REVISÃO DO CONTEÚDO A PARTIR DE QUESTÕES 1 - Documento é a informação registrada em um suporte. 2 - Documento de arquivo é aquele registrado apenas no suporte papel. 3 - O arquivo é formado pela coleção de documentos de pessoa. 4 - O arquivo é o conjunto dos documentos produzidos e/ou recebidos por pessoa física ou jurídica no exercício de suas atividades, independente da natureza do suporte. 5 - As bibliotecas e os arquivos são órgão de documentação que tem em comum o fato dos documentos terem sido produzidos com objetivos históricos e culturais. 6 - Embora na origem os arquivos são diferentes das bibliotecas pelo caráter funcional do documento, o arquivo também pode servir à ciência, à pesquisa e a história. 7 - O que agrega um grande potencial de uso aos documentos de arquivos é que os mesmos são adquiridos por permuta, compra e doação. 8 - No processo de avaliação, assim como no de descrição, os documentos de arquivos são considerados em conjunto. 9 - De acordo com a Lei 8.159 os arquivos são definidos como públicos, semi-públicos e privados. 10 - Ainda segundo a Lei 8.159, os arquivos públicos podem ser de interesse privado desde que sejam de interesse para o desenvolvimento científico e social, ou de importância histórica. 11 - O gestor público pode escolher entre manter uma biblioteca ou um arquivo para organização dos documentos institucionais.
12 - São públicos os documentos produzidos e recebidos pelas atividades dos órgão do executivo, legislativo e judiciário nas esferas federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, mas devemos ainda levar em consideração as fundações, autarquias e entidades privadas responsáveis por serviços públicos. 13 - A Lei 12.527 estabelece os seguintes graus de sigilo: Ultrassecreto, Secreto, Confidencial e Reservado. 14 - Com relação aos prazos e graus de sigilo temos: Ultrasecreto – 25 anos; Secreto – 15 anos; e Reservado – 5 anos. 15 - A restrição de acesso à informação de caráter pessoal vigora por um prazo de 100 anos. 16 - Caso a informação solicitada pelo cidadão seja ostensiva mas não esteja disponível, a instituição deverá prestar esta informação no prazo de 20 dias, podendo ser prorrogado por mais 10 dias. 17 - De acordo com as idades os arquivos são definidos em: corrente, intermediário e permanente. 18 - O arquivo corrente é formado pelos documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que ainda podem ser utilizados pelos setores que o produziram. 19 - O arquivo permanente é formado por documentos que perderam toda natureza administrativa, mas que são preservados em função de seu valor informativo, probatório ou histórico. 20 - Com relação à extensão ou atuação os arquivos podem ser definidos como setorial ou central. 21 - Quando falamos da natureza do documento estamos nos referindo especificamente ao prazo de guarda nos arquivos correntes e intermediários das instituições públicas.
22 - Com relação aos documentos especiais, podemos dizer que um dos principais aspectos de análise está relacionado ao suporte da informação. 23 - Enquanto o suporte e o gênero documental estão relacionados às questões do caráter especial que um documento pode apresentar, o seu conteúdo pode definir se o documento é especializado. 24 - De acordo com a teoria arquivística, o conceito de arquivo especial diz “Tem sob sua guarda documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independente da forma física que apresentem.”. 25 - A forma diz respeito ao estágio de preparação e transmissão da informação, enquanto o formato está relacionado à configuração física de um suporte de acordo com o modo como foi confeccionado. 26 - Papel e folhas avulsas são respectivamente exemplos de suporte e formato. 27 - São exemplos de gênero: textual, iconográfico, sonoro e audiovisual. 28 - Contrato e Contrato de Prestação de Serviço respectivamente exemplos de Espécie e Tipo documental.
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29 - Segundo o princípio da proveniência o arquivo produzido por uma entidade produtora não deve ser misturado aos de outras unidades produtoras. 30 - O princípio da unicidade determina que um documento de arquivo é único em decorrência de sua espécie. 31 - O princípio da organicidade estabelece uma relação natural entre os documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora.
32 - O princípio da ordem original determina que os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. 33 - De acordo com a teoria arquivística a Gestão Documental deve ser aplicada apenas aos documentos de guarda permanente, visto que apenas estes serão preservados em definitivo. 34 - Por ser uma atividade prática a Gestão de Documentos não é prevista na legislação brasileira. 35 - Entende-se por diagnóstico o conjunto de operação que visam estabelecer os prazos de guarda, a partir da identificação dos valores primários e secundários. 36 - O diagnóstico de arquivos é descrito na literatura arquivística como sendo a análise das informações básicas sobre arquivos, a fim de implantar sistemas e estabelecer programas de transferência, recolhimento, microfilmagem, conservação e demais atividades. 37 - A Arquivologia considera como três fases da gestão documental o arquivo corrente, o intermediário e o permanente. 38 - A fase de produção tem um foco no processo de elaboração de documentos com a finalidade que não sejam produzidos apenas documentos essenciais à administração. 39 - A fase de utilização compreende as atividades de protocolo incluindo o recebimento dos documentos. 40 - A fase de destinação compreende a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando, quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados. 41 - A avaliação documental consiste em identificar os valores, definir os prazos e a destinação dos documentos de arquivo.
42 - Com relação aos valores temos: arquivo corrente com valor primário, arquivo intermediário com valor secundário e arquivo permanente com valor terciário. 43 - O valor primário está relacionado ao uso administrativo, legal e fiscal, isto é, o documento sendo utilizado para as finalidades que determinaram sua produção. 44 - O valor primário consiste na utilização do documento para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. 45 - O prazo de vigência é o intervalo de tempo que se guarda o documento em função de seu potencial histórico, probatório ou informativa. 46 - O prezo de prescrição é o intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa, ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direito seu que entenda violado. 47 - Entende-se por destinação final a transferência ao arquivo intermediário, o recolhimento ao arquivo permanente e a eliminação ou descarte. 48 - Após cumprir o seu valor primário se o documento apresentar valor secundário deverá ser recolhido ao arquivo permanente em caráter definitivo. 49 - A tabela de temporalidade documental é o instrumento de gestão que sistematiza o ciclo vital dos documentos de arquivos, isto é, o prazo de guarda nos arquivos correntes e intermediário e a destinação final que pode ser a guarda permanente ou a eliminação. 50 - A tabela de temporalidade documental é o Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.
51 - Entende-se por transferência a entrada do documento nos arquivos corrente e intermediário. 52 - O conceito de recolhimento está relacionado a passagem do documento ao arquivo permanente e/ou sua eliminação. 53 - A classificação é a atividade que tem como finalidade dar visibilidade a estrutura do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos. 54 - Um plano de classificação funcional tem por eixo a estrutura organizacional da entidade produtora, ou seja, reflete os setores e departamentos desta unidade. 55 - O quadro de arranjo é o esquema que determina o arranjo dos documentos em um arquivo permanente a partir do estudo da estrutura, funções ou atividades do gerador. 56 - São características importantes para um plano de classificação a simplicidade, flexibilidade e expansibilidade. 57 - A ordenação é uma atividade complementar a classificação que visa facilitar e agilizar a consulta aos documentos. 58 - Os principais elementos para se estabelecer a ordenação dos documentos são, tamanho, cor e gramatura do papel. 59 - Os métodos: geográfico, por assunto, alfabético, variadex e soundex, são considerados métodos básicos. 60 - O método numérico simples é caracterizado por ser um método do sistema indireto. 61 - A vantagem da ordenação alfabética letra por letra é que pode ser utilizada simultaneamente com a ordenação alfabética palavra por palavra.
62 - No uso da ordenação letra por letra a palavra é utilizada como elemento de ordenação. 63 - As partículas são sempre consideradas na ordenação alfabética. 64 - A ordenação alfabética palavra por palavra considera a palavra como elemento de ordenação. 65 - O método alfabético é utilizado apenas para nomes de pessoas físicas. 66 - Na aplicação da regra básica temos uma inversão realizada pelo último sobrenome, por exemplo, Antônio Ferreira de Souza, tem na aplicação do método a forma: Souza, Antônio Ferreira de. 67 - Para os nomes orientais a inversão é realizada a partir do penúltimo sobrenome. 68 - No nome de pessoas jurídicas não realizamos inversões, estes são transcritos como se apresentam, devendo as partículas iniciais, quando houver ser deslocadas para o final entre parênteses. 69 - O método geográfico é caracterizado por utilizar o local como elemento de ordenação. 70 - O método geográfico é considerado um método básico de arquivamento e do sistema direto. 71 - A ordenação pelo método geográfico na forma estado consiste em agrupar os itens por estado, e em seguida colocar todas as cidades pertencentes a um mesmo estado em ordem alfabética direta. 72 - A ordenação pelo método geográfico na forma cidade consiste em ordenar todas as cidades por ordem alfabética e ao lado de cada uma indicar o estado a que pertence.
73 - O uso do método numérico simples só pode ser aplicado em documentos que possuem um número na sua origem. 74 - O método numérico simples é considerado indireto, pois exige o uso de um índice alfabético para a localização dos itens documentais. 75 - O método dígito terminal consiste em pegar um número formado por seis dígitos e separar em pares da direita para esquerda utilizando traço. A ordenação inicia-se pelo primeiro par da direita. 76 - O uso do método cronológico tem como característica o fato do documento mais recente ficar sobre o documento mais antigo. 77 - O método dicionário consiste em agrupar os assuntos correlatos sob um título principal na organização dos documentos. 78 - No uso do método enciclopédico fica evidenciada uma estrutura hierarquizada de assuntos visto que temos assuntos correlatos agrupados por um título principal. 79 - No uso do método por assunto duplex, uma classe pode ser subdividida utilizando um traço para fazer a separação das subdivisões. 80 - O método por assunto numérico decimal é caracterizado pela criação ilimitada de classes. 81 - O método unitermo é baseado no método numérico simples para a ordenação física dos documentos. 82 - O método unitermo associa um número a uma tabela de cores padronizadas. 83 - O método variadex consiste na aplicação do método alfabético juntamente com uma tabela de cores associada à segunda letra ou à letra de abreviação.
84 - O método variadex é considerado um método básico de arquivamento. 85 - O arranjo é uma sequência de operações intelectuais e físicas que visam a distribuição dos documentos em seus respectivos lugares de arquivamento de acordo com os métodos previamente estabelecidos. 86 - A notação corresponde a codificação das unidades arquivamento podendo ser alfabética, numérica e mista.
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87 - O uso da guia fora tem como finalidade determinar o prazo para a eliminação dos documentos no arquivo corrente. 88 - A guia fora também pode ser chamada de fantasma ou ficha fantasma. 89 - A elaboração de instrumentos de pesquisa é uma atividade que está relacionada ao arquivo corrente. 90 - Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivistica, o Guia é o instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos. 91 - Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivistica, o Catálogo é o Instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumária ou analítica. 92 - Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivistica, o Inventário é a relação sistemática de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos em documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das referências para sua localização. 93 - O protocolo é uma atividade que está relacionada ao arquivo corrente.
94 - Dos itens relacionados a seguir todos fazem parte das atividades do protocolo: recebimento, registro, avaliação, classificação e destinação. 95 - Quando estabelecido como um setor o protocolo também pode ser chamado de unidade protocolizadora. 96 - São atividades do protocolo: recebimento, registro, classificação, movimentação, autuação e expedição. 97 - O uso da digitalização de documentos está associado à preservação de longo prazo devido à estabilidade do suporte, já a microfilmagem está associada à ampliação da acessibilidade com o uso de redes computacionais para compartilhamento dos documentos micrográficos. 98 - A microfilmagem de substituição possibilita a eliminação de todos os originais diminuindo o volume físico dos documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente. 99 - Um dos fatores que deve ser observado na preservação do documento digital está relacionado à obsolescência tecnológica dos suportes de armazenamento e formatos de arquivos, para enfrentar esse problema utilizamos a estratégia da velatura. 100 - Entende-se por microfilme o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. 101 - De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, o conceito de restauração é Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados. 102 - A temperatura e a umidade relativa do ar são aspectos ambientais que se não estiverem estabilizados em níveis favoráveis vão interferir na preservação dos documentos. Os padrões ideais são temperatura alta (acima de 25º C) e umidade relativa do ar alta (entre 70% e 80%).
103 - O controle da luminosidade é uma estratégia importante de preservação pois, tanto a luz natural quanto a artificial causam danos cumulativos aos documentos. 104 - Preservação consiste no conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais. 105 - A fumigação é a retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos, com vistas à preservação dos documentos. 106 - Climatização é o processo de adequar, por meio de equipamentos, a temperatura e a umidade relativa do ar a parâmetros favoráveis à preservação dos documentos. 107 - A velatura é o processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas de poliéster transparente, cujas bordas são seladas. 108 - Controle ambiental é o conjunto de procedimentos para criação e manutenção de ambiente de armazenamento propício à preservação, compreendendo controle de temperatura, da umidade relativa, da qualidade do ar, da luminosidade, bem como prevenção de infestação biológica, procedimentos de manutenção, segurança e proteção contra fogo e danos por água.