Arquivologia apostila 2017

MÓDULO 1 – Conceitos, características e princípios relacionados a arquivos e documentos.

ARQUIVOLOGIA Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos. Também chamada arquivística. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística)

ARQUIVOLOGIA Texto de Apoio 2017 Prof. Lino Madureira

ARQUIVO Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (Lei 8.159, Art. 2º) - Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.

- Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos.

- Instalações onde funcionam arquivos.

- Móvel destinado à guarda de documentos.

(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística)

DOCUMENTO Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivistica)

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ORGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO - Arquivo Acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro.

(Marilena Leite Paes)

- Biblioteca Conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. (Marilena Leite Paes) - Museu Instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural. (Marilena Leite Paes)

É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. (Lei 8.159, Art. 1º)

PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO (Baseado em Schellenberg, sistematização retirada de Arquivo Teoria e Prática)

GÊNERO DOS DOCUMENTOS BIBLIOTECA ARQUIVO Documentos impressos Audiovisual Cartográfico

Documentos textuais Audiovisual Cartográfico

ORIGEM BIBLIOTECA ARQUIVO - Os documentos são produzidos e conservados com objetivos culturais.

- Os documentos são produzidos e conservados com objetivos funcionais.

AQUISIÇÃO ou CUSTÓDIA BIBLIOTECA ARQUIVO - Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doação.

- Os documentos não são objetos de coleção; provêm das atividades públicas ou privadas, servidas pelo arquivo.

- Os documentos existem em numerosos exemplares.

- Os documentos são produzidos num único exemplar, ou limitado em número de cópias.

- A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si.

- Há uma significação orgânica entre os documentos.

MÉTODO DE AVALIAÇÃO BIBLIOTECA ARQUIVO - Aplica-se a unidades isoladas.

- Preserva-se a documentação referente a uma atividade, como um conjunto e não como unidades

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isoladas.

- O julgamento não tem caráter irrevogável.

- O julgamento envolve questões de conveniência, e não de preservação ou perda total.

FINALIDADES DO ARQUIVO 1º Servir à administração 2º Servir à história

- Os julgamentos são finais e irrevogáveis.

FUNÇÃO DO ARQUIVO Tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.

- A documentação não raro existe em via única.

- Guarda e conservação - Acessibilidade e pesquisa CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS AGÊNCIAS CRIADORAS / ENTIDADES MANTENEDORAS - Públicos Federal Estadual Distrito Federal Municipal

MÉTODO DE CLASSIFICAÇÃO BIBLIOTECA ARQUIVO - Utiliza métodos predeterminados.

- Exige conhecimento do sistema, do conteúdo e da significação dos documentos a classificar.

- Estabelece classificação específica para cada instituição, ditada pelas suas particularidades.

- Privados Institucionais Comerciais Pessoais

- Exige conhecimento da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos órgãos.

MÉTODO DESCRITIVO BIBLIOTECA ARQUIVO - Aplica-se a unidades Aplica-se documentais. conjuntos documentais.

(Lei 8.159)

Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

a

- As séries (anuários, - As séries são periódicos,...) são consideradas unidades unidades isoladas para para fins de descrição. catalogação.

§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

Art. 11 Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

Art. 12 Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de

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interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.

LEI 12.527 – LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO (Fonte: CGU. Acesso à informação pública: uma introdução à Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011).

A informação sob a guarda do Estado é sempre pública, devendo o acesso a ela ser restringido apenas em casos específicos. Isto significa que a informação produzida, guardada, organizada e gerenciada pelo Estado em nome da sociedade é um bem público. O acesso a estes dados – que compõem documentos, arquivos, estatísticas – constitui-se em um dos fundamentos para a consolidação da democracia, ao fortalecer a capacidade dos indivíduos de participar de modo efetivo da tomada de decisões que os afeta.

No Brasil, o acesso à informação pública está inscrito no capítulo I da Constituição -- dos Direitos e Deveres Individuais e Coletivos -particularmente no inciso XXXIII do artigo 5.

Veja o texto constitucional: “todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado”. É este dispositivo – em conjunto com outros incisos dos artigos 37 e 216 -- que a Lei 12.527, também conhecida como Lei de Acesso à Informação Pública, regulamenta. Ao efetivar o direito de acesso, o Brasil: consolida e define o marco regulatório sobre o acesso à informação pública sob a guarda do Estado estabelece procedimentos para que a Administração responda a pedidos de informação do cidadão estabelece que o acesso à informação pública é a regra, e o sigilo, a exceção.

Uma importante iniciativa nesse sentido foi o lançamento, em 2004, do Portal da Transparência do Governo Federal: www.transparencia.gov.br . Por meio do Portal é possível: acompanhar informações atualizadas diariamente sobre a execução do orçamento obter informações sobre recursos públicos transferidos e sua aplicação direta (origens, valores, favorecidos).

Veja algumas características de experiências bem-sucedidas de comunicação entre o Poder Público e a sociedade: a informação é apresentada de forma transparente e objetiva os dados técnicos são traduzidos em linguagem do dia a dia o conteúdo é acessível para pessoas com deficiência.

Cultura do Acesso A demanda do cidadão é vista como legítima. O cidadão pode solicitar a informação pública sem necessidade de justificativa. São criados canais eficientes de comunicação entre governo e sociedade. São estabelecidas regras claras e procedimentos para a gestão das informações. Os servidores são permanentemente capacitados para atuarem na implementação da política de acesso à informação.

Serviço de Informação ao Cidadão Para garantir o acesso, a Lei, além de estipular procedimentos, normas e prazos, prevê a criação, em todos os órgãos e entidades do poder público, de um Serviço de Informações ao Cidadão.

Caberá a esta unidade: protocolizar documentos e requerimentos de acesso à informação; orientar sobre os procedimentos de acesso, indicando data, local e modo em que será feita a consulta; informar sobre a tramitação de documentos.

São estabelecidos prazos para que sejam repassadas as informações ao solicitante. A resposta deve ser dada imediatamente, se estiver

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disponível, ou em até 20 dias, prorrogáveis por mais 10 dias: As informações podem ser classificadas como: o pedido não precisa ser justificado, apenas conter a identificação do requerente e a especificação da informação solicitada o serviço de busca e fornecimento das informações é gratuito, salvo cópias de documentos.

Nos casos em que a informação estiver sob algum tipo de sigilo previsto em Lei, é direito do requerente obter o inteiro teor da negativa de acesso, quando a informação for parcialmente sigilosa, fica assegurado o acesso, por meio de certidão, extrato ou cópia, com a ocultação da parte sob sigilo.

No caso de negativa de acesso a informações, o cidadão pode interpor recurso à autoridade hierarquicamente superior àquela que emitiu a decisão. Persistindo a negativa, o cidadão poderá recorrer ao Ministro de Estado da área ou, em caso de descumprimento de procedimentos e prazos da Lei 12.527, à CGU. Em última instância, caberá recurso à Comissão Mista de Reavaliação de Informações.

A Lei 12.527/2011 prevê exceções à regra de acesso para dados pessoais e informações classificadas por autoridades como sigilosas.

Informações sob a guarda do Estado que dizem respeito à intimidade, honra e imagem das pessoas, por exemplo, não são públicas (ficando protegidas por um prazo de cem anos). Elas só podem ser acessadas pelos próprios indivíduos e, por terceiros, apenas em casos excepcionais previstos na Lei. A Lei 12.527/2011 traz novas regras referentes à classificação da informação. Como princípio geral, estabelece que uma informação pública somente pode ser classificada como sigilosa quando considerada imprescindível à segurança da sociedade (à vida, segurança ou saúde da população) ou do Estado (soberania nacional, relações internacionais, atividades de inteligência).



Ultrassecreta prazo de segredo: 25 anos (renovável uma única vez)



Secreta prazo de segredo: 15 anos



Reservada prazo de segredo: 5 anos

A classificação do sigilo de informações no âmbito da Administração Pública Federal é de competência: Grau Ultrassecreto: Do Presidente da República, Vice-Presidente da República, Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas, Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica, Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior.

Grau Secreto Das autoridades mencionadas acima, mais: titulares de autarquias, fundações ou empresas públicas e sociedades de economia mista.

Grau Reservado Das autoridades supracitadas, mais: as que exercem funções de direção, comando ou chefia, de hierarquia equivalente ou superior ao nível DAS 101.5; as que compõe o grupo -Direção e Assessoramento Superiores, conforme regulamentação específica de cada órgão ou entidade.

Direitos Humanos Não poderão ser objeto de restrição de acesso informações ou documentos que versem sobre condutas que impliquem violação dos direitos humanos praticada por agentes públicos ou a mando de autoridades públicas.

A Lei 12.527/2011 também prevê a responsabilização do servidor nos casos de seu descumprimento.

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Recusar-se a fornecer informação requerida nos termos da Lei, destruir ou alterar documentos ou impor sigilo para obtenção de proveito pessoal, por exemplo, são consideradas condutas ilícitas, podendo caracterizar infração ou improbidade administrativa.

3ª Idade – Permanente / Inativo Constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. (Marilena Leite Paes).

EVOLUÇÃO OU FREQUENCIA DE USO

Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística).

1ª Idade – Corrente / Ativo Constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. (Marilena Leite Paes).

Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística).

São conservados pela administração e somente o pessoal dessa administração tem competência para sobre o seu trato, classificação e utilização.

2ª Idade – Intermediário / Semi-Ativo Constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. (Marilena Leite Paes).

Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguarda destinação. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística).

Saem do domínio exclusivo da administração que os produziu e tornam-se passivos de ação comum desta e da Administração de Arquivos, permanecendo a propriedade exclusiva da primeira.

São de competência exclusiva Administração dos Arquivos.

da

CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENSÃO / ATUAÇÃO - Setoriais São aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente. (Marilena Leite Paes).

- Gerais / Centrais São os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente. (Marilena Leite Paes).

CLASSIFICAÇÃO QUANTO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS Arquivos Especiais Tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas (fotografias, fitas, microformas, slides...), e que por esta razão merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também no registro, acondicionamento, controle e conservação. (Marilena Leite Paes).

- Documento Especial

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Documento em linguagem não-textual, em suporte não convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação tecnológica. (Dicionário

FORMA Definição

Exemplos

Estágio de preparação e - Original de transmissão de - Cópia documentos.

- Rascunho/Minuta

Brasileiro de Terminologia Arquivística)

Arquivos Especializados Tem sob sua guarda documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independente da forma física que apresentem.

(Marilena Leite Paes).

CARACTERÍSTICAS Conforme suas características os documentos podem ser classificados de acordo com os seguintes elementos: suporte, forma, formato, gênero, espécie, tipo. (Janice Gonçalves)

GÊNERO Definição Configuração que assume o documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo.

Definição

Exemplos

Material sobre o qual as - Acetato informações são - Papel registradas.

- Fita Magnética - Disco Óptico

- Audiovisual - Sonoro - Iconográfico - Textual - Cartográfico - Micrográfico - Informático

ESPÉCIE Definição

SUPORTE

Exemplos

Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.

Exemplos - Boletim - Certidão - Declaração - Relatório - Contrato

TIPO Definição

FORMATO Definição Configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado.

Exemplos - Caderno - Diapositivo - Folha - Folhas avulsas - Mapa - Planta - Rolo de filme - Cartaz - Livro

Exemplos

“Configuração que - Boletim de assume uma espécie Ocorrência documental, de acordo com a atividade que a - Boletim Médico gerou” - Boletim Escolar - Contrato de Locação

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PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística)

Fundo Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo Proveniência Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.

Organicidade Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora.

Unicidade Os documentos são únicos em decorrência de sua gênese.

administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e elementos de prova e informação.

03 (IBAMA 2012) Os arquivos de uma organização pública podem ser constituídos de documentos originários das atividades meio e fim e produzidos em variados suportes documentais, inclusive o digital.

04 (TRE-RJ 2012) Os arquivos de uma organização podem conter diversos gêneros documentais, como o textual, o audiovisual e o cartográfico.

05 (TRE-RJ 2012) Arquivos e bibliotecas, embora constituam diferentes órgãos de documentação, precisamente por tratarem de documentos com características físicas e funções distintas, conferem o mesmo tipo de tratamento aos gêneros documentais sob sua responsabilidade.

06 (TRE-RJ 2012) O método descritivo, no caso dos arquivos, é aplicado ao conjunto de documentos.

Pertinência Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático.

07 (DPF – PAPILOSCOPISTA) O arquivo do Departamento de Polícia Federal compõe-se de documentos colecionados referentes a assuntos de interesse dos servidores desse órgão.

Ordem Original Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.

08 (MPU – 2013 – TÉCNICO) Compete ao Arquivo Nacional definir as normas gerais e estabelecer as diretrizes para o Sistema Nacional de Arquivos bem como promover o interrelacionamento de arquivos públicos e privados.

QUESTÕES DE PROVA 01 (TRE-RJ 2012) Os documentos de arquivo são produzidos e (ou) recebidos para o atendimento de objetivos culturais e históricos.

02 (DPF – ESCRIVAO – 2012) A gestão de documentos, reconhecida inclusive na legislação arquivística brasileira, visa garantir que os arquivos sejam instrumentos de apoio à

09 (MPU – 2013 – TÉCNICO) A significação orgânica entre os documentos é característica fundamental dos arquivos, de modo que um documento destacado de seu conjunto pode perder valor.

10 (IBAMA 2012) Os documentos considerados sigilosos são classificados em ultrassecretos, secretos e reservados.

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MÓDULO 2 – Gestão documental; avaliação e temporalidade.

GESTÃO DE DOCUMENTOS Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

(Lei 8.159, Art. 3º) DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS Análise das informações básicas (quantidade, localização, estado físico, condições de armazenamento, grau de crescimento, freqüência de consulta) sobre arquivos, a fim de implantar sistemas e estabelecer programas de transferência, recolhimento, microfilmagem, conservação e demais atividades. (Ieda Pimenta Bernardes).

Manutenção e Uso Implantação de sistemas de arquivo, seleção dos sistemas de reprodução, automatização do acesso, mobiliário, materiais, local.

Utilização Inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação e à recuperação da informação.

Destinação Final dos Documentos Programa de avaliação que garanta a proteção dos conjuntos documentais de valor permanente e a eliminação de documentos rotineiros e desprovidos de valor probatório e informativo.

Destinação Análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando, quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados.

OS TRÊS MOMENTOS (FASES) DA GESTÃO DE DOCUMENTOS IEDA PIMENTA BERNARDES Produção dos Documentos Inclui a elaboração de formulários, implantação de sistemas de organização da informação, aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos.

Marilena Leite Paes Produção Elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. O arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicação e emissão de vias desnecessárias; sugerir a criação e a extinção de modelos e formulários; participar da seleção dos recursos humanos que deverão desempenhar tarefas arquivísticas e afins.

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística).

Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental. (Ieda Pimenta Bernardes)

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OBJETIVO DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS (Ieda Pimenta Bernardes) - Preservação Documental

Valor Fiscal Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de operações financeiras ou fiscais.

- Redução da massa documental - Liberação de espaço físico - Melhor conservação dos documentos de guarda permanente - Incremento à pesquisa - Agilidade na recuperação dos documentos e das informações - Racionalização da produção e do fluxo de documentos (tramite) - Eficiência administrativa

VALOR PRIMÁRIO Valor atribuído a documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística).

VALOR SECUNDÁRIO Valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. (Dicionário Brasileiro de

Valor Legal Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito.

Valor Probatório Valor intrínseco que permite a um documento de arquivo servir de prova legal.

Valor Informativo Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independentemente de seu valor probatório.

Valor Intrínseco Valor que um documento possui em razão de seu conteúdo, das circunstâncias de sua produção, de suas assinaturas ou selos.

Valor Permanente Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. Também chamado valor arquivístico ou valor histórico.

Terminologia Arquivística).

PRAZOS CONSIDERADOS NO PROCESSO DE AVALIAÇÃO . (Ieda Pimenta Bernardes) Valores –(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística)

Valor Administrativo Valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos.

Prazo de Vigência Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção.

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Prazo de Prescrição Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa, ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direito seu que entenda violado.

Prescrição: Extinção dos prazos para a aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística).

Prazo de Precaução Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa ou qualquer interessado guarda o documento antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda definitiva no Arquivo Permanente.

Nesse instrumento é importante registrar também os documentos que deverão ser reproduzidos em outros suportes (microfilmagem, digitalização etc.).

A Tabela de Temporalidade é um instrumento dinâmico de gestão de documentos, por isso precisa ser periodicamente atualizada a fim de incorporar os novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos, e devido as mudanças que eventualmente ocorrem na legislação e podem implicar em mudança nos prazos de arquivamento. (Ieda Pimenta Bernardes). * Ver exemplo de Tabela de Temporalidade Documental em Anexo

TRANSFERÊNCIA Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística).

TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.

(Dicionário Brasileiro Arquivística).

de

Terminologia

A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente – , além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação. (Conarq – Res. 14)

RECOLHIMENTO Entrada de documentos públicos em arquivos permanentes, com competência formalmente estabelecida.

Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística).

ELIMINAÇÃO Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor permanente.

Também chamada expurgo de documentos.

(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística).

A eliminação depende de algum instrumento legal ou normativo que a autorize.

PASSOS PARA A IMPLANTAÇÃO DE PROCESSOS DE AVALIAÇÃO . (Ieda Pimenta Bernardes).

- Constituição formal da Comissão de Avaliação de Documentos, que garanta legitimidade e autoridade à equipe responsável.

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- Elaboração de textos legais ou normativos que definam normas e procedimentos para o trabalho de avaliação.

- Estudo da estrutura administrativa do órgão e análise das competências, funções e atividades de cada uma de suas unidades.

- Levantamento da produção documental: entrevistas com funcionários, responsáveis e encarregados, até o nível da seção, para identificar as séries documentais geradas no exercício de suas competências e atividades.

- Análise do fluxo documental: origem, pontos de tramitação e encerramento do trâmite.

- Identificação dos valores dos documentos de acordo com sua idade: administrativo, legal, fiscal, técnico, histórico.

- Definição dos prazos de guarda em cada local de arquivamento.

avaliação (economista, sociólogo, engenheiro, médico e outros); - outros profissionais que possam colaborar com as atividades da comissão.

Competirá à comissão designar grupo de trabalho responsável pela execução dos procedimentos metodológicos

ATIVIDADES DAS COMISSÃO AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

DE (Ieda

Pimenta Bernardes).

Comissão Central de Avaliação (Comissão Permanente de Avaliação) - Coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de Avaliação, respeitada a legislação específica de cada órgão.

AVALIAR

- Avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas Comissões Setoriais de Avaliação.

A Comissão Permanente de Avaliação comporse-á de:

- Orientar a execução das decisões registradas na Tabela de Temporalidade (eliminação, transferência, recolhimento, reprodução).

COMPETÊNCIA PARA DOCUMENTOS (Conarq – Res. 14)

- arquivista ou responsável pela guarda da documentação; - servidores das unidades organizacionais às quais se referem os documentos a serem destinados, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas; - historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo;

- Supervisionar as eliminações de documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente, de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade.

- Aprovar as amostragens.

- Propor critérios de organização, racionalização e controle da gestão de documentos e arquivos.

- profissional da área jurídica, responsável pela análise do valor legal dos documentos; - profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da

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Comissão Setorial de Avaliação de Documentos (Grupos de Trabalho) - Promover o levantamento e a identificação das séries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas por seu respectivo órgão.

- Elaborar a proposta da Tabela de Temporalidade, encaminhando-a, acompanhada das necessárias justificativas, para a apreciação e aprovação da CCAD. - Solicitar a colaboração de auxiliares temporários para o desenvolvimento dos trabalhos, em razão de sua especificidade ou volume.

- Acompanhar os trabalhos de organização, racionalização e controle de arquivos e documentos de seu órgão, visando o estabelecimento de rotinas de eliminação ou envio para guarda permanente.

- Propor as modificações cabíveis para a Tabela de Temporalidade, atualizando-a sempre que necessário.

- Elaborar a relação dos documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda permanente.

- Coordenar o trabalho de seleção e preparação material dos conjuntos documentais a serem eliminados, deixando-os disponíveis para eventuais verificações.

- Presenciar a eliminação dos documentos, lavrando a respectiva ata.

12 (IBAMA 2012) Resultado do processo de avaliação dos documentos de arquivo, a tabela de temporalidade é um instrumento de gestão arquivística.

13 (TRE-RJ 2012) A tabela de temporalidade é instrumento que possibilita a eliminação segura e responsável dos documentos de arquivo, visto que nela se especificam os prazos de guarda desses documentos bem como sua destinação final.

14 (BACEN 2013 – TÉCNICO - AREA 1) A tabela de temporalidade de documentos é instrumento de gestão aprovado por autoridade competente que permite gerenciar a massa documental acumulada e avaliar o prazo de guarda e a destinação final dos documentos produzidos ou recebidos por uma instituição.

15 (DPF – ESCRIVAO – 2012) O Departamento de Polícia Federal deve utilizar a tabela de temporalidade de documentos de arquivo elaborada pelo Conselho Nacional de Arquivos, para avaliar os documentos de arquivo produzidos e (ou) recebidos pela sua atividademeio.

16 (DPF – ESCRIVAO – 2012) Definir a destinação final de determinado documento de arquivo é estabelecer o seu prazo de guarda nos arquivos corrente e intermediário.

17 (DPF – ESCRIVAO – 2012) Os documentos de arquivo, após cumprirem o prazo de guarda nos arquivos correntes, devem ser transferidos para o arquivo permanente.

18 (IBAMA 2012) O documento de arquivo em papel, independentemente de sua destinação final, deve ser higienizado e restaurado.

QUESTÕES DE PROVA

11 (TRE-RJ 2012) A incorporação é considerada uma das fases mais importantes de um programa de gestão de documentos.

19 (TRE-RJ 2012) Consoante a legislação arquivística, estará sujeito a responsabilização penal, civil e administrativa aquele que destruir documentos de valor permanente ou que sejam considerados de interesse público e social.

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20 (PF – ESCRIVÃO 2009 ) Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituição pública ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo intermediário dessa instituição, são também considerados de valor secundário.

MÓDULO 3 – Práticas arquivísticas: classificação, ordenação, protocolo.

CLASSIFICAÇÃO (Janice Gonçalves) O objetivo da classificação é, basicamente, dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos.

Podemos entender que a classificação é, antes de tudo, lógica: a partir da análise do organismo produtor de documentos de arquivo, são criadas categorias, classes genéricas, que dizem respeito às funções/atividades detectadas.

Ex: Uma classe RECURSOS HUMANOS subdividida em Cadastro de Funcionário e Benefícios RECURSOS HUMANOS Cadastro de Funcionários Benefícios Cada Subclasse pode ser subdividida de acordo com a necessidade.

RECURSOS HUMANOS Cadastro de Funcionários documentos pessoais Benefícios alimentação saúde

A classificação é geralmente traduzida em esquema no qual a hierarquia entre as classes e subclasses aparece representada espacialmente, esse esquema é chamado de Plano de Classificação.

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da instituição e análise do arquivo por ela produzido, pelo qual se

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distribuem os documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos.

Expressão geralmente adotada em arquivos correntes.

QUADRO DE ARRANJO



Nome do emissor ou do destinatário

Para a definição do critério de ordenação devemos considerar os tipos de busca que recai sobre cada documento.

(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística)

Esquema estabelecido para arranjo de documentos de um arquivo, a partir do estudo das estruturas, funções ou atividades do gerador e da análise do acervo. Expressão adotada em arquivos permanentes.

O Plano de Classificação pode seguir o critério FUNCIONAL, ou o critério ESTRUTURAL. Critério Funcional: que tem por eixo as funções desempenhadas pela entidade produtora do arquivo Critério Estrutural: que tem por eixo a estrutura administrativa da entidade produtora do arquivo

Um Plano de Classificação deve possuir três características (Schellemberg):   

Simplicidade Flexibilidade Expansibilidade

ORDENAÇÃO (Janice Gonçalves) Tem como objetivo básico facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma mesma atividade, e em relação a um mesmo tipo documental os documentos atingem um volume significativo.

A ordenação é feita com base nos elementos informativos contidos nos documentos:   

Nº do documento (atribuído pelo emissor ou pelo receptor) Data Local de procedência

MÉTODOS BÁSICOS  ALFABÉTICO  GEOGRÁFICO  NUMÉRICOS Simples Dígito Terminal Cronológico 

IDEOGRÁFICOS (Assunto) Alfabético enciclopédico dicionário Numéricos duplex decimal unitermo

MÉTODOS PADRONIZADOS  VARIADEX * AUTOMÁTICO * SOUNDEX * MNEMÔNICO * RÔNEO * Métodos sem aplicação prática nos arquivos brasileiros e obsoletos.

Sistema Direto: a busca do documento é realizada diretamente no local onde o documento está guardado.

Sistema Indireto: para se localizar um documento é necessário utilizar um índice ou um código.

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ORDENAÇÃO ALFABÉTICA

2º) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética do prenome.

Existem dois tipos de ordenação alfabética.

Letra por Letra Considera cada letra como elemento de ordenação. (desconsiderar o espaço entre as palavras).

Palavra por Palavra Considera a palavra como elemento de ordenação.

Letra por Letra Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Sinai

3º) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado, ou ligados por hífen, não se separam.

Palavra por Palavra Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Sinai Monteiro Montenegro

* As partículas não devem ser consideradas no momento da ordenação (de, da, dos, e,...)

4º) Sobrenomes formados por Santo, Santa, São, não se separam.

MÉTODO ALFABÉTICO O elemento considerado para ordenação é o Nome.

Regras de Alfabetação 1º) Para pessoa física considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

5º) As indicações de grau de parentesco como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separados na inversão.

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6º) Os títulos são colocados no final do nome entre parênteses.

7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome paterno.

10º) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, os números arábicos, romanos ou escrito por extenso deverão aparecer no final entre parênteses.

MÉTODO GEOGRÁFICO Utiliza informações do aspecto geográfico do documento.

Existem 3 (três) formas de arquivamento

1ª FORMA:

8º) Os nomes orientais (japonês, chinês, árabe) são registrados como se apresentam, sem inversão

ESTADO – CIDADE

Os documentos são agrupados por Estados Ex:

Pernambuco Rio Grande do Norte

Dentro das divisões estaduais seguem as divisões por cidades, ficando a primeira subdivisão para a capital Ex:

9º) Nomes de empresas e instituições (pessoa jurídica) devem ser transcritos como se apresentam, porém, os artigos iniciais não devem ser considerados para alfabetação, e aparecem no fim entre parênteses.

PERNAMBUCO Pernambuco – Recife Pernambuco – Brejinho Pernambuco – Caruaru Pernambuco – Limoeiro Pernambuco – Olinda RIO GRANDE DO NORTE Rio Grande do Norte – Natal Rio Grande do Norte – Brejinho Rio Grande do Norte – Caicó Rio Grande do Norte – Mossoró

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2ª FORMA:

CIDADE – ESTADO

Os documentos são agrupados por Cidade Ex: Brejinho Brejinho Caicó Limoeiro Mossoró Natal Olinda Recife

MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES O Método numérico simples considera um número já existente no documento (ex: nº de matrícula do funcionário no cartão de ponto) ou o receptor do documento pode atribuir um número ao documento.

Importante: Controle da numeração para não atribuir o mesmo número para dois itens diferentes.

Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a que pertence.

O método numérico simples é um método indireto, pois exige a utilização de um índice alfabético para a realização de uma busca.

Ex: Brejinho – Pernambuco Brejinho – Rio Grande do Norte Caicó – Rio Grande do Norte Limoeiro - Pernambuco Mossoró – Rio Grande do Norte Natal – Rio Grande do Norte Olinda - Pernambuco Recife - Pernambuco

Ex: Dossiês de Funcionários Ordenados por Nº de Matrícula.

Pastas – Dossiês de Funcionários

41737 40072 30095

3ª FORMA:

PAÍS – CIDADE

30021

Os documentos são agrupados por País

20241 Ex:

França Portugal

Dentro das divisões de País seguem as divisões por Cidades, FICANDO A PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA CAPITAL Ex:

FRANÇA França – Paris França – Lorena PORTUGAL Portugal – Lisboa Portugal – Coimbra Portugal – Porto

ÍNDICE ALFABÉTICO Aguiar, Antonio - 40072 Caldas, Luis Henrique - 30095 Guerra Filho, George - 41737 Magalhães, João - 20241 Tenório, Edilson – 30021

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MÉTODO DÍGITO-TERMINAL

MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO

A base do método consiste subdividir um número de seis dígitos em três grupos de dois dígitos a partir de uma leitura da direita para a esquerda, separando os pares com hífen. Sendo o primeiro par da direita denominado grupo primário, seguido pelo grupo secundário, e grupo terciário.

Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.

Ex:

As principais informações cronológicas são:

Decompondo o número Teremos:

829319 82-93-19

Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do grupo secundário, 93, e do grupo terciário 82.

Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero).

No momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo, e se forem pastas as pastas mais recentes vem na frente das mais antigas.

DIA 1 2 3 4 5 ... ... ... ...

29 30 31

Ex: 56212  05-62-12

MÊS Janeiro / jan. /01 Fevereiro / fev / 02 Março / mar. / 03 Abril / abr. / 04 Maio / maio / 05 Junho / jun. / 06 Julho / jul / 07 Agosto / ago. /08 Setembro / set. / 09 Outubro / out. /10 Novembro / nov. / 11 Dezembro / dez. / 12

ANO ... ...

1940 ... ...

1965 1966 ... ...

1999 2000 2001

1º ANO

Ex: Numérico Simples

Dígito Terminal

56212 86212 94217 218703 672789 972689

21-87-03 05-62-12 08-62-12 09-42-17 97-26-89 67-27-89

Seqüência da 2º MÊS Ordenação  3º DIA

ASSUNTO – ALFABÉTICO - DICIONÁRIO

Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética.

EX: ATESTADO MÉDICO CONTA DE ÁGUA CONTA DE LUZ CONTRATO DE TRABALHO FOLHA DE PAGAMENTO NOTA FISCAL DE ENTRADA NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO NOTA FISCAL DE SAÍDA TESTE DE ADMISSÃO

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 ASSUNTO - ALFABÉTICO - ENCICLOPÉDICO

Assuntos correlatos são agrupados sob um título geral.

EX: CONTABILIDADE Conta de Água Conta de Luz Notas Fiscais nota fiscal de entrada nota fiscal de imobilizado nota fiscal de saída PESSOAL Atestado Médico Contrato de Trabalho Folha de Pagamento Teste de Admissão

ASSUNTO – NUMÉRICO - DUPLEX Os assuntos são divididos em classes e subclasses.

O método permite a criação ilimitada de classes, o que exige cuidado para que não sejam criadas pastas com assuntos já incluídos em sub-pastas. 

Para cada assunto principal é atribuído um número

CONTABILIDADE PESSOAL



1 2

Dentro das subdivisões podem ocorrer novas subdivisões.

CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Conta de Água Conta de Luz NOTAS FISCAIS Nota Fiscal de Entrada Nota Fiscal de Imobilizado Nota Fiscal de Saída

1 1-1 1-1-1 1-1-2 1-2 1-2-1 1-2-2 1-2-3

Para a utilização do método duplex é fundamental utilizar um plano de classificação (que contém toda estrutura numérica utilizada) + índice (para identificação do código numérico que deverá ser utilizado com base no assunto).

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 1 CONTABILIDADE 1-1 CONTAS DE CONSUMO 1-1-1 Conta de Água 1-1-2 Conta de Luz 1-2 NOTAS FISCAIS 1-2-1 Nota Fiscal de Entrada 1-2-2 Nota Fiscal de Saída

ÍNDICE Conta de Água Conta de Luz CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Nota Fiscal de Entrada Nota Fiscal de Saída NOTAS FISCAIS

1-1-1 1-1-2 1 1-1 1-2-1 1-2-2 1-2

Dentro dos assuntos principais podem ocorrer subdivisões

CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO NOTAS FISCAIS

1 1-1 1-2

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ASSUNTO – NUMÉRICO - DECIMAL O Método Decimal utilizado em arquivos é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey – Classificação Decimal de Dewey (CDD).

Esta Classificação divide o conhecimento humano em 9 (nove) classes principais e 1 (uma) décima reservada para assuntos gerais.

0 – Obras Gerais 1 – Filosofia 2 – Religião 3 – Ciências Sociais 4 – Filologia 5 – Ciências Puras 6 – Ciências Aplicadas 7 – Belas Artes 8 – Literatura 9 – História e Geografia

100 110 111 112 113 113.1 113.2 113.21 113.211 113.212 113.22 113.23 120 121 122 200

CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Conta de Água Conta de Luz Conta de Telefone Fixo Celular Tim Pré Pago Pós Pago Oi Claro NOTAS FISCAIS Nota Fiscal de Entrada Nota Fiscal de Saída PESSOAL

A desvantagem é que para cada nível temos um número de subdivisões limitado (0-9).

O número de classificação é composto por uma parte inteira formada por três dígitos, podendo ou não ter uma parte decimal.

100 110 111 111.1 Após o ponto podem existir quantos números forem necessários. Lembrando que cada novo número é um nível de especificidade e detalhamento maior do assunto.

Importante: Não há uma classificação universal para arquivos com uma listagem de assuntos que cubra toda espécie de documento produzida e recebida por uma entidade. Da Classificação de Dewey podemos aplicar aos arquivos apenas a técnica e não o sistema de classificação.

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MÉTODO UNITERMO COORDENADA

-

INDEXAÇÃO

Para cada assunto é cria-se um ficha de indexação com colunas numéricas para indicar os documentos que tratam do referido assunto.

O método Unitermo utiliza a ordenação dos documentos a partir do método numérico simples, seguido de uma indexação em fichas.

Documentos ordenados e indexados.

Os documentos recebem numeração sequencial.

Para localizar documentos relacionados a mais de um assunto pega-se as fichas dos assuntos e identifica os números que são comuns nas fichas.

Fisicamente, os documentos são ordenados pelos números.

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MÉTODO VARIADEX

INSTRUMENTOS DE PESQUISA (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística)

Utiliza uma combinação do Método Alfabético com Cores, associando uma cor a segunda letra do nome ou a abreviação.

Guia Instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos.

Inventário Instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação poderá refletir ou não a disposição física dos documentos.

Catálogo Instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumária ou analítica.

ORGANIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística)

Arranjo Seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido.

Notação Código de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento.

Também chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística – ISAD(G), equivale a código de referência.

Guia Fora Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fantasma.

Repertório Instrumento de pesquisa no qual são descritos pormenorizadamente documentos, pertencentes a um ou mais fundos e/ou coleções, selecionados segundo critérios previamente definidos.

INSTRUMENTOS DE AUXILIAR (Dicionário Terminologia Arquivística)

PESQUISA Brasileiro de

Índice Relação sistemática de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos em documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das referências para sua localização.

Tabela de Equivalência Instrumento que estabelece uma correspondência entre notações diferentes.

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PROTOCOLO - Atividade do Arquivo Corrente



Tomar conhecimento da correspondência pela leitura, verificando a existência de antecedentes;



Requisitar ao Arquivo os antecedentes.

Se os antecedentes não estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentação informará onde se encontram e os solicitará para ser feita a juntada;



Interpretar e classificar a correspondência, com base no código de assuntos adotado, se for o caso;



Apor carimbo de protocolo – numerador/datador, sempre que possível, no canto superior direito do documento;



Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto, se for o caso;



Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo;



Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação.

a) Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística)

b) Serviço encarregado do recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Também referido como unidade protocolizadora (Conarq – Res. 14)

c) Marilena Leite Paes considera as seguintes atividades de protocolo: Recebimento e Classificação; Registro e Movimentação.

A)

B)

C)

- Recebimento; - Registro; - Classificação; - Distribuição; - Controle da tramitação e expedição de documentos.

- Recebimento; - Registro; - Classificação; - Distribuição; - Controle da tramitação e expedição de documentos; - Autuação.

- Recebimento; - Registro; - Classificação; - Movimentação.

ROTINAS DE PROTOCOLO (Marilena Leite Paes)

Recebimento e Classificação 

Receber a correspondência;



Separar a correspondência oficial da particular;



Distribuir a correspondência particular;



Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da correspondência de caráter sigiloso;



Encaminha a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários;



Abrir a correspondência ostensiva;

Registro e Movimentação Funciona como uma atividade de distribuição de documentos. Faz o registro do documento anotando dados de identificação, e encaminha os documentos aos setores a que se destinam. 

Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: número de protocolo; data de entrada; procedência, espécie, número e data do documento; código e resumo do assunto; primeira distribuição;



Anexar a segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o ao seu destino, juntamente com os antecedentes,

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após o registro e as anotações pertinentes nas respectivas fichas, se for o caso; 

Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e assunto, arquivando-as em seguida;



Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica;



Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos; anotar nas respectivas fichas o novo destino;



Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente.

Autuação – Formação de Processos Expedição – Controle de Documentos Emitidos

QUESTÕES DE PROVA 21 (DPF – ESCRIVAO – 2012) O instrumento elaborado para a classificação dos documentos de arquivo é o plano de destinação de documentos.

22 (TRE-RJ 2012) A classificação do documento de arquivo é feita a partir de um código ou plano de classificação e efetivada mediante a anotação desse código no próprio documento.

23 (IBAMA 2012) Os documentos de arquivo produzidos e(ou) recebidos pela atividade meio dos órgãos públicos federais, incluindo-se o IBAMA, devem ser classificados de acordo com o Código de Classificação de Documentos de Arquivo, estabelecido pelo Conselho Nacional de Arquivos.

24 (DPF – ESCRIVAO – 2012) A organização de documentos de arquivo envolve a classificação, a ordenação e o arquivamento. A classificação e a ordenação são operações intelectuais e o arquivamento, uma operação física.

25 (IBAMA 2012) Ao se arquivar o documento de arquivo, estabelece-se a disposição do documento dentro da unidade de classificação definida.

26 (TRE-RJ 2012) A disposição de documentos pelo nome dos clientes corresponde à ordenação do tipo unitermo.

27 (BACEN 2013 – TÉCNICO - AREA 1) Protocolo é o serviço encarregado de recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

28 (TRE-RJ 2012) O recebimento de documentos em um setor de protocolo compreende a separação da correspondência oficial da particular e a separação da correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso.

29 (MPU – 2013 – TÉCNICO) Correspondência oficial em cujo envelope haja indicação de particular não deve ser aberta, mesmo que trate de assunto específico das atividades da instituição destinatária.

30 (DPF – ESCRIVAO – 2012) Em algumas situações, os documentos de arquivo precisam passar por vários setores da instituição, onde são tomadas decisões com relação ao tema do documento. A trajetória realizada pelo documento desde sua produção até o cumprimento de sua função administrativa é conhecida como tramitação. A trajetória realizada pelo documento deverá ser registrada para futuro conhecimento.

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MÓDULO 4 – Tecnologias aplicadas à gestão documental (GED e Microfilmagem). * Ver Anexo 2 MICROFILMAGEM “Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução”. (Decreto Nº 1.799 de 30/01/1996).

Lei 5.433 de 08 de maio de 1968 Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.

Compatibilidade: A Microfilmagem é compatível com as mídias magnéticas e ópticas.

MICROFORMAS Termo genérico para designar todos os tipos de suporte contendo microimagens.

Principais Bitolas 16mm (até A4) 35mm (Grandes Formatos, Plantas) 105 mm (Micropublicações, Microfichas)

PRINCIPAIS MICROFORMAS Rolo de Microfilme

Decreto 1.799 de 30 de janeiro de 1996 Regulamenta a Lei 5.433/68.

Portaria nº 12 de 8 de junho de 2009 Secretaria Nacional de Justiça - dispõe sobre o registro e a fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de documentos.

Vantagens da Microfilmagem Integridade das informações. Segurança contra fraudes e arquivamento incorreto, facilidade de pesquisas através de Leitores de Microfilme.

Segurança: Duas vias de microfilme, original e cópia, proporcionando à Microfilmagem total segurança.

Rapidez de acesso: Fácil pesquisa, com auxílio de índices em banco de dados, busca das informações em poucos minutos e cópias em papel se necessário.

O rolo de microfilme é a microforma básica, a primeira a ser utilizada e que serviu de origem à maioria das microformas conhecidas. Apresenta o menor custo por imagem filmada. Proporciona perfeita integridade de arquivo.

O rolo de microfilme não se presta à microfilmagem de informações sujeitas a atualizações constantes em seus diversos itens, servindo apenas nos casos de arquivos que possuam somente crescimento seqüencial numérico ou cronológico.

As larguras mais usadas são 16mm para documentação administrativa e os de 35mm para arquivos técnicos de plantas, mapas, livros, etc.

Redução do espaço ocupado: até 98% de redução de espaço físico dos arquivos.

Confiabilidade: Através do microfilme obtemse total durabilidade de arquivo.

Legalidade: A Microfilmagem possui uma legislação própria.

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Jaqueta

A microficha nada mais é que uma folha de filme, normalmente da largura superior a 70mm.

A microficha considerada padrão e a mais usada é a de 105mm x 148mm. Sua capacidade pode variar de 60 a 420 fotogramas. As microfichas podem ser geradas de muitas maneiras diferentes, entre elas as mais comuns são: - Duplicando uma jaqueta - Montando tiras de filmes - Utilizando uma câmara planetária tipo “Step & Repeat” - Utilizando uma câmara C.O.M.

A jaqueta é formada por duas folhas de poliéster especial, transparentes e muito finas, unidas a intervalos regulares de 16mm ou 35mm, formando canais, que permanecem abertos nas extremidades, por onde serão inseridas as tiras de microfilme.

EQUIPAMENTOS DE MICROFILMAGEM

Microfilmadoras Planetárias

As jaquetas podem ter canaletas de 16mm, 35mm, ou mistas. O tamanho padrão de uma jaqueta é 105mm x 148mm.

Suas principais vantagens são a possibilidade de atualização por itens independentes de arquivo, a facilidade de disseminação da informação e o baixo custo dos aparelhos de leitura.

Cada Jaqueta possui uma tarja que serve para indexação, possível por meio de vários recursos como a datilografia, cores, ranhuras etc.

Composta de uma base fixa onde está o campo fotográfico, a unidade filmadora deste equipamento está posicionada sobre o campo fotográfico. Tanto o documento quanto o filme estão parados no momento da microfilmagem.

Microficha Microfilmadoras Rotativas

Utilizada para microfilmar documentos padronizados, possui um sistema de transporte por meio de esteiras ou correias que conduzem o

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documento para o interior da máquina. Na microfilmadora rotativa tanto o documento quanto o filme estão em movimento no momento da microfilmagem.

Leitores Copiadores

Processadoras

Diferente dos leitores simples, os leitores copiadores possibilitam imprimir e/ou digitalizar a imagem.

Após a microfilmagem as processadoras transformam a imagem latente em imagens visíveis.

Scanner de Microfilme

Duplicadores

Utilizado para digitalizar diretamente da película com alta capacidade de produção Utilizado para fazer cópias das microformas.

Leitores Simples

GED – GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital.

Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e mesmo arquivos já criados na forma digital.

Utilizados para a consulta das microformas, os leitores simples se restringem apenas a consulta.

Document Imaging É o processo que permite armazenar e gerenciar imagens de documentos digitalizados. Os documentos originalmente em

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mídias analógicas (papel, mirofilme,...) deverão ser convertidos através de processos de digitalização.

A principal vantagem é o armazenamento e a diminuição do volume físico dos documentos.

Outro aspecto importante é com relação à disponibilidade e acessibilidade. O mesmo documento pode ser disponibilizado para consulta de mais de uma pessoa ao mesmo tempo, e acessibilidade pode ser restringida através de senhas.

Workflow Ferramenta para armazenamento, recuperação e tramitação de Documentos, o termo Workflow refere-se ao modo como os documentos são processados.

Com os documentos convertidos para imagens, era preciso uma tecnologia que substituísse o processo humano de trâmite de documentos em papel. Surgiu então a tecnologia de Workflow para imagens de documentos O Work Flow é uma poderosa ferramenta no processo de tomadas de decisões onde é necessário um intenso trâmite de documentos muitas vezes até em cidades e países diferentes.

Vantagens: - Incremento ao Tramite - Informação “just in time”.

QUESTÕES DE PROVA 31 (DPF – PAPILOSCOPISTA) O uso simultâneo de microfilmagem e digitalização consiste em solução viável para o arquivamento de grandes massas documentais com longos prazos de guarda. A microfilmagem contempla o aspecto de comprovação legal, e a digitalização possibilita acesso rápido e múltiplo aos documentos.

32 (AGU – 2010) O microfilme de substituição é aquele que serve à preservação das informações contidas em documentos que são eliminados, tendo em vista a racionalização e o aproveitamento de espaço.

33 (AGU – 2010) O documento digitalizado tem o mesmo valor legal do documento em suporte papel, podendo, até, ser apresentado em juízo.

34 (TRE/MT – 2009) Assinale a opção correta com relação à microfilmagem e ao uso das novas tecnologias.

A) A microfilmagem permite a redução do espaço físico na guarda de documentos, mas o seu uso ainda é restrito devido à não aceitação do microfilme como prova legal.

B) A migração de suportes é uma técnica importante para combater a rápida obsolescência dos software e hardware, que compromete a preservação de documentos digitais.

C) A digitalização de documentos é vantajosa, pois permite o acesso múltiplo e simultâneo aos documentos e, além disso, possui ampla aceitação legal.

D) A opção pelo uso da microfilmagem deve embasar-se apenas no exame dos custos ou da economia decorrentes de seu emprego.

E) A microfilmagem, por limitações técnicas, é restrita aos documentos em suporte papel.

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35 (PF/ESCRIVÃO – 2009) A microfilmagem é grande aliada da redução de espaço ocupado pelos documentos arquivísticos em papel, bem como da preservação dos documentos originais.

Entretanto, no caso dos documentos considerados de valor permanente, a microfilmagem não permite a eliminação dos documentos originais.

não pode, em circunstância alguma, ter validade em juízo.

36 (MPU – 2010) Os documentos originais considerados de guarda permanente somente poderão ser eliminados depois de microfilmados e digitalizados.

37 (MPU – 2010) O problema relacionado à obsolescência dos equipamentos e dos programas de informática, que compromete a preservação de documentos digitais, pode ser resolvido com o uso de laminação.

38 (TRE-GO – 2008) Com relação à alteração do suporte da informação em arquivos, assinale a opção correta.

A) A atual legislação somente autoriza a eliminação de documentos permanentes após sua reprodução por meio dos processos de microfilmagem ou digitalização, desde que garantida a autenticidade da cópia.

B) Qualquer proposta de alteração de suporte das informações arquivísticas deve levar em consideração as questões legais, garantias jurídicas, normalização de procedimentos, padrões de qualidade estabelecidos pela legislação brasileira. É necessário considerar, ainda, as peculiaridades de cada órgão, além de realizar estudos de viabilidade econômica.

C) As vantagens da alteração do suporte de documentos de arquivo, incluem: agilizar o arquivamento das informações por tornar desnecessária a organização dos documentos; facilitar o intercâmbio com outras entidades; proporcionar acesso às informações em redes; reduzir a ocupação e melhorar o aproveitamento do espaço; reduzir custos de manutenção.

D) Apesar de ser um processo de reprodução de documentos tradicionalmente muito utilizado, a microfilmagem não deve ser realizada quando houver intenção de eliminar os originais, pois tal processo

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MÓDULO 5 – Preservação Documental

CARACTERÍSTICAS DO PAPEL

PRESERVAÇÃO

O papel é um suporte “HIGROSCÓPICO”, isto é, tem a capacidade de absorver e expelir umidade de acordo com o meio em que esteja, com esta troca de umidade com o meio ele sofre dilatação e contração das fibras. O controle do conjunto de elementos ambientais é fundamental para a preservação dos acervos.

Norma Cianflone Cassares

Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

É um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais.

Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.

FATORES AMBIENTAIS Temperatura e Umidade Relativa do AR

CONSERVAÇÃO Norma Cianflone Cassares

Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização, reparos e acondicionamento).

Promoção da preservação e da restauração dos documentos.

É importante fazer o monitoramento do ambiente através do “Termo-Higrômetro”, e garantir uma boa circulação do ar.

Radiação da Luz

RESTAURAÇÃO Norma Cianflone Cassares

É um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico.

A temperatura ideal deve ser mantida em torno dos 20º C, e a umidade em 50%. Esse equilíbrio deve ser mantido, pois, a umidade elevada associada com a temperatura alta atuam como agentes facilitadores da proliferação de fungos e bactérias, bem como garante características propícias para infestação por animais. Já a baixa umidade resseca o papel tornando-o quebradiço.

Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados.

O Controle da luminosidade é um elemento que contribui para a preservação dos documentos. A incidência luz natural ou artificial sobre os documentos causa danos de forma irreversível, modificando cores, escurecendo, e ressecando o papel.

Qualidade do Ar É importante controlar a qualidade do ar pois nele temos dois elementos que podem comprometer a segurança dos documentos, os gases que provocam reações químicas formando ácidos que danificam os documentos, e as partículas sólidas que se encontram em suspensão.

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AGENTES BIOLÓGICOS

PROCEDIMENTOS TÉCNICOS (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística)

Os agentes biológicos de deterioração de acervos são, entre outros, os insetos (baratas, brocas, cupins), os roedores e os fungos, cuja presença depende quase que exclusivamente das condições ambientais reinantes nas dependências onde se encontram os documentos.

Para que atuem sobre os documentos e proliferem, necessitam de conforto ambiental e alimentação. O conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos está basicamente na temperatura e umidade relativa elevadas, pouca circulação de ar, falta de higiene.

INTERVENÇÃO HUMANA O homem é um dos maiores agentes de deterioração dos documentos.

Acondicionamento Embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso.

climatização Processo de adequar, por meio de equipamentos, a temperatura e a umidade relativa do ar a parâmetros favoráveis à preservação dos documentos.

controle ambiental Conjunto de procedimentos para criação e manutenção de ambiente de armazenamento propício à preservação, compreendendo controle de temperatura, da umidade relativa, da qualidade do ar, da luminosidade, bem como prevenção de infestação biológica, procedimentos de manutenção, segurança e proteção contra fogo e danos por água.

Vandalismo Ataques a arquivos, e extravio e roubo de documentos são atos intencionais que podem ser minimizados com uma política de acesso e segurança dos documentos.

desacidificação Processo pelo qual o valor do pH do papel é elevado a um mínimo de 7, com vistas à sua preservação.

Acondicionamento

desinfecção Processo de destruição ou inibição da atividade de microorganismos.

O acondicionamento deve ser feito de forma adequada utilizando materiais próprios para cada suporte documental. Essa prática vai garantir a proteção física aos documentos. Deve-se utilizar o mobiliário e invólucros com padrão arquivístico.

A utilização de forma correta dos invólucros (envelopes, pastas, caixas) também são importantes para garantir a integridade documental, visto que a prática mais comum é a superlotação dos invólucros, danificando os documentos na sua manipulação de retirada e guarda.

desinfestação Processo de destruição ou inibição da atividade de insetos.

desumidificação Redução da umidade relativa do ar em áreas determinadas, por meio de processos mecânicos ou químicos.

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encapsulação Processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas de poliéster transparente, cujas bordas são seladas.

fumigação Exposição de documentos a vapores químicos, geralmente em câmaras especiais, a vácuo ou não, para destruição de insetos, fungos e outros microorganismos.

higienização Retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos, com vistas à preservação dos documentos.

laminação Processo de restauração que consiste no reforço de documentos deteriorados ou frágeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa gramatura, fixadas por adesivo natural, semisintético ou sintético, por meio de diferentes técnicas, manuais ou mecânicas.

planificação Aplainamento mediante pressão, de documentos dobrados, enrolados ou amarrotados.

reencolagem Encolagem que visa restituir ao papel a substância adesiva original perdida.

secagem a vácuo Tratamento de documentos molhados mediante gradual retirada de ar e elevação de temperatura.

secagem por congelamento Tratamento de documentos molhados por congelamento e subseqüente secagem mediante vácuo e gradual elevação de temperatura.

Também chamado liofilização ou secagem a frio.

umidificação Procedimento em que documentos quebradiços e ressecados são colocados numa atmosfera úmida para readquirirem flexibilidade pela absorção gradual do vapor d'água.

velatura Processo de restauração que consiste na aplicação de reforço de papel ou tecido em qualquer face de uma folha.

QUESTÕES DE PROVA 39 (DPF – ESCRIVAO – 2012) Para preservar e conservar documentos de arquivo é necessário desenvolver ações nos momentos de produção, de tramitação, de acondicionamento e de armazenamento físico, independentemente do suporte documental utilizado.

40 (DPF – ESCRIVAO – 2012) Deve ser previsto espaço para o armazenamento separado dos diversos suportes documentais nas áreas de depósito de documentos de arquivo.

41 (DPF – PAPILOSCOPISTA) O acondicionamento — que consiste na guarda dos documentos nos locais a eles designados — e o armazenamento — que se refere à embalagem do documento com vistas a protegê-lo e a facilitar seu manuseio — são procedimentos fundamentais para a conservação e preservação dos documentos de arquivo.

42 (TRE-RJ 2012) As condições de armazenamento de documentos em papel distinguem-se das de documentos fotográficos, como o eslaide, o negativo e o papel fotográfico, dadas as diferenças de suporte, em especial as relativas às propriedades físicas dos materiais.

43 (IBAMA 2012) Recomenda-se acondicionar os documentos cartográficos em pastas suspensas e armazená-los em estantes de aço com pintura antioxidante.

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BIBLIOGRAFIA 44 (DPF – ESCRIVAO – 2012) A principal medida para preservar documentos em suporte papel é a encapsulação.

45 (TRE-RJ 2012) O amarelecimento do papel é sinal de que o documento está em processo de deterioração.

46 (TRE-RJ 2012) A acidez do papel, condição que pode danificá-lo, decorre da presença de elementos metálicos no documento, como grampos, bailarinas e clipes.

47 (MPU – 2013 – TÉCNICO) O método de laminação é o que mais se aproxima do método ideal de restauração de documentos, dado que eleva a resistência do papel sem perda da legibilidade e flexibilidade, tornando-o imune à ação de fungos e pragas.

48 (MPU – 2010) O alisamento é uma das operações de restauração de documentos mais utilizadas em países tropicais.

49 (ANAC – 2009) O ar seco e a alta umidade são fatores de enfraquecimento do papel.

50 (ABIN) - Devido à aplicação de modernas técnicas de preservação documental, a temperatura não é considerada um agente de deterioração de documentos de arquivo.

GABARITO DEFINITIVO CONFORME A BANCA EXAMINADORA 01 - E 06 - C 11 - E 16 - E 21 - E 26 - E 31 - C 36 - E 41 - E 46 - E

02 - C 07 - E 12 - C 17 - E 22 - C 27 - C 32 - C 37 - E 42 - C 47 - C

03 - C 08 - E 13 - C 18 - E 23 - C 28 - C 33 - E 38 - B 43 - E 48 - E

04 - C 09 - C 14 - C 19 - C 24 - C 29 - C 34 - B 39 - C 44 - E 49 - C

05 - E 10 - C 15 - C 20 - E 25 - E 30 - C 35 - C 40 - C 45 - C 50 - E

AVEDON, D. M. GED de A a Z: tudo sobre GED – gerenciamento eletrônico de documentos BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivos. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998. 89 p. Disponível em:<http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_ colecao_como_fazer/cf1.pdf>.

BRASIL. Lei 5.433 de 08 de maio de 1968.

BRASIL. Decreto 1.799 de 30 de janeiro de 1996.

BRASIL. Lei 8159.

CGU. Acesso à informação pública: uma introdução à Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011. Disponível em:<http://www.cgu.gov.br/Publicacoes/Cartilha AcessoaInformacao/CartilhaAcessoaInformacao. pdf>.

CONARQ – Resolução 14. Disponível Em:<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/ Media/resolucao_14.pdf>.

DICIONÁRIO brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p. Disponível em: http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicio n%20Term%20Arquiv.pdf>.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática.

3. ed. rev. amp. Rio de Janeiro. FGV, 2004. 228 p.

SOUZA NETO, J. M. de. O microfilme. São Paulo: CENADEM.

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ANEXO 1 - EXEMPLO DE UMA TABELA DE TEMPORALIDADE

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ANEXO 2

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