Hvad laver de egentlig i arkivsamvirkerne?

SLA siger, at et arkivsamvirke er et samarbejde mellem lokalarkiver i et lokalområde, f.eks. i en kommune. Men hvad er det arkiverne samarbejder om, hvad laver de så egentlig sammen? Og er der gode ideer at hente til, hvad et samvirke kan lave sammen?

SLA har fat i, at arkivsamvirker på mange måder fungerer ligesom SLA’s (tidligere) amtskredse, som et fælles forum for kurser, erfaringsudveksling og lignende. Samarbejdet i et arkivsamvirke kan også være økonomisk, hvor en kommune udbetaler lokalarkivernes tilskud til arkivsamvirket, der så administrerer og fordeler pengene mellem arkiverne.

I det overordnede billede har mange arkivsamvirker til fælles, at de i deres vedtægter har som formål at varetage de lokalhistoriske arkivers interesser og arbejde for generelle forbedringer af deres forhold og vilkår og at iværksætte initiativer, der kan fremme interessen for lokalhistorie i kommunen. Samvirkerne skal udover at være administrator af kommunale tilskud også fungere som de lokalhistoriske arkivers forhandlingspart over for kommunerne i økonomiske forhold og varetage forhold af fælles interesse for arkiverne i kommunen, som f.eks. koordinere fælles initiativer omkring formidling af lokalhistorien og indsamling af private arkivalier i kommunen. Mange samvirker har også det formål at udveksle og koordinere viden og erfaring på arkivområdet mellem lokalarkiverne gennem møde- og kursusvirksomhed og at udbrede kendskabet til lokalarkivernes arbejde og samlinger gennem f.eks. presse og digitale medier, at fremme fælles formidlings-, udstillings- og indsamlingstiltag og at fremme arbejdet med registrering af samlingerne. Flere samvirker har også givet sig selv den opgave at være behjælpelige med at sikre, at det lokalhistoriske kildemateriale i tilfælde af et arkivs ophør enten overdrages til et af samvirkets lokalarkiver, eller at der findes en anden løsning på opbevaring af arkivalierne.

Nogle af samvirkerne tilbyder også bistand ved de enkelte arkivers forhandlinger med kommunen om lokaleforhold, f.eks. om husleje, vand, varme, el og forsikring og koordinerer desuden arkivernes indkøb og brug af specialudstyr. Nogle samvirker samarbejder også om teknisk udstyr og bistand til brugen af det, ofte fra arkivernes egne frivillige.

Ét samvirke har organiseret den fælles indsats i arbejdsgrupper som et ABM-udvalg (samarbejde mellem arkiver, biblioteker og museer), en Arkibas-gruppe, en IT/hjemmesidegruppe, et PR/grafisk udvalg og en uddannelsesgruppe – og ud over arbejdsgrupperne afholdes der ERFA-møder om f.eks. WordPress og Power Point-præsentationer. Andre har som primært fokus at udgive en årbog med historier fra lokalområdet, mens nogle samvirker via en hjemmeside fungerer som indgang til arkiverne i området, med arkivoversigt, kontaktoplysninger, åbningstider, osv.

I ét samvirke er arkivfrivillige, samvirkebestyrelse, kultur- og fritidsudvalg og kultur- og fritidsforvaltning knyttet så tæt sammen, at ved et årligt møde for alle arkivfrivillige deltager kulturudvalgsformanden og giver dermed mulighed for direkte dialog med de lokale politikere – og i samme samvirke stiller kommunen en sekretær til rådighed

I 2021 afholdt Lokalhistoriske Arkiver og Samlinger i Sønderjylland (LASS) workshop med Louise Toft Pedersen om hjemmesider og sociale medier – her i Sønderborg, som var det ene af tre kursussteder, hvor workshoppen blev afholdt. LASS afviklede den samme workshop tre gange tre steder over to dage for at komme godt rundt og ud til arkiverne i Sønderjylland (Hanne Næsborg Andersen fot., Gråsten).

Lokalarkiver i Nordjylland (LANA) holder mange kurser i Skørping, hvor der er gode rammer for arkiverne og de frivillige til at afholde kurser (Johan Rafaelsen fot., Skørping).

for samvirkebestyrelsen og viser bl.a. derigennem engagement og prioritering af arkivområdet i kommunen.

Et kig på samvirker og kredse viser, som Lis Vestergaard fortæller om LANA (Lokalhistoriske Arkiver i Nordjylland), at de nordligste amter i Jylland ved kommunalreformen i 1970 blev lagt sammen til Nordjyllands Amt, og at der i årene efter 1970 blev oprettet mange lokalarkiver, som så i 1978 fik en samlende forening i LANA til hjælp og vejledning med de mange nye opgaver, arkiverne dækkede. For at sikre en bred platform for arkiverne brugte LANA i sine første 25 år mange kræfter på at oprette kontakter til samarbejdspartnere inden for kulturen både i Danmark og i de nordiske lande, bl.a. til amtsmuseumsrådet, amtscentralen, kontaktudvalget, lokalhistorisk kontaktnet Skagerrak, Nordjyllands Mediecenter, Kulturmiljørådet for Nordjyllands amt og NAK’s brugergruppe (Nordjyllands Amt Kultur). Der blev også brugt mange kræfter på vedtægter til arkiverne, så det stod klart, hvad opgaven med at drive et lokalarkiv omfattede.

De seneste mange år har LANA koncentreret sig om at arrangere kurser for lokalarkiverne inden for SLA’s arkivuddannelse (modulkurserne 0-5) og Arkibas-kurser. Der afholdes to modulkurser hvert år, dog afholdes kurser for modul 2 (arbejdet med arkivalierne og lokalarkivets øvrige samlinger) og modul 3 (billeder I og II) hvert andet år, mens kurser for de øvrige moduler ikke afholdes så hyppigt. Modulkurserne er åbne for deltagere fra hele landet, mens Arkibas-kurserne kun arrangeres for LANAs medlemmer. LANAs bestyrelse sørger for det praktiske omkring afholdelse af kurserne, og derfor har kontingentet til LANA været uændret de seneste mange år. Desuden samarbejder lokalarkiverne i forskellige byområder i arkivsamvirkerne om at arrangere og hjælpe med undervisning.

Et andet sted i landet, hos Sydvestjyske Arkiver, foregår der også et vidtforgrenet arkivsamarbejde. Arkivkonsulent Mette Guldberg fortæller, at Sydvestjyske Arkiver er en sammenslutning af 60 lokalhistoriske arkiver, fortrinsvis fra det tidligere Ribe Amt. Sammenslutningen blev stiftet i 1979 som Ribe Amts Lokalarkiver (RAL), men skiftede i 2013 navn til det nuværende Sydvestjyske Arkiver (SVA). Sydvestjyske Arkiver har rod i det samarbejde mellem arkiverne, der fandt sted inden for de daværende amter, nemlig amtskredsene under SLA. Efter kommunalreformen i 2007 gik mange af amtskredsene i opløsning, men samarbejdet inden for det tidligere Ribe Amt blev videreført.

Samarbejdet har landets eneste tilbageværende konsulentordning, hvor en ansat konsulent står til rådighed for en større kreds af arkiver. Konsulenten fungerer som faglig rådgiver for arkiverne og udbyder undervisning for deres medarbejdere. Desuden er konsulenten behjælpelig med problemer af enhver art og kommer efter aftale på konsulentbesøg i områdets lokalarkiver. De emner, samarbejdet typisk arbejder med, er bl.a. undervisning og vejledning i Arkibas, afholdelse af modulkurser i SLA’s arkivuddannelse og andre kurser, vejledning og arkivfaglig bistand, planlægning af en årlig studietur for arkiverne, vedligeholdelse og opdatering af foreningens hjemmeside, redaktion og produktion af medlemsbladet Nyt fra Sydvestjyske Arkiver, der udkommer to gange årligt, og redaktion og udgivelse af arkivernes årsberetninger, som publiceres på SVA’s hjemmeside.

Ud over det regionale samarbejde, som SVA udgør, samarbejder arkiverne inden for deres respektive kommuner: Billund, Esbjerg, Fanø, Varde og Vejen. Disse samarbejder eller samvirker fungerer som arkivernes bindeled til kommunerne og varetager derudover en række opgaver, som kan variere fra kommune til kommune. I Billund Kommune afholdes f.eks. en årlig fælles udstilling for arkiverne i Billund Centret.

Kursusvirksomheden inden for Sydvestjyske Arkiver har siden 2017 nydt stor glæde af Velux Fondens pulje til støtte af frivillige aktive ældre på lokal- og stadsarkiver. Tilskuddet har muliggjort, at prisen på kurserne har kunnet reduceres til kun at dække de faktiske omkostninger til forplejning, ligesom det har været muligt at hyre lærerkræfter udefra, som foreningen ikke ellers har mulighed for at benytte sig af. Det har betydet, at udbuddet til foreningens medlemmer har kunnet suppleres med modulkurser, temaaftener om aktuelle emner og undervisning i hjemmesider med WordPress, som de fleste arkiver benytter. Hjemmesideundervisningen har desuden haft den afledte effekt, at der er blevet dannet en lille arbejdsgruppe eller erfagruppe af arkivmedarbejdere, som mødes den sidste fredag hver måned for at udveksle erfaringer med arbejdet med hjemmesider og hjælpe hinanden over de forhindringer, der måtte opstå.

Ud over til kurser og temaaftener har medarbejderne på SVA’s arkiver fast mulighed for at mødes to gange om året: Årsmødet i årets første måneder og studieturen i sensommeren. Ved begge begivenheder er der lejlighed til at udveksle erfaringer og lære de andre arkivers medarbejdere at kende. Dette netværk kan bl.a. aktiveres, når det gælder fælles udfordringer for arkiverne. I disse år er særligt to problemstillinger hyppigt forekommende. Den ene er, når et arkiv af den ene eller

Sydvestjyske Arkiver (SVA) på studietur med arkivernes frivillige i 2020, her fotograferet ved Nolde-museet. Studieturen er et tilbud om både at komme ud at se noget sammen, som man ellers ikke ville se, og dermed få mulighed for inspiration til arkivet derhjemme. At frivillige fra mange arkiver er på tur sammen, er en gevinst i samarbejdet og den fælles indsats i SVA (Mette Guldberg fot., SVA).

den anden grund skal skifte adresse: Hvad kan man bede om, hvad er mindstekravene, hvilket udstyr skal man have, og hvordan flytter man rent praktisk? Den anden er, når arkivet står over for et lederskifte. Hvordan finder man egnede lederemner, hvad gør man, når der ikke lige er en oplagt afløser, og hvordan gør man arkivledelsen overkommelig for en ny leder?

Længere sydpå i Jylland findes stadig en af SLA’s gamle amtskredse intakt, nemlig LASS, Lokalhistoriske Arkiver og Samlinger i Sønderjylland. Sønderjylland er LASS’ geografiske afgrænsning, og lokalemæssigt var LASS knyttet til Institut for Sønderjysk Lokalhistorie på Landsarkivet for Sønderjylland i Aabenraa indtil kommunalreformen i 2007. LASS havde dengang en lokalhistorisk konsulent til rådighed, hvilket gav styrke til det lokalhistoriske arbejde i form af seminarer, kurser og konsulentbistand. Organisatorisk vejledning var også en del af pakken, når arkiver skulle udvikles og nye passes ind i sammenhængen. Dette samarbejde gennem en lang årrække har haft meget stor betydning for standarden i det lokalhistoriske arbejde i Sønderjylland. LASS har ikke længere en lokalhistorisk konsulent, Institut for Sønderjysk Lokalhistorie eksisterer ikke længere, og Landsarkivet for Sønderjylland er blevet til Rigsarkivet Aabenraa – og LASS har ændret kurs til at fungere som en interesseorganisation for de sønderjyske arkiver. Indsatsen med at tilbyde modulkurser i SLA’s arkivuddannelse har ændret sig til tilbud om f.eks. workshops med special-emner, f.eks. ophavsret, hjemmesider, sociale medier, redigering af årsskrifter, brug af kommunale arkiver osv. – mens arkivsamvirkerne så varetager kursusvirksomheden i SLA’s arkivuddannelse. Udover at drive en hjemmeside og udsende regelmæssige nyhedsbreve med mange typer info tilbyder LASS desuden fælles tiltag for arkiverne, som f.eks. etableringen af en tilskudspulje til arrangementer og aktiviteter i forbindelse med markeringen af Genforeningen i 2020 samt involvering i udviklingen af app’en GuideU til formidling af arkivernes historier.

Med sådan en overflyvning af arkivsamvirker er bolden givet op med ideer til, hvad samvirket kan lave, og hvad arkiver kan samarbejde om. Tilbage står blot, at der ingen tvivl er om, at sammen kan arkiverne meget.