Fundamental do Excel 2013 by Grupo Lidel

Paulo Capela Marques

Nuno Costa

EXCEL 2013 Fruto do aperfeiçoamento das versões anteriores e refletindo na sua imagem a interface do Windows 8.1, o Excel 2013 surge com uma nova e mais organizada aparência, repleto de novas funcionalidades e funções que o ajudam a obter resultados rápidos e de aspeto profissional. Se necessita de elaborar tabelas, manipular dados para relatórios, gerir uma base de dados, elaborar gráficos ou esquemas dinâmicos, aceder aos seus trabalhos, onde e quando quiser, partilhar documentos com colegas e amigos, interagir nas redes sociais de uma forma fácil, rápida e prática, então este livro é para si!

De forma a poder servir um maior e mais amplo leque de leitores, esta obra apresenta ainda os comandos e a correspondência de alguns termos em Português do Brasil.

• Criar, editar e formatar folhas de cálculo; • Aplicar a formatação condicional; • Definir e aplicar fórmulas e funções; • Trabalhar com imagens; • Criar e manipular tabelas e gráficos dinâmicos; • Filtrar informação de uma base de dados; • Manipular modelos e

EXCEL 2013

Destinado não só aos utilizadores menos experientes do programa, bem como aos conhecedores de versões anteriores desta potente folha de cálculo que pretendam descobrir o que há de novo, este livro apresenta-lhe conceitos, exemplos, instruções passo a passo e um conjunto de exercícios com resoluções para praticar.

Com este livro, saiba como…

formulários; • Criar macros para automatização de tarefas; • Dominar a segurança do seu computador; • Aceder a serviços Web.

ISBN 978-972-722-800-3

www.fca.pt

Nuno Costa Chefe da Divisão de Gestão de Recursos da Secretaria-Geral do Ministério da Saúde, nas áreas referentes à Unidade Ministerial de Compras, Unidade de Gestão Patrimonial, PIDDAC e Formação. Formador certificado. Coautor das obras Fundamental do Word 2013 e Fundamental do Outlook 2010.

Paulo Capela Marques

Nuno Costa

Paulo Capela Marques Professor do Ensino Secundário e formador certificado nas áreas de Informática e Multimédia. Autor de várias obras, nomeadamente Exercícios de Excel 2010 e Exercícios de PowerPoint 2010 & 2007, e coautor dos livros Fundamental do Windows 8.1, Fundamental do Word 2013 e Fundamental do Outlook 2010, todos publicados pela FCA.

EXCEL 2013 Conceitos, exemplos e instruções passo a passo Exercícios com resolução para praticar Novo grafismo moderno e atrativo

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Lidel – edições técnicas, lda

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FCA – Editora de Informática

Av. Praia da Vitória, 14 – 1000-247 LISBOA Tel: +351 213 511 448 Email: fca@fca.pt Copyright © outubro 2014 FCA – Editora de Informática, Lda. ISBN: 978-972-722-800-3 Capa: Emília Calçada Pré-impressão: Tipografia Lousanense Impressão e acabamento: Tipografia Lousanense, Lda. – Lousã Depósito Legal N.º 382106/14 Livro segundo o Novo Acordo Ortográfico Todos os nossos livros passam por um rigoroso controlo de qualidade, no entanto, aconselhamos a consulta periódica do nosso site (www.fca.pt) para fazer o download de eventuais correções. Os nomes comerciais referenciados neste livro têm patente registada.

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Índice Sobre o Livro ...................................................................................................... XV Capítulo 1 – Configurar o Excel......................................................................... 1 1.1 1.2 1.3

1.4

Iniciar o Excel........................................................................................ 1 Ambiente de trabalho ........................................................................ 3 Personalização do ambiente de trabalho ...................................... 6 1.3.1 Opções da interface do utilizador ....................................... 7 1.3.2 Fórmulas.................................................................................... 8 1.3.3 Verificação do texto ............................................................ 10 1.3.4 Guardar documentos .......................................................... 11 1.3.5 Personalizar o friso ................................................................. 12 1.3.6 Personalizar a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido ... 14 Conta de utilizador............................................................................ 14 1.4.1 Ligar serviços ao Office 2013 .............................................. 15 1.4.2 Configurar serviços de imagens e vídeos ......................... 16 1.4.3 Configurar serviços de partilha........................................... 17 1.4.4 Configurar serviços de armazenamento .......................... 18 1.4.5 Ligar outros serviços de armazenamento......................... 18

Capítulo 2 – Conceitos gerais ......................................................................... 21 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

2.6

2.7 2.8

Criar um novo documento .............................................................. 21 Abrir e fechar documentos.............................................................. 22 Guardar documentos ....................................................................... 25 Alternar entre documentos ............................................................. 26 Modos de visualização ..................................................................... 27 2.5.1 Zoom ....................................................................................... 29 Livros e folhas de cálculo ................................................................. 29 2.6.1 Selecionar folhas de cálculo .............................................. 31 2.6.2 Mudar o nome de uma folha de cálculo......................... 32 2.6.3 Inserir folhas de cálculo ....................................................... 33 2.6.4 Mover folhas de cálculo ...................................................... 33 2.6.5 Copiar folhas de cálculo ..................................................... 34 2.6.6 Eliminar folhas de cálculo .................................................... 35 2.6.7 Alterar cor do separador da folha de cálculo ................ 35 Linhas, colunas e células .................................................................. 36 Seleção de valores............................................................................ 37 2.8.1 Selecionar linhas.................................................................... 39

Fundamental do Excel 2013

2.8.2 Selecionar colunas ............................................................... 40 2.8.3 Selecionar folha .................................................................... 40 2.9 Referências de células ..................................................................... 41 2.9.1 Referências relativas ............................................................ 41 2.9.2 Referências absolutas .......................................................... 43 2.9.3 Referências externas ............................................................ 46 2.9.4 Referências por nomes ........................................................ 48 2.10 Referências estruturadas .................................................................. 54 Capítulo 3 – Edição e formatação ................................................................. 57 3.1

Introdução e manipulação de dados ........................................... 57 3.1.1 Dimensionar as células ......................................................... 58 3.1.2 Conclusão automática........................................................ 60 3.2 Operações de edição...................................................................... 61 3.2.1 Copiar células........................................................................ 61 3.2.2 Copiar especial ..................................................................... 65 3.2.3 Copiar formatações ............................................................. 66 3.2.4 Preenchimento de valores .................................................. 67 3.2.5 Mover células ........................................................................ 69 3.2.6 Apagar conteúdo das células ........................................... 70 3.2.7 Anular e repor conteúdo das células ................................ 70 3.3 Manipulação da folha de trabalho ............................................... 71 3.3.1 Adicionar células, linhas e colunas .................................... 71 3.3.2 Eliminar células, linhas e colunas ........................................ 72 3.3.3 Ocultar/mostrar linhas e colunas ....................................... 73 3.4 Formatação de células .................................................................... 74 3.4.1 Tamanho e tipo de letra ...................................................... 75 3.4.2 Estilos de formatações ......................................................... 77 3.4.3 Posição do caráter ............................................................... 78 3.4.4 Cor do texto ........................................................................... 78 3.4.5 Limites de células .................................................................. 79 3.4.6 Preenchimento de células .................................................. 80 3.4.7 Alinhamento e orientação .................................................. 82 3.4.8 Avanços.................................................................................. 85 3.4.9 Formatos ................................................................................. 85 3.5 Validação de dados......................................................................... 89 3.5.1 Critérios de validação .......................................................... 90 3.5.2 Listas pendentes .................................................................... 95 3.6 Estilos de células ................................................................................ 96 3.6.1 Aplicar um estilo .................................................................... 96 3.6.2 Criar um estilo de célula personalizado ............................ 97 Exercícios ..................................................................................................... 99-100 Capítulo 4 – Formatação condicional ......................................................... 101 4.1 X

Utilizar a formatação condicional ................................................ 101

Índice

4.2 Realçar regras de células .............................................................. 102 4.3 Regra de superiores/inferiores ....................................................... 103 4.4 Barra de dados ................................................................................ 105 4.5 Escalas de cores .............................................................................. 106 4.6 Conjuntos de ícones ....................................................................... 106 4.7 Criar regra de formatação ............................................................ 107 4.8 Gerir e editar regras ........................................................................ 109 4.9 Limpar regras .................................................................................... 111 Exercícios ................................................................................................... 112-113 Capítulo 5 – Configuração e impressão ...................................................... 115 5.1 5.2 5.3

Configurar impressão ...................................................................... 115 Pré-visualizar um documento ........................................................ 119 Configurar página ........................................................................... 120 5.3.1 Margens do documento ................................................... 120 5.3.2 Orientação e tamanho das páginas .............................. 122 5.4 Área de impressão .......................................................................... 123 5.4.1 Definir área de impressão.................................................. 123 5.4.2 Limpar a área de impressão ............................................. 125 5.4.3 Quebras de página ............................................................ 125 5.5 Cabeçalho e rodapé ..................................................................... 127 5.5.1 Inserir cabeçalho e rodapé .............................................. 128 5.6 Títulos de impressão ........................................................................ 131 5.7 Fundos da folha ............................................................................... 132 Exercícios ................................................................................................... 134-135 Capítulo 6 – Fórmulas e Funções .................................................................. 137 6.1 6.2

6.3

Fórmulas ............................................................................................ 137 6.1.1 Operadores .......................................................................... 138 6.1.2 Regras ................................................................................... 141 Auditoria de fórmulas...................................................................... 144 6.2.1 Análise de precedentes e dependentes........................ 144 6.2.2 Mostrar fórmulas .................................................................. 146 6.2.3 Avaliar fórmulas ................................................................... 146 6.2.4 Verificação de erros ........................................................... 147 Funções ............................................................................................. 150 6.3.1 Inserir uma função .............................................................. 153 6.3.2 Função SOMA...................................................................... 154 6.3.3 Função SOMA.SE ................................................................. 156 6.3.4 Função MÉDIA ..................................................................... 158 6.3.5 Funções MÁXIMO e MÍNIMO ............................................. 159 6.3.6 Função CONTAR ................................................................. 160 6.3.7 Função SE ............................................................................. 162 6.3.8 Funções E e OU ................................................................... 164 6.3.9 Função HIPERLIGAÇÃO ..................................................... 166 XI

Fundamental do Excel 2013

6.3.10 Função PROCV ................................................................... 167 Exercícios ................................................................................................... 170-171 Capítulo 7 – Gráficos ...................................................................................... 173 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

Criação do gráfico ......................................................................... 173 Tipos de gráficos .............................................................................. 179 Alterar o tipo de gráfico ................................................................. 180 Alterar a representação de dados .............................................. 182 Esquema do gráfico........................................................................ 183 7.5.1 Estilos, cor e efeitos do gráfico ......................................... 184 7.5.2 Elementos do gráfico ......................................................... 189 7.6 Gráficos Sparkline ............................................................................ 193 7.7 Gráficos personalizados ................................................................. 195 7.7.1 Gráfico bullet ....................................................................... 196 7.7.2 Gráfico velocímetro ........................................................... 198 Exercícios ................................................................................................... 203-204 Capítulo 8 – Objetos e imagens.................................................................... 205 8.1

Imagens............................................................................................. 205 8.1.1 Inserir imagens ..................................................................... 205 8.1.2 Editar imagens ..................................................................... 206 8.2 ClipArt ............................................................................................... 212 8.3 Formas automáticas ....................................................................... 213 8.3.1 Inserir formas ........................................................................ 213 8.3.2 Editar formas ........................................................................ 214 8.4 SmartArt ............................................................................................. 215 8.4.1 Inserir e editar objetos SmartArt ........................................ 215 8.5 Caixas de texto ................................................................................ 217 8.5.1 Formatar caixas de texto................................................... 218 8.5.2 Transformar caixas de texto .............................................. 218 8.5.3 Eliminar caixas de texto ..................................................... 219 8.6 WordArt ............................................................................................. 219 8.7 Captura de ecrã ............................................................................. 220 8.8 Dispor objetos ................................................................................... 221 Exercícios ................................................................................................... 224-225 Capítulo 9 – Séries ........................................................................................... 227 9.1 Utilizar as séries ................................................................................. 227 9.2 Série linear ......................................................................................... 228 9.3 Série de crescimento ...................................................................... 229 9.4 Série de datas .................................................................................. 231 9.5 Série personalizada ......................................................................... 232 Exercícios ................................................................................................... 235-236

XII

Índice

Capítulo 10 – Tabelas e gráficos dinâmicos ............................................... 237 10.1 Criar tabelas dinâmicas ................................................................. 237 10.1.1 Ferramentas da tabela dinâmica .................................... 243 10.1.2 Campo calculado .............................................................. 245 10.1.3 Filtrar ...................................................................................... 246 10.2 Gráfico dinâmico ............................................................................ 249 10.3 Vista avançada ............................................................................... 251 10.4 PowerPivot Table ............................................................................. 257 Exercícios ................................................................................................... 259-260 Capítulo 11 – Base de dados ........................................................................ 261 11.1 Criar uma base de dados .............................................................. 261 11.1.1 Adicionar registos................................................................ 263 11.1.2 Eliminar registos ................................................................... 264 11.1.3 Pesquisar registos ................................................................ 264 11.2 Ordenar informação ....................................................................... 266 11.3 Filtrar informação............................................................................. 267 11.3.1 Definir um filtro ..................................................................... 268 11.3.2 Limpar um filtro .................................................................... 270 11.3.3 Filtro avançado ................................................................... 270 11.3.4 Extrair informação ............................................................... 272 11.3.5 Subtotais ............................................................................... 273 11.4 Destaques ......................................................................................... 275 Exercícios ................................................................................................... 277-278 Capítulo 12 – Automatização de tarefas .................................................... 279 12.1 Criar uma macro ............................................................................. 279 12.2 Executar uma macro ...................................................................... 283 12.3 Eliminar uma macro ........................................................................ 285 Exercícios ................................................................................................... 287-288

Capítulo 13 – Revisão e Edição Colaborativa ............................................ 289 13.1 Verificar o documento ................................................................... 289 13.1.1 Opções de correção automática ................................... 290 13.1.2 Ortografia ............................................................................. 292 13.1.3 Dicionário de sinónimos ..................................................... 293 13.1.4 Pesquisar ............................................................................... 294 13.1.5 Tradução .............................................................................. 295 13.2 Comentários ..................................................................................... 296 13.2.1 Adicionar comentário ........................................................ 297 13.2.2 Eliminar comentário ............................................................ 297 13.3 Partilhar documentos...................................................................... 297 Exercícios .............................................................................................. 302-304

XIII

Fundamental do Excel 2013

Capítulo 14 – Modelos .................................................................................... 305 14.1 Utilizar um modelo ........................................................................... 305 14.2 Criar um modelo .............................................................................. 307 14.3 Abrir um modelo .............................................................................. 309 14.4 Eliminar um modelo ......................................................................... 310 14.5 Importar um modelo ....................................................................... 310 Exercícios .............................................................................................. 311-312 Capítulo 15 – Serviços Web e segurança.................................................... 313 15.1 Páginas para a Web ....................................................................... 313 15.1.1 Criar páginas para a Web................................................. 313 15.1.2 Guardar páginas Web ....................................................... 314 15.1.3 Hiperligações e marcadores ............................................ 315 15.2 Publicar no Facebook .................................................................... 316 15.3 Segurança ........................................................................................ 317 15.3.1 Definir proteção .................................................................. 317 15.3.2 Definir exceções.................................................................. 321 Exercícios .............................................................................................. 323-324 Resolução dos Exercícios .............................................................................. 325 Glossário de Termos Português Europeu/Português do Brasil .................. 353 Índice Remissivo .............................................................................................. 355

XIV

Sobre o Livro O Excel 2013 pertence à família do Microsoft Office 2013 e é o programa de eleição para criar tabelas, elaborar gráficos, calcular e analisar dados. O Excel pode ser utilizado para criar folhas de cálculo simples (gestão do orçamento familiar, por exemplo), bem como sistemas mais complexos (base de dados e/ou tratamento estatístico de informação). Esta nova versão possibilita, de uma forma muito simples, o acesso a: funções, formatação dos dados (através da nova ferramenta de Análise Rápida), galerias de estilos, temas e configurações. Torna a edição e o tratamento dos dados mais eficientes e rápidos. Com o melhorado serviço de armazenamento e partilha é possível trabalhar em grupo e publicar os livros nas redes sociais. A compatibilidade entre todos os componentes da família Office 2013 é outro dos pontos fortes do Excel 2013. Pode exportar texto e importar outros elementos do Excel, do PowerPoint ou de qualquer outro dos programas incluídos no Office. Das principais novidades da versão 2013, destacam-se as seguintes:

 Início de sessão – ao fazê-lo pode começar a trabalhar quando e

onde quiser. Ao iniciar sessão no Excel 2013, pode guardar os seus ficheiros na Internet e aceder-lhes praticamente em qualquer lugar e partilhá-los com quem quiser. Também pode aceder às suas definições e temas a partir de qualquer lugar. Os documentos ficam sempre acessíveis, mesmo através de dispositivos diferentes;

 Análise de dados instantânea – a nova ferramenta Análise Rápida

permite converter os seus dados num gráfico ou tabela de uma forma muito simples. Permite pré-visualizar os dados com a formatação condicional, gráficos e gráficos Sparkline;

 Gráficos recomendados – este novo recurso recomenda os gráficos

mais apropriados para os dados selecionados. Permite, ainda, visualizar o aspeto dos dados nos diferentes gráficos;

 Um livro, uma janela – no Excel 2013, cada livro tem a sua própria janela, tornando mais fácil trabalhar em dois livros simultaneamente;

Fundamental do Excel 2013

 Tabela dinâmica – ao criar uma tabela dinâmica, o Excel recomenda diversas formas de resumir os seus dados, fornecendo uma pré-visualização rápida dos esquemas dos campos podendo, desta forma, escolher o aspeto final da informação apresentada;

 PowerPivot – com este novo suplemento é fornecido um novo ambiente de trabalho orientado para filtrar e definir hierarquias, campos de cálculo e indicadores-chave de desempenho;

 Edição colaborativa – o trabalho em equipa também foi melhorado,

com ligações diretas aos espaços online e funcionalidades de revisão simplificadas. Além da forma rápida de contacto (mensagens instantâneas, telefone, vídeo e e-mail), o cartão de contacto pode também incluir detalhes de agenda, números de telefone, endereços de correio eletrónico, localização do escritório, entre outros. Pode até mostrar a última atualização de estado da pessoa nas redes sociais como o Facebook e o LinkedIn;

 Interação com as redes sociais – agora já é possível publicar documentos na sua conta do Facebook ou LinkedIn. A partilha nas redes sociais dos seus documentos tornou-se mais simples, uma vez que não necessita de aceder à sua conta para efetuar a publicação.

Requisitos mínimos do sistema Os requisitos mínimos, aconselhados pela Microsoft, para instalação do Office 2013 são os seguintes:

Componente

Requisito

Computador e processador

Processador com 1 GHz ou mais rápido de x86 ou x64 bits com conjunto de instruções SSE2

Memória

1 GB de RAM (32 bits); 2 GB de RAM (64 bits)

Disco rígido

3 GB de espaço de disco disponível

Monitor

A aceleração por hardware gráfico requer uma placa gráfica com DirectX10 e resolução 1366 x 768

Sistema operativo

Windows 7, Windows Server 2008 R2 ou Windows Server 2012

Browser

Microsoft Internet Explorer 8, 9 ou 10; Mozilla Firefox 10.x ou versão posterior; Apple Safari 5; ou, Google Chrome 17.x

Versão .Net

3.5, 4.0 ou 4.5 – continua –

XVI

Sobre o Livro – continuação –

Componente

Requisito

Multitoque

É necessário um dispositivo tátil para utilizar funcionalidades multitoque. Contudo, todas as funcionalidades encontram-se sempre disponíveis utilizando um teclado, rato ou outro dispositivo de entrada de dados padrão ou acessível. Tenha em conta que as novas funcionalidades de toque estão otimizadas para utilização com o Windows 8/8.1

São requisitos adicionais para usar determinados recursos:

 Acesso à Internet;  Conta de correio eletrónico da Microsoft para acesso a recursos como OneDrive e apresentação online;

 Conta no Facebook para publicação de mensagens.

Organização do livro Este livro foi desenvolvido com o objetivo de apoiar o leitor nas tarefas de configuração, personalização e manipulação dos vários recursos disponíveis no Excel 2013. A abordagem aqui efetuada proporciona uma visão prática das tarefas habitualmente realizadas pelos utilizadores deste software. Ao longo dos capítulos, são demonstradas as tarefas mais comuns descritas e explicadas passo a passo, numa linguagem simples e acessível. No final de cada capítulo o leitor encontra um conjunto de exercícios elaborados de forma criteriosa e com enunciados detalhados que o ajudam a praticar e consolidar a matéria aprendida. As resoluções de todos os exercícios são apresentadas de forma extremamente detalhada, no final do livro, para revisão da matéria.

A quem se destina o livro Este livro destina-se não só aos utilizadores menos experientes e que se querem iniciar no Excel 2013, como também àqueles que já conhecem as outras versões desta folha de cálculo e pretendem atualizar e aprofundar os seus conhecimentos.

XVII

Fundamental do Excel 2013

Apoio ao público brasileiro Foram definidas linhas muito precisas de orientação no sentido de conceber uma obra de referência em língua portuguesa, útil não só para os utilizadores portugueses e dos PALOP, mas que fosse igualmente um livro de apoio ao público brasileiro. Nesse sentido, e sempre que se justifica, ou seja, sempre que o comando/opção/etc. é diferente na versão brasileira do software, apresentam-se as duas opções da seguinte forma: Ficheiro {Arquivo}. No final do livro é ainda disponibilizado um glossário com a correspondência entre os principais termos técnicos utilizados em Portugal e no Brasil.

Contacte-nos O Grupo Lidel, com a sua experiência de mais de 50 anos ao serviço da Ciência e a FCA, com mais de 20 anos de experiência na edição de livros técnicos de informática, empenharam-se, tal como em todos os livros que lançam no mercado, para que os objetivos deste livro fossem cumpridos. Mas porque há sempre melhoramentos a fazer, agradecemos que todos os leitores que pretendam contribuir com sugestões o façam através do seguinte email: fca@fca.pt.

XVIII

Fundamental do Excel 2013

1.4.4 Configurar serviços de armazenamento Esta versão do Office permite guardar os documentos na nuvem do OneDrive, de modo que possa posteriormente aceder aos seus conteúdos a partir de qualquer dispositivo com acesso à Internet. Para que tal seja possível, é necessário proceder à configuração deste serviço de armazenamento: 1. Aceda ao separador Ficheiro {Arquivo}. 2. Clique na opção Conta. 3. Clique na opção Adicionar um serviço e, de seguida na opção Armazenamento. Nas opções apresentadas deverá escolher o serviço OneDrive. Para prosseguir a operação deverá proceder à introdução das suas credenciais de acesso ao serviço. Quando o processo de configuração terminar, o serviço de armazenamento fica associado à conta de início de sessão e representado na lista de serviços ligados no ambiente da conta (Figura 1.31).

FIGURA 1.31 Serviços ligados

1.4.5 Ligar outros serviços de armazenamento O Microsoft Office 2013 apenas tem disponíveis ligações a serviços de armazenamento proprietários da Microsoft. No entanto, é possível configurar outros serviços de armazenamento, por exemplo a MEO Cloud da Portugal Telecom, a Drive da Google ou a DropBox. O processo de configuração é semelhante para qualquer um deles e, a título de exemplo, iremos ilustrar a configuração do serviço de armazenamento da MEO Cloud. Para configurar este serviço, deverá, em primeiro lugar, aceder ao sítio da MEO Cloud e efetuar o download da aplicação para desktop.

Configurar o Excel

Ao proceder à instalação da aplicação para desktop, uma cópia do conteúdo da sua conta na MEO Cloud é colocada no seu computador numa pasta com o nome do serviço. Essa pasta é mantida em sincronia com a nuvem da MEO Cloud. Se o utilizador adicionar, alterar ou excluir um ficheiro ou pasta na página da MEO Cloud, esse item será adicionado, alterado ou excluído na pasta da MEO Cloud e vice-versa. Após a instalação será apresentado na área de notificação da barra de tarefas um ícone com o símbolo do serviço (Figura 1.32).

FIGURA 1.32 Área de notificação: ícone da MEO Cloud

Agora, com o serviço ativo, sempre que desejar guardar os documentos na nuvem da MEO Cloud, basta indicar a pasta do serviço. Este processo de configuração ainda pode sofrer melhoramentos, nomeadamente, incluir na lista dos serviços ligados, o ícone do serviço de armazenamento. Para tal deverá efetuar as seguintes operações: 1. Aceda à área de notificação e, com o botão direito do rato, clique no ícone da aplicação.

2. Na lista de opções deverá clicar no item Preferências de forma a aceder à janela MEO Cloud (Figura 1.33).

FIGURA 1.33 Integração com o Office 2013

Edição e formatação

FIGURA 3.52 Exemplo de aplicação de condições de cor

Para definir a cor na seção do formato, deverá utilizar um dos seguintes códigos permitidos: [Branco]

[Preto]

[Vermelho]

[Verde]

[Azul]

[Turquesa]

[Magenta]

[Amarelo]

 Datas – os carateres “d”, “m” e “a” representam, respetivamente, o dia, mês e ano. Esses carateres podem ser conjugados de forma a formatar com a expressão de data desejada. Vejamos os seguintes exemplos para a data 9/04/2013:

Formato

Resultado

mmm

abr

mmmm

abril

aaaa

2013

d/m/aa

9/4/13

dd/mmmm/aaaa

09/abril/2013

3.5 Validação de dados Esta funcionalidade do Excel é utilizada quando se pretende limitar a introdução de dados na folha de cálculo, permitindo parametrizar o tipo de dados a introduzir em determinadas células. É também muito útil na construção de ficheiros cujos dados vão ser preenchidos por outros utilizadores. 89

Fundamental do Excel 2013

Para aceder a esta funcionalidade deverá clicar no botão Validação de Dados, disponível no grupo de opções Ferramentas de Dados do separador Dados (Figura 3.53).

FIGURA 3.53 Grupo Ferramentas de Dados

Ao clicar no referido botão é apresentada a caixa de diálogo Validação de dados conforme ilustrada na Figura 3.54, na qual podemos definir o critério de validação, de acordo com as opções disponíveis, podendo posteriormente definir mais critérios de validação.

FIGURA 3.54 Caixa de diálogo Validação de dados

3.5.1 Critérios de validação A escolha dos critérios Número Inteiro, Decimal, Data, Hora e Comprimento do Texto permitem definir na caixa Dados, intervalos de valores, valores mínimos, máximos, maiores que, menores que, maiores ou iguais que ou menores ou iguais que, conforme a Figura 3.55.

Fundamental do Excel 2013

FIGURA 3.57 Tabela de exercício exemplificativo de validação de dados

De seguida será demostrado a definição de um critério de validação de dados para a coluna Idade, onde apenas são admissíveis idades entre os 10 e os 18 anos. Para tal efetue os seguintes procedimentos: 1. Selecione o intervalo de células B2:B8. 2. Clique no botão Validação de Dados (ver Figura 3.53). 3. Selecione a opção Número inteiro na lista pendente do item Por {Permitir}. 4. Escolha na lista pendente do item Dados a opção situa-se entre {está entre}. 5. Na caixa de texto referente ao item Mínimo digite o valor 10 e na caixa referente ao item Máximo digite o valor 18, conforme representado na Figura 3.58.

FIGURA 3.58 Caixa de diálogo Validação de dados: definição dos critérios de validação 92

Fundamental do Excel 2013

4. Digite a expressão “idade” no campo Título. 5. No campo Mensagem de entrada digite “Atenção, apenas são permitidos valores absolutos entre 10 e 18”. 6. Clique no botão OK para terminar a operação. Agora, sempre que a célula estiver selecionada, aparecerá a mensagem de entrada conforme representado pela Figura 3.61.

FIGURA 3.61 Aspeto de uma mensagem de entrada de validação de dados

Para definir a mensagem de erro: 1. Selecione o intervalo de células B2:B8. 2. Clique no botão Validação de Dados (ver Figura 3.53). 3. Selecione o separador Aviso de erro {Alerta de erro} da caixa de diálogo Validação de dados conforme a Figura 3.62.

FIGURA 3.62 Caixa de diálogo Validação de dados: Aviso de erro de validação de dados 94

Fundamental do Excel 2013

4.5 Escalas de cores As Escalas de Cores {Escalas de Cor} são mais um recurso de formatação condicional que permite, através da cor de preenchimento da célula, ter uma rápida visualização das diferenças entre os valores mais baixos e os mais altos. A Figura 4.7 representa o antes e o depois da aplicação da formatação condicional com Escalas de Cores {Escalas de Cor}. Neste exemplo, foi aplicada uma escala a três cores onde os valores mais elevados (6300, 4580) têm uma cor verde, as células com valores médios (2100, 2500) têm uma cor amarela e as células com valores mais baixos (1200) têm uma cor vermelha.

FIGURA 4.7 Resultado da aplicação da formatação condicional: Escalas de Cores

Para executar a formatação ilustrada, considere os seguintes passos: 1. Selecione o intervalo de células ao qual pretende aplicar a formatação condicional. 2. Aceda ao grupo Estilos do separador Base {Página Inicial}. 3. Clique no botão Formatação Condicional. 4. Selecione a opção Escalas de Cores {Escalas de Cor} e, na lista de opções, clique sobre uma miniatura de Escalas de Cores Verde Amarelo - Vermelho {Escalas de Cores Verde - Amarela - Vermelha}.

4.6 Conjuntos de ícones Além de formatar o preenchimento da célula, é possível aplicar ícones que ficarão localizados à esquerda do conteúdo da célula. Tal como as opções descritas anteriormente, esta forma de formatação condicional permite distinguir de imediato os valores mais altos, médios ou mais baixos. Deve utilizar este tipo de formatação quando pretender classificar os dados entre três a cinco categorias. Cada ícone representa um intervalo de valores. 106

Formatação condicional

A Figura 4.8 representa o antes e depois da aplicação da formatação condicional com Conjuntos de Ícones. Neste exemplo, foi aplicada uma escala a quatro ícones onde os valores mais elevados têm um preenchimento da forma completa, as células com valores médios possuem um preenchimento da forma proporcional ao valor da célula e as células com valores mais baixos têm um preenchimento da forma vazia.

FIGURA 4.8 Resultado da aplicação da formatação condicional: Conjuntos de Ícones

Para executar a formatação ilustrada na Figura 4.8 deverá efetuar os seguintes procedimentos: 1. Selecione o intervalo de células ao qual pretende aplicar a formatação condicional (valores da coluna Vendas). 2. Aceda ao grupo Estilos do separador Base {Página Inicial}. 3. Clique no botão Formatação Condicional. 4. Selecione a opção Conjuntos de Ícones e, na lista de opções, clique sobre a miniatura 4 Classificações localizada na seção Classificações.

4.7 Criar regra de formatação

Quando as regras de formatação condicional explicadas nos itens anteriores não se enquadram no tipo de informação que pretende evidenciar, o Excel disponibiliza uma opção de criação e definição da formatação condicional para que possa construir um estilo próprio. Para aceder a esta opção deverá efetuar o seguinte: 1. Selecione o intervalo de células ao qual pretende aplicar a formatação condicional. 2. Aceda ao grupo Estilos do separador Base {Página Inicial}. 3. Clique no botão Formatação Condicional.

107

Capítulo

Fórmulas e Funções

6 h

O Excel é essencialmente uma folha de cálculo, utilizada normalmente para a sistematização de cálculos simples ou complexos, sendo usada transversalmente em todas as áreas de uma organização. Neste capítulo serão apresentadas fórmulas e funções, que irão certamente facilitar todas as atividades de cálculo e análise de dados, permitindo ao utilizador uma gestão mais eficiente e eficaz a todos os níveis, desde logo na redução do tempo consumido em determinados cálculos, libertando o utilizador para tarefas mais produtivas como a análise de dados. O Excel 2013 apresenta um conjunto de novas funções matemáticas, estatísticas, de engenharia, etc., oferecendo ao utilizador uma verdadeira biblioteca global de funções, que cobrem quase todas as necessidades de cálculo.

6.1 Fórmulas As fórmulas são expressões que envolvem operadores (soma, divisão, multiplicação, etc.) com operandos. Por sua vez, os operandos são valores fixos, células e também funções. Ou seja, além de se poder utilizar cálculos com operandos fixos, é possível utilizar fórmulas que interagem com funções do Excel, pelo que podemos dizer que as funções são cálculos pré-programados que estão disponíveis no Excel.

A principal caraterística para o início de construção de qualquer fórmula no Excel é: todas as fórmulas começam com o operador = (igual). O utilizador começa por inserir na célula o operador igual (=), seguido do cálculo pretendido. As fórmulas inseridas podem trabalhar com os seguintes tipos de operandos:  Operandos constantes. Exemplo: = 1250*22000;  Operandos com endereços de células. Exemplo: = B1* B3; 137

Fundamental do Excel 2013

 Operandos mistos. Exemplo: = B1*12. Face ao exposto, vejamos o seguinte esquema descritivo dos vários elementos constituintes de uma fórmula em Excel:

= A1 * B1 Início da fórmula

Operando

Operador

6.1.1 Operadores Os operadores especificam o tipo de cálculo que deseja efetuar nos elementos da fórmula. Existe uma ordem predefinida, pela qual ocorrem os cálculos, mas pode alterar essa ordem utilizando parênteses. Após a apresentação e explicação dos operadores serão descritas as regras a ter em conta para uma correta elaboração de uma fórmula. Os operadores utilizados em Excel podem dividir-se em aritméticos, comparação, concatenação e referência.

6.1.1.1

Operadores aritméticos

Este tipo de operador é normalmente utilizado para a realização de operações de adição, subtração, divisão e multiplicação. Vejamos a sua representação e descrição na seguinte tabela:

Operador

Significado

+ (sinal de adição)

Adição

6+4

- (sinal de subtração)

Subtração

6-4

* (asterisco)

Multiplicação

6*4

/ (barra)

Divisão

6/4

% (percentagem)

Percentagem

^ (acento circunflexo)

Exponenciação

6^4

TABELA 6.1 Operadores aritméticos: significado e exemplos

138

Exemplo

Fórmulas e Funções

6.1.1.2 Operadores de comparação Este tipo de operador permite comparar dois valores. Quando dois valores são comparados utilizando estes operadores, o resultado é um valor lógico: VERDADEIRO ou FALSO. Na Tabela 6.2 encontram-se descritos os diversos tipos de operadores de comparação que pode utilizar no Excel.

Operador

Significado

Exemplo

= (sinal igual)

Igual a

C12=C13

> (sinal maior)

Maior que

D12>D13

< (sinal menor)

Menor que

C12<C13

>= (sinal maior ou igual)

Maior ou igual a

D12>=D13

<= (sinal menor ou igual)

Menor ou igual a

C12<=C13

Diferente de

A1<>A2

TABELA 6.2 Operadores de comparação: significado e exemplos

6.1.1.3 Operadores de concatenação Este tipo de operador permite juntar, numa célula, o conteúdo de duas células. Para tal é utilizado o símbolo & (E comercial) para juntar ou concatenar uma ou mais cadeias de carateres, de modo a produzir uma única peça de texto (Tabela 6.3).

Operador

Significado

&(E comercial)

Liga ou concatena dois conjuntos de carateres ou valores e produz um valor de texto seguido

Exemplo “Portu”&”gal”

TABELA 6.3

Operadores de concatenação: significado e exemplos

6.1.1.4 Operadores de referência Estes operadores permitem definir os intervalos de células para a elaboração de cálculos (Tabela 6.4).

139

Fundamental do Excel 2013

FIGURA 6.15 Tabela de exercício prático de funções

6.3.2 Função SOMA Conforme descrito anteriormente, a função SOMA é uma função matemática e a mais utilizada nas folhas de cálculo. Esta função permite apresentar o resultado da soma de valores introduzidos e/ou colocados em células. A tabela de exemplo representada pela Figura 6.16 representa as vendas de um determinado produto de uma empresa. Pretende-se que nas várias linhas da coluna Total 1.º trimestre sejam apresentados os valores resultantes das somas das colunas anteriores (janeiro, fevereiro e março). Sendo uma das funções mais utilizadas, serão demonstrados dois métodos de aceder e trabalhar com esta função, vejamos: Primeiro método: 1. Selecione a célula F2. 2. Aceda ao grupo Biblioteca de Funções (ver figura 6.12). 3. Clique no botão Soma Automática {AutoSoma} e, na lista pendente apresentada, clique no item SOMA. 4. Selecione o intervalo de células C2:E2, conforme representado pela Figura 6.16. 5. Pressione a tecla ENTER para terminar a operação e visualizar o resultado da operação.

154

Fórmulas e Funções

FIGURA 6.16 Aplicação da função Soma

6. De seguida copie a função para as restantes células da coluna Total 1.º trimestre, obtendo dessa forma os resultados (Figura 6.17).

FIGURA 6.17 Resultado da aplicação da função SOMA para a coluna Total 1.º trimestre

Nota

Em alternativa aos pontos 1 e 2, a função SOMA pode ser acedida através do grupo de opções Edição do separador Base {Página Inicial}. Segundo método: 1. Selecione a célula F2. 2. Aceda ao grupo Biblioteca de Funções (ver Figura 6.12). 3. Clique no botão Matemática e Trigonometria e, na lista pendente apresentada, clique no item SOMA (Figura 6.18).

155

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7.4 Alterar a representação de dados Na criação de gráficos é ainda permitido escolher o modo de visualização de dados – em linha ou em coluna. Para procedermos à alteração do gráfico retornamos ao exercício de exemplo representado pelo gráfico da Figura 7.11. Siga os seguintes passos: 1. Selecione o gráfico. 2. Clique no botão Mudar Linha/Coluna {Alternar Linha/Coluna}, no grupo de opções Dados, do separador Estrutura {Design} das Ferramentas de Gráfico (Figura 7.14). Desta forma, o Excel reconstruirá o gráfico alternando os dados de origem para linha ou coluna caso o gráfico original tenha sido feito por colunas ou por linhas, respetivamente.

FIGURA 7.14 Botão de comando Mudar Linha/Coluna

Ao observar o gráfico criado na Figura 7.15, verifica-se que este agrupou os dados referentes a cada uma das disciplinas. Recorrendo ao botão de comando Selecionar Dados, localizado no grupo representado pela Figura 7.14, podemos verificar as alterações efetuadas na disposição dos dados no gráfico.

FIGURA 7.15 Alteração do modo de visualização para coluna

182

Gráficos

Na caixa de diálogo Selecionar Origem de Dados {Selecionar Fonte de Dados}, podemos verificar que os dados das Entradas de Legenda (Série) e Rótulos do Eixo (Categoria) Horizontal {Rótulos do Eixo Horizontal (Categorias)} foram alterados. Pode recorrer ao botão Alternar Linha/Coluna {Alternar entre Linha/coluna} para repor a disposição original (Figura 7.16).

FIGURA 7.16 Alternar dados na caixa de diálogo Selecionar Origem de Dados

De acordo com a Figura 7.16, com a mudança de linha para coluna, são criadas três séries (disciplinas) na caixa de Entradas de Legenda (Série), passando o conteúdo dos Rótulos do Eixo (Categoria) Horizontal {Rótulos do Eixo Horizontal (Categorias)} para Média da Turma.

7.5 Esquema do gráfico Além de podermos escolher o tipo de gráfico, o Excel permite ainda parametrizarmos uma série de elementos de estrutura e formatação, tais como estilos, cores, legendas, formas, títulos, etc.

Para ter acesso a estes recursos deverá aceder ao grupo Estilos de Gráficos {Estilos de Gráfico} do separador Estrutura {Design} das Ferramentas de Gráfico (Figura 7.17).

FIGURA 7.17 Grupo Estilos de Gráficos

183

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7.5.1 Estilos, cor e efeitos do gráfico Conforme referido anteriormente, é possível alterar o estilo de um gráfico criado utilizando para tal um conjunto de estilos predefinidos. Efetue os seguintes procedimentos para alterar o estilo de um gráfico para Estilo 9: 1. Selecione o gráfico. 2. Clique no botão Mais, localizado no canto inferior direito da galeria de estilos (botão representado por um traço e seta – ver Figura 7.17). 3. Clique na miniatura representativa do Estilo 9 na galeria de estilos (Figura 7.18).

FIGURA 7.18 Miniatura do Estilo 9

Dica

Para saber qual o nome de cada estilo deverá posicionar o ponteiro do rato sobre a miniatura e, sem mexer o rato, esperar até aparecer a legenda. O resultado final da operação será igual ao ilustrado pela Figura 7.19.

FIGURA 7.19 Gráfico de Colunas Agrupadas com o Estilo 9 184