Projektledelse er en vigtig ledelsesdisciplin, som kræver kendskab til en række værktøjer og metoder. Ledernes KompetenceCenter uddanner hvert år ca. 750 projektledere og giver dem de nødvendige kompetencer til at skabe resultater i hverdagen. Grundstenen i projektlederuddannelserne er aktuelle og praksisnære redskaber, som understøttes af denne bog.
Bogen går i dybden med planlægning, risikoanalyse og -håndtering, interessentanalyse, ledelse og styring, ressource- og kompetenceafklaring samt konflikthåndtering og kommunikation. Projektlederen har i samspil med den øvrige projektorganisation ansvaret for, at alle områder bliver håndteret med sikker hånd. På nogle tidspunkter er det nødvendigt at have primært fokus på planlægningen og justeringen af planen, på andre tidspunkter er det bedre at bruge energien på risikoanalysen eller interessenthåndteringen. Bogen hjælper dig til at prioritere rigtigt, så du holder projektet på rette kurs fra start til slut.
MERETHE KLINT
Som en del af organisationen Lederne har Ledernes KompetenceCenter en unik og aktuel viden om ledere og ledelse. Missionen er at udvikle ledere, uanset hvor de er i karrieren, og hvilken ledelsesrolle de har.
I denne bog får du en række universelle redskaber til at skabe succesfulde projekter, der indfrier målene til aftalt tid. Hvert projekt er i sagens natur unikt og har nogle særlige forhold, der skal tages højde for. Redskaberne skal derfor ikke ses som ”one size fits all”, men alene som et grundlag til at forberede projektet bedst muligt og håndtere de situationer, der opstår undervejs.
GRUNDBOG I PROEKTLEDELSE
Grundbog i projektledelse er udgivet i samarbejde med Ledernes KompetenceCenter.
GRUNDBOG I
PROJEKTLEDELSE Sådan planlægger, leder og styrer du et projekt sikkert fra A til Z
MERETHE KLINT
Både teorien og redskaberne gøres praktisk anvendelige via flittig brug af eksempler.
AKADEMISK FORLAG
Grundbog i Projektledelse omslag.indd 1
01.09.21 13.34
GRUNDBOG I PROJEKTLEDELSE
Grundbog i Projektledelse 02.indd 1
07.09.21 10.24
Grundbog i Projektledelse 02.indd 2
07.09.21 10.24
Merethe Klint
GRUNDBOG I PROJEKTLEDELSE
Sådan planlægger og styrer du et projekt sikkert i mål
Grundbog i Projektledelse 02.indd 3
07.09.21 10.24
Grundbog i projektledelse. Sådan planlægger og styrer du et projekt sikkert i mål Merethe Klint © 2021 Akademisk Forlag, København – et forlag under Lindhardt og Ringhof Forlag A/S, et selskab i Egmont Bogen er udgivet i samarbejde med Ledernes Kompetencecenter
Denne bog er beskyttet i henhold til gældende dansk lov om ophavsret. Kopiering må kun ske i overensstemmelse med loven. Det betyder for eksempel, at kopiering til undervisningsbrug kun må ske efter aftale med Copydan Tekst og Node, se: www.tekstognode.dk/undervisning. Forlagsredaktion: Vibeke Nørgaard Omslag og grafisk tilrettelægning: Jakob Brandt-Pedersen Bogen er sat med: Charter Tryk: Livonia Print Hvor intet andet er angivet, tilhører rettigheder til illustrationerne bogens forfatter. Forlaget har forsøgt at finde og kontakte eventuelle rettighedshavere, som kan tilkomme royalty i henhold til ophavsretsloven. Skulle der imod forventning være rettighedshavere, som måtte have krav på vederlag, vil forlaget udbetale et sådant, som om aftale var indgået. 1. udgave, 1. oplag, 2021 ISBN: 978-87-500-5785-7 akademisk.dk
FSC®-mærket er din sikkerhed for, at vores papir kommer fra bæredygtigt drevne FSC-certificerede skove og andre ansvarlige kilder. Akademisk Forlag støtter børn og unge Akademisk Forlag er en del af Egmont, der som Danmarks største mediekoncern har bragt historier til live i mere end 100 år. Egmont er en dansk fond, som hvert år uddeler næsten 100 millioner kroner til børn og unge, der har det svært.
Grundbog i Projektledelse 02.indd 4
07.09.21 10.24
Indhold
INDLEDNING - Universelle værktøjer til unikke udfordringer ........13 DEL 1 - HVORDAN SIKRER DU ET GODT AFSÆT FOR PROJEKTET?......17 Kapitel 1 - Projektledelse – en særlig disciplin...........................18 Hvad er et projekt – og hvorfor er projekter anderledes end driften? .............................................................................. 18 Samspil med flere faggrupper og et usikkert mandat ........................ 23 Projektlederens mandat ............................................................... 24 Projektlederopgaven i praksis ....................................................... 25 Prioritering af opgaver ................................................................ 27 Hvor projektmoden er organisationen?........................................... 31 Spørgsmål til refleksion ............................................................... 32
Kapitel 2 - Hvordan påvirker omgivelserne dit projekt? ...............33 Hvilken organisationsform danner rammen om dit projekt? ............... 33 Linjestabsorganisationen ............................................................. 34 Matrixorganisationen .................................................................. 36 Netværksorganisationen .............................................................. 38 Miks af organisationsformer ......................................................... 39 De kulturelle aspekter, der skal overvejes ....................................... 40 Frivillig kultur............................................................................ 46 Spørgsmål til refleksion ............................................................... 47
Grundbog i Projektledelse 02.indd 5
07.09.21 10.24
Kapitel 3 - Hvilken rolle spiller personprofiler og gruppens udvikling? ...............................................................................48 Adfærdsprofiler – personlighedens betydning for projektarbejdet........ 49 Belbins model til gruppesammensætning........................................ 51 Tuckmans model for teamets udvikling ........................................... 52 Et eksempel, hvor det går skævt ................................................... 57 Et eksempel, hvor du bruger Tuckmans model aktivt......................... 58 5R-modellen .............................................................................. 59 Regler og normer........................................................................ 60 Spørgsmål til refleksion ............................................................... 61
Kapitel 4 - Projektets livscyklus og projektmodeller....................62 Hvad skal du være opmærksom på i forbindelse med projektopstarten? ....................................................................... 63 Projektets initiering og planlægning ............................................. 64 Projektets gennemførelse og fokus på fremdrift ............................... 65 Projektets afslutning og overgang til driften................................... 66 Forskellige projekter kræver forskellige projektmetoder..................... 67 Vandfaldsmodellen...................................................................... 67 Agil projektledelse...................................................................... 69 Forskellen på de to metoder ......................................................... 70 SCRUM – en kendt metode inden for den agile projektudvikling ......... 72 Spørgsmål til refleksion ............................................................... 78
Kapitel 5 - Hvad kendetegner dit projekt? ..................................79 Lille eller stor usikkerhed for leverancen ........................................ 80 Bygge- og leveranceprojekter ....................................................... 81 Produktudviklingsprojekter........................................................... 82 It- og systemudviklingsprojekter................................................... 83
Grundbog i Projektledelse 02.indd 6
07.09.21 10.24
Forskningsprojekter .................................................................... 83 Politiske projekter ...................................................................... 84 Organisatoriske forandringsprojekter.............................................. 85 Har du styr på delkomponenterne i dit projekt? ............................... 86 Spørgsmål til refleksion ............................................................... 86
Kapitel 6 - Få styr på rammerne om dit projekt – og kom hele vejen rundt.......................................................................87 Projekttrekanten ........................................................................ 88 Husk at afstemme forventningerne ................................................ 91 Afstemning af projekttrekantens elementer..................................... 92 Løbende status og justering ......................................................... 93 Forhold dig til vilkårene for dit projekt .......................................... 93 Spørgsmål til refleksion ............................................................... 97
Kapitel 7 - Hvordan sikrer du den rigtige kvalitet?......................98 Leverancens kvalitet ................................................................... 99 Processens kvalitet og styring af fremdrift.....................................101 Ressourcernes kvalitet................................................................103 Spørgsmål til refleksion ..............................................................104
DEL 2 - HVORDAN PLANLÆGGER OG STYRER DU DIT PROJEKT? .....105 Kapitel 8 - Projektets berettigelse (business case) ...................106 Vurdering af projektets berettigelse..............................................107 Business casens indhold .............................................................109 Eksempel på afdækning af løsninger .............................................113 Eksempel på direkte og indirekte omkostninger ..............................115
Grundbog i Projektledelse 02.indd 7
07.09.21 10.24
Eksempel på vigtigheden af at forholde sig til drifts- og vedligeholdelsesomkostninger .....................................................116 Hvad er de vigtigste risici? .........................................................120 Eksempel på en business case .....................................................121 Spørgsmål til refleksion ..............................................................123
Kapitel 9 - Hvad skal projektet levere? Og hvorfor? Målformulering og målhierarki ................................................124 Målhierarki som værktøj til prioritering .........................................125 Eksempel .................................................................................127 SMART-mål ...............................................................................131 Spørgsmål til refleksion ..............................................................135
Kapitel 10 - Hvem har ansvaret? Projektorganisationens sammensætning og roller ........................................................136 Projektorganisationen ................................................................137 Styregruppen ............................................................................138 Projektlederen ..........................................................................140 Projektgruppen .........................................................................143 Hvem må træffe beslutning om ændringer?....................................144 Referencegruppe .......................................................................144 Spørgsmål til refleksion ..............................................................145
Kapitel 11 - Hvem kan påvirke – og blive påvirket af – dit projekt? ................................................................................146 Definition af interessenterne .......................................................147 Hvem kan interessenterne være?..................................................151 Interessenternes rolle ................................................................153 Involvering af andre i projektet ...................................................157 Interessenternes holdning til projektet .........................................159
Grundbog i Projektledelse 02.indd 8
07.09.21 10.24
Interessenternes viden ...............................................................164 Planlægning af indsatsen ...........................................................166 Oversigt over interessenter .........................................................167 Spørgsmål til refleksion ..............................................................168
Kapitel 12 - Hvordan sikrer du en god kommunikation i projektet? .............................................................................169 Hvilke overvejelser skal du gøre dig i forbindelse med din kommunikation?........................................................................170 Den tredelte kommunikationsmodel ..............................................172 Den gode kommunikationsplan ....................................................173 Spørgsmål til refleksion ..............................................................175
Kapitel 13 - Planlægning fra helikopteren ................................176 Planlægning som en dynamisk proces ...........................................176 Planer på forskellige niveauer......................................................178 Sådan får du skabt et stærkt overblik over projektet .......................179 Spørgsmål til refleksion ..............................................................187
Kapitel 14 - Planlægning af det konkrete arbejde .....................188 Work Breakdown Structure (WBS) – definition af aktiviteter (trin 5 i planlægningsprocessen) .................................................189 Aktivitetstyper (trin 5 i planlægningsprocessen) ............................191 Hvad kan der handles på? ...........................................................195 Aktiviteternes indbyrdes afhængighed og den kritiske sti ................196 Overvejelser i forbindelse med tidsestimering og estimeringsmetoder (trin 6 i planlægningsprocessen)......................200 Metoder til tidsestimering...........................................................204 Følgende fem punkter summerer Delfi-metoden op: .........................207
Grundbog i Projektledelse 02.indd 9
07.09.21 10.24
Planlægning via Gantt-kort .........................................................208 Spørgsmål til refleksion ..............................................................211
Kapitel 15 - Har du styr på økonomien? ...................................212 Økonomien i projektet................................................................212 Projekter med begrænset økonomi ...............................................215 Milepælsplanen som det økonomiske anker i projektet.....................216 Spørgsmål til refleksion ..............................................................217
Kapitel 16 - Hvordan håndterer du alt det usikre og uforudsete? ...........................................................................218 De forskellige trin i en risikoanalyse .............................................219 Årsag, hændelse og effekt ..........................................................222 Eksempel .................................................................................223 Analyse af den enkelte hændelse .................................................224 Vurdering af risikovillighed .........................................................226 Risikohåndtering .......................................................................229 Risikoanalysen i overblik ............................................................236 Spørgsmål til refleksion ..............................................................237
Kapitel 17 - Projektets gennemførelse, afslutning og overgang til drift ....................................................................238 Plan-do-check-act-cirkel.............................................................241 Løbende evaluering ...................................................................242 Den vigtige projektafslutning og overgangen til driften...................244 Spørgsmål til refleksion ..............................................................246
DEL 3 - HVORDAN LEDER DU DIT PROJEKT?................................247
Grundbog i Projektledelse 02.indd 10
07.09.21 10.24
Kapitel 18 - Projektlederens særlige vilkår ...............................248 Retningsbestemt ledelse.............................................................248 Situationsbestemt ledelse ...........................................................255 Ledergitteret – hvornår skal du være hvad som projektleder?............261 Spørgsmål til refleksion ..............................................................263
Kapitel 19 - Møder i projekter .................................................264 De forskellige mødetyper og deres forcer .......................................265 Spørgsmål til refleksion ..............................................................272
Kapitel 20 - Konflikter i projekter ...........................................273 Konflikttyper ............................................................................274 Konflikttrappen.........................................................................276 Konflikthåndtering.....................................................................279 Andre værktøjer til konflikthåndtering ..........................................286 Spørgsmål til refleksion ..............................................................288
Litteratur...............................................................................289 Register.................................................................................292
Grundbog i Projektledelse 02.indd 11
07.09.21 10.24
Grundbog i Projektledelse 02.indd 12
07.09.21 10.24
INDLEDNING Universelle værktøjer til unikke udfordringer
Grundbog i Projektledelse 02.indd 13
07.09.21 10.24
Hvad har produktudvikling, konferencer, implementering af it og nybyggeri at gøre med organisatoriske forandringer, frivillige events eller Film- og tv-produktioner? Det korte svar kender du helt sikkert godt, når du sidder med denne bog i hånden: Det har alt sammen noget med projektarbejdsformen at gøre, og de kræver en særlig form for ledelse og styring, for at komme i mål. Betyder det, at du skal arbejde på samme måde, uanset om du er ansvarlig for at få implementeret et stort it-system i en mellemstor virksomhed eller om du er ansvarlig for en organisatoriske forandring i det offentlige? Både ja og nej. Der er en række værktøjer inden for planlægning, risikohåndtering og interessenthåndtering, som er universelle og anvendelige, uanset hvilken type projekt du har ansvar for. Der er naturligvis også en række faktorer, som er væsensforskellige, alt efter om du har med den ene eller anden type projekt at gøre – og derfor er det vigtigt, at du er bevidst om, hvilken kontekst dit projekt indgår i, for at du kan benytte dig af værktøjerne på den mest hensigtsmæssige måde. Hvert enkelt projekt er unikt med nogle særlige forhold, der skal tages højde for og vurderes i den sammenhæng, de er en del af. Værktøjerne skal derfor ikke ses som ”one size fits all”, men alene som et grundlag at lave dit analysearbejde ud fra. Det ville være skønt, hvis projektlederopgaven kunne gøres til en logisk størrelse, hvor 2+2 = 4, og vi kan sætte to streger under resultatet. Det er imidlertid ikke tilfældet. Du kan have gjort alt det, du synes, var rigtigt ud fra et logisk og værktøjsorienteret perspektiv – men dit projekt lykkes måske ikke alligevel. Omvendt kan det også være, at du har erfaring med at gennemføre projekter succesfuldt, selv om du aldrig er blevet præsenteret for et eneste værktøj. En del af projektledergerningen er sund fornuft, men du er nødt til at have kendskab til en række forskellige værktøjer, så du kan forholde dig til den konkretet situation, dit projekt befinder sig i. Kun derved kan du vurdere, hvilke redskaber der er bedst egnet til den konkrete situation. Du må forberede dig på, at der kan komme uforudsete udfordringer, som du end ikke i din vildeste fantasi kunne have forudset ville blive et
14
Grundbog i Projektledelse 02.indd 14
07.09.21 10.24
problem for dit projekt. Og omvendt kan de udfordringer, du havde forventet, vise sig ikke at blive et problem. Bogen skal ikke ses som en køreplan for, hvordan du gennemfører dine projekter. Den giver til gengæld et solidt indblik i de udfordringer, der kan opstå, de overvejelser, du skal gøre dig undervejs samt værktøjer til at hjælpe dig godt igennem de forskellige situationer. Du kan betragte projektledelse som et spindelvæv med projektlederen siddende som edderkoppen inde i midten af spindet. Yderpunkterne i spindelvævet er de forskellige områder, som projektledergerningen består af: planlægning, risikoanalyse og -håndtering, interessentanalyse, ledelse og styring, ressource- og kompetenceafklaring, konflikthåndtering og kommunikation. Projektlederen har i samspil med den øvrige projektorganisation ansvaret for, at alle områder bliver håndteret. På nogle tidspunkter er det nødvendigt at have primært fokus på planlægningen og justeringen af planen, på andre tidspunkter er det mere nødvendigt at bruge energien på arbejdet med risikoanalysen eller interessenthåndteringen. I gennemgangen af værktøjerne fokuseres der både på, hvad du skal tage højde for i begyndelsen af projektet, så du og projektgruppen får skabt et stærkt fundament for arbejdet - herunder hvordan I bruger værktøjerne undervejs i projektet, så de hele tiden understøtter og hjælper jer til at analysere de aktuelle udfordringer, I står med. Og dernæst vurdere, hvad der er den mest hensigtsmæssige løsning for projektet.
Bogen er skrevet til dig der … Bogen er skrevet til dig, der har brug for praktiske værktøjer til at håndtere projektarbejdet. Det være sig projekter inden for alle typer af genrer: Offentlige, private og frivillige. Store og små projekter. Tekniske projekter med et specifikt produkt som leverance. Organisatoriske projekter, som skal ændre på kulturen eller arbejdsgangene. Om du er projektleder eller -deltager, så gavner værktøjerne dig til at udføre dit arbejde mere hensigtsmæssigt. De hjælper dig til at vurdere specifikke situationer i en bredere kontekst, så I ikke forsømmer at håndtere situationer, der kan bringe projektet ud af kurs. Indledning
Grundbog i Projektledelse 02.indd 15
15
07.09.21 10.24
Projektledelse er en vigtig ledelsesdisciplin, som kræver kendskab til en række værktøjer og metoder. Ledernes KompetenceCenter uddanner hvert år ca. 750 projektledere og giver dem de nødvendige kompetencer til at skabe resultater i hverdagen. Grundstenen i projektlederuddannelserne er aktuelle og praksisnære redskaber, som understøttes af denne bog.
Bogen går i dybden med planlægning, risikoanalyse og -håndtering, interessentanalyse, ledelse og styring, ressource- og kompetenceafklaring samt konflikthåndtering og kommunikation. Projektlederen har i samspil med den øvrige projektorganisation ansvaret for, at alle områder bliver håndteret med sikker hånd. På nogle tidspunkter er det nødvendigt at have primært fokus på planlægningen og justeringen af planen, på andre tidspunkter er det bedre at bruge energien på risikoanalysen eller interessenthåndteringen. Bogen hjælper dig til at prioritere rigtigt, så du holder projektet på rette kurs fra start til slut.
MERETHE KLINT
Som en del af organisationen Lederne har Ledernes KompetenceCenter en unik og aktuel viden om ledere og ledelse. Missionen er at udvikle ledere, uanset hvor de er i karrieren, og hvilken ledelsesrolle de har.
I denne bog får du en række universelle redskaber til at skabe succesfulde projekter, der indfrier målene til aftalt tid. Hvert projekt er i sagens natur unikt og har nogle særlige forhold, der skal tages højde for. Redskaberne skal derfor ikke ses som ”one size fits all”, men alene som et grundlag til at forberede projektet bedst muligt og håndtere de situationer, der opstår undervejs.
GRUNDBOG I PROEKTLEDELSE
Grundbog i projektledelse er udgivet i samarbejde med Ledernes KompetenceCenter.
GRUNDBOG I
PROJEKTLEDELSE Sådan planlægger, leder og styrer du et projekt sikkert fra A til Z
MERETHE KLINT
Både teorien og redskaberne gøres praktisk anvendelige via flittig brug af eksempler.
AKADEMISK FORLAG
Grundbog i Projektledelse omslag.indd 1
01.09.21 13.34
