Arquivologia 2017 by lino_arquivo

23/07/2017

Arquivologia Prof. Lino Madureira

ARQUIVO

Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

23/07/2017

SUPORTE + INFORMAÇÃO = DOCUMENTO

Material

Conteúdo

23/07/2017

SUPORTE + INFORMAÇÃO = DOCUMENTO

Material

Conteúdo

SUPORTE + INFORMAÇÃO = DOCUMENTO

DOCUMENTO + ATIVIDADE = DOCUMENTO DE ARQUIVO

23/07/2017

SUPORTE + INFORMAÇÃO = DOCUMENTO

DOCUMENTO + ATIVIDADE = DOCUMENTO DE ARQUIVO

Departamento Pessoal Controle de Frequência

SUPORTE + INFORMAÇÃO = DOCUMENTO

DOCUMENTO + ATIVIDADE = DOCUMENTO DE ARQUIVO

Departamento Pessoal Controle de Frequência

Cartão de Ponto

23/07/2017

CONJUNTO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO = ARQUIVO

É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. (Lei 8.159, Art. 1º)

23/07/2017

ORGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO - Bibliotecas (estudo, pesquisa, consulta, fins acadêmicos) - Museus (peças e objetos de valor cultural, histórico) - Arquivos (funcional, servir à administração)

PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO

ORIGEM BIBLIOTECA - Os documentos são produzidos e conservados com objetivos culturais.

ARQUIVO - Os documentos são produzidos e conservados com objetivos funcionais.

23/07/2017

PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO AQUISIÇÃO / CUSTÓDIA BIBLIOTECA

ARQUIVO

- Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doação.

- Os documentos não são objetos de coleção; provêm das atividades públicas ou privadas, servidas pelo arquivo.

- Os documentos existem em numerosos exemplares.

- Os documentos são produzidos num único exemplar, ou limitado em número de cópias.

- A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si.

- Há uma significação orgânica entre os documentos.

PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO MÉTODO DE AVALIAÇÃO BIBLIOTECA -Aplica-se a unidades isoladas.

- O julgamento não tem caráter irrevogável.

ARQUIVO -Preserva-se a documentação referente a uma atividade, como um conjunto e não como unidades isoladas. - Os julgamentos são finais e irrevogáveis.

- O julgamento envolve questões de conveniência, e - A documentação não raro não de preservação ou existe em via única. perda total.

23/07/2017

PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO MÉTODO DE AVALIAÇÃO BIBLIOTECA

ARQUIVO

Aplica-se a unidades isoladas.

-Preserva-se a documentação referente a uma atividade, como AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO um conjunto e não como unidades isoladas. - O julgamento não (Valor tem Primário e Valor Secundário) - Identificar Valor - Os julgamentos são caráter irrevogável. - Definir Prazo de Guarda finais e irrevogáveis. Destinação Final (Guarda Permanente ou Eliminação) - O- Definir julgamento envolve - A documentação não questões de conveniência, e não de raro existe em via única. preservação ou perda total.

PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO MÉTODO DE AVALIAÇÃO BIBLIOTECA -Aplica-se a unidades isoladas.

- O julgamento não tem caráter irrevogável.

ARQUIVO -Preserva-se a documentação referente a uma atividade, como um conjunto e não como unidades isoladas. - Os julgamentos são finais e irrevogáveis.

- O julgamento envolve questões de conveniência, e - A documentação não raro não de preservação ou existe em via única. perda total.

23/07/2017

PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO MÉTODO DE CLASSIFICAÇÃO BIBLIOTECA

ARQUIVO

-Utiliza métodos predeterminados.

-Estabelece classificação específica para cada instituição, ditada pelas suas particularidades.

- Exige conhecimento do sistema, do conteúdo e da significação dos documentos a classificar.

- Exige conhecimento da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos órgãos.

PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO

MÉTODO DESCRITIVO BIBLIOTECA

ARQUIVO

-Aplica-se a unidades documentais.

-Aplica-se a conjuntos documentais.

-As séries (anuários, periódicos,...) são unidades isoladas para catalogação.

- As séries são consideradas unidades para fins de descrição.

23/07/2017

CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS AGÊNCIAS CRIADORAS / ENTIDADES MANTENEDORAS

- Públicos Federal Estadual Distrito Federal Municipal - Privados Institucionais Comerciais Pessoais

CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS AGÊNCIAS CRIADORAS / ENTIDADES MANTENEDORAS

- Públicos Federal Estadual Distrito Federal Municipal

Executivo Legislativo Judiciário

- Privados Institucionais Comerciais Pessoais

23/07/2017

Pรกgina 21 do livro Arquivo teoria e prรกtica.

23/07/2017

Lei 8.159 ARQUIVOS PÚBLICO Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. § 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

Lei 8.159 ARQUIVOS PÚBLICO

ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

Art. 11 Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

Art. 12 Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.

23/07/2017

Lei 12.527 A informação sob a guarda do Estado é sempre pública, devendo o acesso a ela ser restringido apenas em casos específicos.

Prazos para o Repasse da Informação A resposta deve ser dada imediatamente, se estiver disponível, ou em até 20 dias, prorrogáveis por mais 10 dias:

LEI 12.527 – LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO

A Lei 12.527/2011 prevê exceções à regra de acesso para dados pessoais e informações classificadas por autoridades como sigilosas. Informações sob a guarda do Estado que dizem respeito à intimidade, honra e imagem das pessoas, por exemplo, não são públicas (ficando protegidas por um prazo de cem anos). Elas só podem ser acessadas pelos próprios indivíduos e, por terceiros, apenas em casos excepcionais previstos na Lei.

23/07/2017

LEI 12.527 – LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO

INFORMAÇÃO PESSOAL RESTRIÇÃO AO ACESSO INFORMAÇÃO SIGILOSA (*classificada)

As informações podem ser classificadas como: -Ultrassecreta prazo de segredo: 25 anos (renovável uma única vez) -Secreta prazo de segredo: 15 anos - Reservada prazo de segredo: 5 anos

TEORIA DAS 3 IDADES EVOLUÇÃO OU FREQUENCIA DE USO 1ª Idade – Corrente / Ativo Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. 2ª Idade – Intermediário / Semi-Ativo Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguarda destinação. 3ª Idade – Permanente / Inativo Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.

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TEORIA DAS 3 IDADES EVOLUÇÃO OU FREQUENCIA DE USO

Valor Primário Imediato (Administrativo)

Corrente

Intermediário

Valor Secundário Mediato

Permanente

23/07/2017

CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENSÃO / ATUAÇÃO

- Setoriais São aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.

CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENSÃO / ATUAÇÃO

- Setoriais São aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.

- Gerais / Centrais São os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente.

23/07/2017

CLASSIFICAÇÃO QUANTO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS Arquivos Especiais Tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas (fotografias, fitas, microformas, slides...), e que por esta razão merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também no registro, acondicionamento, controle e conservação. - Documento Especial Documento em linguagem não-textual, em suporte não convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação tecnológica. Arquivos Especializados Tem sob sua guarda documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independente da forma física que apresentem.

CARACTERÍSTICAS

Conforme suas características os documentos podem ser classificados de acordo com os seguintes elementos: suporte, forma, formato, gênero, espécie, tipo.

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DEFINIÇÃO TÉCNICA

SUPORTE

“Material sobre o qual as informações são registradas”

EXEMPLOS - Acetato - Papel - Disco Magnético - Fita Magnética - Disco Óptico - Filme

DEFINIÇÃO TÉCNICA

FORMATO

“Configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado”

EXEMPLOS -

Cartaz Livro Planta Folhas avulsas

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DEFINIÇÃO TÉCNICA

EXEMPLOS - Rascunho / Minuta

FORMA

“Estágio de preparação e de transmissão de documentos”

- Original - Cópia

GÊNERO

DEFINIÇÃO TÉCNICA

EXEMPLOS

“Configuração que assume o documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo”

Textual Iconográfico Cartográfico Audiovisual Sonoro Micrográfico Informático

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GÊNERO Textual:

Texto

GÊNERO Iconográfico: Imagem Estática (fotografia, desenhos, gravuras, slides, diapositivos)

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GÊNERO Cartográfico: Desenhos Técnicos (mapas, plantas)

GÊNERO Audiovisual:

Imagem em Movimento (com ou sem som)

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GÊNERO Sonoro:

Áudio (apenas o som)

GÊNERO Micrográfico: Microfilmes

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GÊNERO Informático: Documentos Digitais

DEFINIÇÃO TÉCNICA ESPÉCIE

TIPO

“Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas”

“Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou”

EXEMPLOS -Boletim - Certidão - Relatório - Ata - Contrato

- Boletim Meteorológico - Boletim Escolar - Boletim Médico -Contrato de Prestação de Serviço -Contrato de Locação

CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO Espécie

Atividade

23/07/2017

PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS

Fundo Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo • Fundo Aberto ≠ Fundo Fechado Fundo A

Fundo B

Empresa

Manutenção

Contab.

Manutenção

Contab.

Tesouraria

Dep. Pessoal

Tesouraria

Dep. Pessoal

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Princípio da Proveniência Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.

Fundo A

Empresa

Fundo B

Não Misturar A com B!

Empresa

Manutenção

Contab.

Manutenção

Contab.

Tesouraria

Dep. Pessoal

Tesouraria

Dep. Pessoal

Princípio da Organicidade Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora.

Empresa

A Manutenção

Contab.

Tesouraria

Dep. Pessoal

Atividade

Controle de Frequência

Documento

23/07/2017

Princípio da Unicidade Os documentos são únicos em decorrência de sua gênese.

Empresa

Momento da Produção

A Manutenção

Contab.

Tesouraria

Dep. Pessoal

Atividade

Controle de Frequência

Princípio da Ordem Original Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.

23/07/2017

Princípio da Ordem Original Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.

Princípio da Pertinência Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático.

GESTÃO DE DOCUMENTOS (Lei 8.159) Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

23/07/2017

Ficha de Frequência

Empresa

A Manutenção

Contab.

Tesouraria

Dep. Pessoal

Atividade

Controle de Frequência

Documento

Ficha de Frequência

Empresa

A Manutenção

Contab.

Tesouraria

Dep. Pessoal

Atividade

Controle de Frequência

Documento

1.000 Funcionários = 1.000 Fichas de Frequência por Mês 12.000 Fichas de Frequência por Ano 5 Anos de Atividades = 60.000 Fichas de Frequência

23/07/2017

Ficha de Frequência

Empresa

A Manutenção

Contab.

Tesouraria

Dep. Pessoal

Atividade

Controle de Frequência

Documento

1.000 Funcionários = 1.000 Fichas de Frequência por Mês 12.000 Fichas de Frequência por Ano 5 Anos de Atividades = 60.000 Fichas de Frequência

120 Resmas 60 Caixas 2 Estantes de 6 Prateleiras Ambiente adequado Definição de Metodologia Recursos Humanos

DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS Análise das informações básicas (quantidade, localização, estado físico, condições de armazenamento, grau de crescimento, freqüência de consulta) sobre arquivos, a fim de implantar sistemas e estabelecer programas de transferência, recolhimento, microfilmagem, conservação e demais atividades.

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OS TRÊS MOMENTOS (FASES) DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

PRODUÇÃO: Elaboração do Documento UTILIZAÇÃO: Estrutura DESTINAÇÃO: Avaliação

Produção Elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. O arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicação e emissão de vias desnecessárias; sugerir a criação e a extinção de modelos e formulários; participar da seleção dos recursos humanos que deverão desempenhar tarefas arquivísticas e afins.

23/07/2017

Utilização Inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação e à recuperação da informação.

Destinação Análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando, quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados.

23/07/2017

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.

OBJETIVOS DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS - Preservação Documental - Redução da massa documental - Liberação de espaço físico - Melhor conservação dos documentos de guarda permanente - Incremento à pesquisa - Agilidade na recuperação dos documentos e das informações - Racionalização da produção e do fluxo de documentos (tramite) - Eficiência administrativa

23/07/2017

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS Valor – Prazo – Destinação

Corrente Valor Primário Intermediário

Valor Secundário

Permanente

23/07/2017

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS Valor – Prazo – Destinação

Corrente Valor Primário Intermediário

Valor Secundário

Permanente

VALOR PRIMÁRIO Valor atribuído a documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. VALOR SECUNDÁRIO Valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido.

Valores – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

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Valores – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística Valor Administrativo Valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos.

Valores – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

Valor Fiscal Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de operações financeiras ou fiscais.

23/07/2017

Valores – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

Valor Legal Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito.

Valores – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

Valor Probatório Valor intrínseco que permite a um documento de arquivo servir de prova legal.

23/07/2017

Valores – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística Valor Informativo Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independentemente de seu valor probatório.

Valores – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística Valor Intrínseco Valor que um documento possui em razão de seu conteúdo, das circunstâncias de sua produção, de suas assinaturas ou selos.

23/07/2017

Valores – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

Valor Permanente Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. Também chamado valor arquivístico ou valor histórico.

PRAZOS

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Prazo de Vigência Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção.

Ex: 2 Anos -Realizar o pagamento Empresa

-Avaliação anual de desempenho

A Manutenção

Contab.

Tesouraria

Dep. Pessoal

Ficha de Frequência

Atividade

Controle de Frequência

Documento

Prazo de Prescrição Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa, ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direito seu que entenda violado. Prescrição: Extinção dos prazos para a aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). Ex: 5 Anos -utilizar o documento em processo trabalhista

Empresa

A Manutenção

Contab.

Tesouraria

Dep. Pessoal

Atividade

Controle de Frequência

Ficha de Frequência

Documento

23/07/2017

Prazo de Precaução Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa ou qualquer interessado guarda o documento antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda definitiva no Arquivo Permanente.

Ex: 2 Anos -Margem de segurança

Empresa

Ficha de Frequência

A Manutenção

Contab.

Tesouraria

Dep. Pessoal

Atividade

Controle de Frequência

Documento

Destinação Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação

23/07/2017

TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.

Área

Folha Nº

Responsável Item Documental

RECRUTAMENTO E SELEÇÃO

Data Tempo de arquivamento e Destinação Final Corrente

Intermediário

Destinação Final

6 Anos

5 Anos

Guarda Permanente

5 Anos

47 Anos

Eliminação

- Editais; - Exemplares únicos de provas; - Gabaritos; - Resultados - Recurso LICENÇAS

Observações

É opcional a seleção por amostragem das provas dos candidatos, segundo critérios estabelecidos pela Comissão Permanente de Avaliação.

- Acidente em serviço Atividade política - Capacitação profissional - Gestante - Paternidade

23/07/2017

TRANSFERÊNCIA Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística).

RECOLHIMENTO Entrada de documentos públicos em arquivos permanentes, com competência formalmente estabelecida. -Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística).

Corrente

Transferência

Recolhimento

Intermediário

Permanente

CLASSIFICAÇÃO O objetivo da classificação é, basicamente, dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos.

23/07/2017

FINANCEIRO

PESSOAL

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da instituição e análise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos. Expressão geralmente correntes.

adotada

arquivos

23/07/2017

QUADRO DE ARRANJO Esquema estabelecido para arranjo de documentos de um arquivo, a partir do estudo das estruturas, funções ou atividades do gerador e da análise do acervo. Expressão adotada em arquivos permanentes.

O Plano de Classificação pode seguir o critério ESTRUTURAL, ou o critério FUNCIONAL.

Critério Estrutural: que tem por eixo a estrutura administrativa da entidade produtora do arquivo

Critério Funcional: que tem por eixo as funções desempenhadas pela entidade produtora do arquivo

23/07/2017

Critério Estrutural: que tem por eixo a estrutura administrativa da entidade produtora do arquivo

Estrutural

Critério Funcional: que tem por eixo as funções desempenhadas pela entidade produtora do arquivo

Funcional

23/07/2017

Um Plano de Classificação deve possuir três características (Schellemberg):

Simplicidade Flexibilidade Expansibilidade

23/07/2017

ORDENAÇÃO Tem como objetivo básico facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma mesma atividade, e em relação a um mesmo tipo documental os documentos atingem um volume significativo.

Dep. Pessoal

Atividade

Controle de Frequência

Documento

5 Anos de Atividades = 60.000 Fichas de Frequência

23/07/2017

A ordenação é feita com base elementos informativos contidos documentos:

nos nos

Ficha de Frequência

•Número •Data •Local •Nome

Para a definição do critério de ordenação devemos considerar os tipos de busca que recai sobre cada documento.

Ficha de Frequência

Dep. Pessoal

Atividade

Controle de Frequência

Documento

23/07/2017

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

MÉTODOS BÁSICOS •ALFABÉTICO •GEOGRÁFICO •NUMÉRICOS Simples Dígito Terminal Cronológico •IDEOGRÁFICOS (Assunto) Alfabético enciclopédico dicionário Numéricos duplex decimal unitermo

MÉTODOS PADRONIZADOS •VARIADEX * * * *

AUTOMÁTICO SOUNDEX MNEMÔNICO RÔNEO

*Métodos sem aplicação prática nos arquivos brasileiros e obsoletos

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

MÉTODOS PADRONIZADOS •VARIADEX * * * *

AUTOMÁTICO SOUNDEX MNEMÔNICO RÔNEO

*Métodos sem aplicação prática nos arquivos brasileiros e obsoletos

23/07/2017

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

MÉTODOS PADRONIZADOS •VARIADEX * * * *

AUTOMÁTICO SOUNDEX MNEMÔNICO RÔNEO

*Métodos sem aplicação prática nos arquivos brasileiros e obsoletos

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

MÉTODOS BÁSICOS •ALFABÉTICO •GEOGRÁFICO •NUMÉRICOS Simples Dígito Terminal Cronológico

MÉTODOS PADRONIZADOS •VARIADEX * * * *

AUTOMÁTICO SOUNDEX MNEMÔNICO RÔNEO

O método ALFANUMÉRICO não é considerado básico nem padronizado.

•IDEOGRÁFICOS (Assunto) Alfabético enciclopédico dicionário Numéricos duplex decimal unitermo

*Métodos sem aplicação prática nos arquivos brasileiros e obsoletos

23/07/2017

Sistema Direto a busca do documento é realizada diretamente no local onde o documento está guardado.

Sistema Indireto para se localizar um documento é necessário utilizar um índice ou um código.

Sistema Direto a busca do documento é realizada diretamente no local onde o documento está guardado.

Sistema Indireto para se localizar um documento é necessário utilizar um índice ou um código.

* Semi Indireto – Método Alfanumérico

23/07/2017

SISTEMA DIRETO Recursos Humanos Cad. Func. A-E

Tesouraria Contas a Pagar

Cad. Func. F-K

Contas a Receber

Cad. Func. L-R

Cad. Func. S-Z

SISTEMA INDIRETO

PASTAS – Dossiês de Funcionários 41737 40072 30095 30021 20241

23/07/2017

SISTEMA INDIRETO

PASTAS – Dossiês de Funcionários 41737 40072 30095 30021 20241

ÍNDICE ALFABÉTICO Aguiar, Antonio - 40072 Caldas, Luis Henrique - 30095 Guerra Filho, George - 41737 Magalhães, João - 20241 Tenório, Edilson – 30021

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA

23/07/2017

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA

Lino / Paulo / Ana

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA

Lino / Paulo / Ana

Ana Lino Paulo

23/07/2017

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA

LETRA por LETRA Considera cada letra como elemento de ordenação. (desconsiderar o espaço entre as palavras).

Ex: Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Negro Monte Sinai

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA

LETRA por LETRA Considera cada letra como elemento de ordenação. (desconsiderar o espaço entre as palavras).

Ex: Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Negro Monte Sinai

23/07/2017

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA

LETRA por LETRA Considera cada letra como elemento de ordenação. (desconsiderar o espaço entre as palavras).

Ex: Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Negro Monte Sinai

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA

LETRA por LETRA Considera cada letra como elemento de ordenação. (desconsiderar o espaço entre as palavras).

Ex: Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Negro Monte Sinai

23/07/2017

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA

LETRA por LETRA Considera cada letra como elemento de ordenação. (desconsiderar o espaço entre as palavras).

Ex: Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Negro Monte Sinai

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA

LETRA por LETRA Considera cada letra como elemento de ordenação. (desconsiderar o espaço entre as palavras).

Ex: Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Negro Monte Sinai

23/07/2017

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA

LETRA por LETRA Considera cada letra como elemento de ordenação. (desconsiderar o espaço entre as palavras).

Ex: Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Negro Monte Sinai

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA

LETRA por LETRA Considera cada letra como elemento de ordenação. (desconsiderar o espaço entre as palavras).

Ex: Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Negro Monte Sinai

23/07/2017

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA

LETRA por LETRA Considera cada letra como elemento de ordenação. (desconsiderar o espaço entre as palavras).

Ex: Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Negro Monte Sinai

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA

LETRA por LETRA Considera cada letra como elemento de ordenação. (desconsiderar o espaço entre as palavras).

Ex: Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Negro Monte Sinai

23/07/2017

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA

- PALAVRA por PALAVRA Considera a palavra como elemento de ordenação.

Ex: Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Negro Monte Sinai Monteiro Montenegro

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA

- PALAVRA por PALAVRA Considera a palavra como elemento de ordenação.

Ex: Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Negro Monte Sinai Monteiro Montenegro

23/07/2017

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA

- PALAVRA por PALAVRA Considera a palavra como elemento de ordenação.

Ex: Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Negro Monte Sinai Monteiro Montenegro

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA

- PALAVRA por PALAVRA Considera a palavra como elemento de ordenação.

Ex: Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Negro Monte Sinai Monteiro Montenegro

23/07/2017

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA

- PALAVRA por PALAVRA Considera a palavra como elemento de ordenação.

Ex: Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Negro Monte Sinai Monteiro Montenegro

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA

LETRA por LETRA

PALAVRA por PALAVRA

Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Negro Monte Sinai

Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Negro Monte Sinai Monteiro Montenegro

23/07/2017

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA

LETRA por LETRA

PALAVRA por PALAVRA

Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Negro Monte Sinai

Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Negro Monte Sinai Monteiro Montenegro

Para ambos os casos as partículas não devem ser consideradas no momento da ordenação (de, da, e,...) Universidade Federal Fluminense Universidade Federal de Pernambuco

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA

LETRA por LETRA

PALAVRA por PALAVRA

Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Negro Monte Sinai

Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Negro Monte Sinai Monteiro Montenegro

Para ambos os casos as partículas não devem ser consideradas no momento da ordenação (de, da, e,...) Universidade Federal Fluminense Universidade Federal de Pernambuco

23/07/2017

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA

LETRA por LETRA

PALAVRA por PALAVRA

Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Negro Monte Sinai

Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Negro Monte Sinai Monteiro Montenegro

Para ambos os casos as partículas não devem ser consideradas no momento da ordenação (de, da, e,...) Universidade Federal Fluminense Universidade Federal de Pernambuco

MÉTODO ALFABÉTICO O elemento considerado para ordenação é o NOME

23/07/2017

MÉTODO ALFABÉTICO O elemento considerado para ordenação é o NOME

NOME: LINO MADUREIRA FERREIRA

MÉTODO ALFABÉTICO O elemento considerado para ordenação é o NOME

NOME: LINO MADUREIRA FERREIRA

PRENOME + SOBRENOME LINO

MADUREIRA FERREIRA

23/07/2017

MÉTODO ALFABÉTICO O elemento considerado para ordenação é o NOME

NOME: LINO MADUREIRA FERREIRA

PRENOME + SOBRENOME LINO

Último Sobrenome

MADUREIRA FERREIRA

MÉTODO ALFABÉTICO O elemento considerado para ordenação é o NOME

NOME: LINO MADUREIRA FERREIRA

PRENOME + SOBRENOME LINO

Último Sobrenome

MADUREIRA FERREIRA

FERREIRA, LINO MADUREIRA

23/07/2017

FERREIRA, LINO MADUREIRA

Regras de Alfabetação

23/07/2017

1º) Para pessoa física considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

José Antunes Andrade

1º) Para pessoa física considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

José Antunes Andrade Andrade, José Antunes

23/07/2017

1º) Para pessoa física considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

Alfabetado Paulino Macedo Pedro Paulo Silveira José Antunes Andrade

Andrade, José Antunes Macedo, Paulino Silveira, Pedro Paulo

1º) Para pessoa física considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

Alfabetado Paulino Macedo Pedro Paulo Silveira José Antunes Andrade

Andrade, José Antunes Macedo, Paulino Silveira, Pedro Paulo

23/07/2017

2º) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética do prenome.

João Antunes Paulo Antunes Aníbal Antunes

2º) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética do prenome.

João Antunes Paulo Antunes Aníbal Antunes

Antunes, Aníbal Antunes, João Antunes, Paulo

23/07/2017

3º) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado, ou ligados por hífen, não se separam.

Marcelo Costa Montes Claros Heitor Villa-Lobos

3º) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado, ou ligados por hífen, não se separam.

Marcelo Costa Montes Claros Heitor Villa-Lobos Montes Claros, Marcelo Costa Villa-Lobos, Heitor

23/07/2017

4º) Sobrenomes formados por Santo, Santa, São, não se separam.

Luis Carlos da Silva São Bento

4º) Sobrenomes formados por Santo, Santa, São, não se separam.

Luis Carlos da Silva São Bento São Bento, Luis Carlos da Silva

23/07/2017

4º) Sobrenomes formados por Santo, Santa, São, não se separam.

Alfabetado Jorge Santa Cruz Waldemar Santo Antonio Luis Carlos da Silva São Bento

Santa Cruz, Jorge Santo Antonio, Waldemar São Bento, Luis Carlos da Silva

4º) Sobrenomes formados por Santo, Santa, São, não se separam.

Alfabetado Jorge Santa Cruz Waldemar Santo Antonio Luis Carlos da Silva São Bento

Santa Cruz, Jorge Santo Antonio, Waldemar São Bento, Luis Carlos da Silva

23/07/2017

5º) As indicações de grau de parentesco como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separados na inversão.

Wilson de Almeida Filho

5º) As indicações de grau de parentesco como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separados na inversão.

Wilson de Almeida Filho Almeida Filho, Wilson de

23/07/2017

5º) As indicações de grau de parentesco como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separados na inversão.

Wilson de Almeida Filho Almeida Filho, Wilson de

Almeida Sobrinho, André de Almeida Filho, Wilson de

5º) As indicações de grau de parentesco como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separados na inversão.

Wilson de Almeida Filho Almeida Filho, Wilson de

Almeida Sobrinho, André de Almeida Filho, Wilson de Almeida Sobrinho, Wilson de

23/07/2017

5º) As indicações de grau de parentesco como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separados na inversão.

Wilson de Almeida Filho Almeida Filho, Wilson de

Almeida Sobrinho, André de Almeida Filho, Wilson de Almeida Sobrinho, Wilson de

6º) Os títulos são colocados no final do nome entre parênteses.

Prof. José Cláudio de Souza

23/07/2017

6º) Os títulos são colocados no final do nome entre parênteses.

Prof. José Cláudio de Souza Souza, José Claudio de (Prof.)

7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome paterno.

Carlos del Prado Morales

23/07/2017

7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome paterno.

Carlos del Prado Morales

7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome paterno.

Carlos del Prado Morales

del Pacifico Oviedo y Baños Llosa

23/07/2017

7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome paterno.

Carlos del Prado Morales Prado Morales, Carlos del

7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome paterno.

Carlos del Prado Morales Prado Morales, Carlos del Jose Prado y Morales Prado y Morales, Jose

23/07/2017

Particula que antecede o sobrenome de inversão grafada com letra maiúscula Sebastian Von Sohsten

Von Van Di De

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Particula que antecede o sobrenome de inversão grafada com letra maiúscula Sebastian Von Sohsten

Sohsten, Sebastian Von ou Von Sohsten, Sebastian

8º) Os nomes orientais (japonês, chinês, árabe) são registrados como se apresentam, sem inversão

Tsutomo Kato

23/07/2017

8º) Os nomes orientais (japonês, chinês, árabe) são registrados como se apresentam, sem inversão

Tsutomo Kato Tsutomo Kato

9º) Nomes de empresas e instituições (pessoa jurídica) devem ser transcritos como se apresentam, porém, os artigos iniciais não devem ser considerados para alfabetação, e aparecem no fim entre parênteses.

Fundação Joaquim Nabuco

O Boticário

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Fundação Joaquim Nabuco Fundação Joaquim Nabuco O Boticário Boticário (O)

10º) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, os números arábicos, romanos ou escrito por extenso deverão aparecer no final entre parênteses.

II Conferência de Saúde

Quarto Encontro de Turismo

3º Congresso de Direito Penal

23/07/2017

10º) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, os números arábicos, romanos ou escrito por extenso deverão aparecer no final entre parênteses.

II Conferência de Saúde

Quarto Encontro de Turismo

3º Congresso de Direito Penal

10º) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, os números arábicos, romanos ou escrito por extenso deverão aparecer no final entre parênteses.

II Conferência de Saúde Conferência de Sáude (II) Quarto Encontro de Turismo Encontro de Turismo (Quarto) 3º Congresso de Direito Penal Congresso de Direito Penal (3º)

23/07/2017

MÉTODO GEOGRÁFICO Utiliza informações do aspecto geográfico do documento. Local de Origem / Local de Procedência / Local do Correspondente

3 (três) formas de arquivamento ESTADO – CIDADE CIDADE – ESTADO PAÍS – CIDADE

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1ª Forma: ESTADO – CIDADE

Os documentos são agrupados por Estados

Pernambuco – Recife Pernambuco – Brejinho Pernambuco – Caruaru Pernambuco – Limoeiro Pernambuco – Olinda Rio Grande do Norte – Natal Rio Grande do Norte – Brejinho Rio Grande do Norte – Caicó Rio Grande do Norte – Mossoró

23/07/2017

1ª Forma: ESTADO – CIDADE

Os documentos são agrupados por Estados

1ª Forma: ESTADO – CIDADE

Os documentos são agrupados por Estados Dentro das divisões estaduais seguem as divisões por cidades, ficando a primeira subdivisão para a capital

23/07/2017

1ª Forma: ESTADO – CIDADE

Os documentos são agrupados por Estados Dentro das divisões estaduais seguem as divisões por cidades, ficando a primeira subdivisão para a capital Após a capital vem as demais cidades em ordem alfabética

1ª Forma: ESTADO – CIDADE

23/07/2017

2ª Forma: CIDADE – ESTADO

Os documentos são agrupados por Cidade em ordem alfabética

Brejinho Brejinho Caicó Limoeiro Mossoró Natal Olinda Recife

23/07/2017

2ª Forma: CIDADE – ESTADO

Os documentos são agrupados por Cidade em ordem alfabética Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a que pertence

Brejinho - Pernambuco Brejinho - Rio Grande do Norte Caicó - Rio Grande do Norte Limoeiro - Pernambuco Mossoró - Rio Grande do Norte Natal - Rio Grande do Norte Olinda - Pernambuco Recife - Pernambuco

3ª Forma: PAÍS – CIDADE

23/07/2017

3ª Forma: PAÍS – CIDADE

Os documentos são agrupados por País

França – França – França – Portugal Portugal Portugal

Paris Lion Lorena – Lisboa – Coimbra – Porto

3ª Forma: PAÍS – CIDADE

Os documentos são agrupados por País

França – França – França – Portugal Portugal Portugal

Paris Lion Lorena – Lisboa – Coimbra – Porto

23/07/2017

3ª Forma: PAÍS – CIDADE

Os documentos são agrupados por País Dentro das divisões de País seguem as divisões por Cidades, ficando a primeira subdivisão para CAPITAL

França – França – França – Portugal Portugal Portugal

Paris Lion Lorena – Lisboa – Coimbra – Porto

3ª Forma: PAÍS – CIDADE

Os documentos são agrupados por País Dentro das divisões de País seguem as divisões por Cidades, ficando a primeira subdivisão para CAPITAL Após a capital vem as demais cidades em ordem alfabética

França – França – França – Portugal Portugal Portugal

Paris Lion Lorena – Lisboa – Coimbra – Porto

23/07/2017

3ª Forma: PAÍS – CIDADE

França – França – França – Portugal Portugal Portugal

Paris Lion Lorena – Lisboa – Coimbra – Porto

MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES

23/07/2017

MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES

O Método numérico simples considera um número já existente no documento (ex: nº de matrícula do funcionário) ou o receptor do documento pode atribuir um número ao documento. Importante: Controle da numeração para não atribuir o mesmo número para dois itens diferentes. O método numérico simples é um método indireto, pois exige a utilização de um índice alfabético para a realização de uma busca.

PASTAS – Dossiês de Funcionários 41737 40072 30095 30021 20241

23/07/2017

PASTAS – Dossiês de Funcionários 41737 40072 30095 30021 20241

ÍNDICE ALFABÉTICO Aguiar, Antonio - 40072 Caldas, Luis Henrique - 30095 Guerra Filho, George - 41737 Magalhães, João - 20241 Tenório, Edilson – 30021

PASTAS – Dossiês de Funcionários 41737 40072 30095 30021 20241

ÍNDICE ALFABÉTICO Aguiar, Antonio - 40072 Caldas, Luis Henrique - 30095 Guerra Filho, George - 41737 Magalhães, João - 20241 Tenório, Edilson – 30021

23/07/2017

MÉTODO DÍGITO-TERMINAL A base do método consiste subdividir um número de seis dígitos em três grupos de dois dígitos a partir de uma leitura da direita para a esquerda, separando os pares com hífen. O primeiro par da direita é denominado grupo primário, seguido pelo grupo secundário, e o grupo terciário. Decompondo o número 829319

82 – 93 – 19

Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do grupo secundário 93, e do grupo terciário 82. Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero).

56212

05-62-12

82 – 93 – 19

56212

05-62-12

23/07/2017

56212

05-62-12

82 – 93 – 19

56212

05-62-12

23/07/2017

82 – 93 – 19

56212

05-62-12

82 – 93 – 19

56212

05-62-12

23/07/2017

82 – 93 – 19

56212

05-62-12

82 – 93 – 19

56212

05-62-12

100

23/07/2017

82 – 93 – 19

56212

05-62-12

82 – 93 – 19

56212

05-62-12

101

23/07/2017

82 – 93 – 19

56212

05-62-12

82 – 93 – 19

56212

05-62-12

102

23/07/2017

NumĂŠrico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689

Separar os pares da direita para esquerda 05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89

103

23/07/2017

Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689

Separar os pares da direita para esquerda

Ordenar a partir do grupo primário

05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89

Separar os pares da direita para esquerda

Ordenar a partir do grupo primário

05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89

DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM

104

23/07/2017

Numérico Simples

Separar os pares da direita para esquerda

Ordenar a partir do grupo primário

05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89

56212 86212 94217 218703 672789 972689

DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03

Numérico Simples

Separar os pares da direita para esquerda

Ordenar a partir do grupo primário

05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89

56212 86212 94217 218703 672789 972689

DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03

105

23/07/2017

Numérico Simples

Separar os pares da direita para esquerda

Ordenar a partir do grupo primário

05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89

56212 86212 94217 218703 672789 972689

DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03

Numérico Simples

Separar os pares da direita para esquerda

Ordenar a partir do grupo primário

05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89

56212 86212 94217 218703 672789 972689

DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03

106

23/07/2017

Numérico Simples

Separar os pares da direita para esquerda

Ordenar a partir do grupo primário

05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89

56212 86212 94217 218703 672789 972689

DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 05-62-12

Numérico Simples

Separar os pares da direita para esquerda

Ordenar a partir do grupo primário

05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89

56212 86212 94217 218703 672789 972689

DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 05-62-12 08-62-12

107

23/07/2017

Numérico Simples

Separar os pares da direita para esquerda

Ordenar a partir do grupo primário

05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89

56212 86212 94217 218703 672789 972689

DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 05-62-12 08-62-12

Numérico Simples

Separar os pares da direita para esquerda

Ordenar a partir do grupo primário

05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89

56212 86212 94217 218703 672789 972689

DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 05-62-12 08-62-12 09-42-17

108

23/07/2017

Numérico Simples

Separar os pares da direita para esquerda

Ordenar a partir do grupo primário

05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89

56212 86212 94217 218703 672789 972689

DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 05-62-12 08-62-12 09-42-17

Numérico Simples

Separar os pares da direita para esquerda

Ordenar a partir do grupo primário

05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89

56212 86212 94217 218703 672789 972689

DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 05-62-12 08-62-12 09-42-17

109

23/07/2017

Numérico Simples

Separar os pares da direita para esquerda

Ordenar a partir do grupo primário

05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89

56212 86212 94217 218703 672789 972689

DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 05-62-12 08-62-12 09-42-17 97-26-89

Numérico Simples

Separar os pares da direita para esquerda

Ordenar a partir do grupo primário

05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89

56212 86212 94217 218703 672789 972689

DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 05-62-12 08-62-12 09-42-17 97-26-89 67-27-89

110

23/07/2017

Numérico Simples 56212 86212 94217 218703 672789 972689

Separar os pares da direita para esquerda

Ordenar a partir do grupo primário

05-62-12 08-62-12 09-42-17 21-87-03 67-27-89 97-26-89

DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM 21-87-03 05-62-12 08-62-12 09-42-17 97-26-89 67-27-89

MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.No momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo.

111

23/07/2017

MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.No momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo.

INFORMAÇÃO CRONOLOGICA

MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.No momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo.

INFORMAÇÃO CRONOLOGICA ANO 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014

112

23/07/2017

MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.No momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo.

INFORMAÇÃO CRONOLOGICA MÊS Janeiro / Jan. / 01 Fevereiro / Fev. / 02 Março / Mar. / 03 Abril / Abr. / 04 Maio / Maio / 05 Junho / Jun. / 06 Julho / Jul. / 07 Agosto / Ago. / 08 Setembro / Set. / 09 Outubro / Out. / 10 Novembro / Nov. / 11 Dezembro / Dez. / 12

MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.No momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo.

INFORMAÇÃO CRONOLOGICA DIA 1 2 3 4 5 ... 26 27 28 29 30 31

113

23/07/2017

MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.No momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo.

INFORMAÇÃO CRONOLOGICA ANO

MÊS

DIA

2003

Janeiro / Jan. / 01

2004

Fevereiro / Fev. / 02

2005

Março / Mar. / 03

2006

Abril / Abr. / 04

2007

Maio / Maio / 05

2008

Junho / Jun. / 06

...

2009

Julho / Jul. / 07

2010

Agosto / Ago. / 08

2011

Setembro / Set. / 09

2012

Outubro / Out. / 10

2013

Novembro / Nov. / 11

2014

Dezembro / Dez. / 12

MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.No momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo.

INFORMAÇÃO CRONOLOGICA

Sequência da Ordenação

ANO

MÊS

DIA

2003

Janeiro / Jan. / 01

2004

Fevereiro / Fev. / 02

2005

Março / Mar. / 03

2006

Abril / Abr. / 04

2007

Maio / Maio / 05

2008

Junho / Jun. / 06

...

2009

Julho / Jul. / 07

2010

Agosto / Ago. / 08

2011

Setembro / Set. / 09

2012

Outubro / Out. / 10

2013

Novembro / Nov. / 11

2014

Dezembro / Dez. / 12

114

23/07/2017

MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.No momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo.

INFORMAÇÃO CRONOLOGICA

1º Ano Sequência da Ordenação

2º Mês

3º Dia

ANO

MÊS

DIA

2003

Janeiro / Jan. / 01

2004

Fevereiro / Fev. / 02

2005

Março / Mar. / 03

2006

Abril / Abr. / 04

2007

Maio / Maio / 05

2008

Junho / Jun. / 06

...

2009

Julho / Jul. / 07

2010

Agosto / Ago. / 08

2011

Setembro / Set. / 09

2012

Outubro / Out. / 10

2013

Novembro / Nov. / 11

2014

Dezembro / Dez. / 12

MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.No momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo.

INFORMAÇÃO CRONOLOGICA

1º Ano Sequência da Ordenação

2º Mês

3º Dia

ANO

MÊS

DIA

2003

Janeiro / Jan. / 01

2004

Fevereiro / Fev. / 02

2005

Março / Mar. / 03

2006

Abril / Abr. / 04

2007

Maio / Maio / 05

2008

Junho / Jun. / 06

...

2009

Julho / Jul. / 07

2010

Agosto / Ago. / 08

2011

Setembro / Set. / 09

2012

Outubro / Out. / 10

2013

Novembro / Nov. / 11

2014

Dezembro / Dez. / 12

115

23/07/2017

MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.No momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo.

INFORMAÇÃO CRONOLOGICA

1º Ano Sequência da Ordenação

2º Mês

3º Dia

ANO

MÊS

DIA

2003

Janeiro / Jan. / 01

2004

Fevereiro / Fev. / 02

2005

Março / Mar. / 03

2006

Abril / Abr. / 04

2007

Maio / Maio / 05

2008

Junho / Jun. / 06

...

2009

Julho / Jul. / 07

2010

Agosto / Ago. / 08

2011

Setembro / Set. / 09

2012

Outubro / Out. / 10

2013

Novembro / Nov. / 11

2014

Dezembro / Dez. / 12

MÉTODOS POR ASSUNTO ALFABÉTICOS ASSUNTO – ALFABÉTICO - DICIONÁRIO

Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética. ATESTADO MÉDICO CONTA DE ÁGUA CONTA DE LUZ CONTRATO DE TRABALHO FOLHA DE PAGAMENTO NOTA FISCAL DE ENTRADA NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO NOTA FISCAL DE SAÍDA TESTE DE ADMISSÃO

116

23/07/2017

MÉTODOS POR ASSUNTO ALFABÉTICOS ASSUNTO - ALFABÉTICO - ENCICLOPÉDICO

Assuntos CORRELATOS são agrupados sob um TÍTULO GERAL. CONTABILIDADE Conta de Água Conta de Luz Notas Fiscais nota fiscal de entrada nota fiscal de imobilizado nota fiscal de saída PESSOAL Atestado Médico Contrato de Trabalho Folha de Pagamento Teste de Admissão

MÉTODOS POR ASSUNTO ALFABÉTICOS ASSUNTO – ALFABÉTICO - DICIONÁRIO

ASSUNTO - ALFABÉTICO - ENCICLOPÉDICO

Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética.

Assuntos CORRELATOS são agrupados sob um TÍTULO GERAL.

ATESTADO MÉDICO CONTA DE ÁGUA CONTA DE LUZ CONTRATO DE TRABALHO FOLHA DE PAGAMENTO NOTA FISCAL DE ENTRADA NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO NOTA FISCAL DE SAÍDA TESTE DE ADMISSÃO

CONTABILIDADE Conta de Água Conta de Luz Notas Fiscais nota fiscal de entrada nota fiscal de imobilizado nota fiscal de saída PESSOAL Atestado Médico Contrato de Trabalho Folha de Pagamento Teste de Admissão

117

23/07/2017

ASSUNTO – NUMÉRICO - DUPLEX

Os assuntos são divididos em classes e sub-classes. O método permite a criação ilimitada de classes, o que exige cuidado para que não sejam criadas pastas com assuntos já incluídos em sub-pastas. Para cada assunto principal é atribuído um número

CONTABILIDADE PESSOAL

1 2

Dentro dos assuntos principais podem ocorrer subdivisões CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 NOTAS FISCAIS 1-2

118

23/07/2017

Dentro dos assuntos principais podem ocorrer subdivisões CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 NOTAS FISCAIS 1-2

Dentro das subdivisões podem ocorrer novas subdivisões. CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 Conta de Água 1-1-1 Conta de Luz 1-1-2 NOTAS FISCAIS 1-2 Nota Fiscal de Entrada 1-2-1 Nota Fiscal de Imobilizado1-2-2 Nota Fiscal de Saída 1-2-3

Para a utilização do método duplex é fundamental utilizar um plano de classificação (que contém toda estrutura numérica utilizada) + índice (para identificação do código numérico que deverá ser utilizado com base no assunto).

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 1 1-1 1-1-1 1-1-2 1-2 1-2-1 1-2-2

CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Conta de Água Conta de Luz NOTAS FISCAIS Nota Fiscal de Entrada Nota Fiscal de Saída

ÍNDICE Conta de Água Conta de Luz CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Nota Fiscal de Entrada Nota Fiscal de Saída NOTAS FISCAIS

1-1-1 1-1-2 1 1-1 1-2-1 1-2-2 1-2

119

23/07/2017

1-2-2 1-2-1 1-2 1-1-2 1-1-1 1-1 1

ÍNDICE Conta de Água Conta de Luz CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Nota Fiscal de Entrada Nota Fiscal de Saída NOTAS FISCAIS

1-1-1 1-1-2 1 1-1 1-2-1 1-2-2 1-2

120

23/07/2017

ASSUNTO – NUMÉRICO - DECIMAL O Método Decimal utilizado em arquivos é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey – Classificação Decimal de Dewey (CDD). Esta Classificação divide o conhecimento humano em 9 (nove) classes principais e 1 (uma) décima reservada para assuntos gerais. 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

– – – – – – – – – –

Obras Gerais Filosofia Religião Ciências Sociais Filologia Ciências Puras Ciências Aplicadas Belas Artes Literatura História e Geografia

O número de classificação é composto por uma parte inteira formada por três dígitos, podendo ou não ter uma parte decimal. 100 110 111 111.1 Após o ponto podem existir quantos números forem necessários. Lembrando que cada novo número é um nível de especificidade e detalhamento maior do assunto. Importante: Não há uma classificação universal para arquivos com uma listagem de assuntos que cubra toda espécie de documento produzida e recebida por uma entidade. Da Classificação de Dewey podemos aplicar aos arquivos apenas a técnica e não o sistema de classificação.

121

23/07/2017

100

CONTABILIDADE

200

PESSOAL

100

CONTABILIDADE

110

CONTAS DE CONSUMO

120

NOTAS FISCAIS

200

PESSOAL

122

23/07/2017

100

CONTABILIDADE

110

CONTAS DE CONSUMO

111

Conta de Água

112

Conta de Luz

113

Conta de Telefone

120

NOTAS FISCAIS

121

Nota Fiscal de Entrada

122

Nota Fiscal de Saída

200

PESSOAL

100

CONTABILIDADE

110

CONTAS DE CONSUMO

111

Conta de Água

112

Conta de Luz

113

Conta de Telefone

113.1 113.2

Fixo Celular

120

NOTAS FISCAIS

121

Nota Fiscal de Entrada

122

Nota Fiscal de Saída

200

PESSOAL

123

23/07/2017

100

CONTABILIDADE

110

CONTAS DE CONSUMO

111

Conta de Água

112

Conta de Luz

113

Conta de Telefone

113.1

Fixo

113.2

Celular

113.21

Tim

113.22

113.23

Claro

120

NOTAS FISCAIS

121

Nota Fiscal de Entrada

122

Nota Fiscal de Saída

200

PESSOAL

100

CONTABILIDADE

110

CONTAS DE CONSUMO

111

Conta de Água

112

Conta de Luz

113

Conta de Telefone

113.1

Fixo

113.2

Celular

113.21

Tim

113.211

Pré Pago

113.212

Pós Pago

113.22

113.23

Claro

120

NOTAS FISCAIS

121

Nota Fiscal de Entrada

122

Nota Fiscal de Saída

200

PESSOAL

124

23/07/2017

Método Unitermo Indexação Coordenada

- Ordenação dos documentos pelo método numérico simples - Criação de assunto com a indicação dos números dos documentos

Prova de Arquivologia

Apostila de Informática

Apostila de Arquivologia

125

23/07/2017

003 002 001 Apostila de Informática

Prova de Arquivologia

001

002

Apostila de Arquivologia

003

Ordenação pelo método Numérico Simples

126

23/07/2017

001

002

003

Ordenação pelo método Numérico Simples

001

002

003

Ordenação pelo método Numérico Simples

Arquivologia

Indexação

127

23/07/2017

001

002

003

Ordenação pelo método Numérico Simples

Indexação

Arquivologia 001

003

001

002

003

Ordenação pelo método Numérico Simples

Indexação

Apostila 002

003

128

23/07/2017

Apostila de Arquivologia?

Apostila 002

003

Apostila de Arquivologia?

Arquivologia 001

003

129

23/07/2017

Apostila 002

003

Apostila de Arquivologia?

Arquivologia 001

003

Apostila 002

003

Apostila de Arquivologia?

Arquivologia 001

001 Prova de Arquivologia

003

002 003 Apostila de Informรกtica

Apostila de Arquivologia

130

23/07/2017

MÉTODO VARIADEX Utiliza uma combinação do Método Alfabético com Cores associando uma cor a segunda letra do nome ou a abreviação

LETRAS

CORES

A,B,C,D e abreviações

ouro

E,F,G,H e abreviações

rosa

I,J,K,L,M,N e abreviações

verde

O,P,Q e abreviações

azul

R,S,T,U,V,W,X,Y,Z e abreviações

palha

LETRAS

CORES

A,B,C,D e abreviações

ouro

E,F,G,H e abreviações

rosa

I,J,K,L,M,N e abreviações

verde

O,P,Q e abreviações

azul

R,S,T,U,V,W,X,Y,Z e abreviações

palha

Guilherme Siqueira Lino Madureira Ferreira A. J. Transportes S/A Universidade Federal de Pernambuco

131

23/07/2017

LETRAS

CORES

A,B,C,D e abreviações

ouro

E,F,G,H e abreviações

rosa

I,J,K,L,M,N e abreviações

verde

O,P,Q e abreviações

azul

R,S,T,U,V,W,X,Y,Z e abreviações

palha

Guilherme Siqueira Lino Madureira Ferreira A. J. Transportes S/A Universidade Federal de Pernambuco

Siqueira, Guilherme Ferreira, Lino Madureira A. J. Transportes S/A Universidade Federal de Pernambuco

LETRAS

CORES

A,B,C,D e abreviações

ouro

E,F,G,H e abreviações

rosa

I,J,K,L,M,N e abreviações

verde

O,P,Q e abreviações

azul

R,S,T,U,V,W,X,Y,Z e abreviações

palha

Siqueira, Guilherme Ferreira, Lino Madureira A. J. Transportes S/A Universidade Federal de Pernambuco

132

23/07/2017

LETRAS

CORES

A,B,C,D e abreviações

ouro

E,F,G,H e abreviações

rosa

I,J,K,L,M,N e abreviações

verde

O,P,Q e abreviações

azul

R,S,T,U,V,W,X,Y,Z e abreviações

palha

Siqueira, Guilherme Ferreira, Lino Madureira A. J. Transportes S/A Universidade Federal de Pernambuco

Universidade Federal de Pernambuco

Siqueira, Guilherme Ferreira, Lino Madureira A. J. Transportes S/A

133

23/07/2017

ORGANIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO

Arranjo Notação Guia Fora

ORGANIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO

Arranjo Seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido.

134

23/07/2017

Notação

Notação Código de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento. Também chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística – ISAD(G), equivale a código de referência.

135

23/07/2017

Numérica

121

Numérica

121

Alfabética

Ferreira, Luiz

136

23/07/2017

Numérica

121

Alfabética

Mista

Contrato 123

Ferreira, Luiz

Guia Fora

137

23/07/2017

Guia Fora Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fantasma. 125 124 123 122 121

Guia Fora Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fantasma.

123

125 124

122 121

138

23/07/2017

Guia Fora Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fantasma.

123

125 124

122 121

Guia Fora

Guia Fora Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fantasma.

123

125 124

Indica o local de onde um documento foi retirado

Guia Fora 122 121

139

23/07/2017

Guia Fora Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fantasma.

123

125

Facilita o Rearquivamento

124 Guia Fora 122 121

Guia Fora Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fantasma.

124 123 122 121

140

23/07/2017

INSTRUMENTOS DE PESQUISA

Guia Instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos.

FUNDAÇÃO JOAQUIM NABUCO (2.500.000 documentos)

JOAQUIM NABUCO

JOSUÉ DE CASTRO

BENÍCIO DIAS

Funcionamento: endereço, horário, telefone, e-mail, ... Atividades: pesquisa, reprodução, orientação, visita guiada, visita técnica, estágio

FRANCISCO RODRIGUES

Fundos

141

23/07/2017

Inventário Instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação poderá refletir ou não a disposição física dos documentos. JOSUÉ DE CASTRO

Fundo

Correspondências – 5.000 Fotografias – 650 Recortes – 15.000

Descrição Sumária

Correspondências Ativas e Passivas de 1964 a 1973, referente ao período do exílio na França, sendo: Correspondência Ativa – 1.375 Correspondência Passiva – 3.625

Descrição Analítica

Catálogo Instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumária ou analítica. EXEMPLO - CATÁLOGO ONOMÁSTICO (por nome) PIMENTEL, Sancho de Barros. Carta a Joaquim Nabuco tecendo considerações sobre o próximo governo feminino em que diz “... considero a viagem do Imperador um erro gravíssimo para ele e um mal imenso para a filha...” Refere-se ao artigo de Nabuco no jornal “A Reforma”. Aracaju, 23 de abril de 1871. DOC_009

PIMENTEL, Sancho de Barros. Carta a Joaquim Nabuco informando-o da reunião que houve entre os chefes liberais, depois da votação da comissão, para resolverem sobre a aceitação do poder. DOC_010 Aracaju, 26 de maio de 1871.

142

23/07/2017

Repertório Instrumento de pesquisa no qual são descritos pormenorizadamente documentos, pertencentes a um ou mais fundos e/ou coleções, selecionados segundo critérios previamente definidos.

Índice Relação sistemática de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos em documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das referências para sua localização. EXEMPLO - ÍNDICE ONOMÁSTICO (por nome) PIMENTEL, Sancho de Barros. DOC_001; DOC_002; DOC_005; DOC_007; DOC_008; DOC_009; DOC_010; DOC_012; DOC_013; DOC_015; DOC_017; DOC_018; DOC_022; DOC_0123. EXEMPLO - ÍNDICE POR ASSUNTO PARTIDOS Conservador: DOC_004; DOC_005; DOC_006; DOC_012; DOC_013; DOC_029; DOC_030; DOC_032. Liberal: DOC_001; DOC_004; DOC_005; DOC_010; DOC_012; DOC_015; DOC_016; DOC_017; DOC_018; DOC_022

143

23/07/2017

Tabela de Equivalência Instrumento que estabelece uma correspondência entre notações diferentes. Notação Original

Notação Nova

P001_001 P001_002 P001_003

JC001 JC002 JC003

P002_001 P002_002 P002_003 P002_004

JC004 JC005 JC006 JC007

P003_001 P003_002

JC008 JC009

PROTOCOLO - Atividade do Arquivo Corrente a) Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. b) Serviço encarregado do recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Também referido como unidade protocolizadora. c) Marilena Leite Paes considera as seguintes atividades de protocolo: Recebimento e Classificação; Registro e Movimentação. A) DBTA

B) RES. 14

C) MLP

Recebimento; Registro; Classificação; Distribuição; Controle da tramitação e expedição de documentos.

Recebimento; Registro; Classificação; Distribuição; Controle da tramitação e expedição de documentos; Autuação.

Recebimento; Registro; Classificação; Movimentação.

* Recebimento, Análise, Triagem, Registro e Distribuição

144

23/07/2017

TECNOLOGIAS PARA MUDANÇA DE SUPORTE DA INFORMAÇÃO

Microfilmagem Foco na preservação

Digitalização Foco na acessibilidade * Documento produzido Digital ≠ Documento Digitalizado

Sistema Híbrido = Microfilmagem + Digitalização

TECNOLOGIAS PARA MUDANÇA DE SUPORTE DA INFORMAÇÃO

Microfilmagem Produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística)

Microfilme O resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução”. (Decreto Nº 1.799 de 30/01/1996) Filme resultante do processo de reprodução de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução, cuja leitura só é possível por meio de leitor de microformas. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística)

145

23/07/2017

Microforma Termo genĂŠrico para designar todos os tipos de suporte contendo microimagens. ROLO

Microforma Termo genĂŠrico para designar todos os tipos de suporte contendo microimagens. MICROFICHA

146

23/07/2017

Microforma Termo genĂŠrico para designar todos os tipos de suporte contendo microimagens. JAQUETA

LEITOR DE MICROFILMES

147

23/07/2017

Microfilmagem Substituição (eliminação de documentos) Preservação (documentos permanentes)

Microfilmagem - Vantagens Integridade das informações: Segurança contra fraudes e arquivamento incorreto, facilidade de pesquisas através de Leitores de Microfilme. Segurança: Duas vias de microfilme, original e cópia, proporcionando à Microfilmagem total segurança. Rapidez de acesso: Fácil pesquisa, com auxílio de índices em banco de dados, busca das informações em poucos minutos e cópias em papel se necessário. Redução do espaço ocupado: até 98% de redução de espaço físico dos arquivos. Confiabilidade: Através do microfilme obtém-se total durabilidade de arquivo. Legalidade: A Microfilmagem possui uma legislação própria. (Lei 5.433 e Decreto 1.799) Compatibilidade: A magnéticas e ópticas.

Microfilmagem

compatível

com

mídias

148

23/07/2017

TECNOLOGIAS PARA MUDANÇA DE SUPORTE DA INFORMAÇÃO

Digitalização Foco na acessibilidade * Documento produzido Digital ≠ Documento Digitalizado

TECNOLOGIAS PARA MUDANÇA DE SUPORTE DA INFORMAÇÃO

Documento Digital: Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional.

Digitalização: Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner.

Resolução 31 do Conarq

149

23/07/2017

Digitalização: Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner.

• Contribuir para o amplo acesso e disseminação dos documentos arquivísticos por meio da Tecnologia da Informação e Comunicação; • Permitir o intercâmbio de acervos documentais e de seus instrumentos de pesquisa por meio de redes informatizadas; • Promover a difusão e reprodução dos acervos arquivísticos não digitais, em formatos e apresentações diferenciados do formato original; • Incrementar a preservação e segurança dos documentos arquivísticos originais que estão em outros suportes não digitais, por restringir seu manuseio.

Preservação Digital Migração Conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a capacidade de os objetos digitais serem acessados face às mudanças tecnológicas. A migração consiste na transferência de um objeto digital: a) de um suporte que está se tornando obsoleto, fisicamente deteriorado ou instável para um suporte mais novo; b) de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado; c) de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para uma outra mais moderna.

Emulação Estratégia de preservação digital que se baseia na utilização de recursos computacionais para fazer uma tecnologia atual funcionar com as características de uma obsoleta, aceitando as mesmas entradas e produzindo as mesmas saídas. Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos

150

23/07/2017

TECNOLOGIAS PARA MUDANÇA DE SUPORTE DA INFORMAÇÃO

Considerações

Análise do valor legal Análise da relação custo / benefício Necessidade de organização da documentação

PRESERVAÇÃO Norma NormaCianflone Cianflone Cassares Cassares

Dicionário Dicionário Brasileiro Brasileiro de de Terminologia Terminologia Arquivística Arquivística É um conjunto de Prevenção da É um conjunto de Prevenção da medidas e estratégias deterioração e danos medidas e estratégias de deterioração e danos em de ordem em documentos, por ordem administrativa, documentos, por meio de administrativa, política e meio de adequado política e operacional que adequado controle operacional que controle ambiental e/ou contribuem direta ou ambiental e/ou contribuem direta ou tratamento físico e/ou indiretamente para a tratamento físico e/ou indiretamente para a químico. preservação da químico. preservação da integridade dos integridade dos materiais. materiais.

151

23/07/2017

PRESERVAÇÃO Norma NormaCianflone Cianflone Cassares Cassares

Dicionário Dicionário Brasileiro Brasileiro de de Terminologia Terminologia Arquivística Arquivística É um conjunto de Prevenção da É um conjunto de Prevenção da medidas e estratégias deterioração e danos medidas e estratégias de deterioração e danos em de ordem em documentos, por ordem administrativa, documentos, por meio de administrativa, política e meio de adequado política e operacional adequado controle controle ambiental e/ou operacional que que contribuem direta ou ambiental e/ou contribuem direta ou tratamento físico e/ou indiretamente para a tratamento físico e/ou indiretamente para a químico. preservação da químico. preservação da integridade dos integridade dos materiais. materiais.

CONSERVAÇÃO Norma Cianflone Cassares

Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização, reparos e acondicionamento).

Promoção da preservação e da restauração dos documentos.

152

23/07/2017

CONSERVAÇÃO Norma Cianflone Cassares

Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

Promoção da preservação e da restauração dos documentos.

RESTAURAÇÃO Norma Cianflone Cassares

Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

É um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico.

Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados.

153

23/07/2017

RESTAURAÇÃO Norma Cianflone Cassares

Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados.

PRESERVAÇÃO

Decisões Administrativas e Políticas

CONSERVAÇÃO D E S I N F E S T A Ç Ã O

L I M P E Z A

A L + RESTAURAÇÃO I S A M E N T O

154

23/07/2017

PRESERVAÇÃO

Decisões Administrativas e Políticas

CONSERVAÇÃO D E S I N F E S T A Ç Ã O

L I M P E Z A

A L + RESTAURAÇÃO I S A M E N T O

Fatores de Preservação

- Estrutura (controle ambiental) - Climatização

Temperatura 20º / Umidade 50%

- Luminosidade

Luz natural e artificial

- Qualidade do Ar - Prevenção e Combate a Agentes Biológicos - Segurança - Acondicionamento

Invólucros (envelopes, pastas, caixas)

155

23/07/2017

PROCEDIMENTOS TÉCNICOS

Acondicionamento Embalagem ou guarda preservação e acesso.

documentos

visando

sua

PROCEDIMENTOS TÉCNICOS

Climatização Processo de adequar, por meio de equipamentos, a temperatura e a umidade relativa do ar a parâmetros favoráveis à preservação dos documentos.

156

23/07/2017

PROCEDIMENTOS TÉCNICOS

Controle Ambiental Conjunto de procedimentos para criação e manutenção de ambiente de armazenamento propício à preservação, compreendendo controle de temperatura, da umidade relativa, da qualidade do ar, da luminosidade, bem como prevenção de infestação biológica, procedimentos de manutenção, segurança e proteção contra fogo e danos por água.

PROCEDIMENTOS TÉCNICOS

Desacidificação Processo pelo qual o valor do pH do papel é elevado a um mínimo de 7, com vistas à sua preservação.

157

23/07/2017

PROCEDIMENTOS TÉCNICOS

Desinfecção Processo de destruição microorganismos.

inibição

atividade

PROCEDIMENTOS TÉCNICOS

Desinfestação Processo de destruição ou inibição da atividade de insetos.

158

23/07/2017

PROCEDIMENTOS TÉCNICOS

Desumidificação Redução da umidade relativa do ar em áreas determinadas, por meio de processos mecânicos ou químicos.

PROCEDIMENTOS TÉCNICOS

Encapsulação Processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas de poliéster transparente, cujas bordas são seladas.

159

23/07/2017

PROCEDIMENTOS TÉCNICOS

Fumigação Exposição de documentos a vapores químicos, geralmente em câmaras especiais, a vácuo ou não, para destruição de insetos, fungos e outros microorganismos.

PROCEDIMENTOS TÉCNICOS

Higienização Retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos, com vistas à preservação dos documentos.

160

23/07/2017

PROCEDIMENTOS TÉCNICOS

Laminação Processo de restauração que consiste no reforço de documentos deteriorados ou frágeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa gramatura, fixadas por adesivo natural, semi-sintético ou sintético, por meio de diferentes técnicas, manuais ou mecânicas.

PROCEDIMENTOS TÉCNICOS

Planificação Aplainamento mediante pressão, de documentos dobrados, enrolados ou amarrotados.

161

23/07/2017

PROCEDIMENTOS TÉCNICOS

Reencolagem Encolagem que visa restituir ao papel a substância adesiva original perdida.

PROCEDIMENTOS TÉCNICOS

Secagem a Vácuo Tratamento de documentos molhados retirada de ar e elevação de temperatura.

mediante

gradual

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PROCEDIMENTOS TÉCNICOS

Secagem por Congelamento Tratamento de documentos molhados por congelamento e subseqüente secagem mediante vácuo e gradual elevação de temperatura. Também chamado liofilização ou secagem a frio.

PROCEDIMENTOS TÉCNICOS

Umidificação Procedimento em que documentos quebradiços e ressecados são colocados numa atmosfera úmida para readquirirem flexibilidade pela absorção gradual do vapor d'água.

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23/07/2017

PROCEDIMENTOS TÉCNICOS

Velatura Processo de restauração que consiste na aplicação de reforço de papel ou tecido em qualquer face de uma folha.

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