Microsoft Project 2013 - Depressa & Bem by Grupo Lidel

Márcio Silva

Com este livro, aprenda a utilizar o Project, uma ferramenta que lhe permite gerir de forma profissional o ciclo de vida dos seus projetos e cuja versão 2013 teve a maior atualização dos últimos anos: nova interface já preparada para touch screens, novo motor para construir relatórios com grafismo mais apelativo, melhoria na colaboração entre membros da equipa e nova forma de trabalhar na cloud com o Project Online.

Márcio Silva

Aprenda simulando um projeto: para o ajudar a consolidar os seus conhecimentos, terá acesso a um exemplo prático de planeamento, execução e controlo de um projeto ao longo do livro, assim como a 18 exercícios práticos no final dos capítulos. Todos os passos necessários à execução do exemplo são ilustrados com imagens reais do Project 2013, enriquecidas com caixas de texto explicativas e ficheiros de suporte. Aplique técnicas avançadas de gestão de projetos: ideal para quem quer iniciar a gestão dos seus projetos pessoais ou profissionais através do Project 2013 e para os gestores de projetos que queiram aplicar as técnicas do PMBok®. Gestão de projetos e portefólios integrada: sem necessidade de instalar hardware ou software e através de processos simples de configuração, conheça e aplique as principais funcionalidades do Project Online e descubra como este programa pode tornar muito mais eficientes a análise de portefólio e a gestão integrada dos seus projetos, utilizando para isso a cloud. Entre outras tarefas, aprenda facilmente a: • Criar uma WBS e uma lista de atividades e a afetar recursos; • Trabalhar com as novas funcionalidades como a Task path; • Controlar o projeto através da técnica EVM; • Construir poderosos relatórios gráficos com informação sobre o seu projeto; • Efetuar análise de portefólios e uma gestão de projetos integrada no Project Online. O livro disponibiliza a correspondência dos principais comandos em inglês para português europeu e português do Brasil e inclui um anexo com Operações Rápidas.

Márcio Silva Licenciado em Engenharia de Produção Industrial, Pós-graduado em Gestão de Projetos, Project Management Professional ® certificado pelo PMI e Administrador de uma empresa do grupo ISQ. Consultor e Gestor de grandes projetos para as áreas de Indústria e Serviços, Tecnologias de Informação e Investigação & Desenvolvimento. Formador certificado pelo IEFP. Autor dos livros Microsoft Project 2010, Microsoft Office Project 2007 – 3.ª Edição Aumentada e Microsoft Project 2003, todos da coleção Depressa & Bem e também publicados pela FCA.

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Domine os novos relatórios gráficos

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Aplique as técnicas do PMBok®

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Inclui anexo com Operações Rápidas

Material de apoio disponível em www.fca.pt, até o livro se esgotar ou ser publicada nova edição atualizada ou com alterações.

ISBN 978-972-722-783-9

www.fca.pt

Gira os seus projetos através do Project e do Project Online

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Lidel – edições técnicas, lda

Sede R. D. Estefânia, 183, R/C Dto. – 1049-057 LISBOA Tel: +351 213 511 448 * Fax: +351 213 522 684 Revenda: revenda@lidel.pt Exportação: depinternacional@lidel.pt Venda online: livraria@lidel.pt Marketing: marketing@lidel.pt Livraria Av. Praia da Vitória, 14 – 1000-247 LISBOA Tel: +351 213 511 448 * Fax: +351 213 173 259 livraria@lidel.pt Edição

FCA – Editora de Informática

Av. Praia da Vitória, 14 – 1000-247 LISBOA Tel: +351 213 511 448 Email: fca@fca.pt Copyright © outubro 2014 FCA – Editora de Informática, Lda. ISBN: 978-972-722-783-9 Capa: Emília Calçada Pré-impressão: Ana Cristina Santos Impressão e acabamento: Tipografia Lousanense, Lda. – Lousã Depósito Legal N.º 380745/14 Livro segundo o Novo Acordo Ortográfico Todos os nossos livros passam por um rigoroso controlo de qualidade, no entanto, aconselhamos a consulta periódica do nosso site (www.fca.pt) para fazer o download de eventuais correções. Os nomes comerciais referenciados neste livro têm patente registada. Marcas Registadas de FCA – Editora de Informática, Lda. – ®

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Índice SOBRE O LIVRO ........................................................................................................ XVII

1. Introdução à Gestão de Projetos ............................................................................. 1 1.1 Definição de projeto .............................................................................................1 1.2 Ciclo de vida do projeto ........................................................................................3 1.3 Gestão de projetos ..............................................................................................3 1.4 Ciclo de vida da gestão de projetos ........................................................................5 1.5 Gestão de Stakeholders ........................................................................................6 1.6 Intervenção do gestor de projetos .........................................................................8 Conhecimentos e competências gerais do gestor de projetos .....................................8 Relações interpessoais do gestor de projetos ..........................................................9

2. Introdução ao Project 2013 ................................................................................... 11 2.1 Definição de Project 2013 ................................................................................... 11 Família de produtos Project 2013 ........................................................................ 11 2.2 O que há de novo no Project 2013 ....................................................................... 12 2.3 Primeiro contacto com o Project 2013 .................................................................. 14 2.4 Visualizações no Project 2013 ............................................................................. 17 2.5 Backstage View (Vista de Backstage) ................................................................... 20 2.6 Tabelas no Project 2013 ..................................................................................... 21 2.7 Formulário no Project 2013 ................................................................................. 22 2.8 Destaques na alteração do documento ................................................................. 23 2.9 Acesso às teclas de atalho .................................................................................. 23

3. Planeamento das Atividades do Projeto ................................................................ 25 3.1 Processo de iniciação de um projeto ..................................................................... 25 3.2 Processo de planeamento de um projeto ............................................................... 26 3.3 Definição das propriedades e início do projeto ....................................................... 27 3.4 Definição do calendário do projeto ....................................................................... 30  FCA – Editora de Informática

VII

Microsoft Project 2013 – Depressa & Bem

Inserção de exceções......................................................................................... 33 Criar um novo calendário ................................................................................... 35 3.5 Definição dos deliverables e das atividades do projeto ............................................ 37 Deliverables (resultados) .................................................................................... 37 Regras de construção da WBS ............................................................................. 38 Atividades ........................................................................................................ 39 Auto Scheduled (Agendamento Automático) ......................................................... 40 Manually Scheduled (Agendamento Manual) ......................................................... 41 Atividades sumárias com agendamento automático................................................ 43 Atividades sumárias com agendamento manual ..................................................... 46 Atividade sumária do projeto .............................................................................. 49 3.6 Definição da sequência das atividades do projeto ................................................... 50 Ligações entre atividades através do formulário Task Information (Informação de Tarefa) ............................................................................................................ 53 Ligações entre atividades diretamente na tabela Entry (Entrada) da visualização Gráfico de Gantt ............................................................................................... 56 Ligações entre atividades diretamente no Gráfico de Gantt ..................................... 58 Ligações entre atividades através da barra de ferramentas ..................................... 58 Ligações entre atividades através do Split da janela ............................................... 59 Inserção de várias precedências numa atividade.................................................... 60 3.7 Inspecionar uma tarefa ...................................................................................... 62 3.8 Inserção de uma tarefa periódica ......................................................................... 63 3.9 Inserção de uma Milestone (Marco) ...................................................................... 66 3.10 Rápida visualização de uma tarefa no Gráfico de Gantt ......................................... 67 3.11 Visualização de todo o Gráfico de Gantt .............................................................. 67 Exercício 3.1 .......................................................................................................... 69 Exercício 3.2 .......................................................................................................... 69 Exercício 3.3 .......................................................................................................... 70 Exercício 3.4 .......................................................................................................... 70

4. Planeamento dos Recursos do Projeto................................................................... 73 4.1 Inserção de recursos no documento do projeto ...................................................... 73 4.2 Estimativa da duração das atividades através da afetação de recursos ...................... 80

VIII

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Índice

Tipos de atividades ............................................................................................ 80 Inserção da coluna Work (Trabalho) para visualizar o esforço .................................. 83 Afetação de recursos ......................................................................................... 84 Afetação de recursos através da coluna Resource Names (Nomes de Recurso)................ 85 Afetação de recursos através do formulário Assign Resources (Atribuir Recursos) ...... 86 Afetação de recursos através do Split da janela ..................................................... 90 Afetação de recursos através da visualização Team Planner (Planeador de Equipa) .......... 97 Passar uma atividade sumária de agendamento manual para agendamento automático ................................................................................................. 99 4.3 Afetação de recursos materiais .......................................................................... 102 4.4 Afetação de recursos do tipo custo ..................................................................... 104 4.5 Informação da afetação .................................................................................... 105 4.6 Inserção de constrangimentos nas atividades ...................................................... 107 4.7 Resolução de problemas de sobreafetação de recursos ......................................... 109 Regras para resolver problemas de sobreafetação ............................................... 110 Ferramentas de nivelamento de recursos............................................................ 111 Resolução dos problemas de sobreafetação através do Team Planner (Planeador de Equipa) .......................................................................................................... 112 Resolução dos problemas de sobreafetação através do Resource Allocation (Atribuição de Recursos) ................................................................................................... 114 Resolução manual dos problemas através da distribuição da carga dos recursos ...... 118 Recurso dominante .......................................................................................... 120 4.8 Caminho crítico do projeto ................................................................................ 120 Task Path (Caminho de Tarefa) ......................................................................... 124 4.9 Diminuição da duração do projeto ...................................................................... 126 Efetuar Crashing à duração do projeto ............................................................... 126 Efetuar Fast Tracking à duração do projeto ......................................................... 127 4.10 Afetação de um recurso com custos diferentes entre atividades............................ 128 4.11 Visualização dos custos do projeto ................................................................... 129 Inserção de um custo fixo .............................................................................. 130 Visualização dos custos dos recursos................................................................ 131 4.12 Budget Resources (Recursos Orçamento) .......................................................... 131 Exercício 4.1 ........................................................................................................ 135 Exercício 4.2 ........................................................................................................ 136

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Exercício 4.3 ........................................................................................................ 136 Exercício 4.4 ........................................................................................................ 137 Exercício 4.5 ........................................................................................................ 138 Exercício 4.6 ........................................................................................................ 140

5. Personalização do Documento do Project ........................................................... 143 5.1 Personalização da visualização Gráfico de Gantt ................................................... 143 Personalizar as barras do Gráfico de Gantt .......................................................... 146 Gantt Chart Style (Alterar Estilo do Gráfico de Gantt) ..................................... 146 Formatação através da opção Bar Styles (Estilos de Barra) ............................. 147 Formatar apenas uma barra do gráfico ......................................................... 151 Formatar a escala de tempo........................................................................ 152 Personalizar o texto ......................................................................................... 154 5.2 Organizar a informação no projeto ..................................................................... 156 Sort (Ordenar) ................................................................................................ 156 Group by (Agrupar por) ................................................................................... 157 Group by (Agrupar por) personalizado................................................................ 159 AutoFilter (Filtro Automático) ............................................................................ 161 5.3 Criar novas tabelas .......................................................................................... 163 5.4 A Timeline (Linha de Tempo)............................................................................. 166 Adicionar atividades à Timeline (Linha de Tempo) ................................................ 167 Adicionar Milestones (Marcos) à Timeline (Linha de Tempo) .................................. 169 Personalizar a Timeline (Linha de Tempo) ........................................................... 169 Modificar o texto ....................................................................................... 170 Modificar a cor das barras........................................................................... 170 Modificar detalhes, datas e zoom ................................................................. 171 Adicionar novas atividades a partir da Timeline (Linha de Tempo) .......................... 172 Copiar a Timeline (Linha de Tempo) para outro documento ................................... 173 5.5 Gravar o documento do projeto como uma imagem.............................................. 174 5.6 Trabalhar com a Backstage View (Vista de Backstage) .......................................... 176 Exportar informação para o Excel, PDF ou XPS .................................................... 177 Imprimir o documento ..................................................................................... 179

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Índice

Exercício 5.1 ........................................................................................................ 182 Exercício 5.2 ........................................................................................................ 182 Exercício 5.3 ........................................................................................................ 183

6. Execução do Projeto ........................................................................................... 185 6.1 Baseline (Plano de Base) .................................................................................. 185 Gravar uma Baseline (Plano de Base)................................................................. 186 Apagar uma Baseline (Plano de Base) ................................................................ 188 6.2 Campos que registam o progresso ..................................................................... 188 6.3 Métodos para registar o progresso do projeto ...................................................... 189 Atualizar as atividades através da visualização Task Usage (Utilização de Tarefa) .... 189 Afetar horas extraordinárias........................................................................ 191 Esforço para completar a atividade inferior ao planeado .................................. 192 Atualizar as atividades do separador Task (Tarefa) .............................................. 193 Atualizar as atividades pela percentagem ..................................................... 194 Formulário Update Task (Atualizar Tarefa) .................................................... 195 Atualizar todo o projeto.................................................................................... 197 Atualizar as atividades através da tabela Work (Trabalho) da visualização Gráfico de Gantt ........................................................................................................ 199 Atualizar as atividades através do Task Information (Informação de Tarefa) ................. 199 Atualizar as atividades através do Team Planner (Planeador de Equipa) .................. 200 Atualizar as atividades através da tabela Tracking (Controlo) da visualização Gráfico de Gantt ............................................................................................. 201 Criar uma nova visualização para o registo do progresso do projeto por parte da equipa ........................................................................................................... 201 Exercício 6.1 ........................................................................................................ 203

7. Controlo e Encerramento do Projeto ................................................................... 205 7.1 Inserir uma Deadline (Data Limite) .................................................................... 206 7.2 Comparar custos atuais com custos de planeamento ............................................ 207 7.3 Comparar prazos atuais com prazos de planeamento ............................................ 209 7.4 Comparar o esforço atual com o esforço planeado ................................................ 211 7.5 Inserir indicadores gráficos e fórmulas de análise de performance do projeto ................ 213  FCA – Editora de Informática

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7.6 Introdução à técnica EVM ................................................................................. 219 Variâncias da técnica EVM ................................................................................ 220 Indicadores de custo e calendarização ................................................................ 220 Indicadores de estimativa no final do projeto ...................................................... 221 Indicadores de estimativa de performance para finalizar o projeto ......................... 221 Resumo das fórmulas e indicadores EVM ............................................................ 222 Colocar a Physical % Complete (% Física Concluída) ............................................ 223 Status Date (Data de Estado) e Progress Lines (Linhas de Progresso) ..................... 225 Inserção de dados no Project de forma a utilizar a técnica EVM................................ 228 EVM e a técnica Rolling Wave............................................................................ 235 7.7 Controlar o progresso do trabalho da equipa através do Team Planner (Planeador de Equipa) ..................................................................................................... 237 7.8 Gestão de relatórios ......................................................................................... 238 Relatórios pré-instalados .................................................................................. 239 Dashboards .............................................................................................. 239 Relatórios do tipo Resources (Recursos) ....................................................... 240 Relatórios do tipo Cost (Custos) .................................................................. 241 Relatórios do tipo In Progress (Em Progresso) ............................................... 241 Personalizar relatórios...................................................................................... 242 Editar os dados dos objetos ........................................................................ 243 Criar um relatório novo .................................................................................... 245 Visual Reports (relatórios visuais) ...................................................................... 250 7.9 Encerramento do projeto .................................................................................. 255 Exercício 7.1 ........................................................................................................ 256 Exercício 7.2 ........................................................................................................ 257 Exercício 7.3 ........................................................................................................ 258

8. Gestão de Vários Documentos de Projeto ........................................................... 261 8.1 Otimizar a área de trabalho com vários projetos .................................................. 262 8.2 Gravar um Template ........................................................................................ 263 Utilizar um Template do Project ........................................................................ 265 8.3 Importar informação de outra aplicação .............................................................. 267 Importar a estrutura de um ficheiro do Office ...................................................... 267 XII

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Índice

8.4 Subprojetos .................................................................................................... 269 Inserir um subprojeto ...................................................................................... 269 Verificar informação sobre o subprojeto.............................................................. 271 Visualizar os recursos do subprojeto .................................................................. 272 Efetuar links entre projetos .............................................................................. 272 Atividades informativas .................................................................................... 273 Apagar o subprojeto ........................................................................................ 274 8.5 Projetos globais ............................................................................................... 274 8.6 Partilhar recursos ............................................................................................ 276 Criar uma Resource Pool (Conjunto de Recursos)................................................. 276 Utilizar a Resource Pool (Conjunto de Recursos) em projetos ................................ 277 Abrir um projeto que utilize a Resource Pool (Conjunto de Recursos) ................ 278 Afetar a Resource Pool (Conjunto de Recursos) a projetos .................................... 279 Adicionar recursos à Resource Pool (Conjunto de Recursos) .................................. 279 Sobreafetações na Resource Pool (Conjunto de Recursos) ..................................... 283 Visualização de recursos partilhados no Team Planner (Planeador de Equipa) .......... 284 8.7 Trabalhar com o Organizer (Organizador) ........................................................... 285 Exercício 8.1 ........................................................................................................ 286

9. Project Online ..................................................................................................... 289 9.1 Definição de Project Online ............................................................................... 290 9.2 Principais intervenientes no Project Online .......................................................... 291 9.3 Primeiro contacto com o Project Online ............................................................... 291 9.4 Análise de portefólio ........................................................................................ 293 Definir os fatores de negócio............................................................................. 294 Definir a prioridade dos fatores de negócio ......................................................... 297 Efetuar uma análise de portefólio ...................................................................... 299 9.5 Ligar o Project Professional ao Project Online ...................................................... 307 9.6 Criar projetos empresa ..................................................................................... 310 9.7 Criar projetos de empresa utilizando o Project Professional ligado ao Project Online .. 314 Publicar o projeto no Project Online ................................................................... 317 Importar os recursos para o Project Online ......................................................... 318

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Trabalhar com Projetos offline ........................................................................... 321 Abrir projetos que estão no Project Online .......................................................... 323 9.8 Gerir recursos de empresa ................................................................................ 324 Adicionar um recurso de empresa no Project Center............................................. 325 Criar uma equipa de projeto no Project Professional ............................................. 328 9.9 A área de trabalho do projeto ............................................................................ 332 Gerir os riscos do projeto ................................................................................. 333 Gerir a área de problemas do projeto ................................................................. 339 Gerir a área de documentos do projeto .............................................................. 340 Gerir a área de calendários do projeto................................................................ 342 Gerir a área de Deliverables do projeto .............................................................. 343 News Feed ..................................................................................................... 345 Trabalhar com o Notebook................................................................................ 345 Conteúdo do Site ............................................................................................ 346 Modificar o Design da página do projeto ............................................................. 346 9.10 Trabalhar com as TimeSheets (Folhas de Horas) ................................................ 349 Preencher a folha de horas ............................................................................. 350 Single Entry Mode (Modo de Entrada Única) ................................................. 353 Aprovar a folha de horas ................................................................................ 355 9.11 Trabalhar com a Área Tasks (Tarefas)............................................................... 355 Registar o progresso de uma atividade ............................................................. 357 Aprovar o progresso de uma atividade ............................................................. 358 9.12 Trabalhar com Status Reports (Relatórios de Estado) .......................................... 360 9.13 Business Intelligence ...................................................................................... 363 Timeline (Linha de Tempo) do Project Web App ................................................. 363 Serviços de Excel .......................................................................................... 365 Atualizar os dados do relatório ................................................................... 370 Partilhar o relatório ................................................................................... 370 Editar e criar um relatório nos Serviços de Excel ................................................ 371

Anexo – Operações Rápidas .................................................................................... 379 A.1 Início do Projeto .............................................................................................. 379

XIV

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Índice

Definir a data de início do projeto .................................................................... 379 Definir o horário de trabalho ........................................................................... 379 Fazer Split no ecrã ........................................................................................ 379 A.2 Atividades ...................................................................................................... 380 Criar uma atividade sumária ........................................................................... 380 Criar a atividade sumária de todo o projeto....................................................... 380 Modificar o tipo de atividade ........................................................................... 380 Criar uma Milestone (Marco) ........................................................................... 380 Verificar as causas que afetam uma atividade ................................................... 380 Definir atividades de agendamento manual ....................................................... 380 Definir atividades de agendamento automático .................................................. 381 Definir o modo de agendamento predefinido para as novas atividades ................. 381 Verificar o caminho crítico e as margens das atividades ...................................... 381 Criar um constrangimento .............................................................................. 381 Colocar uma atividade como inativa ................................................................. 381 Visualizar o caminho de uma tarefa (Task Path) ................................................ 382 A.3 Recursos ........................................................................................................ 382 Inserir recursos no projeto ............................................................................. 382 Alterar informação dos recursos ...................................................................... 382 Afetar recursos a atividades ............................................................................ 382 Afetar recurso com custo diferente por atividade ............................................... 382 Visualizar o plano de intervenção da equipa no Team Planner (Planeador de Equipa) ................................................................................................... 383 Resolver problemas de sobreafetação .............................................................. 383 A.4 Personalização ................................................................................................ 383 Alterar as barras do Gráfico de Gantt ............................................................... 383 Alterar a cor de fundo das células .................................................................... 384 Criar uma nova tabela ................................................................................... 384 Adicionar atividades à Timeline (Linha de Tempo) .............................................. 384 Copiar informação para uma aplicação do Office ................................................ 384 A.5 Execução........................................................................................................ 384 Gravar uma Baseline (Plano de Base)............................................................... 384 Inserir Actual Start (Início Real), Actual Finish (Conclusão Real), Actual Duration (Duração Real) e % Complete (% Conclusão) ................................................... 385  FCA – Editora de Informática

Microsoft Project 2013 – Depressa & Bem

Recalendarizar o trabalho incompleto ............................................................... 385 A.6 Controlo ......................................................................................................... 385 Inserir Deadline (Data Limite) ......................................................................... 385 Controlo de custos......................................................................................... 385 Controlo de prazos ........................................................................................ 385 Controlo de esforço ....................................................................................... 386 Inserir fórmulas e indicadores gráficos ............................................................. 386 Calcular o Earned Value (Valor Ganho) através do Campo Physical % Complete (% Física Concluída) ...................................................................................... 386 Inserir uma Progress Line (Linha de Progresso) com o Status Date (Data de Estado) do projeto .................................................................................................... 387 EVM e a técnica Rolling Wave.......................................................................... 387 Aceder aos relatórios gráficos ......................................................................... 387 Aceder aos Visual Reports (Relatórios Visuais)................................................... 387 A.7 Gestão de vários documentos de projeto ............................................................ 387 Inserir um subprojeto .................................................................................... 387 Partilhar recursos .......................................................................................... 388 Trabalhar com o Organizer (Organizador) ......................................................... 388 A.8 Project Online ................................................................................................. 388 Efetuar uma análise de portefólio .................................................................... 388 Criar projetos de empresa através do Project Professional .................................. 389 Criar uma equipa de projeto no Project Professional ........................................... 390 Ativar a utilização do Excel Web App nos relatórios do Project Online ................... 390

Glossário de Termos Português Europeu/Português do Brasil ................................. 391 Bibliografia .............................................................................................................. 393 Índice Remissivo ..................................................................................................... 395

XVI

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Sobre o Livro Este livro, composto por nove capítulos de leitura fácil, apresenta-nos as principais funcionalidades do Project 2013. Apesar de esta obra estar desenvolvida com base na versão inglesa do Project, ao longo dos seus capítulos encontrará também os comandos em português, logo a seguir aos comandos em inglês, dentro de parênteses. Exemplo: Task (Tarefa). Todo o livro está profusamente ilustrado de forma a tornar a aprendizagem mais rápida e apelativa. A sua estrutura foi desenvolvida de forma a simular, através de um exemplo prático, os passos necessários para iniciar, planear, executar, controlar e encerrar um projeto. Após a simulação do ciclo de vida da gestão de projetos, o utilizador pode verificar os métodos para efetuar análises de portefólios e uma gestão integrada de projetos no Project Online (versão cloud do Project Server). O utilizador pode acompanhar todas as operações apresentadas no livro através dos ficheiros disponibilizados no site da editora, em www.fca.pt. No final de cada capítulo estão presentes exercícios de consolidação de conhecimentos e de aplicação de algumas técnicas de Gestão de Projetos. No capítulo 1 é feita uma pequena introdução à Gestão de Projetos. Esta introdução serve para o leitor ficar familiarizado com alguns conceitos da área. No capítulo 2 é feita uma introdução ao Project. Esta pequena introdução é importante para o leitor conhecer a estrutura do Project 2013. No capítulo 3 é apresentada a intervenção do Project nos processos de iniciação e de planeamento das atividades de um projeto. É demonstrada a forma como o Project 2013 veio facilitar a estimativa Top-down e a técnica Rolling Wave através da inserção de atividades com agendamento manual. No capítulo 4 é abordado o planeamento dos recursos do projeto. Através do conteúdo deste capítulo, o utilizador conseguirá determinar o que deve ser feito, quando, por quem, em que quantidade e a que custo. No capítulo 5 é abordada a personalização das várias visualizações do Project e a forma de trabalhar com a Timeline (Linha de Tempo), uma poderosa funcionalidade que permite uma visualização em forma de gráfico bastante útil para uma análise generalizada do cronograma do projeto e para uma distribuição eficaz de informação aos stakeholders do projeto. No capítulo 6 é explicada a intervenção do Project na execução do projeto. Será aprofundado o conceito de Baseline (Plano de Base) e a forma como o utilizador pode registar o progresso do projeto no Project. No capítulo 7 são descritas as técnicas para as fases de controlo e de encerramento do projeto, com especial enfoque na técnica Earned Value Management. Neste capítulo é apresentado o novo motor de relatórios do  FCA – Editora de Informática

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Microsoft Project 2013 – Depressa & Bem

Project 2013, que representa uma grande evolução em relação a todas as versões anteriores. O utilizador vai verificar como é mais fácil criar poderosos relatórios gráficos e distribuí-los pelos stakeholders do projeto. No capítulo 8 é referida a gestão de vários documentos de projetos com o Project como produto isolado, que tem como objetivo otimizar o trabalho com vários ficheiros e diminuir a repetição de operações. No capítulo 9 é feita uma introdução às principais funcionalidades do Project Online (versão cloud do Project Server) na visão do gestor de projetos. Com a introdução do Project Online, agora qualquer empresa pode ter um espaço para gerir de forma integrada os seus projetos sem necessidade de instalação de hardware ou software. Neste capítulo é, ainda, abordado o processo de análise de um portefólio de projetos, baseada em fatores estratégicos da organização, constrangimentos de custos e recursos. É explicada a forma como o Project Professional pode colaborar com o Project Online e como se pode criar o site do projeto. São também apresentadas as ferramentas de Business Intelligence, como por exemplo a criação de dashboards. Por último, este livro integra um glossário que tem como objetivo proporcionar ao utilizador um acesso rápido a um conjunto de comandos, funcionalidades e outros termos técnicos relacionados com o Project que, tendo como base a versão inglesa, acrescenta as correspondências para o português europeu e para o português do Brasil.

Nota do Editor Este livro encontra-se escrito ao abrigo das regras de ortografia aprovadas pelo Novo Acordo Ortográfico de 1990. No entanto, ao longo da obra, o leitor poderá encontrar em algumas figuras termos escritos na antiga ortografia, que foram mantidos para respeitar as capturas de ecrã efetuadas.

Convenções Gráficas NOTA: Sempre que necessário, aparecem pequenas notas com a descrição complementar sobre o assunto tratado nessa secção. Não sendo obrigatórias para a execução de uma tarefa, as notas fornecem esclarecimentos adicionais.

DICA: Sempre que aparecer esta apresentação gráfica, isso significa que são fornecidas ao leitor dicas, isto é, informações úteis e complementares sobre a matéria que, essencialmente, permitem tornar as tarefas mais fáceis.

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Planeamento das Atividades do Projeto

Atividade Sumária do Projeto É usual criar-se uma atividade sumária que englobe todas as outras atividades, de forma a visualizar logo a duração total do projeto, assim como as datas de início e de fim de projeto. Neste caso, será inserida uma atividade na linha com o nome Projeto ABC, Design (o nome é retirado por predefinição das propriedades do ficheiro), que será uma atividade sumária de todas as outras. Para proceder à inserção desta tarefa, o utilizador deverá selecionar a opção Format > Project summary task (Formatar > Tarefa sumária projeto).

Fig. 3.42 – Inserir atividade sumária geral do projeto

Esta atividade geral pode ser inserida logo no início do planeamento do projeto (só por razões pedagógicas, no âmbito deste livro, é que foi inserida nesta fase do planeamento).

Fig. 3.43 – Projeto ABC, Design: atividade sumária de todas as outras tarefas

Para uma melhor organização do projeto, o utilizador pode numerar automaticamente as atividades através do comando Format > Outline Number (Formatar > > Número de Destaques). A inserção da numeração nas atividades permite uma melhor identificação e organização do projeto. O Project contempla, ainda, campos específicos que permitem ao utilizador escolher vários níveis de outline na estrutura. Esta opção encontra-se no comando Project > WBS > Define Code... (Projeto > WBS > Definir código...). Para mostrar o código da WBS, o utilizador deve inserir a coluna WBS. Utilizando o comando Outline Number (Número de destaques), o utilizador pode verificar, nas Figuras 3.44 e 3.45, que todas as atividades da WBS ficam numeradas.  FCA – Editora de Informática

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Fig. 3.44 – Numerar as atividades do projeto

Fig. 3.45 – Projeto com as atividades numeradas automaticamente

3.6

Definição da Sequência das Atividades do Projeto

A definição da sequência das atividades é o passo seguinte no planeamento do projeto. Na gestão de projetos é quase impossível realizar todas as atividades simultaneamente. Isto porque umas atividades têm de ser realizadas depois de outras terminarem (por exemplo, só se pode pintar uma parede depois de esta estar construída), ou porque o gestor não quer realizá-las ao mesmo tempo (por exemplo, a gestão de recursos com outros projetos). 50

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Personalização do Documento do Project

Fig. 5.73 – Alterar as cores das barras

Fig. 5.74 – Cores das barras alteradas

Modificar detalhes, datas e zoom O formato da data pode ser alterado na opção Format > Task Date Format (Formatar > Formato das Datas das Tarefas) e o detalhe da Timeline (Linha de Tempo) pode ser alterado na opção Format > Detailed Timeline (Formatar > Linha de Tempo detalhada).

Fig. 5.75 – Formatar datas e detalhe da Timeline (Linha de Tempo)

O zoom da Timeline (Linha de Tempo) está ligado ao zoom da escala de tempo do Gráfico de Gantt. Por exemplo, se o utilizador selecionar a tarefa 1.1 Aprovar Projeto e depois clicar na opção View > Selected Tasks (Ver > Tarefas Selecionadas), o Project vai otimizar o zoom da escala de tempo do Gráfico de Gantt para esta tarefa, assim como indicar na Timeline (Linha de Tempo) o espaço de tempo que esta terá.  FCA – Editora de Informática

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Para otimizar a visualização da Timeline (Linha de Tempo) em todo o ecrã, o utilizador deve selecionar, com o botão do lado direito do rato, uma zona sem informação na linha de tempo e depois clicar em Zoom to Screen (Zoom para o Ecrã).

Fig. 5.76 – Zoom do Gráfico de Gantt e Timeline

Adicionar Novas Atividades a partir da Timeline (Linha de Tempo) A ferramenta Timeline permite ao utilizador inserir novas atividades no Project e na linha de tempo em simultâneo. Para tal, o utilizador deve efetuar a seguinte operação:

1. Selecionar na tabela do Gráfico de Gantt o local onde se pretende inserir a nova atividade. 2. Clicar na Timeline (Linha de Tempo). 3. Escolher a forma como a atividade irá surgir na Timeline (Linha de Tempo) (Task [Tarefa], Callout Task [Tarefa de Chamada] ou Milestone [Marco]).

Fig. 5.77 – Inserir nova atividade no projeto e na Timeline (Linha de Tempo) em simultâneo

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Controlo e Encerramento do Projeto

o AC menor do que o EV. O SPI ficou igual a 1, pois a atividade já terminou. Nesta atividade, gastou-se menos do que o previsto. Na Figura 7.52 representa-se o estado desta atividade em cada uma das situações.

Situação 3

Situação 1 Situação 2

Fig. 7.52 – Análise do SPI e CPI em conjunto dá uma visão do estado do projeto

Pela análise das três situações, pode-se concluir que a conjugação do CPI com o SPI dá uma melhor perspetiva da situação do projeto ao gestor.

EVM e a Técnica Rolling Wave Para a utilização da técnica Rolling Wave (planear fases mais distantes do projeto a um nível macro da WBS e fases mais próximas ao nível mais baixo da WBS), deve-se ter cuidado com a gravação da Baseline (Plano de Base). Se já gravou a Baseline no final do planeamento inicial, deve agora optar por gravar a mesma Baseline, mas apenas para as novas atividades acrescentadas ao projeto pela técnica Rolling Wave. Para realizar esta operação, o utilizador deve efetuar os seguintes passos:

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1. Selecionar apenas as novas atividades ou as atividades alteradas devido à técnica Rolling Wave. Não esquecer que as atividades devem ter recursos com taxas de custo. 2. Selecionar a opção Project > Set Baseline (Projeto > Definir Plano de Base). 3. Na janela que abre, escolher a mesma Baseline (Plano de Base) mas apenas para as atividades selecionadas. Não esquecer de ativar a caixa de seleção To all summary tasks (Para todas as atividades sumárias) ou From subtasks into selected Summary Task(s) (De subtarefas para tarefa(s) sumária(s) selecionada(s)). O Project apenas altera os dados das atividades selecionadas, mantendo a Baseline (Plano de Base) para as outras atividades.

Fig. 7.53 – Gravar a Baseline (Plano de Base) apenas para as atividades selecionadas

Se o utilizador quiser gravar uma Baseline (Plano de Base) diferente para obter outros dados de controlo, deve escolher o valor Baseline1. Depois de gravar a nova Baseline, aceder à opção File > Options > Advanced > Earned Value > > Baseline for Earned Value calculations (Ficheiro > Opções > Avançadas > > Valor Ganho > Plano de Base para cálculos do Valor Ganho) e escolher a última Baseline gravada. Esta operação é necessária para o Project calcular os campos da EVM, com base na Baseline pretendida pelo utilizador, ou seja, a última gravada (Baseline1).

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Project Online

esta análise automática, pode forçar a entrada de um projeto, clicando nos dados da coluna Force in/out (Forçar entrada/saída).

Fig. 9.28 – Resultado do novo cenário

9. Se o utilizador clicar em Scatter Chart (Gráfico de Dispersão), poderá visualizar o impacto das propostas na estratégia da organização e o seu orçamento.

Fig. 9.29 – Scatter Chart (Gráfico de Dispersão)

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10. Clicando na opção Next: Analyze Resources (Seguinte: Analisar Recursos), será acrescentado o constrangimento de recursos à análise. No lado esquerdo pode-se ver que foram selecionados quatro projetos com um valor estratégico de 90,27%. No lado direito está o resultado da análise. Acrescentando o constrangimento de recursos aos anteriores, o gestor pode resolver este constrangimento através da alteração das datas dos projetos não selecionados ou então da contratação de mais recursos. O gestor pode, ainda, contratar mais um recurso, através da modificação do valor Hire Resources (Contratar Recursos).

Fig. 9.30 – Resultado da análise com o constrangimento de recursos

11. Para poder terminar o processo, o gestor tem de gravar esta alteração através da opção Save as (Guardar como) e depois clicar em Committ (Consolidar).

Fig. 9.31 – Aprovar os projetos selecionados

12. Surgirá um aviso a informar que os projetos serão selecionados.

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Project Online

Fig. 9.129 – Novo design do site do projeto

9.10 Trabalhar com as TimeSheets (Folhas de Horas) Uma das principais funcionalidades do Project Online para registar o progresso das atividades é a folha de horas. Esta funcionalidade permite o registo das horas de trabalho do projeto e de outras atividades continuadas, podendo funcionar como um registo do total de horas do trabalhador, incluindo as suas férias e as horas de ausência. Para que o utilizador tenha disponíveis as suas folhas de horas, é necessário, primeiro, que o administrador do Project Online defina os períodos de trabalho. Para efetuar esta operação, o administrador deve selecionar a opção Server Settings > Time Reporting Periods (Definições do Servidor > Períodos de Relatório de Tempo).

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Márcio Silva

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Material de apoio disponível em www.fca.pt, até o livro se esgotar ou ser publicada nova edição atualizada ou com alterações.

ISBN 978-972-722-783-9

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