Orden de la reunión de programación

En el capítulo anterior se explicó el objetivo, funcionamiento y resultado de cada programación. A continuación, se expondrá un paso a paso para realizar la programación semanal. Este puede ser modificado de acuerdo con las necesidades de la empresa.

Pasos previos

Para que la reunión sea eficiente cada participante debe preparar su información, se propone el siguiente marco de revisión por actor:

Entorno

Marco de revisión de los participantes de la reunión. Elaboración propia.

Para la ejecución de la reunión se propone que el entorno:

• Permita a todos los participantes hablar, dar su opinión sin ser juzgados. • Sea un espacio abierto, ventilado e iluminado sin obstáculos de visualización hacia los tableros de planificación. • Espacio que permita formar una mesa redonda, de esta manera todos los participantes pueden observar a la persona que está hablando.

• Evitar dar la espalda a los integrantes de la reunión. • Apoyo visual mediante planos o proyectores.

Momentos de la reunión

La reunión semanal consta de cuatro pasos:

1. Revisión del cumplimiento de la semana pasada: a. Recordar la puntuación general del proyecto de la semana anterior. b. Revisión de cumplimiento de las tareas e identificación por medio de los cinco por qué la causa de no cumplimiento de las tareas no cumplidas.

2. Revisión del futuro: a. Revisión de las actividades de la programación intermedia de la semana a programar con el fin de asegurar que todas se pueden realizar y no tienen restricciones. b. Identificación de las causas de atraso de las actividades. c. Revisión de las siguientes semanas e identificación de restricciones. d. Ingreso de la nueva semana de planificación e. Revisión y actualización de las restricciones pendientes.

3. Planificación de la semana: a. Planificación de la semana b. Contraste entre las tareas planificadas y las actividades de la programación interme-

c. Planificación de las tareas atrasadas o no terminadas la semana pasada.

4. Envío de información: a. Actualización del análisis de causas de no cumplimiento, atraso de actividades y cumplimiento de la semana. b. Actualización del tablero de planificación. c. Envío de actualización a todos los integrantes. d. Actualización del programa maestro.

Pasos para la reunión. Elaboración propia.

Tiempo de la reunión

El tiempo promedio para esta reunión es de hora y media por zona de trabajo; sin embargo, este tiempo puede variar de acuerdo con la cantidad de contratistas para la reunión y la complejidad/extensión de la zona a programar. Para cumplir con este tiempo es crucial que los participantes lleguen preparados y con la información actualizada.

Cuando las reuniones toman más tiempo debido a la complejidad o a la cantidad de zonas de trabajo es recomendable hacer una pausa para evitar distracciones en el equipo de trabajo.

En cuanto si realizar la programación intermedia y semanal en un solo momento o en momentos aparte, se recomienda coordinar con los integrantes de las reuniones qué método les funciona mejor. En caso de escoger reuniones separadas, se recomienda realizar primero la programación intermedia y luego la programación semanal, de esta manera se puede verificar que todas las actividades se encuentran liberadas de restricciones; si se decide realizar las dos programaciones en un solo momento, se debe gestionar las restricciones con una semana de anterioridad.

Tablero de planificación

El tablero de planificación es la herramienta visual que permite sincronizar y compartir la información con todo el equipo de trabajo, este debe ser ubicado en una zona de alto flujo y fácil acceso para que se pueda consultar si es necesario.

Para realizar el tablero se recomienda: • Simple y conciso: Colocar las métricas e información que se considere oportuna y clave para la ejecución de la obra • Ser claro: Comunicar si se está a tiempo o no con la programación base. • Métrica PPC: Visualizar la métrica PPC del proyecto. • Publico: Ubicarlo en un lugar visible y de fácil acceso. • Actualizado: Mantener la información allí consignada al día, se recomienda utilizar un tablero y marcadores borrables para que los cambios sean ágiles y fáciles.

Panales para el tablero de planificación. Elaboración propia.