Kanslist, javisst

Agnetha (t.v.) och Carina arbetar med församlingens ekonomi. Ett stort ansvar som kräver ordning och reda.

I Linghem finns Åkerbo församlings kanslifunktioner. Här samlas information kring allt som pågår i församlingens verksamheter och kyrkor. Bokningar hanteras och fakturor skickas och tas emot. Det här är en arbetsplats där mycket händer varje dag. Här är man mån om en god stämning, väl medvetna om att kansliet är en öppen plats som behandlar många olika ärenden, där varje människa ska känna sig mött och hjälpt. En tredelad ekonomi

Agnetha Eriksson och Carina Hagström har koll på ekonomin i församlingen, förskolan och begravningsverksamheten. En församlings ekonomi kan vara krånglig att förstå sig på, speciellt om man är ny. Svenska kyrkan är huvudman för begravningsverksamheten i nästan hela landet. Det innebär att församlingen är skyldig att redovisa den egna och begravningsverksamhetens ekonomi separat. Den begravningsavgift som du betalar ska användas enbart till begravningsverksamhet. Åkerbo församling är i sin tur huvudman för förskolan Duvan i Tallboda. Därför är församlingens ekonomi tredelad och måste redovisas precis så.

- Det blir ju många system att arbeta i, löner, bokföring, budget, redovisning och utbetalningar, säger Agnetha. Men vi hjälps ju åt mycket alla vi fyra så ibland svarar jag och Carina i expeditionens telefon och ofta går Siv och Ann-Britt in för att granska och godkänna fakturor.

Agnetha (t.v.) och Carina arbetar med församlingens ekonomi. Ett stort ansvar som kräver ordning och reda.

Klara Grundström

Kvittojagare

Det är Agnetha som sköter församlingens löner och kundfakturor. Hon ser över personalens arbetstid, har koll på semestrar, skickar fakturor och sköter diariet, där olika ärenden sparas som kan ligga till grund för beslut, eller har betydelse för verksamheten. Vid bokslut och budgetarbete sköter Agnetha också kontakten med församlingens redovisningskonsult och auktoriserade revisor.

När det gäller församlingens utgifter och intäkter så är det Carina som tar hand om bokföringen. Ganska ofta gör personalen inköp av olika slag.

- Det händer väl att jag blir en tjatig kvittojagare ibland, skrattar hon, men medarbetare brukar komma ihåg det där med kvitton ganska bra.

Minskade kollekter, men fler kvitton

Under förra året minskade församlingens insamlingar och kollekter drastiskt då verksamheter och gudstjänster pausades. Kontanthanteringen var det första som nästan helt försvann redan under våren. Carina brukar sammanställa kollekter och gåvor men den arbetsuppgiften har tagit väldigt lite utrymme i år, även om en del gåvor har kommit in via Swish istället. Redovisning av alla kvitton från matkassarna vi har handlat åt församlingsbor har istället fått utrymme då kollektarbetet minskat. - Det har verkligen fungerat bra med matinköpen, vi har haft så bra kommunikation med alla kollegor så det har rullat på smidigt, berömmer Carina.

Samarbete gör arbetet enklare

På andra sidan korridoren sitter Siv Karlsson och Ann-Britt Riccono och håller igång motorn som driver församlingens verksamheter. För det är till expeditionen man ringer om man vill boka tid för dop, vigsel eller begravning. Den som vill hyra någon av våra lokaler kan också höra av sig och medarbetare har nytta av att besöka expeditionen ibland, för här finns möjlighet att få support kring timrapportering, telefoni och bråkande skrivare bland annat. Trots det ständiga flödet av uppgifter och saker att hålla reda på, så har ingen någonsin sett en sur min inne på expeditionen.

- Vi är en bra grupp tillsammans med Carina och Agnetha, så vi har trevligt på jobbet och samarbetar bra, berättar Ann-Britt. Det underlättar ju när det är mycket att göra.

Varierande uppgifter

Båda medarbetarna på expeditionen gillar att de har ett arbete som varierar mycket. Under en dag kan de hantera allt från inhämtning av kontaktuppgifter, till statistikredovisning i bokningsprogrammet. När telefonen ringer och växeln är öppen så kan det gälla nästan allt möjligt, även om samtalen till prästerna har slutat komma in den vägen efter att samtalsstöd fick ett eget nummer under våren 2020. Dagen börjar med att öppna mailkorgen och där kan det ha kommit in lite vad som helst. Det blir oftast mycket att vidarebefordra till rätt personer. Sen blir det en del post- och fakturahantering förstås och så är det telefontid på både förmiddagen och eftermiddagen.

- Det finns nog ingen ”vanlig dag”, skrattar Ann-Britt, de är ju aldrig likadana. Men det är kul att hantera många olika ärenden.

Bokningar

Ann-Britt och Siv kan vara den första kontakten man har med kyrkan. Som nybliven förälder som vill döpa sitt barn till exempel. Det är viktigt att den som hör av sig blir väl mottagen och att allt blir korrekt vid en bokning, oavsett om det gäller att hyra en lokal eller att hitta rätt kyrka för sin vigsel.

- Vi måste vara noga med att kommunicera allt till de som tjänstgör under den aktuella dagen, vaktmästare, musiker och präst, så att inga detaljer glöms bort på vägen, säger Siv.

När någon gör en bokning så är det mycket som ska fixas. Ibland vill man hyra en lokal för dopkaffe, någon gång är det lite krångligt att hitta en ledig dag i den kyrka man har tänkt sig och ibland måste man ringa några varv för att byta tid. Under 2020 har antalet dop minskat kraftigt och begravningarna ökade under slutet av året. Det innebar många av- och ombokningar. En stor del av arbetet under hösten innebar att pussla i bokningskalendern och hålla reda på var och när det fanns lediga lokaler. Men det tillkom också nya arbetsuppgifter.

- Det här med att ta emot inköpslistor när vi började köpa matkassar till folk var roligt, ler Siv glatt.

- Ja, det är fint att känna att det man gör är värdefullt för någon, även om det bara gäller en inköpslista, avslutar Ann-Britt.

Ann-Britt (t.v.) och Siv är ibland den första kontakten man har med kyrkan. Det är till expeditionen man hör av sig om man vill boka till exempel ett dop.

Katarina Sandström Blyme