IL CAPITALE UMANO È PREZIOSO

IN CONTINUO MOVIMENTO

Dedichiamo questa rubrica ai grandi temi del nostro tempo. In quest’edizione estiva ci occupiamo di un tema spesso sottovalutato, la giusta comuncazione in azienda.

Come comunicare meglio, in modo più rapido e stimolante

AVERE COLLABORATORI MOTIVATI E AFFIATATI È SEMPRE PIÙ DIFFICILE. RISPETTARE LA LORO PERSONALITÀ E LE LORO ESIGENZE È TANTO IMPORTANTE QUANTO PREOCCUPARSI DI GARANTIRE IN AZIENDA UNA COMUNICAZIONE CORRETTA.

Titolari di aziende artigiane Sono coloro che decidono © Shutterstock In Alto Adige le imprese artigiane hanno mediamente 3, 4 dipendenti. Non c’è alcun dubbio su chi sia al comando! Il titolare stabilisce gli obiettivi, prende le decisioni, determina il percorso. Tuttavia, il modo in cui si dicono le cose ha una grande influenza sull’atmosfera in azienda. Se curate il modo di comunicare, da veri manager, sarete ricompensati con dipendenti motivati e disposti a impegnarsi di più. In seguito trovate dei consigli utili per raggiungere questo imporante obiettivo che garantisce successo all’azienda.

RIMANETE SEMPRE CONCRETI

Se il titolare è di cattivo umore, in azienda se ne accorgono tutti. Le emozioni negative come stress, rabbia o paura si trasmettono facilmente, soprattutto ai dipendenti. Ecco perché i bravi manager affrontano i propri sentimenti rimanendo calmi e concreti soprattutto con i propri collaboratori. Se, infatti, il titolare è sereno e prende sul serio le ansie e le preoccupazioni dei dipendenti rispondendo in modo appropriato alle loro richieste, i dipendenti sapranno che è una persona con la quale “si può parlare” e non sarà necessario applicare delle tattiche. Ciò fa bene ad entrambe le parti!

STRUTTURA E TRASPARENZA

Organizzate regolarmente riunioni di gruppo con tutto il personale a orari prestabiliti. Il luogo, la data e l’ora vanno definiti con chiarezza. Assicuratevi che una riunione di squadra sia doppiamente puntuale: all’inizio e alla fine! In alcune aziende bastano dieci minuti al giorno prima di iniziare il lavoro, in altre è utile tenere una riunione all’inizio della settimana, ma sempre a un orario preciso. Lì si discutono e si rivedono progetti, compiti e obiettivi e si chiariscono le questioni aperte. Date la parola anche ai vostri dipendenti e lasciate che dicano la loro sulle attività aziendali. I dipendenti conoscono molto bene le loro mansioni, l’azienda e i processi e si accorgono quando si può migliorare qualcosa. Importante: le riunioni devono essere più brevi possibile, con un orario vincolante di inizio e di fine. Questo garantisce una maggiore efficienza. Principio da seguire: ciò che si decide va anche attuato. E se l’attuazione dovesse ritardare, comunicatelo in modo trasparente.

ASCOLTARE CON ATTENZIONE

Quando si parla con il personale, la prima reazione non dovrebbe mai essere di affrettato rifiuto. Vale sempre la pena ascoltare con attenzione quanto viene comunicato e mettersi in discussione. Le domande sul futuro che possono essere utili sono quelle che iniziano con: come?, quando?, in che modo? cosa?, chi?. Evitate le domande legate al passato che iniziano con perchè?, come mai? per quale motivo?. E questo perché l’interlocutore si sente subito sotto accusa e reagirà mettendosi sulla difensiva.

IL CAPO COME ESEMPIO

Lo stile di comunicazione del titolare si trasmette rapidamente a tutto il team. Se continuate a lamentarvi di dipendenti e clienti, non dovete sorprendervi se anche loro si lamenteranno di voi. Viceversa: chi tratta il suo prossimo con rispetto e cortesia, chi comunica in modo positivo ed entusiasta, chi rimane calmo e rilassato anche sotto stress, garantisce un clima positivo e stimolante in azienda. E questa piacevole atmosfera la percepiscono subito anche i clienti. Anche se siete in collera: trattenete i commenti negativi su dipendenti, partner commerciali o clienti. Le critiche sono ammesse, ma vanno rivolte direttamente ed esclusivamente ai diretti interessati.

APPREZZAMENTI ED ELOGI

Niente incoraggia di più di un elogio onesto e appropriato. Uno dei vostri dipendenti ha svolto un lavoro eccezionale? Diteglielo. Comunicate ai vostri collaboratori anche i feedback dei clienti: questo rafforza il senso di appartenenza all’azienda e dà soddisfazione ai dipendenti. L’attenzione e gli elogi sono componenti importanti della retribuzione e dovrebbero essere “erogati” consapevolmente e regolarmente.

COLLOQUI CON IL PERSONALE E ACCORDI SUGLI OBIETTIVI (ANNUALI)

Prendetevi il tempo di incontrare personalmente ogni dipendente almeno una volta all’anno. Il colloquio serve a valutare le sue prestazioni nell’anno passato, a stabilire insieme nuovi obiettivi e a discutere le opportunità di sviluppo, ad esempio nuove aree di responsabilità o ulteriori aggiornamenti professionali. Gli obiettivi concordati spronano e contribuiscono a migliorare i risultati dell’azienda.

Un elogio onesto

Dà soddisfazione ad ognuno di noi © Shutterstock

DATE UN FEEDBACK COSTRUTTIVO

Non tutti i dipendenti sono autonomi allo stesso modo. I collaboratori giovani e quelli appena entrati in azienda hanno bisogno di un feedback regolare sul loro lavoro. Anche se ciò costa del tempo ai superiori, ne vale la pena. Un feedback regolare serve sia ai dipendenti che ai manager per comprendere l’andamento del lavoro, gli obiettivi raggiunti o la necessità di supporto. Ai dipendenti dà la certezza di essere sulla strada giusta e previene eventuali incomprensioni.

GUARDATE IL LATO POSITIVO

Ci sono titolari di aziende che cercano il dialogo con i propri dipendenti solo quando qualcosa va storto, come per dire: “Se non dico niente, va tutto bene!”. Certo, siamo sempre molto occupati con i nostri problemi. Purtroppo noi tutti siamo abituati a concentrarci sugli errori, sulle questioni in sospeso e sui problemi. Dimentichiamo in fretta le cose positive. Se però in ogni riunione vi limitate a parlare di ciò che è andato storto, la motivazione viene meno. Pertanto, iniziate ogni riunione con qualcosa di positivo: un buon risultato, un successo. E concludete ogni riunione con una nota positiva che dai coraggio. Lo stesso vale per un colloquio a quattr’occhi con un dipendente.

COMUNICATE SUBITO I CAMBIAMENTI

Nuovi processi, nuovi compiti, nuovi colleghi: molte imprese artigiane sono in fase di cambiamento. Ma cosa si può fare se il team fa ostruzionismo quando si tratta di innovare delle procedure? Informate tempestivamente i dipendenti sui vostri progetti e coinvolgeteli subito nel cambiamento in modo che sappiano che hann voce in capitolo e che la loro opinione è preziosa! Illustrate ai dipendenti, il prima possibile gli effetti che i vostri nuovi progetti avranno per loro. Non trascurate i benefici, aspetto di enorme importanza.

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Pensate ai vantaggi del cambiamento dal punto di vista di ogni singolo dipendente. E nei vari colloqui assicuratevi che questo messaggio venga recepito e che venga elaborato in modo positivo.

TRASMETTETE INFORMAZIONI

A differenza del titolare, i dipendenti spesso non conoscono a fondo i motivi delle istruzioni impartite. Possono quindi facilmente pensare che le decisioni siano fondamentalmente sbagliate e qeusto solo perché mancano delle informazioni corrette. Ecco perchè i dipendenti devono rice-

Piccole attenzioni Avvicinano umanamente i dipendenti all’azienda © Shutterstock

vere tutte le informazioni pertinenti già in una fase iniziale. Anche se le decisioni sono già state prese, è più probabile che vengano accettate se ne conoscono le ragioni. Inoltre i dipendenti si sentono presi sul serio se ricevono delle informazioni di prima mano. Infine una buona notizia: comunicare con successo è qualcosa che manager e titolari d’azienda possono imparare. Una delle tecniche di comunicazione molto efficace è il metodo PNL. Per saperne di più cercate NLP in Alto Adige alla pagina web www.telos-training.com.

Gli autori

Mag. Magdalena Gasser, Direttrice di Istituto, Dr. Elmar Teutsch, Psicologo aziendale, TELOS – Istituto di psicologia ed economia aziendale Tel. 0471 301577 info@telos-training.com www.telos-training.com

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