Wensen en eisen van opdrachtgevers in kaart Wat een verrassende, openhartige en nuttige reacties kregen we op het eerste High Profile Locatieonderzoek. En vooral: wat een enorme respons. Ruim 900 toonaangevende opdrachtgevers van grote multi nationals en kleine ondernemingen, van overheidsinstellingen en or ganisatiebureaus werkten mee aan dit onderzoek, dat twee keer per jaar trends en ontwikkelingen peilt in de bestedingen en behoeften bij het boeken van een locatie voor een zakelijk evenement. Uitgaven en reistijd Ook locatiehouders willen weten wat hun doelgroep, van event of product manager tot directiesecretaresse en eigenaar, beweegt tot de keuze voor een zakelijke evenementenlocatie. Daarom hebben we enkele maanden geleden eerst aan locatiemanagers zelf gevraagd wat zij graag willen weten van hun opdrachtgevers. Veel van deze en andere vragen ziet u terug in dit eerste onderzoek. Wat geeft een klant bijvoorbeeld gemiddeld uit aan de locatie? Hoe ver zijn organi satoren bereid hun gasten te laten rijden naar een locatie? Dat levert soms opmerkelijke resultaten op. Enkele highlights die u niet mag missen in dit onderzoek dat is uitgevoerd door onafhanke lijk onderzoeksbureau Effectmeting.nl, willen wij daarom alvast aan stippen. Zo blijkt bijvoorbeeld dat de prijs niet de doorslaggevende factor is bij het kiezen van de evenementenlocatie. Ondanks dat het budget vaak hetzelfde is gebleven of zelfs kleiner is dan in 2011. Voor opdrachtgevers staan waarden als kwaliteit leveren, afspraken nakomen en een flexibele instelling voorop. Ook opvallend: opdrachtgeverszoeken vooralsnog nauwelijks naar een geschikte locatie op social media. Maar de aanwezigheid van WiFi, om gasten actief te kunnen betrekken bij het event, juist weer wél.
[2] HIGH PROFILE LOCATIEONDERZOEK
Evenementenbureau buiten spel Waarom dit soort informatie zo belangrijk is? Vanwege nóg een opvallende conclusie uit het onderzoek: steeds meer opdrachtgevers boeken hun locatie rechtstreeks. Slechts een schamele 11 procent van de respondenten maakt gebruik van een evenemen tenbureau: 89 procent regelt het zelf. Dat verklaart wellicht ook de grote behoefte aan de opdrachtgeverskant om inzicht te geven in hun wensen en eisen. Maar liefst 72 procent van de respondenten geeft aan in de toekomst te willen blijven meewerken aan het onderzoek. Een nieuw kennisplatform Voor elke situatie de geschikte locatie! Om dat doel te bereiken, faciliteren we locaties met informatie hoe ze hun dienstverlening beter kunnen afstemmen op de verwachtingen van hun klant. Nieuw onderzoek in najaar Alle resultaten uit het eerste High Profile Locatieonderzoek leest u op de volgende pagina’s. Wij hopen dat u er uw voordeel mee kunt doen. Bent u een opdrachtgever en wilt u in de toekomst ook mee werken aan de onderzoeken, dan kunt u zich hier aanmelden. Want met alle feedback, suggesties en aanvullingen zijn wij alweer bezig om het volgende onderzoek samen te stellen. Dat staat gepland in het najaar. Zo snel alweer? Ja. Want zoals een van de respondenten het terecht omschreef: er valt nog een wereld te winnen aan het in kaart brengen van een transparant aanbod van locaties. En daar dragen wij graag aan bij! Oscar Krechting en Ronnie Witjes High Profile Locaties
Met speciale dank aan alle opdrachtgevers die meewerkten en directeur Leon Kruitwagen van het Genootschap voor Eventmanagers.
HIGH PROFILE LOCATIEONDERZOEK [3]
[8] In welke leeftijdscategorie valt u? [8] Wat voor soort opdrachtgever bent u? [9] Hoe lang bent u werkzaam in deze functie? [9] Hoeveel werknemers telt uw bedrijf? [10] Wat is uw functie? [11] Wie beslist er binnen uw organisatie met welke locatie er wordt samengewerkt? [12] Wie bepaalt de hoogte van het evenementenbudget? [13] Hoeveel evenementen gaat u dit jaar organiseren? [13] In hoeveel procent van de gevallen boekt u een locatie rechtstreeks en in hoeveel procent van de gevallen boekt u een locatie via een Evenementenbureau? [14] Welke percentage van het evenementenbudget wordt gemiddeld uitgetrokken voor de locatie? [14] In welke orde van grootte valt het budget voor evenementen in 2012? [15] Met welke omvang is het budget van 2012 ongeveer toe- of afgenomen ten opzichte van 2011? [16] Ik verwacht dat het budget in de toekomst (na 2012): [17] Gemiddeld voor hoeveel personen boekt u een locatie?
[4]  HIGH PROFILE LOCATIEONDERZOEK
[17] Wat was afgelopen jaar (2011) de grootste en de kleinste groep waarvoor u een locatie geboekt heeft? [18] Wat geeft u gemiddeld uit aan een locatie per persoon? [18] Wat is de gemiddelde reistijd die u bereid bent te reizen naar een locatie? [19] Hoe komt u tot de keuze van een locatie? [19] Welke websites gebruikt u bij het zoeken van een locatie? [20] In welke locatiesoorten bent u het meest geĂŻnteresseerd? [22] Kunt u aangeven waarvoor u een locatie het meest boekt? [23] Welke stellingen vindt u belangrijk bij uw Locatiekeuze? [24] Welke criteria vindt u belangrijk bij uw Locatiekeuze? [25] WiFi is belangrijk bij mijn locatiekeuze [25] Ik zal eerder een locatie boeken als men arrangementen aanbiedt. [26] De prijs van de locatie is voor mij niet doorslaggevend bij mijn locatiekeuze [26] Bent u bereid in de toekomst vaker mee te werken aan dit onderzoek? [28] Overige reacties van opdrachtgevers
HIGH PROFILE LOCATIEONDERZOEK  [5]
Twee keer per jaar houdt High Profile Locaties een onderzoek onder opdrachtgevers van zakelijke evenementenlocaties naar bestedingen, behoeften, trends en ontwikkelingen. Het onafhankelijke bureau Effectmeting.nl voert het onderzoek uit. Wat vindt u belangrijk bij het boeken van een zakelijke evenemen tenlocatie en welke wensen en eisen heeft u? Dit is uw kans om het te laten weten! Doe mee en help ons met uw antwoorden om betrouwbare informatie te vergaren waarmee locaties hun aanbod beter op de vraag kunnen afstemmen.
Meld u nu hier aan!
[6]  HIGH PROFILE LOCATIEONDERZOEK
HIGH PROFILE LOC ATIEONDER ZOEK
jonger dan 20 20 - 29 jr 30 - 39 jr 40 - 49 jr 50 - 59 jr 60 en ouder
0 10% 20% 30% 40% 50%
Anders Zzp-er evenementenorganisatie
9%
10% Evenementenbureau
13%
68% Bedrijf, instelling of overheid
[8]  HIGH PROFILE LOCATIEONDERZOEK
0 - 1 jr 2 - 5 jr 6 - 10 jr 11 - 15 jr Langer dan 15 jr
0 10% 20% 30% 40% 50%
0 - 50 50 - 100 100 - 250 250 - 500 500 - 1000 1000 - 5000 >5000
Bijna de helft werkt bij een organisatie met nul tot vijftig medewerkers. Eén op de vijf opdracht gevers, 20 procent dus, vertegenwoordigt een bedrijf met meer dan 0 10% 20% 30% 40% 50% 1.000 medewerkers.
HIGH PROFILE LOCATIEONDERZOEK [9]
Channel Manager Communicatiemanager DGA / Eigenaar Directeur / CEO Commercieel Directeur / Director of Sales Financieel Directeur / CFO Eventmanager Event coördinator Facility Manager
Naast eigenaren (18 procent) en eventmanagers (15 procent) zijn ook directiesecretaresses en de groep ‘anders’ goed vertegen woordigd. Elk met een aandeel van 17 procent. Bij die laatste groep kun je denken aan branden projectmanagers.
Inkoper Marketingmanager Personal Assistent Personeelsmanager Personeels/ feestcommissie Productmanager (Directie)secretaresse Anders
0 5% 10% 15% 20% 25%
[10] HIGH PROFILE LOCATIEONDERZOEK
Channel Manager Communicatiemanager DGA / Eigenaar Directeur / CEO Commercieel Directeur / Director of Sales Financieel Directeur / CFO Eventmanager Event coĂśrdinator Facility Manager Inkoper Marketingmanager Personal Assistent
In bijna de helft van de gevallen (44 procent) wordt er op directieniveau beslist. In een kwart van de gevallen maakt de eventmanager de keuze.
Personeelsmanager Personeels/ feestcommissie Productmanager (Directie)secretaresse Anders
0 10% 20% 30% 40% 50%
HIGH PROFILE LOCATIEONDERZOEK  [11]
Channel Manager Communicatiemanager DGA / Eigenaar Directeur / CEO Commercieel Directeur / Director of Sales Financieel Directeur / CFO Eventmanager
Kijk je naar alle beslissers op directieniveau, dan zijn ze samen goed voor maar liefst 78 procent.
Event coĂśrdinator Facility Manager Inkoper Marketingmanager Personal Assistent Personeelsmanager Personeels/ feestcommissie Productmanager (Directie)secretaresse Anders
0 5% 10% 15% 20% 25%
[12]  HIGH PROFILE LOCATIEONDERZOEK
0-5 5 - 10 10 - 25 Een snelle rekensom leert dat het – gemeten in dit onderzoek – om circa 15.000 evenementen per jaar gaat.
25 - 50 50 - 100 >100
0 10% 20% 30% 40% 50% 60%
Evenementenbureau
11,38% Slechts een schamele elf procent van de respon denten maakt gebruik van een evenementenbureau. 89 procent boekt recht streeks bij de locatie.
88,62% Rechtstreeks
HIGH PROFILE LOCATIEONDERZOEK [13]
0 - 10 10 - 20 20 - 30 30 - 40 40 - 50 50 - 60 60 - 70 70 - 80 80 - 90 90 - 100
0 5% 10% 15% 20% 25%
€ 0 - 50.000 50.000 - 100.000 100.000 - 250.000 250.000 - 500.000 Hoger dan 500.000
Dat is rond de 111 miljoen euro. Dit bedrag is echter een voorzichtige raming. Vermoedelijk vullen som mige opdrachtgevers een lager bedrag in dan ze in werkelijkheid spenderen. 0 10% 20% 30% 40% 50% 60%
[14] HIGH PROFILE LOCATIEONDERZOEK
> + 25% + 25% + 20% + 15% + 10%
Slechts 12 procent ziet het budget dit jaar toenemen, terwijl 45 procent van de respondenten het budget ziet dalen en 43 procent het met eenzelfde bedrag moet doen als vorig jaar.
+ 5% Gelijk gebleven - 5% - 10% - 15% - 20% - 25% > - 25%
0 5% 10% 15% 20% 25%
HIGH PROFILE LOCATIEONDERZOEK  [15]
[16] HIGH PROFILE LOCATIEONDERZOEK
Het gemiddelde aantal gasten komt uit op 138 personen per event.
HIGH PROFILE LOCATIEONDERZOEK  [17]
< e 50 p.p. e 50 - e 75 e 75 - e 100 e 100 - e 150 Inclusief catering komt dat uit op circa 60 euro per gast.
e 150 - e 250 > e 250 p.p.
0 10% 20% 30% 40% 50%
0 - 30 minuten 30 - 45 minuten 45 - 60 minuten 60 - 90 minuten meer dan 90 minuten
Meer dan de helft van de respondenten is bereid 45 minuten of langer te reizen, waarvan 10 procent 0 10% 20% 30% 40% 50% zelfs langer dan anderhalf uur.
[18]â&#x20AC;&#x192; HIGH PROFILE LOCATIEONDERZOEK
Internet Vakbladen/magazines Kranten Locale pers Jaaruitgaven (boeken)
Internet vormt overduidelijk de basis met 81 procent, een aanvullende rol is weggelegd voor vakbladen, magazines en jaarboeken.
anders…
0 20% 40% 60% 80% 100%
locaties.nl inspirerendelocaties.nl dnls.nl google youtube twitter linkedin facebook
Opvallend is dat opdracht gevers vooralsnog nauwelijks naar een evenementenlocatie zoeken via social media als Twitter, Linkedin en Facebook.
anders
0 20% 40% 60% 80% 100%
HIGH PROFILE LOCATIEONDERZOEK [19]
Attractiepark Beursgebouw Bioscoop Buitenlocatie Casino Club/discotheek Congres- en vergaderlocatie Dierenpark Golfbaan Hotel Industriële locatie Kasteel, landof herenhuis Kerk/Klooster
Congres- en vergaderlocaties springen eruit, gevolgd door kastelen, land- en heren huizen en buitenlocaties.
Museum/galerie Partycentrum Restaurant
0 10% 20% 30% 40% 50% 60%
[20] HIGH PROFILE LOCATIEONDERZOEK
Schip/rederij Schouwburg/theater Sportaccommodatie Strandpaviljoen Studio/ concertlocatie Tent Trein Anders
0 10% 20% 30% 40% 50% 60%
HIGH PROFILE LOCATIEONDERZOEKâ&#x20AC;&#x192; [21]
Relatie-evenement Personeelsfeesten Bedrijfsuitjes Teambuilding/ motivatie dag Beurzen/ tentoonstellingen Congressen/ seminars Productpresentaties Kick off meetings Dealerdagen Zakendiners Vergaderingen/ Brainstormsessies Trainingen/workshops Incentives/groepsreizen Anders
0 10% 20% 30% 40% 50%
[22]â&#x20AC;&#x192; HIGH PROFILE LOCATIEONDERZOEK
Leveren goede kwaliteit Komen met goede voorstellen Komen de afspraken na Zijn klantgericht Werken effectief Geven strategische adviezen Hebben passie voor ons merk Hebben focus op eindresultaat Hebben een flexibele instelling Hebben een sterk inlevingsvermogen Hebben affiniteit met onze branche Dagen me uit Hebben een transparante kostenstructuur Hebben een prettige mentaliteit Hebben een goede kostenbewaking Hebben veel talent in huis Werken tegen lage kosten Houden me goed op de hoogte Hebben ongeremde creativiteit Zijn punctueel
Kwaliteit staat met stip op één, maar ook afspraken nakomen, klantgerichtheid en een flexibele instelling worden hoog gewaardeerd. Meer dan werken tegen lage kosten.
Gaan snel te werk 12% Doorbreken codes van de markt (onorthodox) Geven goede executionele begeleiding aan technische haalbaarheid 0 20% 40% 60% 80%
HIGH PROFILE LOCATIEONDERZOEK [23]
Welke criteria vindt u belangrijk bij uw Locatiekeuze? (maximaal 5) Exclusiviteit Aanzien/reputatie Comfort/luxe Ligging/omgeving Uitstraling/sfeer Bereikbaarheid Parkeergelegenheid Eten en drinken Aanwezigheid meerdere zalen/break out rooms Verzorging/schoonheid Prijs/kwaliteitverhouding Begeleiding/service offertetraject Service op de dag zelf Grootte van de locatie
0 20% 40% 60% 80%
[24]â&#x20AC;&#x192; HIGH PROFILE LOCATIEONDERZOEK
zeer oneens oneens enigszins oneens
Op steeds meer events is WiFi een belangrijke aanvulling of zelfs een vereiste. Nu al belangrijk voor 60 procent van de respondenten.
enigszins eens eens zeer eens
0 10% 20% 30% 40% 50%
zeer oneens oneens enigszins oneens enigszins eens eens zeer eens Opmerkelijk: 26 procent van de opdrachtgevers onderschrijft 0 10% 20% 30% 40% 50% deze stelling, onder de groep evenementenbureaus is dit percentage slechts 9 procent.
HIGH PROFILE LOCATIEONDERZOEKâ&#x20AC;&#x192; [25]
zeer oneens oneens enigszins oneens enigszins eens eens zeer eens
0 10% 20% 30% 40% 50%
nee
27%
Overduidelijk: de behoefte van opdrachtgevers om informatie te delen, is ruimschoots aanwezig.
ja
73%
[26]â&#x20AC;&#x192; HIGH PROFILE LOCATIEONDERZOEK
HIGH PROFILE LOC ATIEONDER ZOEK
HIGH PROFILE LOCATIEONDERZOEK [27]
Wij vroegen de opdrachtgevers ook om opmerkingen en tips voor volgende onderzoeken. Hier een greep uit de reacties.
‘Ons zou het erg veel helpen als op verzamelsites voor locaties de hoogtes zouden worden aangegeven van de grotere zalen.’
‘Eindelijk feiten en cijfers in kaart!’
‘Tegenwoordig is men meer op zoek naar vergaderlocaties met een huiselijke sfeer en iets goedkoper want de prijzen schieten de pan uit!’
‘Met name service verlenen en iets onverwacht hartelijks doen voor de gasten, maken een locatie onver getelijk. Mag ook met een knipoog.’
‘Is het een idee om de resul taten uit dit onderzoek in een kennissessie te bespreken?’
‘Aangezien ik bij een grote bank werk kan ik budget gegevens helaas niet aangeven.’
[28] HIGH PROFILE LOCATIEONDERZOEK
‘Lastig om gemiddeldes aan te geven aangezien ik bijeenkomsten organiseer voor 15 personen maar ook voor 450 personen!’
‘Wat denken jullie van een Board of Inspiration dat thema’s en trends ver taalt naar concrete aanbevelingen?’
‘Bij het kiezen van een locatie is het voor ons ook belangrijk of een locatie met een vaste (verplichte) cateraar werkt.’
‘Duurzaamheid speelt bij veel locaties en cateraars. Een thema voor de volgende keer?’
‘Bij lang niet alle accommodaties is voortdurend een partymanager aanwezig. Vaak moet je hem of haar delen met een andere groep en zijn ze net onvindbaar als je ze nodig hebt’
‘Ik hoop dat mijn antwoorden bijdragen aan een oplossing of platform.
‘Kunnen jullie de vragen uitsplitsen naar bedrijven en overheid?’
‘We knappen erg af op locaties die niet flexibel zijn, zowel in offerte traject als op de dag zelf. Daarnaast is het voor ons belangrijk één goed, vakkundig aanspreek punt te hebben bij een locatie.’
‘Mijn motivatie om mee te doen aan dit onderzoek is dat het vinden van een geschikte locatie erg lastig is als je een minder gebruikelijke locatie zoekt.’
‘Kunnen jullie meer open vragen stellen zodat we specifieker kunnen antwoorden?’
‘Willen jullie ook eens aandacht besteden aan de bereikbaarheid en toe gankelijkheid voor oudere bezoekers?’
HIGH PROFILE LOCATIEONDERZOEK [29]
[30] HIGH PROFILE LOCATIEONDERZOEK
COLOFON High Profile Locatieonderzoek is een onderzoek onder opdrachtgevers van evenementenlocaties dat twee keer per jaar verschijnt. High Profile Locaties helpt u bij het vinden van de juiste locatie. Onze websites www.locaties.nl www.inspirerendelocaties.nl www.toptrouwlocaties.nl High Profile Locaties bv Frans Zieglerstraat 34 AB 1087 HN Amsterdam T (020) 398 1585 F (020) 398 1580 info@locaties.nl Uitgevers Oscar Krechting, Ronnie Witjes Team High Profile Locaties bv Sylvia Baars, Laura van den Berg, Brigitte Geurtsen, Andy Hendriks, Marja de Hoon, Alex Koens, Debbie van Rooijen, René Stoop, Sher de Veer, Laura van Werven, Roos Witjens Onderzoek uitgevoerd door Effectmeting – Willem Visser www.effectmeting.nl Redactie &Q copy, content en communicatie - Naomi Querido Barbara van Baarsel Vormgeving Spore Creation bno
High Profile Locaties bv Frans Zieglerstraat 34 AB 1087 HN Amsterdam T (020) 398 1585 F (020) 398 1580 info@locaties.nl www.locaties.nl