou resultado de um projeto, programa, ou portefólio” (PMI, 2017, p. 723). As partes interessadas podem igualmente exercer influência sobre o projeto, os seus entregáveis e os membros da equipa. Esta identificação, da responsabilidade do gestor de projetos, é importante, pois permite determinar quais são as suas necessidades e expectativas e, depois, gerir e influenciar essas expectativas de modo a garantir o sucesso do projeto. EXEMPLO Um trabalhador de uma linha de montagem, cujo emprego depende do resultado do projeto de desenho de um novo produto, é uma parte interessada? Qual a sua influência no sucesso do projeto?

Os papéis e responsabilidades das partes interessadas devem ser definidos e comunicados a partir da organização e metas do projeto.

As partes interessadas em qualquer projeto podem incluir os seguintes elementos: Sponsor do projeto – pessoa ou grupo que patrocina o projeto, proporcionando os recursos financeiros, em dinheiro ou espécie. Quando o projeto é concebido no início, o sponsor é o seu “campeão” dentro da organização a quem se destina o projeto. Isto inclui influenciar os níveis elevados da gestão com o objetivo de obter suporte e promover os benefícios que o projeto trará para a organização. O sponsor lidera o projeto ao longo do processo de seleção, até este estar formalmente autorizado, e desempenha um papel significativo no desenvolvimento inicial do âmbito e

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na definição do Termo de Abertura do Projeto2. O sponsor poderá estar igualmente envolvido em outros assuntos importantes para o projeto, como a autorização de alterações ao âmbito do projeto e revisões no final das fases do projeto, bem como em decisões de avançar ou recuar, quando os riscos são particularmente elevados. Para questões que estão fora do alcance do gestor de projetos, o sponsor constitui a ponta final da via na escalada de problemas; Dono do projeto – pessoa que autoriza o projeto, toma decisões de gestão executiva e resolve os problemas e conflitos que ultrapassam a autoridade do gestor de projetos. Pode coincidir com o cliente. Na NP ISO 21500/2012 esta figura substitui a do sponsor; Gestor do projeto – pessoa responsável pela gestão do projeto, designado pela organização que vai realizar o projeto. O seu papel implica a responsabilidade pelo sucesso do projeto e inclui a realização de diversas tarefas cruciais, entre as quais se destacam: –– Desenvolver o plano do projeto e todas as respetivas componentes; –– Manter o projeto dentro dos limites fixados no plano, em termos de prazos, custos e qualidade; –– Identificar, avaliar e responder a riscos, ao longo do ciclo de vida do projeto; –– Fornecer informações sobre o desempenho do projeto, de um modo preciso e oportuno. O gestor do projeto é ainda a pessoa responsável pela comunicação com todas as partes interessadas, em especial com o sponsor, o cliente, a equipa de projeto e outras partes interessadas relevantes para o projeto; Cliente/utilizador – indivíduo, ou organização, que irá usar o produto, serviço ou resultado do projeto. Podem existir muitos níveis de clientes; EXEMPLO Os clientes de um novo produto farmacêutico podem incluir os médicos que o prescrevem, os pacientes que o usam e as seguradoras que o pagam.

Organização que desenvolve o projeto3 – organização cujos elementos estão mais diretamente envolvidos na realização do trabalho do projeto; Equipa de projeto – grupo que executa o trabalho do projeto; Comité de direção do projeto (steering committee) – grupo de executivos da organização que proporciona orientações e toma decisões de alto nível ao projeto; Influenciadores – pessoas ou grupos que não estão diretamente relacionados com a aquisição ou uso do produto do projeto mas que, devido à posição que ocupam na organização do cliente ou da que desenvolve o projeto, podem influenciar positiva ou negativamente o desenrolar do projeto; Grupos de interesses especiais – pessoas ou grupos que não estão diretamente relacionados com a aquisição ou uso do produto do projeto mas que, devido à posição que ocupam na sociedade, podem influenciar positiva ou negativamente 2

Termo usado na norma NP ISO 21500/2012 para designar o documento que autoriza formalmente o projeto. Designado por Project Charter no PMBOK® Guide e na ISO 21500/2012. Este conceito será desenvolvido no Capítulo 6. Designada, no PMBOK® Guide, por Performing Organization.

FATORES DE SUCESSO DOS PROJETOS

2.1 Sucesso e Insucesso dos Projetos 2.1.1 Fatores de Sucesso De acordo com o PMBOK® Guide, para garantir o sucesso de um projeto, a equipa de projeto tem de: Selecionar os processos adequados dentro dos Grupos de Processos da Gestão de Projetos, que são necessários para satisfazer os objetivos do projeto; Usar uma abordagem precisa para adaptar as especificações do produto e os planos, de modo a satisfazer os requisitos do projeto e do produto; Cumprir com os requisitos, de modo a satisfazer as necessidades, vontades e expectativas das partes interessadas; Equilibrar as exigências concorrenciais de âmbito, prazo, custo, qualidade, recursos e risco, para produzir um produto de qualidade. Historicamente, a definição de sucesso dos projetos tem-se centrado na satisfação das expectativas dos clientes, sejam eles internos ou externos à organização. Esta definição inclui igualmente a realização do trabalho dentro das restrições de prazo, custo e qualidade. Mas quantos projetos, especialmente aqueles que exigem inovação, são cumpridos com este nível de exigência? Muito poucos projetos são concluídos sem compromissos ou alterações no prazo, custo e qualidade. Por isso, poderá ainda haver sucesso sem se atingir exatamente esse nível de exigência.

Os critérios de sucesso dependerão igualmente dos objetivos das partes interessadas-chave do projeto: O sponsor quererá que o produto traga benefícios a longo prazo, sem qualquer impacto prejudicial nas operações da organização, ou seja, que jogue o seu papel no sucesso do plano estratégico da organização; O cliente/dono do projeto exigirá que o produto forneça benefícios específicos à sua área organizacional e espera que esses benefícios sejam alcançados de forma suave e uniforme na sua esfera de operações; O gestor de projetos medirá o sucesso do projeto essencialmente pela medida em que este atingiu os prazos, orçamentos e objetivos definidos no arranque do projeto; A equipa de projeto considerará, sem dúvida, tudo o referido acima como uma importante medida do sucesso. No entanto, a nível pessoal, cada um analisará se gostou de trabalhar no projeto e se aprendeu algo com ele. Num contexto mais

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amplo, cada elemento aspira a que o seu envolvimento conduza ao desenvolvimento da sua carreira. Um outro ponto a ter em consideração é que poderão existir fatores de sucesso primários e secundários, conforme é evidenciado no Quadro 2.1. Fatores primários de sucesso

Fatores secundários de sucesso

Dentro do prazo definido Dentro do custo orçamentado Dentro dos limites da qualidade Aceite pelo cliente

Usar o nome do cliente como referência noutros potenciais negócios Proporcionar o alinhamento com a estratégia O cliente adjudicar mais trabalhos à organização Fornecer eficiência e eficácia às operações Manter uma conduta ética Manter uma reputação no mercado Manter boas relações com os movimentos ambientalistas

Quadro 2.1 – Fatores de sucesso primários e secundários

Os fatores primários são aqueles vistos através dos olhos do cliente do projeto, ao passo que os secundários constituem normalmente benefícios internos. Se for aceitável para o cliente que alcançar 85% das especificações é suficiente para adjudicar outros trabalhos, então o projeto original pode perfeitamente ser considerado um sucesso. A identificação dos fatores de sucesso primários e secundários constitui um importante auxiliar para o gestor de projetos, no desenvolvimento de um plano de gestão dos riscos e na tomada de decisão sobre quais os riscos que vale a pena aceitar e quais os que não vale a pena. É igualmente fundamental identificar duas outras ordens de fatores: Fatores críticos de sucesso do projeto – representam aquilo que é necessário para satisfazer os entregáveis que o cliente quer; Indicadores-chave do desempenho (Key Performance Indicators – KPI) – métricas internas, que podem ser revistas numa base periódica ao longo do ciclo de vida do projeto, e que medem a qualidade do processo usado para alcançar o resultado final. Os KPI permitem responder a questões como:

Usámos corretamente a metodologia? Mantivemos a gestão informada e com que frequência? Designámos os recursos adequados e eles foram usados de forma eficaz? Há lições aprendidas que poderão levar à atualização da metodologia ou do modo como ela é usada?

As organizações consideradas excelentes na gestão de projetos medem o sucesso, quer interna quer externamente, recorrendo a fatores críticos de sucesso e a KPI.

Fatores de Sucesso dos Projetos

2.1.2 Fatores Conducentes ao Insucesso Podemos afirmar que um projeto ĂŠ um insucesso quando os resultados finais nĂŁo sĂŁo os esperados, mesmo que as expectativas originais tenham sido, ou nĂŁo, razoĂĄveis. Por vezes os clientes, ou mesmo os gestores internos, estabelecem objetivos de desempenho que sĂŁo totalmente irrealistas, na esperanĂ§a de alcanĂ§arem 80 ou 90% desses objetivos. Robert Gilbreath (1986) estudou este fenĂłmeno patente em muitos projetos e definiu trĂŞs tipos de falhas ou desvios: Â&#x;Â&#x; Com expectativas inatingĂveis, o insucesso ĂŠ quase garantido, na medida em que este foi diretamente relacionado com a nĂŁo satisfaĂ§ĂŁo das expectativas. Isto ĂŠ designado por desvio de planeamento, e ĂŠ a diferenĂ§a entre o que foi planeado e aquilo que foi realmente atingido; Â&#x;Â&#x; A segunda componente do insucesso consiste no desempenho fraco, o qual ĂŠ designado por desvio real. Existe uma diferenĂ§a entre o que era alcanĂ§ĂĄvel e o que foi realmente conseguido; Â&#x;Â&#x; A soma da falha real com a falha do planeamento designa-se por desvio percecionado. O desvio percecionado pode ter expressĂľes diferentes, consoante o projeto tenha sido planeado de forma otimista ou pessimista. A Figura 2.1 mostra esquematicamente as diferenĂ§as na perceĂ§ĂŁo do insucesso, consoante o tipo de planeamento.

Figura 2.1 â&#x20AC;&#x201C; Componentes do insucesso dos projetos

Da anĂĄlise da Figura 2.1, pode concluir-se o seguinte: Â&#x;Â&#x; Num planeamento pessimista tĂpico, a equipa de projeto planeia um nĂvel de realizaĂ§ĂŁo inferior ao que ĂŠ alcanĂ§ĂĄvel, dados os recursos disponĂveis e as circunstĂ˘ncias do projeto. No caso mostrado na figura, o desempenho real (realizado) foi, para alĂŠm disso, inferior ao planeado; Â&#x;Â&#x; Num planeamento otimista caracterĂstico, pelo contrĂĄrio, a equipa de projeto planeia realizar mais que o que ĂŠ razoĂĄvel alcanĂ§ar. Continua a haver desvio do planeamento, embora nĂŁo exista qualquer desvio real.

ÂŠ FCA

Em ambas as situaĂ§Ăľes â&#x20AC;&#x201C; planeamento pessimista e planeamento otimista â&#x20AC;&#x201C; embora o desvio real seja o mesmo, o desvio percecionado pode variar de forma considerĂĄvel. Atualmente, a maioria dos profissionais da gestĂŁo de projetos concentra-se no desvio do planeamento. Se este puder ser reduzido, ou mesmo eliminado, entĂŁo a amplitude do desvio real, caso ocorra, diminuirĂĄ. Uma boa metodologia de gestĂŁo de projetos ajuda a reduzir este desvio do planeamento.

GestĂŁo Moderna de Projetos

A existĂŞncia deste desvio ĂŠ largamente devida Ă incapacidade do gestor de projetos em efetuar uma eficaz gestĂŁo do risco. Por vezes, o impacto da gestĂŁo do risco no desvio nĂŁo ĂŠ imediatamente identificado. EXEMPLO O desempenho real de um fornecedor foi significativamente inferior Ă s expectativas do cliente. A diferenĂ§a serĂĄ devida Ă fraca capacidade tĂŠcnica desse fornecedor ou a uma combinaĂ§ĂŁo de incapacidade tĂŠcnica e deficiente gestĂŁo do risco?

Na realidade, o desvio ĂŠ devido, na grande maioria das situaĂ§Ăľes, a uma combinaĂ§ĂŁo das duas. Ă&#x2030; crucial uma correta abordagem Ă gestĂŁo do risco nos projetos. EXEMPLO Suponhamos que se trata de realizar um projeto para desenvolver um novo produto a ser comercializado no mercado. Neste caso, haverĂĄ uma combinaĂ§ĂŁo de esforĂ§os entre o pessoal do marketing e o pessoal tĂŠcnico, na definiĂ§ĂŁo da estratĂŠgia para o produto e na avaliaĂ§ĂŁo dos riscos de mercado e tĂŠcnicos. Se o projeto for concluĂdo com um desempenho inferior Ă s expectativas do cliente, isso deve-se a uma deficiente gestĂŁo do risco por parte do pessoal responsĂĄvel pela avaliaĂ§ĂŁo tĂŠcnica e pelo planeamento, ou a uma deficiente avaliaĂ§ĂŁo do risco de mercado? A distinĂ§ĂŁo entre risco tĂŠcnico e risco de mercado nem sempre ĂŠ clara.

2.1.3 Curva do EsforĂ§o Embora se tenham mencionado anteriormente os benefĂcios de uma gestĂŁo de projeto rigorosa, a sua prĂĄtica nĂŁo ĂŠ fĂĄcil, nem isenta de problemas. As pressĂľes do trabalho e os prazos aparentemente irrealistas (impostos muitas vezes) constituem uma forte tentaĂ§ĂŁo no sentido de se comeĂ§ar imediatamente o trabalho, sem despender o tempo necessĂĄrio para o preparar. Quando a equipa de projeto e os gestores estĂŁo ansiosos para que o trabalho se inicie, ĂŠ difĂcil para o gestor de projetos concentrar-se no desenvolvimento de um sĂłlido plano de aĂ§ĂŁo. Por vezes, parece que o nĂvel de detalhe do plano ĂŠ exagerado, embora nĂŁo o seja. O gestor de projetos deve resistir Ă pressĂŁo de iniciar o trabalho, sem ter antes despendido algum tempo a desenvolver um plano detalhado. Tem-se demonstrado que um planeamento pobre tem um custo posterior significativo no projeto, em termos de derrapagem dos prazos, qualidade baixa e expectativas nĂŁo satisfeitas.

A curva do esforĂ§o, ilustrada na Figura 2.2, mostra que o planeamento bem feito exige esforĂ§o no inĂcio, mas poupa esforĂ§os posteriores no ciclo de vida do projeto.

Figura 2.2 â&#x20AC;&#x201C; Curva do esforĂ§o do ciclo de vida da gestĂŁo de projetos