Prefácio Neste mundo globalizado de elevada velocidade e concorrência intensa, saber organizar-se e saber gerir o tempo são atributos fundamentais para aumentar a produtividade, um dos elementos essenciais da competitividade. Além disso, gerir o tempo com sabedoria permite minorar os níveis de stress e, dessa forma, aumentar, igualmente, a produtividade. Trata-se de um livro especialmente concebido para pessoas muito atarefadas, pleno de sugestões simples, práticas e fáceis de executar que, estou certo, em muito ajudarão o leitor a organizar e gerir melhor as suas atividades. Trata-se também de um livro muito oportuno e pleno de atualidade. Com efeito, na sociedade moderna em que as tecnologias da informação e comunicação (TIC) são cruciais, saber gerir e organizar melhor a informação é fundamental. O livro apresenta, numa linguagem simples, acessível e didática, metodologias de gestão de e-mails, como sejam o método GTD – Getting Things Done, o método ZTD – Zen to Done, o método Pomodoro e o método Simplex, e deixa ao cuidado do leitor adotar aquele que mais se adaptar ao seu perfil profissional e pessoal.
Portanto, saúdo vivamente este tipo de publicação, espero que o autor nos continue a presentear com obras deste tipo,
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Convém, aqui, sublinhar que o autor desenvolve uma metodologia própria, que denomina de método Simplex, fruto da sua experiência pessoal e profissional, e que se destina a “facilitar o dia a dia do utilizador e a aumentar a sua produtividade”.
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O Monstro dos E-mails agradáveis, acessíveis, oportunas, atuais e didáticas e que, estou certo, em muito contribuirão para uma melhoria de eficácia nas organizações.
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Prof. Doutor António Augusto Costa Universidade Lusófona de Humanidades e Tecnologias
Nota Prévia A sociedade atual, fruto de uma competição desenfreada, compele os seus membros a serem cada vez mais produtivos e eficientes. Como consequência, somos levados a utilizar novas ferramentas e novos processos, que nos permitam produzir mais com menos recursos e em menos tempo. Os desenvolvimentos tecnológicos dos últimos anos, como, por exemplo, o advento da internet e das redes sociais, revolucionaram e transformaram o nosso modo de viver, tendo até já servido de base a revoluções (em sentido literal). Basta pensar como era quando queríamos obter um extrato da nossa conta bancária e tínhamos que nos deslocar ao banco e esperar em longas filas. Hoje em dia, podemos, a qualquer hora e em qualquer lugar, fazer toda uma panóplia de operações bancárias, à distância de um simples clique. Como temos vindo a verificar, a internet e as suas novas ferramentas criaram um sem número de oportunidades e, paradoxalmente, criaram também novos desafios. Vejamos o caso do sistema de correio eletrónico, vulgarmente conhecido por e-mail.
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Atualmente, este é o principal meio de comunicação nas empresas, pois permite uma comunicação eficaz, de um para um ou de um para vários simultaneamente. Além disso, a utilização deste sistema oferece a vantagem, entre outros aspetos positivos, de o destinatário poder decidir quando quer receber e ler a mensagem. Mas a verdade é que a utilização desregrada deste sistema criou novos problemas, como, por exemplo, a
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O Monstro dos E-mails receção de um número elevado de e-mails. Este número quando é excessivamente elevado acaba por eliminar o seu precioso benefício: a gestão do tempo do seu utilizador. Este é um dos principais problemas com que se deparam todos aqueles que no seu dia a dia usam o e-mail como ferramenta principal de comunicação. Por este motivo e a par de uma excelente organização pessoal, é necessário alterar hábitos e implementar novas metodologias que nos permitam ser mais eficazes. Neste contexto, este livro pretende ser o mais abrangente possível e englobar alguns tópicos que, de forma direta e/ou indireta, o irão ajudar na gestão do seu e-mail. Nesse sentido, foi incluído um capítulo referente à organização e alguns exemplos de ferramentas e utilitários. Para facilitar essa tarefa, o livro está dividido em vários capítulos:
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➤➤ No
primeiro capítulo, independentemente do sistema a adotar, descrevem-se algumas sugestões que o poderão ajudar a melhorar a sua organização pessoal; ➤➤ No capítulo seguinte, o leitor aprenderá as técnicas GTD® – Getting Things Done®, ZTD® – Zen To Done®, Pomodoro® e Simplex que lhe permitirão efetuar uma gestão eficaz dos seus e-mails; ➤➤ No terceiro capítulo, são apresentadas algumas ferramentas que oferecem funcionalidades GTD e que permitem uma implementação cabal dos métodos descritos; ➤➤ Para que possa implementar os métodos mencionados neste livro sem a obrigatoriedade de instalar aplicações adicionais e poder aumentar a produtividade, torna-se necessário configurar regras no sistema Outlook1. O quar to capítulo aborda esta temática; ➤➤ Um livro dedicado ao aumento de produtividade utilizan1
Outlook é uma marca registada da Microsoft Corporation.
Nota Prévia XIII do o sistema Outlook não estaria completo sem a ajuda de alguns utilitários atualmente existentes no mercado. Estas ferramentas, apesar de serem alheias aos métodos descritos neste livro, complementam o sistema Out look e ajudam a aumentar a produtividade. É importante recordar que as aplicações e os utilitários descritos neste capítulo servem apenas como referência, cabendo sempre ao leitor a responsabilidade de selecionar aqueles que melhor se adaptem às suas necessidades.
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Capítulo
Métodos GTD, ZTD, Pomodoro e Simplex
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Método GTD – Getting Things Done5 O método GTD – Getting Things Done foi desenvolvido por David Allen e tem como objetivo primário organizar as tarefas de forma a que possa colocar a sua energia e atenção na finalização dessas tarefas, sem qualquer tipo de stress. O método GTD baseia-se no princípio básico de que, se registarmos tudo aquilo que ocupa a nossa mente num sistema em que se confie, isso irá libertar a mente da preocupação de se tentar lembrar de quais as tarefas a realizar e a sua prioridade. A energia libertada poderá, então, ser canalizada para a execução das tarefas, aumentando a sua produtividade.
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GTD e Getting Things Done são marcas registadas da David Allen Company.
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O método, apesar de simples, não é abstrato. Inclui regras que, como posteriormente poderemos observar, permitem escolher quais as tarefas a realizar imediatamente, quais as que devem ser delegadas ou aquelas que devem ser diferidas para uma data posterior. Além disso, o método envolve bastantes aspetos práticos, incluindo sugestões, como arquivar os seus documentos, sejam eles de que tipo for. Através das suas técnicas de organização, revisão e definição de prioridades, as tarefas passam a ser executadas de uma forma relaxada e natural. Ao ser feito de uma forma natural e com prazer, o método cria confiança e motivação, aumentando, assim, a produtividade.
Métodos GTD, ZTD, Pomodoro e Simplex 39
Método ZTD – Zen to Done8 O método ZTD – Zen to Done foi desenvolvido por Leo Babauta para complementar o método GTD. De acordo com o método ZTD, o método GTD baseia-se essencialmente no planeamento e na gestão do próprio sistema. Segundo Lee, o método ZTD “captura o essencial do novo sistema: simplicidade e concentração na execução imediata”.
Visão geral do método ZTD O objetivo principal do método ZTD é o de solucionar cinco dos principais problemas comuns aos utilizadores do GTD. Como foi dito anteriormente, o método GTD é um método abrangente, de caráter genérico, que praticamente cobre todas as necessidades. No entanto, e como cada utilizador tem a sua própria personalidade e as suas necessidades, por vezes, seria útil configurar o sistema de forma a que este melhor se ajustasse às necessidades do utilizador ou, inclusive, à sua personalidade. Os cinco problemas que o método ZTD tenta solucionar são os seguintes: ➤➤ O método GTD é uma mudança de hábitos; ➤➤ O método GTD não se foca o suficiente na execução;
método GTD, para muitas pessoas, não é suficientemente estruturado; ➤➤ O método GTD tenta abarcar demasiado; ➤➤ O método GTD não se foca nos objetivos pessoais do utilizador. 8
Método ZTD é uma marca registada de Leo Babauta.
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➤➤ O
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O Monstro dos E-mails
Método Pomodoro O método Pomodoro11 foi criado no final dos anos 80 do século XX pelo italiano Francesco Cirillo e é um método usado por profissionais que precisam de concentrar-se na realização das suas tarefas e evitar todas as potenciais distrações. Este método é baseado na ideia de que pausas frequentes podem ajudar a melhorar a agilidade mental, além de combater a ansiedade de se realizar diversas funções ao mesmo tempo.
Objetivos do método Pomodoro O objetivo do método é o de oferecer uma simples ferramenta/processo para melhorar a produtividade. De acordo com o método, este pode ajudá-lo a:
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➤➤ Reduzir
a ansiedade relacionada com as tarefas a realizar; ➤➤ Melhorar o foco e a concentração, eliminando as distrações; ➤➤ Aumentar a consciência do impacto das decisões tomadas; ➤➤ Aumentar a motivação e mantê-la constante; ➤➤ Aumentar a determinação para atingir os objetivos; ➤➤ Melhorar o processo de estimativas, em termos de qualidade e quantidade; 11
Método Pomodoro é uma marca registada de Francesco Cirillo.
Métodos GTD, ZTD, Pomodoro e Simplex 53
Método Simplex O método Simplex12 é um conceito de ambiente de trabalho que aglutina os vários métodos descritos, incluindo uma fase de preparação que difere um pouco do método GTD (Figura 2.2). Na prática, todas as técnicas se complementam e têm como objetivo último facilitar o dia a dia do utilizador e aumentar a sua produtividade.
Figura 2.2 – Esquema geral do ambiente de trabalho Simplex
A problemática
O método Simplex é um método de trabalho desenvolvido pelo autor e em processo de registo de patente.
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Ao longo do tempo de utilização de vários métodos, e ultimamente dos métodos GTD, ZTD e Pomodoro, o autor verificou que a sua produtividade não estava apenas correlacionada com a utilização dos métodos propriamente ditos, mas
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O Monstro dos E-mails também com a forma como estes eram geridos. Por outro lado, e talvez como o leitor já verificou, alguns dos métodos complementam-se ou descrevem formas de funcionamento similares. No entanto, verificou-se que, apesar de serem bastante completos, havia situações que estes não contemplavam. Esse é o fundamento do método Simplex, um método que pretende aglutinar as técnicas descritas pelos outros métodos e, em conjunto, formar um ecossistema que nos permita ser ainda mais eficientes. Seguramente, a maioria dos leitores já foi confrontado com situações de interrupções, pedidos urgentes, chamadas telefónicas inoportunas, marcação de reuniões de última hora, etc. Apesar de tentarmos gerir todas estas situações da melhor forma possível, a verdade é que elas têm impacto na produtividade, uma vez que geram distração, alteram o planeamento e têm, algumas vezes, impacto direto nos seus OMI e nas suas TMI. Decerto, nada de novo para si. Assim, ao longo do tempo, o autor foi desenvolvendo algumas “regras” que lhe têm permitido manter todas estas “interrupções” num nível aceitável e que pretende partilhar com o leitor.
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Objetivos do método Simplex O método Simplex baseia-se na utilização de certos procedimentos que são totalmente suportados pelos métodos anteriormente descritos. Deve ter reparado que, na sua essência, os três métodos (GTD, ZTD e Pomodoro) são muito similares e/ou que se complementam. O método Simplex pretende elevar ainda mais este nível de complementaridade.