Access 2007 Depressa & Bem

Acce ess 2007 – Depressa & Bem m

Friiso Estrutu ura Quaando temos uuma consulta na vista de estrutura, e apaarece, automaaticamente, esste frisso contextual com grupos de d comandos que descreveemos sumariaamente a seguuir.

Pon ntualmente, veremos o seu uso em situaações práticas. a

b

c

d

Fig. 4.8 – Friso Estru utura duma consultta

Leg genda: a. Grupo Resulltados − Comandoo Vista – paraa activar, na seta s de lista pendente situadda por baixo do comandoo, os diferentes tipos de vistas disponíveiis da consultaa. As mais habbituais são a Vista de Estrutura E quee mostra a connsulta num essquema que nos n permite aalterar as suass configuraçõees, e a vista dde Folha de Dados D que moostra a conssulta com os seus dados, depois d de fazeer alterações na n sua estrutura, mas sem incorporar as alterações quue entretanto sse tenham prooduzido; − Comandoo Executar – para passar daa vista de estrrutura para a vista v de folha de dados parra testar as altterações efectuuadas. ar o tipo de coonsulta que esstá activo e criar b. Grupo Tipo de consulta – para mostra outros. c. Grupo Confiiguração da consulta c – paara acrescentaar/eliminar linhhas de critérioos, criar e eliminnar colunas, ad dicionar tabellas e consultass no comandoo Mostrar tab belas, fazer triaagens no com mando Devolvver e criar fórrmulas pelo comando c Con nstrutor. d. Grupo Mostr rar/Ocultar – os comandoos principais sservem para acctivar e desacctivar a linha doos Totais e veer as propriedaades da consuulta e dos cam mpos.

Veer os reesultado os de um ma consulta Durrante o proceesso de estrutu uração de um ma consulta é,, frequentemeente, necessárrio alteernar entre a vvista de estru utura e a vissta de folha d de dados, parra ver e testarr a evo olução do noosso trabalho de alteraçõees de estruturra. Há as seeguintes form mas fáceeis de o fazerr:

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Consultas

A partir da viista de estrutu ura, temos duaas opções: − Clicar no botão Executar do friso Estrutura; E − Clicar na seta de listaa pendente doo comando V Vistas + Vistta de folha de d dados parra ver e testarr as alteraçõess da consulta, na vista de folha fo de dadoss.

Estando E na vista de folha de dados (ver figura seguiinte), a partirr do friso Basse, clicar c na setaa de lista pend dente do com mando Vistas + opção [a] Vista V de estru utura t ou mennu de contexto sobre a barra de título da consulta [b] + Vista de d estrutura;

a b

Fig. 4.9 – Tipo de visstas numa consulta a

Estando E na vvista de estruttura, se clicarr no botão Viistas do friso Estrutura em sequência (e sem abrir o menu pendeente) alterna entre as vistas de folha de d dados d e de esstrutura.

Sem mpre que façaamos alteraçõ ões à estruturra duma conssulta, esta só incorporará as a alterrações, ao feecharmos a mesma m pelo seu s botão de controlo do canto superioor direeito ou, no meenu de contex xto sobre a suua barra de títuulo + Fecharr. Aqui, abre-se umaa janela a perguntar se queeremos incorpporar as alteraações efectuaadas (ver figura segu uinte).

Fig. 4.10 – Janeela avisadora  FCA – Editora de d Informática

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Fecchar esta conssulta, pois estáá terminada, por p agora. Ireemos regressaar à mesma paara criaar campos caalculados de informação i im mportante parra a empresa e para os seeus potenciais clienttes.

Crriar uma consu ulta em vista d de estrutura Vam mos exemplifficar a criação o duma consuulta na vista dde estrutura, usando u a mesm ma Tab bela de Imóvveis que usám mos para o exxemplo anterrior mas, agoora, o seu nom me seráá Consulta p proprietárioss, cujos camppos não foram m contempladdos na consulta anteerior.

EX XERCÍCIO Nº 12

Objectivos: Criação da consu ulta Propriettários pela Viista de Estrutura.

Enu unciado: A ppartir da basee de dados Im móveis Simp ples, criar um ma consulta peela vistta de estruturra com o nom me Proprietárrios, a partir de alguns cam mposs da tabela de Imóveis.

Ressultado: Ficcar com umaa consulta coom os camppos constantees do exempplo segguinte, o qual fica praticam mente igual à iimagem da reespectiva tabela.

Fig. 4.11 4 – Dados da consulta c Proprietá ários

1. Se tiver obje ectos abertos – tabelas, coonsultas, … – fechar estes,, fazendo menu

de contexto ssobre a barra de título dum m destes + Fecchar tudo.

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2. No N friso Criaar, clicar no comando c Estrrutura da con nsulta do gruupo Outro.

3. Surge a caixa de diálogo Mostrar tab bela sobre a estrutura em m branco dum ma

consulta c (ver figura seguin nte) onde devve seleccionarr qual(is) a(s)) tabela(s) e/oou consulta(s) c a utilizar na ellaboração dessta nova consuulta. Neste caaso, só temos a Tabela de Im móveis. Fazerr duplo clique neste nomee ou clicar um ma vez + botãão Adicionar.

A S Se, eventualm mente, nos esqquecermos de indicar um objecto o – tabeela ou o consulta ––, podemos faazê-lo mais taarde, a partir do interior da d área de criação ç da consullta.

Passo 1 – clicar para seleccionar

Passo 2 – clicar para adicionar o objecto seleccionado

Fig. 4.12 2 – Criar consultass pela vista de esttrutura

4. Após A terminaar a selecção dos objectos, fazer clique no botão Fecchar. Surge, no n

ecrã, a área dde criação da consulta designada por m modo Vista dee estrutura, já j nossa n conheccida do exemp plo anterior dee construção eem modo Asssistente.

5. Para P adicionaar os campos à grelha de coonsulta (ver fi figura seguintee):

Duplo cliqque no campo o Código [a] para que o m mesmo apareça na respectivva célula na coluna da greelha de consullta [a’];

Clicar num m campo e arrrastá-lo para a coluna em bbranco da áreea de trabalho – grelha de consulta;

Clicar na janela da linh ha de Tabela + escolher esta na seta dee lista pendennte + escolher o campo deesejado na setta de lista penndente da jannela de Camp po [b];

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c Clicar e arrasstar o campoo e…

… soltá-lo na a coluna

b

Linhas dee Campo e Tabela

Fig. 4.13 – Criar cam mpos numa consultta

Se precissássemos de todos t os camppos da tabelaa, bastava fazzer duplo cliqque no asterissco [c]. Embo ora apareça sóó uma colunaa preenchida em e baixo, toddos os campoos estão repreesentados na vista de dadoos. Neste casoo, se precisassse de acresccentar critérios, bastava adiicionar esse ccampo à grelhha de estruturaa – que ficariia em duplicaado – + definiir os critérios e desactivar a caixa de veerificação M Mostrar, paraa que o campoo não aparecesse duas vezees; Duplo clique aqui para seeleccionar os ca ampos

Clicar e arrrastar os campos + sooltá-los em baixxo Fig. 4.14 – Criar C campos num ma consulta com um ma única acção

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Consultas

Quando qqueremos inseerir todos os campos dum m objecto, poodemos fazê-lo duma só vvez. Fazer du uplo clique noo cabeçalho dda janela da tabela/consullta para que ttodos os camp pos fiquem seeleccionados. Depois, clicaar em cima doos mesmos + arrastar e so oltar o ponteiiro do rato naa área da prim meira coluna da d grelha de estrutura da consulta c (ver figura anterioor).

6. Adicionar/Cr A riar os campo os respeitantees ao proprietário. Depoiss, visualizar os o

resultados, r exxecutando a consulta c para folha de dadoos e sair da mesma m atribuinndo-lhe d o nom me atrás referid do.

Ap plicar crritérios e filtross de sellecção Uma das funçõess mais importtantes nas connsultas é a poossibilidade de d criar resultados,, a partir dum m conjunto filttrado de dados, tendo por bbase condiçõees.

Essaas condições podem ser simples s ou múltiplas, m connsoante impliquem uma ou o mais restrições aaos dados que a consulta vaai pesquisar nna(s) tabela(s)), como iremoos mosstrar nos ponttos seguintes.

Consulta com m condição simples EX XERCÍCIO Nº 13 3

Objectivos: Criaar uma consu ulta que mostrre todos os im móveis de tipo Apartamen nto, com origem na Consultaa Geral da baase de dados Imóveis Sim mpless.

Enunciado: Criaar a consulta Apartament A os, a partir daa Consulta geeral da base de d daddos Imóveis Simples.

S Resultado: Verr o mapa segu uinte.

Consulta gerral

Escreever o critério

Linha Critério

Fig. 4.15 – Definir crittério numa consultta  FCA – Editora de d Informática

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1. Abrir a Con nsulta Geral da d base de daados Imóveis simples, atráás criada.

2. Na sua vista a de estruturra e na linhaa Critério da coluna do Tipo, T escreverr o

que queremoos ver, isto é, apartamento (ver figura annterior).

3. Executando a consulta pelo p respectivvo comando ddo friso Estru utura, vemoss o

seguinte ressultado – cincco imóveis noo nosso caso – nesta consuulta de selecçção com condiçãão simples.

Fig. 4.16 4 – Registos filtrados duma conssulta

4. Fechar esta consulta, ace eitando as altterações prodduzidas. Clicaar em Consullta

Geral no Paainel de naveegação para a sua selecçãoo + comando Copiar C do friiso Base ou do m menu de conttexto.

5. Comando C Colar do friso o Base. Abree-se a seguinte janela para atribuição do

nome à novaa consulta.

Fig. 4.17 – Copiar uma consulta

6. Escrever o n nome Aparta amentos nestta janela + OK. Aparece a nova consulta

na respectivva área do Paiinel de 1aveggação.

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7. Abrir a Con nsulta geral na n vista de esstrutura e rem mover-lhe o crritério Apartaa-

mento + fechhar a mesma,, aceitando ass alterações paara que esta consulta c voltee a mostrar todoos os registos de imóveis.

8. Ficámos, asssim, com uma a consulta auttónoma só com m os registos de apartamenn-

tos.

Consultas co om condiçõ ões múltip plas Vam mos activar a vista de estru utura da Con nsulta geral ccom que estam mos a trabalhar paraa lhe adicionaar os seguintes critérios:

Em simulltâneo – o E;

Em alternnativa – o Ou;;

Os dois aoo mesmo tem mpo.

9. Filtro E, isto o é, em simulltâneo. Se quiisermos saberr quantos apaartamentos de 3

assoalhadas temos em Setúbal, com um m preço inferrior a 150 0000€, escrevemoos os critérios qque vemos naa figura seguiinte mas só nna linha Critéério (ver figuura seguinte). Issto é, temos que q ter em simultâneo s coomo critério, os registos de d apartamento, e de 3 assoaalhadas, e em m Setúbal, e dee preço inferiior a 150 000€.

Só os que reúúnem estas 4 condições é que q são mostrrados.

O filtro E definee-se só na linha Critéério

Os números nã ão podem ter símb bolos (€, $, …). Sóó caracteres reconhecidos p pelo Access

Fig. 4.18 – Critérioo E numa consulta

10. Executando a consulta, vemos que só há um imóve el que reúne as a 4 condiçõees.

Por opção, ffazer uma cópia desta connsulta e atribuuir-lhe um nome relevantte.

Depois, voltaar à Consulta a geral e remoover-lhe os crritérios.

Fig. 4.19 9 – Resultado da filtragem f numa coonsulta  FCA – Editora de d Informática

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11.. Filtro Ou, iisto é, altern nativo – na Consulta C Gerral, queremoos ver todos os

registos de ttipo apartam mento, bem coomo todos os registos de im móveis situaddos em Lisboa. As condiçõees a definir sãão as seguintes, nas linhass do Critérioo e do Ou, na vvista de estrutu ura daquela consulta:

Fig. 4.2 20 – Aplicar o critério Ou numa consulta

12.. Os resultado os são os segu uintes:

Fig. 4..21 – Registos filtrados pelo critérioo Ou

13.. Remover esstes critérios ou o copiar a coonsulta com ooutro nome e, e depois, rem mo-

ver os critérrios na Consu ulta Geral.

14.. Dois critério os – E e Ou – em simultânneo. Na consulta geral, quueremos ver ou

filtrar todos os registos tiipo apartamennto em Setúbaal de 3 assoallhadas e de prreço inferior a 150 000€, bem b como toddos registos ttipo apartameento em Lisbooa.

Os critérios podem ser viistos na figuraa seguinte.

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Fig. 4.22 – Crittérios E e Ou

Sendo o resuultado, na vissta de folha de d dados, o sseguinte que mostra só doois registos.

Fig. 4.23 – Registos filtrados pelos critérios E e Ou

15. Critério de v valores Entre … e … Se quuiséssemos um m extracto doos imóveis de 4

assoalhadas em Setúbal com preço entre 100 0000€ e 200 0000€, os critérioos seriam os segguintes.

Números sem sep paradores de milhhares ou símboolos monetários

Fig. 4.24 – Aplicar o critério Entre … E

16. E os resultad dos serão obttidos clicandoo no botão E Executar [

] (ver figuura seguinte). Ollhando para os o resultados, vemos que toodos os registtos respeitam mo critério indiccado, que é o intervalo de preço entree 100 000€ e 200 000€ em Setúbal e dee 4 assoalhadaas. Embora houvesse h maiss registos na consulta, estees não aparecerram por não obedecerem o aoo critério.

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