Otras herramientas

A continuación, se presentan otras herramientas que potencializan el uso del sistema:

Contractual

A medidas que LPS se implementa y usa en la compañía se debe transformar a un elemento necesario para la ejecución y producción de las obras que todos los trabajadores conozcan y acepten. Por lo cual, esta metodología de trabajo deberá ser incluida en los contratos desarrollados por la constructora. A su vez, deberá incluirse las responsabilidades, las condiciones de satisfacción, las recompensas y penitencias.

La integración de LPS a los contratos le da mayor fuerza a la herramienta ya que al firmar el contrato con esta cláusula, el contratista debe el inicio de la obra tiene conocimiento de que se utilizará esta herramienta y se está comprometiendo a utilizarla.

Control gráfico manual de avance de obra

Una manera de conocer el avance en ejecución de obra de manera visual es a través de la demarcación por medio de colores, cintas o post it de las zonas, elementos o labores que se han realizado. Esto facilita la contextualización del equipo y un registro del avance de la obra.

Para este control se utilizan las plantas y cortes del proyecto y un color por contratista. Adicional, se puede ubicar la fecha de ejecución de las labores para llevar un registro de rendimientos.

Plus Delta

Es una herramienta que permite evaluar el desarrollo de una reunión, actividad, sesiones de planificación o cualquier encuentro que sea repetitivo para encontrar puntos de mejora y puntos para

exaltar y así estar en una mejora continua.

Para el desarrollo del Plus Delta se destinan los últimos 10 minutos de la reunión a exaltar que dio valor en la reunión y que se podría modificar o eliminar. Estas ideas se anotan en un tablero en forma de acción y se analizan para mejorar (PLUS DELTA | 2, n.d.).

Mapa de procesos

Para conocer cómo es el proceso de producción de una tarea y encontrar puntos de mejora, se realizan los mapas de procesos; estos, recrean el paso a paso de una actividad junto con las personas que ejecutan las tareas e identifican responsabilidades, elementos a entregar y tiempo de ejecución. Adicional, mapear el proceso de trabajo ayuda a la coordinación entre contratistas y a conocer las verdaderas necesidades de los integrantes.

Se recomienda realizarlo en actividades que tengan un largo tiempo de ejecución o presenten problemas.

Proceso de mejora continua

Es un elemento clave dentro del sistema de last planner system debido a que permite a la organización aprender de sus errores y éxitos e incorporar nuevas maneras de realizar sus actividades que agreguen más valor. El objetivo es comunicar como podemos hacer las cosas mejor, más eficiente y rápido . (Wilkinson et al., 2020). Se recomiendan realizar cuando se finaliza una etapa. Para esto, se debe:

• Identificar las actividades buenas o malas en un proceso que desviaron al equipo de cumplir el objetivo. • Seleccionar que actividades, si se mejoran, agregan más valor al proceso; esto puede ser a través de una espina de pescado o a través de los cinco por qué. • A través del PDCA desarrollar una idea o hipótesis para solucionar el obstáculo identificado y analizar si es correcta o no.

Integración 3D

Otra herramienta visual que ayuda a la coordinación y contextualización del equipo es el uso de modelos 3D. En este caso, no se requiere la impresión de planos sino la conexión a internet y un medio electrónico para visualizarlo.

Se recomienda establecer una clasificación por colores visual para conocer qué se está ejecutando, que ya se ejecutó y que está próximo a ejecutar.

Calificación integral

La calificación integral busca evaluar el desempeño y trabajo de los últimos planificadores en sus actividades y tareas dentro de una obra. Esta calificación permite que el contratista conozca su cumplimiento, rendimiento, aseo entre otros factores. A continuación, se presenta una lista de posibles factores a evaluar.

• PPC: Métrica desarrollada por LPS para conocer la confiabilidad de los compromisos generados. • Avance de obra: El porcentaje de avance realizado por las tareas en la semana; para este indicador se recomienda tener un peso porcentual de cada actividad. (PCA) • Calidad: Cumplir con las condiciones de satisfacción establecidas. • Seguridad y salud: Evalúa que se cumplan todos los protocolos de seguridad para ejecutar las tareas en las zonas de trabajo. • Costo: El contratista ejecuta las actividades según lo estipulado o esta generado sobre costos o ahorros. • Compromiso: Conoce, revisa y verifica los cronogramas de ejecución y viene preparado a las reuniones. • Orden y aseo: Dejar los sitios de trabajo sin residuos de material y limpios.

Se recomienda establecer rangos de calificación para conocer si el desempeño es bueno, regular o malo y tener calificación porcentual por contratista. A los contratistas cuyo desempeño sea sobresaliente, se deben exaltar a través de recompensas o bonos.

Por último, al igual que los demás indicadores se debe llevar un registro de todas las calificaciones de cada contratista.

Marco para la calificación integral de contratistas. Elaboración propia.

El peso porcentual de cada ítem dependerá de los objetivos y desiciones de cada empresa. En este caso, todos los ítems tienen el mismo peso porcentual. Para el cálculo del ítem costo, entre mayor sea el aumento en el precio menor será su puntuación, por lo cual para su cálculo se realiza la siguiente operación: cien menos el valor porcentual del aumento o ahorro.

60

Glosario y Anexos

Glosario

Buffer: Es un elemento que funciona como colchón para proteger al cronograma planificado de la incertidumbre. Existen Buffers de tiempo, ubicación o tamaño. ((Jeongki et al., n.d.))

Causas de no cumplimiento: Causa por la que una tarea no se logra cumplir. Para identificarla se utiliza la herramienta Cinco por qué.

Cinco por qué: Herramienta para encontrar la causa raíz de una situación a través de preguntar cinco veces por qué.

Compromiso: Una promesa entre el cliente y el ejecutante para realizar una tarea en una fecha específica.

Condiciones de satisfacción: Los criterios para aceptar una actividad. Pueden ser condiciones de calidad, cantidad, espacio, entre otros. Estas condiciones permiten conocer el alcance de la actividad. Conversaciones para la acción: Metodología desarrollada por Fernando Flores para la creación de compromisos confiables.

Cultura – artefactos: que es lo que se puede ver como la forma de vestir, la zona de trabajo, horario.

Cultura - las valores y normas: que es lo que piensa la organización aquí se encuentran el comportamiento y actitudes.

Cultura - los supuestos: que habla de por qué pensamos y son las creencias o premisas.

Cultura: La cultura es una serie de suposiciones, comportamientos, valores de una organización derivados de la experiencia de las personas cuando desarrollan las labores diarias a través del tiempo. Conocer cómo se compone la cultura de una organización permite desarrollar un sentido de pertenencia a la organización, tomar decisiones fundamentadas y realizar menos micro gestión.

Completadas no comprometidas: Indicador de la programación semanal que indica cuantas actividades que no estaban en la programación semanal pero sí en la intermedia, se realizaron y cumplie-

ron. El número de actividades totales incluye las actividades comprometidas, las nuevas y las del backlog. Se evalúa al final de la semana.

El juego de nombres: Este juego muestra como la multi tarea no es un método efectivo. Se juegan dos escenarios, el primero es escribir el nombre de los compañeros letra por letra mientras se intercambia de nombres. El segundo escenario es escribir el nombre de los compañeros uno a la vez completo. En el segundo escenario el tiempo de ejecución es menor.

Facilitador: Persona que lídera las programaciones y permite la comunicacion asertiva y segura entre planificadores. El facili

Gemba Walks: Es un recorrido que se realiza en el sitio donde se ejecutan las labores para conocer como es el proceso.

Hito del proyecto: Sucesos o fechas claves dentro de una programación. Por ejemplo, la finalización de fases de construcción, la llegada de un agente externo o la fecha de finalización de un proyecto. Inventario de trabajo ejecutable (ITE): Son las actividades que hacen parte de la programación intermedia que no cuentan con restricción u obstáculo para ejecutarse.

Juego Cinco por qué: Este juego busca ejemplificar la herramienta de los cinco por qué. Para esto se recomienda tomar ejemplos que hayan sucedido en la empresa.

Juego Construcción de la torre: Este juego busca enseñar la metodología de Pull Planning. El objetivo es diseñar la secuencia de actividades para la construcción de una torre. Las instrucciones las encuentran en (Pease & Health, 2014)

Juego de dibujo y dictado: Este juego busca observar la manera en cómo se dan las instrucciones y cómo están se pueden entender de manera diferente. Para el juego se necesita dos personas, una persona se encuentra de pie detrás de la otra persona, quien se encuentra sentada. A la persona que se encuentra de pie, se le entrega una hoja con un dibujo, al que se encuentra sentado se le entrega una hoja en blanco. El juego consiste en que la persona de pie debe dictar el dibujo a la persona sentada. Al final se comparan ambos dibujos.

Juego de las 5s: Este juego ejemplifica la herramienta de las 5´s la cual ayuda a clasificar y ordenar zonas de trabajo. Este juego se encuentra en línea, aplicación o se puede imprimir.

Juego de los cuadrados silenciosos: Este juego busca crear un ambiente de cooperación y trabajo en equipo.

Juego del avión: Este juego busca visualizar parte de las siete pérdidas de Lean construction. Para el desarrollo del juego se forman equipos en los cuales cada persona es una estación de trabajo. El objetivo es realizar la mayor cantidad de aviones que lleguen a un punto determinado sin errores o pérdidas(Neeraj, n.d.). Juego del papel y la tijera: Este juego busca analizar como la información se puede entender de diversas maneras si no es clara. Para este juego se entrega una hoja de papel a cada integrante y se pide que se doble. Al final se le entrega una tijera para que corte una parte de la hoja y se pide que cada integrante muestre el resultado. Al final todos tendrán un recorte y doblez diferente debido a que las instrucciones fueron genéricas.

Juego dibujo con un solo lápiz: Este juego busca crear un ambiente de cooperación y trabajo en equipo.

Juego El cuerpo humano: Este Juego busca mejorar el trabajo en equipo y observar cómo cuando todos conocen la causa por la que trabajan, se llega a mejores resultados. Para esto, se pide formar dos equipos de personas de 6 personas. En el primer escenario se pide que cada persona dibuje una parte del cuerpo humano (cabeza, tronco, brazo derecho e izquierdo y pierna derecha e izquierda) y que luego unan las piezas para formar el cuerpo. En este escenario se encontrará un cuerpo de proporciones diferentes. En el segundo escenario se explica el objetivo del juego (entregar un cuerpo humano con ciertas condiciones), se procede a dibujar y luego se integran las partes. En este escenario el cuerpo humano ya cumple con las condiciones.

Juego sr cara de papa: Este juego buscar ejemplificar el circulo o proceso de mejora continua(Neeraj, n.d.).

Juego Win as much as you can: Este juego busca crear un ambiente de cooperación y trabajo en equipo.

Last planner system: Sistema para planificar y controlar la producción en proyectos para disminuir la variabilidad e incertidumbre (benhamrk 2020). Se puede denominar sistema, metodología, método o herramienta.

Líder Innato: Son individuos que las personas dentro de una organización ven como líderes bien sea por su actitud, por sus decisiones o por su experiencia; estos líderes, en ocasiones, no hacen parte de la estructura organizacional.

Línea de balance: Método para visualizar la programación de una obra. Se realiza a través de un gráfico espacio – tiempo y ayuda a identificar los rendimientos, secuencia, cuellos de botella de una planificación.

Nuevas actividades: Indicador de la programación semanal que muestra el peso porcentual de las nuevas actividades (nuevas y reserva) sobre el total de actividades. Este indicador se evalúa al finalizar la semana y realizar el chequeo de actividades.

Nivel de compromiso (CL): Indicador de la programación semanal que indica el porcentaje de actividades requeridas (existentes en la programación intermedia) que se comprometieron en la semana. Se evalúa al inicio de la semana.

Nivel de actividades requeridas (RL): Indicador de la programación semanal que indica la criticidad de la semana de trabajo. Se evalúa al inicio de la semana.

PDCA: Ciclo de mejora continua que permite a través de la formulación y testeo de hipótesis verificar la eficiencia de una propuesta para superar un obstáculo. Se compone de cuatro partes: Planear (desarrollar la hipótesis) – hacer (Experimentación de la hipótesis) – verificar (verificar si reduce o elimina el obstáculo) – actuar (aceptar y estandarizar la solución). (Ballard & Tommelein, 2021).

Porcentaje completada requeridas (PRC): Indicador de la programación intermedia que indica la capacidad del equipo de liberar las restricciones para la ejecución de las actividades.

Porcentaje de promesa cumplida (PPC): Indicador de la programación semanal que indica el cumplimiento de los compromisos realizados por los últimos planificadores. Esta métrica se evalúa al final de la semana cuando se realiza el chequeo de cumplimiento de actividades.

Porcentaje de restricciones removidas (PCR): Indicador de la programación intermedia que indica la libración de restricciones de las actividades.

Porcentaje completado nuevo: Indicador de la programación semanal que indica la capacidad del 65

equipo de completar actividades nuevas no planificadas. Como complemento a la métrica se recomienda realizar el conteo de actividades nuevas por último planificador, esto con el fin de identificarlas para planificarlas una próxima programación (si se requiere).

Programación diaria: Reunión de pie que se realiza al inicio de cada día de trabajo con el objetivo de conocer el estado de las actividades programadas.

Programación intermedia: La segunda programación del sistema LPS, en el cual se identifican y liberan restricciones para que las actividades se puedan ejecutar según lo planificado. Por lo general, esta programación se realiza a seis semanas.

Programación maestra: La primera programación del sistema LPS, en el cual se planifica la secuencia de las zonas o áreas de trabajo de un proyecto. Por ejemplo, la planificación de un conjunto residencial.

Programación por fases: Hace parte de la primera programación del sistema LPS, en el cual se planifica la secuencia de operaciones dentro de una zona de trabajo. Por ejemplo, la planificación de una torre residencial.

Programación Semanal: La tercera programación del sistema LPS, en el cual se programan las tareas de las actividades de la programación intermedia, y se asignan los recursos necesarios para ejecutarla.

Promesa confiable: Es el resultado de aplicar el ciclo de promesas (acción lingüística) desarrollada por Fernando Flores.

Pull planning: Metodología para planificar característica por realizarse a partir de la fecha de finalización o entrega.

Restricción: Acción que impide u obstaculiza la ejecución de una actividad. pueden ser físicas como la instalación de un piso, malla de acero o una llegada de material, o pueden ser de información como un diseño, aprobación o especificación.

Radio de capacidad requerida:Indicador de la programación semanal que muestra cuántas actividades requeridas se completaton sobre todas las actividades completadas. Se evalúa al final de la 66

semana.

Tarea – definición: Establecer el trabajo a realizar especificando qué se va a ejecutar, dónde, cuándo y por quién. Además, de qué materiales o información. ((Ballard & Tommelein, 2016)).

Tarea – Liberación: Una tarea que no tengas restricciones u obstáculos asociados.

Tarea – Secuencia: El orden en que se deben realizar las tareas.

Tarea – Tamaño: Asociar la capacidad y rendimiento adecuado a la tarea planificada.

Tarea critica/ requerida: Son actividades que al no ejecutarse según lo planeado pueden generar sobrecostos o atrasos en el proyecto. Pueden ser las actividades de la ruta crítica o actividades sucesoras a un hito.

Tareas anticipadas (TA): Indicador de la programación intermedia que indica la capacidad del equipo de anticipar/predecir las actividades a ejecutar.

Tareas listas para ejecutar (TMR): Indicador de la programación intermedia que indica la capacidad del equipo de liberar las actividades de restricciones para que se puedan ejecutar según lo planificado.

Último planificador: Es la persona que ejecuta o realiza las tareas dentro un proyecto. En Colombia se puede denominar contratista o maestro.

Variancia de hito (MV): Indicador de la programación maestra que indica la variación en días de un hito.