Luis Chac贸n OCP Application
Playa Santa Catalina Un d铆a antes del 2015
Pregunta 1 Menciona, en tus palabras, la importancia del Reclutamiento, de AWAKE y del EPA. La energía que mueve a AIESEC son sus miembros; El reclutamiento es el momento en el que renovamos esa energía, con nuevos miembros que puedan seguir haciendo el impacto que ya empezó. Pero más allá, el impacto más directo de AIESEC está en las personas que son miembros. Ellos, (o Nosotros jaja), somos los que estamos recibiendo a primera mano, constantemente, la experiencia AIESECa. El Reclutamiento aumenta ese impacto en Panamá.
Luego, viene Awake. Será la primera conferencia a la que el newbie va. Pero más que eso, es la primera conferencia que UTP hace como comité, y es la primera del año, en la que se presenta tanto al EB como sus resultados. Y, en muchos casos, la primera impresión es la que cuenta. Este es el tipo de actividades que hará que la identidad, la cultura y la productividad de UTP siga creciendo.
El EPA tiene una importancia más sutil, como la de un iceberg. Incluir a nuestros padres puede empezar a verse como la oportunidad de mostrarles qué es AIESEC y por qué hacemos lo que hacemos, para lograr más apoyo y entendimiento. Pero ésta también es la oportunidad de conseguir contactos más cálidos con compañías, exponer promoters de intercambios y de familias globales, para lograr más hosts families, Impulsar IXP, ER y Consultoría en general. Nuestros padres son los stakeholders menos aprovechados en este momento. El EPA es el momento para cambiar eso.
Pregunta 2 ¿Por qué consideras que eres la persona indicada para la posición a la que estás aplicando? Porque estoy comprometido con hacer que AIESEC y AIESEC en UTP crezcan. Me encantará poder decir que yo ayudé a que todo lo que expliqué antes fuera posible. Quiero contribuir.
Porque puedo contribuir. Tengo experiencia: Fui OCP del IPS Nacional de iGIP. Fui miembro activo del reclutamiento de Q3. Conocen mis fortalezas, pero puedo decir desde ya que mi mejor contribución sería estructurar, planificar y liderizar este trabajo. Y como OCP, también estoy listo (y ansioso) para empoderar a los OCVPs, a los Recruiters y a los FACIs a lograr dar lo mejor de nosotros mismos. Esto incluye asumir sus tareas en caso de que ellos no puedan continuar, pero nunca dejarlos rendirse. En cualquier caso, yo, junto con mi equipo, haremos que el Reclutamiento, el EPA, y el Awake ocurran.
Porque no apliqué a ningún NST esperando esta oportunidad. Porque éste será mi enfoque #1 de inicio a fin.
Porque si me eligen, no será para ser un simple "organizador" del evento. Quiero ser el líder del grupo que lo logró.
Pregunta 3, 4 y 5 Presenta un Plan de Acción para: • Darle seguimiento a tus OCVPs de forma efectiva, de manera que cumplan con todas sus funciones en el tiempo estimado. • Cumplir con todos los team minimums de tu equipo, considerando el corto tiempo que se tiene. • Conseguir patrocinio, toma en cuenta que un action plan debe incluir timeline, KPIs y MoS. En este caso, el MoS sería tu meta de ingresos por patrocinio. Lo que necesito es un plan general. En las siguientes dos páginas presento el Timeline General con muchos de los planes que tengo. La forma como está estructurado me hace poder tomar en cuenta:
- Los roles individuales de Logistics (Naranja) y Finance (Morado) (Finance incluye el Timeline de Patrocinio)
- Las Actividades Grupales, incluyendo los Team Minimums (Verde)
- Y el Reclutamiento en sí (Morado)
- Todo Alrededor de las actividades del LC UTP (Rojo) y del EB 2015 (Gris)
Medición
Como este trabajo no es un sólo proceso que se pueda medir de manera uniforme a lo largo del tiempo en base a la actividad realizada, lo que usaré para medir el desempeño y el avance de todo será el monitorear Tareas por Hacer y Tareas Completadas en la herramienta ASANA. El KPI, entonces es:
Tareas Completadas/Tareas Totales, que debe de mantenerse por encima del 50% (Mientras aparecen tareas nuevas) y a medida que se acerque el 8 de marzo, acercarse y llegar al 100%. Para Patrocinio En este caso específico sé mediré también:
#Contactos por día, #Meetings/#Contactos y $Monto Patrocinado
RECRUITERS APPLICATION
RECRUITERS TEAM ACTIVITIES
& MILESTONES LOGISTICS FINANCE
Conversé con Víctor Alvarado para que fuese Chair y le avisé a la mayoría de aplicantes para que apartaran el día.
Objetivos:
- Team Name
- Team Rules
- Team Culture
- Caerles bien
BK1
BK2
ED S
A RECRUITERS APPLICATION
T STANDS & WORKSHOP PLANNING
RESEARCH, SHORTLISTING & PRODUCT
Educación sobre Talleres, en la mañana antes del primer taller. Funciona como un Team Meeting
FIRST CONTACT
STANDS
A
T
RESEARCH
QUOTATION OF HOTELS & RESTS
VENUE
FOLLOW UP &
MEETINGS
ED T
T1
STANDS
A
T
CONTACT VENUES - MEETINGS & NEGOTIATIONS FOLLOW UP, SECOND TRY WITH REJECTS, & FUNDRAISING IN T1
EB
También, después del TB, Redactaremos las cartas de Permiso
Booklet #2 - Publicar Lugar del EPA y del Awake
- Publicar Precio del EPA y del Awake
- Abrir Aplicaciones para el EPA
ST
T2
A CLOSING DEALS
T EPA INVITE & PRINTING
RE-PLANNING FOR SECOND ROUND OF SPONSORSHIP
CHECKPOINT #2 (BIG)
OC, dividido por responsabilidades
LC UTP
TEAM BUILDING
Las personas que venderán Líder Global, y harán las entrevistas aplicarán por un link, y serán los recruiters. Es un Micro-JD, cuyo líder sería el OCVP Logistic, o el OCP, o la VP TM, o un miembro de TM.
Día de educación para los Recruiters sobre cómo vender Líder Global, y cómo se manejarán los Stands. También debe de funcionar como un miniteam building y expectation setting.
CHECKPOINT #1
Plan de Acción para el OC Reclutamiento
Booklet #1 - Presentar el OC con Nombre - Publicar Fechas del EPA y del Awake
- Abrir Aplicaciones para Recruiters
A
SECOND RO
LCM
03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 01 02 03 0 Checkpoint #1 - RePlanning de Patrocinio
- Revisión con TM de estrategia de Talleres
- RePlanning de Stands
- Diseño del Awake Shop
- Agenda del EPA
Fundraising en Talleres Venderemos comida y bebida, como un mini-fundraising para aumentar el capital.
Checkpoint #2 - Presentación de KPIs del Reclutamiento
- Presentación de Avance de Awake y EPA
- Presentación de Venues
- Primer Reporte Financiero
- Conference Team & Responsibilities for AWAKE
- Booklet 1 -> EPA Applications
CONTACTING, MEETINGS & NEGOTIATION
Team Days - Planning. Team Meetings, Team stuff, hanging out.
AWAKE & EPA APPLICATION FOR NEWBIES
T
A
EPA INVITE
T
BUFFER ZONE
FOR NEWBIE
T
BUFFER ZONE
A BUFFER ZONE PURCHASE MATERIALS
TEAM CLOSING
AWAKE Evaluation - With TM & EB, Evaluating AWAKE’s goals, logistics, finance, and overall results.
AWAKE EVALUATION
UND OF
T
AWAKE
OC SHOP PREPARATION, TRANSPORTATION & VENUES FINAL CONFIRMATIONS.
CARNAVALES SIN TRABAJO
Action Days - Meetings. Days to work together, in the same room.
OC PREPARATION DAY
A
A
CHECKPOINT #4 (BIG)
T
ENTREVISTAS
RECRUITERS FINAL SUMMIT
T3 ED E
CHECKPOINT #3
BK3
EPA APPLICATION
TANDS
Booklet 3 (Enfocado a Newbies) - Publicación de Aplicantes Aceptados a AIESEC (Newbies)
- Invitación Formal a AWAKE y al EPA
- Precio Paquete de 40$ que incluye Awake (30$) y el EPA (5$ x 2)
- OC Shop & T-Shirt
E PA
EPA Application - Para que los AIESECos que acepten la invitación y hayan pagado.
- Precio por persona: Ideal $5.00 (Máx $10.00)
- Esta es sólo para Actual Members
Education de Entrevistas en el T3 - Training sobre preguntas y respuestas.
- Qué decir sobre AWAKE a los newbies?
- Será en la tarde después del T3
LCM
04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 Recruiters Final Summit - Día para hablar sobre cada perfil, y medirlo en el LDM; TM maneja este summit. Objetivo: Quién entra a AIESEC y quién no.
- Momento de Reflexión y Evaluación para los Recruiters (Fin de su XP)
Checkpoint #3 - Reporte Financiero #2
- OC Shop Final Terms
- EPA OC Agenda
- AWAKE OC Agenda
- Booklet 2 Publishing
Checkpoint #4 - Reporte Financiero #3
- AWAKE’s Agenda
- Contingency Planning
Team Closing - Reflection on the OC Experience. No-work, Only team discussion for feedback, goal closing, gratitude and ownership.
Pregunta 6 6. Imagina que te cancelan un taller de cuerda un día antes del mismo. ¿Qué haces?
Todo tiene solución
Conservar la calma. Todo tiene solución. Y yo, junto con mi OCVP Logistic, tenemos que solucionarlo. Necesito Información: ¿Por qué me cancelaron? ¿Quién me canceló? ¿Es un malentendido? ¿Será que hay algún requerimiento que no estoy cumpliendo? Sea lo que sea, mi actitud será Solution-Driven. Seré amigable, empático y pensaré Ganar-ganar. Posibles escenarios:
La Universidad negoció prestarle el salón a alguien más, y nosotros no somos prioridad, por lo que nos cancelaron el taller. Puedo pedirle a la secretaría que me ayude a hablar con la secretaría de otra facultad para que entienda mejor la situación, y así facilitar conseguir otro salón. O intentar negociar con los que recibieron el salón, para que nos presten el salón sólo al inicio y/o al final de la actividad. (Para la charla final, por ejemplo)
Ya intenté todo con las secretarías? Entonces uso el plan B que ya tenía listo, para hacer el taller de Cuerdas al aire libre en el aljibe, en el parque, o en la cancha. Quizás está lloviendo? Entonces intento con el Plan C para usar el Lobby de Civil, o el Lobby de Sistemas. Quizás el Plan C y B irían al revés; pero de seguro tendría ambos listos, con los permisos listos y hablado todo con Fernando y/o Alexander.
Y si cerraron la Universidad? Puedo usar el espacio verde de Explora. Si no, Mi casa puede ser una opción razonable, dependiendo de cuánta gente viene.
La clave de todo es planificarnos para los inconvenientes, recordar que somos un equipo y cuando el plan falle, tener la mentalidad correcta de solución, con las prioridades en orden.
Pensar Ganar-Ganar
Somos un Equipo
Empatía,
Solution-Driven
Quiero ser el líder del equipo que lo logró.