Correspondência Comercial (3ª ed.)

21cm x 29,7cmmm

3.ª EDIÇÃO ATUALIZADA

Inclui correspondência eletrónica, formal e internacional

Tendo em consideração o papel importante que representa a comunicação escrita para uma organização no desenvolvimento da sua atividade, quer como fator de credibilidade quer como de imagem, esta obra faz uma abordagem geral à correspondência comercial, valorizando-a como um instrumento de excelência no desempenho profissional.

Ao longo deste livro abordam-se alguns dos aspetos essenciais relacionados com o texto administrativo e comercial, tentando ajudar o redator nos aspetos primordiais da correspondência comercial, à luz das regras do novo Acordo Ortográfico, procurando, assim, contribuir para uma linguagem simples, clara e direta, tendo presente a agilidade exigida, atualmente, no mundo dos negócios.

C

M

Y

MY

CY



Cartas comerciais



Circulares



Concursos públicos





Dada a rápida evolução da tecnologia da informação, os processos de comunicação organizacional têm-se alterado significativamente, principalmente no que diz respeito à utilização do email, que passou a ser a forma privilegiada de comunicação, indispensável nas relações de negócio e profissionais. Esta 3.ª edição atualizada aborda de uma forma alargada a utilização desta ferramenta comunicacional, bem como determinados aspetos considerados relevantes para a correspondência no mundo dos negócios.

Este livro tem como objetivo dar um contributo para: 

Atestados

Auxiliar ações formativas de índole administrativa e comercial;



Ajudar todos aqueles que ao longo do seu percurso profissional necessitem de redigir correspondência administrativa e comercial, mas cuja formação base não contempla tal competência; Melhor compreender a documentação gerada pela atividade administrativa e comercial, elucidando sobre os diferentes documentos utilizados atualmente na comunicação organizacional, tanto externa como interna, e apresentando o uso correto para cada um deles.

Curriculum vitae



Emails



Memorandos



Newsletters



Ofícios



Relatórios



Requerimentos

ISBN 978-972-8480-38-7

9 789728 480387

Isabel de Morais Sarmento Moreira

Isabel de Morais Sarmento Moreira – Formada pelo Instituto de Línguas e Administração em Assessoria da Administração e pela European Secretarial Academy, que conferia o diploma de Secretária Europeia.

Desenvolveu, durante largos anos, a sua atividade profissional em ambientes empresariais de cariz internacional como Assistente de Administração, tendo, consequentemente, adquirido competências específicas na comunicação empresarial. Cumulativamente à experiência profissional desenvolvida no mundo empresarial, tem ministrado cursos de formação profissional. Desenvolve, também, a atividade de tradutora de documentos empresariais. É igualmente autora do livro A Excelência no Atendimento, da coleção Manual Prático da Lidel – Edições Técnicas.

www.lidel.pt

K

Correspondência protocolar



CMY

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Contratos internacionais de compra e venda

3.ª EDIÇÃO ATUALIZADA

CM



CORRESPONDÊNCIA COMERCIAL

CORRESPONDÊNCIA COMERCIAL

14,5mm

21cm x 29,7cmmm

3.ª EDIÇÃO ATUALIZADA

Inclui correspondência eletrónica, formal e internacional

Isabel de Morais Sarmento Moreira

ÍNDICE

III

Sobre a Autora.....................................................................................................................................

V

Notas Prévias........................................................................................................................................

VII

1. A Escrita no Mundo dos Negócios A língua e a linguagem............................................................................................................................

1

2. Algumas Regras que se Aplicam à Redação Organizacional Emprego dos pronomes de tratamento e a sua concordância............................................................

Plural majestático ou plural de modéstia...............................................................................................

Fórmula de cortesia (3ª pessoa pela 1ª)..................................................................................................

Síntese do uso da maiúscula inicial e da minúscula inicial.....................................................................

Novo Acordo Ortográfico.......................................................................................................................

Palavras em itálico...................................................................................................................................

Estrangeirismos.......................................................................................................................................

7 7 8 9 13 14 14

3. Numerais Numeração árabe....................................................................................................................................

Numeração romana................................................................................................................................

19 23

4. Símbolos de Unidades de Medida Unidades de medida legais.....................................................................................................................

Graus Celsius............................................................................................................................................

Graus Fahrenheit ....................................................................................................................................

Horas, minutos e segundos....................................................................................................................

Unidades de ângulo plano......................................................................................................................

Fórmulas..................................................................................................................................................

25 28 28 28 29 29

5. Uso de Siglas, Acrónimos e Abreviaturas Siglas e acrónimos...................................................................................................................................

Abreviaturas............................................................................................................................................

Abreviaturas e expressões em latim......................................................................................................

31 32 36

6. Pontuação e Uso de Sinais

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Pontuação...............................................................................................................................................

Sinais auxiliares.......................................................................................................................................

39 39

7. A Empresa e a Comunicação Interlocutores..........................................................................................................................................

Comunicação externa.............................................................................................................................

Comunicação interna..............................................................................................................................

Correspondência e circuito da correspondência externa.....................................................................

Sistemas de gestão documental............................................................................................................

45 45 47 48 51

8. Normalização Norma......................................................................................................................................................

Normalização na organização................................................................................................................

53 54

IV

Correspondência Comercial

9. Características da Comunicação Escrita em Enquadramento Organizacional Influência da internet e suas ferramentas no âmbito organizacional..................................................

Apresentação gráfica de textos institucionais......................................................................................

Normas para a redação de cartas...........................................................................................................

Preenchimento do envelope..................................................................................................................

59 62 66 86

10. Iniciando a Correspondência Locuções adverbiais e prepositivas, fórmulas e expressões que facilitam a redação......................... 89 Início da correspondência....................................................................................................................... 96 Correio eletrónico (email)....................................................................................................................... 110 Fax............................................................................................................................................................ 124

11. Redação Administrativa e Comercial Processo de compra e venda..................................................................................................................

Concursos públicos.................................................................................................................................

Comunicações entre clientes e fornecedores.......................................................................................

Requerimento.........................................................................................................................................

Memorando.............................................................................................................................................

Memorando de entendimento...............................................................................................................

Aviso........................................................................................................................................................

Documentos complementares...............................................................................................................

Relatório..................................................................................................................................................

129 140 161 182 188 191 192 193 200

12. Correspondência Protocolar Carta de natureza pessoal em âmbito profissional...............................................................................

Felicitações e agradecimentos...............................................................................................................

Mensagens de boas festas.....................................................................................................................

Pêsames...................................................................................................................................................

Cartão de visita profissional...................................................................................................................

Convites...................................................................................................................................................

Telegrama................................................................................................................................................

207 209 209 211 211 213 219

13. Curriculum Vitae Como fazer uma apresentação eficiente...............................................................................................

Curriculum vitae enviado por email........................................................................................................

Curriculum vitae (CV) Europass...............................................................................................................

Curriculum vitae de profissional com vasta experiência.......................................................................

221

Bibliografia............................................................................................................................................

239

227 230 235

SOBRE A AUTORA

Isabel de Morais Sarmento Moreira é formada pelo Instituto de Línguas e Administração (ISLA) em Assessoria da Administração e pela European Secretarial Academy (ESA), que conferia o diploma de Secretária Europeia. Desenvolveu, durante largos anos, a sua atividade profissional em ambientes empresariais de cariz internacional como Assistente de Administração, tendo consequentemente, adquirido competências específicas na comunicação empresarial. Cumulativamente à experiência profissional desenvolvida no mundo empresarial, participou na elaboração da monografia da secretária profissional na Associação Portuguesa de Profissionais de Secretariado e Assessoria e, ainda dentro deste âmbito, teve intervenções como oradora em congressos da especialidade.

Posteriormente, ministrou durante vários anos cursos de formação profissional na área administrativa e secretariado em entidades oficiais e privadas.

Presentemente é gestora na sua própria empresa, desenvolvendo a atividade de tradutora de documentos empresariais. É, também, autora do livro A Excelência no Atendimento, da coleção Manual Prático da Lidel – Edições Técnicas.

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Isabel Moreira surge nesta edição renovada sob o nome de Isabel de Morais Sarmento Moreira, pois, quando começou a publicar as suas obras literárias no ramo da formação, a notoriedade da deputada Isabel Moreira (Isabel Lima Mayer Alves Moreira), que tem um nome semelhante ao da autora (Maria Isabel de Morais Sarmento Alves Moreira), não tinha a sua atual relevância. Assim, e como as obras de ambas aparecem em sites sob o mesmo nome, se bem que de teor completamente diferente, a autora decidiu alterar o seu nome para que este aparecesse adicionado de outros apelidos seus.

V

ALGUMAS REGRAS QUE SE APLICAM À REDAÇÃO ORGANIZACIONAL

Capítulo

2

Emprego dos pronomes de tratamento e a sua concordância Na correspondência comercial, e como tratamento formal, utiliza-se «V. Exa.» ou «V. Exas.», sempre na forma abreviada, pois esta expressão por extenso – Vossa Excelência – é protocolar e apenas se aplica em correspondência dirigida a altos dignitários.

Assim, em redação comercial os pronomes de tratamento («V. Exa.» e «V. Exas.») apresentam-se na 2ª pessoa, mas observam certas características quanto à concordância verbal, nominal e pronominal, que deve ser feita na 3ª pessoa.

Embora as expressões «V. Exa.» e «V. Exas.» contenham, de forma abreviada a palavra «Vossa» ou «Vossas», a concordância verbal é feita com «Excelência» ou «Excelências» e não com o pronome possessivo (Vossa ou Vossas), exigindo que o verbo fique na 3ª pessoa, pelo que teremos «Solicitamos que V. Exa. nos envie o material» ou «Solicitamos que V. Exas. nos enviem o material».

Da mesma forma, os pronomes possessivos que se referem aos pronomes de tratamento são sempre os da 3ª pessoa: «V. Exa. nomeará o seu representante».

NOTA No entanto, se nos dirigimos a uma pessoa (V. Exa.), o pronome possessivo a utilizar na frase vem na 3ª pessoa do singular, mas se nos dirigirmos a uma empresa (um órgão coletivo), o pronome de tratamento será no plural (V. Exas.) e o pronome possessivo será na 2ª pessoa do plural.

EXEMPLO

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«V. Exa. apresentará a sua proposta» – «sua proposta» significará «uma proposta pessoal»; mas se escrevermos «V. Exas. apresentarão a vossa proposta» – «vossa proposta» será a proposta da empresa.

Quanto aos adjetivos referidos a estes pronomes de tratamento, o género gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere e não com o substantivo que compõe a locução. Se o interlocutor for do sexo masculino, é correto escrever «V. Exa. está convidado», mas se for do feminino ficará «V. Exa. está convidada».

Plural majestático ou plural de modéstia Os antigos reis de Portugal adotaram a fórmula «Nós, el-rei, fazemos saber...», procurando num estilo de modéstia diminuir a distância que os separava dos seus súbditos. Este plural, dando uma impressão não de modéstia, mas sim de grandeza e majestade, passou a ser designado por plural majestático.

A evolução que o plural majestático teve na nossa língua deu origem ao que, atualmente, se designa como plural de modéstia.

Uso de Siglas, Acrónimos e Abreviaturas

37

NOTA A maior parte das abreviaturas acima vem em letra minúscula, pois são utilizadas ao longo de um texto, sendo exceção «C.V.» (cuja abreviatura é em maiúsculas). No que se refere a «N.B.» (fórmula para chamar a atenção), esta abreviatura é em maiúsculas e vem, sempre, no início de uma frase. Já «P.S.» serve para adicionar algo que se junta a uma carta ou email no seu final.

Expressões em latim

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Latim

Português

A posteriori

Das consequências para os princípios, com fundamento nos factos

A priori

Dos princípios para os factos, por hipótese e antes da experiência

Ad hoc

Improvisado, para o caso

Bona fide

De boa fé

Circa

Cerca de, aproximadamente

Curriculum vitae (plural: curricula vitae)

Currículo, descrição de uma carreira, percurso

Dix

Disse, tenho dito

Dura lex, sed lex

A lei é dura, mas é a lei

Ex aequo

Em igualdade de circunstâncias, com igual mérito

Habeas corpus

Nome de uma lei, que garante a liberdade individual aos cidadãos, dando aos acusados o direito de serem imediatamente julgados ou de aguardarem o julgamento em liberdade

In extremis

No último momento, em situação limite

Infra

Abaixo

In situ

Em local próprio

Inter alia

Entre outras coisas

In vitro

No vidro

Ipsis verbis

Pelas mesmas palavras, textualmente

Magister dixit

O mestre disse. Hoje, emprega-se, ironicamente, em relação a qualquer afirmação proferida veementemente

Mutatis mutandis

Mudando-se o que se deve mudar; com as devidas adaptações

Motu proprio

Por sua própria iniciativa. Por exemplo, tomar uma decisão de motu proprio, isto é, espontaneamente, sem ter sido feita qualquer sugestão

Per capita

Por pessoa

Persona grata

Pessoa bem-vinda

Persona non grata

Pessoa que não é bem-vinda

Pro forma

Quando se diz que «É apenas um pro forma», quer dizer que é, apenas, uma formalidade (continua)

62

Correspondência Comercial

Apresentação gráfica de textos institucionais É indispensável respeitar as normas geralmente seguidas pela prática da correspondência organizacional e, ainda, ter em consideração as normas de apresentação estabelecidas pela organização para consolidação da sua imagem gráfica.

No entanto, devem-se ter em atenção os seguintes aspetos: •• Tipo de letra – A ser utilizado deve ser simples, do estilo de Arial, Calibri, Courier, Times New Roman, Tahoma, Verdana, ou outra, sempre de estilo próprio para edição de documentos; •• Tamanho da letra – Deve ser 12 para os textos e 10 para notas de rodapé e legendas de figuras, gráficos ou tabelas; •• Cor da letra – Deve ser preta, não se devendo recorrer excessivamente ao uso de negrito; •• Pontuação – Tem de ficar sempre junto à palavra; •• Parágrafos – Devem ser escritos a espaço simples entre linhas e cada final de parágrafo deve ser marcado por um espaçamento duplo entre linhas. Os parágrafos são sempre alinhados à esquerda, não se fazendo, atualmente, a indentação dos mesmos; •• Negrito – Deve ser usado com moderação, para não carregar demasiadamente o texto. Ao autor é permitido, em determinados casos e sem exagero, empregá-lo como recurso estilístico. Na dúvida, não utilizar.

No entanto, o negrito deve-se utilizar para títulos que resumem o tema dos parágrafos seguintes;

EXEMPLO Condições gerais de pagamento Assim que todo o material da encomenda esteja disponível para entrega, será enviado ao cliente um email com o NIB da conta para a qual deverá ser efetuada a transferência.

O cliente, através do seu banco, efetua a transferência para a conta da nossa empresa e assim que a verba der entrada na nossa conta, o cliente será informado e a mercadoria imediatamente despachada.

•• Uso de itálico, sublinhado e palavras escritas com letras maiúsculas – Deve ser moderado. Igualmente, não deve haver lugar a sombreados, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento; •• Títulos e legendas das ilustrações (exceto para as tabelas) – Devem ser digitados abaixo da figura, ficando centrados com estas. Devem ter apenas a inicial maiúscula e são precedidos pela palavra «Figura» (por extenso ou sob a forma abreviada) seguida do seu número em algarismos arábicos e segundo a ordem sequencial no texto e não utilizar o zero antes do número. Não se deve usar pontuação no final dos títulos e legendas, devendo estes serem curtos, objetivos, informativos e ocupar, no máximo, duas linhas; •• Tabelas – Devem ser antecedidas do respetivo título seguido do seu número sequencial dentro do texto.

Os títulos das tabelas devem, também, ficar centrados com estas; •• Títulos dos gráficos – Devem ser precedidos da palavra «Gráfico», seguidos de seu número de ordem e são apresentados abaixo da ilustração;

NOTA As ilustrações, tabelas e gráficos devem ser citados no texto antes de aparecerem, utilizando-se a palavra que lhes corresponde.

•• Impressão colorida – Deve ser utilizada apenas para a apresentação de gráficos e ilustrações;

72

Correspondência Comercial

•• Entidade coletiva escrevendo para uma pessoa individual ȃȃ Relativamente à sua carta de .... ȃȃ Em resposta à sua carta datada de .... ȃȃ Referimos a sua carta de .... e na sequência do seu pedido / e na sequência do pedido de V. Exa. .... ȃȃ Atendendo à solicitação expressa na sua carta de .... ȃȃ Em cumprimento às determinações .... ȃȃ Solicitamos o favor de .... ȃȃ Informamos .... ȃȃ Recebemos a sua carta de 17 de novembro, que agradecemos, e ....

9. Corpo da carta O corpo da carta ou a exposição do assunto, que, obviamente, é variável de acordo com o que se pretende transmitir, compõe-se sempre de três partes: 1. A primeira parte da carta é constituída pelo parágrafo de abertura, no qual se informa porque se está a escrever ou ainda se faz referência a correspondência recebida.

2. A segunda parte é formada pelos parágrafos intermédios, onde se desenvolve o assunto.

3. A terceira, e última parte da carta, refere-se ao último parágrafo (fecho da carta), onde são expressas fórmulas de cortesia já estabelecidas, tais como: •• Para uma empresa/organização ȃȃ Com os nossos melhores cumprimentos, subscrevemo-nos, ȃȃ Na expectativa de uma breve resposta, apresentamos os nossos melhores cumprimentos. ȃȃ Com os nossos cordiais cumprimentos.

•• Para uma pessoa individual ȃȃ Com os meus melhores cumprimentos, subscrevo-me, ȃȃ Na expectativa de uma breve resposta, apresento os meus melhores cumprimentos. ȃȃ Com os meus cordiais cumprimentos.

Devem-se evitar fórmulas, como as indicadas a seguir, conforme o caso: ȃȃ Terminamos esta ..../Termino esta .... ȃȃ Sem mais, terminamos esta ..../Sem mais, termino esta .... ȃȃ Sem outro assunto de momento, apresentamos os nossos melhores cumprimentos/Sem outro assunto de momento, apresento os meus melhores cumprimentos.

Este estilo de fórmulas é considerado redundante porque, no primeiro caso («Termino» ou «Terminamos»), é evidente que se está a terminar a carta e nos outros dois («Sem mais» ou «Sem outro assunto») se houvesse algo mais a dizer, ter-se-ia escrito sobre tal.

10. Assinatura da carta A carta é assinada pelo seu autor ou por delegação deste. Para as empresas/organizações a assinatura vem sempre após o nome da organização e antes do nome digitado do seu autor, bem como do cargo que este ocupa na organização, ou sector que emite a carta. É obrigatório identificar sempre o autor da carta, a fim de permitir a quem responde dirigir-se ao seu interlocutor.

96

Correspondência Comercial

Início da correspondência Sem referência a correspondência anterior •• Temos o prazer de informar ....

•• Gostaríamos que nos informassem se ....

•• Fomos informados pela Câmara de Comércio de .... que estão interessados em ....

•• A vossa Empresa foi-nos recomendada por ....

•• Tivemos conhecimento de que a vossa Empresa ....

Enquadrando o assunto •• Somos ....

•• Estamos a ....

•• Temos ....

Em resposta a correspondência recebida Quando se responde a correspondência, inicia-se a comunicação (carta ou email) referindo sempre a correspondência recebida. Assim, temos: •• Recebemos a vossa consulta de 10 de março passado e confirmamos ....

•• Acusamos a receção da vossa carta/email de 20 do corrente, que agradecemos, e ....

•• Em resposta à vossa carta/email de 25 de outubro sobre ...., lamentamos informar que ....

•• Referimos a vossa carta datada/o vosso email datado de 30 de maio, que agradecemos, e informamos ....

•• Respondendo à vossa carta de ..../ao vosso email de ....

•• Relativamente à vossa carta/ao vosso email de 10 do corrente, gostaríamos de vos comunicar ....

Fazendo referência a correspondência anterior e seguimento de assunto (follow-up) •• Confirmamos a nossa carta/o nosso email de 23 de janeiro passado, e agradecíamos que nos informassem ....

•• Decorridos dois meses sobre a nossa apresentação, gostaríamos que ....

•• Não tendo tido notícias vossas desde ...., admitimos que ....

•• No seguimento da nossa carta/do nosso email de ....

•• Como informámos V. Exas. através da nossa carta/do nosso email de ....

•• Reportando-nos à nossa carta/ao nosso email de ....

•• Na sequência dos contactos estabelecidos com ....

Frases para o corpo da carta/email •• Informando ȃȃ Para vossa informação, gostaríamos de referir .... ȃȃ Segundo comunicação recebida através de .... ȃȃ Gostaríamos de informar o seguinte .... ȃȃ Como poderão constatar através da informação previamente remetida .... ȃȃ Informamos/Comunicamos ....

•• Solicitando ȃȃ Agradecíamos que nos providenciassem .... ȃȃ Agradecíamos que nos informassem .... ȃȃ Gostaríamos de receber informação detalhada sobre .... ȃȃ Agradecíamos que nos remetessem com a maior brevidade possível .... ȃȃ Vimos solicitar ....

Iniciando a Correspondência

117

•• Linguagem tecnicista Quando se elabora um email a ser enviado para fora da organização, deve-se evitar linguagem extremamente tecnicista e/ou siglas que apenas tenham significado para a organização em que se trabalha.

Como elaborar um email •• Saudação inicial O texto da mensagem pode-se iniciar por uma saudação como «Caro Pedro Amaral» ou «Prezado Sr. Pedro Amaral», conforme a intimidade que se tenha com a pessoa a quem nos dirigimos. Esta saudação inicial é uma confirmação para o destinatário de que a mensagem é para ele.

No entanto, se escrevemos a um colega de trabalho (não se tratando de uma hierarquia), ou a uma pessoa com quem nos correspondemos frequentemente, podemos iniciar a mensagem com «Olá, bom dia / boa tarde Pedro Matos», ou só «Bom dia / Boa tarde Pedro Matos».

Se o destinatário nos for totalmente desconhecido, ou alguém com quem não nos correspondemos frequentemente, pode-se omitir a saudação inicial ou iniciar a mensagem com «Exmo. Senhor,» ou «Exma.

Senhora,», conforme o caso.

•• Frases iniciais As frases iniciais de uma mensagem de correio eletrónico podem ser do seguinte estilo: ȃȃ Para sua informação ....; ȃȃ Para sua aprovação ....; ȃȃ Na sequência da nossa conversa telefónica ....; ȃȃ Relativamente ao seu email de hoje ....

•• Corpo da mensagem O texto das mensagens deve conter frases e parágrafos curtos, objetivos e em sequência lógica.

No caso de se estar a responder a um email, deve-se responder parágrafo a parágrafo, separando estes por dois espaços em altura (um no fim do parágrafo e outro na linha imediatamente inferior). As mensagens que encaminham ficheiros devem conter sempre referências mínimas sobre o seu conteúdo.

As mensagens mais longas devem ter introdução desenvolvimento e conclusão, como qualquer mensagem organizacional.

•• Saudação final Incluir, sempre uma saudação final do estilo «Melhores cumprimentos» ou «Cordiais cumprimentos», que será, sempre, seguida do nome do remetente da mensagem.

•• Tratar apenas de um assunto por mensagem

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Cada mensagem de correio eletrónico deve-se cingir apenas a um assunto, tal como em toda a correspondência organizacional.

No caso de existirem diversos assuntos a serem tratados com o mesmo destinatário, devem ser enviadas tantas mensagens quantos os assuntos, porque, para além de seguir as regras da correspondência organizacional, vai ajudar a uma melhor organização das mensagens no tocante a arquivo físico ou informático, quer por parte de quem as recebe quer para quem as envia.

•• Anexar documentos à mensagem No caso de se ter de anexar documentos à mensagem de correio eletrónico, estes deverão ser enviados nos formatos mais frequentes, como, por exemplo: em Word, Excel, Powerpoint ou em pdf, pois no caso de se adotar por outro tipo de formato, os destinatários poderão não dispor do software para os abrir.

Portanto, será necessário ter o cuidado de guardar o documento num formato em que a maioria dos softwares atuais pode ler.

Deverá ainda ter-se em atenção o tamanho do documento a ser enviado e, se este for muito pesado, deve ser convertido para formato pdf, no caso de não se tratar de um elemento de trabalho para o nosso

Redação Administrativa e Comercial

133

•• Condições comerciais (preços, condições de pagamento, prazos de entrega, validade da proposta); •• Condições gerais (condições gerais de venda da empresa, condições de fornecimento internacionais [para exportação], condições de cedência de pessoal, etc.).

Após receção da proposta, pode haver um período de negociação, no qual o eventual comprador poderá apresentar uma contraproposta ao vendedor, solicitando alterações ao que é proposto, no intuito de obter um contrato de compra e venda que vá ao encontro dos requisitos estabelecidos por ambas as partes (quem fornece e quem compra).

A seguir à proposta, existe a fase da aceitação (encomenda), que pressupõe que o comprador manifesta o seu assentimento ao proposto pelo vendedor. A encomenda deve ser feita dentro do prazo de validade da proposta. Após ter expirado a data de validade da proposta, o vendedor deverá pronunciar-se relativamente a conseguir manter as condições anteriormente apresentadas ou fazer referência a eventuais reformulações. Neste último caso, o vendedor poderá enviar um email com carta anexa ou não, retificando as condições inicialmente apresentadas ou apresentar uma proposta completamente nova.

A empresa vendedora, ao receber a encomenda, deve sempre apresentar por escrito (por email com carta anexa ou não) a confirmação de encomenda.

Neste processo de compra e venda, é muito frequente as empresas adquirirem bens ou serviços além-fronteiras (importação) e ainda haver empresas que dada a sua internacionalização se projetam para os mercados externos, dando lugar a processos de exportação.

Como se forma um contrato internacional de compra e venda de mercadorias A formação de um contrato internacional de compra e venda de mercadorias está convencionado na Convenção de Viena, no nº 1 do artigo 14 e, conforme indicado acima, inicia-se com uma proposta, devendo esta ser bem precisa no que diz respeito à especificação do seu âmbito de fornecimento, quantidades de artigos ou equipamentos e preços, condições de pagamento e de entrega.

Evidentemente que, após a fase de aceitação, com a colocação da encomenda, inicia-se todo o processo de exportação/importação.

•• Incoterms As operações de comércio internacional são reguladas por regras internacionais, designadas por Incoterms, que normalizam os procedimentos relativamente a custos, riscos e responsabilidades inerentes à mercadoria transacionada.

© ETEP – Edições Técnicas e Profissionais

A International Chamber of Commerce (ICC) – Câmara de Comércio Internacional (CCI) – publica, desde 1936, os International Commercial Terms (Incoterms), que se podem traduzir como uma coleção de regras para a interpretação das condições internacionais de comércio.

Os Incoterms não dizem como é feito o pagamento nem quais as suas modalidades, não determinando, ainda, o direito da propriedade ou o incumprimento do contrato. Os Incoterms fazem geralmente parte dos contratos de compra e venda internacionais, não sendo, no entanto, a sua utilização obrigatória.

Contudo, são de grande relevância e largamente utilizada, pois definem com precisão as questões no tocante a: ȃȃ Quem entrega a mercadoria e onde? ȃȃ Onde acaba a responsabilidade e risco do vendedor? ȃȃ Onde começa a responsabilidade e risco do comprador?

Nos Incoterms, são determinados os direitos e obrigações mínimas do exportador e do importador quanto a fretes, seguros, movimentação em terminais, desalfandegamento e obtenção de documentos. Estas

Redação Administrativa e Comercial

139

Legenda:

① – Comprador/importador. ② – Empresa no mercado local e representante/subsidiária do fabricante no estrangeiro. ③ – Fabricante no estrangeiro, ou exportador de determinado produto.

Fase – Consulta

①¦②¦③

(a) A empresa interessada numa aquisição ① – eventual comprador – consulta sobre um determinado produto a empresa no mercado local ②, que representa o fabricante ou fornecedor do serviço. (b) A empresa representante consulta a fábrica, ou exportador ③, de determinado produto ou serviço.

Fase – Proposta

③¦②¦① Fase – Encomenda

①¦②¦③ Fase – Confirmação de encomenda

③¦②¦①

(c)

③ apresenta a proposta a ②.

(d) ②, por sua vez, prepara carta proposta redigida em português para ①. (e) ① encomenda a ②. (f)

② encomenda a ③.

(g) ③ confirma a encomenda a ②. (h) ② por sua vez, confirma a encomenda a ①.

Correspondência adicional ao processo de importação •• Procedimentos quanto à forma de pagamento e expedição Consoante a forma de pagamento acordada, (1) deverá solicitar a (2) o envio de um documento que formalize o preço e condições praticados na operação (fatura proforma) e (2) transmite a (3), que remete esse documento para ser entregue a (1).

(1), na posse da fatura proforma, escreve ao banco, no seu país, para proceder à abertura da carta de crédito, ou efetuar a transferência de pagamento.

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(2) deve transmitir a (1) o tipo ou modalidade de transporte, bem como a forma de pagamento do frete, se pelo importador – (1) – ou pelo exportador – (3). Este tipo de informação é sempre dado inicialmente pelo exportador. Caso fique acordado no ajuste da operação que o frete será pago pelo exportador – (3) –, o conhecimento de embarque/carta de porte aéreo ou documento similar será emitido com o frete pré-pago (prepaid freight).

Se, por outro lado, for convencionado que é ao importador – (1) – que caberá a responsabilidade desse pagamento, o conhecimento de embarque/carta de porte aéreo ou documento similar será emitido com o frete a pagar (freight collect). Nestas circunstâncias, o importador terá de recorrer a um transitário na origem e ainda efetuar seguro da mercadoria durante o transporte.

•• Embarque da mercadoria – Concretizada a operação comercial, o importador – (1) – poderá autorizar o embarque da mercadoria. Convém salientar que as mercadorias e/ou operações sujeitas a autorização prévia de importação exigirão o cumprimento antecipado desta condição.

Após o embarque, o exportador – (3) – remeterá, de acordo com a modalidade de pagamento convencionada, os documentos que permitirão ao importador – (1) – libertar as mercadorias na alfândega, ou proceder ao seu levantamento no transitário.

144

Correspondência Comercial

Elaboração de uma proposta Após o elemento vocativo, que deverá ser sempre «Exmos. Senhores,», dado estar-se a responder a uma organização, vem o assunto. Omite-se a palavra «assunto», indicando apenas o título do que se propõe a negrito.

QUAT VEL, S. A.

Tratado por:

Data:

Ref.:

Empresa Endereço

Código postal

Exmos. Senhores, Aquisição de Serviços de Vigilância para o Pavilhão de Desportos Mauris Na sequência da vossa consulta através do concurso em título, temos o prazer de propor, conforme segue: ....

Frases tipo para elaboração de propostas Introdução – Parágrafo introdutório referindo a consulta ȃȃ Acusamos a receção da vossa consulta em referência, que agradecemos, e, de acordo com o solicitado, temos o prazer de propor o seguinte: ȃȃ Na sequência da vossa consulta por telefone em ...., que agradecemos, e, de acordo com o vosso pedido, temos o prazer de apresentar os nossos melhores preços e condições comerciais, conforme segue: ȃȃ Relativamente à vossa consulta por carta/fax/email de ...., que agradecemos, e, em conformidade com a mesma, apresentamos a nossa melhor proposta. ȃȃ Acusamos a receção da vossa consulta efetuada ao nosso colaborador, Senhor ...., que agradecemos, e, de acordo com o solicitado, temos o prazer de propor o seguinte: ȃȃ Na sequência da vossa carta-convite para o projeto em título, datada de ...., temos o prazer de propor o seguinte: ȃȃ Na sequência da vossa consulta através do Concurso em título, temos o prazer de propor, conforme segue: Especificação/âmbito de fornecimento Especificação ou âmbito de fornecimento do que se está a propor. Iniciar esta parte da proposta com um título e subtítulos (se necessário). Este sector da proposta deve vir sempre com um título, que poderá ser: •• Especificação técnica/âmbito do fornecimento;

Redação Administrativa e Comercial

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•• Frases iniciais para encomendar ȃȃ Junto enviamos a nossa encomenda nº .... ȃȃ Temos o prazer de anexar a nossa encomenda para .... ȃȃ Agradecemos que nos forneçam o seguinte: .... de acordo com a vossa proposta datada de .... ȃȃ Agradecemos a vossa proposta de 1 de julho, que aceitamos, e temos o prazer de colocar a nossa encomenda conforme segue: .... ȃȃ Agradecemos a vossa proposta relativa ao fornecimento de artigos para .... e solicitamos que nos enviem imediatamente os artigos conforme nossa nota de encomenda, em anexo. ȃȃ Agradecemos o favor de nos enviarem através do vosso agente/representante .... os seguintes artigos .... ȃȃ Agradecemos o favor de providenciarem o envio de .... ȃȃ Agradecemos o envio das amostras de .... e agradecíamos que nos remetessem .... ȃȃ Junto enviamos uma encomenda à experiência. Caso a qualidade vá ao encontro das nossas expectativas, remeter-vos-emos novas encomendas a curto prazo.

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•• Respostas a propostas colocando alternativas ȃȃ Como não existe mercado para o vosso artigo com a Ref. ...., agradecemos o favor de nos enviarem, unicamente, artigos de gamas mais económicas, conforme segue: .... ȃȃ A quantidade mínima requerida é de 5 toneladas, mas aceitaremos um fornecimento até 8 toneladas se a matéria-prima for de primeira qualidade. ȃȃ Se o padrão com a Ref. 63AA não estiver disponível, agradecemos que nos enviem, em alternativa, Ref. 64AA, 65AA ou 66BB. ȃȃ Por favor, forneçam o artigo mais próximo à amostra em anexo/que vos foi enviada hoje por correio expresso. ȃȃ Caso a gama em causa já se tenha esgotado, por favor enviem-nos a que tiverem com características mais semelhantes em stock. ȃȃ Caso disponham de um artigo semelhante mas com maior qualidade, por favor procedam ao seu envio, conforme nota de encomenda em anexo. No entanto, salientamos que o seu preço não pode ser superior a 2,5% do valor apresentado na vossa proposta de .... ȃȃ Estamos preparados para pagar até um preço de 10,15 EUR por unidade, caso o artigo seja de primeira qualidade. Se eventualmente não vos for possível fornecer ao preço indicado, agradecemos que nos enviem detalhes e características de outras marcas.

•• Cancelamento de fornecimento/aviso de cancelamento ȃȃ Por favor, retirem da nossa encomenda os artigos que não podem fornecer de stock/não podem expedir dentro de 15 dias de calendário/não podem fornecer de acordo com a amostra. ȃȃ Devemos salientar que as nossas condições devem ser criteriosamente seguidas. Caso tal não vos seja possível, ver-nos-emos forçados a cancelar a nossa encomenda. ȃȃ Por favor, forneçam os artigos encomendados, desde que estes tenham uma entrega imediata. Todos os outros deverão ser cancelados. Agradecemos confirmação imediata. ȃȃ Como V. Exas. não entregaram a encomenda no prazo estabelecido, vemo-nos forçados a cancelar a nossa encomenda Ref. .... ȃȃ Em virtude da prorrogação do prazo de entrega apresentado por V. Exas., lamentamos profundamente ter de cancelar a nossa encomenda nº ...., mas as condições do mercado não nos deixam outra alternativa.

•• Preços e descontos ȃȃ Aceitamos o vosso preço, mas gostaríamos de saber se nos poderão conceder um desconto de 2,5% adicional para uma quantidade superior a .... ȃȃ Agradecemos o favor de nos informarem qual o desconto especial que podem conceder para encomendas superiores a 5.000 EUR.

Redação Administrativa e Comercial

201

•• Desenvolvimento, descrevendo os factos apurados; •• Método adotado no apuramento; •• Conclusão e sugestão para implementação de medidas.

Certos relatórios incluem ainda material ilustrativo, nomeadamente, gráficos e, imagens, que podem ser incorporados no texto ou figurar sob a forma de apêndice e anexos. Quando se incluem estes elementos, os mesmos devem ser, sempre, imediatamente seguidos de legenda.

Normas para a apresentação de um relatório Formatação das páginas: •• Utilizar papel branco tamanho A4; •• Folha de rosto sem número de página; •• Numerar as páginas seguintes; •• Margem de 3 cm à esquerda e 2,5 cm à direita.

Redação do relatório O relatório deve ser conciso, claro e abordar o assunto de uma forma direta, contendo a informação fundamental sobre o que versa e apresentar os prós e os contras de diferentes propostas ou opções.

A metodologia da elaboração de um relatório exige que, primeiro, se explore o tema, devendo-se identificar bem quais as questões que se pretende investigar, antes de se dar início à sua escrita. Depois de identificadas e listadas, dever-se-ão elaborar as respostas para as questões em causa.

As questões devem ser analisadas quanto ao aspeto quantitativo e qualitativo, o que obriga a recolher elementos, utilizando folhas de cálculo (tipo Excel) onde se vão registando os dados obtidos, para, posteriormente, ser mais fácil tratá-los eletronicamente, possibilitando a elaboração de tabelas e gráficos. Muitas vezes, estes elementos são necessários para ilustrarem o tema desenvolvido.

Deve-se ter presente que o relatório reflete sempre um grau de exigência e rigor na análise do tema em questão. Portanto, o relatório não deve conter contradições e deve ser coerente na sua argumentação, seguindo sempre uma metodologia gradual de elaboração.

Para relatórios de grande dimensão, aconselha-se que inicialmente se prepare um esquema sintético, contendo os principais capítulos e secções, a fim de facilitar a sua redação e ordenação dos factos e conclusões.

Antes de se dar por concluído um relatório, devem-se efetuar diversas revisões.

Características de um relatório © ETEP – Edições Técnicas e Profissionais

Um relatório, quando abrange já uma certa dimensão, deve conter sempre seis partes: 1. Capa ou folha de rosto A capa é, geralmente, de apresentação livre, mas deverá constar de: •• Título (tema tratado); •• Autor(es); •• Local e data.

A capa é, evidentemente, a primeira página, que se torna a página de título (folha de rosto) e que não é numerada.

Correspondência Protocolar

213

Exemplo

EMPRESA, S. A. António Silva

Diretor de Produção Engenheiro Químico do IST

Agradece a simpática lembrança Rua ....

1250-120 Lisboa

Tel.: +351 210 000 000 Fax: +351 210 000 010

NOTA Nunca dobrar a ponta do cartão.

Abreviaturas e sua utilização Indicam-se, a seguir algumas abreviaturas, desaconselhando-se a sua utilização, por transmitirem pouca cortesia para com a pessoa a quem se escreve.

•• B.F. e B.A.: Boas Festas e Bom Ano; •• s.p.: sentidos pêsames.

Contudo, as abreviaturas indicadas sob o título «Convites» devem ser utilizadas e são de uso corrente.

Convites O convite organizacional é um tipo de correspondência que pode ser apresentado sob a forma de cartão ou carta, convidando alguém para um determinado evento ou acontecimento que se prende com a atividade da organização.

Este tipo de convite pode ser de carácter organizacional ou de natureza particular.

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Convites formais Existem momentos na vida de uma organização que são marcos na sua história e para os assinalar são realizados determinados eventos formais. Para este tipo de eventos, o universo de entidades a serem convidadas é, muitas vezes, alargado às personalidades políticas, militares, eclesiásticas, ou outras de relevo. Consequentemente, o convite deve ser bastante formal, seguindo regras bem próprias.

Este tipo de convite é feito sempre em cartão impresso de cor branca ou creme e, embora não tenha uma estrutura rígida, deve apresentar os seguintes elementos: •• Título; •• Pessoa ou entidade que é convidada; •• Tipo de evento; •• Local, data e hora.

Curriculum Vitae

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Curriculum vitae enviado por email Presentemente é cada vez mais frequente as empresas, organizações e agências de emprego solicitarem que as candidaturas a eventuais empregos sejam enviadas por email, evitando demoras de envio.

No entanto, para se utilizar este meio de comunicação, convém continuar a aplicar as principais regras e cuidados a ter em conta como se estivesse a remeter-se o seu curriculum vitae por carta.

Muitos profissionais estão a adotar o envio das suas candidaturas por email, anexando a carta e apresentação e o curriculum vitae.

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Cuidados a ter no envio por email •• Se se está a concorrer para diversas empresas/organizações deve-se enviar separadamente um email para cada uma e não colocar no destinatário os diversos endereços ou «undisclosed recipients»; •• No campo do assunto do email, escrever o cargo e o sector que está a recrutar candidatos, para que o email seja direcionado para quem está a tratar do assunto; •• Quanto aos anexos a serem enviados estes devem ser sob o formato «doc» ou «pdf» e nunca «jpg» ou outros; •• No email de envio do curriculum vitae, deve-se solicitar a confirmação de receção do mesmo para se ter a certeza que chegou ao destino pretendido; •• Deve-se fazer um teste e enviar para o seu próprio endereço de email, para poder, com maior certeza, verificar se está tudo certo e, ainda, se os ficheiros anexos são facilmente abertos; •• O tipo de letra do email deve ser homogéneo, ou seja, do mesmo tipo, tamanho e cor (preto ou azul – não havendo lugar a outras cores ou fantasias), devendo usar-se o habitual para a correspondência comercial. O tamanho da letra deve ser entre 10 e 12; •• O fundo da mensagem de email deve ser sempre em branco; •• Verificar se a empresa ou organização que está a solicitar candidaturas é idónea, pois não convém concorrer para lugares pouco fiáveis; •• Não se deve escrever o email de forma informal, nem utilizar abreviaturas, como se estivesse a escrever uma mensagem por telemóvel. Ter sempre presente que se trata de um documento de cariz profissional e que deve seguir rigorosamente as regras da correspondência comercial; •• Ter cuidado com o endereço de email com que se envia a informação, pois não causa boa impressão ter, por exemplo, um endereço de email: rosinhabrava@gmail.com porque transmite uma ideia pouco profissional; •• Caso se opte por enviar um email de apresentação, não se anexando uma carta de apresentação, este deve ser do mesmo tipo dessa eventual carta, procurando ser simples, conciso e coerente; •• Nunca se deve arriscar redigir em estilos muito originais e fora do contexto comercial com o intuito de captar o interesse do destinatário, pois pode ser contraproducente e demonstrar que não se é verdadeiramente um bom profissional, que não conhece as regras do mundo dos negócios; •• Deve-se, ainda, ter a certeza de que se está a enviar informação a partir um computador desprovido de vírus, para que o email não infete o computador do destinatário.

21cm x 29,7cmmm

3.ª EDIÇÃO ATUALIZADA

Inclui correspondência eletrónica, formal e internacional

Tendo em consideração o papel importante que representa a comunicação escrita para uma organização no desenvolvimento da sua atividade, quer como fator de credibilidade quer como de imagem, esta obra faz uma abordagem geral à correspondência comercial, valorizando-a como um instrumento de excelência no desempenho profissional.

Ao longo deste livro abordam-se alguns dos aspetos essenciais relacionados com o texto administrativo e comercial, tentando ajudar o redator nos aspetos primordiais da correspondência comercial, à luz das regras do novo Acordo Ortográfico, procurando, assim, contribuir para uma linguagem simples, clara e direta, tendo presente a agilidade exigida, atualmente, no mundo dos negócios.

C

M

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MY

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Cartas comerciais

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Circulares

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Concursos públicos

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Dada a rápida evolução da tecnologia da informação, os processos de comunicação organizacional têm-se alterado significativamente, principalmente no que diz respeito à utilização do email, que passou a ser a forma privilegiada de comunicação, indispensável nas relações de negócio e profissionais. Esta 3.ª edição atualizada aborda de uma forma alargada a utilização desta ferramenta comunicacional, bem como determinados aspetos considerados relevantes para a correspondência no mundo dos negócios.

Este livro tem como objetivo dar um contributo para: 

Atestados

Auxiliar ações formativas de índole administrativa e comercial;



Ajudar todos aqueles que ao longo do seu percurso profissional necessitem de redigir correspondência administrativa e comercial, mas cuja formação base não contempla tal competência; Melhor compreender a documentação gerada pela atividade administrativa e comercial, elucidando sobre os diferentes documentos utilizados atualmente na comunicação organizacional, tanto externa como interna, e apresentando o uso correto para cada um deles.

Curriculum vitae

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Emails

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Memorandos

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Newsletters

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Ofícios

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Relatórios

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Requerimentos

ISBN 978-972-8480-38-7

9 789728 480387

Isabel de Morais Sarmento Moreira

Isabel de Morais Sarmento Moreira – Formada pelo Instituto de Línguas e Administração em Assessoria da Administração e pela European Secretarial Academy, que conferia o diploma de Secretária Europeia.

Desenvolveu, durante largos anos, a sua atividade profissional em ambientes empresariais de cariz internacional como Assistente de Administração, tendo, consequentemente, adquirido competências específicas na comunicação empresarial. Cumulativamente à experiência profissional desenvolvida no mundo empresarial, tem ministrado cursos de formação profissional. Desenvolve, também, a atividade de tradutora de documentos empresariais. É igualmente autora do livro A Excelência no Atendimento, da coleção Manual Prático da Lidel – Edições Técnicas.

www.lidel.pt

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Correspondência protocolar

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CMY

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Contratos internacionais de compra e venda

3.ª EDIÇÃO ATUALIZADA

CM

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CORRESPONDÊNCIA COMERCIAL

CORRESPONDÊNCIA COMERCIAL

14,5mm

21cm x 29,7cmmm

3.ª EDIÇÃO ATUALIZADA

Inclui correspondência eletrónica, formal e internacional

Isabel de Morais Sarmento Moreira