DESCRICIÓN DE PUESTOS
Licda. Nora Lissette Alvarez Rodas
SABER HACER UNA DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO ES ALGO ESENCIAL EN CUALQUIER ORGANIZACIÓN.
Todas las empresas están formadas por personas y todas las personas desarrollan un puesto de trabajo determinado. Pero no todas las empresas han realizado una buena descripción de puestos de trabajo para evitar por ejemplo:
Duplicidad de actividades que realizan varias personas para un mismo proceso. Desconocimiento o falta de responsabilidad a la hora de realizar una tarea por parte de los empleados Pérdidas de tiempo a la hora de llevar a cabo capacitación interna
QUÉ ES HACER UNA DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO
Se trata de describir tanto las tareas y funciones que implica desarrollar un puesto de trabajo en una organización. Dado que las tareas y funciones se desarrollan por personas, en una descripción de puestos de trabajo también se incluyen las competencias que deben tener los trabajadores que desempeñarán esos puestos. Por competencias se entiende: Educación que debe tener la persona. Formación complementaria. Experiencia requerida. Habilidades.
IDENTIFICACIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO EN LA ORGANIZACIÓN Para identificar puestos de trabajo en la organización se puede ayudar de un organigrama que tenga del negocio. El organigrama debe ser funcional, es decir, por puestos que ocupan las personas en la organización. De esta manera tendrá dibujado jerárquicamente los puestos de trabajo en la empresa.
Con esto, ya se tiene identificados cuáles son los puestos de trabajo que se tiene que describir.
COMO HACER UNA DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO Recomendación antes de describir el puesto: Lo más importante a la hora de describir un puesto de trabajo es no tomar en cuenta a la persona que lo está desarrollando ahora mismo respecto a las tareas que realiza y las competencias que tiene.
En su lugar se debe estudiar las necesidades del puesto en sí. Cualquier persona que desarrolle ese puesto, ¿qué tareas debería de realizar y qué competencias debe tener?
Lo anterior es el factor clave para describir correctamente un puesto de trabajo.
Es probable que ahora que ahora se pregunte… pero, ¿y qué pasa si las competencias que necesita un puesto de trabajo no las tiene la persona que lo está desarrollando?
Es una pregunta muy habitual y la respuesta es siempre la misma: ofrecerle formación/capacitación. Para algo están los planes de formación/capacitación en las empresas.
DESCRIBIENDO EL PUESTO CON UN FORMATO DETERMINADO Para hacer la descripción del puesto de trabajo puedes utilizar un documento de texto o una hoja de cálculo y comenzar a darle formato. Todo formato debe de contar con tres partes principales:
1. PARTE SUPERIOR DEL DOCUMENTO
En la parte superior del documento especifica: Nombre del puesto de trabajo, Área dentro de la empresa, Dependencia de (a quién rinde cuentas el puesto), Comunicación ascendente y descendente.
El nombre del puesto de trabajo es, evidentemente, el título o designación de como se llama al puesto de trabajo.
El área de la empresa podrá ser producción, administración, finanzas, contabilidad, comercial, etc. Identificar el área donde se encuadra el puesto que está describiendo y defínalo en la plantilla.
La dependencia del puesto podrá obtenerla del organigrama. Acudir al organigrama y fijarse qué puesto de trabajo está por encima del puesto que está describiendo. Ese es el puesto al que tiene que rendir cuentas el puesto de trabajo que está describiendo.
La comunicación directa ascendente también podrá obtenerla del organigrama. Observe el organigrama y mire el puesto que está por encima del puesto que estás describiendo. Ese es el puesto con el que se ha de comunicar de forma ascendente el puesto de trabajo que está describiendo.
La comunicación directa descendente, al igual que las anteriores, se obtiene del organigrama. En este caso debe mirar el puesto que está justo por debajo del puesto que está describiendo. Ese será el puesto o los puestos de trabajo que son subordinados del puesto de trabajo que está describiendo.
2. PARTE CENTRAL DEL DOCUMENTO En
la parte central del documento se debe especificar las funciones y tareas inherentes al puesto de trabajo que está describiendo.
PARA LISTAR ESTAS ACTIVIDADES Y TAREAS SE PUEDE HACER DE DOS FORMAS DIFERENTES: 1.
Por procesos: es decir, conocer bien que es un proceso y cuáles son los procesos de ese puesto de trabajo desde el inicio hasta el final y a partir de ahí describir las tareas y funciones que se deben desempeñar.
2.
Por jornada laboral: es decir, describir las tareas y funciones que se deben de llevar a cabo desde que se comienza la jornada laboral hasta su finalización.
Esta segunda opción puede ser la ideal si el trabajo es muy repetitivo y todos los días se llevan a cabo las mismas tareas.
PARTE INFERIOR DEL DOCUMENTO
En la parte inferior del documento se detalla: la educación académica, formación complementaria, experiencia requerida y habilidades / características personales. La educación académica es la que se considere necesaria como mínima para desarrollar ese puesto de trabajo: educación básica, secundaria, universitaria, etc. La formación complementaria es la capacitación adicional para desarrollar ese puesto de trabajo: cursos, certificaciones, etc. La experiencia requerida son los conocimientos traducidos en horas, meses o años que se estima son necesarios que deben tener las personas en un puesto igual o similar al puesto que está describiendo
Las habilidades / características personales son las destrezas, pericias, aptitudes que deben tener las personas para desarrollar el puesto de trabajo que estás describiendo (por ejemplo facilidad de comunicación, capacidad de análisis, capacidad para resolver conflictos, capacidades comerciales, etc.).
QUÉ HACER DESPUÉS DE LA DESCRIPCION DE PUESTOS DE TRABAJO
Una vez que se ha descrito el puesto de trabajo lo que deberá hacerse, en primer lugar, es entregarle el documento que se elaboró a la/s persona/s que está desarrollando o va a desarrollar ese puesto de trabajo.
Cuando se reúna con esa persona asegúrese que entiende todas las tareas que debe realizar. Si existe algún requisito en cuanto a competencias que esa persona no posee, es el mejor momento para realizar un plan de capacitación y posteriormente una evaluación de capacitación.
A los días o semanas hacer un seguimiento a esta persona para asegurarse de que está llevando a cabo las tareas que están descritas en el puesto de trabajo, las está desarrollando correctamente y además verificar que tiene las aptitudes suficientes para desarrollar ese puesto de trabajo.
La descripción de puestos de trabajo en muchas organizaciones, normalmente en las grandes, representa la base para establecer un sistema de evaluación del desempeño.
BENEFICIOS DE LA DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO
Fuente: https://iveconsultores.com/descripcion-depuestos-de-trabajo/